¿Qué es benchmarking?

En inglés, benchmark significa “punto de referencia”, y benchmarking significa

“evaluación comparativa».

Es decir, que el benchmarking consiste en evaluar y analizar los procesos,

productos, servicios y/o demás aspectos de otras compañías o áreas para
compararlos y tomarlos como punto de referencia para tus futuras estrategias.

La intención es aprender de la experiencia de los demás para mejorar tu propio

desempeño. Contrario a copiar, esto te permitirá diferenciarte de los demás de una
manera efectiva.

El benchmarking es un proceso continuo que ayuda a las empresas a mantenerse

a la vanguardia e innovar en un mundo de constante cambio. Por eso exige
aprendizaje constante y adaptabilidad.

El benchmarking es un proceso sistemático que se emplea para comparar

continuamente
a la organización con las empresas líderes a nivel mundial con el fin de encontrar
las mejores prácticas de la industria para ayudar a la entidad a tener un mejor
desempeño. En pocas palabras, implica encontrar a la empresa líder y seguir sus
pasos
en la medida de lo posible.
El benchmarking es una práctica nacida durante la década de 1970, pero no fue
sino hasta hace algunos años cuando se reconoció su utilidad en la búsqueda de
la mejora
continua y de ventajas competitivas. Compañías como Xerox, Motorola, Texas
Instruments y AT&T han recurrido a esta herramienta para mejorar sus procesos y
ser capaces de
enfrentar el cambiante mundo de negocios de la actualidad.

En el proceso de benchmarking , una de las primeras interrogantes es qué desea

mejorar la empresa, pues en función de la respuesta se elegirá el tipo de
benchmarking más adecuado. Existen cuatro tipos de él:
a) De mejores prácticas dentro de la organización . Mediante este tipo de proceso
se comparan
dos unidades de la misma compañía. Este cotejo puede hacerse entre dos
divisiones o incluso dos
departamentos (i.e. contabilidad frente a atención a usuarios), de tal manera que
la empresa logre
homogeneizar sus prácticas operativas en los niveles más altos de calidad y
productividad.
b) De mejores prácticas en comparación con los competidores . Consiste en
comparar una compañía
con sus competidores directos que se caracterizan por ser los líderes del mercado
en el área
de la industria en que opera la empresa.
c) De mejores prácticas de la industria . Al igual que en el caso anterior, en éste se
compara la
compañía con la empresa líder en su ramo. Sin embargo, la comparación no se
limita a los competidores
directos, sino que se extiende a cualquier participante de la industria (sea
competidor
directo o no) independientemente de su ubicación geográfica.
d) De mejores prácticas de empresas líder . En este cuarto tipo de benchmarking,
la comparación
de una empresa con otra se basa no sólo en los procesos operativos y de
producción de compañías
de la industria, sino que se trata de detectar las mejores prácticas corporativas de
las empresas
de clase mundial, aun cuando éstas no pertenezcan a la misma industria de la
empresa.

Ventajas e implicaciones de un proceso de benchmarking

El benchmarking es un instrumento para la mejora continua pues ofrece a la

empresa un punto de
referencia que establece como meta. Sin embargo, más allá de una simple
comparación, es un esfuerzo continuo por lograr la excelencia en los procesos
organizacionales y productivos de la organización.
En este esfuerzo, la empresa debe tener en consideración varios aspectos
importantes. En primer
lugar, dado que el benchmarking busca la mejora continua, deberá
necesariamente basarse en una metodología de planeación, análisis,
implementación y realimentación que permitan a la empresa realmente aprovechar
al máximo las ventajas de esta técnica. Es necesario responder las siguientes
preguntas: ¿qué quiero mejorar?, ¿a dónde quiero llegar?, ¿cómo lograré llegar a
mi meta?, y en función de las respuestas, establecer tiempos y procedimientos
para llevar a cabo satisfactoriamente el proceso de benchmarking.
En segundo lugar, este proceso es en esencia dinámico. Cuando una compañía
emprende un proyecto esta naturaleza, debe realimentarlo y actualizarlo de
manera constante de acuerdo con las nuevas características —y exigencias— del
mercado. Por último, el benchmarking implica un proceso para establecer metas,
pues no sólo proyecta nuevos niveles de desempeño operacional, sino que
también da a la administración directrices que deben aplicarse a través de toda la
organización mediante la transformación de objetivos a largo plazo en acciones
operativas.
Uno de los retos más grandes en la implementación de un proceso de
benchmarking , especialmente cuando implica comparar a una empresa con otra,
es obtener información de otra empresa. Si, por ejemplo, se desea realizar un
proceso de benchmarking de mejores prácticas en comparación de la
competencia, conseguir información acerca de los procesos operativos de un
competidor puede resultar sumamente difícil, sobre todo si en esta información se
basa la ventaja competitiva de la competencia.
En casos como éste, se recomienda la intervención de una tercera persona —
existen agentes dedicados a esta actividad— para que de una manera objetiva y
sin subestimar ni sobrevalorar a alguna de ellas tome nota de las características
que hacen de las empresas competidoras un modelo a seguir.
Lo anterior no implica en ninguna medida que sea imposible obtener información
de las empresas competidoras. En la actualidad, muchos negocios recurren a
alianzas estratégicas con otros miembros de la industria (o incluso, de otras
industrias), con el fin de compartir experiencias y estrategias que a la postre sirvan
para un mejor desempeño de ambas empresas. Tal sería el caso de las alianzas
estratégicas de Daimler-Chrysler con Mitsubishi Motors o en el caso de
Latinoamérica la de Teléfonos de México con Microsoft. Incluso, puede haber
esfuerzos conjuntos sin que exista necesariamente una alianza estratégica, como
sería el caso del llamado Grupo Industrial Aguascalientes (en el que participan
varias empresas de la región como Nissan, Xerox y Motodiesel) cuyas compañías
participantes han creado entre sí grupos de trabajo para realizar benchmarking y
catálogos de sus mejores prácticas corporativas.

Otra experiencia interesante en la aplicación de benchmarking es la de

Transportación Marítima Mexicana (TMM), que inició en 1995 un proceso para
evaluar su desempeño en función de sus competidores.

La metodología consistió en contrastar a la compañía con empresas similares que

operaban en otros países (por ejemplo, se contactaron con empresas italianas de
transporte, y se obtuvieron datos de las 350 empresas más grandes de Estados
Unidos en este giro), y con esta información se definieron indicadores para inferir
las brechas operativas o ineficiencias para ayudar a la empresa a definir
estrategias de cambio y priorizar acciones a seguir.

Gracias a la aplicación del benchmarking, TMM ha logrado grandes mejoras en

cuanto al recorte de tiempo de ciclos, calidad de información sobre un ciclo de
ingreso y la disminución de costos, entre otras.

El proceso de benchmarking trae consigo diversos beneficios para la empresa,

entre los que se destacan:
• Facilita el proceso de aprendizaje del personal y aumenta su satisfacción debido
al ambiente de
comparación constante con el mejor.
• Ayuda a la organización a mejorar sus procesos y en última instancia a tener una
conciencia más
clara de su posicionamiento estratégico.
• Sirve como herramienta para medir la productividad y ayuda a dar coherencia
entre sus programas
y objetivos operativos y su misión.
• Motiva a la organización a que transforme su cultura para encaminarla a una
evolución satisfactoria
más acorde con las exigencias del mercado.25

Implantación de un proceso de benchmarking

La implantación de un proceso de benchmarking dentro de las organizaciones
debe iniciarse con una
pregunta fundamental: ¿qué buscamos comparar? Como antes se mencionó,
existen cuatro tipos fundamentales
de benchmarking, y antes de comenzar el proceso es necesario tener una idea
clara de qué
deseamos mejorar (procesos internos, la operación de la empresa frente a la
competencia directa, la
organización misma contra las mejores organizaciones del sector o del mundo).
Una vez establecido qué tipo de benchmarking se desea llevar a cabo, se inicia el
proceso de cotejo
de acuerdo con su naturaleza. Tal proceso puede dividirse en cuatro fases
fundamentales: planeación,
análisis, establecimiento de acciones a seguir y realimentación.26
a) Planeación. En esta primera fase la compañía inicia formalmente el proceso. En
él, la organización
hace una última revisión acerca de qué segmento o proceso de su operación —o
de su
estrategia— será sometida al benchmarking.
Luego, la compañía determina con cuáles organizaciones se comparará, establece
cómo será
recabada la información necesaria e inicia el proceso de recolección de datos.
Cuando la empresa
no es altamente competitiva, por lo general estos estudios tienden a concentrarse
en sus competidores
directos en un esfuerzo por acercarse a ellos. Cuando la competitividad de la
empresa
mejora, los afanes de benchmarking tenderán a buscar una ventaja competitiva.
b) Análisis. En este punto la empresa sintetiza y analiza toda la información
recabada durante el
proceso de planeación. Compara la información de la empresa con los datos de
las compañías
metas y determina las diferencias entre ellas.
Cuando las diferencias han sido determinadas, se proyectan los niveles de
desempeño que
se desea alcanzar. En esta segunda fase es de suma importancia la comunicación
con el perso-nal de la organización. El benchmarking implica un cambio en la
cultura de trabajo, por lo cual
es de suma importancia que el personal se comprometa con los retos que
comprende, pues de lo
contrario el proceso no lograría nunca ser llevado a la siguiente fase.
Dado que un proyecto de este tipo puede durar varios meses o incluso años hasta
que se encuentre
listo para ser implantado, es necesario que la administración y los miembros del
equipo
de benchmarking se comprometan con los objetivos del proyecto.
c) Establecimiento de planes de acción. Cuando la fase de análisis ha concluido y
se han determinado
los niveles de desempeño a los que la empresa desea llegar, la tercera fase
consiste en traducir
estos niveles en metas específicas que sirvan de base para crear e implantar los
planes de acción
particulares en el área o proceso dentro de la compañía para la cual se realizó el
benchmarking.
Es importante que cuando se establecen los planes de acción —y su posterior
implantación—
se lleve a cabo un monitoreo constante con el fin de asegurar que se están
obteniendo los resultados
deseados y, en su caso, hacer las modificaciones pertinentes para que tales
resultados puedan
alcanzarse.
d) Realimentación. Se ha hecho hincapié en que el benchmarking es un proceso
dinámico. Es
necesario que una vez que la empresa ha alcanzado los resultados deseados, se
comprometa a
realizar un proceso de mantenimiento encaminado a la mejora continua, es decir,
prestar atención
a las innovaciones en el área que antes fue sometida al benchmarking y tomar en
cuenta las
soluciones que los equipos de trabajo de la empresa puedan aportar.
Por otro lado, los resultados del estudio deben ser comunicados a todos los
niveles en donde
tenga repercusión. El benchmarking debe estimular una revisión de los procesos
de la empresa y
promover la creatividad para mejorarlos.
Finalmente, debe existir realimentación para comprobar que la empresa haya
alcanzado sus
nuevas metas de acuerdo con los resultados del estudio de benchmarking y, al
mismo tiempo,
marcar el camino para un proceso de mejora continua.
 ¿Cuál es la importancia del benchmarking?

Cuando analizas tu empresa y el mercado en el que actúas (lo que, como has
visto, incluye la competencia), no sólo pasas a conocer mejor tus potenciales
clientes. También descubres ideas inspiradoras e innovadoras aplicables en tu
organización.

Aparte, puedes reconocer las fuerzas y debilidades de tus competidores y, de ese

modo, mejorar tu posicionamiento en el mercado.

Sin embargo, lo más importante que el benchmarking puede proporcionarte, es el

conocimiento sobre tu propia empresa.

Es a través del bencharking que logras identificar los desajustes de tu negocio y

observar con claridad dónde están tus propias debilidades.

Eso te permite desarrollar planes de acción para optimizar o adaptar las mejores

prácticas, con la finalidad de aumentar tu propio desempeño a corto, mediano o
largo plazo.

Siendo así, es esencial que hagas el benchmarking en tu empresa, analices las

acciones y estrategias de tu negocio y todo lo que la competencia ha elaborado y
que ha dado excelentes resultados.

Al unir esas informaciones, tienes un camino más claro a seguir para

optimizar costos, tiempo y conquistar más clientes.

¿Qué objetivos tiene el benchmarking?

El principal propósito del benchmarking es descubrir cómo puedes mejorar tu

desempeño continuamente, conociendo, entiendo y adaptando lo que otros (o
incluso tu mismo) están haciendo.

Eso se hace a través del establecimiento de metas comparables y del

entendimiento de los procesos que capacitan a las mejores empresas a conseguir
sus mejores resultados.

Los objetivos elementales que un proceso de benchmarking busca alcanzar son: 

 definir nuevos conceptos de análisis;

 ampliar el conocimiento de la propia empresa;
 identificar las áreas que deben mejorarse;
 establecer objetivos realistas y viables;
 permitir un conocimiento mayor de la competencia y del nivel competitivo
del mercado;
 ajustar la organización con las mejores prácticas del mercado;
 plantear nuevas estrategias y salir adelante de los competidores;
 mejorar la comunicación empresarial;
 perfeccionar procesos;
 disminuir el número de errores;
 reducir costos.

¿Qué tipos de benchmarking existen?

Benchmarking interno

Si pensabas que el benchmarking se aplicaba únicamente a la competencia,

piensa otra vez.

El benchmarking interno consiste en evaluar y analizar una o más áreas de una

misma empresa. Esto permite compararlas y determinar en qué aspectos
necesitan fortalecerse y qué pueden aprender unas de otras.

Por ejemplo, si hay un departamento que tiene un mejor desempeño que los
demás en algún aspecto, el benchmarking es la manera de averiguar qué están
haciendo bien para que esas acciones se adapten a los demás departamentos.

Benchmarking de competencia

Sin embargo, si no llevamos nuestra mirada fuera de nuestra organización,

podemos llegar a tener una visión muy miope de las innovaciones y otras cosas
interesantes que pasan en nuestra industria.

El benchmarking de competencia estudia otras compañías de un mismo sector

con el fin de analizar sus prácticas. Esto ayuda a identificar tus puntos débiles en
cuanto a servicio, procesos y estrategias se refiere, y así tomar acciones para ser
más competitivo.

Por ejemplo, si tienes un restaurante de comidas rapidas a domicilio pero recibes

constantes quejas por la demora en las entregas, debes estudiar otros negocios
similares al tuyo, analizar cómo gestionan su servicio y determinar si tienen
prácticas que puedas aplicar (o incluso, perfeccionar) en tu negocio.

Benchmarking funcional

Pero si lo que quieres es innovar, la inspiración puede venir del lugar menos
esperado.

El benchmarking funcional o estratégico toma como referencia las estrategias o

procesos específicos de empresas de otros sectores que no son necesariamente
competidores.

Continuando con el ejemplo de la comida rápida, en ese caso podrías analizar

compañías de mensajería o de ventas por internet.

Este tipo de benchmarking ayuda a replantear los paradigmas propios de una

industria, ya que implica ver más allá de tu sector.

¿Cómo hacer un benchmarking?

¿Quieres poner en práctica un análisis de benchmarking? Estas son las etapas

que te recomendamos para que diseñes y hagas correctamente el proceso de
benchmarking eu tu empresa.

1. Estudiar a tu negocio

Estudiar a tu propia empresa es muy importante para que entiendas qué procesos
internos o prácticas empresariales deben mejorarse.

Ese análisis puedes hacerlo, por ejemplo, identificando las quejas más comunes
entre los feedbacks de tus clientes.

2. Seleccionar el tipo de benchmarking

Seleccionar el tipo de benchmarking dependerá mucho de tu propósito y de quién

es la referencia en ese aspecto.
A partir de lo que definas en la primera etapa, tu comparación de prácticas se hará
entre departamentos de tu propia empresa, organizaciones con perfil similar, pero
no necesariamente del mismo segmento, o con tus competidores directos.

3. Elegir las empresas que se van a analizar

Dependiendo de los procesos y prácticas que quieras mejorar, tendrás que

analizar otras empresas. Lo ideal es que elijas de una a tres empresas.

Busca siempre optar por aquellas que son líderes de mercado y que tienen
acciones exitosas en sus históricos.

4. Definir los datos que se van a recolectar

Aquí es el momento de determinar las informaciones que se van a recolectar, es

decir, reunir aquellos datos relacionados con los aspectos comparativos de las
empresas que has elegido.

Por ejemplo, si lo que deseas es un análisis de benchmarking de la presencia

digital, tendrás que recolectar las informaciones en línea de las empresas.

Investiga sus redes sociales, blog o sitio, su posición en los motores de búsqueda,

si hay muchas reclamaciones, la velocidad de su respuesta, su inversión en tráfico
de pago, etc.

5. Analizar los datos recolectados

Una vez tengas todos los datos recolectados, el siguiente paso es analizarlos. Has
comparaciones, observa la magnitud de las diferencias, descubre las relaciones
que puedes crear con tu propio negocio y comprueba los factores que puedes usar
y los que no son relevantes para ti. 

De esta manera, utilizarás lo que ha funcionado como referencia y tendrás en

cuenta las fallas para no repetirlas en tu planificación.

6. Implementar las mejoras

Con todo esto en las manos, llegó el momento de optimizar tus procesos y
prácticas.

Antes, no te olvides de elaborar un informe con todas las conclusiones obtenidas,

las oportunidades encontradas, los puntos importantes de mejora en tus
estrategias, además de las posibles amenazas y de sugerencias de cómo
evitarlas.

Crea una planificación estratégica y un plan de acción para implementar las

mejoras identificadas durante el benchmarking.

Recuerda de buscar superar y agregar algo nuevo en tus mejoras, eso te permitirá
diferenciarte de los demás.

3 herramientas para realizar un benchmarking digital

El benchmarking tiene múltiples aplicaciones, también, en el entorno digital. Así,

existen herramientas que te permiten comparar tu posicionamiento con el de
páginas similares, además de otra información relevante sobre tráfico, búsquedas,
duración de las visitas, etc.

Aquí te presento tres de las más útiles:

Google Trends

Una herramienta gratuita de Google que te muestra las tendencias de búsqueda y

te permite comparar la popularidad de varias palabras clave.

Es fácil de usar, está en español y los resultados aparecen de una forma muy
visual. En este artículo te explicamos a detalle cómo usar Google Trends.

SEMrush

Una de las herramientas más completas, ya que te permite analizar datos de tu

sitio y de cualquier otro que te interese.

SEMRush brinda información minuciosa sobre palabras clave, ubicación

geográfica, competidores orgánicos, entre muchos otros datos que seguro
encontrarás interesantes. Está disponible en español y puedes acceder a algunas
funciones gratuitas.

Si quieres aprender a usar Semrush como un maestro, no dejes de leer

este tutorial completo sobre Semrush que hicimos.

Similarweb

Esta sencilla herramienta te permite analizar tu competencia, descubrir nuevas

oportunidades, identificar tendencias, encontrar nuevas audiencias, entre otros.

SimilarWeb tiene versión gratuita, pero solo está disponible en inglés.

¿Qué ejemplos de benchmarking existen?

Xerox

Xerox es posiblemente la más conocida pionera en benchmarking.

A finales de la década de 1970, los ejecutivos de la empresa estadounidense

Xerox estaban temerosos con el avance de competidores extranjeros en el
mercado de copiadoras. 

Un estudio en profundidad (benchmarking) pudo identificar qué cambios

fundamentales eran necesarios en Xerox.

Para entender cómo debería ocurrir, la empresa decidió evaluar sus competidores.
Los resultados del estudio sorprendieron la compañía.

Sus rivales japoneses estaban vendiendo máquinas por el precio de coste de

Xerox. Eso no podía explicarse por diferencias de calidad. 

El análisis estratégico descubrió que, en comparación con sus rivales japoneses,

Xerox tenía nueve veces más proveedores, estaba rechazando diez veces más
máquinas en la línea de producción y llevando el doble de tiempo para colocar los
productos en el mercado. 

El benchmarking también mostró que la productividad necesitaría crecer un 18%

por año durante cinco años si quisiera alcanzar sus competidores.
En esta situación, la visión proporcionada por el benchmarking, fue
extremadamente útil para la empresa.

Xerox se centró en las mejores prácticas de cada sector de su empresa y, luego,

en las prácticas de otras organizaciones que podían ser incorporadas en su
proceso de trabajo.

Con base en eso, la empresa pudo reaccionar, determinar nuevos objetivos y

realizar el seguimiento adecuado.

En las décadas siguientes, la práctica de benchmarking se amplió e intensificó en

todas las áreas de Xerox, que adoptó el análisis como estrategia de mejora
continua.

Conclusión

Incorporar el benchmarking en tu empresa es importante para mantener una

cultura innovadora y de mejora continua. ¡Así que no temas aprender de los
demás! Una mentalidad flexible y abierta al cambio es la clave para mantenerte
vigente y relevante para tus clientes.

Para saber más sobre herramientas de análisis de competencia, ¡no te pierdas la

oportunidad de descargar nuestro ebook completo sobre el tema!

Bibliografía

Libro

Contabilidad administrativa Un enfoque estratégico para competir

- David Noel Ramírez Padilla

Web

https://rockcontent.com/es/blog/que-es-benchmarking/