UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ

FACULTAD DE CIENCIAS
DEPARTAMENTO DE QUÍMICA

INVESTIGACIÓN Y/O MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD DE CLÍNICA MILITAR ARICA

Autores: Josefa Cutipa, Carolina Merino, Camila Vergara.

Profesor: Boris Ávalos Adasme.

Asignatura: Aseguramiento, Control y Gestión de la Calidad.

Arica, Chile 2019

Índice de contenidos
Indice

Introducción……………………………………………...………………………..3
Historia………………………………………………………………………….... 3
Misión y Visión…………………………………………………………………....4
Código de Ética........................................................................................................7
Política de calidad ………………. .............................................................................8
Objetivos específicos e indicadores del laboratorio……............................................9
Miembros del comité gerencial de la calidad…......…..................................................
Requisitos de los puestos del Área de
Calidad................................................................................................10
Organigrama del laboratorio....................................................................................11
Procedimiento Operativo Estándar ........................................................................13
Registro de procedimiento operativo estándar.......................................................14
Índice Maestro.......................................................................................................15
Diagrama de flujo para realizar el proceso de control de cambio de un
documento………………………………………………………………....……..16
POE correspondiente para el control de cambios de documentos del
laboratorio.........................…..................................….....................................17
Hoja de registro para el poe de control de cambios de documentos del
laboratorio...............................…................................................18
Requisitos y elementos más importantes del perfil del cargo del jefe de
laboratorio……………..................................…..................................…..
Documentación necesaria para la orientación inicial de un nuevo empleado………..
Cómo evalúa el laboratorio la competencia y aptitudes de todos los cargos de los
empleados ubicados en cada nivel de la organización…..…..................................
Programa de capacitación para el personal……..................................
Proveedores internos que posee una de las áreas del laboratorio….….….....................
Lista con los productos y servicios que requiere frecuentemente el laboratorio……...
Cargo y área que selecciona y califica al proveedor externo del laboratorio………….
Herramientas que utiliza el laboratorio para que la relación con sus proveedores
conduzca a la colaboración mutua………..................................….................................
POE que utiliza el laboratorio para seleccionar y calificar al proveedor
externo……….

Conclusiones..........................................................................................................19
Glosario..................................................................................................................20
Bibliografía ............................................................................................................21
Anexo 1..................................................................................................................22
Anexo 2…………………………………………………………………………..25
Anexo 3..................................................................................................................22
Anexo 4..................................................................................................................22
Anexo 5..................................................................................................................22
Anexo 6..................................................................................................................22
Anexo 7..................................................................................................................22
Anexo 8..................................................................................................................22
Anexo 9..................................................................................................................22
Anexo 10..................................................................................................................22
Anexo 11..................................................................................................................

7
Introducción:

El laboratorio clínico militar de Arica es una institución perteneciente al comando de

salud del ejército (COSALE), la cual basa su accionar en tres principios básicos como
es la continuidad, integridad y solidaridad.
En el presente informe evaluaremos el sistema de calidad del laboratorio clínico militar
de Arica, el cual está implementado en la ciudad desde el año 2017 entregando diversos
servicios especializados con el fin de proveer atención de salud en forma integral,
oportuna y de calidad al ejército, beneficiarios y usuarios en general.
Se dará a informar sobre el área administrativa de la clínica, pese a que no se obtuvo
mayor información se sugieren, además de procedimientos operativos estándar que se
realicen dentro del laboratorio y requisitos de ciertos puestos en las distintas áreas
desempeñadas. La información entregada en el informe proviene de fuentes directas
del establecimiento, vía web y datos propuestos por los integrantes del informe. En el
informe se pretende aportar con documentación necesaria que debe implementarse en
cualquier tipo de laboratorio.

Historia

El Comando de Salud del Ejército (COSALE), dependiente del Comando General del
Personal, nació del 31 de marzo de 1999 y tiene la misión de satisfacer las necesidades
de salud de todos sus beneficiarios, en forma equitativa, solidaria, oportuna y eficiente.
Cumple un rol intermediario, entre la función aseguradora que ejecuta la Jefatura
Ejecutiva de Administración de los Fondos de Salud del Ejército (JEAFOSALE) y el
prestatario, conformado por los establecimientos de salud institucionales,
complementadas por sus similares públicos y/o privados en convenio. Además, basa su
accionar en tres principios básicos como es la continuidad, integridad y solidaridad.

Actualmente el Edificio Corporativo del COSALE, cuyo nombre patronímico es Dr.

Wenceslao Díaz Gallegos está ubicado en Alameda 1449, Torre 3, Santiago Centro y
alberga no sólo la Dirección del COSALE, sino también a otros organismos.

1
Asimismo, del COSALE depende la Red de Salud conformada por Centros Clínicos
Militares de Arica a Punta Arenas, Centros Médicos Militares en la Región
Metropolitana, Central Odontológica del Ejército, Centro de Rehabilitación Infantil del
Ejército y los Hospitales Militares del Norte en Antofagasta y de Santiago.

7
Misión y visión

Misión:
Proveer “atención de salud” en forma integral, oportuna y de calidad al ejército,
beneficiarios y usuarios en general, mediante una gestión eficiente, en un entorno
seguro, con un sistema sustentable y sujeto al marco regulatorio vigente.
Visión:
Alcanzar un alto nivel de atención de salud para nuestros usuarios, con una
organización moderna, sustentable y adaptable a los cambios, sobre la base de un
sistema en red con óptimos estándares de calidad y seguridad.

3.-Código de ética:

La información requerida se encuentra en el Anexo N° 1.

4.- Políticas de calidad:

La información requerida se encuentra en el Anexo N° 2.

5.- Objetivos específicos e indicadores del laboratorio

a) objetivos específicos:
- Satisfacer las necesidades y requerimientos de los clientes y pacientes para el
mejoramiento y bienestar de su salud.
- Entregar resultados clínicos fidedignos para los clientes y pacientes.
- Dotar al laboratorio de una disciplina organizativa tanto en los procesos del
laboratorio como en los confluentes que permita optimizar los recursos,
garantizar una prestación de servicios ágil y dinámica y mejorar los niveles de
calidad y rendimiento

b) Indicadores del laboratorio: La información requerida se encuentra en el Anexo N°

3.

3
6.- Miembros del comité gerencial de la calidad:

Pía Araneda Chaura PAC. Delegada de calidad asistencial

7.- Requisitos de los puestos del área de calidad:

● Formación Académica: Título Profesional de las áreas de Ingeniería Civil

Industrial o Comercial, Administración Pública o de empresas.
● Capacitación y/o Especialización: Análisis y diseño de procesos, auditoría de
calidad Normas ISO 9001, interpretación Norma ISO 9001, metodología de
análisis de riesgos, planificación y Control de Gestión, planificación y Gestión
de proyectos, planilla de cálculo avanzada.
● Experiencia Laboral: Deseable experiencia comprobada en áreas de
Planificación y Control de Gestión.
● Competencias para conseguir objetivos: Orientación al logro, orientación al
cliente interno y externo, iniciativa, entendimiento organizacional y
preocupación por el orden y la calidad
● Competencias para gestionar relaciones: Desarrollo de sí mismo y de otros,
Trabajo en equipo y cooperación, comunicación, Autocontrol
● Competencias Transversales: Integridad y Compromiso

7
8.- Organigrama del laboratorio:

figura 1.

7
9.- Procedimiento Operativo Estándar:

La información requerida se encuentra en el Anexo N° 4.

10.-Registro del Procedimiento Operativo Estándar:

La información requerida se encuentra en el Anexo N° 5.

11.-Índice maestro:

No obtuvimos el documento POE que describa el código maestro por parte del
COSALE, sin embargo, tenemos el código del POE criterios de aceptación y rechazo
de muestras: APL 1.2.2.

Sugerimos que el código significa:

APL: Acreditación para prestadores institucionales de laboratorio
1.2: El laboratorio norma, aplica y evalúa periódicamente los procesos de la etapa
preanalítica (75%).
2: Versión 02

7
12.-Diagrama de flujo para realizar el proceso de control de cambio de un
documento:

Figura 2.

7
13.-POE correspondiente para el control de cambios de documentos del
Laboratorio:

La información requerida se encuentra en el Anexo N° 6.

14.-Hoja de registro para el POE de control de cambios de documentos del

laboratorio:

La información requerida se encuentra en el Anexo N° 7.

15.- Requisitos y elementos más importantes del perfil del cargo del jefe de
laboratorio:

Deben tener certificación de especialidad.

Requisitos generales:
● Ser ciudadano.
● Tener situación militar al día.
● Tener salud compatible con la Institución.
● Haber aprobado la educación media y poseer el nivel educacional o título
profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley.
● Estar certificado ante la Superintendencia de Salud cuando el cargo lo
requiera (carreras del área de la salud).
● No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber
obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que
hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de
funciones.
● No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni
hallarse condenado o procesado por crimen o simple delito.
● Presentar declaración jurada de no estar afecto a las incompatibilidades de
empleo establecidas en el Estatuto Administrativo vigente para la
Administración Civil del Estado\r\n.
● Presentar certificado de antecedentes para uso exclusivo de las Fuerzas
Armadas, extendido por el Servicio de Registro Civil e Identificación.
● Tener entre 18 y 65 años de edad. Estos límites de edad pueden no regir ante la
necesidad de cubrir vacantes de cargos o puestos calificados y de difícil oferta.
Otros requisitos específicos, según la categoría a la cual se postule.

7
16.-Documentación necesaria para la orientación inicial de un nuevo empleado.

ETAPAS DEL PROCESO DE INDUCCIÓN

La Norma N.º 23 identifica 4 etapas en el proceso de inducción, que son las siguientes:
1.- Primera etapa de Acogida:
● Responsable: jefe/a de Personal de cada establecimiento.
● Duración: Primer día
● Carta de presentación del funcionario/a al jefe directo (Of. de Personal)
● Entrevista del nuevo funcionario/ con jefe/a de Personal
● Entrega de documentación básica para la inducción (manuales, horario,
jefatura, unidad de trabajo, deberes y derechos).
● Orientación para que el/la funcionario/a nuevo/a se inscriba y desarrolle cursos
virtuales exigidos por el Servicio.
● Presentación al/la director/a o subdirector/a de Recursos Humanos
● Presentación al/la jefe/a directo/a.
2.- Segunda etapa de Orientación Específica (1er mes)
● Responsable: jefe/a directo/a
● Duración: primeras 2 a 3 semanas
● Entrevista con jefe/a directo/a
● Recorrido por servicios y unidades de trabajo relacionadas
● Presentación a otras jefaturas y compañeros de trabajo
● Conocimiento de las funciones específicas
● Conocimiento de uso de equipos e implementos de apoyo
● Conocimiento de las medidas de higiene, seguridad y prevención de riesgos
● Ejercitación de técnicas, procesos, procedimientos críticos
● Lectura y/o entrega de material escrito: normas de la organización,
funcionamiento, etc.
● Conocimiento de unidades de trabajo relacionadas
3.- Tercera etapa Jornada de Orientación colectiva para funcionario/as nuevo/as
● Responsable: Subdepartamento de Capacitación del Servicio de Salud.
● Duración: 1 o 2 días, con frecuencia semestral; dos jornadas por año.
● Una jornada de 10 o 20 horas pedagógicas de duración con todo/as lo/as
funcionario/as nuevo/as ingresado/as o reubicado/as en el periodo.
4.- Cuarta etapa Evaluación del Proceso de Inducción (al término del proceso)

7
 ● Responsable: Subdepartamento de Capacitación y Equipos Locales.
● Duración: estimada en al menos 8 horas, al final del proceso de inducción
● Aplicación de encuesta de evaluación cualitativa
● Aplicación de encuesta de evaluación del proceso en jornadas colectivas
● Aplicación de Pauta de chequeo de las etapas.
● Tabulación de resultados y elaboración de informes
● Retroalimentación para el Proceso de Inducción siguiente

17.-Cómo evalúa el laboratorio la competencia y aptitudes de todos los cargos de

los empleados ubicados en cada nivel de la organización.

Mediante la aplicación de fases:

Fase 1: Recepción de Curriculum
Fase 2: Se entrevista a los solicitantes
Fase 3: Proceso de entrevista psicológica: Pautas técnicas y psicológicas
Fase 4: Se someten los solicitantes que pasan la fase 3 a exámenes médicos
Fase 5: Selección de nuevos ingresos
Fase 6: Se evalúa el desempeño de la persona en el trabajo e integración en el grupo de
trabajo. Generalmente, este proceso dura de 2 a 3 meses de prueba. La información
requerida se encuentra en el Anexo N° 8.
Fase 7: Si el sujeto a prueba, pasa las fases anteriores queda contratado en la empresa.

18.-Programa de capacitación para el personal:

La información requerida se encuentra en el Anexo N° 9.

19.- Proveedores internos que posee una de las áreas del laboratorio e informe los
productos o servicios que se recibe de él:

Julia Barraza, Coordinadora de capacitaciones, brinda el servicio de organizar y

escoger capacitaciones para los funcionarios del centro clínico militar.

7
20.-Lista con los productos y servicios que requiere frecuentemente el laboratorio
y todos los proveedores que facilitan estos productos y servicios.

Esta información no fue facilitada por el centro clínico, por lo que se supuso algunos
implementos y servicios nombrando a proveedores supuestos que suministran estos
productos/servicios:

Productos requeridos en el laboratorio:

- Guantes
- Tubos de muestra
- Gafas
- Reactivos hematológicos, inmunológicos
- Cámaras de recuento
- Micropipetas desechables
- Portaobjetos y placas para tinción
- Vasos para analizadores
- Vasos para orina, bolsas para eliminación
- Placas Petri, asas de siembra
- Pipetas Pasteur
- Pipetas cuentagotas
- Tubos de ensayo
- jeringas
- Mariposas
- Algodón
Principal distribuidora: Droguería Diprolab M.R. y Winer.lab (proveedor de reactivos
clínicos).

7
Servicios requeridos en el laboratorio:
● Aire acondicionado, la instrumentación moderna requiere que la temperatura
de trabajo no sobrepase los 25 ºC por ello en la zona analítica se ha dispuesto
un sistema de aire acondicionado, así como de radiadores para invierno.
● Mobiliario, el mueble del laboratorio debe ser modular, suelto e intercambiable
capaz de soportar toda la circuitería de cables y conexiones. Así facilitando las
tareas de mantenimiento y limpieza.
● Energía eléctrica, es necesario asegurarse que la energía llega a todos los
lugares necesarios, para ello hemos diseñado un circuito eléctrico con
suficientes tomas situadas a media altura bien en las paredes (regletas) o bien
en las poyatas. Se han dispuesto más tomas que las que actualmente son
necesarias pensando en necesidades futuras. Las plataformas con la instalación
eléctrica están situadas independientemente del cableado de la instalación
informática.
● Iluminación, los puntos de luz, que consisten en líneas de tubos fluorescentes,
además de suficientes (se evaluaron con antelación las necesidades) se han
colocado sobre las líneas de poyatas, pues la iluminación central hace que el
operario proyecte sombras sobre el lugar de trabajo. De este modo hemos
suprimido una serie de flexos y lámparas adicionales que complican la
instalación eléctrica disminuyendo el riesgo de cortocircuitos y el consumo de
electricidad.
● Agua desionizada, es necesario contar con una fuente de estas características
capaz de producir la cantidad requerida en el momento que se desee, con la
calidad adecuada y a bajo coste.
Principal prestador de servicio: CGE ex EMELARI

21.-Cargo y área que selecciona y califica al proveedor externo del laboratorio:

Mediante licitaciones van eligiendo al proveedor, dichos encargados son cargos

comerciales, asesores comerciales, jefa de finanzas, enfermera jefa o coordinadora,
encargado de compras.
La principal encargada es: Gloria Aguilar, quien tiene el cargo de Encargada de
Compras mediante la página chile compra.

7
22.- Herramientas que utiliza el laboratorio para que la relación con sus
proveedores conduzca a la colaboración mutua.

- Para una colaboración mutua el laboratorio se establece un análisis histórico

acerca de los proveedores, donde se anotan en una ficha las no conformidades
detectadas en sus envíos y servicios, al finalizar cada año deben de reevaluarse
para mantenerlos, añadirlos o darlos de baja.
- A la hora de gestionarlos es importante consignar adecuadamente el nombre,
presentación y referencia del producto, así como guardar nota de lo que se ha
pedido, la fecha en que se pidió y a quien, lo cual es fundamental a la hora de
reclamar pedidos retrasados o mal enviados.
- También se utilizan licitaciones y mediante la página chile compra. Además, se
basan en la ley de compra de productos.
- Adjuntamos un ejemplo de una licitación requerida por COSALE, la
información requerida se encuentra en el Anexo N° 10.

23.-POE que utiliza el laboratorio para seleccionar y calificar al proveedor

externo:

La información requerida se encuentra en el Anexo N° 11.

Conclusiones:

La implantación de un sistema de calidad total requiere un profundo cambio en la

organización funcional de los laboratorios clínicos, pero conlleva una serie de ventajas
para así cumplir su principal objetivo de entregar un servicio íntegro. La
implementación de un sistema de calidad es el mejor indicador de la eficacia de un
laboratorio y constituye una sólida defensa frente a posibles reclamaciones.
Para la implantación de los programas necesarios para la gestión de la calidad, es
necesario identificar los puntos clave a controlar, cada laboratorio posee características
especiales y en base a ellas debe establecer sus mecanismos de actuación. Mediante el
presente informe se logró dar a conocer importantes puntos para la implementación de
un buen sistema de calidad, dando así información sobre el área administrativa,
organización y sobre la administración dentro de un laboratorio clínico, donde se debe

7
cumplir con distintas normativas y llevar consigo un orden y una documentación para
aquellos servicios y productos que utilizan para así entregar un buen servicio.
Es fundamental que cada institución tenga la documentación requerida. Para el caso de
un laboratorio clínico es fundamental para así llevar un orden y una transparencia para
proveer atención de salud en forma integral y de calidad al cliente.

7
 Glosario

1. Licitación: Sistema por el que se adjudica la realización de una obra o un

servicio, generalmente de carácter público, a la persona o la empresa que ofrece
las mejores condiciones.
2. COSALE: Comando de Salud del Ejército
3. Fidedigno: Que es digno de ser creído o que merece crédito.
4. Chilecompra: Es la institución que administra la plataforma de compras
públicas de chile.

Bibliografía

- Mercado Público. (2019). Ficha Licitación. Sitio Web:

http://www.mercadopublico.cl/Procurement/Modules/RFB/DetailsAcquisition
.aspx?qs=kmCubZzpyogPwUtS4DDKbQ==
- Información facilitada por la Sra. Yerti Castillo (Tecnóloga médica encargada
del laboratorio del Centro Clínico Militar, Arica).
- COSALE (2019). Página oficial. Sitio web: http://www.cosale.cl/ccm-arica/
- Servicio de salud Araucanía Sur (2016). Programa de inducción para
funcionarios/as del servicio de salud. Sitio Web:
https://www.araucaniasur.cl/wp-content/uploads/2017/01/Programa-de-
Induccion-Servicio-Salud-Araucania-Sur.-Resolucion-N%C2%B05313-
05.08.2016.pdf
- Memoria COSALE (2017). Sitio web: http://www.cosale.cl/wp-
content/pdf/Memoria-2017.pdf

7
ANEXOS

ANEXO 1:

Código de ética

El Comando de Salud del Ejército (COSALE) está comprometido a entregar un servicio

de excelencia y calidad a sus clientes a través de prácticas éticas de negocio y del sector
salud. Este código expresa los valores fundamentales y sirve como guía de cómo los
empleados del cosale deben conducir sus actividades diarias para poder alcanzar estos
objetivos. Porque nuestra integridad, reputación y éxito dependen en definitiva de los
actos que cada persona realice en su trabajo, esperamos que la conducta de los
empleados sea de acuerdo a los niveles éticos y legales más altos. Este código de
conducta es una guía para recordar nuestros valores, visión y misión.

● CONOCIMIENTO: El conocimiento de este Código es obligatorio para todo

empleado del COSALE y no se podrá alegar desconocimiento del mismo bajo
ninguna circunstancia.
● CONDUCTA GENERAL: Las relaciones del empleado para con los pacientes
no son de tipo profesional únicamente, sino que abarcan también los ámbitos
moral y social. El empleado debe atender con el mismo esmero a todos los
pacientes, cualquiera que sea su condición, su nacionalidad, raza, religión,
situación económica y su reputación. El empleado se compromete a ser
cuidadoso y acatar las reglas de observancia y de cuidado en relación con la
prestación de sus funciones, así como el manejo de los instrumentos y equipo
de trabajo que se le facilite en virtud de su función laboral. Los daños
ocasionados a esos instrumentos y equipos por inobservancia o negligencia del
empleado serán responsabilidad de este último quien deberá asumir los costos
de su reparación. El empleado deberá además mantener una conducta ejemplar
tanto durante sus labores como en su horario extra laboral, manteniendo
también una presentación personal impecable durante la realización de dichas
labores. Debe ser consciente de sus deberes sociales y profesionales hacia la
comunidad y aportar su colaboración a aquellas políticas que tengan por
finalidad asegurar a la colectividad el mayor grado de salud posible, respetando
las normas de la salud, la dignidad y los derechos del paciente.

7
 ● RESPONSABILIDAD: El respeto de la vida y de la dignidad humana
constituyen en toda circunstancia el criterio fundamental que debe guiar la
conducta de los empleados. El empleado debe tener la mejor disposición de
servir y atender, consultar a sus compañeros de trabajo, pacientes y médico de
acuerdo con los niveles más estrictos de la ética profesional, buscando siempre
la discreción y confidencialidad de la información, no asumiendo o tomando
por dada una situación. El empleado es responsable por sus actuaciones como
tal desde el primer día en que preste servicios, sea el día de hoy, y hasta el día
en que por cualquier causa se dé por terminada su contratación. Lo anterior sin
perjuicio de las eventuales responsabilidades que se extiendan en el tiempo
después de finalizada la presente contratación de servicios.
● CONFIDENCIALIDAD: El guardar el secreto profesional, resulta un deber
ineludible de todo empleado, con la salvedad de las excepciones que establezca
la ley. El secreto profesional es una obligación del profesional con los usuarios
de los servicios que presta y con la sociedad en general, el cual se extiende a
todo conocimiento que el empleado llegue a tener en razón de su profesión, no
importa si este conocimiento es de manera directa o indirecta, cuando su
divulgación pudiera causar un perjuicio moral a otra persona en general, violar
el derecho de la intimidad de otras personas. Dado que el empleado tiene acceso
a información y conocimientos específicos y generales, de carácter
privilegiado, el empleado se obliga en este acto a mantener confidencialidad
absoluta con respecto a la información que conozca de la empresa y el negocio
y actividades que esta desarrolla.

ANEXO 2:

Política de Calidad

El propósito del Centro Clínico Militar “Arica”, es lograr la satisfacción de sus

beneficiarios y usuarios, a través de la entrega de acciones de salud de carácter
curativas y preventivas, enfocadas en la calidad y seguridad asistencial; alineados con
las políticas de salud vigentes a nivel Ministerial e institucional. Nos preocupamos de
que nuestros integrantes, en cada una de las áreas, conformen un equipo de salud
comprometido en la búsqueda continua de la mejora en la atención y siempre con su
enfoque de atención y siempre con su enfoque de atención centrado en las personas.

7
En CCM “Arica” se encuentra plenamente comprometido con el mejoramiento
continuo de sus procesos institucionales, sobre la base de un sistema de Gestión de
Calidad, regido por los siguientes principios:
- Calidad de atención enfocada en la dignidad y derechos de las personas.
- Enfoque basado en la gestión eficiente de procesos.
- Seguridad de los pacientes durante los procesos de atención de salud.
- Observancia del marco legal, normativo y reglamentario vigente.
- Cumplimiento de los estándares de calidad de los procesos, hacia el personal y
hacia el medio ambiente.
- Competencia técnica del personal administrativo, profesional y equipos de
salud.
- Innovación, tecnología y eficiencia financiera.
- Relación cooperativa y mutuamente beneficiosa con los diferentes grupos de
interés.
Director del Centro Clínico Militar “Arica”

7
ANEXO 3:

Indicadores de los objetivos

7
7
7
ANEXO 4:
POE para aceptación o rechazo de muestras en el laboratorio

SDM/LAB./2013/01
PROTOCOLO DE APL 1.2.2
CRITERIOS DE Edición 01
ACEPTACIÓN Y
RECHAZO DE Fecha 01 Abril 2013
MUESTRAS
Vigencia 2013-2017

Página 1 de 7

1. Objetivo: Establecer y documentar los criterios de aceptación y rechazo de muestras

recibidas en el
servicio de Laboratorio del Centro Clínico Militar, Arica, y así definir los requerimientos
mínimos que
Se deben cumplir para demostrar que es técnicamente competente y capaz de generar resultados
confiables

2. Alcance: Este protocolo se aplicará en todas las secciones del Servicio de Laboratorio
3. Responsable Aplicación: Secretaria Laboratorio
Técnicos Paramédicos de Laboratorio
Tecnólogos médicos de las distintas áreas
Responsable de Supervisión: Tecnólogo(a) Coordinador(a) Servicio Laboratorio
Enfermera Encargada de Calidad
4. Terminología:
● LIPEMIA: Turbidez del suero o plasma visible a simple vista causada por elevadas
concentraciones de lipoproteínas.
● HEMÓLISIS: Ruptura de los glóbulos por causas químicas o mecánicas con liberación
de su contenido intracelular.
● MUESTRA COAGULADA: Muestra que evidencia visualmente el inicio del proceso
de coagulación, en presencia de agentes anticoagulantes.
● MUESTRA MICROCOAGULADA: Muestra que evidencia en la observación
microscópica, el inicio del proceso de coagulación en presencia de agentes
anticoagulantes.
● MUESTRA RECHAZADA: Toda muestra que ingrese al laboratorio en condiciones
desfavorables para ser procesada (mal rotulada, envase no adecuado, hemolizada, poco
volumen)
● SIL: Sistema Informático del Laboratorio

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ángela Maggio L. Patricio Erskine M. Claudio Rivera Q.
T.M. Coordinadora de Teniente Coronel Teniente Coronel Director
Laboratorio Subdirector Médico CCM

SDM/LAB./2013/01
PROTOCOLO DE APL 1.2.2
CRITERIOS DE Edición 01

7
 ACEPTACIÓN Y Fecha 01 Abril 2013
RECHAZO DE MUESTRAS
Vigencia 2013-2017

Página 2 de 7

5. Desarrollo:

Existen dos puntos donde las muestras pueden ser rechazadas:

● Recepción, si la persona encargada de la secretaría detecta alguna anomalía por parte del
paciente en el cumplimiento de los requisitos.
● Análisis, si las muestras no cumplen las condiciones y requerimientos para ser
procesadas.

5.1 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Toda muestra que sea rechazada debe ser eliminada en el laboratorio.

Las siguientes condiciones son causales de rechazo de muestras por parte del
profesional responsable o el personal designado.

5.1.1 Muestras mal Rotuladas cuando:

● El número de ingreso del paciente y las iniciales no coincidan con el formulario de

solicitud de examen y el SIL.
● La muestra tenga en su rótulo sólo el número.
● La muestra tenga en su rótulo sólo iniciales.
● La identificación del tubo no sea legible.
● La muestra tenga una identificación diferente al número e iniciales del paciente.
● La muestra no tiene número de identificación ni inicial.
● Las muestras de orina, parasitológicos, bacteriológicas no cumplen los requisitos de
rotulación.

5.1.2 Formulario de solicitud de exámenes con uno o más de los siguientes problemas:
● Petición del examen ilegible, todas las muestras en cuyo formulario de solicitud de
exámenes no se entienda el examen que se solicita. Será rechazado solo el o los
exámenes ilegibles del formulario de solicitud de exámenes.
● Formulario de solicitud de exámenes sin firma ni timbre del profesional solicitante.
● Formulario de solicitud de exámenes en el que se observen adulteración evidente (color
de lápiz e intensidad de la marca).

5.1.3 Tipo de Muestras

Los tipos de muestras deben corresponder con los exámenes solicitados en el formulario de
solicitud de exámenes.
● Muestra sin identificación de origen, todas las muestras que lleguen al laboratorio y no
cumplan con las siguientes condiciones:

7
 SDM/LAB./2013/01
PROTOCOLO DE APL 1.2.2
CRITERIOS DE Edición 01
ACEPTACIÓN Y
RECHAZO DE MUESTRAS Fecha 01 Abril 2013

Vigencia 2013-2017

Página 3 de 7

❏ En el caso de muestras para estudios microbiológicos, debe estar consignado el sitio

anatómico desde donde se obtuvo la muestra, tanto en el formulario de solicitud de
exámenes, como en el envase que contiene la muestra.
❏ En el caso de líquidos corporales, debe estar consignado el tipo de líquido al que se
solicita el estudio, tanto en el formulario de solicitud de exámenes, como en el envase
que contiene la muestra.

● Muestras mal obtenidas por el paciente

Se considera que una muestra no está bien obtenida en las siguientes circunstancias:

❏ No se siguen las instrucciones dadas verbalmente y por escrito (preparación del

paciente, obtención de la muestra)
❏ Muestra incompleta (cantidad insuficiente)
❏ Recipiente inadecuado

5.1.3 Contenedor adecuado al examen solicitado

Los tubos u otros contenedores de recolección deben ser apropiados a los exámenes
solicitados y llegar en buenas condiciones.
Serán rechazadas:
● Muestra mal tomada: las muestras tomadas en contenedores de recolección
inapropiados y con aditivos y medios de transporte que no correspondan al indicado en
el manual de toma de muestras.
● Contenedor de muestra en mal estado: las muestras cuyos contenedores se
encuentren quebrados, trizados, no taponados y/o derramados u otra condición del
envase que altere el contenido de la muestra.

5.1.5 Volumen de muestra inadecuado para su procesamiento

Serán rechazadas:

● Muestra mal tomada o muestra insuficiente: las muestras con volumen escaso o en
exceso de acuerdo a lo indicado en el manual de toma de muestras. Una exacta
proporción de sangre y anticoagulante es fundamental en el proceso analítico, esta es
una de las causas de rechazo más frecuentes en la petición de estudios de coagulación.
Además, si la cantidad de muestra extraída no es suficiente para realizar todas las
pruebas analíticas solicitadas:

5.1.6 Tiempo y condiciones de transporte

● Excesivo intervalo entre la obtención de la muestra y su recepción en el laboratorio.

● Muestra parcialmente derramada y/o hojas de solicitud manchadas.

7
 SDM/LAB./2013/01
PROTOCOLO DE APL 1.2.2
CRITERIOS DE Edición 01
ACEPTACIÓN Y
RECHAZO DE MUESTRAS Fecha 01 Abril 2013

Vigencia 2013-2017

Página 4 de 7

5.1.7 Condiciones fisicoquímicas adecuadas para el procesamiento analítico.

El profesional encargado del análisis de las muestras evaluará las condiciones

fisicoquímicas de estas antes del procesamiento analítico, estas condiciones son: hemólisis,
lipemia, coágulos visibles en tubo de anticoagulante (EDTA, Citrato).

El profesional rechazará aquellas muestras que presenten condiciones fisicoquímicas

inadecuadas para obtener un resultado analítico de calidad de acuerdo al anexo nº1 Condiciones
Fisicoquímicas de las muestras.

5.1.8 Otro criterio atingente

Si existiera alguna condición diferente a las antes mencionadas que amerite el rechazo de
la muestra se aplicará el criterio del profesional a cargo de la sección donde se recibió la muestra.
Dicha situación deberá quedar consignada en la solicitud de examen y registrada en el SIL.

5.2 Aviso de Muestras Rechazadas

Cuando una muestra recibida en el laboratorio no cumpla con cualquiera de los criterios de
aceptación será rechazada y se solicitará una nueva muestra. Se avisará vía telefónica al paciente
y se citará para toma de nueva muestra. Quedará registrado en la plantilla indicada en el anexo
Nº2 Registro de Muestras Rechazadas.

Se guardará la plantilla en la secretaria del laboratorio.

Si el paciente está ingresado en el SIL, se le mantendrá el número de ingreso y la fecha en
la cual fue ingresado:

6. Registros:

● SIL

7. Descripción del indicador

● Nombre:
% de Muestras Rechazadas en el Laboratorio.
● Fórmula:

N.º de Muestras Rechazadas en el laboratorio en el trimestre x 100

------------------------------------------------------------------------------------
N.º Total de Muestras del laboratorio en el mismo trimestre

7
 SDM/LAB./2013/01
PROTOCOLO DE APL 1.2.2
CRITERIOS DE Edición 01
ACEPTACIÓN Y
RECHAZO DE MUESTRAS Fecha 01 Abril 2013

Vigencia 2013-2017

Página 5 de 7

● Umbral de Cumplimiento
Mayor o igual a un 75%

● Periodicidad
Trimestral

● Responsable:
Coordinador(a) Laboratorio.
Tecnólogos Médicos en cada una de las áreas.
Enfermeros Militares.
Técnicos Paramédicos.
Secretaria(o).

8. Distribución
Dirección CCM “Arica”
Subdirección médica
Gestión de Calidad
Servicio Medicina
Servicio Ginecología
Servicio de Laboratorio

9. Referencias:

Manual de Toma de Muestras CCM “Arica”.

10. Anexo

● Nº1: Condiciones Fisicoquímicas de las Muestras

● Nº2: Registro de Muestras Rechazadas

SDM/LAB./2013/01
PROTOCOLO DE APL 1.2.2
CRITERIOS DE Edición 01
ACEPTACIÓN Y
RECHAZO DE MUESTRAS Fecha 01 Abril 2013

Vigencia 2013-2017

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ANEXO Nº1: Condiciones Fisicoquímicas de las Muestras

Condición Fisicoquímica Aspecto

Lipemia + Suero de aspecto lechoso transparente
Lipemia ++ Suero de aspecto lechoso opalescente (no transparente)
Lipemia +++ Suero de aspecto lechoso francamente turbio con
observaciones de partículas de grasa más marcado en los
bordes
Hemólisis + Suero rosado transparente
Hemólisis ++ Suero rosado oscuro
Hemólisis +++ Suero rojo intenso, sin transparencia
Muestra Coagulada Se observan desde pequeñas filancias hasta franco coágulo en
la muestra
Muestra Micro coagulada No difiere de una muestra normal

SDM/LAB./2013/01
PROTOCOLO DE APL 1.2.2
CRITERIOS DE Edición 01
ACEPTACIÓN Y
RECHAZO DE MUESTRAS Fecha 01 Abril 2013

Vigencia 2013-2017

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ANEXO Nº2: Plantilla de Registro de Muestras Rechazadas

FECH Nº ORDEN NOMBRE EXÁMENE CAUSA RESPONSABL
A SIL DEL S DEL E
PACIENTE RECHAZ
O
Día, Nº asignado Nombre del Nombre de No Persona que
Mes y por el SIL al paciente los exámenes cumplimie rechaza el
Año momento del consignado en afectado nto(s) del examen u orden
ingreso de la orden del procedimie
orden de examen nto
exámenes

7
ANEXO 5:
Registro del POE anterior

7
ANEXO 6:
POE correspondiente para el control de cambios de documentos.
Centro Clínico N.º proceso--
Militar Arica CONTROL DE CAMBIO
DE DOCUMENTOS DE Página 1 de 6
LA EMPRESA

TABLA DE CONTENIDOS
1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsabilidad
4. Descripción del procedimiento
4.2 Modificación
4.3 Revisiones
4.4 Formatos y composición
4.5 Control del documento modificado
4.6 Control y distribución de documentos externos
4.7 Control de documentos obsoletos
4.8 Control de formatos de registros
4.9 Control de procedimientos y documentos controlados
5. Registros
6. Lista de páginas actualizadas

1. Objetivo:
Dictar los procedimientos para la distribución y control de documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad (SGC) y toda otra documentación de carácter externo que incide
en el Sistema.
Asegurar que todos los procedimientos, nuevos o revisados del SGC sean elaborados,
formateados, revisados, aprobados, implementados y mantenidos de una manera
estándar, consistente y efectiva.

2. Alcance:
El procedimiento se aplica al Representante Sistema de Gestión de Calidad responsable
de controlar la distribución de documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Además,
se aplica al personal involucrado en la preparación, revisión y aprobación de los
procedimientos del SGC.

3. Responsabilidad:
La responsabilidad por el cumplimiento del procedimiento recae sobre el
Representante del Sistema de Gestión de Calidad, SGC.

7
4. Descripción del procedimiento:
En el caso que se detecte la necesidad de elaborar un procedimiento, el Representante
de la Calidad preparará el documento, para ser aprobados por el director.

4.2 Modificación:
La revisión de cualquier procedimiento se hará sólo cuando sea considerado como
necesario, producto de: cambios en subprocesos, métodos de trabajo, modificaciones
de documentos de referencia y/o para aclarar diversidad en la interpretación de
criterios. Las revisiones de procedimientos se enumeran correlativamente,
comenzando por el número 0 que se utilizará exclusivamente para designar las
publicaciones originales. Cuando en una página se hagan correcciones ortográficas,
tipográficas o de redacción solamente no será necesario elevar el número de su revisión.
Las modificaciones mayores que impliquen reelaborar un procedimiento, serán
ejecutadas de acuerdo al ítem 4

4.3 Revisiones:
La revisión y actualización de la publicación de procedimientos es responsabilidad del
Representante del SGC. El párrafo que haya sido modificado o incluido como
consecuencia de una revisión, será identificado en la lista de páginas actualizadas,
síntesis de la modificación.

4.4 Formatos y composición:

Las publicaciones de los procedimientos se editarán en los formatos establecidos en
este procedimiento. La redacción del procedimiento se realizará en idioma español,
salvo aquellas expresiones en que convenga usar palabras en otros idiomas, siempre y
cuando sean del dominio general o estén convenientemente definidas. Se aceptará el
uso de abreviaturas o acrónimo, cuando previamente se haya escrito el nombre o
designación genérica completa, colocando a continuación en paréntesis su abreviatura
o acrónimo. 6.5.4 El encabezado tendrá el siguiente formato:
a) TÍTULO (1): Indicando el título del procedimiento en letra Arial 11 y en mayúscula.
b) REVISIÓN (3): Indicando el número de revisión del procedimiento. El número 0 se
utilizará exclusivamente para designar las publicaciones originales, las que serán
escritas en letra Arial 11.

7
ANEXO 7:
Hoja de registro de cambio de documentos

7
ANEXO 8:
Evaluación de desempeño

7
ANEXO 9:
Ejemplo Licitación

Anexo 10:
Capacitación

Productos o servicios
Capacitación a empleados 1 Unidad
Cod: 86111604

CURSO DE INFECCIONES ASOCIADAS A LA ATENCIÓN DE SALUD (12

UN.)

1. Características de la licitación
Nombre de la CURSO DE PREVENCIÓN DE INFECCIONES
licitación:

Estado: Adjudicada

Descripción: CAPACITAR A FUNCIONARIOS DEL ÁREA DE LA SALUD Y

CONTAR EN CADA UNA DE LAS INSTALACIONES DE SALUD
CON UN PROFESIONAL CON LA FORMACIÓN Y
COMPETENCIAS EXIGIDAS PARA LIDERAR EN SU
RESPECTIVO CENTRO EL PROGRAMA DE CONTROL Y
PREVENCIÓN DE INFECCIONES ASOCIADAS A LA ATENCIÓN
DE SALUD.

7
 Tipo de Pública-Licitación Pública igual o superior a 100 UTM e inferior a 1.000
licitación: UTM (LE)

Tipo de ABIERTO
convocatoria:

Moneda: Peso Chileno

Etapas del Una Etapa

proceso de
apertura:

Contrato El contrato se formalizará con la orden de compra

Toma de razón No requiere Toma de Razón por Contraloría

por Contraloría:

Publicidad de Las ofertas técnicas serán de público conocimiento una vez realizada la
ofertas técnicas: apertura técnica de las ofertas.

2. Organismo demandante
Razón social: Ejército de Chile

Unidad de compra: Comando de Salud del Ejército - COSALE

R.U.T.: 61.101.032-K

Dirección: Avenida Libertador B. O’Higgins N.º 1449, Torre 3, Piso 9.

Comuna: Santiago Centro

Región en que se Región Metropolitana de Santiago

genera la licitación:

3. Etapas y plazos
Fecha de cierre de recepción de la oferta: 19-10-2018 15:00:00

Fecha de Publicación: 11-10-2018 10:31:43

Fecha inicio de preguntas: 11-10-2018 12:05:00

Fecha final de preguntas: 16-10-2018 15:00:00

Fecha de publicación de respuestas: 17-10-2018 15:00:00

7
 Fecha de acto de apertura técnica: 19-10-2018 15:15:00

Fecha de acto de apertura económica (referencial): 19-10-2018 15:15:00

Fecha de Adjudicación: 30-10-2018 8:40:02

Fecha de entrega en soporte físico No hay información

Fecha estimada de firma de contrato No hay información

Tiempo estimado de evaluación de ofertas No hay información

4. Antecedentes para incluir en la oferta

Documentos Administrativos
1.- LO DESCRITO DE LAS RESPECTIVAS BASES

Documentos Técnicos
1.- LO DESCRITO EN LAS RESPECTIVAS BASES TÉCNICAS

Documentos Económicos
1.- CONFORME LO CERTIFICA LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

5. Requisitos para contratar al proveedor adjudicado

Persona natural
Encontrarse hábil en ChileProveedores, registro que verificará NO haber incurrido
en las siguientes causales de inhabilidad:

1.- Haber sido condenado por cualquiera de los delitos de cohecho contemplados en
el título V del Libro Segundo del Código Penal.

2.- Registrar una o más deudas tributarias por un monto total superior a 500 UTM
por más de un año, o superior a 200 UTM e inferior a 500 UTM por un período
superior a 2 años, sin que exista un convenio de pago vigente. En caso de encontrarse
pendiente juicio sobre la efectividad de la deuda, esta inhabilidad regirá una vez que
se encuentre firme o ejecutoriada la respectiva resolución.

3.- Registrar deudas previsionales o de salud por más de 12 meses por sus
trabajadores dependientes, lo que se acreditará mediante certificado de la autoridad
competente.

4.- La presentación al Registro Nacional de Proveedores de uno o más documentos

falsos, declarado así por sentencia judicial ejecutoriada.

5.- Haber sido declarado en quiebra por resolución judicial ejecutoriada.

6.- Haber sido eliminado o encontrarse suspendido del Registro Nacional de

Proveedores por resolución fundada de la Dirección de Compras.

7.- Haber sido condenado por prácticas antisindicales o infracción a los derechos
fundamentales del trabajador.

7
8.- Registrar condenas asociadas a responsabilidad penal jurídica (incumplimiento
artículo 10, Ley 20.393).
Documentos persona natural
- Fotocopia Legalizada de Cédula de Identidad
- Declaración jurada acreditando que no se encuentra afecto al art. 4 inciso 6 de la
ley 19.886, en el cual se establece que "ningún órgano de la administración del Estado
podrá suscribir contratos administrativos de provisión de bienes y servicios con los
funcionarios directivos del mismo órgano o empresa, ni con personas unidas a ellos
por los vínculos de parentesco."

Persona jurídica
Encontrarse hábil en ChileProveedores, registro que verificará NO haber incurrido
en las siguientes causales de inhabilidad:

1.- Haber sido condenado por cualquiera de los delitos de cohecho contemplados en
el título V del Libro Segundo del Código Penal.

2.- Registrar una o más deudas tributarias por un monto total superior a 500 UTM
por más de un año, o superior a 200 UTM e inferior a 500 UTM por un período
superior a 2 años, sin que exista un convenio de pago vigente. En caso de encontrarse
pendiente juicio sobre la efectividad de la deuda, esta inhabilidad regirá una vez que
se encuentre firme o ejecutoriada la respectiva resolución.

3.- Registrar deudas previsionales o de salud por más de 12 meses por sus
trabajadores dependientes, lo que se acreditará mediante certificado de la autoridad
competente.

4.- La presentación al Registro Nacional de Proveedores de uno o más documentos

falsos, declarado así por sentencia judicial ejecutoriada.

5.- Haber sido declarado en quiebra por resolución judicial ejecutoriada.

6.- Haber sido eliminado o encontrarse suspendido del Registro Nacional de

Proveedores por resolución fundada de la Dirección de Compras.

7.- Haber sido condenado por prácticas antisindicales o infracción a los derechos
fundamentales del trabajador.

8.- Registrar condenas asociadas a responsabilidad penal jurídica (incumplimiento

artículo 10, Ley 20.393).

Documentos persona jurídica

- Fotocopia Legalizada del Rut de la Empresa
- Declaración jurada acreditando que no se encuentra afecto al art. 4 inciso 6 de la
ley 19.886, en el cual se establece que "ningún órgano de la administración del Estado
podrá suscribir contratos administrativos de provisión de bienes y servicios con los
funcionarios directivos del mismo órgano o empresa, ni con personas unidas a ellos
por los vínculos de parentesco."
- Certificado de Vigencia de la Sociedad
- (1) Certificado de Boletín de Informes Comerciales
- (1) Certificado de Quiebras/Convenio Judicial

7
6. Criterios de evaluación
Ítem Observaciones Ponderación

1. EXPERIENCIA DE LO EXPLICA LA HOJA 25%

LOS RELATORES 9 DE LAS
RESPECTIVAS BASES

2. Cumplimiento de los LO EXPLICA LA HOJA 10%

requisitos 9 DE LAS BASES

3. Experiencia de los LO EXPLICA LA HOJA 25%

Oferentes 9 DE LAS BASES

4. Precio X= Precio mínimo 40%

ofertado * 100 /Precio
Oferta X LO EXPLICA
LA HOJA 8 DE LAS
BASES

7. Montos y duración del contrato

Estimación en base a: Presupuesto Disponible

Fuente de financiamiento: COMANDO DE SALUD DEL EJÉRCITO C.

CAPACITACIÓN.

Monto Total Estimado: 2000000

Justificación del monto CONFORME LO INDICA EL CERTIFICADO DE

estimado DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA ADJUNTO

Contrato con Renovación: NO

Observaciones EL MONTO INDICADO ES CON IVA. INCLUIDO

Plazos de pago: 30 días contra la recepción conforme de la factura

Opciones de pago: Transferencia Electrónica

Nombre de responsable de JAVIER LÓPEZ GONZÁLEZ

pago:

e-mail de responsable de [email protected]

pago:

7
 Nombre de responsable de NANCY SCALPELLO AGURTO
contrato:

e-mail de responsable de [email protected]

contrato:

Teléfono de responsable del 56-02-26684206-

contrato:

Prohibición de No permite subcontratación

subcontratación: CONFORME LO DESCRIBE LA HOJA 13 LETRA d, DE
LAS BASES.

8. Garantías requeridas
No hay información de Garantías

9. Requerimientos técnicos y otras cláusulas

Cláusula de Re adjudicación
Si el respectivo adjudicatario se desiste de su oferta, no entrega los antecedentes
legales para contratar y/o la garantía de fiel cumplimiento, no firma el contrato o no
se inscribe en Chileproveedores en los plazos que se establecen en las presentes
bases, la entidad licitante podrá dejar sin efecto la adjudicación y seleccionar al
oferente que, de acuerdo al resultado de la evaluación le siga en puntaje, y así
sucesivamente, a menos que, de acuerdo a los intereses del servicio, se estime
conveniente declarar desierta la licitación.

Resolución de Empates
LO MENCIONA LA HOJA 11 LETRA e, DE LAS BASES

Mecanismo para solución de consultas respecto a la adjudicación

MEDIANTE FORO MERCADO PÚBLICO

ANEXO 11:
POE para seleccionar y calificar proveedores

Centro Clínico PROTOCOLO DE Fecha: 21 de abril 2014

Militar Arica EVALUACION,
SELECCION Y
REEVALUACION DE Versión: 02
PROVEEDORES

Página 1 de 5

7
 TABLA DE CONTENIDOS
1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsabilidad
4. Definiciones
4.1 Proveedores críticos
4.2 Proveedores no críticos
4.3 Evaluación de proveedores
5. Políticas
6. Descripción de las actividades
6.1 Registro de proveedores
6.2 Evaluación inicial
6.2.1 Precio
6.2.2 Cumplimiento
6.2.3 Servicio
6.3 Listado de proveedores
6.4 Selección de proveedores
6.5 Reevaluación de proveedores
6.6 Comunicación de resultados
7. Documentos de referencia
8. Registros

1.OBJETIVO

Establecer la metodología para llevar a cabo la evaluación, selección y reevaluación de los

proveedores de bienes y servicios de la Institución.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la evaluación de los proveedores de bienes y servicios que
se consideran críticos para la institución; su selección, reevaluación e identificación de
necesidades de mejoramiento.

3. RESPONSABLE

El Jefe de Compras es el responsable de directo de cumplir y hacer cumplir este

procedimiento.

4. DEFINICIONES

4.1 Proveedores Críticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen
gran impacto en la prestación del servicio. La falta, omisión o retraso del proveedor,
interfiere en los procesos afectando directamente la calidad.
4.2 Proveedores No Críticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo producto o servicio
no tienen gran impacto en la realización del servicio. La falta, omisión o retraso del
proveedor no tiene relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de
la Institución.
4.3 Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de

7
 aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor.

4.4 Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un

proveedor para hacer seguimiento a su desempeño y determinar su permanencia como
proveedor de la institución.

5. POLÍTICAS

Se realizará evaluación a los proveedores de bienes y servicios que se consideren críticos

para la institución.

Sólo se comprará a los proveedores incluidos en el listado de proveedores, excepto en el

caso de las compras urgentes de las que se habla en el “Procedimiento de Compras”.

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.1 Registro de Proveedores: Teniendo en cuenta los bienes y servicios que es necesario
adquirir, el Jefe de Compras anuncia a través de la página web de la Institución o por
cualquier otro medio de difusión, una convocatoria nacional o invitación pública a las
personas naturales o jurídicas que aspiren a ser proveedores de la Institución, invitándolos a
inscribirse diligenciando el formato “Registro de nuevos proveedores”.

6.2 Evaluación Inicial: Toda persona natural o jurídica que aspire a ser proveedor de la
institución, será sometida a una evaluación inicial, la cual es realizada por el Jefe de Compras
y el Vicerrector Administrativo y Financiero teniendo en cuenta los siguientes criterios:

6.2.1 Precio: Disponibilidad para la entrega de listas de precio actualizada.

6.2.2 Cumplimiento: Evalúa la disponibilidad de despacho permanente, las garantías

ofrecidas y las políticas de pago.

6.2.3 Servicio: Evalúa los plazos de entrega de los bienes y servicios, descuentos por pronto
pago, certificación de calidad y servicio de entrega a domicilio.

En el formato “Registro de nuevos proveedores”, se realiza la evaluación inicial asignando

uno de los tres posibles valores del aspecto en verificación de la siguiente manera:

1: No cumple
3: Algunas veces cumple 5: Si cumple

El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado definitivo de la

evaluación del proveedor. En la siguiente tabla se presentan los rangos en los que se ubica
la evaluación y se determina la decisión de aceptar, condicionar o rechazar al proveedor.

EVALUACIÓN INICIAL DEL PROVEEDOR

ESCALA DE EVALUACIÓN ANÁLISIS DE RESULTADOS

PUNTAJE DESCRIPCIÓN RANGO DECISIÓN

7
 1 No cumple con el 1 - 12 Solicitud Rechazada
requisito

3 Parcialmente 13 - 24 Solicitud
cumple con el Condicionada
requisito

5 Cumple con el 25 - 40 Solicitud Aprobada

requisito

6.3 Listado de Proveedores: El Jefe de compras incluye en el “Listado de proveedores” los

proveedores Aprobados y los Condicionados. Los proveedores que resulten
“Condicionados”, se mantendrán en el listado de proveedores siempre y cuando obtengan
una calificación mayor o igual a 80% en la primera reevaluación de proveedores.

6.4 Selección de proveedores: La selección del proveedor se realiza teniendo en cuenta los
criterios de precio, cumplimiento y servicios ofrecidas por el proveedor.

Para compras de bienes y servicios de hasta 20 SMLMV, el Jefe de compras junto con el
Vicerrector Administrativo y Financiero, seleccionan el proveedor.

Cuando la compra supere los 20 SMLMV y hasta 500 SMMLV, el Jefe de Compras elabora
una “Matriz comparativa de cotizaciones”, la cual presenta a la Junta de Compras, o al
Comité de Planeación (cuando se trate de la contratación de obras civiles) para la selección
del proveedor.

Cuando la compra supere los 500 SMMLV, la Junta de Compras o el Comité de Planeación
(cuando se trate de la contratación de obras civiles), estudia, analiza y selecciona los tres (3)
mejores propuestas para presentarlas a la Junta Directiva, quien selecciona el proveedor.

6.5 Reevaluación de proveedores: Cada seis meses el jefe de compras, realiza la

reevaluación de los proveedores utilizando el formato de “Reevaluación de proveedores”
teniendo en cuenta los siguientes criterios:

CRITERIOS PARA LA RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Calidad del producto: La entrega se realizó en los tiempos pactados en la orden de

compra

Tiempos de entrega: Entregó total de las cantidades solicitadas

Precio: Los precios fueron competitivos durante el período de evaluación

Atención postventa: Respuesta oportuna a los requerimientos o quejas realizados. Las

garantías fueron atendidas satisfactoriamente.

En el formato para “Seguimiento a proveedores” se registran los datos de la calificación

obtenida por cada proveedor, en cada despacho, asignando una calificación de Uno (1) a
Cinco (5). Dónde:

1: Deficiente

7
 2: Regular
3: Bueno
4: Muy bueno
5: Excelente

El promedio de las calificaciones obtenidas por el proveedor en cada criterio, se trasladan al

formato “Reevaluación de proveedores” donde se multiplica por un factor de ponderación,
para obtener una calificación final. El porcentaje total de calificación obtenido se ubicará en
uno de los siguientes rangos, para establecer el estado del proveedor calificado.

ESCALA PARA RE-EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR

RANGO ESTADO

Mayor o igual a 80% Aprobado

Entre 60% y 79% Condicionado

Menos a 60% Rechazado

6.6 Comunicación de resultados: El jefe de compras a través de una comunicación escrita,

informa al proveedor el resultado de la evaluación y su calificación. Así:

● Proveedores con calificación mayor o igual a 80%. Se extiende felicitación y se les

invita a seguir manteniendo el nivel de excelencia.

● Proveedores con calificación entre 60% y 79%. Se les informa sobre la necesidad de
mejoramiento en el factor específico. Si esta calificación persiste durante tres
evaluaciones consecutivas, el proveedor es retirado del listado de proveedores.

● Proveedores con calificación igual o inferior al 60%. Se les informa que no pueden
continuar siendo proveedores de la institución.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
● Procedimiento de Compras

8. REGISTROS
● Registro de nuevos proveedores
● Seguimiento a proveedores
● Reevaluación de proveedores
● Matriz comparativa de cotizaciones
● Listado de Proveedores

Elaborado por Aprobado por

Nombre Gloria Aguilar TCL. Guillermo Horta

Cargo Encargada de compras Director