¿Qué es un Kardex?

El Kardex es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén o empresa.

Este documento es de tipo administrativo y se crea a partir de la evaluación del inventario
registrando la cantidad de bienes, el valor de medida y el precio por unidad, para posteriormente
clasificar los productos de acuerdo con las similitudes de sus propiedades.

En las también conocidas tarjetas Kardex de inventario se ingresan datos generales sobre dichos
bienes con el objetivo de llevar el control de sus movimientos al rastrear las entradas y salidas de
estos artículos para, a su vez, elaborar reportes. Esta labor operativa anteriormente se realizaba
manualmente, pero ahora existen software administrativos que contienen Kardex dentro de sus
componentes. De lo cual hablaremos más adelante.

Lo que debes saber sobre los inventarios y el kardex

Por ahora podemos continuar hablando sobre los inventarios en sí mismos, noción que no debe
ser entendida únicamente como la suma de las mercancías que se tienen almacenados en una
empresa esperando a ser vendidas, sino que también incluyen todos los artículos adquiridos por
parte de una compañía con la intención de utilizarlo para su objeto social.

De modo que, dependiendo del tipo de empresa, los mismos objetos pueden ser tratados de
distintas maneras y así mismo serán considerados como parte de clases de inventarios diferentes.
Por ejemplo, para una droguería las vitrinas ubicadas en el establecimiento son estimadas como
una propiedad de planta y parte del equipo que necesitan para ejercer su actividad comercial. Sin
embargo, para una comercializadora de muebles, las vitrinas hacen parte de su inventario de
ventas.

Al mismo tiempo, para un supermercado el café instantáneo en su estantería es un producto para

la venta, mientras que para una cafetería, este mismo artículo representa un insumo para
preparar bebidas, del cual se espera generar ganancias, pero mediante una actividad diferente a la
del supermercado.

En contraste, un banco también puede tener café instantáneo dentro de sus bienes, pero con la
idea de que sus empleados lo consuman. Es decir que su finalidad no es transaccional, por lo que
este hace parte de los gastos de la empresa y, por tanto, es tratado como un inventario particular.

Entender estas diferencias es importante a la hora de pensar en los objetivos de uso del kardex, ya
que como mencionamos, existen múltiples tipos de inventarios, y al tener muy claro cuáles son las
propiedades materiales de una empresa y en qué categoría deben estar contenidas, se pueden
controlar los costos.

Existen dos tipos de sistema de inventarios para ejercer control sobre los mismos: el sistema de
inventarios permanente y el sistema de inventarios periódico. El primero, se caracteriza por
utilizar kardex como parte fundamental de su operación, que como su nombre lo indica, lleva
registro individual y permanente de cada movimiento relacionado con el inventario. Gracias a esto
el kardex contribuye al control, la seguridad y la organización del inventario de una empresa.
Adicionalmente permite deducir el costo de la venta en el momento en que se hace, el saldo
exacto de los inventarios e idear estrategias para contribuir a la productividad de cada área
relacionada al distribuir eficientemente los recursos físicos, humanos y operativos.

Qué es un inventario

Un inventario es la relación ordenada, detallada y valorada del conjunto de bienes o pertenencias

que constituyen el patrimonio de una persona, comunidad o empresa en un momento específico.

Es el registro de todos los productos y materias primas que posee una empresa. En el caso de
productos son los que están disponibles para la venta y en el caso de materias prima, se refiere a
aquellos con los que se creará el producto para la venta.

 Conocer la demanda: por medio de un inventario, podrás analizar en qué fechas y épocas
tienes más o menos ventas.

 Obtener descuentos en la compra: a medida que vas conociendo el flujo de tu mercancía

podrás realizar compras al por mayor con más exactitud, y en todos los almacenes por la
compra de grandes cantidades hacen rebajas que por llevar por unidades.

 Toma de decisiones rápidas: al tener control sobre tu inventario podrás tomar decisiones

con más precisión como por ejemplo hacer rebajas, descuentos o promociones.

¿Cómo manejar el inventario de una empresa?

Sin duda alguna, la forma más ordenada y correcta de manejar un inventario es por medio de un
software que te permita conocer en tiempo real el estado de tus productos dentro de tu empresa.

En Siigo, gestionar inventarios te permitirá tener informes y balances reales a la hora que desees,
incluso si tienes sucursales o varias bodegas, podrás tener el control de tu stock. Conoce cómo
hacer llevar inventarios en Siigo aquí. 

En contabilidad, llevar inventarios es el concepto que permite verificar si los números registrados
en los libros contables coinciden con el número real que se encuentra en la empresa, para así
poder gestionar y tomar decisiones de forma correcta la organización.

Partes de un Inventario:

1. Capital activo:

Son los valores y bienes que posee una entidad.

 Activo fijo: Son los activos que no producen dinero directamente, sino aportan a la
productividad ejemplo bienes inmuebles o herramientas.

 Activo circulante: Son los activos que permiten el negocio ejemplo materias primas.

 Activo disponible: Es el dinero con el que se cuenta en los bancos.

 Activo exigible: Cobro de créditos como por ejemplo clientes que aún deben.

 Activo transitorio: Cuentas propias, por ejemplo, adelantos de largo plazo.

  Activo nominal: Bienes intangibles como por ejemplo sucursales.

 Activo de orden: no modifican el capital.

2. Capital pasivo:

Son las deudas que la entidad ha generado.

 Pasivo exigible: Son las deudas a terceros como por ejemplo hipotecas.

 Pasivo no exigible: Son las responsabilidades que tiene la empresa.

 Pasivo de orden: No modifican el capital.

3. Capital líquido:

Es el reflejo de la situación real del capital que tiene la entidad, debido a que es la diferencia del
capital activo y capital pasivo.

Tipos de inventario:

 Inventario final: Este inventario se registra hasta el final del año fiscal con el objetivo de
terminar el patrimonio de la empresa al iniciar un nuevo año.

 Inventario inicial: Como su nombre lo indica, este tipo de inventarios se realiza al iniciar un
nuevo año de conteo o de inicio de una acción a largo plazo.

 Inventario físico: Es el registro de los bienes físicos o intangibles que hacen parte del
patrimonio de la empresa.

 Inventario perpetuo: Es el registro constante de entrada y salida de la mercancía o

productos, fundamental para los informes mensuales o trimestrales.

 Inventario periódico: Es el conteo de los productos en determinado periodo

 Inventario cíclico: Es el registro de los productos con una periodicidad regular en el

transcurso del año fiscal.

 Inventarios de materias primas: Aquí se registra la cantidad de instrumentos y materia

prima que se tiene para la producción del producto final.

 Inventario en tránsito: Es el conteo de los productos que están por llegar de los
proveedores.

Beneficios de llevar un inventario ordenadamente

 Conocer la demanda: por medio de un inventario, podrás analizar en qué fechas y épocas
tienes más o menos ventas.

 Obtener descuentos en la compra: a medida que vas conociendo el flujo de tu mercancía

podrás realizar compras al por mayor con más exactitud, y en todos los almacenes por la
compra de grandes cantidades hacen rebajas que por llevar por unidades.
  Toma de decisiones rápidas: al tener control sobre tu inventario podrás tomar decisiones
con más precisión como por ejemplo hacer rebajas, descuentos o promociones.

 Cómo manejar el inventario de una empresa?

 Sin duda alguna, la forma más ordenada y correcta de manejar un inventario es por
medio de un software que te permita conocer en tiempo real el estado de tus productos
dentro de tu empresa.
 En Siigo, gestionar inventarios te permitirá tener informes y balances reales a la hora
que desees, incluso si tienes sucursales o varias bodegas, podrás tener el control de tu
stock. Conoce cómo hacer llevar inventarios en Siigo aquí. 

Métodos de valoración de los inventarios o tipos de Kardex

Para valuar el inventario o darles valor a los productos, existen diferentes criterios contables que
se pueden utilizar, como por ejemplo el UEPS y el promedio ponderado, entre los que se destaca
el PEPS que explicaremos a continuación:

El PEPS

El PEPS, sigla de “primero en entrar, primero en salir” o FIFO en inglés, es un mecanismo de

gestión de valoración de activos. En el que básicamente se busca vender o usar los productos que
fueron producidos o adquiridos primero.

De modo que el precio de venta depende del valor inicial del producto, independientemente de
que ahora ese producto valga más o menos que en el momento que se adquirió. Por ejemplo:

Yo compré 300 paquetes de papas a $1400 cada uno el 1 de junio, es decir que invertí $420000.

El 4 de junio compré otros 900 paquetes de papas, pero esta vez a $1.460 cada uno, por lo que
pagué $1´314000.

Luego, el 6 de junio me hicieron un pedido por 450 paquetes de papas, para lo cual despaché los
300 paquetes que adquirí el 1 de junio y 150 de los que pedí el 4 de junio. Para lo cual debo tener
en cuenta que los paquetes que compré primero valieron $1400 cada uno y los demás valieron
$1460.

Entonces, el precio que debo considerar es de $420000 por los 300 paquetes más antiguos (1400 x
300 = 420.000) y de $219000 por los 150 paquetes siguientes (1460 x 150 = 219000).

Para entender esta información se usa kardex, donde ingreso los datos de fecha, detalle, valor
unitario de compra, las entradas (con cantidad y total), las salidas (con cantidad y total) y el saldo
actual (con cantidad y total), tal y como se ilustra en el siguiente ejemplo de kardex:
Infografía kardex peps

En el caso que yo deba hacer devoluciones de un producto vendido a un cliente, este se ingresa al
sistema de inventario por el valor que se vendió, ya que cuando se hizo la venta el producto fue
asignado con un costo de salida, independientemente de las variaciones en el precio del producto
los días posteriores.

El kardex en los software administrativos

Una de las ventajas de tener un software administrativo en una empresa es que a través de él se
pueden manejar y monitorear numerosas operaciones de todas las áreas; y por supuesto, el
inventario debe ser uno de los departamentos más organizados, ya que como vimos
anteriormente, muchos aspectos de la empresa dependen de su optimización.

Anteriormente resultaba engorroso y demorado encontrar información relacionada al producto,

ya que el kardex se llenaba a mano en hojas de papel, que demandaba un proceso de
conservación de documentos y pasar por otro procedimiento para encontrar datos específicos en
determinado momento.

Hoy en día, este proceso de control se hace a través de plataformas digitales electrónicas, en las
que luego de hacer el ingreso del inventario en el sistema, el mismo mecanismo registra los
movimientos de los productos, de manera automática, para que luego el empresario pueda
visualizarlo en forma de reporte, como se puede ver en esta imagen del software administrativo
de Siigo nube.