Modulo 13 Manejo de Documentación y Archivos (S2)
Modulo 13 Manejo de Documentación y Archivos (S2)
Modulo 13 Manejo de Documentación y Archivos (S2)
TEMA IV
1 Manejo de Documentos:
El manejo de documentos es uno de los puntos críticos en las organizaciones, por todas
las implicaciones que esta actividad determina como lo son: seguridad y confidencialidad,
la integridad de los documentos, así como su acceso restringido es un punto de suma
importancia. Flexibilidad de uso.
INFOTEP
1.2. El archivo y Documentación:
1. Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el
Diccionario de la R.A.L.E.:
2. Clases de archivos:
• Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y
funcional, conservan valor histó rico, político, o documental.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.
3. Concepto de documento:
Para la Real Academia Españ ola documentar significa "probar documentos", al mismo
tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita
algo". Este sería el concepto general de documento.
La Ley de Patrimonio Histó rico Españ ol define el documento como "toda expresió n en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresió n grá fica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informá ticos.
Desde el punto de vista administrativo, documento sería toda informació n o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de soporte material que sirva para comprobar o acreditar algo.
Las copias de cualesquiera documentos pú blicos gozará n de la misma validez y eficacia que
estos, siempre que exista constancia de que sean auténticas.
El documento oficial reú ne, en general, las mismas características que los demá s
documentos, aunque con algunas salvedades:
• En ellos se establece una relació n entre las personas físicas o jurídicas con la
administració n pú blica o de diferentes organismos pú blicos entre sí.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y
cada vez con má s frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, grá ficos, informá ticos,
nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el má s utilizado y el que con
má s frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de informació n, se reconoce legalmente como
prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se
encuentran regulados adecuadamente.
Otra funció n del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Ademá s, sirve como medio de
consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo
sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realizació n de un acto o la forma de hacerlo.
Parece obvio, ¿no? La elecció n del lugar en el que almacenaremos toda la documentació n es sin
duda un punto primordial al enfrentarnos a esta tarea, ya que estos deberá n ser capaces de
soportar el paso del tiempo y proteger todos los archivos durante añ os.
Una vez contemos con los ‘recipientes’ en los que archivaremos toda la documentació n, el
paso má s importante es el de escoger un sistema para codificarla, sistema que deberemos
poner en conocimiento de todas aquellas personas encargadas de manejar documentació n
con el objetivo de ser capaces de continuar el orden creado.
A la hora de escoger el sistema de codificació n, debemos tener en cuenta una serie de reglas
bá sicas:
• El có digo utilizado debería tener una longitud constante, que no vaya cambiando
con el tiempo.
• Es preferible que, en general, sea má s largo que corto, ya que eso nos permitirá
incluir en él má s informació n.
• Separa la documentació n por proyectos y mantén el orden
Una vez definido el sistema de codificació n y ‘etiquetada’ toda la documentació n, una buena
manera de proceder consiste en utilizar carpetas o archivadores por proyectos, que nos
permitan encontrar má s fá cilmente la documentació n. En este sentido, es interesante
mantener los documentos má s actualizados en la parte delantera de esta forma, será n
mucho má s fá ciles de localizar.
• Deshazte de lo innecesario
Y es que tan importante es archivar la documentació n como ser capaces de tenerla siempre
ordenada. Para ello, deberemos hacer regularmente el ejercicio de revisar toda nuestra
documentació n y de eliminar toda aquella que no sea necesaria archivar. Para ello,
recuerda, será importante utilizar una trituradora o una papelera especial, sobre todo si
esa documentació n es susceptible de contener cualquier tipo de dato personal.
Inspeccionar:
Distribuir: Agrupar todos los documentos en orden alfabético aplicando las reglas
Regla 3.2: Títulos de prioridad familiar: Considérese señ ora, señ orita, hijo,
padre.
I UNIDAD II UNIDAD
10. Regla 3: Nombres iguales de empresas: Primero provincia, sector, calles y avenidas
Ejemplo: Ó ptica Jimena, Avenida Segunda, Calle 3 y 5 Ó ptica Jimena, Avenida
Segunda, Calle 16 y 18
Juzgado 7
Juzgado 8
14. Regla 7: Nombres de personas en una entidad: Se escriben tal como está n escritos
respetando el orden alfabético.
Método de archivo
Alfabético
Numérico
Geográ fico
Por asuntos
Alfanumérico
Sencillo de manejar.
Referencia directamente en gavetas principales.
No necesita archivo auxiliar.
Ventaja:
Sencillo de colocar.
Puede manejarse sin ningú n tipo de formació n especial.
Desventaja
4. Método numérico: Asigna un có digo a cada una de las carpetas del archivo.
Movimientos bancarios.
Pó lizas de seguros.
Historias clínicas.
Facturas.
Recibos.
Registros de alumnos.
Departamentos contables.
Casos confidenciales.
5. Método geográfico:
Agrupa carpetas en orden geográ fico, por países, regiones, territorios, etc.
Utiliza orden alfabético para localidades de manera descendente. País,
departamento, municipio, cantones, etc.
Se utiliza en:
Oficinas de exportació n.
Departamento de ventas.
Ministerios.
Secretarias departamentales.
Almacenes en cadena.
Oficinas de ingenieros y arquitectos.
Desventaja:
Ventajas:
Desventajas
7. Método alfanumérico:
Generalidades.
Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios
para conservar, retirar y usar la informació n que se necesite, así se tiene:
Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las
cuales se mantiene comunicació n constante y a la cual se hace necesario referirse
frecuentemente. Se ordena alfabéticamente detrá s de cada guía primaria. Dentro de la
carpeta los papeles se ordenan cronoló gicamente hacia arriba, por orden de fecha, la má s
reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos
cinco documentos.
Carpetas miscelá neas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con
los cuales no es frecuente la comunicació n. Esta carpeta contiene papeles de varios
corresponsales, puesto que es donde se coloca.
Tipos de Archivos
Archivo vertical:
Archivo lateral:
Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una
biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan
paralelamente.
Archivo horizontal:
Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas,
archivadores o cajones. Este archivo es vá lido en el caso de tener que archivar pocos
documentos o cuando se trate de planos o mapas.
2 Movimientos de Documentos
Son archivos de paso que desaparecen después de un proceso, ya sea porque los datos
contenidos se integraron a otro o porque perdieron su vigencia. El archivo que contiene los
descuentos y las horas extras de cada empleado para un sistema de pago de sueldos, es un ejemplo
de archivo de movimientos.
https://es.slideshare.net/RonaldPaulTorrejonInfante/ejemplos -controldedocumentos
Criterio 3:
Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigü edad se ubicará n en
primer lugar.
Criterio 4:
Las carpetas correspondientes a un mismo período temporal (generalmente añ o natural o
curso académico) respetará n en su ordenació n la secuencia de los có digos funcionales de la
clasificació n de los documentos.
Criterio 5:
Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores
(antigü edad, có digos de clasificació n) la unidad procederá a alojar la documentació n en las
cajas de archivo normalizadas.
Criterio 6:
Las cajas resultantes se numerará n de manera secuencial, a lá piz y de forma clara y visible,
para facilitar la redacció n del formulario de transferencia. Ese nú mero será la ú nica
anotació n que efectú en las unidades remitentes en las cajas.
La conservación y el expurgo
La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de
conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la
inspección del Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.
• Las facturas o documento sustitutivo que hayan emitido
• Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo del Reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturació n y la copias de los documentos
sustitutivos expedidos.
• Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo del citado Reglamento, así como sus
justificantes contables
Por otro lado, el artículo 30 del código del comercio vigente establece una obligación
para los empresarios de conservar "libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros".
Expurgo: operació n técnica de evaluació n crítica de la colecció n con vistas a la retirada de
parte de la colecció n. El expurgo debe entenderse como una tarea má s de la gestió n de la
colecció n que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que
confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como
consecuencia de él, algunos de ellos será n retirados de la colecció n.
Razones para expurgar:
• Superar la limitació n del espacio de almacenamiento
• Mejorar la actualidad de la colecció n
• Mejorar la accesibilidad de los fondos
• Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados
Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un
expurgo: traslado de la colecció n a otra sede, inicio de un proceso de automatizació n del
catá logo, etc.
2.4 Entrada, Salida.
Registro de entrada y salida de documentos. Es una solució n pensada para gestionar toda la
documentació n independientemente del formato y su origen, ya sea en papel, correos
electró nicos, ficheros PDF, Word, etc., que entra y sale en una organizació n mediante
procesos automatizados.
Funciones: Todo documento que entre o que salga de la Administració n deberá ser
registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple
fundamentalmente la funció n de facilitar la localizació n de un determinado escrito o
documento ademá s de:
Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestió n.
Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado).
Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos má s significativos de un documento sin necesidad de consultarlo
directamente ya que en el registro quedan anotados éstos.
Los documentos internos son aquellos que usted imprime para su propio departamento de
contabilidad o para otros departamentos.
Los documentos externos como ser facturas, comprobantes de pago, informes impositivos y
descargos impositivos, son creados porque algú n ente externo a tu empresa los necesita. ...
Por otro lado, los documentos internos son aquellos utilizados dentro de tu empresa y
sirven para tomar ciertas decisiones.
Comprobantes externos de contabilidad. ... Entre los documentos externos que sirven de
soporte para los registros contables figuran las facturas, los recibos de pago, notas débito y
crédito expedidos por los bancos, remisiones, consignaciones, letras de cambio, pagarés,
ó rdenes de compra o de servicios, etc.
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