FORMATO

PERFIL DEL CARGO

VERSIÓN: 2
Fecha: 02/05/2019
 PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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Formato Perfil del Cargo

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Identificación del Cargo

Cargo Director Técnico de Almacén
Cargo del Jefe Inmediato Director General
Proceso al cual pertenece el cargo Gestión de Almacén y Despachos

Objetivo del Cargo (describir el propósito del cargo de una manera concreta)
Lograr una mayor calidad en el servicio, coordinando las actividades de recepción técnica
de mercancía, almacenamiento, empaque, transporte y entrega de los productos, de
acuerdo con la normatividad, planes y políticas estipulados para el área de almacén y
despachos, de manera oportuna, correcta y eficaz.

Indicar el cargo de la persona que lo reemplaza en ausencia ocasional

- Asistente técnico

Indicar el personal a su cargo

- Asistente técnico, Auxiliares de almacén, Auxiliar de despachos y Auxiliares de apoyo
logístico.

1. FUNCIONES

Funciones
1. Velar por que el personal de su área cumpla con las funciones, procedimientos,
directrices establecidas por la compañía.
2. Velar por el cumplimiento de los procedimientos de RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO,
SEPARACIÓN, EMPAQUE Y DESPACHO, SEGUIMIENTO A FECHAS DE VENCIMIENTO, Y
TOMA FISICA DE INVENTARIO, según políticas y normatividad vigente.
3. Realizar el ingreso en el software de cada medicamento y dispositivo médico que
adquiera la compañía.
4. Ingresar al sistema las bonificaciones realizadas por proveedores de acuerdo con la
información entregada por el Asistente Técnico.
5. Realizar en el sistema el traslado de mercancía entre las diferentes bodegas (de Bodega
Principal a Bodega de Dispensación o a cuarentena y viceversa etc.).
6. Realizar en el sistema las devoluciones de clientes aprobadas por el Coordinador de
ventas, con abono a facturas o a remisiones.
7. Almacenar, vigilar y entregar los Medicamentos de Control Especial de acuerdo con la
normatividad vigente y registrar su movimiento en el Libro Oficial de Medicamentos de
control especial.
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Funciones
8. Llevar archivo de las Resoluciones de manejo de medicamentos de Control Especial de
cada uno de los clientes autorizados.
9. Presentar el informe mensual de Productos de Control especial ante el Instituto
Departamental de Salud de Nariño IDSN, anexando los soportes de entrada y salida de
los medicamentos.
10. Evaluar en acompañamiento del Director General el desempeño del personal a su
cargo.
11. Elaborar junto con el Asistente Técnico y sus colaboradores los indicadores de
desempeño del área de Almacén y despachos.
12. Desarrollar la gestión necesaria para alcanzar los indicadores, objetivos y metas trazadas
dentro del proceso de almacenamiento y distribución que contribuyen a los objetivos
globales de la Compañía.
13. Evaluar el cumplimiento de los indicadores de su área e informar a la Gerencia su
resultado según programación establecida.
14. Atender contingencias de entrega de Medicamentos y Dispositivos médicos cuando se
requiera, en los horarios establecidos, con el acompañamiento de apoyo logístico.
15. Coordinar la ejecución y contribuir con la organización y aseo del Área de Almacén
según instructivo LIMPIEZA DE ALMACÉN.
16. Supervisar la realización diaria de inventarios físicos aleatorios y constatar en el software
establecido por la compañía su conformidad.
17. Coordinar y apoyar la realización de los inventarios de medicamentos y dispositivos
médicos programados en la compañía (Bodega Principal, Dispensario, cuarentena) y
responder solidariamente por las diferencias injustificadas del resultado de los mismos.
18. Revisar e informar las inconsistencias resultantes de los inventarios aleatorios y del
inventario anual a la Dirección General para su respectivo ajuste.
19. Presentar informe a la Dirección General respecto al análisis de las diferencias de
inventarios aleatorios y semestrales y proponer plan de mejora.
20. Realizar en el sistema las entradas y salidas de bodega, por modificación en lotes,
fechas de vencimiento, cambio de presentación de los productos previo reporte al
Director General.
21. Controlar el consecutivo de los documentos de entradas y salidas de bodega por
correcciones en el inventario.
22. Realizar informe trimestral de novedades del área y presentarlo a la Dirección General.
23. Verificar la entrega de las devoluciones de compra a los proveedores aprobadas por el
jefe de compras.
24. Controlar, verificar e informar el estado de los productos de baja rotación y con fecha
de vencimiento corta.
25. Atender y resolver las inquietudes presentadas por los clientes relacionados con la
logística de despacho y entrega.
26. Llevar, organizar y realizar los reembolsos referentes al manejo de caja menor.
27. Auditar las cuentas de cobro entregadas mensualmente por los transportadores.
28. Coordinar la entrega de productos vencidos o averiados a las instituciones autorizadas
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Funciones
para disposición final.
29. Presentar de manera semestral el reporte de residuos biológicos al Instituto
Departamental de Salud IDSN.
30. Realizar seguimiento de los mantenimientos solicitados o programados para los equipos
del área.
31. Presentación trimestral del informe de precios de medicamentos SISMED ante el
Ministerio de la Protección Social.
32. Administrar los documentos correspondientes al archivo a su cargo teniendo en cuenta
las normas archivísticas y los lineamientos establecidos por la compañía.
33. Llevar a cabo el diligenciamiento del ACTA ENTREGA DE CARGO, en caso de retiro,
vacaciones, licencias, cambio de zona o de cargo.
34. Ser soporte para Administración en los diferentes procesos organizacionales.
35. Acatar y velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos del Sistema de
Gestión de Calidad.
36. Cumplir con el reglamento interno de trabajo, normas, procesos, manuales, instructivos,
circulares y recomendaciones que sean impartidos por la Compañía.
37. Las demás funciones que le asigne la administración y que sean necesarias para el
cumplimiento de los objetivos de la Compañía.

2. RESPONSABILIDAD

Responsabilidades
1. Actualizar de manera permanente sus conocimientos en normatividad sobre medidas
que regulan a nuestra compañía.
2. Asegurar el cumplimiento de normas, procedimientos y obligaciones del personal de
Almacén y despachos, definidos en el proceso de almacenamiento y distribución de
medicamentos y dispositivos médicos.
3. Desempeñar las funciones propias del perfil del Regente de Farmacia, tanto interna
como externamente ante las entidades de control.
4. Mantener en el desempeño de su cargo excelentes relaciones humanas, capacidad de
coordinar el trabajo en equipo, receptividad al cambio, mejoramiento continuo,
calidad en la gestión, orientación y servicio integral al cliente.
5. Participar activamente en los programas de inducción, reinducción, entrenamiento,
capacitación y mejoramiento de la cultura organizacional.
6. Participar en los Comités internos en donde esté reglamentada su participación.
7. Cumplir con todos los requerimientos derivados en la implementación del Sistema de
Gestión de Calidad establecidos para cada uno de los procesos en los cuales participa.
8. Resguardo del inventario de mercancías, equipo de cómputo y mobiliario de oficina.
Como Jefe de Área:
9. Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración
de riesgos.
10. Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
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Responsabilidades
11. Promover la comprensión y aplicación práctica de la política en los trabajadores,
contratistas y partes interesadas.
12. Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento.
13. Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.
14. Participar en las inspecciones de seguridad.
Como trabajador:
15. Procurar el cuidado integral de su salud.
16. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
17. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Calidad de la
compañía.
18. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos
latentes en su sitio de trabajo.
19. Participar en las actividades de capacitación del Sistema de Gestión de Calidad
establecidas en el plan de capacitación.
20. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de
Calidad.

3. NIVEL DE AUTORIDAD

El nivel de autoridad está definido por las directrices impartidas por la Gerencia y por
los lineamientos establecidos en los procedimientos; no obstante, es importante
precisar algunas situaciones relacionadas a su cargo.

NIVEL DESCRIPCIÓN
- Inventario de mercancía
- Manejo de caja menor para pago de fletes contra entrega,
Manejo de recursos
transporte urbano por entrega de productos en la ciudad y
otros gastos menores de Almacén.
- Delegar responsabilidades en caso de ausencias de
personal del área.
- Tramitar permisos del personal de su área
Administración de personal - Las decisiones que se toman se basan en políticas
específicas, en procedimientos definidos para lograr
objetivos específicos, mejorar métodos o establecer
técnicas y estándares, a nivel de departamento.
- La información No pública acerca de COMERCIALIZADORA
FUERTES/MEJIA debe mantenerse protegida contra el
Administración de acceso no autorizado.
información de la empresa - Los empleados no podrán revelar ni utilizar información No
pública acerca de COMERCIALIZADORA FUERTES/MEJIA
para el lucro personal.
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4. COMPETENCIAS DEL CARGO

• EDUCACIÓN

Marque con una X el nivel de educación formal necesario para el cargo e indique el
titulo requerido.

EDUCACIÓN X TITULO O AÑOS

No requiere educación formal
Primaria
Bachiller
Técnica
Titulo Tecnológico en Regencia de
Tecnológica X
Farmacia. Inscripción en el RETHUS.
Superior o universitaria
Postgrado
Maestría o magíster
Doctorado

5. FORMACIÓN Y ENTRENAMIENTO:

FORMACIÓN / ENTRENAMIENTO
- Manejo de herramientas informáticas (Word, Excel)
Cursos y conocimientos - Conocimiento en Gestión de Calidad
específicos requeridos, - Formación en Administración y control de inventarios
indique cuales: - Formación en Apoyo logístico
- Formación en Servicio integral al cliente
- Aprendizaje autónomo de Funciones y Normatividad que
rige a la Institución Dos (2) meses.
Entrenamiento teórico - Entrenamiento teórico en procedimientos, formatos,
instructivos y demás documentos del sistema de gestión de
calidad aplicable al cargo.
Entrenamiento práctico - Seis (6) meses en el área de Almacén y despachos.

HABILIDADES:

Indique cuales de las actitudes y/o habilidades descritas a continuación son deseables
o esenciales para el desempeño del puesto y en qué grado.
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Característica No necesaria Deseable

Actitud verbal (relaciones interpersonales) X
Actitud social (relaciones interpersonales) X
Capacidad p/trabajar bajo presión X
Habilidad de negociación X
Capacidad de análisis X
Recursividad X
Iniciativa X
Liderazgo X
Concentración X
Dinamismo x
Agudeza Visual x
Trabajo en equipo X
Responsabilidad X
Orden y organización X

EXPERIENCIA

Marque con una X el nivel de experiencia requerida para el cargo y el área de

desempeño.

TIEMPO X ÁREA DE DESEMPEÑO

De cero a seis meses
De seis meses a un año

De uno a tres años x - Cargos relacionados.

Tres a cinco años
Cinco a diez años

Más de diez años

Nota aclaratoria: Dado el caso en que un aspirante al cargo no cumpla con alguno de los requisitos de
competencia requeridos, es responsabilidad del Subdirector de Salud, ingresar a la persona a la empresa,
siempre y cuando desarrolle un entrenamiento supervisado por el Jefe inmediato durante el periodo de
prueba exigido por la ley, finalizando el cual, el Jefe inmediato debe emitir un concepto evaluativo por
escrito en el que se aclare la aptitud del empleado para desempeñar el cargo.