Planificación Preliminar y Específica
Planificación Preliminar y Específica
Planificación Preliminar y Específica
ADMISTRATIVAS Y DE COMERCIO
DEBER N°11
NRC: 6740
para determinar las estrategias y tareas a emplear en la etapa de ejecución de la auditoria; todo de
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Consiste en adquirir o actualizar la información general sobre entidades y actividades principales para
informes. Las principales técnicas utilizadas para hacer la planificación preliminar son entrevistas,
Por lo general, a través de la experiencia con la entidad o su industria y la consulta con el personal
de la entidad para obtener una comprensión de los negocios de la entidad. Papeles de trabajo de
años anteriores, boletines técnicos y NAGAS, código de ética, publicaciones de la industria, etc.
procedimientos.
de organización;
financieros.
sistemas de información ;
Ejemplo:
que se llevó a cabo en le empresa Librería LNS, con los respectivos elementos descritos anteriormente.
LIBRERÍAS L.N.S.
Editorial Don Bosco y Librerías L.N.S. abre sus puertas el 13 de marzo de 1920,
como una imprenta dedicada a la elaboración y comercialización de textos, en
especial, para colegios salesianos; poco a poco, contando con el espíritu
colaborador de sus empleados, la visión de sus directivos y mucho trabajo duro
fue creciendo hasta convertirse en la gran empresa que es hoy en día.
Las Librerías L.N.S cuentan con diez sucursales a nivel nacional, las cuales se
encuentran ubicadas en: Ibarra, Quito, Ambato, Riobamba, Manta, Santo
Domingo, Guayaquil, Machala, Esmeraldas y Cuenca, siendo esta última la
matriz.
Las principales políticas que se usan en este sistema son: de ventas, descuentos
y comisiones las cuales junto con las estrategias y las metas que se desea
alcanzar generalmente son elaboradas en octubre y aprobadas en enero de cada
año.
Los procedimientos que se aplicarán dentro de este sistema son los siguientes:
- Para todo el personal de ventas se crea un código único a nivel nacional, que
servirá para apoyar en ventas de Región Costa y Sierra.
- Toda venta que se efectué gana comisión y sirve para acumular su nivel de ventas
anuales. Siempre que exista un convenio firmado y/o un documento válido que
demuestre la gestión del vendedor
- Las comisiones serán calculadas de forma semestral, generando dos cálculos por
año, serán calculadas en base al rango de la Tabla de Metas alcanzadas durante
ese periodo. Calculando para textos y varios de forma independiente
- Los bonos serán pagados cuando se cumpla con las metas de acuerdo a la tabla,
alcanzando el mismo nivel en textos como en la de varios.
Las responsabilidades que cada funcionario debe cumplir dentro del sistema son:
- Nivel operativo cuenta con: bodegas, almacén, división LNS y división varios.
La capacitación que reciben los empleados tiene que ver con los textos que se
comercializan en las librerías LNS.
1. Venta directa.- se realizan visitas desde octubre hasta enero a los diferentes
centros educativos en los cuales se promociona el producto, si el docente decide
usar el texto, se realiza un convenio entre la empresa y la unidad educativa para
proveer los textos y que se los venda en la escuela.
2. Venta indirecta.- se da cuando la institución ha decidido usar el texto dando a los
alumnos la opción de adquirirlo donde prefieran; para que se genere la venta lo
que se hace es cubrir los canales de distribución, distribuyendo el producto a las
diferentes librerías del sector.
El procedimiento normal que se sigue dentro del sistema de ventas es: generar la
venta a través de los diferentes mecanismos que posee el sistema y gestionar la
recuperación de cartera a través de cobranzas.
Los niveles de ventas del periodo de estudio respecto al año anterior han
disminuido en un 3.4% de $5’326.524,03 para el año 2009 a $5’164.502,29 para
el año 2010, igual comportamiento presentan los costos de producción, con una
disminución de 17.15% de $2’758.504,55 para el año 2009 a $2’285.351,50 para
el año 2010.
Amiguitos a trabajar
Analú
Aprendamos con LNS
Atlas LNS
Bases biológicas
Biología 1 + prácticas de laboratorio
Corrientes filosóficas
Lenguaje y comunicación 1 – 2 literatura
Literatura Ecuatoriana
Literatura Española
Literatura Universal
Lógica y ética
Metodología de la investigación científica
Problemas filosóficos
Psicología
Química
Ciencias Naturales
Ciencias Naturales por competencia – faro
Diccionario estudiantil + diccionario ingles
Cuaderno de deberes integrado ¡Qué fácil!
Cuaderno de deberes matemáticas ¡Qué fácil!
Cuaderno de ortografía ¡Así se escribe!
Cuaderno de dibujo
Cuaderno de dibujo y pintura
Cuaderno de ejercicios de matemática
Diccionario inglés – español – español – inglés
Diccionario mi primer diccionario escolar
Diccionario mi primer diccionario
Diccionario escolar
Diccionario estudiantil
Diccionario práctico
Diccionario de sinónimos – antónimos
Easy English for you and me
Ele + periodo inicial
Encuentro con Jesús
Entorno natural por competencias – faro
Entorno natural y social
Estudios sociales
Estudios sociales por competencias – faro
Hojas apresto
Inicial LNS faro
Learning English
Learning Together
Lenguaje por competencias – faro
Lenguaje y comunicación
Libro de lectura – mi barquito
Libro de lectura – manojo de flores
Libro de lectura – mi Ecuador
Libro de lectura – luz de América
Libro de lectura – hacia el ideal
Literatura Ecuatoriana e Hispanoamericana
Literatura Española
Literatura Universal
Lugar Natal
Matemática
Matemática por competencia – faro
Matemática sistemas con solucionario
Metodología de la investigación científica
Mundo azul (entorno natural y social)
Mundo azul
Nuevos rasgos
Primer año LNS faro
Psicología
Rasgos
Religión católica
Tú compu libro de informática
En las librerías LNS, no se realiza análisis FODA, por cuanto no se puede realizar
una evaluación de su posicionamiento en el mercado que sea realista y determina
una limitación en la realización de la auditoría.
Las librerías LNS, cuenta con un promedio de 235 clientes fijos por vendedor,
además de clientes eventuales, los clientes están organizados por código,
nombre, ruc o número de cédula, dirección, teléfono, ciudad; además de esto se
encuentran organizados de acuerdo a cada vendedor.
Las áreas de riesgo potencial que se presenta dentro del sistema de ventas giran
en torno a la venta directa, ventas a crédito y recuperación de cartera.
Las librerías LNS y editorial Don Bosco componen una empresa dedicada a la
producción y distribución de libros, por lo cual se encuentran bien posicionadas
dentro del mercado nacional y local, ya que entre sus realizaciones se encuentran
obras que cuentan con gran aceptación.
Se deberá:
%
DES HASTA
ADICIONA
DE
L
45 60 días 0.36%
días
30 45 días 0.74%
días
15 30 días 1.12%
días
1 día 15 días 1.50%
Para alcanzar el pago del bono de cumplimiento, se deberá cumplir con las metas de
acuerdo a la siguiente tabla:
LNS VARI
OS
N-1 US 70 US $ 30
$
N-2 US 140 US $ 60
$
N-3 US 210 US $ 90
$
N-4 US 280 US $ 120
$
N-5 US 350 US $ 150
$
Editorial Don Bosco - Librerías LNS es una empresa sin fines de lucro. Elabora y
comercializa textos y material didáctico de alta calidad acordes a las nuevas
tendencias pedagógicas. Mantiene una imagen empresarial de servicio a la
comunidad y particularmente a la educación ecuatoriana.
Las personas responsables del control mediante la emisión de políticas son los
altos dignatarios de la empresa, dichas políticas se plantean en el mes de octubre
y se reafirman en enero para su aplicación en el año.
MÓDULO DE CONTROL
MÓDULO DE CONTABILIDAD
MÓDULO DE BANCOS
Emisión de cheques
Registro de depósitos
Emisión de notas de crédito y notas de débito
Conciliación bancaria (cheques en tránsito, des conciliación)
MÓDULO DE INVENTARIOS
MÓDULO DE COMPRAS
MÓDULO DE COMERCIALIZACIÓN
CHEQUES
En esta etapa se analizará la información obtenida en la planificación preliminar; para obtener más
procedimiento específicos de auditoría por componente; mediante el uso efectivo de los recursos,
esfuerzos en las áreas de mayor riesgo o en las aseveraciones donde el auditor emplea mayor parte de su
trabajo.
Calificar el riesgo
Los objetivos, reportes del conocimiento del cliente y la evaluación del control interno.
La información adicional
Ejemplo:
INFORME DE
CONTROL
INTERNO
Licenciado
Marcelo Mejía
Gerente de Editorial Don Bosco y Librerías LNS
Ciudad
De nuestras consideraciones
El control interno tiene como finalidad garantizar en forma razonable que los
procedimientos que se siguen son los correctos, y ayudan a minimizar los errores.
Atentamente:
Catalina Illescas A. María Villavicencio S.
DEFINIR OPORTUNAMENTE POLITICAS, PRÁCTICAS Y VALORES
INSTITUCIONALES AYUDARÁ A MANTENER UN MEJOR CONTROL
SOBRE LAS DISTINTAS ÁREAS DE LA EMPRESA
RECOMENDACIÓN N. 1:
RECOMENDACIÓN N. 2:
AL GERENTE DE VENTAS:
Procederá a entregar un “Manual de Políticas y Valores Institucionales” a
los empleados, para que conozcan cuales son las políticas del
departamento y los valores a seguir.
DIVISION DE AUTORIDAD ENTRE EL GERENTE DE VENTAS Y EL JEFE DE
SUCURSAL
En las funciones a ser desempeñadas por los jefes de sucursal, se establece que
deben cumplir la función de coordinar, organizar y dirigir de manera permanente y
responsable todos los recursos (humanos, físicos y económicos) de la sucursal
que a su cargo, con la finalidad de cumplir y hacer cumplir todas las funciones y
responsabilidades de tal manera que pueda evaluar el rendimiento de los
subalternos.
RECOMENDACIÓN N. 3:
AL GERENTE GENERAL:
Realizará una división de obligaciones y responsabilidades entre el
Gerente de Ventas y el Jefe de Sucursal, para poder agilizar la toma de
decisiones y los procesos dentro de las diferentes sucursales.
RECOMENDACIÓN N.3:
AL GERENTE DE VENTAS:
Realizará y entregara de manera oportuna y clara un informe FODA que
muestre las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de las
librerías, además de entregar por escrito los informes sobre el control que
ejerce dentro del sistema de ventas.
RECOMENDACIÓN N.4:
AL GERENTE GENERAL:
Se deberá realizar una reunión con todos los directores de áreas con el fin
de realizar y establecer políticas dentro de la empresa que permita el
control y manejo de riesgos.
AL GERENTE DE VENTAS:
Se deberá implementar en el sistema de ventas políticas que permitan una
mejor comprensión y prevención de los riesgos que puedan generarse
dentro del sistema.
Toda empresa debe contar con un manual informático que le permita conocer los
menús de opciones que presenta el sistema informático (SOFTWARE) para
reportes, estadísticas, informes, etc.
RECOMENDACIÓN N. 6:
AL JEFE DE SISTEMAS:
RECOMENDACIÓN N. 7:
- AL GERENTE DE VENTAS:
Bajo Medio
- Se establece - El presupuesto se
para cada encuentra
periodo. aplicado a todos
los niveles de
- Para su elaboración gestión.
Presupuesto - Estudie los dos últimos presupuestos aprobados.
se toman en
consideración - Es debidamente
factores de controlado y en base
importancia de a este se elaboran los
periodos anteriores. programas para cada
sector del
departamento de
ventas
Medio Medio
Mínimo Mínimo
Infraestructur - La empresa cuenta - Las instalaciones son - Realice una evaluación física a las instalaciones e
ae con buena adecuadamente infraestructura disponibles en el departamento de ventas para
Instalacione infraestructura para utilizadas por todo el la realización de sus actividades.
s la personal.
realización de sus
actividades.
CALIFICACIÓN DE RIESGO ENFOQUE DE AUDITORIA
COMPONENTE
INHEREN CONTROL
TE
ORGANIZACIÓ
N
Bajo Medio
- Evalúe la organización en el Departamento de Ventas en
Distribución - Existe una - Las funciones no se el periodo 2010.
de adecuada encuentran - Estudie las funciones determinadas para el personal de
Funciones distribución de documentadas Ventas en el periodo 2010 y verifique su cumplimiento.
funciones dentro de adecuadamente.
la empresa.
Bajo Bajo
Bajo Bajo
Bajo Medio
Bajo Bajo
Bajo Bajo
- En la - El control en el
empresa ambiente de
existe un trabajo es
Ambiente de
buen adecuado pues los - Evalúe el ambiente en que se desarrollan las
Trabajo
ambiente niveles actividades en el Departamento de Ventas
de directivos
trabajo que siempre están
permite la preocupados en
participación de el bienestar de
todos los sus empleados.
empleados sin
importar el nivel
jerárquico que
estos ocupen.
CALIFICACIÓN DE RIESGO ENFOQUE DE AUDITORIA
COMPONENTE
INHERENTE CONTROL
CONTROL
Alto Alto
- Estudie el posicionamiento de la empresa dentro del
mercado en el último periodo.
No se han realizado Se considera los
Mercado
estudios sobre el riesgos y oportunidades
mercado hasta el existentes en el
presente año, mercado solo por
percepción.
Bajo Bajo
Illescas Abril, A. C., & Villavicencio Solís, M. A. (2011). Auditoría de gestión al sistema de ventas de las Librerías LNS (Bachelor's thesis).