Qué Es Excel y para Qué Sirve

¿QUÉ ES EXCEL Y PARA QUÉ SIRVE?
Excel es un programa informático desarrollado por la empresa Microsoft y que forma parte

de Office que es una suite ofimática que incluye otros programas como Word y PowerPoint.
¿PARA QUÉ SIRVE EXCEL?
Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar con datos
numéricos. Con los números que almacenamos en Excel podremos realizar cálculos aritméticos
básicos y también podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o utilizar
funciones estadísticas.
Excel nos facilita en gran medida el trabajo con números y nos permite analizarlos fácilmente y
generar reportes con herramientas como los gráficos y las tablas dinámicas.
EXCEL ES UNA HOJA DE CÁLCULO
Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo. Las

hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de trabajo
contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.
Las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo en papel, y
aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín
de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.
LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL
La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla principal
muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por columnas y filas. De esta
manera se forman pequeños recuadros que conocemos como celdas donde cada una de ellas
tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es
decir, la dirección será una letra (columna) y un número (fila). Por ejemplo, la celda superior
izquierda de la matriz tiene la dirección A1.
En cada una de las celdas podemos ingresar datos numéricos y alfanuméricos. Una manera de
saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o como un texto, es que si introducimos un
dato de tipo texto se alineará a la izquierda de la celda mientras que los datos numéricos se
alinearán a la derecha.
De esta manera sabemos que Excel reconoce entre un dato numérico y un dato alfanumérico en
cada celda.
OPERACIONES ARITMÉTICAS EN EXCEL
Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos como la suma (+), la
resta (-), la multiplicación (*) y la división (/). La única condición es que debemos colocar un signo
igual (=) precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.
Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente debemos respetar el
máximo de caracteres que es de 32,767 en las versiones más recientes de Excel.
Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en Excel es que podemos hacer
referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los cálculos. A ese vínculo creado entre
celdas lo conocemos como una referencia. Por ejemplo, la siguiente fórmula hará la suma de los
valores en las celdas A1 y A2:
=A1+A2
Para conocer más sobre este tema te recomiendo leer el artículo: Referencias en Excel.
FUNCIONES DE EXCEL
Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de nuestros cálculos,
podemos utilizar las funciones de Excel las cuales son procedimientos que nos ayudan a efectuar
cálculos sobre nuestros datos. Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de
Excel al cual le daremos algunos datos numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y
entregarnos el resultado correcto.
Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien podemos indicarle una serie de valores numéricos y
nos devolverá el promedio de todos ellos.
Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas categorías son
las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones
de fecha y hora, etc.
Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes hacer clic sobre la
pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los nombres de las categorías. Al hacer clic
sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que pertenecen a dicha categoría, por
ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las funciones de la categoría Matemáticas y
trigonométricas.
Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en el menú Funciones de
este sitio Web donde encontrarás el listado completo de funciones de Excel.
DATOS TABULARES EN EXCEL
Hoy en día Excel es utilizado en diversas disciplinas donde se necesiten datos tabulares. La gran
cantidad de celdas, que forman cada una de las hojas de un libro de Excel, nos facilitan el organizar
los datos de manera tabular.
Por esta razón Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar formato a nuestros
datos. Ya sea que necesitamos darles un formato de tabla de Excel, o que apliquemos un formato
condicional o simplemente apliquemos algún estilo de celda.
Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares ya que
podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar herramientas avanzadas
para analizar dicha información.
GRÁFICOS EN EXCEL
Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares alrededor del
mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos. El hecho de tener una herramienta
visual facilita mucho la compresión e interpretación de la información por lo que millones de
usuarios de la aplicación generan sus propios reportes en Excel.
Aprender a crear gráficos de Excel es un tema aparte, pero puedes tener una idea de los diferentes
gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y de inmediato verás un grupo de
comandos identificado con el nombre Gráficos donde podrás encontrar todos los tipos de gráficos
disponibles en Excel.
NOMBRES Y VERSIONES DE EXCEL
Frecuentemente encontrarás literatura que se refiere a la hoja de cálculo de Microsoft con el

nombre de “Excel”. Algunos otros lo llaman por el nombre “Microsoft Excel” y también como
“Office Excel” por ser parte de la suite Office.
También encontrarás que es común hacer referencia a la hoja de cálculo por su versión, por
ejemplo: “Excel 2003”, “Excel 2007”, “Excel 2010”, etc. Si quieres saber más sobre las diferentes
versiones de Excel, puedes consultar el artículo: Versiones de Excel.
PORQUÉ APRENDER A UTILIZAR EXCEL
La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles dentro de Excel podría intimidar a

cualquier usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la realidad es que hoy en día Excel
es una de las aplicaciones más utilizadas en el ámbito laboral. Y no, Excel no es solamente una
aplicación para contadores y financieros. Excel se ha convertido en una herramienta de
tratamiento de datos que trasciende mucho más a la contabilidad ya que facilita la manipulación y
tratamiento de datos.
Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te dediques, será
muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de utilizar Excel. Puedes comprobarlo
por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo online y verás que el dominio de Excel es una de las
habilidades más solicitadas.
Así que, ahora que ya sabes qué es Excel, no esperes más y decide aprender a utilizar esta fabulosa
herramienta. Si eres un usuario nuevo de Excel, te invito a consultar el tutorial de Excel que te
ayudará a iniciarte en el uso de la hoja de cálculo más utilizada en el mundo.

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¿PARA QUÉ SIRVE EXCEL?

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