PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SEGUNDA PARTE INFORME DE CONSULTORÍA SOBRE CONTROL

TUTOR

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO

Facultad de Ciencias Empresariales
Administración financiera
Bogotá D.C.2018

Introducción

En la elaboración de este informe como grupo colaborativo pudimos identificar los diferentes
indicadores de gestión que se pueden implementar en la empresa Flexpot de Colombia S.A, con los
resultados de estos se pueden realizar planteamientos de mejora y adaptación al cambio en el
mercado y en los clientes.

En el aprendizaje del adecuado proceso administrativo que se debe implementar en una

organización evidenciamos la importancia de planear, organizar, dirigir y controlar todos los
procesos que se realizan en la compañía, sin dejar a un lado la perfecta relación que maneja cada uno
de ellos para una buena administración.

Informe de Consultoría de Control

Para llevar a cabo la implementación de indicadores de gestión lo más importante que hay que
tener en cuenta, es que la empresa debe plantear el objetivo a mejorar algo tan intangible como son
la proceso que pretender alcanzar, es necesario e imprescindible establecer el estado actual de las
calidad o la excelencia en búsqueda de los objetivos y claridad de la información, como parte de
diferentes áreas en las cuales se establecerán los indicadores de gestión y para ello se inicia con un
diagnóstico de la situación, que nos ubicará en un lugar determinado con relación al a las mejoras
que se quiere implementar.

Los indicadores de gestión propuestos para la empresa Flexpot de Colombia S.A para
desarrollarse especialmente en las áreas financiera, de producción y ventas son los siguientes:

Indicadores financieros:

El Cash Flow, la rentabilidad de los activos, el índice de liquidez, el capital circulante, el índice
de solvencia, la rotación de los inventarios, los ingresos vs. los productos nuevos son indicadores que
permiten controlar los ingresos, las existencias, los movimientos de dinero y la liquidez de la
empresa.

Indicadores de Usuarios/Clientes:
Reflejan la situación de la entidad con relación al usuario, mercado y competencia. Se proponen
los siguientes indicadores: Nivel de fidelización de clientes, cuota del mercado, número de clientes
perdidos, número de ventas por cliente, costo de asistencia técnica, pedidos vs. ofertas, promedio de
precio de la competencia, número de contratos posibles vs. firmados, Ranking en el mercado, número
de quejas y reclamaciones.

Indicadores de proceso interno:

Con estos indicadores mediremos como la empresa cumple con desarrollar adecuadamente sus
procesos internos: Índice de mantenimiento, costo de transporte, número de patentes/año, % de
tiempos muertos, valor del stock intermedio, % de inmovilización de maquinaria, productos vs.
productos certificados, % de desperdicio de material.

Indicadores de aprendizaje y crecimiento:

Las personas representan el mayor capital de la empresa. Este tipo de indicadores miden el grado
de iniciativa del personal; así como el nivel de participación, capacitación constante, responsabilidad
y liderazgo, podrán ser los siguientes: Tasa de Abandono, % de ausentismo, índice de formación,
nivel de satisfacción de los empleados, índice de incentivos y premios, índice de capacitación, edad
promedio del personal, promedio empleados por jefe, empleados por área y % de iniciativas por
empleados.

Indicadores de competitividad:
Este indicador nos ayuda en la medición en la flexibilidad y la adaptación de una empresa en el
mercado, adquiriendo nuevos procesos de fabricación y elaboración de sus productos, no es bajar la
calidad si no mejorar la rapidez en la elaboración, disminuir los costos, ser más productivos y la
variedad ofrecida a los clientes. El suministro del producto o servicio brindado por la empresa
Flexpot de Colombia S.A de una manera más rápida lleva a la compañía a la reducción de trámites y
papeleo, adaptándose a modelos, estructuras organizacionales más ágiles y acertadas en
cumplimiento, marcado una ventaja competitiva notoria en el mercado.

Indicadores de gestión humana:

Estos nos permiten realizar una medición interna que permite establecer la importancia de una
correcta cultura organizacional, siendo la propulsora del buen desempeño, de la superación, del
rendimiento, del cumplimiento de metas y el alcance de los buenos resultados. Partiendo de la base
de una buena comunicación entre empleador y el trabajador, de la motivación, el reconocimiento de
la compañía, la capacidad de asumir riesgos, el aprovechamiento de las capacidades y el manejo de la
perspectiva amplia de la compañía con un compromiso socialmente responsable y sensible capaz de
ofrecer un servicio y un producto de excelente calidad.

Indicadores de crecimiento:
Este indicador busca reflejar la capacidad del incremento de operaciones en la empresa de
Flexpot de Colombia S.A, aumentando los ingresos por la venta, el número de empleados y la
participación en el mercado. Con la ampliación de la organización y logrando un mayor
reconocimiento en el mercado de esta manera se impulsa la adquisicion o fusion con marcas o
compañías similares que busquen los mismos objetivos posicionando la empresa Flexpot de
Colombia S.A como la más grande, estable y rentable del mercado.

Es importante mencionar que los indicadores deben estar compuestos por una descripción, donde
se enuncie el objetivo del indicador y su campo de aplicación así como la fórmula del mismo; una
descripción de sus variables, que incluye los métodos necesarios para obtener la información del
indicador; la frecuencia de actualización, ya sea diaria, semanal, mensual; el valor meta, que
representa el valor que se espera alcanzar y la evaluación de desvíos, que indica las alertas
respectivas para cada nivel de resultado del indicador (en rojo, amarillo y verde) de esta manera se
podrá tomar las medidas correctivas pertinentes. Esto con el fin de realizar a tiempo la
retroalimentación al proceso de los indicadores de gestión.

1. Justificación De La Importancia De Los Indicadores

La alta competitividad en el mercado empresarial ha desencadenado que sólo podrán

sobrevivir aquellas empresas que trabajen continuamente para proveer más valor a sus clientes a
través de procesos cada vez más eficientes.

Los indicadores de desempeño son mediciones que se hacen en las distintas etapas de los
procesos vitales de la empresa con el fin de identificar con la mayor objetividad posible en qué grado
dicha etapa está contribuyendo o está perjudicando a la consecución de los objetivos estratégicos.
Dichas etapas comprenden desde los insumos que una empresa requiere para funcionar (materia
prima, inventarios, talento, información, etc.), pasando por los procesos internos de transformación
de dichos insumos hasta llegar a los entregables a los clientes finales (productos, servicio, etc.)

Los indicadores pueden clasificarse como aquellos que miden eficacia y los que miden
efectividad. También pueden agruparse como indicadores relacionados con dinero, con tiempo, con
calidad y con productividad, o, según la metodología llamada “Balance Scorecard”, tenemos los
indicadores que dan una perspectiva financiera, una perspectiva del cliente, una perspectiva de los
procesos internos del negocio y una perspectiva de la capacidad de aprendizaje y crecimiento de la
empresa.

Siendo un método fundamental para la evaluación del desempeño de la compañía Flexpot de

Colombia S.A en el mercado, desde diversos puntos de vista y logrando que esta pueda crear, dirigir
e implementar estrategias de desarrollo y mejora para mejorar las falencias que estos nos arrojan,
tomar decisiones acertadas logrando la estabilidad, rentabilidad y el óptimo desempeño de la
empresa. El factor humano como propulsor del cumplimiento de objetivos y el alcance de las metas
de la compañía, creando una ventaja competitiva distintiva y única en el mercado.

2. Tabla en Excel: indicador, definición, fórmula y ejemplo de aplicación

 CLASIFICACION INDICADORES DEFINICION FORMULA
RENTABILIDAD ORGANIZACIONAL
CRECIMIENTO ORGANIZACIONAL son indicadres que permiten evaluar el
GESTION CORPORATIVA
PARTICIPACION EN EL MERCADO desempeño total o global de las organizaciones
SATISFACION DE LOS CLIENTES
Son los inidacadores que permiten evaluar el
DE GESTION POR UNIDAD ESTRATEGICA DE
desempeño de las difrentes unidades de
NEGOCIO
negocio.
INDICADRES FINANCIEROS
INDICADRES DE MARKETING son los indicadres diseñados para medir y
DE GESTION DE ACTIVIDAD DE AREAS FUNCIONALES INDICADRES DE PRODUCION Y OPERACIÓN evaluar el desempeño de las areas funcionales
INDICADRES DE GESTION HUMANA de las organizaciones
INDICADRES DE INVESTIGACION Y DESARROLLO
Son los indicadores destinados a evaluar el
desempeño de activades especficas en el
DE GESTION ESPECFICA
desempeño de la organización una dependencia
o un area.
Son los indicadores relacionados con la
ejecucion del presupuesto en funcion del
DE GESTION DE PRESUPUESTO direccionamiento estrategico de las
organizaciones para un determinado periodo de
tiempo.
Son los indicadores para evaluar la optimizacion
DE EFICENCIA de los recursos de un determinado periodo de
tiempo por parte de la organización.
Son los indicades que evaluan el grado de
cumplimiento o el logro de los objectivos
DE EFICACIA organizacionales.
Son los indicadres que evaluan La relacion entre
DE PRODUCTIVIDAD los recursos requeridos para realizar una
actividad.
Son los indicadres que evaluan la capacidad de
DE COMPETITIVIDAD
la organización para mantenerce en el mercado.
Son los indicadores que evaluan los factores que
DE IMPACTO determinan o influyen en otros indicadores de
actividad en la organización.
Son los indicadres que permiten medir las
DE ACTIVIDAD diferentes actividades que debe realizar una
organización

3. Plan de mejoramiento o de propuesta de indicadores

A continuación, se pretende continuar con el manejo de un plan de mejoramiento en la empresa

buscando una gestión fuerte y eficientemente.

Como lo habíamos mencionado en la parte uno de la consultoría y teniendo en cuenta la

importancia de un plan de mejora para la empresa se evidencia que crear un plan de mejoramiento
enfocado para optimizar su sistema de control haciendo énfasis en los indicadores, realizando así un
seguimiento a la gestión que se efectúa a través de unas metodologías, como por ejemplo realizando
un rastreo de metas programadas, de una manera computada por medio de los indicadores que se
reporten en un tiempo determinado, que por lo general se podrían realizan mensualmente o
trimestralmente, hecho así por las dependencias que desarrollan cada una de las actividades que se
adelanten en la empresa, permitiendo asimismo como determinar el porcentaje de avance o
cumplimiento. De igual manera, se establece el resultado acumulado al trimestre correspondiente y el
total de esta y la ejecución en la vigencia con respecto a la programación determinada por los
responsables de cada indicador.

La mejora de procesos reside en optimizar constantemente los métodos que se desarrollen en la

empresa. Esta mejora seria de adaptarse a todos los procesos que para ella sean cruciales para su
progreso, no obstante, también es bueno tener mejorado hasta el último de las técnicas sistemáticas
que se llevan a cabo en la empresa.

Teniendo en cuenta, que esto ayudaría mucho a impedir pérdidas, ya que, si las técnicas no están
optimizadas, es más factible que se esté disipando gran parte de los recursos que se invierten.

La empresa Flexpot de Colombia S.A es consiente que tienen el compromiso y/o necesidad de
estar mejorando perennemente sus procesos dentro de la empresa para asimismo obtener buenos
resultados con excelentes productos o puntos esenciales en los negocios. Para esto es necesario
automatizar el rendimiento de cada uno, además de si está contribuyendo un valor adicional a la
compañía, utilizando cuando sea necesario acciones correctivas del proceso. Este tipo de gestión es la
más efectiva para mejorar la calidad y la eficiencia de las empresas y conseguir, así, los objetivos
iniciales.
Para lo anterior se plantea unos puntos para un plan de mejoramiento efectivo:

- Precisar las técnicas que constituyen la empresa y los indicadores claves más relevantes en
cada fase del proceso, es obligatorio estar al tanto los indicadores y calcularlos para así estar
al tanto dónde y cómo se requieren llevar a cabo.

- Precisar la fase del origen en la cual se buscará optimizar el indicador que se ha elegido en un
inicio, Una vez se ha escogido la fase, o fases, que se deben mejorar se planifica el proyecto,
Primero se debe trazar el proceso y tener claro qué objetivos se pretenden alcanzar.

- Fijar los objetivos necesarios. Es sustancial estos objetivos que se quieran abordar, para así
identificar los puntos de mejoramiento y así identificar qué recursos se requieren para lograr
los objetivos fijados.
 - Observar los resultados conseguidos, ss importante disponer de herramientas y/o material
para estudiar los resultados logrados con plan de mejoramiento del proceso. En el punto
mencionado, se debe estudiar el indicador inicial y notar si se han logrado los objetivos.

- Vigilar y alcanzar firmemente el proceso, manejando métricamente, los objetivos que se

facilitaron en el plan de mejoramiento pueden cambiar con el tiempo. Esto se tendría que
mirar seguido y ver si esto cambia, además de si se han logrado las mejoras que se pretendían.

Es claro que hay componentes fundamentales a la hora de decidir e instaurar acciones de mejora
en cualquier punto organizacional. Cabe resaltar que es super fundamental que para lograr los
objetivos se aborden unos indicadores claves desde el inicio, así como se han planteado en la
presente consultoría.
 Conclusiones

El correcto uso de los indicadores de gestión como un medio de evaluación continua la cual
se somete la compañía Flexpot de Colombia S.A en la búsqueda de la eficacia, eficiencia y la
efectividad, como vehículo del cumplimiento de metas y el posicionamiento en el mercado creando
una ventaja competitiva evidente.

La creación de una cultura organizacional en la cual todos los funcionarios son importantes
por medio del cumplimiento de sus funciones con calidad, compromiso, autocontrol y exigencia,
partiendo de una planeación adecuada e incluyente para crear así una perfecta armonía en el trabajo
un mejor aprovechamiento de los recursos y un óptimo desempeño.
 Referencias

Hitt M., Stewart, B., & Lyman, P. (2006). Administración. Pearson Educación. Recuperado
de http://ebooks7-24.ezproxy.uniminuto.edu:8000/?il=4406

Bernal, C. y Sierra H. (2008). Proceso administrativo para las organizaciones del siglo XXI.
México: Pearson http://ebooks7-24.ezproxy.uniminuto.edu:8000/?il=3404

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Flórez J. (2000). Cómo crear y dirigir la nueva empresa. Ecoe ediciones.

Don Hellriegel., John W. Slocum, Jr. (2004). Comportamiento organizacional. Thomson.