EQUIPO DE TRABAJO

PROBLEMA: Incorrecta emision del libro de Caja y Bancos

PRODUCTO: PDCA No.: 01

No. DE PARTE FECHA APERTURA 7/16/2020

CLIENTE: CORPEMAT S.A.C. FECHA CIERRE 9/16/2020

Equipo de Resolución de Problema

Nombre Puesto Departamento
Eber Vilca Romero Auditor Senior Contabilidad
Kaina Andrea Coaquira Barrantes Auditor Junior Contabilidad
Maryori Fernandez Lastarria Auditor Junior Contabilidad
Maria Anselma Condori Perez Asistente Contabilidad
Luis Antonio Colque Chice Asistente Contabilidad
Jeyda Rusmery Luque Navinta Asistente Contabilidad
Geraldine Xiomara Laura Aguilar Asistente Contabilidad

PDCA Caratula
 PDCA PASO 1: PLANEAR
( FORMULACIÓN DEL PROBLEMA) (¿QUÉ?)
PDCA No. 01 FECHA 7/11/2020

¿ Qué es lo que se ha encontrado (esquema eventual) ? :

Cuando se va a realizar pagos a los proveedores o cobros a los clientes, se requiere del sistema contable el libro de caja y bancos
detallado por clientes o por proveedores, para conocer los saldos finales de las cuentas y asi proceder a realizar dichas operaciones,
pero, se ha estado encontrando errores, ya que se ha estado pagado en exceso a los proveedores o se ha solicitado a los clientes
el pago por montos mayores.

¿ Quién lo ha detectado ? :
El gerente General, ya que al ser una PYME este se encargaba de hacer el vinculo con las demas empresas , y ellas tenian
conversacion directa con el Gerente

¿ Dónde se ha encontrado ? :
En el Area de Contabilidad

¿ Cuándo se presentó (referencia, turno, …) ? :

Los 4 a 5 dias antes de cada mes y 4 a 5 dias despues de cada mes.

¿ Cómo se ha detectado ? :
Los proveedores se comunicaban con la empresa indicando que se les ha depositado de mas por alguna determinada factura
o los clientes indicaban que ya habian terminado de pagar lo que adeudaban a la empresa.

¿ Cuántas veces se ha encontrado (por día, por semana, por mes, …) ? :

5 veces Por mes

¿ Porqué se ha constatado (Pb ya se había encontrado, …)? :

Se habia constatado, anterioremente que el sistema contable no estaba al dia o que tenia errores con la informacion
de cobros y pagos de la empresa mucho antes que el Gerente lo observara.

¿ Cual es el objetivo que se quiere alcanzar y cuándo (plazo)?

Se quiere lograr que el personal del departamento de ventas y de departamento de compras y administracion, aumenten una funcion
adicional en sus funciones, que es : registrar en el sistema contable los cobros o pagos de las facturas emitidas o recibidas, para
que esta informacion este actualizada al dia y se quiere lograr en dos meses.

PDCA Formulación
 PDCA PASO 1: PLANEAR Producto :
( CAUSAS POTENCIALES) Fecha : 12/07/2020
PDCA No.: 1
(¿POR QUÉ?)

Problema : Incorrecta emision del libro de Caja y Bancos

1st WHY ? 2nd WHY ? 3rd WHY ? 4th WHY ? 5th WHY ?

¿Por qué hay un inadecuado ¿Por qué hay una deficiente ¿Por qué no hay una buena ¿Por qué la empresa no tiene un
¿Por qué hay Incorrecta emision
proceso de registro? Porque hay organización entre el area de organización de funciones? organigrama donde detalle las
del libro de Caja y Bancos? Porque
una deficiente organización entre venta y compras con el area Porque la empresa no tiene un funciones de cada area? Porque
hay un inadecuado proceso de contable? Porque no hay una
el area de venta y compras con el organigrama donde detalle las no tiene implementado un manual
registro buena organización de funciones
area contable funciones de cada area de funciones

¿Por qué hay uso constante de un ¿Por qué el sistema contable no ¿Por qué los procesos no se
¿Por qué hay un inadecuado
mismo excel por varias personas? tiene plantillas especificas para encuentran claramente
proceso de registro? Porque hay
Porque el sistema contable no cobros y pagos? Porque los delimitados? Porque hay mala
uso constante de un mismo excel tiene plantillas especificas para procesos no se encuentran planificacion de tareas y
por varias personas cobros y pagos claramente delimitados organización

¿Porque la eficacia no guarda

¿Por qué hay Incorrecta emision ¿Porque hay carga laboral por parte ¿Porque en esa area solo hay ¿Porque no hay una
relación con los objetivos de la
del libro de Caja y Bancos? Porque del personal asistente? Porque en dos asistentes contables? organización eficaz? Porque la
empresa? Porque la empresa
hay carga laboral por parte del esa area solo hay dos asistentes Porque no hay una organización eficacia no guarda relación con
contables asigna sus recursos de modo
personal asistente eficaz los objetivos de la empresa
equivocado

¿Porque hay carga laboral por parte

del personal asistente? Porque
realizan diariamente el registro de
compras y ventas

¿Por qué hay Incorrecta emision

¿Porque los asistentes no tienen ¿Porque no hay un tecnico ¿Porque la empresa no capacita
del libro de Caja y Bancos? Porque ¿Porque la empresa trazo sus
experiencia para manejar el profesional que los guie? a sus empleados? Porque la
los asistentes no tienen objetivos a largo plazo? Porque
sistema contable? Porque no hay Porque la empresa no capacita empresa trazo sus objetivos a
experiencia para manejar el no tiene una vision a corto plazo
un tecnico profesional que los guie a sus empleados largo plazo
sistema contable

PDCA 5 Why
 ISHIKAWA Producto :
PDCA PASO 1: PLANEAR Fecha : 13/07/2020
PDCA No.: 1
( CAUSAS POTENCIALES) (¿POR QUÉ?)
Material Medio ambiente Método

Inadecuado proceso de registro

Falta de espacio en el sistema
Deficiente organización entre el area de venta y el area compras con el area contable
Utilizacion del excel Deficiente sistema de busqueda
para el sistema de cobros de documentos
y pagos Mala planeacion
Mobiliario Incomodo Mala organización de funciones
Uso constante de un Mala planificacion de tareas
mismo excel por varias
personas Ambiente caluroso Los procesos no se encuentran Problema (Causa)
claramente delimitados
Control de registros muy poco confiable
INCORRECTA EMISION DEL LIBRO
CAJA Y BANCOS

El sistema contable no tiene Poco personal en el area contable

plantillas especificas para
cobros y pagos. Carga laboral al Falta de motivacion
pesonal asistente

El sistema contable El personal no esta

presenta algunas fallas capacitado
Falta de Comunicación
Falta de capacitacion
Descordinacion

Maquinaria / Equipo Mano de Obra

PDCA Ishikawa
 PDCA PASO 1: PLANEAR / PASO 2: HACER
( PLAN DE ACCIONES) (¿CÓMO?)
Hoja de

PROBLEMA Incorrecta emisión del libro de Caja y Bancos LIDER PDCA Eber Vilca Romero
PRODUCTO PDCA No. 1
No. DE PARTE FECHA APERTURA 7/14/2020
CLIENTE CORPEMAT S.A.C. FECHA CIERRE 8/31/2020

ESTANDARIZAR A P PLANEAR

PLAN DE ACCIONES C D
VERIFICAR HACER

¿CUANDO?
PROBLEMA CAUSA RAIZ No. A C C I O N E S ¿QUIÉN? EFECTIVIDAD COMENTARIOS
Inicio Fin
Deficiente organización entre el area
Inadecuado proceso de Cuidar el diseño y la adecuada instrucción de los
registro
de venta y compras con el area 1 procedimientos de cada área
E.V.R 7/14/2020 8/31/2020
contable

Mala organización de Fallta planificar y designar bien las Inventariar los documentos de la
funciones tareas 2 M.C.P 7/14/2020 8/31/2020
empresa

Los procesos no se
No se cuenta con un manual de
encuentran claramente
funciones 3 Implementar un manual de funciones E.V.R 7/14/2020 8/31/2020
delimitados

El sistema contable no
El sistema que utiliza la empresa necesita Implementar en el sistema los cobros y
tiene plantillas especificas
una mejora 4 pagos por cliente L.C.C. 7/14/2020 8/31/2020
para cobros y pagos

El sistema contable Falta de procedimientos de registro para Contratar un ingeniero de sistema para la
presenta algunas fallas diversas operaciones 5 actualizacion del sistema contable K.C.B 7/14/2020 8/31/2020

Poco personal en esta

area
Falta de recursos economicos 6 Contratar un nuevo asistente J.L.N. 7/14/2020 8/31/2020 Capacitacion del personal

Carga laboral al Falta de Comunicación Designar las cobranzas al area de ventas y los pagos
personal asistente Descordinacion
7 al area de compras
M.F.L. 7/14/2020 8/31/2020

El personal no esta
capacitado
Falta de capacitacion 8 Capacitar al personal de la empresa G.L.A. 7/14/2020 8/31/2020

PDCA - Plan de acciones

 PDCA PASO 3: VERIFICAR
( PLAN DE ACCIONES) (¿CUANTO?)
PDCA No. : 1 FECHA: 7/30/2020

Responsable de la
Fecha:
Turno Acciones Observaciones inspección:
1o Cuidar el diseño y la adecuada instrucción de los procedimientos de cada área Se ha detectado diferencias de saldos con dos proveedores y un cliente E.V.R 7/30/2020
2o Inventariar los documentos de la empresa Se ha encontrado vouchers de pago sin anexar M.C.P 7/30/2020
3o Implementar un manual de funciones E.V.R 7/30/2020
4o implementar en el sistema los cobros y pagos por cliente Falta de opciones en el registro de pantillas de cobros y pagos L.C.C. 7/30/2020
1a Revisión

5o contratar un ingeniero de sistemas para la actualizacion del sistema contable K.C.B 7/30/2020
6o contratar un nuevo asistente J.L.N. 7/30/2020
7o designar las cobranzas al area de ventas y los pagos al area de compras M.F.L. 7/30/2020
8o Capacitar al personal de la empresa Falta de capacitación con el sistema G.L.A. 7/30/2020
SI
Todas las acciones propuestas han sido terminadas NO x

Si es no Aún se ha encontrado diferencias de saldos con los proveedores o clientes, porque algunos documentos no estaban correctamente archivados, ademas de ello no cuentan con las diversas opciones de registro de pantillas de cobros
explicar: y pagos y la falta de manejo de estas nuevas plantillas.

PDCA No. : 1 FECHA: 8/15/2020

Responsable de la
Fecha:
Turno Acciones Observaciones inspección:
1o Cuidar el diseño y la adecuada instrucción de los procedimientos de cada área E.V.R 8/15/2020

2o Inventariar los documentos de la empresa M.C.P 8/15/2020

3o Implementar un manual de funciones E.V.R 8/15/2020

4o implementar en el sistema los cobros y pagos por cliente Falta de opciones en el registro de pantillas de cobros y pagos L.C.C. 8/15/2020
2da Revisión

5o contratar un ingeniero de sistemas para la actualizacion del sistema contable K.C.B 8/15/2020

6o contratar un nuevo asistente J.L.N. 8/15/2020

7o designar las cobranzas al area de ventas y los pagos al area de compras M.F.L. 8/15/2020

8o Capacitar al personal de la empresa Falta de capacitacion con el sistema G.L.A. 8/15/2020

SI
Todas las acciones propuestas han sido terminadas
NO x

Si es no
El personal encargado de utilizar las plantillas de cobros y pagos aun tienen dificultades para utilizar el sistema ya que la plantillas no tienen toda la informacion suficiente
explicar:

PDCA No. : 1 FECHA: 8/29/2020

Responsable de la
Fecha:
Turno Acciones Observaciones inspección:

1o Cuidar el diseño y la adecuada instrucción de los procedimientos de cada área E.V.R 8/29/2020

2o Inventariar los documentos de la empresa M.C.P 8/29/2020

3o Implementar un manual de funciones E.V.R 8/29/2020

4o implementar en el sistema los cobros y pagos por cliente Falta de opciones en el registro de pantillas de cobros y pagos L.C.C. 8/29/2020
3a Revisión

5o contratar un ingeniero de sistemas para la actualizacion del sistema contable K.C.B 8/29/2020

6o contratar un nuevo asistente J.L.N. 8/29/2020

7o designar las cobranzas al area de ventas y los pagos al area de compras M.F.L. 8/29/2020

8o Capacitar al personal de la empresa G.L.A. 8/29/2020

SI
Todas las acciones propuestas han sido terminadas
NO x

Si es no
El personal encargado ya esta capacitado, pero aun las plantillas necesitan ser revisadas cada cierto tiempo
explicar:

Si
Las medidas propuestas han sido comprobadas exitosamente
No x

Si es no
explicar En la empresa hay tantas incidentes o formas de operaciones de cobros y pagos, que las plantillas no abarcan dichas operaciones

Area / Puesto Nombre Firma Fecha

Auditor Senior Eber Vilca Romero 8/29/2020
Auditor Junior Kaina Andrea Coaquira Barrantes 8/29/2020
Auditor Junior Maryori Fernandez Lastarria 8/29/2020
Asistente Maria Anselma Condori Perez 8/29/2020
Asistente Luis Antonio Colque Chice 8/29/2020
Asistente Jeyda Rusmery Luque Navinta 8/29/2020
Asistente Geraldine Xiomara Laura Aguilar 8/29/2020

PDCA Validación
 PDCA PASO 3: VERIFICAR TRACKING CHART (VALIDACIÓN)
Indicador:

Fecha:

Producto:

Problema:

Legend
O planned
l done
Effectiveness of the actions
OK efficient action
NOK not efficient action

ACTIONS WEEK
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
PDCA Tracking Chart
 PDCA PASO 4: ACTUAR
ESTANDARIZACIÓN (MODIFICAR DOCUMENTOS DEL SISTEMA)
Hoja de

PROBLEMA Incorrecta emision del libro de Caja y Bancos LIDER PDCA Eber Vilca Romero

PRODUCTO PDCA No. 1

No. DE PARTE FECHA APERTURA 9/1/2020

CLIENTE CORPEMAT SAC FECHA DE CIERRE 9/16/2020

ESTANDARIZACIÓN
Cuales son las intervenciones que se deben hacer para impedir la
Hacer una lista de los documentos afectados
recurrencia del problema
Cuidar el diseño y la adecuada instrucción de los procedimientos
Inadecuado proceso de registro
de cada área

Mala organización de funciones Inventariar los documentos de la empresa

Los procesos no se encuentran claramente delimitados Implementar un manual de funciones
El sistema contable no tiene plantillas especificas para cobros y pagos Implementar en el sistema los cobros y pagos por cliente

El sistema contable presenta algunas fallas

Contratar un ingeniero de sistema para la actualizacion del
sistema contable
Poco personal en esta area Contratar un nuevo asistente
Designar las cobranzas al area de ventas y los pagos al area de
Carga laboral al personal asistente compras

El personal no esta capacitado Capacitar al personal de la empresa

PERSPECTIVAS
Nuevos Proyectos Impacto de Acciones
Cuales son los puntos a tener en cuenta en los nuevos
Verificar el traslado de acciones a productos ó procesos similares
proyectos

mejora constante en la emision del libro de control y verificacion constante en la emision

Caja y Bancos del libro de Caja y Bancos