La Terminologia Archivística en Colombia

LA TERMINOLOGIA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA; INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL
Y LEXICOMETRICA
Esta pequeña síntesis del tema de investigación simplemente busca llamar la atención del
lector sobre la importancia del lenguaje, la terminología, los conceptos y contextos
documentales, la normalización del vocabulario y los nexos y determinantes a la hora de
abordar la elaboración de un lenguaje especializado en el área archivística, como el que
aquí se menciona.
DATOS
 El primer acercamiento a la normalización del vocabulario propio de la disciplina

archivista fue la constitución de un comité internacional (1954–1963), que ofreció
al final un Lexicón de terminología archivística (Consejo Internacional de Archivos,
1964).
 En 1961, es presentado el Glosario de términos archivísticos, como un intento por

la unificación conceptual y terminológica de los vocablos más utilizados por los
archivos hispanoamericanos.
 El primer acercamiento a la construcción de un lenguaje común del profesional
archivista vio la luz en el año de 1985
 Se recolectaron y homologaron 54 términos de los más utilizados por los archivos
y corte histórico
Así pues, el presente artículo tiene como propósito un primer acercamiento al análisis
documental efectuado a la muestra seleccionada, para la construcción de un diccionario
especializado que se requería desde hace ya bastante tiempo para entender nuestra
realidad archivística, identificarnos como profesionales en información y comprender la
interdisciplinariedad de la profesión archivista desde diferentes puntos de vista u
objetivos:
 Sostener el intercambio y la transferencia de conocimiento con nuestros pares de

manera adecuada.
 Reconocer y entender claramente los términos y expresiones del quehacer
archivístico.
 No repetir, por inercia y desconocimiento, vocablos propios de la disciplina
archivística Contrastar el entorno nacional con el internacional.
 Elaborar las herramientas de control termino gráfico necesarias para normalizar el
vocabulario archivístico
 Enriquecer día a día el debate sobre nuestra práctica documental, logrando el
posicionamiento y reconocimiento que la profesión archivista merece.
ESTRATEGIAS PARA LA INTEGRACION DE SISTEMAS DE GESTION DE
CALIDAD Y SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, EN UNA INSTITUCION DE
EDUCACION SUPERIOR
Este artículo presenta los resultados de una investigación orientada a identificar la

integración y trabajo colaborativo que puede existir desde las dos áreas que gestionan
información en una IES, Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001) y Gestión
Documental, facilitando la integración de metodologías, el cumplimiento de la normativa
tanto interna como externa, optimización de recursos y consolidación de planes de
mejoramiento.
Se plantea como objetivo específico en la investigación realizada, el diseñar estrategias

para la integración del Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de
Gestión Documental en una institución de educación superior, a partir de tres objetivos
específicos: 1) establecer un plan de acción orientado a la integración de las
metodologías del sistema de gestión de calidad y la gestión documental, 2) definir las
metas que se pretenden alcanzar frente a la integración de los sistemas de gestión
analizados, 3) proponer las políticas que guíen la implementación o aplicación práctica de
la integración de los sistemas estudiados.
La investigación se realiza bajo el enfoque de investigación cualitativa, por medio de la

cual se logre estudiar en su contexto las estrategias para la integración del Sistema de
Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión Documental en la institución objeto de
estudio, identificando a través de entrevistas las nociones que sobre estos sistemas
tienen quienes conforman una parte de la comunidad universitaria.
TECNICAAPLICABLE
Entrevistas semiestructurada
La investigación se estructura en tres fases que comprenden:
PRIMERA FASE: La primera fase se desarrolla teniendo en cuenta los tópicos orientados
a contextualizar el desarrollo de la pregunta de investigación, uno enfocado a la revisión
de las investigaciones realizadas en el tema, antecedentes; y segundo al despliegue de
los objetivos trazados
Orientados
SEGUNDA FASE: Una vez definidos los objetivos específicos, se procedió
a la construcción y aplicación del instrumento de recolección de información seleccionado:
la entrevista semiestructurada.
TERCERA FASE: Luego de realizadas las entrevistas como fuente de información
primaria, se procede a realizar el respectivo análisis de los resultados obtenidos.
Teniendo como base la información obtenida en el
proceso de entrevistas, se realiza la categorización y codificación respectiva, tomando los
datos que tienen sentido y se pueden correlacionarse con cada categoría.
MEDICION DE ARCHIVOS: LA APP PARA LOS CALCULOS AUTOMATICOS DE
LOS COSTOS DE FOLIACION
En Colombia se crean leyes y normas con el propósito de regular procesos de diferentes

áreas de conocimiento. La gestión de archivos y sus técnicas hoy en día son de utilidad
relevante, porque permiten que una entidad sin importar su razón social, sea: grande,
pequeña, pública o privada, vigile la información de acuerdo con su importancia y orden,
con acceso y control total de la misma. La NTC 5029 es la norma creada para facilitar a
través de sus metodologías la optimización de espacios físicos en una empresa; por
ejemplo cuando hay acumulación de archivos y a través de la App Medición de Archivos,
los aprendices que forma el SENA en áreas administrativas, especialmente en gestión
documental, pueden agilizar los procesos manuales de cálculo del costo en pesos ($) de
la foliación de archivos y así brindar innovación en la ejecución de sus tareas a las
empresas, teniendo en cuenta lo contemplado en la norma, sus definiciones, objeto,
requisitos, anexos normativos e informativos. La aplicación fue desarrollada a través de
un proyecto de innovación SENNOVA, para facilitar el aprendizaje (con el Saber Hacer)
del aprendiz de la red de conocimiento Gestión Administrativa y Financiera.
La metodología utilizada en el desarrollo de la aplicación móvil Medición de Archivo en

una metodología ágil: Mobile-D está basada en diversas tecnologías como Rational
Unified Process, Extreme Programming y Crystal Methodologies, y su finalidad es intentar
obtener pequeños ciclos para el desarrollo de forma rápida en dispositivos pequeños. El
ciclo está
compuesto en su orden por cinco fases:
 FASE DE EXPLORACIÓN
 FASE DE INICIALIZACION
 FASE DE PRODUCCION
 FASE DE ESTABILIZACION
 FASE QUE SE ENCARGA DEL TESTEO DE LA APLICACIÓN UNA VEZ
TERMINADA
RESULTADOS
Los resultados finales de esta investigación en un proyecto de innovación permitieron
observar que, aunque es de fácil acceso un dispositivo móvil (Smartphone) para cualquier
persona sin discriminación de estrato en la sociedad y más aún en empresas, no se les
facilita a las personas en cualquier lugar proponer y desarrollar herramientas innovadoras
que faciliten la ejecución de los procesos para el mejor funcionamiento de las mismas.

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LA TERMINOLOGIA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA; INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

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