AUDITORIA ADMINISTRATIVA A PLASDECOR MONTERIA

CAMILO JOSE MADRID MORALES

ASESOR: LUIS PEREIRA

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIO “CUN”

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

AUDITORIA Y CONTROL INTERNO

VIII SEMESTRE

2019 B
 AUDITORIA ADMINISTRATIVA A PLASDECOR

INFORME

I. NATURALEZA

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

II. ALCANCE

TODA LA EMPRESA

III. ANTECEDENTES

NO EXISTEN

IV. OBJETIVOS

 Brindar a la organización los elementos necesarios para mejorar su

funcionamiento.
 Implementar un programa de trabajo que incluya guías de acción que
permitan a la organización mejorar su desempeño.
 Fomentar la satisfacción de las necesidades de los clientes.

V. PLANEACIÓN

 VISION

Status: La visión sí se encuentra formalizada dentro de la empresa, es decir,

está por escrito y bien definida. Sin embargo los empleados no se sienten
identificados con ésta, porque no la conocen en su totalidad.

Recomendación: dar a conocer la visión durante la inducción de los

empleados a la organización; asimismo, se puede colocar la visión en los
pasillos y puertas de las instalaciones, con la finalidad de que los empleados
la tengan presente. Ello es de suma importancia, porque es la forma en que
el personal sabrá a donde se dirigen sus esfuerzos; cuál es la posición que se
quiere tener en un futuro.
 MISION

Status: Al igual que la visión, sí se encuentra por escrito, y presente en los

documentos que así lo requieren. La misión se formuló conforme a los
servicios que ofrecen la empresa y los beneficios que éstos brindan.
A pesar de que los empleados no tienen presente textualmente la misión, si
se identifican con ella.

Recomendación: Igualmente colocar la misión en las instalaciones del

almacén, para que los empleados realicen sus tareas con la mejor calidad
posible, y se brinden servicios que realmente satisfagan al cliente.
Asimismo, esto ayudará a que el personal se sienta parte de la organización.

 OBJETIVOS

Status: Los objetivos fueron formulados por la dirección; principalmente,

están enfocados en el área de marketing y ventas, por lo que es necesario
plantear otros enfocados al resto de las áreas.

Recomendación: Se deben formular nuevos objetivos enfocados al

incremento en ventas y utilidades; al incremento en la rentabilidad y liquidez
de la empresa. Por otro lado, se deben realizar nuevos objetivos enfocados a
la mejora de los procesos y calidad de los servicios.
También deben revisarse los objetivos existentes, para saber si aún son
aplicables a la situación actual de la empresa.
Por último, tanto la revisión como al formulación de los objetivos, debe
realizarse por parte de gerente, así como un representante de cada área, con
la finalidad de que éstos aporten ideas y el director tenga una visión más
amplia para su formulación.

 ESTRATEGIAS

Status: Están establecidas de manera formal y fueron planteadas por la

dirección general.

Recomendación: Dado a que las estrategias ya existen, sólo sería útil

revisarlas y actualizarlas si es que lo necesitan, con el objetivo de que sean
las adecuadas a la situación actual del almacén.
  POLÍTICAS

Status: Las políticas de cada área y procedimiento se encuentran ubicadas

en el manual de procedimientos, y en otros documentos que así lo requieren.

Recomendación: Revisar la vigencia y grado de aplicación de las políticas

existentes; asimismo se debe revisar el vocabulario que se utiliza en éstas,
para saber si es el adecuado para que todo el personal de la empresa las
entienda, comprenda y las lleve a cabo

VI. ORGANIZACIÓN

 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Status: Sí existe un organigrama formal dentro de la empresa, y las personas

comprenden el lugar que ocupan en él, así como qué área está a cargo de
ellos y cuál es la superior.

Recomendación: Se debe revisar el organigrama y plantear una estructura

nueva que se adecue al tipo de trabajo que se realice, es decir, una estructura
de equipos, ya que la naturaleza de las ventas, el comercio de diferentes
tipos de productos lo exige de esa forma. Dicha revisión debe realizarse en
conjunto con todas las áreas, para que conozcan los cambios a la misma, y
empiecen a identificarse con ella.

 DIVISIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES

Status: Los empleados conocen sus tareas y responsabilidades, ya que las

funciones están bien definidas en el manual de organización de la empresa.

Recomendación: Se debe realizar una actualización de las funciones, ya que

las contenidas en el manual, no se han actualizado desde su elaboración.
También, se deben revisar para evitar una duplicidad de funciones y que
falte alguna actividad por realizar.
  RECURSOS HUMANOS

Status: La rotación en los puestos es mínima, ya que el personal se siente

satisfecho con el trabajo que realizan, el ambiente en el mismo y el salario
que recibe.

Recomendación: Se deben implementar acciones y medidas para motivar a

los empleados aún más, como actividades culturales y deportivas.

 CULTURA ORGANIZACIONAL

Status: La cultura que prevalece en la empresa, es de respeto y cordialidad;

asimismo, está basada en el trabajo en equipo y una alta calidad en los
materiales y servicios que se ofrecen.

Recomendación: En términos generales, prevalece una cultura

organizacional adecuada, sólo sería necesario implementar una base más,
que es la mejora continua en los procesos.

VII. DIRECCIÓN

 LIDERAZGO

Status: Los empleados de la tienda reconocen y aceptan el estilo directivo

de manera óptima, aunque no hay una verdadera función liderazgo, en todo
caso sería una función gerencial. Y su autoridad está dada por el puesto que
ocupa.

Recomendación: El único aspecto que podría ser mejorado en el liderazgo

de la empresa es que se fomente el estilo de manera más arraigada y que los
empleados lo ejerzan en cada una de sus áreas y no se realice de manera
lineal y jerárquica.
 COMUNICACIÓN

Status: La comunicación formal se realiza a través de reportes, e-mail,

memorándums, y de manera personal. La comunicación informal se da de
manera inherente pues la empresa es mediana y todos los empleados se
encuentran en constante interacción.

Recomendación: Se podrían establecer ciertos controles en cuanto al

manejo y entendimiento de la información, para cerciorarse que los
empleados la reciban y comprendan satisfactoriamente.

 MOTIVACIÓN

Status: Se otorgan algunos incentivos económicos y también verbales, como

reconocimiento a los mejores trabajadores y vendedores, pero no existe un
sistema que apoye esto y se da de manera informal.

Recomendación: Sería recomendable que se consideren más incentivos en

todos los niveles, aunque no es un aspecto esencial para el funcionamiento
de la organización, si se realiza de manera formal puede reforzar la cultura
organizacional.

 GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO

Status: Existe una cultura de trabajo en equipo dentro de la empresa, ya que

todos los empleados se complementan entre sí y se apoyan en la realización
de sus funciones.

Recomendación: El trabajo en equipo puede resultar muy útil en el

mejoramiento del servicio al cliente, ya que al encontrarse en contacto
directo con ellos pueden contribuir a resolver problemas que se presenten.

 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Status: No existe un uso adecuado de la tecnología pues de lo contrario

ayudaría a que muchos procesos se realizaran con mayor rapidez.

Recomendación: Es esencial que se tenga mayor conocimiento en cuanto al

apoyo en la tecnología como factor de optimización de funciones y procesos,
 por lo que los empleados deben tener mayor conocimiento en este rubro para
poder usarlo de mejor manera.

 TOMA DE DECISIONES

Status: Existe una centralización de la toma de decisiones.

Recomendación: La dirección puede delegar algunas decisiones a niveles

medios, como el administrador o los coordinadores, para de este modo
quitarle carga de trabajo y responsabilidad a éste, pues en ocasiones no
afectan de manera significativa dichas decisiones por lo que pueden ser
delegadas sin problemas.

VIII. CONTROL

 NATURALEZA

Status: Se utilizan principalmente para controlar los procesos de la empresa

así como fortalecer las finanzas de ésta. Se basan en la misión y en metas, a
su vez, las metas se establecen de acuerdo al resultado de la revisión de los
controles. Asimismo se trata de que señalen los puntos críticos y se ajusten a
la cultura organizacional.

Recomendación: Lo importante de la etapa de control es que se analicen los

resultados y que se dé un seguimiento para corregir las desviaciones del
desempeño. Asimismo debe existir una retroalimentación, es decir, que los
empleados al finalizar cada auditoria tengan conocimiento de cuáles fueron
las fallas detectadas, para así mismos, que ellos también puedan realizar las
mejoras.

 HERRAMIENTAS

Status: No se utilizan herramientas de ningún tipo ni gráficas, diagramas de

flujo, gráficas de control, diagramas de dispersión. Se basan únicamente en
el buzón de quejas y sugerencias de los clientes.

Recomendación: Una problemática que existe en cuanto al control, es la

falta de sistemas para optimizarlo tales como el uso de software o personal
especializado en dicho rubro. Asimismo no se utilizan en gran cantidad los
 documentos referentes al control, únicamente los presupuestales. Podría ser
de gran utilidad que se difundan las herramientas de control utilizadas ya
que el personal no tiene conocimiento del tema y no existe una cultura de
control la organización.

IX. SERVICIO AL CLIENTE

 CAPACIDAD DE RESPUESTA

Status: Es de vital importancia cumplir con las expectativas de los clientes

para la empresa, pues éstos son la base del funcionamiento, por lo que se
tiene una buena capacidad de respuesta para lograr que se encuentren
satisfechos con los servicios recibidos.

Recomendación: Mantener la atención a todos los comentarios y

sugerencias que se realicen para mejorar el servicio.

 CAPACITACIÓN

Status: Con respecto a la capacitación del personal, la dirección lo considera

como fundamental para todos los empleados debido al tipo de servicios que
se maneja en la empresa, considerando que todo el personal debe estar
actualizado constantemente en cuanto a la realización de sus funciones, sean
o no de índole comercial o administrativa.

Recomendación: Se debe priorizar la capacitación de todos los empleados

para que siga teniendo la imagen que tiene actualmente ante los clientes, y
que la atención sea de primera calidad.

 MEJORAS, QUEJAS Y SEGUIMIENTO

Status: Existe un buzón de quejas y sugerencias de los cuales se realiza un

seguimiento minucioso de cada una, con la finalidad de mantener un servicio
al cliente óptimo.

Recomendación: Tomar como base la opinión de los clientes para realizar

mejoras en el servicio y de esta manera incrementar la cartera de éstos y
mantener los que ya se encuentran satisfechos con los servicios brindados.
X. INFORME

Etapas del
Factores
proceso
a Conclusiones Recomendaciones
administrativ
revisar
o

Planeación Misión La empresa cuenta con una Mantener la

misión y visión establecida comunicación y seguir
por la Gerencia claramente informando a los nuevos
definida y difundida en toda la integrantes de la misión
Visión organización y visión de la
organización.
Objetivos La mitad de todos los Hacer una revisión de
objetivos establecidos se han los objetivos faltantes e
cumplido identificar las causas
por la que no se han
llevado cabo. Establecer
un plan de acción para
que se cumplan los
objetivos
que faltan.
Procesos Hay muy pocos procesos de Implementar más
control para poder cubrir procesos de control para
todas las normas de calidad de cubrir con todas las
todos los procesos normas de calidad
Políticas El 70% de las políticas se han Capacitar a todos los
aplicado dando un déficit del empleados para que
30% cumplan con todas las
políticas.
Estrategias Habiendo un total de 11 Modificar las estrategias
y Tácticas estrategias establecidas por la y crear un plan de
Gerencia solo 4 se han acción para que facilite
cumplido su cumplimiento.

Organización Estructura La empresa tiene muy bien Mantener bien

organizaciona establecidas todas las líneas estructurada la línea de
l de autoridad y autoridad para que en el
momento de crecer se
mantenga esa
estructura.
Cultura Cuenta con una cultura Mantener el desarrollo
organizaciona organizacional optima lo que organizacional por
l favorece a todos los medio de un equipo
empleados, mejorando el integrado para difundir
ambiente y la participación de esta cultura y valores
los mismos para que la siempre teniendo una
organización cuente con una mejora continua.
mejora continua.
Dirección Liderazgo En la organización se Integrar más al equipo
percibe un liderazgo de la organización y
democrático ya que el tomando en cuenta sus
Director permite la opiniones para la toma
participación de los de decisiones.
empleados, y ellos siempre
respetando las decisiones
del mismo.
Comunicación La comunicación es muy Continuar con los
clara ya que al ser una canales de
empresa mediana no hay comunicación
fallas en los canales de establecidos.
comunicación.
Motivación El personal de confianza es Proporcionar más
el que más incentivos recibe, incentivos a todos los
siendo solo el 36% de los miembros de la
empleados. organización para que
trabajen más
productivamente.
Control Áreas de Solo en 2 áreas de la Extender los controles
aplicación organización se encontraron subjetivos a todas las
controles, y al ser 5 las áreas áreas de la
se concluye que hacen falta organización.
establecer en todas las
áreas.
Herramientas Hay controles Integrar al
presupuestales pero todos administrador para que
van dirigidos al Gerente. los controles
presupuestales pasen
por un filtro

Calidad Existen controles preventivos Certificarse con las

y de retroalimentación para normas ISO 9000
mantener una mejora
continua.
XI. SEGUIMIENTO

 OBJETIVO GENERAL

 Una vez concluida la auditoria administrativa se pretende definir las

propuestas pertinentes a seguir para dar un adecuado seguimiento, así
como las recomendaciones dadas por la investigación que realizó el
equipo auditor.

 La implementación se comprobará en todas las áreas en las que la

institución acepte que se lleven a cabo las mejoras propuestas por el
equipo auditor.

 El equipo auditor se compromete a apoyar en todo lo posible al área

para implementar las mejoras

 Los resultados obtenidos con la implementación del o los proyectos

implementados serán evaluados al término de un semestre.

 Una vez evaluado el resultado del proyecto, se procederá a adecuarlo

conforme a las necesidades del área para implementar las mejoras
como tales.

 Se elaborará un nuevo plan de trabajo para seguir mejorando y

actualizando las recomendaciones implementadas dentro del área.

 El equipo auditor se compromete a entregar los informes que se

consideren convenientes de las actividades y evaluaciones realizadas.