Control de gestión y rendición de cuentas

Yasna Reygadas Flores

Control de gestión

Instituto IACC

05.11.2020
La empresa elegida es Ilustre Municipalidad de Illapel, en donde trabajo hace casi 5 años. Mis

funciones las realizo en el departamento de Finanzas y Secplan, encargada administrativa y

financiera de todos los proyectos municipales.

Decidí hacer la estructura formal en la municipalidad de Illapel, dado que ésta debe estar en

condiciones de atender y ejercer de manera eficaz y eficiente las tareas o funciones establecidas.

Que el diseño implementado contenga los canales de comunicación, líneas de mando y posición

dentro de la institución. Que sus estructuras, normas y reglas estén plasmadas en papeles con

representación de un organigrama de dominio público.

BASE LEGAL.

Ley N° 18.695, Orgánica, Constitucional de Municipalidades.

RECURSOS.

La Municipalidad de Illapel cuenta con diversos recursos para su funcionamiento:

- Recursos humanos. Cuenta con una dotación de aproximadamente 1.500 funcionarios

divididos en funcionarios de planta, contrata y honorarios

- Recursos económicos y financieros. Recursos propios, fondo común municipal e ingresos

propios permanentes. Recursos externos, recursos transferidos por proyectos o programas

impulsados por el gobierno regional.

- Recursos materiales. La municipalidad cuenta con terrenos propios, el edificio

consistorial, propiedades, vehículos, maquinarias, etc.

- Recursos tecnológicos. La municipalidad cuenta con aplicaciones de informática que

apoyan y ayudan a la gestión municipal.

- Recursos de información. La municipalidad cuenta con el sistema nacional de

información municipal. SINIM

ORGANIZACIÓN (concepto).

Proceso que tiene como finalidad identificar y agrupar de forma adecuada las actividades de la

Municipalidad, estableciendo autoridades, responsabilidades y un sistema óptimo de

comunicación entre los distintos sectores de la organización con el fin de lograr los objetivos

establecidos.

OBJETIVOS.

Misión, Visión y Valores de la institución.

Misión. Su objetivo es entregar servicios de calidad con el compromiso de caminar siempre

hacia las mejoras continuas para el bienestar y desarrollo de la comunidad de Illapel.

Visión. Ser un referente social en gestión, innovación con entrega de servicios integrales.

Valores. Respeto, compromiso, empatía, probidad, inclusión, transparencia.

ESTRUCTURA.

LA ESTRUCTURA FORMAL DE LA ORGANIZACIÓN.

La Ilustre Municipalidad de Illapel presenta una estructura formal, dado que se basa en la

divulgación del trabajo ejecutado en la institución, los diversos niveles dentro de la misma, la

autoridad y responsabilidad de los distintos niveles de jerarquía, que se representan gráficamente

mediante un organigrama que es de dominio público, vale decir, cualquier persona puede acceder

a él en la plataforma de la institución.

LA ESTRUCTURA INFORMAL DE LA ORGANIZACIÓN.

No existe una estructura en la organización definida de manera formal. Las comunicaciones,

relaciones, niveles de responsabilidad y autoridad existen sin ninguna formalización. Este tipo de

organización no se refleja en ningún documento escrito. Vale decir, las afinidades entre personas,

la amistad, ideas o políticas, son las que hacen la interacción posible.

Ejemplo de ello, además de mi relación de jerarquía con el Director de administración y

finanzas, también me relaciono con la encargada de transparencia municipal y el secretario

comunal de planificación. Si bien es cierto no existe una relación jerárquica formal, si

interactuamos en cuanto al trabajo dado que cooperamos en forma indirecta a nivel de la

institución, ya que en el ámbito laboral tenemos intereses en común.

Una de las ventajas de esta organización informal, permite mayor interacción y búsqueda de

soluciones a problemáticas que tal vez la formalidad no permite soluciones.

Una manera negativa que esta organización informal puede afectar a la institución edilicia son

los rumores. Ellos pueden causar daños muy perjudiciales al ambiente de la institución, ya que

una incorrecta información puede desatar un caos y lograr una posición defensiva de los

trabajadores hacia la municipalidad.

La estructura organizacional fue compuesta por las siguientes variables:

 Tamaño de la Institución. Número de trabajadores, los haberes o ingresos periódicos.

 Estrategia. Corresponde a los planes y acciones que se confeccionaron en la

planificación para la obtención de los objetivos.

 El entorno. Circunstancias o factores internos (trabajadores, clima laboral, políticas, etc.)

y factores externos (culturales, sociales, profesionales, etc.) que circundan a la institución

edilicia influyendo en su estado o desarrollo.

 La tecnología. Se aplican los conocimientos (ciencia) y habilidades (técnica) para crear

soluciones tecnológicas que permitan satisfacer necesidades o resolver problemas en este

caso en la municipalidad.
Después del análisis de las variables mencionadas precedentemente, se diseña la

estructura organizacional siguiendo los pasos que se nombran a continuación:

División del trabajo. Se relaciona a la especialización y división del trabajo. Se trazan

puestos de trabajo, con distintas funciones que tienen relación con el mismo tema.

Cuando se ha diseñado, se busca a la persona idónea o especializada para cumplir y

desarrollar las funciones del cargo.

Departamentalización. Se dividen las funciones y actividades en unidades específicas.

Según las necesidades estratégicas de la Municipalidad, se departamentaliza de la

siguiente manera:

- Departamentalización funcional.

Por ejemplo, el departamento en donde realizo mis funciones es el departamento de

Dirección de Administración y Finanzas. Este departamento se compone de áreas de

Dirección de Adquisiciones, activos fijos e inventarios, plaza de abastos, RRHH y

remuneraciones y Rentas Municipales. Todas éstas áreas específicas se relacionan entre

ellas abarcando el mismo tema que es Finanzas

DIRECION DE ADQUISICIONES

ACTIVOS FIJOS E INVENTARIOS

DEPARTAMENTO DE FINANZAS PLAZA DE ABASTOS

RRHH Y REMUNERACIONES

RENTAS MUNICIPALES

Cadena de mando. Acá se definen las responsabilidades para cada cargo del municipio,

vale decir, la definición de la autoridad que le confiere el cargo a las personas, qué
 personas tendrán a cargo, también definir a qué persona deben reportar los trabajadores.

En esta etapa se definen los cargos claves que tendrán los funcionarios, para procurar su

óptimo funcionamiento.

DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

ADQUISICIONES ACTIVOS FIJOS E INVENTARIOS RRHH Y REMUNERACIONES PLAZA DE ABASTOS RENTAS

DEBEN REPORTAR AL DIRECTOR DE

ADMINISTRACION Y FINANZAS

Canales de comunicación. La empresa dispone los canales de comunicación entre los

diversos departamentos o funcionarios existentes en la municipalidad. En esta instancia

se definirá cómo será la comunicación entre los pares, en caso de consultas, informes,

solicitudes, se deberá establecer la persona idónea a quien se deberá dirigir, ya sea por

medio oral o escrito. Cada funcionario, de acuerdo a cada situación, deberá interactuar

con otros departamentos municipales que no son en donde este labora.

Por ejemplo.

La dirección de adquisiciones debe interactuar con el departamento de Secplan

(presupuestos) para solicitar la disponibilidad presupuestaria para la compra de

maquinarias de aseo. Lo hace mediante un requerimiento de compra que se sube a una

plataforma denominada intranet. El departamento de Secplan debe revisar dicho

requerimiento y la cuenta presupuestaria para dar o no el visto bueno, mediante firma del

secretario comunal de planificación. La devolución del documento firmado o con

observaciones se hace de igual forma por la plataforma intranet.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

(DIRECCION DE ADQUISICIONES)

Asistente de Dirección de adquisiciones del

departamento de finanzas debe solicitar mediante
requerimiento de compra la disponibilidad
presupuestaria para la compra de máquinas de aseo al
departamento Secplan (presupuesto) mediante
plataforma intranet

DEPARTAMENTO SECPLAN

(PRESUPUESTO)

Una vez notificada la orden de compra vía intranet el

encargado de presupuesto debe revisar la
disponibilidad presupuestaria y devolver el
documento firmado u observado por el secretario
comunal de planificación
Rendición de cuentas. Se relaciona en forma estrecha con la cadena de mando y los

canales de comunicación. Hace referencia a qué funcionarios, directivos o cargos se

deberá reportar el trabajo. Se establece por medio de un orden jerárquico.

Para ejemplificar.

ALCALDE

REPORTAR TRABAJO A:

ADMINISTRADOR
REPORTAR TRABAJO A:

DIRECTOR

ADM. Y FINANZAS

Organigrama. Representa la estructura de la Municipalidad de Illapel. En él se pueden

distinguir los distintos departamentos municipales, a quien corresponde cada puesto de

trabajo o área, el orden de jerarquía y canales de comunicación.

El organigrama mixto es el que se utiliza en Ilustre Municipalidad de Illapel dado a sus

grandes divisiones en su base organizacional.

El control de gestión

Es un proceso integrado de planificación y control presente en todos los niveles de la institución

edilicia, que servirá como guía para la toma de decisiones de la organización, en base a las

estrategias que se generan para la obtención de objetivos trazados, siendo el medio de evaluación

y mejora permanente a corto, mediano y largo plazo.

El control de gestión debe estar presente en todo nivel de la institución edilicia, elaborando su

planificación y control en base a su estructura organizacional.

Para entender la relación entre una estructura organizacional y el control de gestión, este último,

en su proceso de planificación verá que la municipalidad presenta la siguiente estructura

organizacional

ALCALDE

ADMINISTRADOR MUNICIPAL

PRESUPUESTO FINANZAS ADQUISICIONES

Asistente 1 asistente 1 asistente 1

Asistente 2 asistente 2 asistente 2

En base a esta gráfica se confeccionan los siguientes objetivos:

Presupuesto. Mejorar la disponibilidad presupuestaria en cuanto a proyectos en un 20 % en un

lapso de tiempo de 5 meses.

Finanzas. Reducir los costos en ayudas sociales en un 10 % durante 6 meses.

Adquisiciones. Aumentar las licitaciones en un 15 % y reducir las administraciones directas en

un 20 % en un período de 1 año.

Cabe señalar que los grupos informales al interior de la municipalidad podrían dificultar el logro

de estos objetivos, dado que, se reflejan las siguientes conductas:

- Los asistentes de presupuesto se dedican gran parte de su tiempo laboral conversando

con sus pares sin concluir los objetivos trazados.

- El profesional de Finanzas, quien es el responsable, encargado de bajar las tasas de

ayudas sociales, pasa mucho tiempo en la oficina de la encargada de adquisiciones

tomando café.

- Los funcionarios de adquisiciones, no tienen iniciativa propia para buscar los

documentos para subir una licitación al portal.

El control de gestión de la Municipalidad deberá distinguir las dos estructuras antes de tomar

resoluciones, fijando objetivos para ambas, estableciendo estrategias y comprobando si la

comunicación está siendo eficiente.

El control de gestión, en la etapa de control, debe generar un proceso permanente de análisis,

dado que muchas veces se deben modificar la estructura organizacional en pro de una mayor

eficiencia y eficacia, ya sea en el logro de los objetivos planteados como la implementación de

estrategias que permitirán que las organizaciones informales sean provechosas para las

organizaciones.
 Bibliografía

IACC (2018). Control de Gestión y rendición de cuentas. Control de gestión

semana 2.