UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

PROGRAMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR A DISTANCIA

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS – IX SEMESTRE
ASIGNATURA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TUTORIA No. 3

3 INSTRUMENTACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

3.1 Instrumentación de la auditoría administrativa

Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría etapa en la

cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más
viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se
empleará el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria
para mantener una coordinación efectiva.

3.1.2 Cédulas de trabajo

Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría.

Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas bloques y columnas que
facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis amén de que
abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.
Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, las pruebas para respaldar las
conclusiones pueden resultar muy costosas en relación con el beneficio que se espera de la
auditoría, por lo tanto se puede emplear el muestreo sin necesidad de investigar a todas las
áreas de la organización.

Existen tablas de muestreo que de acuerdo con las especificaciones y el volumen de la

información, establecen cuál es la mínima cantidad de información representativa del todo -
muestra- que es necesario recabar para dar validez a los resultados que se obtengan a partir
de ésta. No obstante, si en el curso de la revisión se advierten situaciones de las que se
pueda inferir la existencia, de irregularidades, las pruebas deberán ampliarse hasta
conseguir evidencia suficiente.

Medición. Evaluación de los hechos en función, Medición de los indicadores de proceso

administrativo y de los elementos que lo complementan.

Para consolidar la instrumentación es necesario que los hechos se puedan evaluar

relacionándolos con una medida la cual parte de los indicadores establecidos para el
proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y
atributos fundamentales asociados con uno y otro.

Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la
confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que
posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y
recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
La elección y el uso de las escalas de medición están vinculados con las normas y
directrices acordadas para aplicar la auditoría administrativa; aunque su variedad, alcance y
precisión dependen también de las acciones que de manera particular ejerza el auditor, por
lo que es necesario, que las integre de manera racional y congruente.

3.1.3 Escalas de medición

Escala de medición: es una caracterización de los objetos que se desea medir mediante una
variable cuantitativa y una cualitativa.

Escala Nominal:
La escala de medida nominal, puede considerarse la escala de nivel más bajo, y consiste en
la asignación, puramente arbitraria de números o símbolos a cada una de las diferentes
categorías en las cuales podemos dividir el carácter que observamos, sin que puedan
establecerse relaciones entre dichas categorías, a no ser el de que cada elemento pueda
pertenecer a una y solo una de estas categorías.

Se trata de agrupar objetos en clases, de modo que todos los que pertenezcan a la misma
sean equivalentes respecto del atributo o propiedad en estudio, después de lo cual se
asignan nombres a tales clases, y el hecho de que a veces, en lugar de denominaciones, se le
atribuyan números, puede ser una de las razones por las cuales se le conoce como “medidas
nominales”.

Escala Ordinal o de likert:

En caso de que puedan detectarse diversos grados de un atributo o propiedad de un objeto,
la medida ordinal es la indicada, puesto que entonces puede recurrirse a la propiedad de
“orden” de los números asignándolo a los objetos en estudio de modo que, si la cifra
asignada al objeto A es mayor que la de B, puede inferirse que A posee un mayor grado de
atributo que B.

La asignación de números a las distintas categorías no puede ser completamente arbitraria,

debe hacerse atendiendo al orden existente entre éstas.

Escalas de intervalos iguales:

La escala de intervalos iguales, está caracterizada por una unidad de medida común y
constante que asigna un número igual al número de unidades equivalentes a la de la
magnitud que pose. Esta escala, además de poseer las características de la escala ordinal,
encontramos que la asignación de los números a los elemento es tan precisa que podemos
determinar la magnitud de los intervalos (distancia) entre todos los elementos de la escala.
A el elemento observado.

Podemos decir que la escala de intervalos es la primera escala verdaderamente cuantitativa

y a los caracteres que posean esta escala de medida pueden calculársele todas las medidas
estadísticas a excepción del coeficiente de variación.
Escala de coeficientes o Razones:
El nivel de medida más elevado es el de cocientes o razones, y se diferencia de las escalas
de intervalos iguales únicamente por poseer un punto cero propio como origen; es decir que
el valor cero de esta escala significa ausencia de la magnitud que estamos midiendo. Si se
observa una carencia total de propiedad, se dispone de una unidad de medida para el efecto.

3.1.4 Supervisión de la auditoría

Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer
una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores delegando la autoridad
sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.
De esta manera, a medida que descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que
encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los
elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de
los objetives de la auditoría.
La supervisión en las diferentes fases de ejecución de la auditoría, comprende:
 Revisión del programa de trabajo
 Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
 Aclaración oportuna de dudas
 Control del tiempo invertido en función del estimado
 Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
 Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están
completos y cumplen con su propósito

Para llevar él cabo la supervisión en forma consistente y homogénea, es conveniente

observar los siguientes criterios:
 Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de investigación en
todo el equipo de auditores
 Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o
aclaración
 Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes
 Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se
apliquen las líneas de investigación definidas
 Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizados a los auditores e
instruirlos para mejorar su desempeño
 El examen consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la
naturaleza, las características y el origen de su comportamiento.

Asimismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple:

 Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisión del
auditor responsable
 Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisión y no
se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
 Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder riel equipo, para
garantizar el contenido de las conclusiones
 Llevar una bitácora en donde se describa el comportamiento de los auditores
 Preparar un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a lo largo de la
auditoría
 Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales
detectadas y el camino para instrumentarlas

3.1.5 Indicadores de desempeño

Qué son los Indicadores de Desempeño

Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o
una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del
proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo
de vida, para evaluar el desempeño y los resultados.
Los indicadores de gestión suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas
anuales o reducción de costos en manufactura.
Tipos de indicadores de desempeño

Existen diversas clasificaciones de los indicadores de desempeño:

Según los expertos en Contabilidad Gerencial, por ejemplo, los indicadores de desempeño
se clasifican en seis tipos: de ventaja competitiva, de desempeño financiero, de flexibilidad,
de utilización de recursos, de calidad de servicio y de innovación. Los dos primeros son de
“resultados”, y los otros cuatros tienen que ver con los “medios” para lograr esos
resultados.

Otros los clasifican en tres dimensiones: económicos (obtención de recursos), eficiencia

(producir los mejores resultados posibles con los recursos disponibles) y efectividad (el
nivel de logro de los requerimientos u objetivos).

Otro acercamiento al tema de los indicadores de gestión es el Balanced Scorecard, que

plantea la necesidad de hacer seguimiento, además de los tradicionales indicadores
financieros, de otros tres tipos: perspectiva del cliente, perspectiva de los procesos y
perspectiva de mejora continua.

Tradicionalmente, las empresas han medido su desempeño basándose exclusivamente en

indicadores financieros clásicos (aumento de ventas, disminución de costos, etc.). La
gerencia moderna, sin embargo, exige al gerente realizar un seguimiento mucho más
amplio, que incluya otras variables de interés para la organización.
Criterios para establecer indicadores de desempeño

Para que un indicador de gestión sea útil y efectivo, tiene que cumplir con una serie de
características, entre las que destacan: Relevante (que tenga que ver con los objetivos
estratégicos de la organización), Claramente Definido (que asegure su correcta recopilación
y justa comparación), Fácil de Comprender y Usar, Comparable (se pueda comparar sus
valores entre organizaciones, y en la misma organización a lo largo del tiempo), Verificable
y Costo-Efectivo (que no haya que incurrir en costos excesivos para obtenerlo).
3.1.6 Cuestionarios

Se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos

por series de preguntas escritas predefinidas secuenciadas y separadas por capítulos o
temática específica.

La calidad de la información que se obtenga, dependerá de su estructura y forma de

presentación.

En términos generales todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación

procurando que las preguntas sean claras y concisas con un orden lógico, redacción
comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas. Si el
caso lo amerita podrá incluirseun instructivo de llenado.

Tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, habilidades,

conocimientos y niveles de desempeño necesarios en un puesto especifico.
Características:
a) La recolección de datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de
análisis del puesto, que llena el ocupante o su superior.
b) La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva; la del
ocupante es activa.

Ventajas:
a) Los ocupantes del puesto y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta
o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión mas amplia de su
contenido y de sus características, además de que participan varias instancias
jerárquicas.
b) Este método es el más económico.
c) También es el que más personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a
todos los ocupantes de puestos y devuelto con relativa rapidez. Esto no ocurre en los
demás métodos.
d) Es ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades
de los ejecutivos.

Desventajas:
a) No se recomienda su aplicación en puestos de bajo nivel, en los cuales el ocupante
tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
b) Exige que se planee y se elabore con cuidado.
c) Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas
escritas.

3.2 Ejecución de la auditoría

El objetivo de esta etapa es obtener y analizar toda la información del proceso que se
audita, con la finalidad de obtener evidencia suficiente, competente y relevante, es decir,
contar con todos los elementos que le aseguren al auditor el establecimiento de
conclusiones fundadas en el informe acerca de las situaciones analizadas en terreno, que
entre otras incluyan: el nivel efectivo de exposición al riesgo; las causas que lo originan; los
efectos o impactos que se podrían ocasionar al materializarse un riesgo y, en base a estos
análisis, generar y fundamentar las recomendaciones que debería acoger la Administración.

En esta etapa se debería dar cumplimiento a las Normas que regulan la actividad de
ejecución del trabajo en auditoría, las que en general señalan que los auditores internos
deben:
 Obtener, identificar, analizar y registrar suficiente información de manera tal que les
permita cumplir con los objetivos del trabajo.
 Contar con suficiente información, la que tiene que ser de carácter confiable,
relevante y útil de manera que permita alcanzar los objetivos del trabajo.
 Basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en adecuados análisis y
evaluaciones.
 Registrar información relevante que les permita soportar las conclusiones y los
resultados del trabajo. Los registros que contienen dicha información deben ser
controlados y custodiados mediante políticas y procedimientos que regulen el acceso
y conocimiento por terceros a la organización.
 Supervisar adecuadamente la ejecución de la auditoría, para asegurar el desarrollo
profesional del personal, el logro de los objetivos y la calidad del trabajo.

3.2.1 Recopilación de la información

Esta tarea debe enfocarse al reglamento de todo tipo de hallazgo y evidencias que hacen
posible su examen objetivo: de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación
que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o.
en su caso, a suspenderla.
Asimismo es conveniente aplicar un criterio de discriminación teniendo siempre
presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación,
para mantener una línea de acción uniforme.

3.2.2 Realización del examen

El de los factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus elementos

componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de su
comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las
partes entre sí y con el todo, y de éstas con su contexto.
Propósito

Aplicar técnicas, análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las
circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.
Procedimiento

El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de

problemas, así uno de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
3.3 Organización de la información y evidencias

La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de

la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y
conclusiones que formula el auditor.

Por tal motivo al reunirla se debe prever el nivel de riesgo incertidumbre y conflicto que
puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad calidad y utilidad real que debe
tener; en consecuencia es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la
línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso
de ejecución vayan surgiendo.

La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:

Física. Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o
sucesos y se presenta a través de notas fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras
materiales.
Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas,
contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto
del trabajo.
Testimonial. Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación
de la auditoría.
Analítica. Comprende cálculos comparaciones, razonamientos y desagregación de la
información por áreas apartados o componentes.

Para que la evidencia sea útil y válida, debe cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente. Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
del auditor.
Competente. Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada.
Relevante. Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma
lógica y patente.
Pertinente. Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones de la auditoría.

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control

interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las siguientes situaciones:

 Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de registros incorrectos

operaciones no registradas, archivos incompletos y documentación inadecuada o
alterada
 Transacciones realizadas fuera del curso normal
 Limitaciones para acceder a los sistemas de información
 Registros incongruentes con las operaciones realizadas
 Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias

En todas las oportunidades el auditor deberá proceder con prudencia preservando su

integridad profesional y conservando los registros de su trabajo incluyendo los elementos
comprobatorios de las inconsistencias detectadas.

3.4 Análisis e interpretación de la información

Análisis de la información

La información pertinente, confiable y válida, obtenida de las diversas fuentes, incluyendo

la observación directa de la obra, proyecto, programa o servicio seleccionado, es sometida
al análisis del equipo, en función de los objetivos y metas de la auditoria social,
establecidos en el Plan Operacional. Se trata de un análisis orientado a confrontar si se
cumplió con lo estipulado en el contrato, con los procedimientos legales, si se soluciona el
problema, si se logran los objetivos, si se gastaron bien los recursos, si se produjo el efecto
deseado.

Para el análisis de información se sugiere tomar en cuenta aspectos relacionados con el

cumplimiento de los procedimientos contractuales (leyes, reglamentos, convenios) con
énfasis en:

a. Modalidades de contratación según montos.

b. Conformación y funcionamiento de los correspondientes comités.
c. Verificación de documentos de soporte necesarios: registro de contratistas, contratos,
actas, informes, etc.
d. El cumplimiento de especificaciones de los contratos, tales como montos, garantías,
plazos de ejecución, recepción y anticipos.
e. Especificaciones técnicas, proceso e información de fiscalización, cronograma de
trabajo, calidad de la obra, recepción e informe definitivo.
f. Otros puntos que el Comité considere pertinentes, según el objeto de la auditoria
social.

El resultado de este paso es la presentación de información consistente y confiable a partir

de la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos, así como la calidad de
la obra y cumplimiento del contrato.

3.5 Hallazgos de la auditoría

Objetivo.
Debe fundamentarse en la comparación entre el criterio y la condición.
Factual.
Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.
Relevante.
Materialidad y frecuencia que merezca su comunicación, que interpreten el sentimiento de
la percepción colectiva del equipo de trabajo.
Claro y Preciso.
Afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades.

Verificable.
Que resista las pruebas de verificación.
Útil.
Contribuyen a la eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos.
Son los hechos, casos, situaciones reales que el auditor encuentra durante el examen.
• Comparación entre el criterio y la condición.
• Los hallazgos deben incluir datos suficientes como para convencer que el asunto
merece atención.
• Los hallazgos deben tramitarse una vez sean encontradas las irregularidades.
• Si un hallazgo tiene como efecto el daño patrimonial se debe dar inicio a la
indagación preliminar.

Si no hay diferencia entre lo que es y lo que debe ser, constituye un hallazgo positivo.
(aspectos buenos, útiles, convenientes o destacables de la Organización)
 Un hallazgo negativo es cuando el auditor identifica la diferencia entre el criterio y la
condición. Los hallazgos negativos son hechos irregulares, inconvenientes, nocivos,
perjudiciales o dañinos en el funcionamiento de la Entidad.

Todo hallazgo es principalmente de carácter administrativo.

Revela una deficiencia de control interno y por lo tanto requiere de una acción correctiva
que impida que se sigan generando las causas que dan origen al hallazgo.
La evaluación de hallazgo puede conllevar a que este tenga alcance fiscal, disciplinario o
penal.
Clases de Hallazgos
 Administrativos.
 Fiscales.
 Disciplinarios.
 Penales.

Hallazgos Administrativos

Cuando la gestión fiscal de una entidad no se está desarrollando de acuerdo con los
principios generales de la función administrativa sin que ello implique o alcance a
configurar una responsabilidad fiscal, disciplinaria o penal.

Frente a los hallazgos meramente administrativos se puede amonestar o llamar la atención a

los servidores públicos que han actuado de forma contraria a los principios generales de la
función pública.

Implica que la administración adopte correctivos para optimizar su gestión. Estos se

determinan al confrontar una situación real o determinada con el deber ser establecido en la
normatividad.

El Hallazgo administrativo surge principalmente de las deficiencias del sistema de control

interno y de las debilidades en los procedimientos aplicados por el sujeto o punto de control
Hallazgos Fiscales

Se determina cuando los servidores públicos o particulares han realizado una gestión fiscal
contraria a los principios establecidos en la ley que produzcan un daño patrimonial al
Estado. Una vez se logra consenso en la mesa de trabajo sobre el hallazgo fiscal, debe ser
trasladado a la dependencia encargada del Proceso de Responsabilidad fiscal.

Hallazgos Disciplinarios

Se da cuando los servidores públicos y los particulares que ejerzan funciones públicas han
incurrido en alguna conducta que la legislación (L.200/95– 734de2002) tipifica como falta
disciplinaria. Frente al hallazgo disciplinario el auditor deberá dar traslado a la
Procuraduría General de la Nación que se encargará de determinar si existe responsabilidad
disciplinaria por parte de las personas que incurrieron en las conductas tipificadas como
faltas disciplinarias.

Hallazgos Penales.

Se generan cuando los servidores públicos y los particulares han incurrido en alguna
conducta que la legislación penal tipifica como hecho punible.

Frente al hallazgo penal el auditor deberá dar traslado a la Fiscalía General de la Nación
quien se encargará de determinar si existe responsabilidad penal por parte de quienes
realizaron los hechos punibles

BIBLIOGRAFÍA
FAJARDO, A.Y. 2017, https://prezi.com/lwrspslrmj9v/u3-instrumentacion-de-la-auditoria-
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DURAN, S. octubre 2014, https://prezi.com/cnurjp0hvs5j/proceso-en-la-ejecucion-de-la-
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Hernández Meléndrez Epifanía Ederlys. (2007, julio 18). La ejecución del proceso de
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auditoria/
http://cursos.aiu.edu/Auditor%C3%ADa%20Administrativa/PDF/Tema%204.pdf