Secretariado Ejecutivo

Manejo de Documentación y Archivos

Manejo de Documentació n y Archivo
Objetivos Específicos:

o Elaborar procedimientos en el manejo de documentos, de acuerdo a los sistemas.

o Ejecutar procedimientos en el movimiento de documentos, de acuerdo a los sistemas.

 1

TEMA IV

1 Manejo de Documentos:

Manejo de archivos es una disciplina que estudia el tratamiento adecuado en las

organizaciones a ciertos activos de informació n denominados archivos.

1.1. Manejo de Documentos:

El manejo de documentos es uno de los puntos críticos en las organizaciones, por todas
las implicaciones que esta actividad determina como lo son: seguridad y confidencialidad,
la integridad de los documentos, así como su acceso restringido es un punto de suma
importancia. Flexibilidad de uso.

Documentos en la organizació n: Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en

la organizació n, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la
prestació n del servicio

INFOTEP
1.2. El archivo y Documentación:

1. Concepto de archivo:

La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el
Diccionario de la R.A.L.E.:

• Local en el que se custodian documentos pú blicos o particulares (lo que significa la

existencia de archivos no só lo oficial sino también semipú blicos, comerciales o
particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen
(carpetas, guías, etc., donde se colocan).

• También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya

misió n consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

• Archivar significa guardar de forma ordenada documentos ú tiles, haciéndolo de un

modo ló gico y eficaz que permita su posterior localizació n de la forma má s rá pida
posible cuando sea necesario.

El material de archivo má s corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.

2. Clases de archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:

• Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o

de consulta frecuente.

• Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse

realizado sobre ellos el trabajo concreto.

• Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y
funcional, conservan valor histó rico, político, o documental.

Según el lugar de emplazamiento:

• Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es

consultado por distintos departamentos.

• Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la

entidad. Estos a su vez pueden ser:

• Departamentales o por secciones. - en el propio departamento por ser utilizado

constantemente por este.
 • Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a
la persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.

3. Concepto de documento:

Para la Real Academia Españ ola documentar significa "probar documentos", al mismo
tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita
algo". Este sería el concepto general de documento.

La Ley de Patrimonio Histó rico Españ ol define el documento como "toda expresió n en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresió n grá fica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informá ticos.

Desde el punto de vista administrativo, documento sería toda informació n o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de soporte material que sirva para comprobar o acreditar algo.

Tendrá n la consideració n de documento pú blico administrativo los documentos

vá lidamente emitidos por los ó rganos de las administraciones pú blicas. Cada
administració n pú blica determinará reglamentariamente los ó rganos que tengan atribuidas
las competencias de expedició n de copias auténticas de documentos pú blicos o privados.

Las copias de cualesquiera documentos pú blicos gozará n de la misma validez y eficacia que
estos, siempre que exista constancia de que sean auténticas.

El documento oficial reú ne, en general, las mismas características que los demá s
documentos, aunque con algunas salvedades:

• En ellos se establece una relació n entre las personas físicas o jurídicas con la
administració n pú blica o de diferentes organismos pú blicos entre sí.

• La mayoría de estas relaciones se realizará a través de unos impresos ya

preestablecidos o normalizados;

• Ha de quedar constancia de la fecha de recepció n del documento.

Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y
cada vez con má s frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, grá ficos, informá ticos,
nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el má s utilizado y el que con
má s frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de informació n, se reconoce legalmente como
prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se
encuentran regulados adecuadamente.

4. Funciones del archivo:

La principal funció n del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley

obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservació n, durante los cuales puede
ser requerida su presentació n.

Estos documentos se conservará n debidamente ordenados y clasificados. Esta conservació n

proporciona informació n sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El
archivo será eficaz cuando se encuentra rá pidamente lo que se busca.

Otra funció n del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Ademá s, sirve como medio de
consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo
sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realizació n de un acto o la forma de hacerlo.

1.3. Clasificación de Documentos.

Clasificar un documento significa agruparlo por

conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento
quiere decir establecer una secuencia cronoló gica,
alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo
físicamente en el espacio
 1.4. Reglas de Clasificación

Normas básicas para el archivo de documentación

 Escoge buenas carpetas o archivadores

Parece obvio, ¿no? La elecció n del lugar en el que almacenaremos toda la documentació n es sin
duda un punto primordial al enfrentarnos a esta tarea, ya que estos deberá n ser capaces de
soportar el paso del tiempo y proteger todos los archivos durante añ os.

• Escoge un sistema de codificació n

Una vez contemos con los ‘recipientes’ en los que archivaremos toda la documentació n, el
paso má s importante es el de escoger un sistema para codificarla, sistema que deberemos
poner en conocimiento de todas aquellas personas encargadas de manejar documentació n
con el objetivo de ser capaces de continuar el orden creado.

A la hora de escoger el sistema de codificació n, debemos tener en cuenta una serie de reglas
bá sicas:

• El có digo utilizado debería tener una longitud constante, que no vaya cambiando
con el tiempo.

• Debe poder ser utilizado y entendido por el personal cualificado.

• Es preferible que, en general, sea má s largo que corto, ya que eso nos permitirá
incluir en él má s informació n.
 • Separa la documentació n por proyectos y mantén el orden

Una vez definido el sistema de codificació n y ‘etiquetada’ toda la documentació n, una buena
manera de proceder consiste en utilizar carpetas o archivadores por proyectos, que nos
permitan encontrar má s fá cilmente la documentació n. En este sentido, es interesante
mantener los documentos má s actualizados en la parte delantera de esta forma, será n
mucho má s fá ciles de localizar.
• Deshazte de lo innecesario

Y es que tan importante es archivar la documentació n como ser capaces de tenerla siempre
ordenada. Para ello, deberemos hacer regularmente el ejercicio de revisar toda nuestra
documentació n y de eliminar toda aquella que no sea necesaria archivar. Para ello,
recuerda, será importante utilizar una trituradora o una papelera especial, sobre todo si
esa documentació n es susceptible de contener cualquier tipo de dato personal.

• Distingue entre documentació n informativa o administrativa

Un ú ltimo consejo prá ctico a la hora de archivar documentació n en la oficina consiste en

distinguir siempre entre la documentació n informativa, por un lado, y la administrativa,
por el otro.

Mientras que la informativa carece de valor administrativo (fotocopias de expedientes,

catá logos comerciales, etc.), la administrativa se caracteriza por ser o haber sido producida
por la propia oficina, y es la requiere má s cuidado a la hora de ser archivada. En este
sentido, ahí van unos ú ltimos consejos para archivarla:

• Evita la duplicidad de expedientes o archivos.

• En la medida de lo posible, guá rdalos diariamente en sus ficheros correspondientes,

evitando así tener que hacerlo cuando haya varios acumulados.

• Cuando necesites archivar documentos que no está n en formato papel (cd’s,

memorias USB, etc.) puedes hacerlo separados físicamente de su archivo, pero
dejando siempre constancia aquí de su existencia y localizació n.

1. Sistema de Ordenació n Alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo el

abecedario, las carpetas y guías se organizan.

2. Divisió n del Método Alfabético: El método alfabético se divide en tres:

A. Ordenació n Onomá stica o Nominativa: Se aplica a nombres de personas físicas y

jurídicas.

B. Toponímico: Se refiere a nombres de lugares.

 C. Asuntos y materia: Se aplica al ordenar un documento por su contenido o tema
de que trata el mismo.

Procedimientos para el archivo de documentos alfabéticamente:

Inspeccionar:

Verificar: Si el documento ya se puede archivar.

Clasificar: Los documentos de acuerdo a su procedencia.

Anotar: Anotar en un papel adhesivo la palabra o nombre bajo el cual se va a
archivar el documento

Distribuir: Agrupar todos los documentos en orden alfabético aplicando las reglas

Archivar: Es ubicar el documento en la carpeta correspondiente

3. Regla 1: Ordenamiento de unidades en nombres de persona: Se debe descomponer

el nombre de las personas para archivarla, cada partícula ocupará una unidad,
el apellido paterno Unidad 1,
apellido materno Unidad 2,
nombre de pila unidad 3 y así sucesivamente.
Ejemplo: Carlos José Ramírez Delgado, Denia Valverde Salas.

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD

Ramírez Delgado Carlos José
Valverde Salas Denia

Regla 2: Nombres similares: Cuando existan nombres similares se archiva el má s

corto de primero.
Ejemplo: Rosa Ferná ndez Jiménez, Rosaura Ferná ndez Jiménez.

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Fernández Jiménez Rosa
Fernández Jiménez Rosaura

Regla 3: Elementos de Identificació n: Cuando los nombres de varias personas son

iguales se considera el nú mero de cédula o la direcció n como elemento de
identificació n.
Ejemplo Silvia Ramos Campos, cédula 001-1586433-4, Silvia Ramos Campos, cédula
001-1586438-4

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD

Ramos Campos, Silvia 001-1586433-4
 Ramos Campos, Silvia 001-1586438-4

Regla 3.2: Títulos de prioridad familiar: Considérese señ ora, señ orita, hijo,
padre.

Ejemplo: Carlos Bolañ os Morales, hijo, Carlos Bolañ os Morales, Padre.

Ballesteros Espinoza, Ligia Señ orita, Ballesteros Espinoza Ligia Señ ora.

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD IV UNIDAD

Ballesteros Espinoza, Ligia (señ ora)

Ballesteros Espinoza, Ligia (señ orita)

Bolañ os Morales, Carlos (hijo)

Bolañ os Morles, Carlos (padre)

4. Regla 3.3: Títulos nobiliarios, militares, religiosos y grados académicos.

Ejemplo:

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Araya, Carlos (Monseñ or)
Fonseca, Carlos (Mayor)
Ló pez, Karina (Sor)
Príncipe Juan Carlos *

(* porque no tiene apellido, tomamos en consideració n el título nobiliario)

5. Regla 4: Nombres de la mujer casada:

Ejemplo: Myriam Herná ndez de Ramírez; Mercedes Morales de Pichardo.

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Herná ndez (de) Ramírez, Myriam

Morales (de) Pichardo, Mercedes

Polanco (de) Luisa

6. Regla 5: Apellidos de personas con prefijo, preposiciones, artículos y partículas:

Ejemplo: Francini D'amigo Vicenci; Luis Fernando Da Cruz Dos Santos; Carmen De
Lemos Araya
 I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD
D'amigo Vicenci, Francini
Da Cruz Dos Santos, Luis
De Lemos Araya, Carmen

7. Regla 6: NOMBRES DESCONOCIDOS: Se escriben tal y como aparecen escritos.

Ejemplo: Dai Liu Chi Di Soa ,Miu

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Dai Lui Chi Di Soa, Miu

8. Regla 1: Nombres de firmas comerciales y entidades gubernamentales:

Ejemplo: Municipalidad de Tibá s La Casa Blanca

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Municipalidad (de) Tibá s La Casa Blanca

9. Regla 2: Preposiciones artículos y conjunciones dentro del nombre de una empresa:

Ejemplo: Ficheros y Má s Estructura de Metal

I UNIDAD II UNIDAD

Estructuras (de) Metal Ficheros (y) Má s

10. Regla 3: Nombres iguales de empresas: Primero provincia, sector, calles y avenidas
Ejemplo: Ó ptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 3 y 5 Ó ptica Jimena, Avenida
Segunda, Calle 16 y 18

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Ó ptica Jimena (Calle 3 y 5 ave 2)

Ó ptica Jimena (Calle 16 y 18, Ave 2)

11. Regla 4 Siglas:

Ejemplo: Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

Instituto Nacional de Seguros (INS)

 I UNID II UNID III UNID

Banco Interamericano (de) Desarrollo (BID)

Instituto Nacional (de) Seguros (INS)

12. Regla 5: Abreviaturas: Se debe escribir la palabra completa.

Ejemplo: Deportes Bedal, S.A.; C l í n i c a de Arritmias S.A.

I UNID II UNID III UNIDAD IV UNID

Deportes Bedal, Sociedad Anó nima

Clínica (de) Arritmias, Sociedad Anó nima

13. Regla 6: Nú meros en el nombre de una entidad: Cuando es consecutivo se escribe

seguido, cuando es impar se considera la letra de la escritura.

Ejemplo Estadio 23 de mayo; Estadio 25 de julio; Juzgado 7; Juzgado 8

I UNIDAD II UNIDAD III UNIDAD

Estadio 25 (de) Julio

Estadio 23 (de) Mayo

Juzgado 7

Juzgado 8

14. Regla 7: Nombres de personas en una entidad: Se escriben tal como está n escritos
respetando el orden alfabético.

Ejemplo: Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo Almacén Raú l Rojas

I UNID II UNIDAD III UNID IV UNID V UNID

Almacén Raú l Rojas

Almacén Víctor Manuel Campos Hidalgo

1.5. Señalización y Organización.

Métodos de clasificació n de archivo

Método de archivo

1. Secuencia ló gica con la que se ordena la documentació n.

Alfabético
Numérico
Geográ fico
Por asuntos
Alfanumérico

2. Método alfabético, apoyo de las demá s metodologías del trabajo de archivo.

Alfa por asuntos o de materia: Alfa-numérico. Alfa-geográ fico. alfa-cronoló gico.

Sencillo de manejar.
Referencia directamente en gavetas principales.
No necesita archivo auxiliar.

Ventaja:

Sencillo de colocar.
Puede manejarse sin ningú n tipo de formació n especial.
Desventaja

Podrían surgir problemas si el archivo lo manejan varias personas

3. Se necesita conocer requisitos de las empresas sobre almacenaje de documentos y

sistema de control. sistemas de archivo y equipos disponibles en el mercado.

Elementos esenciales para un adecuado almacenaje y control de documentos.

4. Método numérico: Asigna un có digo a cada una de las carpetas del archivo.

Método indirecto ya que necesita un archivo auxiliar.

Consta de tres partes.
archivo principal.
Tarjetera.
Archivo alfabético
Se utiliza en:

Movimientos bancarios.
Pó lizas de seguros.
Historias clínicas.
Facturas.
Recibos.
Registros de alumnos.
Departamentos contables.

Casos confidenciales.

Ventajas: Sencillo para encontrar carpetas. El archivo se puede aumentar indefinidamente.

Fichas utilizables para otros fines.

Desventajas: Siempre necesita archivo auxiliar

5. Método geográfico:

Agrupa carpetas en orden geográ fico, por países, regiones, territorios, etc.
Utiliza orden alfabético para localidades de manera descendente. País,
departamento, municipio, cantones, etc.

Se utiliza en:

Oficinas de exportació n.
Departamento de ventas.
Ministerios.
Secretarias departamentales.
Almacenes en cadena.
Oficinas de ingenieros y arquitectos.

Desventaja:

Las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos. Necesita amplio

conocimiento del desplazamiento de todos los pueblos y ciudades.

6. Método por asuntos:

Consiste en archivar la documentació n por tema o contenido. Son ú tiles para

llevar correspondencia y papeles de una actividad repetitiva.
Se utiliza en:

Departamento de investigaciones científicas.

Oficinas donde el interés se enfoca en el cuadro general de la situació n.
Oficinas que conservan material didá ctico.
Instituciones que requieren que sus productos se identifiquen por grupos.

Ventajas:

Sirve para agrupar documentos relacionados con un asunto en particular. Guarda el

expediente completo perteneciente a un producto específico o una actividad determinada.

Desventajas

Puede producirse olvido de papeles de un tema en otra carpeta.

7. Método alfanumérico:

Combina las clasificaciones alfabética y numérica.

Asigna un nú mero a cada letra del alfabeto.
Cada carpeta dentro de un nú mero. Se numera consecutivamente.
Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los nú meros se usan
como referencia sobre la correspondencia.

Los sistemas fundamentales de clasificació n se resumen bá sicamente, en dos: Alfabético y

numérico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenació n. En
algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son só lo combinaciones
realizadas con ellos.

Generalidades.
Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios
para conservar, retirar y usar la informació n que se necesite, así se tiene:

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestañ a en la hoja de atrá s. En la pestañ a se

escribe el ró tulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para
colocar documentos relacionados con una persona, firma o institució n o referidas a un
mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y
carpetas miscelá neas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de
correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un
añ o.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las
cuales se mantiene comunicació n constante y a la cual se hace necesario referirse
frecuentemente. Se ordena alfabéticamente detrá s de cada guía primaria. Dentro de la
carpeta los papeles se ordenan cronoló gicamente hacia arriba, por orden de fecha, la má s
reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos
cinco documentos.

Carpetas miscelá neas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con
los cuales no es frecuente la comunicació n. Esta carpeta contiene papeles de varios
corresponsales, puesto que es donde se coloca.

1.6. Sistema de Archivos.

El sistema de archivos o sistema de ficheros es el componente del sistema operativo

encargado de administrar y facilitar el uso de las memorias periféricas, ya sean secundarias
o terciarias.
Sus principales funciones son la asignació n de espacio a los archivos, la administració n del
espacio libre y del acceso a los datos resguardados. Estructuran la informació n guardada en
un dispositivo de almacenamiento de datos o unidad de almacenamiento (normalmente un
disco duro de una computadora), que luego será representada ya sea textual o grá ficamente
utilizando un gestor de archivos.
La mayoría de los sistemas operativos manejan su propio sistema de archivos.
Lo habitual es utilizar dispositivos de almacenamiento de datos que permiten el acceso a
los datos como una cadena de bloques de un mismo tamañ o, a veces llamados sectores,
usualmente de 512 bytes de longitud (también denominados clú steres).
El software del sistema de archivos es responsable de la organizació n de estos sectores en
archivos y directorios y mantiene un registro de qué sectores pertenecen a qué archivos y
cuá les no han sido utilizados. En la prá ctica, un sistema de archivos también puede ser
utilizado para acceder a datos generados diná micamente, como los recibidos a través de
una conexió n de red de computadoras (sin la intervenció n de un dispositivo de
almacenamiento).
Los sistemas de archivos proveen métodos para crear, mover, renombrar y eliminar tanto
archivos como directorios, pero carecen de métodos para crear, por ejemplo, enlaces
adicionales a un directorio o archivo (enlace duro en Unix) o renombrar enlaces padres (".."
en Unix).
El acceso seguro a sistemas de archivos bá sicos puede estar basado en los esquemas de
lista de control de acceso (access control list, ACL) o capacidades. Las ACL hace décadas que
demostraron ser inseguras, por lo que los sistemas operativos experimentales utilizan el
acceso por capacidades. Los sistemas operativos comerciales todavía funcionan con listas
de control de acceso

1.7. Horizontal, Lateral y Vertical.

Tipos de Archivos

Para la adecuada conservació n del material, documentació n que se debe archivar, es

necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del
archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales,
laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el
microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una
serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electró nico que utilice una unidad
principal.
En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propó sito para el cual han
sido creados, será n má s cualificados como sistemas de almacenamiento de informació n.
Ademá s, la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se
conserven. De allí que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

Archivo vertical:

Los documentos son almacenados

en carpetas individuales, colgando de una
guía dentro de las gavetas. Las carpetas se
colocan una detrá s de otra con el borde que
presenta la pestañ a hacia arriba, donde se
escribe la identificació n de lo que allí se
conserva.

Archivo lateral:
Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una
biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan
paralelamente.
Archivo horizontal:
Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas,
archivadores o cajones. Este archivo es vá lido en el caso de tener que archivar pocos
documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, también se

pueden mencionar los archivos:
activos, semiactivos e inactivos.

2 Movimientos de Documentos

2.1 ¿Qué es un archivo de movimiento?

Son archivos de paso que desaparecen después de un proceso, ya sea porque los datos
contenidos se integraron a otro o porque perdieron su vigencia. El archivo que contiene los
descuentos y las horas extras de cada empleado para un sistema de pago de sueldos, es un ejemplo
de archivo de movimientos.

2.2 Documentos de Control:

El control de documentos es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener
y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestió n de la calidad y poco a poco se
está implementando ampliamente en diversas empresas alrededor del mundo.

Nota: Recurso didá ctico de control de documentos, visita esta direcció n:

https://es.slideshare.net/RonaldPaulTorrejonInfante/ejemplos -controldedocumentos

2.3 Procedimientos para archivos.

El archivo y la gestión documental.
Fases y tratamiento del documento
Fase 1. Archivo de Oficina
En esta fase han de permanecer los documentos en trá mite. Si éste ha finalizado, el año o a
los 2 años, por ejemplo, los documentos han de pasar ya al Archivo Central, sin esperar el
plazo máximo de 5 años que establece la Ley.
Tratamiento:
• Iniciació n en el Registro General
• Formació n de expedientes
• Identificació n
• Clasificació n
• Ordenació n
• Descripció n Bá sica
• Recuperació n de la informació n
• Instalació n
• Transferencia de acciones
• Divisiones de fondos de archivo

Fase 2. Archivo central.

Recibe los documentos tramitados en las oficinas al cumplirse el plazo estipulado. La

permanencia de los documentos en esta Fase ha de fijarse en funció n de la frecuencia de
uso por el gestor: uso muy frecuente. Esto variará en cada institució n dependiendo de
muchos factores, pero documentos con 1,2 ó 3 años desde la finalizació n de su trá mite,
que no se usen con frecuencia, deben pasar al Archivo Intermedio, sin esperar el plazo
máximo de 10 años que establece la Ley.
Tratamiento:
• Control: Cotejo y recepció n de los documentos transferidos por las oficinas.
• Identificació n
• Aná lisis de la Clasificació n
• Ordenació n
• Control: Descripció n bá sica
• Posible descripció n en
• profundidad
• Normalizació n
• Recuperació n de la informació n
• Instalació n
• Control de Depó sitos e Instalaciones
• Primer aná lisis y valoració n de series documentales
• Reserva / Accesibilidad
• Transferencia de fracciones

Las transferencias de documentos.

Una vez transcurrido un plazo determinado de conservació n en las unidades productoras,
los documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de
acuerdo con las normas establecidas por esa unidad.
La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a
la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los
documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su
valor administrativo.
Organización de los documentos para su transferencia
Los documentos objeto de transferencia deberá n estar necesariamente organizados de
acuerdo con los siguientes criterios:
Criterio 1:
Los documentos deberá n ser originales o copias ú nicas (minutas). Son los denominados
"documentos con valor archivístico". Las copias, o documentos de apoyo informativo,
quedará n en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de interés el
responsable de la misma, generalmente en funció n de la vigencia de la informació n que
contienen.
Criterio 2:

Los documentos deberá n hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas

normalizadas por el Archivo General, y ú nicamente en éstas, como ú nica forma de
garantizar la conservació n de los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y
subcarpetas contendrá n la informació n necesaria para identificar de manera clara y directa
la documentació n que contienen:
• 1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite los • documentos.
• 2.- Có digo de clasificació n: có digo funcional, con las
• subdivisiones pertinentes (específicas, nominales, uniformes). • 3.- Añ os: indicació n del
período cronoló gico que abarca la • documentació n incluida en la carpeta o subcarpeta,
indicando,
• en su caso, inicio y cierre.
• 4.- Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica
• un orden secuencial dentro de la documentació n que los integra.

Criterio 3:
Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigü edad se ubicará n en
primer lugar.
Criterio 4:
Las carpetas correspondientes a un mismo período temporal (generalmente añ o natural o
curso académico) respetará n en su ordenació n la secuencia de los có digos funcionales de la
clasificació n de los documentos.
Criterio 5:
Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores
(antigü edad, có digos de clasificació n) la unidad procederá a alojar la documentació n en las
cajas de archivo normalizadas.
Criterio 6:
Las cajas resultantes se numerará n de manera secuencial, a lá piz y de forma clara y visible,
para facilitar la redacció n del formulario de transferencia. Ese nú mero será la ú nica
anotació n que efectú en las unidades remitentes en las cajas.
La conservación y el expurgo
La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de
conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la
inspección del Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.
• Las facturas o documento sustitutivo que hayan emitido
• Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo del Reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturació n y la copias de los documentos
sustitutivos expedidos.
• Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo del citado Reglamento, así como sus
justificantes contables

• Los recibos justificativos del reintegro de la compensació n del régimen especial de la

agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor,
como la copia, por parte del titular de la explotació n.
• Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importació n

Por otro lado, el artículo 30 del código del comercio vigente establece una obligación
para los empresarios de conservar "libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros".
Expurgo: operació n técnica de evaluació n crítica de la colecció n con vistas a la retirada de
parte de la colecció n. El expurgo debe entenderse como una tarea má s de la gestió n de la
colecció n que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que
confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como
consecuencia de él, algunos de ellos será n retirados de la colecció n.
Razones para expurgar:
• Superar la limitació n del espacio de almacenamiento
• Mejorar la actualidad de la colecció n
• Mejorar la accesibilidad de los fondos
• Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados

Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un
expurgo: traslado de la colecció n a otra sede, inicio de un proceso de automatizació n del
catá logo, etc.
2.4 Entrada, Salida.

Registro de entrada y salida de documentos. Es una solució n pensada para gestionar toda la
documentació n independientemente del formato y su origen, ya sea en papel, correos
electró nicos, ficheros PDF, Word, etc., que entra y sale en una organizació n mediante
procesos automatizados.

¿Qué importancia tienen los registros de ingreso y salida de productos para la

empresa? cometer errores que entorpezcan la fiabilidad de los datos y la toma de
decisiones......las políticas o procedimientos establecidos por la empresa para evitar estos
olvidos

Funciones: Todo documento que entre o que salga de la Administració n deberá ser
registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple
fundamentalmente la funció n de facilitar la localizació n de un determinado escrito o
documento ademá s de:
Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestió n.
Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado).
Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos má s significativos de un documento sin necesidad de consultarlo
directamente ya que en el registro quedan anotados éstos.

2.5 Archivo muerto.

Almacén de Archivo Muerto: Almacenamos de manera segura y ordenada todos aquellos
documentos importantes que las compañ ías deben o desean conservar y que no tienen un
uso inmediato o bien, que tienen un uso activo pero que no cuentan con el espacio
adecuado para almacenarlos

El tiempo de retenció n del archivo muerto depende de su relevancia. En promedio, estos

deben durar entre cuatro a cinco años en sus archivos. Después del tiempo de vida de los
documentos, usted debes decidir si digitalizarlos o destruirlos.
2.6 Movimientos internos.

Los documentos internos son aquellos que usted imprime para su propio departamento de
contabilidad o para otros departamentos.

Los documentos externos como ser facturas, comprobantes de pago, informes impositivos y
descargos impositivos, son creados porque algú n ente externo a tu empresa los necesita. ...
Por otro lado, los documentos internos son aquellos utilizados dentro de tu empresa y
sirven para tomar ciertas decisiones.

Comprobantes externos de contabilidad. ... Entre los documentos externos que sirven de
soporte para los registros contables figuran las facturas, los recibos de pago, notas débito y
crédito expedidos por los bancos, remisiones, consignaciones, letras de cambio, pagarés,
ó rdenes de compra o de servicios, etc.

Los documentos administrativos sirven como medio de comunicació n de los actos de

la Administració n. ... El documento asegura la pervivencia de las
actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material y garantiza la
conservació n de los actos.
Modulo Diseñ ado por Yadisa Castro.
Revisado, corregido y actualizado por: Lic. Mildred Díaz Álvarez

Webgrafía:

- Administració n de Archivos, disponible en:

https://www.monografias.com/trabajos59/gestionorganizacion-archivos/gestion-organizacion-
archivos2.shtml
- Sistemas de Archivo, disponible en: https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_archivos
- Gestió n Documental, disponible en: http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf
- Método de Clasificació n, disponible: https://es.slideshare.net/davidalvareznoriega/mtodos -
declasificacin-de-archivo-los-documentalistas-17-ag
- Reglas de Clasificació n, disponible en: https://es.slideshare.net/lillianalac/reglas -de-
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