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    Gestion Documental

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    henry
    Este documento proporciona información sobre la gestión documental en una empresa química. Explica los conceptos clave como los tres tipos de archivos (de gestión, central e histórico), la clasificación y organización documental basada en el organigrama y las tablas de retención, y la disposición final de los documentos. También incluye ejemplos de documentos administrativos y de gestión de personal que podrían usarse en la empresa química.

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    Este documento proporciona información sobre la gestión documental en una empresa química. Explica los conceptos clave como los tres tipos de archivos (de gestión, central e histórico), la clasificación y organización documental basada en el organigrama y las tablas de retención, y la disposición final de los documentos. También incluye ejemplos de documentos administrativos y de gestión de personal que podrían usarse en la empresa química.

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    Este documento proporciona información sobre la gestión documental en una empresa química. Explica los conceptos clave como los tres tipos de archivos (de gestión, central e histórico), la clasificación y organización documental basada en el organigrama y las tablas de retención, y la disposición final de los documentos. También incluye ejemplos de documentos administrativos y de gestión de personal que podrían usarse en la empresa química.

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    Este documento proporciona información sobre la gestión documental en una empresa química. Explica los conceptos clave como los tres tipos de archivos (de gestión, central e histórico), la clasificación y organización documental basada en el organigrama y las tablas de retención, y la disposición final de los documentos. También incluye ejemplos de documentos administrativos y de gestión de personal que podrían usarse en la empresa química.

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    Siguiendo el manual que el professor da para hacer la guia documental se basa en

    el numeral 4.1 Gestion documental asi:

    4.1 GESTION DOCUMENTAL

    4.1.1 FORMACION DE ARCHIVOS SEGUN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

    Aqui hace referencia a lo que se explica en la imagen de las diapositivas

    RECOMENDAR ESTA GUIA PARA LA EMPRESA QUIMICA ES SEGUIR LAS


    NORMAS DE DISPOSICIONES TECNICAS ICONTEC Y LA GTC185 PARA
    MENCIONARLA.TIPS PARA TENER ENCUENTA

    En el ciclo vital de documentos los archivos se clasifican en archivos de gestion,


    archivo central y archivo historico y para cada uno de estos tipos se maneja los
    conceptos de:
    Elaboracion o recepcion:
    Aqui blab la bla………………………………………..
    Utilizacion y conservacion:
    Aqui blab la bla ……………………blas bla bla…..
    Disposicion final: eliminacion:
    Aqui bla bla ……………………………
    Hablar de las tablas de retencion para tener en cuenta que hay documentos que
    se pueden eliminar otros se pueden prservar. Se podria incluir las cuatro etapas
    para la elaboracion de TRD (tablas de retencion)
    Ver videos tablas de retencion documental

    Seguridad en la informacion:
    Bla bla ………….. (sugerencia del profesor)

    teniendo encuenta los tres tipos de archivo archivo de gestion, archivo central,
    archivo historico.
    Claro que el archive historico generalmente lo manejan las empresas publicas
    pero puede ocurrir una excepcion en empresas privadas
    Criterios organizacion de los archivos
    Se sugiera una grafica de criterios para para organizacion de los archivos

    Tablas de retencion
    4.1.2 ORGANIZACION DOCUMENTAL
    4.1.2.1 CLASIFICACION DOCUMENTAL
    Elemento de clasificacion organigrama y aqui pueden presentar la imagen del
    organigrama resaltando la unidad administrativa o dependencia "recursos
    humanos" que es la unidad a la que hay que hacerle la gestion documental.

    Con base en el organigrama se identifica el numero, denominacion y jerarquia de


    las unidades administrativas de la empresa quimica.

    Teniendo como base las tablas de retención documental para su clasificación

    Ver video que adjunto titulado tablas de retención para mayor comprension

    Resaltar la unidad administrativa de “Recursos Humanos” en el organigrama


    puesto que es a esta unidad que se hace la gestión documental.

    Como la dependencia es recursos humanos entonces aquí se va a explicar que


    documentos produce esta unidad administrativa en razón del cumplimiento de sus
    funciones.

    La siguiente grafica es la guía para que la funcionaria de la empresa química


    haga el estudio de funciones, procesos/procedimientos, actividades, documentos,
    series/subseries documentales.
    Ver video que adjunto titulado tablas de retención para mayor comprension

    LOS DOCUMENTOS ABAJO DESCRITOS SON LOS QUE PODRIAN ESTAR


    FORMALIZADOS EN LA EMPRESA QUIMICA. HAY QUE INVESTIGAR DE
    ESTOS CUALES ESTAN Y COMO ES SU ESTRUCTURA.
    DE CADA FORMATO DE DOCUMENTO NACE LA DATA PARA IR ARMANDO
    LA BASE DE DATOS.
    SI LA EMPRESA YA ESTA SISTEMATIZADA SEA PARTE O EN SU TOTALIDAD
    ES POSIBLE QUE UNOS FORMATOS O ESTRUCTURAS YA ESTEN
    VIRTUALMENTE EN ALGUN SOFTWARE Y OTRA PARTE SI LA MANEJEN EN
    PAPEL.
    DE TODAS MANERAS LA ESTRUCTURA DE CADA FORMATO ESCANEARLA
    A PDF PARA AQUELLOS DOCUMENTOS QUE TODAVIA MANEJAN PAPEL Y
    PARA LAS YA VIRTUALIZADAS ENTONCES TOMAR UN CORTE DE LA
    IMAGEN PARA IR CLASIFICANDO CADA DOCUMENTO SEGUN
    CORRESPONDA AL TIPO DE DOCUMENTOS ABAJO RELACIONADO.
    DE LOS POSIBLES DOCUMENTOS ABAJO TIPIFICADOS ES POSIBLE QUE EN
    LA EMPRESA QUIMICA MANEJEN OTROS DOCUMENTOS ADICIONALES EN
    ESE CASO SI VEN NECESARIO INCLUIRLOS POR SU IMPORTANCIA.
    Documentos administrativos
    Las actividades jurídico-administrativas del departamento comprenden la creación
    de contratos de los trabajadores, emisión de nóminas, contratación de seguros,
    etc. Esta tarea es la más burocrática del departamento.
     Contrato de trabajadores: Todos los trabajadores de la empresa deben
    tener un contrato donde se determine la actividad que va a realizar el
    empleado por el coste y horas. Se trata del documento más habitual ya que
    determina la relación entre la empresa y el trabajador. Si hay promociones
    o ascensos hay que revisar el contrato y estipular los cambios producidos.
     Recibos de nómina: Los trabajadores cobran por sus servicios a final de
    mes o por semana (según el acuerdo establecido). Para justificar el pago de
    la cantidad de dinero es necesario emitir una nómina. El contenido de la
    nómina identifica al empleado, el periodo de liquidación, el precio por hora
    del trabajador, deducciones, percepciones, modo de pago, etc.
    Documentos de gestión de los empleados

    Formato Ficha de los empleados: Se trata del documento donde se recoge la


    información personal y profesional de cada empleado. Las empresas guardan
    la Base de Datos de sus empleados para tener un control de ellos. Se incluyen
    datos de contacto, información académica, contacto de emergencia, número de
    cuenta etc.
    Formato Control de fichajes: En toda empresa es necesario controlar si los
    trabajadores cumplen con la jornada de trabajo por ello se implementa un sistema
    de control de horarios. Existen múltiples empresas que se encargan de
    implementar sowftwares y hardwares en las empresas para controlar los fichajes.
    Formato Gestión de bajas laborales: Es posible que nuestros trabajadores estén
    de baja por enfermedad o baja laboral. Si el empleado no va a acudir a la oficina
    deberá gestionarse
    Formato Gestión de vacaciones de los empleados : Los empleados tienen derecho
    a descansar cogiendo vacaciones. Es necesario realizar una gestión eficiente de
    las vacaciones de los trabajadores para que no afecte a la producción de la
    empresa. Este tipo de documentos ayuda a establecer las vacaciones de los
    trabajadores y a realizar un control del trabajo.
    Documentos de planificación de personal

    Para llevar a cabo una correcta producción empresarial es necesario planificar el


    trabajo a realizar. Estos documentos ayudan a determinar cuándo debe trabajar
    cada empleado y a la empresa a saber cuándo dispondrá de la mano de obra.
    Calendario de trabajo: El calendario de trabajo determina los días que se
    trabajaran en la empresa y la producción que deberá realizarse. Un documento
    imprescindible para establecer las jornadas de producción de los trabajadores
    asociado al calendario laboral.
    Turnos de los empleados: Derivado del anterior documento existe el documento
    de los turnos de trabajo. Si es una empresa que trabaja con varios turnos será
    necesario indicar a los trabajadores en qué turno trabajan y organizar la
    producción de cada día.

    DE TODAS MANERA LA FUNCIONARIA DE LA EMPRESA QUIMICA DEBERIA


    INVESTIGAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS QUE SE MANEJAN SI ES
    POSIBLE PARA DETERMINAR QUE ACTIVIDADES Y DOCUMENTOS NACEN
    DE ESTOS.

    4.1.2.2 CLASIFICACION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS

    Documentos electronicos:
    Aqui blab la bla…….. (Sugerencia del profesor)
    Los que se maneje en la empresa quimica en un computador a traves de carpetas,
    subcarpetas con informacion propia de la organizacion archivos PDF, EXCEL,
    DOC, etc .
    Tambien son documentos electronicos los que se generan a traves de un de un
    software para la gestion del recurso humano como nominas, comprobantes,
    certificaciones, etc.
    4.1.3 ORDENACION DOCUMENTAL
    Tambien se debe tener encuenta documento externos que son de apoyo y se
    deben tener en una seccion tenerlos presentes

    VER PDF ORDENACION DE LOS ARCHIVOS

    4.1.4 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL


    Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento archivístico
    que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico -
    funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la
    valoración documental por cada una de las agrupaciones ...
    AQUI COLOCAR LA INFORMACION QUE COMPILE DE LA LECTURA DE LOS
    VIDEOS TABLAS DE RETENCION
    4.1.5 DISPOSICION FINAL

    Ver PDF GUIA QUE EL PROFESOR SUGIERE


    TIPOS DE ARCHIVO

    ARCHIVO DE GESTION
    Es donde se crean y tramitan documentos y estan ubicados en las oficinas
    ARCHIVO CENTRAL
    Administra y custodia los documentos transferidos por el archive de gestión para
    su consulta.
    ARCHIVO HISTORICO

    Su funcion salvaguardar y proteger documentos cuya informacion importante sea


    para la cultura historica e investigacion conservandolos indefinidamente.
    1.PLANEACION:
    Analizar las necesidades que tiene la empresa en cuanto al manejo de la
    información para la creacion de formas, formularios y documentos, analisis de
    procesos, analisis programatico, que herramientas necesitamos(excel,word,etc) se
    necesita manuals e instructivos para explicar a los trabajadores lo que se va a
    implementar

    2. PRODUCCION:
    Para mejorar la gestión de cada tarea del departamento es aconsejable contar con
    una planilla de dashborad de RRHH para facilitar el trabajo diario de los
    trabajadores de este área de la empresa.
    Son los documentos que se van a generar o sea sus caracteristicas de acuerdo a
    las funciones o lineamientos de la empresa.
    Hay que estudiar el formato que debe tener, su estructura, su finalidad pues
    basicamente esta etapa es es la creacion de los documentos.
    LOS DOCUMENTOS ABAJO DESCRITOS SON LOS QUE PODRIAN ESTAR
    FORMALIZADOS EN LA EMPRESA QUIMICA. HAY QUE INVESTIGAR DE
    ESTOS CUALES ESTAN Y COMO ES SU ESTRUCTURA.
    DE CADA FORMATO DE DOCUMENTO NACE LA DATA PARA IR ARMANDO
    LA BASE DE DATOS.
    SI LA EMPRESA YA ESTA SISTEMATIZADA SEA PARTE O EN SU TOTALIDAD
    ES POSIBLE QUE UNOS FORMATOS O ESTRUCTURAS YA ESTEN
    VIRTUALMENTE EN ALGUN SOFTWARE Y OTRA PARTE SI LA MANEJEN EN
    PAPEL.
    DE TODAS MANERAS LA ESTRUCTURA DE CADA FORMATO ESCANEARLA
    A PDF PARA AQUELLOS DOCUMENTOS QUE TODAVIA MANEJAN PAPEL Y
    PARA LAS YA VIRTUALIZADAS ENTONCES TOMAR UN CORTE DE LA
    IMAGEN PARA IR CLASIFICANDO CADA DOCUMENTO SEGUN
    CORRESPONDA AL TIPO DE DOCUMENTOS ABAJO RELACIONADO.
    DE LOS POSIBLES DOCUMENTOS ABAJO TIPIFICADOS ES POSIBLE QUE EN
    LA EMPRESA QUIMICA MANEJEN OTROS DOCUMENTOS ADICIONALES EN
    ESE CASO SI VEN NECESARIO INCLUIRLOS POR SU IMPORTANCIA.
    Documentos administrativos
    Las actividades jurídico-administrativas del departamento comprenden la creación
    de contratos de los trabajadores, emisión de nóminas, contratación de seguros,
    etc. Esta tarea es la más burocrática del departamento.
     Contrato de trabajadores: Todos los trabajadores de la empresa deben
    tener un contrato donde se determine la actividad que va a realizar el
    empleado por el coste y horas. Se trata del documento más habitual ya que
    determina la relación entre la empresa y el trabajador. Si hay promociones
    o ascensos hay que revisar el contrato y estipular los cambios producidos.
     Recibos de nómina: Los trabajadores cobran por sus servicios a final de
    mes o por semana (según el acuerdo establecido). Para justificar el pago de
    la cantidad de dinero es necesario emitir una nómina. El contenido de la
    nómina identifica al empleado, el periodo de liquidación, el precio por hora
    del trabajador, deducciones, percepciones, modo de pago, etc.
    Documentos de gestión de los empleados

    Formato Ficha de los empleados: Se trata del documento donde se recoge la


    información personal y profesional de cada empleado. Las empresas guardan
    la Base de Datos de sus empleados para tener un control de ellos. Se incluyen
    datos de contacto, información académica, contacto de emergencia, número de
    cuenta etc.
    Formato Control de fichajes: En toda empresa es necesario controlar si los
    trabajadores cumplen con la jornada de trabajo por ello se implementa un sistema
    de control de horarios. Existen múltiples empresas que se encargan de
    implementar sowftwares y hardwares en las empresas para controlar los fichajes.
    Formato Gestión de bajas laborales: Es posible que nuestros trabajadores estén
    de baja por enfermedad o baja laboral. Si el empleado no va a acudir a la oficina
    deberá gestionarse
    Formato Gestión de vacaciones de los empleados : Los empleados tienen derecho
    a descansar cogiendo vacaciones. Es necesario realizar una gestión eficiente de
    las vacaciones de los trabajadores para que no afecte a la producción de la
    empresa. Este tipo de documentos ayuda a establecer las vacaciones de los
    trabajadores y a realizar un control del trabajo.

    Documentos de planificación de personal

    Para llevar a cabo una correcta producción empresarial es necesario planificar el


    trabajo a realizar. Estos documentos ayudan a determinar cuándo debe trabajar
    cada empleado y a la empresa a saber cuándo dispondrá de la mano de obra.
    Calendario de trabajo: El calendario de trabajo determina los días que se
    trabajaran en la empresa y la producción que deberá realizarse. Un documento
    imprescindible para establecer las jornadas de producción de los trabajadores
    asociado al calendario laboral.
    Turnos de los empleados: Derivado del anterior documento existe el documento
    de los turnos de trabajo. Si es una empresa que trabaja con varios turnos será
    necesario indicar a los trabajadores en qué turno trabajan y organizar la
    producción de cada día.

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