Artículo
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INGENIERÍA
INGENIERÍA EMPRESARIAL
CURSO:
Gestión de procesos BPMN
DOCENTE:
Katherine Arana Arana
ESTUDIANTE:
Giovanni Canevaro Tello
John Paul Diaz Mendoza
Verónica Sofía Palacios Romero
Abigail Milagros Sánchez Anselmi
Joer Eduardo Taica Bardales
CAJAMARCA – PERÚ
2018
“BPMN APLICADO AL RESTAURANTE LA CENA”
Resumen
En toda empresa encontramos procesos y muchas maneras de innovar en la creación, diseño,
evaluación y monitoreo de los mismos, siendo estos los responsables de la creación de valor para
el cliente, por lo que las empresas buscan una manera de optimizar sus procesos, tiempos y
recursos, por esta razón, en los últimos años se ha creado una nueva notación de modelado llamada
BPMN con el fin de lograr una estandarización y mejorar la comprensión de los mismos. Este
artículo busca realizar los análisis correspondientes en el modelamiento BPMN en el conocido
Restaurant/Pollería La Cena en la ciudad de Cajamarca, provincia de Cajamarca con el fin de
evaluar la situación actual de la empresa y presentar propuestas de mejora utilizando sistemas de
información, redes sociales, modelamiento y rediseño de procesos, redes sociales e infraestructura.
Palabras clave
BPMN, modelamiento, procesos, empresa, innovación
Abstract
In every company we find processes and many ways to innovate in the creation, design, evaluation
and monitoring of them, being these responsible for the creation of value for the customer, so
companies are looking for a way to optimize their processes, times and resources, for this reason,
in recent years a new modeling notation called BPMN has been created in order to achieve
standardization and improve their understanding. This article seeks to perform the corresponding
analyzes in the BPMN modeling in the well-known Restaurant / Pollería La Cena in the city of
Cajamarca, Cajamarca province in order to assess the current situation of the company and present
proposals for improvement using information systems, networks social, modeling and redesign of
processes, social networks and infrastructure.
Keywords
BPMN, modeling, processes, company, innovation
Introducción
El presente artículo es realizado por estudiantes de la carrera Ingeniería Empresarial y del curso
de Gestión de procesos (BPMN). El análisis se hizo sobre el Restaurant & Pollería La Cena
ubicado en el Jr. Mariano Melgar #105, esquina con la Vía de Evitamiento Norte, Urb. José
Sabogal, Cajamarca; centrando nuestros esfuerzos para poder lograr la identificación de procesos
críticos en la empresa, en los cuales se planea aplicar el modelamiento BPMN.
Todas las empresas buscan la manera de mejorar para así lograr aumentar sus utilidades, beneficios
para los socios y ser más productivas en general, cuanto mayor es el tiempo que ha realizado una
empresa este proceso de mejora se logara una madurez de procesos puesto que se vuelven procesos
más repetibles y escalables, por lo que el desempeño de estos mejora. Sin embargo, uno de los
mayores problemas de las empresas es la comunicación entre áreas o actores en la misma área. Es
por esta razón que encontramos numerosos artículos, revistas, etc. Que recomiendan la innovación
y uso de tecnologías como lo hacen empresas grandes como Dell, Toyota, Cisco, etc. (White &
Miers, 2009)
La razón por la que se ha tomado la decisión de utilizar la notación BMNP es que su principal
objetivo es proporcionar una notación que sea fácil de comprender para todos los actores
involucrados en la empresa, desde los analistas empresariales que crean los borradores iniciales de
los procesos, hasta desarrolladores técnicos responsables de implementar la tecnología que
realizará esos procesos y, finalmente, a las personas de negocios que administrarán y supervisarán
esos procesos; de esta manera lograremos una comunicación efectiva de los cambios que se
realizarán en la empresa en todos los niveles existentes (White, 2004)
Material y métodos
Para la elaboración y redacción del presente artículo se realizó previamente la cuidadosa
recolección de datos e información en la empresa con el fin de identificar los procesos críticos en
el restaurant para poder evaluar los factores internos y externos que pueden estar afectando el
entorno y también que podría afectar la implementación de la propuesta de mejora con la notación
de modelamiento BPMN.
Como primer paso para realizar el trabajo se estudió la historia de la empresa, la manera en la que
se lleva la gestión de personas, organigramas, finanzas y la estrategia de negocio. Estos datos se
recolectaron por medio de informes y entrevistas con el personal de administración del restaurant.
Luego se prosiguió con un análisis al entorno en que se desenvuelven las actividades de la empresa,
se empezó con el análisis interno el cual se realizó por medio de herramientas las cuales fueron:
Cadena de Valor, FODA (fortalezas y debilidades) y un análisis de misión, visión, valores y
objetivos estratégicos de la empresa. En el análisis externo se utilizaron las siguientes
herramientas: PESTEL, las 5 fuerzas de Porter, FODA (oportunidades y amenazas).
Luego se inició el reconocimiento y análisis de los procesos en la empresa para lo cual se utilizó:
El mapa de procesos, modelo SIPOC, tabla ASME y ciclo PHVA. Finalmente, para lograr contar
con más información sobre los procesos identificados como críticos para la empresa se realizaron
preguntas referidas a: Desempeño, interacción del cliente, desconexiones de procesos, reglas del
negocio, capacidad del proceso, participación humana, sistemas de información, distribución,
sensibilidad, cuellos de botella, costos de procesos, variabilidad, riesgos de procesos y control de
procesos. Al identificar los principales problemas y demoras se hizo los gráficos correspondientes
en un tiempo de ciclo.
Finalmente, con los datos recolectados se inició el modelamiento con la notación BPMN para los
procesos críticos de la empresa para presentar una propuesta de mejora que muestra los cambios
en tiempo y recursos, a la vez se muestra la inversión necesaria para lograr implementar los
cambios y aumentar la competitividad en la empresa.
Resultados
Como se mencionó anteriormente se inició con un análisis de entorno por lo que en la siguiente
sección se mostraran los resultados obtenidos tanto a nivel interno como externo.
La cadena de valor nos permite identificar las actividades primarias o de soporte que contribuyen
al dar valor al producto final y por ende para el cliente
En el análisis FODA interno se identificaron las fortalezas, características con las que cuenta la
empresa y no su competencia o es muy escasa en el mercado obteniendo las siguientes:
Puede llegar a vencer a su competencia, ya que a lo largo de los años ha logrado
posicionarse en la mente del público.
La Cena brinda el servicio de alquiler espacios para eventos.
Tiene una buena infraestructura y un ambiente acogedor para el público.
Luego se analizaron las debilidades, siendo estas las características en las que la empresa puede
centrarse en mejorar ahora que las tiene identificadas para no perder clientes o su posición en el
mercado, entre las debilidades tenemos:
Se utiliza tecnología diseñada de manera general en la empresa, no existe innovación o
actualización dentro de la empresa.
No todo el personal, se siente completamente identificado con la empresa por lo que
muchas veces los meseros no tratan de manera adecuada a los clientes.
Los procesos de producción en la cocina y el bar no se encuentran bien diseñados por lo
que el tiempo de entrega de los platos de la comida es muy largo
También se realizó un análisis de la visión, misión y valores de la empresa para poder evaluar de
qué manera estos se encuentran alineados con los objetivos estratégicos descritos por
administración. La misión de la empresa es la siguiente: “Satisfacer a nuestros clientes, brindando
los mejores pollos a la brasa, parrillas, carnes, etc. Preparados con insumos de calidad, con la
aplicación de buenas prácticas de manufactura, con la mejor atención y en un agradable ambiente
familiar”. La visión de la empresa es la siguiente: “Ser reconocidos como la mejor pollería de la
región por nuestros estándares de calidad, la óptima atención y satisfacción de las necesidades de
nuestros clientes, contando con colaboradores plenamente identificados con la empresa”. Los
valores en los que se fundamenta el ambiente laboral de la empresa son:
Responsabilidad
Respeto
Puntualidad
Honestidad
Solidaridad
Disciplina
Después se realizó el análisis de entorno externo en el cual se analizaron todos los factores en los
que la empresa puede influir o controlar, pero la afectan como fue mencionado se utilizaron
diferentes herramientas y en esta sección se presentan los resultados de cada una:
El análisis PESTEL fue propuesto para poder evaluar los factores políticos, económicos, sociales,
ecológicos y legales que pueden llegar a causar un efecto en el restaurant, luego de una evaluación
se presentan los resultados en la siguiente tabla:
Tabla 1: Análisis PESTEL
Barreras de ingreso
Son muy bajas como podemos ver casi todos los meses se abren nuevas pollerías, el capital
no es muy alto.
Lealtad de marca
Los clientes tienen un grado de lealtad alto con la Pollería
Normativas Gubernamentales
El gobierno no presenta impedimento para aumentar las barreras
RIVALIDAD EXISTENTE
La industria de pollerías crece mucho, pero "La Cena" se encuentra en un grupo selecto por su
mayor calidad, ambiente y carta; en este aspecto ha mantenido la misma competencia por años
como es:
Super Chicken
Medileny
PODER DE PROVEEDORES
Los proveedores tienen poder de negociación si:
Sus productos tienen pocos sustitutos y son importantes para los compradores.
La industria del comprador no es un cliente importante para el proveedor.
La diferenciación hace costoso que los compradores cambien de proveedor.
Nuestra pollería tiene como proveedores a mayoristas por lo que el poder de los
proveedores es muy bajo. Ya que son fáciles de reemplazar si se diera el caso.
PRODUCTOS SUSTITUTOS
La amenaza competitiva de los productos sustitutos incrementa conforme se acercan en su
capacidad de llenar necesidades de los clientes.
Pizza
Enrolaos
Alitas (La Chola)
Pollo Broaster
Chifa
Para finalizar el análisis externo se utilizó la herramienta FODA externa en la que se identificaron
las amenazas, los cuales son riesgos para la empresa y por lo tanto debe estar lista para afrontar o
evitar en medida que se pueda, las amenazas encontradas son las siguientes:
La marca puede crecer no solo a nivel local, sino también nacional, ya que tiene un prestigio
logrado.
Crear una carta de platillos veganos para entrar en un nuevo mercado (Diversificación de
platos)
El creciente consumo de pollo a la brasa por los peruanos.
Se inició el análisis de procesos en la empresa con la finalidad de identificar los procesos críticos
para lo cual se utilizaron herramientas gráficas que nos permitan resumir la información de manera
entendible las cuales se presentaran a continuación
El mapa de procesos nos permite visualizar fácilmente cuáles son y cómo se relacionan los
procesos de una empresa en los diferentes niveles que existen.
Tabla 3:ASME
Para continuar con el análisis de procesos se realiza el Ciclo PHVA, cuyas tablas se colocarán en
los anexos debido a la longitud de estas al igual que las respuestas a las preguntas de análisis de
procesos. Finalmente se identificaron los procesos críticos en la empresa los cuales son:
Como ponemos ver los gráficos de BPMN actuales en ambos procesos y luego se procedió al
gráfico de los tiempos de ciclo correspondientes:
Gestión de compras y almacén, proceso clave en la empresa puesto que sin una buena
compra de insumos nuestra empresa no puede preparar productos de calidad.
Recepción y toma de pedido, el momento en que el cliente entra a la pollería es de vital
importancia puesto que desde la puerta él inicia una experiencia la cuál queremos lograr
sea la más grata y amena.
Elaboración de pedido, la producción es esencial puesto que es justamente el Core business
de la empresa, debe ser perfecta siguiendo la receta de la marca y debe ser realizada en el
menor tiempo posible para mejorar la satisfacción del cliente.
Entrega de plato al cliente, la presentación del platillo es una muestra de la calidad y el
status de la empresa por lo que consideramos esto un proceso clave además se debe hacer
entrega de este al cliente de manera jovial y preguntarle con amabilidad si desea agregar
algo más a su pedido y hacer saber que el personal está a su disposición cuando lo necesite.
Facturación, considerado último proceso clave u operativo por lo que es el proceso final de
relación con el cliente, se busca automatizar este proceso por medio de sistemas para lograr
una mejor atención al cliente, exactitud en cobro.
RR.HH. consideramos a nuestro capital humano como soporte puesto que sin una adecuada
atención por parte del personal no vamos a lograr la satisfacción esperada del cliente.
Contabilidad y finanzas es un proceso de soporte para la empresa el cual se planea
optimizar con ayuda del software para generar de manera eficiente reportes, balances
generales, inventarios, etc.
Planificación estratégica es un proceso a cargo de la alta dirección de la empresa,
actualmente no cuenta con una buena planificación ya que existe un ambiente de
conformismo en muchas áreas de la empresa, especialmente en dueños y administradores;
sin embargo, se brindarán nuevos objetivos, los cuales esperamos mejoren en gran manera
este proceso.
Control de calidad en este proceso incluimos el control de las materias primas, el sabor de
los platillos, tragos, bebidas, etc. Actualmente la empresa tiene un manejo deficiente en
este proceso puesto que existe una gran cantidad de quejas a nivel de los clientes por el
estado del pollo y su sabor, se busca solucionar este problema por medio de la busca de un
proveedor fijo que nos garantice la buena calidad.
Conclusiones
En base a lo mencionado durante todo el documento, a los resultados, discusión y análisis de los
mismos, hemos concluido que es necesario hacer cambios en la empresa cuanto antes para no
perder el posicionamiento que ha conseguido a través de los años por lo que nuestro equipo
presenta una propuesta de mejora, con los pasos a seguir, el rediseño de procesos, tiempos de ciclo
esperados y costos.
White, S. A., & Miers, D. (2009). BPMN: Guía de Referencia y modelado. Future Strategies Inc. Obtenido
de
http://futstrat.com/books/book_images/Guia%20de%20Referencia%20y%20Modelado%20BPM
N%20chap1-2.pdf