DESCRIPCIONES

Información: conjunto de datos previamente tratados y debidamente ordenados, validos para una correcta toma de
decisiones.
Archivo: conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades
empresariales concretas.
Clasificar: significa disponer y agrupar siguiendo un determinado criterio
Ordenar: es colocar unos elementos siguiendo un modo o sistema previamente determinado
Palabra ordenatriz: si es un nombre de persona física, la ordenación se realizara a partir del primer apellido los
nombres y apellidos compuestos funcionan como si fueran uno y las preposiciones, artículos o prefijos no pueden
utilizarse como palabra ordenatriz.
Expediente: conjunto de documentos relacionados entre sí y que suelen contener la información de un asunto
concreto
Digitalizar: convertir un documento escrito en un archivo de imagen digital
Sistema de gestión de base de datos: programa informático capaz de obtener información de una base de datos
gestionando el acceso, consulta y eliminación de los datos alojados y organizados en ella.
Base de datos: es un tipo de archivo informático que contiene datos organizados en un conjunto de tablas o
ficheros, agrupados y organizados siguiendo una forma lógica.
Envío certificado: emisión de un certificado de que la entrega se ha realizado
Firewall: hardware o software diseñado para bloquear accesos no autorizados a un esquipo informático
EN EL SISTEMA INFORMATICO
Archivo: conjunto de datos almacenados en soporte informático, pudiendo ser aplicaciones, documentos,
imágenes…
Carpeta: espacio contenedor de distintos archivos o carpetas en formato electrónico que han sido ordenados y
clasificados siguiendo un criterio previamente determinados
1. EL ARCHIVO: FINALIDAD , FUNCIONES Y TIPOS DE ARCHIVO
Las decisiones empresariales afectan en:
 El incremento de la productividad
 Mejoras en el rendimiento
 Mas eficacia y eficiencia

1.1. Naturaleza y finalidad de la labor de archivo

Funciones:
 Conservar adecuadamente dicha documentación
 Cumplir con las obligaciones legales de conservarla durante un mínimo de tiempo desde su elaboración
La labor de archivar debe adaptarse a las características y requerimientos propios de información. Para generar
información de calidad es necesario:
 Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo
 Localizar cualquier documento de una forma fácil y rápida
 Establecer procedimientos que regulen cuando un documento debe archivarse y cuando debe destruirse
TIPOS DE ARCHIVOS EMPRESARIALES
 En función del soporte de archivo utilizado
o Soporte papel
o Soporte informático
 En función de la frecuencia de uso de los documentos
o Archivo activo, documentos que suelen ser utilizados con frecuencia
o Archivo semiactivo, de consulta reducida pero deben conservarse por razones legales
o Archivo inactivo, contiene documentos que rara vez se consultan
 En función de la localización física del archivo
o Gestión centralizada del archivo, guarda la documentación en un mismo lugar
o Gestión descentralizada, distintos espacios de archivo en cada departamento o sección
o Gestión mixta, archivos activos y semiactivos en los departamentos
REGLAS BASICAS PARA ARCHIVAR
 Deben ordenarse para que cualquier persona los pueda localizar
 Necesario registrar cualquier entrada o salida de un documento
 No acumular excesiva documentación pendiente de archivo
 Es necesario ser selectivos, diferenciando lo útil de lo poco relevante
 Asegurar antes de abrir un expediente que no ha sido abierto con anterioridad
 Recomendable utilizar señales visuales al clasificar documentación
 Importante eliminar periódicamente aquellos documentos que ya no son útiles
 Tener medidas de seguridad para evitar modificación, daño o destrucción de documentos
 Documentos con respuesta, adjuntar copia del documento al que respondemos
 Facilitar la visibilidad de cualquier documento en una posterior búsqueda

2. SISTEMAS DE CLASIFICACION DE DOCUMENTACION. REQUISITOS:

 Debe ser fácil de entender  Debe ser resolutivo

 Debe ser sencillo de aplicar  Debe posibilitar futuras ampliaciones
CRITERIOS DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS MÁS UTILIZADOS
 Sistema alfabético, ordena los documentos que se van a archivar de acuerdo con el orden establecido por el
alfabeto
 Sistema numérico, permite ordenar la documentación del archivo a partir de un numero natural
determinado, siguiendo un orden ascendente o descendente
 Sistema cronológico, destaca como referencia del documento una determinada fecha y lo ordena y archiva a
partir de ella
 Sistema geográfico, criterio de ordenación una localización física concreta referente en el documento
 Sistema temático
 Sistema mixto: sistema alfanumérico, consiste en combinar el sistema de clasificación alfabético y el
sistema numérico

3. RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN

3.1. Recepción y archivo en soporte papel

 Confirmar que el documento a archivar no va a ser requerido en ese momento por ningún empleado o
departamento
 Determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo
 Realizar copias de seguridad. Fotocopias o digitalizaciones de los documentos originales
 Referenciar los documentos que por su contenido deban estar guardados en más de un archivo
 Prearchivar la documentación susceptible de archivo
 Se procederá al archivo definitivo de los documentos
 3.2. Materiales de archivo en soporte papel
 Carpetas simples  Carpetas colgantes
 Carpetas clasificadoras  Armarios de carpetas suspendidas
 Archivadores A-Z  Estanterías
 Cajas de archivo  Armario de seguridad
3.3. Archivo en soporte informático
3.4. Equipamiento informático para el archivo
Herramientas de hardware:
 Disco duro interno del equipo informático  Memoria USB y tarjetas de memoria
 Disco duro extraíble  Almacenamiento en la “nube”
 CD, CD-RW, DVD y BlueRay Disk
Elementos para realizar conversión de documentos:
 Escáner
 Impresoras
 Equipos multifunción
4. CONSULTA Y CONSERVA DE LA DOCUMENTACIÓN
4.1. Conservación y uso de documentos escritos. NORMAS BÁSICAS:
 Dejar constancia en un registro auxiliar de la entrada o salida de un documento previamente archivado
 Cuando se vaya a utilizar un documento ya archivado es recomendable dar salida del archivo al expediente
completo donde este contenido
 Una vez utilizado un documento, se recomienda devolverlo lo antes posible al archivo

Reducir, el uso de material de archivo. Imprimir por ambas caras

Principio de las 3R Reutilizar, al máximo todos los materiales posibles
Reciclar, colocar papeleras de reciclaje

4.2. Gestión de datos en soporte informático

Ventajas digitales frente al papel
 Los sistemas informáticos poseen motores de búsqueda muy poderosos, facilitan la obtención y localización
de información de una forma más rápida
 El archivo informático no ocupa tanto espacio físico, supone un ahorro en costes y espacio
 El archivo en formato papel obliga a estar presente, físicamente donde este se sitúe para consultar cualquier
información
4.3. Purga y destrucción de documentos
Destrucción de documentos con cierta frecuencia Entrada
5. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL TIPOS Salida
 Correspondencia de entrada. Comunicaciones interiores
o Recibirla, clasificarla, registrarla y distribuirla
 Correspondencia de salida:
o Recoger, clasificar, registrar y enviar en los plazos y formas establecidos
 Comunicaciones interiores
o Tienen que ser distribuidas entre los diferentes servicios, departamentos o personas
Servicio de correspondencia y paquetería
 Correos, servicio postal universal de España. Distribuye documentos escritos y otros paquetes de tamaño
pequeño por todo el mundo
 Compañías privadas, de mensajería y paquetería tanto en envíos nacionales como internacionales, suelen
adaptar sus horarios de recogida y entrega a las necesidades del cliente
6. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION: LEY PROTECCION DE DATOS
6.1. Medidas para la protección de la información
Documentos escritos que contengas datos NO sensibles
 Crear un procedimiento claro y sencillo  Establecer mecanismos que impidan divulgación frente
a terceros
 Elaborar un plan de actuación
 Nombrar a un responsable de seguridad  Exigir secretos y confidencialidad a los trabajadores
Datos soporte electrónico
 Realizar copias de seguridad periódicas  Instalar software (antivirus) y un firewall
 Establecer accesos restringidos a los equipos  Usar programas de cifrado y encriptación
informáticos en el correo electrónico
 En determinados archivos permitir solo lectura
6.2. Aplicación de la Ley de Protección de Datos. Aspectos a cumplir:

 Deberá notificar a la Agencia Española de Protección datos los ficheros que posee
 Redactar un documento de seguridad con las políticas, normas y procedimientos aplicables
 Firmar contratos de encargo de tratamientos de datos con las empresas
 Informar a los titulares de los datos que está cumpliendo con la normativa relativa a la protección de datos