2.

NB-SOA
R. S. N° 217055
De 20 de mayo de 1997

Hacia un Modelo de
Gestión Pública por
Resultados

Normas Básicas del

Sistema de Organización Administrativa
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De 20 de mayo de 1997

Capítulo I
DISPOSICIONES GENERALES
 Disposiciones Generales

Artículo 1. NB-SOA.- El Sistema de Organización Administrativa es el

conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco
jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y
del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración
organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los
objetivos institucionales.

ARTÍCULO 2.- OBJETIVOS DEL SOA. El objetivo general del Sistema de

Organización Administrativa, es optimizar la estructura organizacional del
aparato estatal, reorientándolo para prestar un mejor servicio a los usuarios,
de forma que acompañe eficazmente los cambios que se producen en el plano
económico, político, social y tecnológico.

Los objetivos específicos son:

 Lograr la satisfacción de las necesidades de los usuarios de los servicios públicos.
 Evitar la duplicación y dispersión de funciones.
 Determinar el ámbito de competencia y autoridad de las áreas y unidades
organizacionales.
 Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicación, la
coordinación y el logro de los objetivos.
 Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de
productividad y eficiencia económica.
 Disposiciones Generales

ARTÍCULO 3. OBJETIVO DE LAS NB-SOA.- Las Normas Básicas del Sistema

de Organización Administrativa, tienen como objetivos:
 Proporcionar los elementos esenciales de organización, que deben ser
considerados en el análisis, diseño e implantación de la estructura
organizacional de la entidad.
 Lograr que la estructura organizacional de las entidades públicas sean
conformadas bajo criterios de orden técnico.

ARTÍCULO 4.- AMBITO DE APLICACIÓN. Son de aplicación obligatoria para

todas las entidades del sector público señaladas en los artículos 3o. y 4o. de
la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales.

ARTÍCULO 5.- ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES

a) El MEFP es el órgano rector del SOA, sus atribuciones básicas están descritas en el
artículo 20 de la Ley 1178 y son ejercidas a través de su unidad técnica
especializada, la Dirección de Normas.

b) Cada entidad del Sector Público elaborará en el marco de las presentes normas
básicas su Reglamento Específico para la implantación del Sistema de Organización
Administrativa.

c) El Reglamento Específico aprobado mediante disposición legal interna, deberá ser

compatibilizado por el órgano rector.
 Disposiciones Generales

ARTÍCULO 6.- (PRINCIPIOS DEL SOA). Los principios en los que se

sustentan las NB-SOA son:

a) Estructuración técnica.- La estructura organizacional de cada entidad

se definirá en función a su Plan Estratégico y Programa de Operaciones
Anual, aplicándose criterios y metodologías técnicas de organización
administrativa.

b) Flexibilidad.- La estructura organizacional de la entidad se adecuará a

los cambios internos y del entorno.

c) Formalización.- Las regulaciones en materia de organización

administrativa deberán estar establecidas por escrito.

d) Servicio a los usuarios.- La estructura organizacional de la entidad

estará orientada a facilitar la satisfacción de las necesidades de
servicios públicos de los usuarios, a través de su prestación en forma
ágil, eficiente y con equidad social.
 Disposiciones Generales

ARTÍCULO 7.- (INTERRELACIÓN CON OTROS SISTEMAS). En base a

los procesos y funciones determinados por cada uno de los Sistemas de
Administración y Control Gubernamentales, el SOA establece la estruc-
tura organizacional necesaria para el funcionamiento de los mismos.

El SOA interactúa en mayor grado con los siguientes Sistemas:

a) El SPO considerando el Plan Estratégico Institucional, la misión y los objetivos
institucionales, establece los objetivos de gestión, las operaciones y recursos de
la entidad, en base a los cuales se identifican las necesidades de organización.
El SOA a su vez, prevé y establece la estructura organizacional para la
elaboración y ejecución del Programa de Operaciones Anual.

b) El SAP, define, en relación con el SOA, las normas y procesos de programación

de puestos, contratación y asignación de funciones del personal necesario para
desarrollar las funciones de las unidades organizacionales. El SOA a su vez,
conforma las áreas y unidades, establece medios e instancias de comunicación y
coordinación interna y externa y procesos que sirven de base para la
programación de puestos, la contratación y asignación de funciones.

c) El SCG, establece disposiciones y normas básicas de control interno relativas al

SOA, y ejerce el control sobre el funcionamiento del mismo. El SOA establece a
su vez, los manuales y reglamento específico de la entidad, que sirven de base
para el control gubernamental.
 Disposiciones Generales

Artículo 8. Componentes de las Normas Básicas. Las NB-SOA tienen

como componentes los procesos de:
 Análisis Organizacional.
 Diseño Organizacional.
 Implantación del Diseño Organizacional.

ARTÍCULO 9.- Responsables de la aplicación de las Normas Básicas. El

análisis, diseño e implantación de la estructura organizacional de la entidad es
responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva y de los servidores públicos
en su ámbito de competencia

ARTÍCULO 10.- Revisión y actualización de las Normas Básicas. El

órgano rector del SOA revisará las presentes normas al menos una vez al año, y de
ser necesario las actualizará en base al análisis de la experiencia derivada de su
aplicación, a la dinámica de la ciencia administrativa y a las observaciones y
recomendaciones fundamentadas que formulen las entidades públicas.

ARTÍCULO 11.- (Adecuación de la estructura organizacional). La estructura

organizacional de la entidad se adecuará de forma inmediata a la aprobación del
POA y al Presupuesto, y cuando se presenten circunstancias internas y/o del
entorno que lo justifiquen, en el marco de las presentes normas y de las
disposiciones legales vigentes en materia de organización.
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TÍTULO II
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
 Análisis Organizacional

ARTÍCULO 12. Análisis de la Estructura Organizacional. Las

disposiciones legales vigentes en materia de organización, el Plan
Estratégico Institucional y el Programa de Operaciones Anual constituirán
el marco de referencia para el análisis organizacional de la entidad.

Las entidades en funcionamiento analizarán si la estructura

organizacional ha constituido un medio eficiente y eficaz para el logro de
los objetivos propuestos en el Programa de Operaciones.

Se evaluará, fundamentalmente:

 la calidad de los servicios y/o bienes proporcionados a los

usuarios,
 la efectividad de los procesos,
 la rapidez de respuesta de la estructura organizacional frente a los
cambios internos y externos.

Este proceso se realizará como parte del análisis de situación regulado en

las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones y
cuando las circunstancias así lo justifiquen. Asimismo, se deberá realizar
un análisis prospectivo a fin de determinar la necesidad o no de ajustar
la estructura organizacional, para lograr los objetivos de gestión.
 Análisis Organizacional

ARTÍCULO 13. (Resultados del análisis organizacional). En base al

resultado del análisis organizacional se podrán tomar decisiones respecto
a los siguientes aspectos:

 Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas y unidades.

 Reubicar las diferentes unidades en la estructura.

 Redefinir canales y medios de comunicación interna.

 Redefinir instancias de coordinación interna y de relación

interinstitucional.

 Rediseñar procesos.

 Otros específicos de organización.

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TÍTULO III
DISEÑO ORGANIZACIONAL
CAPÍTULO I

PROCESO DEL DISEÑO

ORGANIZACIONAL
 Proceso del Diseño Organizacional

ARTÍCULO 14. Etapas del diseño o rediseño organizacional. Las

etapas que se contemplarán en este proceso, son:

 Identificación de los usuarios de la entidad y las necesidades de

servicio.
 Identificación de los servicios y/o bienes que satisfacen estas
necesidades.
 Diseño de los procesos para la producción de los servicios y/o
bienes, sus resultados e indicadores.
 Identificación y conformación de áreas y unidades organizacionales
que llevarán a cabo las operaciones, especificando su ámbito de
competencia.
 Determinación del tipo y grado de autoridad de las unidades, y su
ubicación en los niveles jerárquicos.
 Definición de los canales y medios de comunicación.
 Determinación de las instancias de coordinación interna.
 Definición de los tipos e instancias de relación interinstitucional.
 Elaboración del Manual de Organización y Funciones y el Manual de
Procesos.
 Proceso del Diseño Organizacional

ARTÍCULO 15 Formalización del diseño organizacional. El diseño

organizacional se formalizará en los siguientes documentos, aprobados
mediante resolución interna pertinente:
a) Manual de Organización y Funciones que incluirá:
 Las disposiciones legales que regulan la estructura.
 Los objetivos institucionales
 El organigrama.

Para las unidades de nivel jerárquico superior:

 Los objetivos.
 El nivel jerárquico y relaciones de dependencia.
 Las funciones.
 Las relaciones de coordinación interna y externa.

Para otras unidades:

 La relación de dependencia.
 Las funciones.

b) Manual de Procesos que incluirá:

 La denominación y objetivo del proceso.
 Las normas de operación.
 La descripción del proceso y sus procedimientos.
 Los diagramas de flujo.
 Los formularios y otras formas utilizadas.
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TÍTULO III
DISEÑO ORGANIZACIONAL
CAPÍTULO II

CONFORMACIÓN DE ÁREAS Y
UNIDADES ORGANIZACIONALES
 Áreas y Unidades Organizacionales

Artículo 16. (Identificación de los usuarios y sus necesidades). Se

identificarán los usuarios de la entidad y sus necesidades, de acuerdo con el
ámbito de competencia establecido en el instrumento jurídico de su creación,
las disposiciones legales relacionadas y los objetivos de gestión establecidos en
su Programa de Operaciones Anual.

ARTÍCULO 17. (Identificación de servicios y/o bienes). Se identificará

los servicios y/o bienes que proporciona la entidad, priorizándolos según
criterios institucionales de acuerdo a su Plan Estratégico.
 Áreas y Unidades Organizacionales

ART. 18. (Diseño de los procesos, resultados e indicadores). Se

identificarán y establecerán los procesos de la entidad por los cuales se
generan los servicios y/o bienes para los usuarios. El diseño de los
procesos será formalizado en el Manual de Procesos.

Se procederá al diseño de los procesos en forma general o de

procedimientos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad:

 Los procesos descritos a nivel general, seguirán las etapas

determinadas en el capítulo de Determinación de Operaciones de
las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones.
 Los procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de
procedimientos, seguirán, al menos, las siguientes etapas:
 Ordenamiento lógico y secuencial de las tareas necesarias
para llevar a cabo la operación.
 Identificación de los insumos que requieren los
procedimientos y sus especificaciones.
 Identificación de la unidad responsable de la ejecución de
cada tarea.
 Descripción de los registros, formularios u otros impresos a
utilizar.
 Identificación de los resultados verificables.
 Áreas y Unidades Organizacionales

Artículo 19. Identificación y conformación de áreas y unidades

organizacionales. Una vez definidos los usuarios, los servicios y/o bienes y
los procesos de la entidad, se identificarán y conformarán en base a estos, las
unidades organizacionales. Posteriormente, se conformarán las áreas
agrupando unidades que requieren estar relacionadas entre sí, y se
determinará su ámbito de competencia.

ARTÍCULO 20. Niveles jerárquicos. Se establecerán los siguientes

niveles jerárquicos:

a) Nivel directivo, en el cual se establecen los objetivos, políticas y las

estrategias de la entidad.

b) Nivel ejecutivo, en el cual se aplican las políticas y se toman las

decisiones para el funcionamiento de la entidad de acuerdo con los
lineamientos definidos en el nivel directivo.

c) Nivel Operativo, donde se ejecutan las operaciones de la entidad.

 Áreas y Unidades Organizacionales

Artículo 21. Asignación de autoridad y dependencia jerárquica. A las

unidades organizacionales se les proporcionará la autoridad lineal y/o funcional
necesaria para la ejecución de las operaciones asignadas, en relación a su
jerarquía. Se definirá la dependencia jerárquica de la unidad en función a la
especialización y desagregación de las operaciones.

ARTÍCULO 22. Clasificación de unidades organizacionales. Las

unidades organizacionales deberán clasificarse en:

a) Sustantivas, cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento

de los objetivos de la entidad.

b) Administrativas, cuyas funciones contribuyen indirectamente al

cumplimiento de los objetivos de la entidad y prestan servicios a las
unidades sustantivas para su funcionamiento.

c) De asesoramiento, cumplen funciones de carácter consultivo y no

ejercen autoridad lineal sobre las demás unidades.
 Áreas y Unidades Organizacionales

Artículo 23. Alcance de Control. Con el fin de lograr un eficiente alcance de

control, el número de unidades y equipos de trabajo dependientes de otras
unidades organizacionales, deberá tener una dimensión que no diluya la
capacidad de dirección.

ARTÍCULO 24. Desconcentración. La máxima autoridad ejecutiva podrá

disponer la desconcentración de una unidad organizacional mediante la
emisión de una disposición legal pertinente que autorice esta
desconcentración, y que contenga, al menos, lo siguiente:
 Justificación técnica y económica.
 Objetivos.
 Ámbito de su competencia.
 Funciones específicas.
 Grado de autoridad.

ARTÍCULO 25. Unidades organizacionales para programas y

proyectos. Para la ejecución de programas y/o proyectos, se podrán crear
unidades organizacionales, siempre que las funciones de estos programas y
proyectos no puedan ser ejecutadas por otras unidades de la entidad. La
vigencia de dichas unidades estará limitada al cumplimiento de sus objetivos.
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TÍTULO III
DISEÑO ORGANIZACIONAL
CAPÍTULO III

COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN
ORGANIZACIONAL
 Comunicación y Coordinación Organizacional
Artículo 26. Canales y medios de comunicación interna. Se definirán los
canales de comunicación descendente, ascendente y cruzada y sus respectivos
medios de comunicación, considerando lo siguiente:
 La cadena de mando en la comunicación descendente y ascendente.
 El tipo de información que se transmitirá regularmente.
 La frecuencia y fluidez de la información.
 El alcance y cobertura del medio de comunicación.

ARTÍCULO 27. Instancias de coordinación interna. Las instancias de

coordinación interna, deberán organizarse para el tratamiento de asuntos
de competencia compartida entre unidades, que no pudieran resolverse a
través de gestiones directas. Toda relación directa y necesaria de
coordinación, será estipulada como función específica de cada unidad.

Estas instancias de coordinación, podrán denominarse comités, consejos o

comisiones. Contarán con un instrumento legal de creación que
establecerá:
 El objetivo de la instancia de coordinación.
 Las funciones específicas.
 La unidad encargada de la instancia.
 El carácter temporal o permanente.
 La periodicidad de las sesiones.
 Comunicación y Coordinación Organizacional

Artículo 28. Servicio al usuario) Cada entidad de acuerdo con las

características del servicio que presta, organizará:
 La obtención de retroalimentación de parte de los usuarios sobre la
calidad de los servicios y/o bienes prestados.
 La atención de asuntos que faciliten los trámites del público usuario.
 Los medios de comunicación necesarios para facilitar la orientación al
público, en los trámites y gestiones que requiera realizar.
 La recepción, el registro, la canalización y el seguimiento de
sugerencias, reclamos, denuncias o cualquier otro asunto similar.

ARTÍCULO 29. Procedimientos Administrativos Básicos de

Comunicación y Coordinación) En lo que respecta a los procedimientos
administrativos básicos de comunicación y coordinación se aplicará lo
dispuesto por el D.S. 23934 de fecha 23/12/94, mediante el cual se aprueba
el Reglamento Común de Procedimientos Administrativos de los Ministerios
(RCP).
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TÍTULO III
DISEÑO ORGANIZACIONAL
CAPÍTULO IV

RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES
 Relaciones Interinstitucionales

ARTÍCULO 30. Relacionamiento interinstitucional. Los tipos de

relacionamiento interinstitucional que puede tener la entidad son: de tuición,
de relación funcional y de complementación. Se determinarán las obligaciones
emergentes y la instrumentación necesaria para establecer esta interrelación.

ARTÍCULO 31. Formalización de las instancias de relación

interinstitucional. Para el tratamiento de asuntos de competencia
compartida entre entidades que no pudieran resolverse a través de gestiones
directas, se organizará instancias de relación interinstitucional, formalizadas
mediante instrumento legal o convenio interinstitucional.

ARTÍCULO 32. Duplicidad de objetivos y funciones

interinstitucionales.
Cuando una entidad identifique la duplicidad de objetivos y funciones con
otra, la máxima autoridad ejecutiva elevará esta situación a la autoridad en
grado superior, con competencia, para que la considere, dirima o resuelva.
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TÍTULO IV
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO
ORGANZACIONAL
 Implantación del Diseño Organizacional

ART. 33. Plan de implantación. La máxima autoridad ejecutiva de la

entidad, aprobará y aplicará el plan de implantación que deberá contener,
al menos, lo siguiente:

 Objetivos y estrategias de implantación.

 Cronograma.

 Recursos humanos, materiales y financieros necesarios.

 Responsables de la implantación.

 Programa de difusión, orientación, adiestramiento y/o capacitación

a responsables y funcionarios involucrados.
 Implantación del Diseño Organizacional

ART. 34. Requisitos para la implantación. El diseño organizacional se

establece para alcanzar los objetivos del Programa de Operaciones Anual,
por lo cual, constituyen requisitos para su implantación:

 la puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual,

 sus bases estratégicas,
 y la disponibilidad de los recursos humanos, físicos y financieros
previstos.

El personal superior y el personal involucrado en los cambios

organizacionales, deberán participar durante todo el proceso para facilitar
el logro de los objetivos planteados.
 Implantación del Diseño Organizacional

ART. 35. Etapas de la implantación. El proceso de implantación, podrá

considerar las siguientes etapas:

 Difusión del Manual de Organización y Funciones, Manual de

Procesos y otro material diseñado para tal fin.

 Orientación, adiestramiento y/o capacitación de los funcionarios

involucrados.

 Aplicación del plan de acuerdo con la estrategia aprobada.

 Seguimiento para realizar los ajustes necesarios.