Codigo :O-I-002

INSTRUTIVO DE TRANSPORTE DE
HIDROCARBUROS Y SUSTANCIAS NOCIVAS Fecha :11/12/2015
(DECRETO 1609)
Version: 1

1. OBJETIVO

Establecer los criterios para el transporte terrestre de hidrocarburos a nivel nacional.

2. ALCANCE

Todas las áreas que intervienen en el proceso de transporte tienen como guía este instructivo
para realizar las actividades desde su origen hasta en su destino final una vez se haya
entregado el bien transportado a satisfacción del cliente.

3. RESPONSABLES

El coordinador del sistema de gestión es el responsable de elaborar, divulgar y mantener

actualizado el presente procedimiento.

El área de Operaciones, tráfico y seguridad son responsables de la implementación de lo

establecido en el presente procedimiento.

Cada área de la organización comprometida en este procedimiento será responsable de aportar

lo necesario para garantizar su cumplimiento.

4. DEFINICIONES

 HIDROCARBUROS: Líquido combustible derivado del petróleo.

 CARROTANQUE: Vehículo provisto de un tanque que se utiliza para transportar líquidos.

 DESCARGUE: Es la operación en la cual se retira la mercancía del medio de transporte.

 FLETE: Precio pagado por concepto de transporte de una mercancía entre dos puntos,
acordado previamente.

 HOJA DE SEGURIDAD: Documento que describe los riesgos de un material peligroso y

suministra información sobre cómo se puede manipular, usar y almacenar el material con
seguridad, que se elabora de acuerdo con lo estipulado en la NTC 4435.

 Remesa: Es el documento que por disposición legal deben expedir los transportadores de carga
por carretera, en donde se registra por el cliente la constancia de recibido a satisfacción de la
mercancía relacionada en la misma.

 Manifiesto: Es el documento que acredita que el transportista realiza la operación por medio de
una empresa de transporte habilitada por el Ministerio de Transporte, por exigencia legal este
documento está creado en línea con el ministerio.

 Orden de cargue: Es el documento entregado por la empresa de transporte, por medio del cual
se autoriza al transportista para recoger la mercancía donde el cliente.

 Anticipo: es el porcentaje del flete, entregado al transportista, antes de iniciar el viaje y que
no puede superar el 65% del valor total pactado por el transporte a cancelar.

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 Plan de Viaje: Es el documento que se entrega al transportista informando la ruta, los

puestos de control y horarios a reportarse durante la ejecución del servicio.

 Acuerdos de Responsabilidad y Seguridad Conductor: Es el documento en el que se

registran las pautas de seguridad que el transportista debe tener en cuenta para la
realización del transporte de la mercancía, en este documento se registran las
responsabilidades, las sanciones y condiciones operativas a tener en cuenta.

 SILOGTRAN: Programa WEB operativo utilizado por la compañía para las operaciones de
transporte, en este sistema se controla desde la solicitud de servicio hasta la confirmación
de cancelación de la factura.

 Inspección de Vehículos: Es la acción y efecto de verificar físicamente, un automotor de

acuerdo a las características identificadas en la tarjeta de propiedad del mismo y
condiciones óptimas físicas para la prestación de un servicio.

5. PROCEDIMIENTO.

5.1 SOLICITUD DE TRANSPORTE:

Elaborada por el departamento comercial, se realiza vía web en el sistema SILOGTRANS, allí
se registra los requerimientos específicos que se tienen para el despacho solicitado, como son:
tipo de viaje, cliente, condiciones de despacho, facturación, origen, destino, cantidad, peso,
producto, vehículo, clase de vehículo, carrocería, información de cargue, datos del contenedor,
acompañamiento, valor de la carga, peso, etc.

El sistema asigna automáticamente el número de la solicitud en forma consecutiva y,

simultáneamente cuando se graba la solicitud, llega el requerimiento al departamento operativo
nacional, a la oficina despachadora y al DCGR (con el fin que se supervise las garantías de
seguridad adicionales a utilizar para el despacho). Informando el servicio solicitado.

5.2 BUSQUEDA Y ASIGNACION CONDUCTOR Y VEHICULO

Cuando existe una solicitud de servicio, el área de operaciones de cada ciudad da inicio a la
búsqueda de conductores, realizando una pre-selección teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:

 Asignar primeramente a Conductores pertenecientes a la Flota fidelizadas y enturnados.

 Si no hay enturnados, generar la búsqueda de un Conductor nuevo, que reúna los

documentos originales personales y del vehículo exigidos en este procedimiento y que el
Departamento de Gestión y control del Riesgo proceda a verificar y evaluar si el nuevo
transportista reúne las condiciones de seguridad para recibir y trasladar la mercancía de un
lugar a otro. Previo a esto debe estar firmado el consentimiento consulta de centrales TH-F-
020.

 Cuando el conductor y vehículo se encuentran registrados en el sistema, pero desactivados

por documentos vencidos y/o por dejar de transportar por TRANS LIDHER por un periodo
mayor a tres meses, deberá actualizar su hoja de vida por intermedio del Sistema

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SILOGTRAN. Si registra alguna prohibición para transportar con TRANS LIDHER, se deberá
informar y solicitar a autorización al DGCR.

Cuando se verifica por parte del departamento de Gestión y control del riesgo, que todo está
en orden y se reúnen las condiciones, se da inicio al proceso de hoja de vida.

4.2 ELABORACION HOJA DE VIDA

Es indispensable la presencia física del conductor y vehículo, una vez este el transportador
en las instalaciones de TRANS LIDHER, se debe entregar la información de placas del
vehículo, numero de cedula de ciudadanía del conductor, propietario y/o tenedor al área de
análisis del transportista, quienes se encargaran de verificar inicialmente en las centrales de
Riesgo y agremiaciones para determinar la correcta selección del vehículo y transportista, si
no existe impedimento alguno se continua la verificación en las páginas de Procuraduría,
Runt, Simit, Destino Seguro, Risks, Ristra, Lista Clinton, entre otros.

Una vez el conductor hace presencia en las instalaciones de TRANS LIDHER, y se confirma
que no existe impedimento alguno para iniciar la elaboración de la hoja de vida de acuerdo al
resultado de la verificación en centrales de riesgo, el analista clasificara al transportista de
acuerdo al resultado obtenido en la evaluación realizado en el módulo terceros procedimiento
evaluación del transportista en el sistema de Silogtran,

El analista del transportista ingresa al módulo de vehículos del sistema y se registra

cuando es primera vez toda la información personal y laboral del conductor en las agencias u
oficinas esta información debe ser registrada por el despachador. Las oficinas
despachadoras solicitan y reciben la documentación original para ser escaneada y registrada
en el sistema Silogtrans previa verificación de los documentos y vigencias de los mismos (no
se aceptan documentos vencidos).

Los documentos que se exigen son:

Documentos Originales del conductor:

 Cedula de ciudadanía (solo se permite la contraseña vigente, no se recibe denuncios

por perdida y cédulas antiguas)
 Licencia de conducción (vigente)
 Verificación en centrales de riesgo públicas y privadas (Contraloría, Procuraduría,
RUNT, SIMIT, Policía, entre otros)
 Certificado de Pago ARL y EPS (cuando sea exigido por el cliente).
 Carnet de Vacunas fiebre amarrilla y tétano vigente.
 Curso de Manejo Defensivo vigente.
 Curso de Mercancías Peligrosas 1609 vigente.
 Infracciones: si presenta infracciones éstas no deben superar el valor de un salario
mínimo legal vigente
 Exámenes médicos de ingreso: Examen General, audiometría, visiometría,
espirometría.

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Documentos Originales del vehículo:

 Tarjeta de propiedad del vehículo (vigente).

 Seguro Obligatorio accidentes de tránsito – Soat (vigente)
 Tarjeta propiedad del tráiler.
 Revisión Técnico mecánica (vigente).
 Certificado de emisión de gases (vigente)
 Vehículos superiores a 10 años estar repotenciados y registrados en la Tarjeta de
propiedad.
 Póliza de Hidrocarburos Vigente
 Permiso para Transporte de Hidrocarburos Vigente
 Certificado de prueba hidrostática cada 6 meses
 Cinturones de Seguridad de tres (3) puntos retráctil
 Línea de vida en la parte superior del tanque
 Símbolo de clasificación según las Naciones Unidas
 Avisos de “Peligro”, adelante y detrás del tanque en fondo rojo y pintura reflectiva
 Identificación del tanque con su capacidad en galones y/o barriles (9000-11000 gal)
 Certificado de Aforo del tanque (por una compañía asignada por el cliente)
 Válvulas de descarga con batea para recolección de residuos y tapón para drenaje de
la misma.
 Compartimentos independientes identificados individualmente con su capacidad
máxima
 Escotillas herméticas con empaque de cordón plomaginado o neolite
 Escotillas con válvulas de alivio o respiradores
 Hoja de seguridad de los productos
 Sistema de comunicación (radio teléfono, avantel o celular)

2. PROCEDIMIENTO DE CARGUE

Por parte del conductor y funcionarios de Operaciones y/o Gestión del Riesgo TRANS LIDHER:

 Antes de crear el manifiesto, con la lista de chequeo se revisa el vehículo, la tarjeta de

emergencia de los productos a cargar, la documentación requerida para el viaje y se revisa la
dotación de equipos y elementos de protección que estén vigentes y completos.

 Se Inspecciona que el empaque de las mercancías este en buen estado, sin averías y bien
cerrado. No existan derrames.

 Verificar que la unidad de transporte y el vehículo estén debidamente identificados, los rombos
deben estar ubicados en el centro de cada cara visible y las placas UN deben ubicarse una en
el frente del vehículo y las demás junto a cada símbolo. Se verifica que las medidas de los
rombos y UN cumplan lo exigido por la norma.

 Verificar no llevar productos de consumo humano o animal junto con mercancías peligrosas.

 Supervisar el cargue de la mercancía en el vehículo para evitar averías en el transporte y reportar

cualquier novedad al SCT (Servicio de control trafico).

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 Asegurar que el conductor tenga la lista de teléfonos de emergencias para informar a SCT de TRANS
LIDHER sobre cualquier novedad que se presente durante el cargue y traslado de la mercancía.

 2.1 HABILITACION Y PLAN DE VIAJE

 Después de haber sido habilitado por el analista transportista, el transportista puede cargar
solo una vez, cuando se requiere un nuevo servicio con la misma persona este deberá
presentarse personalmente a las oficinas, actualizar los documentos (en caso necesario),
entregar nuevamente todos los documentos originales para su verificación, autenticidad y
cotejo de fotografía del conductor con la que reposa en el sistema.

 Las oficinas despachadoras deberá verificar que los conductores y vehículos se encuentren
activos en el sistema, de lo contrario no podrán cargar ni realizar ningún documento de
despacho.

 Los planes de viaje se emiten automáticamente del sistema de acuerdo a los parámetros y
políticas establecidas por la empresa, a excepción de alguna solicitud especial del cliente
previa escrito y garantías extras, en este Plan de viaje se determina el horario de transito
autorizado, lugar de origen, lugar de destino, sitios donde debe reportarse personalmente y
recomendaciones de seguridad entre otros.

 El límite de velocidad máximo permitido por la legislación en materia de transporte indica 80
Km/hora
 en carretera; sin embargo para el caso específico de algunos clientes se debe cumplir con los de
 velocidad especificados por éstos.

2.2 ACUERDOS Y CONFIDENCIALIDAD

 El auxiliar de despachos, entregará antes de generar un despacho el O-A-001-Acuerdos de

servicio de transporte, al conductor para que lo lea y firme en caso de aceptación, de lo
contrario NO se despachará.

3. PROCEDIMIENTO DE EVENTUALIDADES EN EL VIAJE

3.1 MEDIDAS EN CASO DE VERTIDO ACCIDENTAL

Por parte del Conductor:

1. Llame inmediatamente a SCT de Transportes TRANS LIDHER

2. Detiene el vehículo en un lugar donde no haya peligro de contaminación a personas, animales o
fuentes de agua.
3. Apaga el motor, desconecto la batería y coloco las señales de peligro alrededor del área afectada.
4. Evacua o aísla el área de peligro y no permito el acceso de personas o animales, al lugar.
5. Coloca el equipo de protección personal (Kit de Emergencias) y trata de inspeccionar la carga, mira el
nombre del producto y el tipo de envase donde se presentó el derrame.
6. Ubicarse a favor del viento y con material absorbente como (aserrín, tierra y/o arena) hago una
barrera para no dejar propagar el líquido derramado, no permita que caiga en fuentes de agua y
alcantarillas.
7. Si alguna persona resulta contaminada actúa de acuerdo a la Tarjeta de Emergencia del producto y la
remite al médico con este documento. Cuando esté controlado el derrame, recoja en la bolsa que
trae el Kit de Emergencia el material contaminado.

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3.1.1 MEDIDAS EN CASO DE INCENDIO

Por parte del Conductor:

1. Evacue o aísle el área de peligro.

2. Llame inmediatamente a SCT de Transportes TRANS LIDHER y a los Bomberos.
3. Si es posible busque contener el fuego con los extintores multipropósito y ubicándose a favor del
viento, de no ser posible aléjese de la zona y no se acerque por ningún motivo.
4. Si el lugar está lleno de humo salga agachado, cubriéndose la nariz y la boca.
5. Procure retirar de las llamas los objetos que le puedan servir como combustible al fuego.
6. Si la ropa se incendia no corra, arrójese al suelo y de vueltas.

3.1.2 MEDIDAS EN CASO DE ACCIDENTE DE TRANSITO

Por parte del Conductor:

1. Informe inmediatamente a SCT de Transportes TRANS LIDHER.

2. Transportes TRANS LIDHER informará a las autoridades competentes: Policía Nacional, Policía de
Carreteras, Cruz Roja y/o Defensa Civil.
3. Espere y cumpla las instrucciones dadas por SCT de Transportes TRANS LIDHER.

3.1.3 MEDIDAS EN CASO DE HURTO

Por parte del Conductor:

1. Informe inmediatamente a SCT de Transportes TRANS LIDHER.

2. Transportes TRANS LIDHER informará a las autoridades competentes: Policía Nacional, Policía de
Carreteras, Dijin y/o Sijin.
3. Coloque el denuncio Siguiendo las recomendaciones de la empresa.

4. PRIMEROS AUXILIOS PARA EMERGENCIAS CON QUÍMICOS

En primer lugar, verificar con que clase de mercancía peligrosa tuvo contacto y tenga en cuenta las
siguientes recomendaciones:

4.1 MEDIDAS EN CASO DE CONTACTO CON LA PIEL

1. Colocarse bajo un chorro de agua sin quitarse la ropa para eliminar la sustancia.
2. Retirar la ropa y el calzado contaminado y continuar lavando la zona afectada con abundante agua y
jabón, como mínimo durante 15 minutos.
3. Si la irritación persiste repita el lavado. Busque atención médica inmediatamente.
4. Si no hay agua, colocarse guantes y quitarse la ropa, para evitar intoxicación.

a. MEDIDAS EN CASO DE CONTACTO CON LOS OJOS

1. Lave con abundante agua, mínimo durante 15 minutos, levante y separe los párpados para asegurar la
remoción del químico.
2. Si la irritación persiste repita el lavado y busque atención médica inmediatamente.

b. MEDIDAS EN CASO DE INGESTIÖN

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1. Lave la boca con abundante agua.

2. No induzca el vómito.
3. Si está consiente beba agua o leche.
4. Busque atención médica inmediatamente.

c. MEDIDAS EN CASO DE INHALACIÓN

1. Trasládese a un lugar donde haya aire fresco.

2. Suelte la ropa ajustada y cúbrase con una manta y mantenga el reposo.
3. Busque atención médica inmediatamente.
4. En caso de ser otra victima y no respira administre respiración artificial.

5. PROCEDIMIENTO DE DESCARGUE

 El conductor informa al operador que puede apagar la bomba

 El conductor cierra y asegura las escotillas
 El conductor desciende del vehículo
 El operador apaga la bomba
 El Operador desconecta la Manguera
 El Operador da la orden de salida al conductor.

Normas básicas de cargue y descargue

 Sólo se permite la entrada del conductor

 Está prohibido fumar
 Prohibido hacer uso de teléfonos celulares
 Prohibido presentarse en estado de embriaguez o bajo el efecto de drogas alucinógenas
 Las escaleras deben utilizarse con cuidado empleando los 3 puntos de apoyo y llevando las
 manos desocupadas
 El conductor debe estar todo el tiempo sobre el tanque y debe ir cerrando las cortinas en la
medida en que se van llenando los compartimentos.
 El conductor debe hacer uso de los EPP requeridos (casco, botas, gafas, guantes, protectores
respiratorios)
 Los vehículos solo pueden retirarse una vez el operador haya dado la orden correspondiente.

El Conductor debe:

1. Supervisar el descargue y reportar cualquier novedad.

2. Cuando los empaques sean grandes y pesados deben descargarse del vehículo utilizando
montacargas, gatos o porta estibas.
3. En caso de alguna novedad se debe dejar constancia escrita en la remesa terrestre de carga y/o el
documento del remitente y avisar a SCT de Transportes TRANS LIDHER.

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4. Solicitar al destinatario que firme y selle la remesa terrestre de carga y el documento del remitente.
5. Si existe novedad alguna en lo posible tomar registros fotográficos y hacerlos llegar a SCT de
Transportes TRANS LIDHER.

6. RECOMENDACIONES GENERALES

Para el Conductor:

1. Verifique la mercancía de acuerdo a los documentos en el momento de cargar y descargar.

2. Reporte cualquier novedad a SCT de TRANS LIDHER en forma inmediata en lo posible dejando
evidencias fotográficas.
3. Sea amable y cortés al realizar su trabajo.
4. No de información de la mercancía o documentación de nuestros clientes a terceros, estos son de
carácter confidencial.
5. Inspeccione periódicamente que los UN y rombos instalados en la unidad de transporte y vehículo se
encuentren bien ubicados y con las medidas correspondientes.
6. Mantenga su sistema de comunicación como celular y/o avantel en buen estado de carga y
funcionamiento.
7. Al ser requerido por supuestas autoridades, informe de inmediato a SCT de TRANS LIDHER, indicando
específicamente el lugar o sitio de parada.

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