Gestion Documental
Gestion Documental
Gestion Documental
Seguridad en la informacion:
Bla bla ………….. (sugerencia del profesor)
teniendo encuenta los tres tipos de archivo archivo de gestion, archivo central,
archivo historico.
Claro que el archive historico generalmente lo manejan las empresas publicas
pero puede ocurrir una excepcion en empresas privadas
Criterios organizacion de los archivos
Se sugiera una grafica de criterios para para organizacion de los archivos
Tablas de retencion
4.1.2 ORGANIZACION DOCUMENTAL
4.1.2.1 CLASIFICACION DOCUMENTAL
Elemento de clasificacion organigrama y aqui pueden presentar la imagen del
organigrama resaltando la unidad administrativa o dependencia "recursos
humanos" que es la unidad a la que hay que hacerle la gestion documental.
Ver video que adjunto titulado tablas de retención para mayor comprension
Documentos electronicos:
Aqui blab la bla…….. (Sugerencia del profesor)
Los que se maneje en la empresa quimica en un computador a traves de carpetas,
subcarpetas con informacion propia de la organizacion archivos PDF, EXCEL,
DOC, etc .
Tambien son documentos electronicos los que se generan a traves de un de un
software para la gestion del recurso humano como nominas, comprobantes,
certificaciones, etc.
4.1.3 ORDENACION DOCUMENTAL
Tambien se debe tener encuenta documento externos que son de apoyo y se
deben tener en una seccion tenerlos presentes
ARCHIVO DE GESTION
Es donde se crean y tramitan documentos y estan ubicados en las oficinas
ARCHIVO CENTRAL
Administra y custodia los documentos transferidos por el archive de gestión para
su consulta.
ARCHIVO HISTORICO
2. PRODUCCION:
Para mejorar la gestión de cada tarea del departamento es aconsejable contar con
una planilla de dashborad de RRHH para facilitar el trabajo diario de los
trabajadores de este área de la empresa.
Son los documentos que se van a generar o sea sus caracteristicas de acuerdo a
las funciones o lineamientos de la empresa.
Hay que estudiar el formato que debe tener, su estructura, su finalidad pues
basicamente esta etapa es es la creacion de los documentos.
LOS DOCUMENTOS ABAJO DESCRITOS SON LOS QUE PODRIAN ESTAR
FORMALIZADOS EN LA EMPRESA QUIMICA. HAY QUE INVESTIGAR DE
ESTOS CUALES ESTAN Y COMO ES SU ESTRUCTURA.
DE CADA FORMATO DE DOCUMENTO NACE LA DATA PARA IR ARMANDO
LA BASE DE DATOS.
SI LA EMPRESA YA ESTA SISTEMATIZADA SEA PARTE O EN SU TOTALIDAD
ES POSIBLE QUE UNOS FORMATOS O ESTRUCTURAS YA ESTEN
VIRTUALMENTE EN ALGUN SOFTWARE Y OTRA PARTE SI LA MANEJEN EN
PAPEL.
DE TODAS MANERAS LA ESTRUCTURA DE CADA FORMATO ESCANEARLA
A PDF PARA AQUELLOS DOCUMENTOS QUE TODAVIA MANEJAN PAPEL Y
PARA LAS YA VIRTUALIZADAS ENTONCES TOMAR UN CORTE DE LA
IMAGEN PARA IR CLASIFICANDO CADA DOCUMENTO SEGUN
CORRESPONDA AL TIPO DE DOCUMENTOS ABAJO RELACIONADO.
DE LOS POSIBLES DOCUMENTOS ABAJO TIPIFICADOS ES POSIBLE QUE EN
LA EMPRESA QUIMICA MANEJEN OTROS DOCUMENTOS ADICIONALES EN
ESE CASO SI VEN NECESARIO INCLUIRLOS POR SU IMPORTANCIA.
Documentos administrativos
Las actividades jurídico-administrativas del departamento comprenden la creación
de contratos de los trabajadores, emisión de nóminas, contratación de seguros,
etc. Esta tarea es la más burocrática del departamento.
Contrato de trabajadores: Todos los trabajadores de la empresa deben
tener un contrato donde se determine la actividad que va a realizar el
empleado por el coste y horas. Se trata del documento más habitual ya que
determina la relación entre la empresa y el trabajador. Si hay promociones
o ascensos hay que revisar el contrato y estipular los cambios producidos.
Recibos de nómina: Los trabajadores cobran por sus servicios a final de
mes o por semana (según el acuerdo establecido). Para justificar el pago de
la cantidad de dinero es necesario emitir una nómina. El contenido de la
nómina identifica al empleado, el periodo de liquidación, el precio por hora
del trabajador, deducciones, percepciones, modo de pago, etc.
Documentos de gestión de los empleados