1.3 Texto Guía Normalización de La Documentación
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Normalización de la documentación
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Normalización de la documentación
Tabla de contenido
Introducción al módulo
Normalización de la Documentación
1.1. Introducción
1.2. Normalización de la Documentación
1.3. Material de estudio
1.4. Introducción
1.5. Temáticas en la Norma ISO 9000
1.6. Principios de calidad basados en la norma ISO
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Introducción
La implementación de los distintos sistemas de gestión al interior de las organizaciones está
dado a partir del seguimiento de normas técnicas internacionales. En el caso del sistema de
gestión documental no es distinto. La implementación de este sistema al interior de una
organización está dado a partir de diferentes normas técnicas dentro de las cuales podemos
encontrar algunas como la ISO 9001, GTC 185 e ISO 15489.
El desarrollo del módulo 2 busca que el estudioso identifique los requisitos de la ISO 9001,
que están orientados hacia la calidad total al interior de una organización. Adicionalmente,
se tiene como referencia la Guía Técnica Colombiana GTC 185, que está orientada hacia la
elaboración de documentos al interior de un sistema de gestión.
Con el desarrollo del contenido del módulo 2 se busca que el estudioso comprenda la
normatividad relacionada con la gestión documental y entienda su aplicabilidad dentro de las
organizaciones, resaltando el impacto positivo que puede tener la implementación de este
tipo de sistemas y la posible repercusión en términos de aumento de productividad, eficiencia
y reducción de costes.
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1.1. Introducción
Normalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o
potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos con el fin de obtener un
nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o
económico. Hace referencia a una actividad, a un hecho práctico, que luego se debe concretar
en un documento que se pone a disposición del público.
La normalización promueve la creación de un idioma técnico común a todas las
organizaciones y es una contribución importante para la libre circulación de los productos
industriales. Además, tanto el mercado local como global fomenta la competitividad
empresarial, principalmente en el ámbito de las nuevas tecnologías.
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con requisitos establecidos o especificados y para ser certificado por una entidad externa.
Esta confiabilidad en el producto finalmente repercutirá directamente en la satisfacción de
los consumidores de los bienes, o en los clientes a quienes se les preste el servicio (Méndez-
García, 2009).
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1.1. Introducción
Las organizaciones que adoptan una política de calidad total tienden a tomar como referentes
la familia de la norma ISO 9000, debido a que describen una serie de requisitos enfocados en
el aumento de la calidad y en la satisfacción de los usuarios finales de las organizaciones.
La familia de la norma ISO 9000 es aquella que diseñó la Organización Internacional de
Normalización con el objetivo de tratar de establecer los lineamientos para un sistema de
gestión que permita alcanzar la conformidad del producto, de acuerdo con los requisitos
establecidos o especificados, para finalmente ser certificados por una entidad externa.
La norma establece unos principios de calidad que le ayudarán a la organización a tener un
enfoque de calidad que permita satisfacer las necesidades de sus clientes y de igual forma
satisfacer los requerimientos de los interesados en el desarrollo de los proyectos
organizacionales. El resultado de implementar un sistema de gestión basado en las normas
ISO 9000 puede repercutir directamente en un aumento de productividad, reducción de costos
y, por ende, el mejoramiento de la posición competitiva de la organización dentro del
mercado en el cual se desenvuelve.
Responsabilidad de la dirección.
Gestión de recursos.
Realización del producto.
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Es importante aclarar las diferencias que existen entre el sistema de gestión de calidad y el
sistema de gestión documental. Por un lado, el sistema de gestión de calidad está regido por
la norma ISO 9001, y su enfoque es establecer un sistema que permita desarrollar una política
de calidad total al interior de las organizaciones. Por el otro lado, el sistema de gestión
documental está orientado en la centralización y automatización del manejo de los distintos
documentos al interior de cada empresa. De igual forma, este sistema está regido por la norma
técnica 15849.
En el ejercicio de implementación de un sistema de gestión, ya sea de calidad o documental,
debemos tener en cuenta algunos conceptos importantes:
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instalaciones y los factores físicos y humanos del entorno de trabajo que puedan
afectar a la calidad del producto.
Exclusiones permitidas: se ha incluido el concepto de exclusiones permitidas como
una vía para cubrir el amplio espectro de organizaciones y actividades. Cuando las
organizaciones deseen im•plantar sistemas de gestión de calidad de acuerdo con la
norma ISO 9001:2000, se permitirá excluir sólo aquellos requisitos específicos del
capítulo 7, “Realización del producto”, puesto que es en esta parte de la norma donde
se describen requisitos relacionados con la producción del producto o del servicio
según sea el tipo de actividad de la organización. Esta exclusión se hacía de forma
directa en la antigua versión, en tres normas ISO 9001, ISO 9002
Terminología: se han introducido cambios en la terminología para reflejar el
vocabulario utilizado por las organizaciones. El término organización sustituye al
término suministrador, que se utilizó previamente para referirse a la unidad a la cual
era de aplicación la norma internacional. El término proveedor se utiliza actualmente
en lugar del término subcontratista y el de producto por producto o servicio. También
se utiliza acción correctiva en lugar de acción correctora y el término implementar
por implantar.
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actuales y futuras de los mismos, establecer los mecanismos que permitan satisfacer los
requisitos y enfocar sus esfuerzos por sobrepasar sus expectativas (Méndez-García, 2009).
Para cumplir las expectativas que tienen los clientes se pueden crear los siguientes
mecanismos:
Aumentar los ingresos a partir de la obtención de una mejor cuota de mercado, a través de
la implementación de respuestas y estrategias flexibles y rápidas a las oportunidades que
ofrece repentinamente el mercado.
Enfocar esfuerzos en mejorar la fidelidad del cliente, lo cual permitirá que este siga
confiando en la organización y dé buenas referencias de los productos y/o servicios que
ofrece la misma. Esto también puede repercutir en nuevos clientes.
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1.3.2 Liderazgo
Los líderes se deben encargar de unificar la finalidad y la dirección de la organización.
Deben orientarse a crear y mantener un ambiente interno en el cual el personal pueda
llegar a involucrarse totalmente en la consecución de los objetivos. Para esto es muy
importante que la información pueda fluir de manera efectiva por toda la organización
(Méndez-García, 2009).
Esta actividad realizada de forma eficiente por parte de los líderes permitirá lograr que:
Para todo tipo de organización la aplicación del principio de liderazgo impulsará a las
siguientes acciones:
Considerar las necesidades y/o expectativas que tienen todas las partes interesadas. Estas
necesidades pueden surgir de clientes, propietarios, personal, suministradores, comunidad
local y la sociedad en general.
Impulsará el ejercicio de establecer una clara visión del futuro de la organización, teniendo
siempre como foco el cumplimiento de las necesidades de los actores interesados.
Impulsará al interior de la organización un espíritu retador. También se buscará establecer
objetivos y metas desafiantes.
Impulsará la creación y mantenimiento de valores compartidos y modelos éticos de
comportamiento en todos los niveles de la organización.
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La capacidad de gestión necesaria para reducir los costos de operación y acortar los ciclos
de tiempo de ejecución de los mismos.
Alcanzar mejores resultados en contraste con los alcanzados previamente. Estos
resultados serán consistentes y predecibles.
Enfoque a las oportunidades de mejora, permitirá que las mismas estén centradas y
priorizadas, de manera que la organización pueda implementarlas de forma óptima.
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Aportará la habilidad para enfocar los esfuerzos en los procesos principales, es decir, en
los procesos misionales de la compañía sin dejar de ejecutar los procesos de apoyo.
Permitirá proporcionar a las partes interesadas la confianza en la efectividad y eficacia de
la organización y el alcance de los propósitos propuestos.
Aplicar este principio de enfoque del sistema hacia la gestión al interior de las organizaciones
impulsará las siguientes acciones:
Alcanzar una mejor posición competitiva dentro del mercado e incrementar la ventaja
competitiva a través de la mejora de las capacidades organizativas.
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Alcanzar la flexibilidad para poder reaccionar rápidamente a las oportunidades que ofrece
el mercado o ante las posibles mutaciones que puedan afectar operacionalmente a la
organización.
Aplicar este principio de mejora continua al interior de las organizaciones impulsará las
siguientes acciones:
Decisiones informadas del estado actual de los procedimientos internos y del estado actual
de la organización.
Capacidad para poder demostrar la efectividad de decisiones tomadas anteriormente a
través del soporte en hechos reales.
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Aplicar este principio de enfoque objetivo hacia la toma de decisiones al interior de las
organizaciones impulsará las siguientes acciones:
Permitirá asegurar que los datos y la información resultante de los procesos de gestión sea
suficientemente precisos y fiables. Esto posteriormente a un debido análisis de los
mismos.
Permitirá que los datos sean accesibles, especialmente para aquellos que los requieran en
su ejercicio normal de gestión.
Permitirá tomar decisiones y ejecutar acciones teniendo como base el análisis de los
hechos, los resultados, y la experiencia obtenida en ejercicios anteriores.
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Referencias
Agudelo Tobón, L. F., & Bolívar, J. E. (2010). Gestión por procesos. Colombia: ICONTEC,
c2010.
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