Archivística, Objeto e Identidad. Síntesis

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE ZACATECAS
“Francisco García Salinas”

UNIDAD ACADÉMICA DE HISTORIA
Licenciatura en Historia a Distancia
El Principio de Procedencia
Síntesis
Archivística
Salvador Jiménez González

Ruth Miramontes Cabrera
Capilla de Guadalupe, Jal. A 13 de abril de 2020.
En archivística existen algunos acuerdos en cuanto a principios sobre organización y
descripción documentales. Uno de esos principios es el de procedencia o de respeto al
origen y al orden natural, el cual es reconocido como el principio fundamental de la
archivística. En el texto de Gustavo Villanueva, titulado “La archivística. Objeto e
identidad”[CITATION Vil07 \n \t \l 2058 ] podemos encontrar de forma muy detallada este
principio, que otorga las bases para que la disciplina archivística se desarrolle y adquiera la
serenidad que su autonomía requiere.
Todos los autores coinciden en que este principio de procedencia fue formulado en
1841 por el historiador francés Natalis de Wailly, sin embargo, hay discordancia en cuanto
a sus antecedentes. Jean Yves Rousseau menciona que su antecedente está en Baltasar
Bonifacio quien en el siglo XVII ya hablaba del valor testimonial o de evidencia de los
documentos; por su parte, Antonio Heredia argumenta que estos antecedentes vienen de las
ordenanzas de Carlos IV para el archivo de Indias; Elio Lodolini afirma que fueron
aplicados por primera vez en Dinamarca en 1791 con la instrucción de la Comisión para la
Ordenación de Archivos y él considera precursor de este principio a Filippo Ernest Spier en
su obra Von arquive.
En Francia se dan algunos de los primeros intentos por establecer una

administración de archivos nacionales como el de 1794 en el que se crea un programa por
el cual los documentos se deberían de organizar de acuerdo con un esquema metódico
inventado arbitrariamente que se deriva de la experiencia bibliotecaria, los documentos se
organizaban por materias o asuntos. Pero es hasta 1841 cuando se formula en Francia
mediante una circular del gobierno, el principio básico de Respecto des Fonds, según el
cual los documentos que se originen de una institución o autoridad administrativa o familia,
tienen que ser integrados en fondos dentro de los cuales deben ordenarse los documentos
por asuntos o materias, cronológicamente o geográficamente, etc. Es en este año cuando
Natalis de Wailly que declara la validez de ese principio de procedencia.
De Francia pasa a Prusia, donde se decidió que los documentos públicos debían
agruparse de acuerdo con las unidades administrativas que lo crean y que la ordenación
dada a estos documentos por ciertas dependencias, deberían conservarse en las instituciones
archivísticas. A este lugar se le denominó provenienzprinzip y fue desarrollado en 1881 por
el historiador Henrich Von Sybel a partir de una serie de reglamentos. Otro principio
denominado registraturprinzip disponía que los documentos deberían mantenerse en la
institución en el orden en que fueron dados por la oficia registradora y que no debían
organizarse por grupos de asuntos o materias.
En los Países Bajos tuvo un fuerte desarrollo este principio, pues publicaron el
Manual para la organización y descripción de archivos, publicado en varios idiomas el
cual contenía ya normas específicas para la ordenación de los documentos como el que
dice: el sistema de ordenación debe basarse sobre el arreglo original de la oficina
registradora que esencialmente refleja la organización del cuerpo administrativo que los
produjo. Algo interesante, es que da ciertas reglas para reconstruir ese orden original y
menciona que se puede modificar el orden en que se reciben los documentos de una oficina
registradora para corregir desviaciones en el plan general de la oficina y a partir de esto,
reconstruir el orden original que se les dio en esa dependencia. Se observa aquí una
posibilidad de modificar el orden en cuanto se conozca que hubo errores o desviaciones en
el plan de la oficina.
Este principio fue adoptado en 1909 por Estados Unidos, gracias al archivista
Waldo G. Leland. En 1913 elaboró un informe de recomendaciones sobre el manejo de
archivos estatales, donde mencionaba que la primera necesidad era tener una guía de las
oficinas públicas y de su historia, que mostrara el origen de cada una de ellas, su
organización, sus funciones y las modificaciones a éstas. Así el principio que debe tenerse a
consideración es que los archivos tienen que estar clasificados de modo que reflejen
claramente la organización y las funciones que los han producido. Todos estos principios de
Leland y de los archivistas holandeses fueron aplicados por primera vez en América, en los
Estados Unidos en 1934.
Ahora será importante entender este concepto de procedencia que, según el

Diccionario de terminología archivística, es el principio básico según el cual los
documentos de archivo de una misma procedencia no deben ser entremezclados con otros
de cualquier otra procedencia. Por su parte, Elio Lodolini prefiere expresarlo como
principio de respeto al orden original de los documentos y acepta que estas dos expresiones
(principio de procedencia y de respeto al orden original) pueden ser adaptados como
sinónimos.
Entre las características que presenta el principio, según Schellenberg, están estas
tres:
1) El principio protege la integridad de los documentos. Protege los valores

evidenciales del documento.
2) Sirve para revelar el significado de los documentos.
3) Proporciona al archivista una guía práctica y económica para ordenar, describir y
analizar los documentos que están bajo su custodia.
Couture y Rousseau, mencionan que el principio de procedencia permite al

archivista considerar los grandes conjuntos documentales antes que los documentos por
piezas. También excluye toda posibilidad de dispersiones que sólo pueden tener como
resultado la pérdida irremediable del valor testimonial que reviste al documento que forma
parte de un fondo de archivos. Por su parte, Lodolini afirma que un archivo no es la suma
de documentos y que cada documento existe en cuanto forma parte de un conjunto orgánico
y tiene su exacto significado en cuanto constituye el eslabón de una cadena.
Como se pude ver el principio de procedencia es un elemento fundamental en la

concepción archivística, además, otorga a esta disciplina los elementos necesarios para
acercarla al ámbito de lo científico: un objeto de estudio que es la búsqueda del significado
pleno de los documentos que integran un archivo; un principio universal básico; una
metodología propia basada en la búsqueda y la investigación sobre los antecedentes de la
institución; una finalidad que es el progreso de sí misma que trae como consecuencia una
eficacia en la localización de las piezas documentales; y una justificación de su razón de ser
ante la sociedad en tanto no solamente es una forma de servicio sino la construcción de un
conocimiento por sí mismo, para entender mejor a la sociedad en su conjunto.

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