Introducción A La Gestión de Proyectos PMI
Introducción A La Gestión de Proyectos PMI
Introducción A La Gestión de Proyectos PMI
2-Qué es un Proyecto
¿Pero qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único.
Que los proyectos sean un esfuerzo temporal no significa que tengan que durar
poco, eso dependerá del tipo de proyecto.
Un proyecto puede ser una fase de otro proyecto mayor. Por ejemplo el diseño
de la fábrica de tornillos es un proyecto en sí mismo pero puede ser una fase
del proyecto de crear la nueva fábrica. Otras fases pueden ser el estudio de
viabilidad, la construcción de la fábrica y la puesta en marcha. Todas ellas tienen
un inicio y un final definidos.
Para gestionar un proyecto con éxito tenemos que añadir dos grupos de
procesos más que son los que van a marcar la diferencia entre gestionar un
proyecto con constantes problemas en los que nos sentimos como bomberos
apagando fuegos, y gestionar un proyecto de manera profesional con garantías
de éxito.
Una vez ejecutando tenemos que comparar nuestro progreso con lo planificado
y si nos hemos desviado debemos realizar cambios. Estos procesos los
agruparemos en lo que llamaremos SEGUIMIENTO Y CONTROL.
Por tanto en todos los proyectos tenemos que realizar tareas o procesos que
agruparemos en:
En PMI los llamamos Grupos de Procesos ya que cada uno tiene una serie de
procesos que deberemos tener en cuenta en cada proyecto.
Los procesos no son más que unas tareas o trabajos para gestionar y dirigir los
proyectos.
4-.Inicio
Como todo proyecto tienen un inicio existen unas tareas o procesos de gestión
que realizaremos las primeras. Son aquellas que realizamos para definir el nuevo
proyecto y con el que obtenemos la autorización formal para comenzar.
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5.- Planificación
El grupo de procesos de Planificación está compuesto por aquellos procesos
realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los
objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos
objetivos.
6.- Ejecución
El grupo de procesos de Ejecución está compuesto por aquellos procesos
realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del
proyecto, que redactamos en los procesos de planificación, a fin de cumplir con
las especificaciones del mismo. Este grupo de procesos implica coordinar
personas y recursos, gestionar las expectativas de los interesados, así como
integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan para la dirección
del proyecto.
Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizará en la realización de los
procesos de este grupo.
Se debe ejecutar lo que se planificó y solo eso para evitar desviaciones. Las
modificaciones posteriores deberán estar previamente estudiadas y validadas.
Esto se realiza en el grupo de procesos que veremos a continuación, el de
seguimiento y control. Estos dos, Ejecución y Seguimiento y Control se realizan
simultáneamente ya que durante la ejecución del proyecto, en función de los
resultados obtenidos, se puede requerir una actualización de la planificación y
una revisión de sus metas. Esto puede incluir cambios en la duración prevista de
las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los recursos, así
como responder a riesgos no previstos.
8.- Cierre
Todo proyecto tiene un inicio y un final. Los procesos de cierre son aquellos realizados
para finalizar todas las actividades para completar formalmente el proyecto.
Es en éste momento cuando entregamos el bien o servicio producido al cliente, ya sea
interno o externo. Esta entrega la formalizaremos dejando recogida la aceptación del
cliente.
Pero no solo hay que entregar el bien o servicio producido, antes realizaremos tareas de
cierre importantes como:
Cerrar los contratos que hayamos realizado con terceros para producir ese bien o
servicio.
Documentaremos lo que hayamos aprendido durante el proyecto en las
Lecciones Aprendidas para que nos sirva para futuros proyectos.
Archivaremos todos los documentos relevantes del proyecto para poder usarlos
en el futuro como datos históricos.
Evaluaremos a los miembros del equipo y liberamos los recursos del proyecto.
El cierre se puede dar tanto porque hemos finalizado el bien o servicio que queríamos
realizar o porque el proyecto se cancela.
10.- Procesos
Si agrupamos todos los procesos de la gestión de proyectos en una tabla según
pertenezcan a los cinco grupos de procesos y a las diez áreas de conocimiento
obtenemos la siguiente matriz.
Vamos a ir explicando en los siguientes capítulos que es lo que debemos hacer
en cada casilla de esta matriz viendo cómo evolucionan cada grupo de
conocimientos por las distintas etapas.
También adjuntamos la tabla con los procesos según la norma ISO 21500 que
como podrás comprobar es muy parecida.
procesos ISO 21500
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El enunciado del trabajo del proyecto que será una descripción narrativa
de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto.
El caso de negocio. Documento que determina la viabilidad del proyecto
en términos de inversión.
Acuerdos si los hubiera.
Factores Ambientales de la Empresa (FAEs) que pueden influir en el
proyecto. Como pueden ser; los estándares gubernamentales, estándares
de la industria o reglamentos aplicables, la cultura y estructura de la
organización, y las condiciones del mercado.
Activos de los Procesos de la Organización (APOs) que pueden influir en
el proyecto. Como pueden ser; los procesos estándar de la organización,
políticas y definiciones de procesos, plantillas de documentos,
información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.
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El enunciado del trabajo del proyecto que será una descripción narrativa
de los productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto.
El caso de negocio. Documento que determina la viabilidad del proyecto
en términos de inversión.
Acuerdos si los hubiera.
Factores Ambientales de la Empresa (FAEs) que pueden influir en el
proyecto. Como pueden ser; los estándares gubernamentales, estándares
de la industria o reglamentos aplicables, la cultura y estructura de la
organización, y las condiciones del mercado.
Activos de los Procesos de la Organización (APOs) que pueden influir en
el proyecto. Como pueden ser; los procesos estándar de la organización,
políticas y definiciones de procesos, plantillas de documentos,
información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.
El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se
monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la dirección del proyecto
es variable en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto.
Se realizará mediante iteraciones ya que las salidas de muchos de los otros procesos de
Planificación se integrarán en este plan. Además los cambios realizados sobre estos
documentos pueden requerir actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.
Este plan se actualizará progresivamente una vez en ejecución gracias a los procesos
que realizaremos en Seguimiento y Control.
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Activar sonido
De este proceso obtendremos los diferentes entregables, que son las partes del
producto o servicio que estamos produciendo. Los entregables son en general
componentes tangibles que se generan para cumplir con los objetivos del
proyecto.
14.- Integración
A la vez que ejecutamos hacemos un seguimiento y control a los trabajos para
poder detectar las desviaciones a lo planificado.
Una vez recopilados los requisitos hay que Definir el Alcance donde desarrollamos una
descripción detallada del proyecto y del producto. Se describe cuáles de los requisitos
recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar
desviaciones con respecto al plan y establecer acciones correctivas y preventivas
para minimizar el riesgo.
Planificar la Gestión del Coste. Es el proceso que establece las políticas, los
procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar,
ejecutar el gasto y controlar los costes del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar
desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y
minimizar el riesgo.
Se persigue minimizar las desviaciones y proporcionar resultados que cumplan con los
requisitos especificados. Este enfoque reconoce la importancia de:
Dado que la calidad tiene dos vertientes, la calidad de los entregables y la calidad de la
gestión, al planificar la calidad obtendremos dos planes, el plan de gestión de calidad
enfocado a los entregables y el plan de mejoras del proceso enfocado a la propia gestión
del proyecto.
También cubre la mejora continua del proceso, que es un medio iterativo de mejorar la
calidad de todos los procesos. La mejora continua de procesos reduce las pérdidas y
elimina las actividades que no agregan valor.
Existen múltiples herramientas para realizar la gestión de la calidad, enumeraremos las
7 básicas:
Calidad
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar la Calidad donde
verificamos que cada entregable cumpla con las especificaciones y si no se cumple
identificamos las causas para poder realizar acciones correctivas.
Una vez realizado el control de calidad a un entregable éste estará listo para su
aprobación por el cliente con el proceso que ya hemos visto de validar el alcance.
Humanos
La gestión de los Recursos Humanos incluye los procesos que organizan, gestionan y
conducen al equipo del proyecto.
El equipo del proyecto son todas las personas que intervienen directamente en el
proyecto.
El equipo de dirección de proyecto es un subgrupo del anterior y es responsable de las
actividades de dirección y liderazgo, es el equipo de apoyo al Director del Proyecto.
Una de las tareas del director de proyecto es la de crear relaciones de trabajo entre los
miembros del equipo de proyecto. Incluye la interacción formal e informal con otras
personas de la organización o entorno profesional. La creación de relaciones puede ser
una técnica útil en el inicio de un proyecto.
Humanos
Durante la etapa de ejecución tendremos tres procesos de gestión de los
recursos humanos.
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Comunicaciones
En Ejecución tendremos que Gestionar las Comunicaciones. Es el proceso de
crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición final de
la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las
comunicaciones.
29.- Comunicaciones
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las
Comunicaciones. Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a
lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las
necesidades de información de los interesados.
Como todo proceso de Seguimiento y Control este proceso puede dar como
resultado modificaciones a los planes contenidos en el Plan de Dirección del
Proyecto. Por ejemplo algunos elementos concretos de comunicación, tales
como incidentes o indicadores calve del rendimiento, pueden desencadenar una
revisión inmediata, mientras que otros no lo harán.
30.- Comunicaciones
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las
Comunicaciones. Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a
lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las
necesidades de información de los interesados.
Como todo proceso de Seguimiento y Control este proceso puede dar como
resultado modificaciones a los planes contenidos en el Plan de Dirección del
Proyecto. Por ejemplo algunos elementos concretos de comunicación, tales
como incidentes o indicadores calve del rendimiento, pueden desencadenar una
revisión inmediata, mientras que otros no lo harán.
Riesgos
En Seguimiento y Control debemos de Controlar los Riesgos. Es el proceso de
implementar los planes de respuesta a los riesgos, monitorear los riesgos
identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y
evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos. El objetivo clave de
este proceso es que se optimiza de manera continua la respuesta a los riesgos.
Los procesos de gestión de las Adquisiciones, desde planificar las adquisiciones hasta
cerrar las adquisiciones, se realizan por cada una de los elementos que se va a adquirir.
El beneficio clave de este proceso es que determina si es preciso obtener apoyo externo
y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera, en qué cantidad y cuándo hacerlo.
En este proceso se analiza si es mejor hacer por medios propios o comprar. Para ello se
tiene en cuenta no solo el precio final sino otras restricciones del proyecto como el
cronograma y la calidad.
Adquisiciones
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las Adquisiciones. Es
el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los
contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda.
El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el rendimiento tanto del
vendedor como del comprador satisface los requisitos de adquisición de conformidad
con los términos del acuerdo legal.
Cada proyecto tendrá interesados que se verán afectados o podrán afectar al proyecto,
ya sea de forma positiva o negativa. Si bien algunos interesados pueden tener una
capacidad limitada para influir en el proyecto, otros pueden tener una influencia
significativa sobre el mismo y sobre sus resultados esperados.
Interesados
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso Controlar la participación
de los Interesados. Es el proceso de monitorear las relaciones generales de los
interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a
los interesados.
El beneficio clave de este proceso es que se mantendrá o incrementará la
eficiencia y la eficacia de las actividades de participación de los interesados a
medida que el proyecto evoluciona y su entorno cambia.
40.-