Manual Ucla

SISTEMATIZACIÓN UNIVERSITARIA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

del Departamento de Contabilidad de la
Dirección de Administración Central
(Actualización)
Edificio Administrativo 1º piso – Teléfonos: 58-0274-2401998 – 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: [email protected] 1
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
SISTEMA DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

Materia: Asunto:
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE DEPENDENCIAS CENTRALES AUTORIDADES UNIVERSITARIAS.
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Mario Bonucci Rossini

RECTOR
Patricia Rosenzweig
VICERRECTOR ACADÉMICO
Manuel Aranguren
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
José María Andérez

SECRETARIO
Mérida - Venezuela, febrero 2017

Materia: Asunto:
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE DEPENDENCIAS CENTRALES DIRECTIVOS DE LA DEPENDENCIA
DIRECTIVOS DE LA DEPENDENCIA
Oscar Altuve
DIRECTOR DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Daniela La Cruz
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Dorys Sulbarán
JEFE DE REGISTRO
Mercedes Peña
JEFE DE ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN

Materia: Asunto:
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE DEPENDENCIAS CENTRALES EQUIPO DE TRABAJO
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
Manuel Aranguren
VICE-RECTOR ADMINISTRATIVO
Asdrúbal Fernández
DIRECTOR DE LOS SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRATIVA (DSIA)
Marisol Díaz
COORDINADORA DE LA UNIDAD DE DESARROLLO DE SISTEMAS Y
SERVICIOS DE INFORMACIÓN DE LA DSIA
Gladys Ramírez
LÍDER DEL ÁREA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL DE LA DSIA
ELABORACIÓN
Marbella Contreras
ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Personal Directivo, Administrativo y Obrero

del Departamento de Contabilidad
COLABORADORES

Materia: Asunto:
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE DEPENDENCIAS CENTRALES CONTENIDO DEL MANUAL
1. Preámbulo
 Presentación
 Aprobación del Manual
 Hoja de certificación del Manual
 Introducción
 Reseña histórica
Aspectos generales del Manual
 Objetivos, alcance y utilidad
 Hoja de vida del Manual
 Normas generales para uso del Manual
2. Estructura Organizacional
 Estructura organizacional de la Dirección de Administración Central
 Estructura organizacional del Departamento de Contabilidad
3. Base legal
 Leyes, reglamentos, códigos, normas, manuales, otros.
4. Procesos del Departamento de Contabilidad

 Diagrama de proceso
 Árbol de procesos y procedimientos fundamentales y de apoyo
4.1. Procesos Fundamentales (PF)

PF-1. Gestión de registro
 Índice de contenido
 Diagrama de proceso
PF-1.1. Ingreso
 Diagramas de actividades y procedimientos
PF-1.1.1. Recepción, distribución y registro de los movimientos de ingresos
PF-1.1.2. Apertura, modificación y registro de cuentas por cobrar a corto
plazo
PF-1.1.3. Traslado de saldos de cuentas por cobrar a corto plazo a cuentas
por cobrar a mediano y largo plazo
PF-1.1.4. Análisis de las cuentas por cobrar a largo plazo
PF-1.1.5. Revisión y registro de orden de pago anulada
PF-1.1.6. Revisión del reporte comparado de ingresos
PF-1.1.7. Revisión de la certificación de recuperación de deudas del Personal
Docente y de Investigación (PDI)
PF-1.1.8. Registro de la provisión de cuentas incobrables
PF-1.1.9. Revisión y registro de cuentas por cobrar por arrendamientos
PF-1.2. Egreso
PF-1.2.1. Recepción, distribución, revisión y registro de los movimientos de
egresos

Materia: Asunto:
PF-1.2.2. Desincorporación o incorporación de bienes muebles del

patrimonio universitario
PF-1.2.3. Recepción y revisión de las rendiciones de gastos de fondos en
anticipos e ingresos propios
PF-1.2.4. Recepción y revisión de las rendiciones por reintegros de fondos en
anticipos e ingresos propios (Tipo R)
PF-1.2.5. Registro de asientos de las planillas de Control Presupuestario
(CP) causadas y no pagadas
PF-1.2.6. Revisión de las nóminas pagadas
PF-1.2.7. Análisis de las cuentas contables obras en proceso, anticipos a
contratistas y anticipos a proveedores
PF-1.2.8. Recepción y codificación de recibos de ingresos
PF-1.2.9. Revisión y registro de traslado del resultado del ejercicio
PF-1.2.10. Revisión y registro de saldos de años anteriores de fondos en
PF-1.2.11. Revisión y registro de saldos por cambio de cuentadante
PF-2. Análisis y conciliación de cuentas del pasivo y capital
 Diagramas de actividades y procedimientos
PF-2.1. Revisión, análisis y conciliación de las cuentas del pasivo
PF-2.2. Comparación entre el reporte del auxiliar analítico y el reporte de
movimiento bancario
PF-2.3. Elaboración de estados de conciliación bancaria
PF-2.4. Reverso de las planillas de Control Presupuestario (CP) causadas y
no pagadas
PF-2.5. Registro de pasivos bloqueados año vigente, incluidos en el
presupuesto institucional
PF-2.6. Registro de pasivos bloqueados años anteriores incluidos en el
PF-2.7. Notificación sobre inconsistencias, errores, omisiones y demás
situaciones encontradas en los registros contables
PF-3. Gestión de actividades gerenciales
PF-3.1. Actualización de tablas y registros en formatos financieros
PF-3.1.1. Actualización de la tabla de conversión de códigos de gastos
presupuestarios a códigos de gastos contables
PF-3.1.2. Actualización de la tabla de conceptos de deducciones de las
nóminas a cuenta contable
PF-3.1.3. Actualización de la tabla de conceptos de ingresos a tesorería a
cuenta contable

Materia: Asunto:
PF-3.1.4. Registro de datos en el instructivo Nº 07 “Solicitud de información

de la ejecución del presupuesto de los entes descentralizados
funcionalmente, sin fines empresariales, financieros y no financieros”
PF-3.1.5. Registro de datos en el instructivo Nº 19 “Formulación de los
presupuestos de ingresos y gastos de las instituciones de educación
universitaria”
PF-3.1.6. Registro de datos en el Sistema Presupuestario de la Oficina
Nacional de Presupuesto (SISPRE)
PF-3.1.7. Registro de datos en la “Encuesta a los organismos del sector
gobierno”
PF-3.1.8. Elaboración de traspasos y modificaciones del presupuesto
asignado
PF-3.2. Elaboración de cierres contables y de actividades generales
PF-3.2.1. Pre cierre contable mensual
PF-3.2.2. Cierre contable mensual
PF-3.2.3. Cierre contable anual
PF-3.2.4. Formación y participación de la cuenta de recursos de la
Universidad de Los Andes
PF-3.2.5. Elaboración de asientos de ajuste
PF-3.2.6. Emisión del Plan Operativo Anual (POA)
PF-3.2.7. Emisión de la ejecución física trimestral del Plan Operativo Anual
(POA)
PF-3.2.8. Emisión del informe de gestión anual
PF-3.2.9. Supervisión de becas trabajo
PF-4. Gestión de archivo
PF-4.1. Archivo de asientos contables y sus soportes
PF-4.2. Archivo de reintegros del mes y rendiciones de gastos con sus
soportes
PF-4.3. Recepción y archivo de comprobantes de cheques
PF-4.4. Depuración de archivos contables
4.2. Procesos de Apoyo (PA)
PA-1. Gestión de apoyo de servicios
PA-1.1. Servicio de limpieza en las instalaciones internas del Departamento
de Contabilidad
PA-2. Gestión de apoyo secretarial

Materia: Asunto:
PA-2.1. Control de correspondencia y atención al público

PA-2.1.1. Control de correspondencia de entrada
PA-2.1.2. Control de correspondencia de salida
PA-2.1.3. Atención al público en general
PA-2.1.4. Recepción de llamadas telefónicas
PA-2.1.5. Realización de llamadas telefónicas
PA-2.1.6. Envío de información vía correo electrónico
PA-2.2. Apoyo logístico
PA-2.2.1. Control de asistencia
PA-2.2.2. Solicitud y recepción de los materiales y suministros
PA-2.2.3. Distribución de materiales y suministros
PA-2.2.4. Actualización de carteleras del Departamento
PA-2.2.5. Emisión de solvencia para cuentadante y administrador de
Facultades/Núcleos y Dependencias Centrales
5. Glosario de Términos
6. Bibliografía
7. Anexos
7.1. Reporte de análisis del mes anterior
7.2. Formato del Plan Operativo Anual (POA)
7.3. Formato de la ejecución física trimestral del POA
7.4. Formato “Solicitud de Material de Oficina”

Materia: Asunto:
1. PREÁMBULO
1. PREÁMBULO

Materia: Asunto:
1. PREÁMBULO  PRESENTACIÓN
Actualmente la Contabilidad se ha constituido en la técnica importante para

ordenar, analizar y registrar las operaciones que se realizan por las
Dependencias, Facultades y Núcleos de la Universidad de Los Andes. Por
ello la contabilidad juega un papel relevante como instrumento que define y
norma el registro y control financiero de los recursos públicos, así como de
los bienes y obligaciones patrimoniales del Estado.
Por tal razón se elaboró el presente Manual de Normas, Procesos y

Procedimientos, como instrumento de información de trabajo en el que se
consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse
para la realización de las funciones del Departamento. En él se describen
además, los diferentes puestos o secciones que intervienen y se precisa su
responsabilidad, con la finalidad de evitar duplicidad de funciones.
En base a lo anterior, el Departamento de Contabilidad, adscrito a la

Dirección de Administración Central de la Universidad de Los Andes, ha
considerado de gran utilidad la actualización y adecuación del presente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos; para el mejor
funcionamiento y logro de los objetivos tanto del Departamento como de la
Institución.
Lcda. Daniela La Cruz

Jefe del Departamento de Contabilidad

Materia: Asunto:
1. PREÁMBULO  APROBACIÓN DEL MANUAL

Materia: Asunto:
1. PREÁMBULO  HOJA DE CERTIFICACIÓN DEL MANUAL

Materia: Asunto:
1. PREÁMBULO  INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos es un instrumento de apoyo

administrativo que tiene como propósito ser una herramienta de trabajo y servir de consulta y
orientación respecto a la organización y funcionamiento del Departamento de Contabilidad de la
Dirección de Administración Central de la Universidad de Los Andes; para el personal y los
usuarios. Es útil como mecanismo de inducción del personal de nuevo ingreso, dado que presenta
información detallada, referente a los antecedentes históricos, al marco jurídico-administrativo, a
las actividades que deben ejecutarse en la realización de las funciones de cada uno de los
puestos de trabajo, precisando responsabilidades y participaciones.
Este trabajo se realizó gracias a la cooperación del personal administrativo y obrero de cada una
de las unidades desarrolladas, quienes aportaron toda la información solicitada y participaron en el
proceso de validación del Manual.
El mismo, forma parte de la documentación que se genera del Sistema de Información

Organizacional que viene desarrollando la Dirección de Servicios de Información Administrativa
(DSIA), de acuerdo con una metodología establecida que consta de seis etapas, a saber:
Preparación Organizacional, Entender el Proceso Actual, Rediseño del Proceso, Desarrollo del
Manual, Aprobación e Implementación del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo.
El Manual consta de las siguientes secciones:
Preámbulo: muestra los documentos legales y los aspectos generales a ser considerados para
hacer uso del Manual; referentes a la presentación, aprobación, hoja de certificación, introducción,
reseña histórica, los objetivos, alcance y utilidad, hoja de vida y normas generales.
Estructura organizacional: define como se dividen, agrupan y coordinan las tareas de trabajo.
Ilustradas a través de organigramas, en los que se pueden diferenciar dos conceptos
fundamentales:
 Línea de Mando Directo, que conforman las unidades operativas, mediante las cuales se
materializan los objetivos operacionales.
 Línea de Mando Funcional, que actúa en apoyo de las operaciones que se ejecutan a
través de la Línea de Mando Directo.
Base legal: muestra la base jurídica que rige y sustenta los procesos y procedimientos llevados a
cabo en el Departamento de Contabilidad.
Procesos: ilustra la conceptualización del Departamento de Contabilidad, que contiene sus

elementos y sus características, las relaciones entre elementos y el agrupamiento o clasificación
de los mismos; a través de los diagramas de proceso, de actividades y descripción de los
procedimientos ejecutados en el Departamento.
Glosario de Términos: describe algunos términos con la finalidad de facilitar el manejo del
Manual y lograr uniformidad de criterios en su aplicación.

Materia: Asunto:
1. PREÁMBULO  INTRODUCCIÓN
Bibliografía: muestra la referencia del material bibliográfico utilizado en el diseño y la elaboración

del Manual.
Anexos: presenta algunos de los diferentes formatos utilizados en la actualidad por los
involucrados en la ejecución de sus actividades.
Es de hacer notar que el presente Manual corresponde a la organización y funcionamiento vigente

del Departamento de Contabilidad. Se recomienda su revisión periódica con el propósito de
incorporar cambios, de manera de mantener su vigencia para que no pierda su validez y así
cumpla con su objetivo.

Materia: Asunto:
1. PREÁMBULO  RESEÑA HISTÓRICA
El Consejo Universitario de la Universidad de Los Andes en reunión celebrada el 15 de marzo de

1.977, consideró impostergable la reestructuración administrativa de la Institución, para dotarla del
apoyo gerencial requerido para el cabal cumplimiento de sus superiores objetivos. En
consecuencia, acordó eliminar la Dirección de Administración y crear la Dirección de Finanzas. La
Dirección de Finanzas se fundó el 15 de marzo de 1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo,
para atender todas las tareas financieras contables de la Universidad, a la cual se adscribieron los
Departamentos de Tesorería, Contabilidad y Bienes y Rentas; teniendo además las unidades y
dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de sus finalidades. Posteriormente llegó
a contar con cuatro (4) Departamentos adscritos: Departamento de Tesorería, Oficina Central de
Control de Bienes, Departamento de Contabilidad y Departamento de Nómina.
Con la entrada en vigencia del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones
Públicas, surge la necesidad para la Universidad de adecuarse a dicho instrumento jurídico, con
ello emergen situaciones que difieren en cuanto a estructura y funcionamiento de la actual
organización desde el punto de vista administrativo. Por lo tanto, para realizar las adecuaciones
obligatorias y perentorias que debe hacer la Universidad para ajustarse a la normativa legal
vigente, el 2 de mayo de 2016, según Resolución del Consejo Universitario Nº CU-1087/16 es
aprobado lo siguiente:
1. Crear la Oficina de Gestión de Compras y Contrataciones.

2. Modificar la estructura orgánica de la actual Dirección de Finanzas, para incorporar la
Oficina de Gestión de Compras y Contrataciones a dicha estructura, pasando a ser la
Dirección de Administración Central y necesariamente para que ello pueda funcionar en
armonía con las normas que regulan la materia.
3. Crear la Dirección de Tesorería.
Continuando adscritos a la Dirección de Administración Central, la Oficina Central de Control de

Bienes, el Departamento de Contabilidad y el Departamento de Nómina.
El Departamento de Contabilidad tiene como misión “Canalizar la totalidad de los registros

financieros y patrimoniales de la Universidad, así como proporcionar la información a través de los
Estados Financieros”. (Memoria y Cuenta de la ULA, año 2005).
Cuenta con tres unidades para realizar sus actividades con excelencia, calidad y compromiso, de
acuerdo a la estructura organizacional de la Dirección de Administración Central, aprobada por el
Consejo Universitario en mayo/2016:
1. Registro.
2. Análisis y Conciliación.
3. Archivo.

Asunto:
Materia:
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
1. PREÁMBULO
 OBJETIVOS, ALCANCE Y UTILIDAD
OBJETIVOS
El Manual de Normas, Procesos y Procedimientos del Departamento de Contabilidad de la

Dirección de Administración Central de la Universidad de Los Andes, tiene entre sus objetivos:
 Proveer la información más sustancial de las tareas, ubicación, requerimientos y

responsables de los procedimientos que se llevan a cabo en las secciones del
Departamento de Contabilidad, de una forma ordenada, actualizada y fácil de consultar.
 Dar a conocer y difundir los procedimientos y estructura organizacional del Departamento
de Contabilidad.
 Servir de instrumento de análisis, a fin de proponer e implantar mejoras y cambios
organizacionales.
 Facilitar la inducción de personal que participa en la ejecución de las actividades del
Departamento de Contabilidad.
 Documentar la estructura y funcionamiento del Departamento de Contabilidad a los fines de
informar a los entes internos, externos y gubernamentales que le competa.
 Unificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración rutinaria.
ALCANCE
El Manual de Normas, Procesos y Procedimientos describe los principales objetivos y actividades

que se ejecutan en las secciones del Departamento de Contabilidad, e informa la relación
existente entre los diferentes niveles de la estructura organizacional siendo su ámbito de
aplicación para toda la comunidad universitaria.
UTILIDAD
El Manual de Normas, Procesos y Procedimientos es un instrumento de apoyo por cuanto:

 Instruye al personal para documentarse con mayor facilidad en los procesos de trabajo que
debe ejecutar dentro de las secciones del Departamento de Contabilidad.
 Hay más seguridad de que las instrucciones sean entendidas e interpretadas
correctamente.
 Facilita el control de las actividades de supervisión.
 Determina responsabilidad: el personal conoce los procesos, procedimientos y actividades
que deben ejecutar.
 Facilita la evaluación del control interno y el diseño de nuevos procesos y procedimientos a
seguir.
 Ayuda a la coordinación de actividades para evitar duplicidades.
 Construye una base para el análisis posterior de los puestos de trabajo y mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.

Asunto:
Materia:
1. PREÁMBULO
 HOJA DE VIDA DEL MANUAL
HOJA DE VIDA DEL MANUAL

Nº FECHA DE DEPENDENCIA RESPONSABLE PRINCIPALES
VERSIÓN VIGENCIA RESPONSABLE ADMINISTRATIVO CAMBIOS
1ra. 14/05/2007 Dirección de Ing. Elvia Abreu. -
Servicios de Líder del Área de Desarrollo
Información Organizacional (ADO) de la Unidad
Administrativa de Desarrollo de Sistemas y
(DSIA) Servicios de Información (UD)
2da. Dirección de Ing. Gladys Ramírez. Actualización
Servicios de Líder del Área de Desarrollo (modificación,
Información Organizacional (ADO) de la Unidad eliminación e
Administrativa de Desarrollo de Sistemas y incorporación)
(DSIA) Servicios de Información (UD) de diagramas y
descripción de
procedimientos

Asunto:
Materia:
1. PREÁMBULO
 NORMAS GENERALES PARA USO DEL MANUAL
A los efectos de servir como marco normativo para el manejo del contenido del Manual de
Normas, Procesos y Procedimientos del Departamento de Contabilidad de la Dirección de
Administración Central de la Universidad de Los Andes, se establecen las siguientes normas:
1. Este Manual entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por parte del Consejo
Universitario de la Universidad de Los Andes.
2. La Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA), después de ser aprobado el
Manual, entregará al Director de Administración Central un (1) ejemplar.
3. El Manual es para uso y obligatorio cumplimiento de las secciones del Departamento de
Contabilidad.
4. Es responsabilidad de las autoridades del Departamento de Contabilidad la información y
actualización del Manual, bajo la coordinación y aprobación de la DSIA.
5. Es responsabilidad de la DSIA, de acuerdo con la máxima autoridad de la Dirección de
Administración Central y Jefe del Departamento de Contabilidad, definir los niveles
jerárquicos, criterios y parámetros básicos, bajo los cuales se diseñarán y se modificarán
las estructuras organizacionales y demás contenidos del Manual.
6. Las aplicaciones de este Manual, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de las funciones
operativas y de apoyo aquí descritas para cada sección, recaen sobre la máxima autoridad
de la Dirección de Administración Central.
7. La guarda y custodia del presente Manual será responsabilidad de la DSIA, adscrita al
Vicerrectorado Administrativo de la Universidad de Los Andes.
8. Las modificaciones relacionadas con la estructura organizacional que se estimen
necesarias efectuar en el Manual, deben ser propuestas por el interesado ante la DSIA, con
atención al responsable administrativo para su estudio, consideración y posterior
aprobación del Consejo Universitario como máximo órgano de gobierno de la Institución.
9. Es responsabilidad de la DSIA la notificación a todas las instancias a quienes distribuyó el
Manual, sobre las modificaciones que a éste le fuesen efectuadas.
10. No se consideran válidas las correcciones manuscritas sobre cualquiera de las partes del
presente Manual, ni las que se ocasionaren sin la previa autorización de las autoridades
competentes, en concordancia con lo estipulado en la norma tres y cuatro del presente
Manual.
11. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas de las autoridades
universitarias que en materia de organización afecten la estructura del Departamento de
Contabilidad, implica un cambio automático en el contenido del Manual.
12. El Manual tiene como medio de presentación, página Web la cual globaliza el acceso a la
información, propiciando el uso y facilitando su difusión. De esta manera, se potencia la
utilidad de las redes y de la tecnología de información disponible en la Universidad de Los
Andes. El Manual en físico, el cual se encuentra disponible en el archivo de la DSIA.
13. La responsabilidad de recopilar, editar y distribuir el Manual y realizar oportunamente los
cambios emitidos por el Departamento de Contabilidad le corresponde a la DSIA.

Materia: Asunto:
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Asunto:
Materia:
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL

Asunto:
Materia:
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD

Materia: Asunto:
3. BASE LEGAL
3. BASE LEGAL

Asunto:
Materia:
 LEYES, REGLAMENTOS, CÓDIGOS, NORMAS, MANUALES,
3. BASE LEGAL
OTROS
Leyes
Ley de Universidades, aprobada por el Congreso de la República de Venezuela del 8/09/1970.
Ley de Presupuesto.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza De Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector
Público. GO N° 6.154 Ext. Del 19/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas. GO N° 6.154 Ext. Del
19/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial del Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos. G.O. 6.155 Ext. Del 19/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Contra La Corrupción. GO N° 6.155 Ext. Del
19/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley sobre el Régimen de Jubilaciones y Pensiones de los
trabajadores y las trabajadoras de la administración pública nacional, estadal y municipal. GO N°
6.156 Ext. Del 19/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Código Orgánico Tributario. GO N° 6.152 Ext. del
18/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos. GO N°
40.549 del 26/11/2014 (Primera Publicación GO N° 6.149 Ext. del 18/11/2014).
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma de La Ley Orgánica de Ciencia Tecnología
e Innovación. GO N° 6.151 Ext Del 18/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley que Reforma Parcialmente la Ley de Timbres Fiscales
GO N° 6.150 Ext. del 18/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma de La Ley del Impuesto sobre la Renta.
GO N° 6.152 Ext. del 18/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley que establece el Impuesto al
Valor Agregado. GO N° 6.152 del 18/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Administración Pública. GO N° 6147 Ext.
del 17/11/2014.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial del Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley de Alimentación para los Trabajadores y las Trabajadoras. GO N° 6.147 Ext. del
17/11/2014.
Reglamentos
Reglamento de Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta Oficial N° 39.181 de fecha 19/05/2009.
Reglamento # 4 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, sobre el
Sistema de Contabilidad Pública. GO N° 38.333 del 12/12/2005.
Reglamento # 1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, sobre el
Sistema Presupuestario. GO N° 5.781 Ext. del 12/08/2005.
Códigos
Código de Comercio. Gaceta N° 475 Extraordinaria del 21/12/1955.

Asunto:
Materia:
 LEYES, REGLAMENTOS, CÓDIGOS, NORMAS, MANUALES,
3. BASE LEGAL
OTROS
Normas
Normas para la formación, participación, rendición, examen y calificación de las cuentas de los
órganos del poder público nacional, estadal, distrital, municipal y sus entes descentralizados.
Gaceta Oficial N° 40.492 de fecha 8/09/2014.
Normas para la Administración y Ejecución de Créditos Presupuestarios, aprobada por el Consejo
Universitario de la Universidad de Los Andes, según resolución Nº CU-2529, de fecha 13/11/2006.
Manuales
Manuales o catálogos de cuentas contables para el Sistema de Contabilidad Pública elaborado
por la Universidad Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado.
Clasificador de cuentas presupuestarias de ingresos y egresos.
Sistema de Cuentas de Contabilidad Pública (Catalogo de Cuentas).
Otros
Resoluciones del Consejo Universitario de la Universidad de Los Andes.
Políticas y normas de funcionamiento interno.
Instructivo del cierre presupuestario.

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD  DIAGRAMA DE PROCESO

Asunto:
Materia:
 ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FUNDAMENTALES Y DE APOYO

Asunto:
Materia:

Asunto:
Materia:

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF)
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF)

Asunto:
Materia:
PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF)  ÍNDICE DE CONTENIDO
PF-1. Gestión de registro

PF-1.1. Ingreso
PF-1.1.1. Recepción, distribución y registro de los movimientos de ingresos
PF-1.1.2. Apertura, modificación y registro de cuentas por cobrar a corto
plazo
PF-1.1.3. Traslado de saldos de cuentas por cobrar a corto plazo a cuentas
por cobrar a mediano y largo plazo
PF-1.1.4. Análisis de las cuentas por cobrar a largo plazo
PF-1.1.5. Revisión y registro de orden de pago anulada
PF-1.1.6. Revisión del reporte comparado de ingresos
PF-1.1.7. Revisión de la certificación de recuperación de deudas del Personal
Docente y de Investigación (PDI)
PF-1.1.8. Registro de la provisión de cuentas incobrables
PF-1.1.9. Revisión y registro de cuentas por cobrar por arrendamientos
PF-1.2. Egreso
PF-1.2.1. Recepción, distribución, revisión y registro de los movimientos de
egresos
PF-1.2.2. Desincorporación o incorporación de bienes muebles del
patrimonio universitario
PF-1.2.3. Recepción y revisión de las rendiciones de gastos de fondos en
PF-1.2.4. Recepción y revisión de las rendiciones por reintegros de fondos en
anticipos e ingresos propios (Tipo R)
PF-1.2.5. Registro de asientos de las planillas de Control Presupuestario
(CP) causadas y no pagadas
PF-1.2.6. Revisión de las nóminas pagadas
PF-1.2.7. Análisis de las cuentas contables obras en proceso, anticipos a
contratistas y anticipos a proveedores
PF-1.2.8. Recepción y codificación de recibos de ingresos
PF-1.2.9. Revisión y registro de traslado del resultado del ejercicio
PF-1.2.10. Revisión y registro de saldos de años anteriores de fondos en
PF-1.2.11. Revisión y registro de saldos por cambio de cuentadante

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF)  DIAGRAMA DE PROCESO

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-1.1. INGRESO
PF-1.1. INGRESO

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES
PF-1.1.1. RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE LOS
MOVIMIENTOS DE INGRESOS

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de Gestión de Ingresos y Valores de la
Dirección de Tesorería de la Universidad de Los
Andes (ULA), los reportes de movimientos de ingresos
a caja y de movimientos de ingresos propios con sus
respectivos soportes y el libro de control de entrega de
Gestión de Ingresos y Valores.
2. Compara la fecha y el monto total del asiento de los
reportes de movimientos de ingresos a caja y de
movimientos de ingresos propios con el libro de
control de entrega.
3. Coloca firma, fecha y hora en el libro de control de
entrega de Gestión de Ingresos y Valores.
4. Devuelve el libro de control al personal de Gestión de
JEFE DE REGISTRO DEL Ingresos y Valores.
DEPARTAMENTO DE 5. Ubica la carpeta de control de revisión de movimientos
CONTABILIDAD de ingresos.
6. Escribe en la carpeta de control de revisión de
movimientos de ingresos, los datos de los reportes de
movimientos de ingresos a caja y de movimientos de
ingresos propios recibidos (fecha del movimiento y
fecha de entrega).
7. Entrega al contador de ingresos la carpeta de control
de revisión de movimientos de ingresos a caja e
ingresos propios.
8. Coloca los reportes de movimientos de ingresos a caja
y de movimientos de ingresos propios con sus
respectivos soportes en un archivo temporal, con el fin
de que el contador de ingresos busque posteriormente
los reportes.
9. Busca en el archivo temporal los reportes de
movimientos de ingresos a caja y de movimientos de
ingresos propios con sus respectivos soportes.
10. Verifica los movimientos con lo escrito en la carpeta de
control de revisión de movimientos de ingresos.
CONTADOR (INGRESOS) DEL
11. Devuelve la carpeta al Jefe de Registro.
DEPARTAMENTO DE
12. Genera los asientos contables en el Sistema de
CONTABILIDAD
Contabilidad de la ULA (de ingresos a caja e ingresos
propios).
13. Imprime los reportes de comprobante de diario de
ingresos a caja y de ingresos propios.
14. Verifica la existencia física de los soportes, y coteja los

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
registros con los soportes, los cuales deben contener:

a) Ingresos a caja:
 Copia de la planilla de depósito.
 Recibo de ingreso (original).
 Soportes según el tipo de ingreso:
 Reporte de aranceles enterados: comprobantes
de retención de Impuesto sobre la renta,
Impuesto al valor Agregado e Impuesto al
Débito Fiscal; notas de crédito.
 Aportes: oficio de asignación de recursos de
transferencias para financiar gastos corrientes.
b) Ingresos Propios:
 Formato (CP-P01) de “Control Presupuestario
Reposición de Ingresos Propios” emitido por cada
dependencia universitaria.
 Recibo de ingreso (original).
 Soportes según el tipo de ingreso:
 Venta bruta de bienes: factura original.
 Venta de servicios: factura original.
 Otros ingresos de postgrado: ticket de caja o
factura original.
 Aranceles y derechos universitarios: ticket de
caja original.
 Reintegros: recibo de ingreso original.
 Ingresos de la propiedad: recibo de alquiler
original o planilla de depósito.
 Ingresos varios u otros ingresos: recibo de
ingreso original, depósito y anexo explicativo.
 Venta de activos fijos: recibo de ingreso original,
depósito y resolución del Consejo Universitario
de la ULA.
15. Revisa en el recibo de ingreso que coincida el código
de ingreso con el concepto.
16. Revisa que la planilla de depósito contenga firma, sello
y validación del banco; en el caso de los ingresos a
caja.
17. Revisa que el reporte de aranceles enterados
contenga sellos y firmas de: responsables de Caja
Principal y de la Dirección de Tesorería; en el caso de
los ingresos a caja.
18. Revisa que los soportes contengan firmas y sellos del
administrador y cajero de la Facultad, y de Gestión de

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
Ingresos y Valores de la Dirección de Tesorería.

19. Coteja en el reporte de comprobante de diario contable
de ingresos a caja y en el reporte de comprobante de
diario contable de ingresos propios los siguientes
datos: código contable, descripción o concepto, código
de dependencia, referencia, tipo de documento, debe y
haber.
16.1. Si están incorrectos los datos en el reporte de
comprobante de diario de ingresos a caja y en el
reporte de comprobante de diario de ingresos
propios. Ir a la actividad 17.
16.2. En caso contrario, si están correctos los datos en
el reporte de comprobante de diario de ingresos a
caja y en el reporte de comprobante de diario de
ingresos propios. Ir a la actividad 18.
17. Verifica en el reporte de movimiento de ingresos a caja
y de movimiento de ingresos propios del día, en la
relación y soportes correspondientes: los errores en
códigos contables, omisiones, cuentas inválidas y
niveles incompletos de las cuentas del 7 al 9 según la
definición de las cuentas.
17.1. Si encuentra omisiones, cuentas inválidas y
niveles incompletos:
17.1.1. Realiza la modificación y completa los
niveles de las cuentas del 7 al 9 según la
definición de las cuentas en el Sistema
de Contabilidad.
17.1.2. Imprime el reporte de comprobante de
diario de ingresos a caja y el reporte de
comprobante de diario de ingresos
propios.
17.1.3. Revisa las correcciones realizadas. Ir a
la actividad 18.
17.2. En caso contrario, si encuentra errores en
códigos contables:
17.2.1. Realiza oficio dirigido a la Dirección de
Tesorería.
17.2.2. Envía el oficio a la Dirección de
Tesorería.
17.2.3. Recibe posteriormente de la Dirección de
Tesorería, oficio de notificación de las
correcciones realizadas en el reporte de

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
comprobante de diario de ingresos a caja

y en el reporte de comprobante de diario
de ingresos propios.
17.2.4. Coloca el oficio en la carpeta respectiva.
17.2.5. Archiva la carpeta.
17.2.6. Fin del procedimiento.
18. Anexa los reportes de comprobante de diario de
ingresos a caja e ingresos propios, a los reportes de
movimientos de ingresos a caja e ingresos propios con
sus respectivos soportes.
19. Coloca los reportes de movimientos de ingresos a caja
e ingresos propios y sus respectivos soportes en un
archivo temporal, donde permanecen hasta el final del
mes, momento en que se realiza el cierre contable
mensual. Ver Procedimiento PF-3.2.2. “CIERRE
CONTABLE MENSUAL”.

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
PF-1.1.2. APERTURA, MODIFICACIÓN Y REGISTRO DE
CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe del Departamento de Nómina de la Dirección
de Administración Central de la Universidad de Los
Andes (ULA), los oficios de solicitud de apertura de
cuentas por cobrar a corto plazo, soportes (cuadro
resumen de ingresos) y el libro de control de entrega.
entrega.
3. Devuelve el libro de control de entrega al funcionario
del Departamento de Nómina.
4. Coloca firma, fecha y hora en cada uno de los oficios.
5. Clasifica los oficios por mes.
6. Archiva los oficios por mes en carpetas separadas.
7. Coloca las carpetas en el archivador.
8. Busca las carpetas de los oficios en el archivador, en
el momento de realizar el registro contable.
9. Ordena los oficios alfabéticamente.
10. Revisa la existencia física de los siguientes soportes:
oficio y cuadro resumen de ingresos (donde
especifican los ingresos, los descuentos y las
CONTADOR (INGRESOS) DEL deducciones).
DEPARTAMENTO DE 11. Revisa en el contenido de los oficios, que exprese las
CONTABILIDAD deducciones de nómina, los pagos indebidos o el
bloqueo de cuentas.
12. Revisa en el Censo de Personal del mes o meses
anteriores, el cargo que ejerce el trabajador, la
dependencia a la cual pertenece y la condición del
trabajador y; anota manualmente los datos en el oficio.
13. Verifica si el trabajador tiene una cuenta por cobrar
abierta en la Institución, en el catálogo de cuentas del
Sistema de Contabilidad de la ULA:
13.1. Si el trabajador tiene una cuenta por cobrar
abierta en la Institución: anota manualmente en
el oficio el código contable. Ir a la actividad 14.
13.2. En caso contrario, si el trabajador no tiene una
cuenta por cobrar abierta en la Institución: asigna
un código contable al trabajador, y lo anota
manualmente en el oficio.
14. Verifica las sumas de los conceptos expresados en el
oficio.
14.1. Si están correctos los cálculos expresados en el
oficio:

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
14.1.1. Elabora un nuevo cuadro resumen de

cuentas por cobrar, para cada uno de los
oficios.
14.1.2. Anexa el cuadro resumen de cuentas por
cobrar, al oficio y cuadro resumen de
ingresos.
14.1.3. Archiva los documentos en la carpeta del
mes correspondiente.
14.1.4. Coloca la carpeta en el archivador,
donde permanece hasta el final del mes.
Ir a la actividad 15.
14.2. En caso contrario, si están incorrectos los
cálculos expresados en el oficio:
14.2.1. Notifica al Departamento de Nómina de
forma verbal o mediante un oficio (si el
error es reincidente), sobre el error
encontrado.
14.2.2. Espera cinco (5) días hábiles, el envío
del nuevo oficio del Departamento de
Nómina, y al recibirlo ejecuta la
actividad anterior 14.
15. Elabora un oficio, al final del mes, dirigido al Jefe de
Registro, donde se especifican las cuentas por cobrar
que se van a abrir, modificar o eliminar en el mes.
16. Coloca firma y sello en el oficio.
17. Entrega el oficio al Jefe de Registro.
18. Actualiza (apertura, modifica o elimina) las cuentas por
cobrar, en el Sistema de Contabilidad, antes que la
JEFE DE REGISTRO DEL Dirección de Servicios de Información Administrativa
DEPARTAMENTO DE (DSIA) de la ULA genere las nóminas mensuales.
CONTABILIDAD 19. Notifica al contador (ingresos) sobre la apertura,
modificación o eliminación de las cuentas por cobrar
realizadas en el Sistema de Contabilidad.
20. Busca la carpeta de los oficios del mes
correspondiente, en el archivador.
21. Realiza el asiento contable en el Sistema de
CONTADOR (INGRESOS) DEL Contabilidad.
DEPARTAMENTO DE 22. Imprime el reporte de comprobante de diario.
CONTABILIDAD 23. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el
cuadro resumen de cuentas por cobrar los siguientes
datos: código contable, concepto, código de
dependencia, tipo de documento, cédula de identidad

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
o referencia, montos (debe, haber y saldo).

23.1. Si están correctos los datos en el reporte de
comprobante de diario. Ir a la actividad 24.
23.2. En caso contrario, si están incorrectos los datos
en el reporte de comprobante de diario:
23.2.1. Revisa el movimiento en el cuadro
resumen de cuentas por cobrar y
soportes correspondientes.
23.2.2. Realiza la modificación en el Sistema de
Contabilidad.
23.2.3. Anota manualmente las correcciones en
el reporte de comprobante de diario.
23.2.4. Coloca firma y fecha en el reporte de
comprobante de diario, para confirmar la
corrección realizada y ejecuta la
24. Anexa al oficio el reporte de comprobante de diario
con sus respectivos soportes.
25. Coloca el reporte de comprobante de diario y el oficio
con sus respectivos soportes, en la carpeta
correspondiente.
26. Coloca la carpeta en el archivador, donde permanece
hasta el final de mes, momento en que se realiza el
pre-cierre contable mensual. Ver Procedimiento PF-
3.2.1. “PRE-CIERRE CONTABLE MENSUAL”.

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD  DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-1.1.3. TRASLADO DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR
PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO A CORTO PLAZO A CUENTAS POR COBRAR A MEDIANO Y
PF-1.1. INGRESO LARGO PLAZO

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD  PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Imprime a través del Sistema de Contabilidad de la
Universidad de Los Andes (ULA) el comprobante de
diario del asiento de las cuentas por cobrar a corto
plazo abiertas en el mes en curso del año anterior, del
Personal Docente y de Investigación, personal
Administrativo y Obrero (AO) y preparadores de la
ULA.
2. Consulta a través del Sistema de Contabilidad el saldo
de cada una de las cuentas para determinar cuáles
quedan con saldos pendientes por recuperar, luego
que se hayan generado las nóminas del mes
correspondiente.
3. Verifica si el trabajador tiene una cuenta por cobrar a
largo plazo abierta en la Institución, en el catálogo de
cuentas del Sistema de Contabilidad de la ULA:
3.1. Si el trabajador tiene una cuenta por cobrar a largo
plazo abierta en la Institución. Ir a la actividad 4.
DEPARTAMENTO DE
3.2. En caso contrario, si el trabajador no tiene una
CONTABILIDAD
cuenta por cobrar a largo plazo abierta en la
Institución: asigna un código contable al
trabajador, y lo anota manualmente en el asiento
de las cuentas del mes actual del año anterior.
4. Elabora un cuadro resumen de los saldos de cuentas
por cobrar a corto plazo que se van a trasladar a
cuentas por cobrar a largo plazo.
5. Anexa el cuadro resumen al asiento de las cuentas
por cobrar a corto plazo del mes actual del año
anterior.
6. Elabora un oficio, al final del mes, dirigido al Jefe de
Registro, donde se especifican las cuentas por cobrar
a mediano y largo plazo que se van a abrir, modificar o
eliminar en el mes.
7. Coloca firma y sello en el oficio.
8. Entrega el oficio al Jefe de Registro.
9. Actualiza (apertura, modifica o elimina) las cuentas por
cobrar a mediano y largo, en el Sistema de
JEFE DE REGISTRO DEL Contabilidad.
DEPARTAMENTO DE 10. Notifica al contador (ingresos) sobre la apertura,
CONTABILIDAD modificación o eliminación de las cuentas por cobrar a
mediano y largo plazo realizadas en el Sistema de
Contabilidad.

Materia: Asunto:

Contabilidad, reflejando el saldo deudor del
trabajador, tomando como guía el cuadro resumen.
12. Imprime el reporte de comprobante de diario.
13. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el
cuadro resumen de cuentas por cobrar a mediano y
largo plazo los siguientes datos: código contable,
concepto, código de dependencia, tipo de documento,
cédula de identidad o referencia, montos (debe, haber
y saldo).
13.2. En caso contrario, si están incorrectos los
datos en el reporte de comprobante de diario:
13.2.1. Revisa el movimiento en el cuadro
resumen de cuentas por cobrar a
DEPARTAMENTO DE
mediano y largo plazo y soportes
CONTABILIDAD correspondientes.
13.2.2. Realiza la modificación en el Sistema
de Contabilidad.
13.2.3. Anota las correcciones en el reporte de
comprobante de diario.
comprobante de diario, para confirmar
la corrección realizada y ejecuta la
14. Coloca el reporte de comprobante de diario con sus
respectivos soportes, en la carpeta correspondiente.
15. Coloca la carpeta en el archivador, donde permanece
hasta el final del mes, momento en que se realiza el
pre-cierre contable mensual. Ver Procedimiento PF-
3.2.1. “PRE-CIERRE CONTABLE MENSUAL”.

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
PF-1.1.4. ANÁLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR A LARGO
PLAZO

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
PLAZO
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Imprime los reportes de los movimientos de las
cuentas contables por cobrar a largo plazo que se van
a analizar.
2. Busca en las carpetas asignadas de cada una de las
cuentas los reportes de análisis del mes anterior.
3. Realiza el análisis de las cuentas, de acuerdo a los
criterios establecidos en la unidad de Registro del
4. Revisa los reportes de análisis de las cuentas, de
meses anteriores con los reportes de movimientos de
las cuentas contables.
5. Determina la inconsistencia de registros y correcciones
a efectuar.
6. Revisa si el resultado del análisis de las cuentas por
cobrar a largo plazo ameritan asientos de ajustes:
6.1. Si las cuentas por cobrar a largo plazo no ameritan
asientos de ajustes. Ir a la actividad 7.
6.2. En caso contrario, si las cuentas por cobrar a largo
plazo ameritan asientos de ajustes:
CONTADOR DE REGISTRO 6.2.1. Efectúa los asientos de ajustes
DEL DEPARTAMENTO DE correspondientes dependiendo del caso.
CONTABILIDAD 6.2.2. Imprime el reporte de comprobante de
diario.
6.2.3. Anexa los soportes que respaldan el registro
contable al reporte de comprobante de
diario.
6.2.4. Coloca el reporte de comprobante de diario
y los soportes que respaldan el registro
contable en un archivo temporal, donde
permanecen hasta el final del mes,
momento en que se realiza el pre-cierre
contable mensual. Ver Procedimiento PF-
3.2.1. “PRE-CIERRE CONTABLE
MENSUAL”.
7. Actualiza el reporte de análisis de las cuentas
estudiadas.
8. Imprime el reporte de análisis.
9. Archiva los reportes de movimientos de las cuentas
contables analizadas (auxiliar analítico) y el reporte de
análisis, en las carpetas asignadas en el archivo de
Registro.

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
PLAZO
10. Elabora, mensualmente, oficio de entrega de las

respectivas cuentas por cobrar a largo plazo del año
que está en revisión, dirigido al Departamento de
Nómina de la Dirección de Administración Central,
para su recuperación o no recuperación.
11. Anexa al oficio los reportes respectivos de las cuentas
por cobrar a largo plazo.
12. Coloca en el oficio firma y sello del Departamento de
Contabilidad.
13. Envía el oficio al Departamento de Nómina.
14. Archiva copia del oficio firmado y sellado como señal
de recibido, en la carpeta asignada, en Registro del

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
PF-1.1.5. REVISIÓN Y REGISTRO DE ORDEN DE PAGO
ANULADA

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
ANULADA
RESPONSABLE ACCIÓN
Andes (ULA) los oficios para el registro de orden de
pagos anuladas con los soportes que respaldan la
operación y, soporte de entrega.
2. Confirma que la correspondencia recibida pertenezca
SECRETARIA DEL
al Departamento de Contabilidad.
DEPARTAMENTO DE
3. Coloca firma, sello, fecha y hora en los oficios y en el
CONTABILIDAD
soporte de entrega.
4. Devuelve el soporte de entrega al funcionario del
Departamento de Nómina.
5. Registra la entrada de los oficios en el libro control.
6. Entrega al Jefe del Departamento de Contabilidad los
oficios con los soportes.
7. Firma como señal de recibido y revisa el contenido de
los oficios y sus respectivos soportes.
8. Revisa que las órdenes de pagos originales
contengan firma y sello de la Dirección de Tesorería y
sello de anulado.
9. Verifica en el Sistema de Contabilidad de la ULA la
cuenta del pasivo según la institución bancaria.
10. Realiza cuadro resumen de órdenes de pago
anuladas.
11. Elabora asiento contable en el Sistema de
Contabilidad.
CONTADOR (INGRESOS) DEL 13. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el
DEPARTAMENTO DE cuadro resumen de órdenes de pago anuladas los
CONTABILIDAD siguientes datos: código contable, descripción o
concepto, referencia, código de dependencia, tipo de
documento, montos (debe, haber y saldo).
13.2. En caso contrario, si están incorrectos los datos
en el reporte de comprobante de diario:
13.1.1. Revisa el cuadro resumen de órdenes
de pago anuladas, con las órdenes de
pago anuladas y soportes
correspondientes.
13.1.2. Realiza la modificación en el Sistema de
Contabilidad.

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
ANULADA

diario.
13.1.4. Revisa las correcciones realizadas.
14. Anexa el reporte de comprobante de diario a la orden
de pago anulada y sus respectivos soportes.
respectivos soportes, en un archivo temporal, donde
permanecen hasta el final del mes, momento en se
realiza el pre-cierre contable mensual. Ver
Procedimiento PF-3.2.1. “PRE-CIERRE

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
PF-1.1.6. REVISIÓN DEL REPORTE COMPARADO DE
INGRESOS

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
PF-1.1.6. REVISIÓN DEL REPORTE COMPARADO DE
INGRESOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de la Dirección de Tesorería de la Universidad
de Los Andes (ULA) el reporte comparado de
ingresos.
2. Revisa los datos reflejados en el reporte comparado
de ingresos.
3. Imprime el reporte de balance de comprobación
correspondiente a los ingresos.
4. Elabora un cuadro resumen que debe contener todos
los saldos mensuales de las cuentas contables y los
saldos de las cuentas de ingresos, tomados del
reporte de balance de comprobación y del reporte
comparado de ingresos.
5. Coteja los saldos de cada una de las cuentas de los
reportes con los saldos del cuadro resumen.
5.1. Si están correctos los saldos. Ir a la actividad 6.
5.2. En caso contrario, si no están correctos los saldos:
DEPARTAMENTO DE
5.2.1. Notifica de forma verbal a la Dirección de
CONTABILIDAD
Tesorería sobre la disparidad de saldos.
5.2.2. Revisa (ambos - contador y responsable del
Departamento de Tesorería) los
movimientos efectuados durante el mes.
5.2.3. Obtiene respuesta para resolver la
disparidad de saldos.
5.2.4. Corrige la disparidad de saldos según
corresponda, Dirección de Tesorería o
5.2.5. Imprime el reporte respectivo.
6. Imprime el cuadro resumen.
7. Archiva el reporte comparado de ingresos, el reporte
de balance de comprobación con los soportes
respectivos y el cuadro resumen en el archivo de
Registro área de Ingresos.

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-1.1.7. REVISIÓN DE LA CERTIFICACIÓN DE
PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO RECUPERACIÓN DE DEUDAS DEL PERSONAL DOCENTE Y DE
PF-1.1. INGRESO INVESTIGACIÓN (PDI)

Asunto:
Materia: PF-1.1. INGRESO
INVESTIGACIÓN (PDI)
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de la Dirección de Asuntos Profesorales (DAP)
de la Universidad de Los Andes (ULA) oficio de
solicitud de certificación de recursos reintegrados a la
ULA, por concepto de incumplimiento de obligaciones
del Programa de Formación y Perfeccionamiento del
Personal Docente y de Investigación.
2. Revisa si el oficio refleja que viene anexo algún
documento y si esta adjunto.
2.1. Si el oficio refleja que viene anexo algún
documento y lo tiene adjunto. Ir a la actividad 3.
SECRETARIA DEL
2.2. En caso contrario, si el oficio refleja que viene
DEPARTAMENTO DE
anexo algún documento y no lo tiene adjunto:
CONTABILIDAD
2.2.1. Devuelve el oficio al mensajero de la DAP.
3. Coloca firma, fecha y hora en el original y copia del
oficio, como señal de recibido.
4. Entrega al mensajero de la DAP la copia del oficio
firmado y sellado.
5. Registra la entrada de la correspondencia en el libro
control.
6. Entrega el oficio al contador (ingresos) del
7. Confirma que el oficio tenga adjunto una lista donde
indica los siguientes datos: periodo de revisión,
nombres y apellidos, número de cédula de identidad,
modalidad de pago, monto recuperado y fecha.
8. Revisa en el Sistema de Contabilidad de la ULA,
conjuntamente con uno de los contadores de ingresos,
la información solicitada de cada uno de los docentes
indicados en la lista.
CONTADOR (INGRESOS) DEL 9. Confirma a través del Sistema de Contabilidad de la
DEPARTAMENTO DE ULA que cada uno de los montos expresados en la
CONTABILIDAD lista esté recuperado.
10. Recibe vía correo electrónico del Departamento de
Nómina un cuadro resumen, con el fin de incorporar
en el cuadro la siguiente información extraída del
Sistema de Contabilidad, sobre la recuperación de
recursos: fecha del asiento contable; número del
asiento contable y cualquier nota adicional que
considere pertinente, entre las notas si faltan montos
por recuperar.

Asunto:
Materia: PF-1.1. INGRESO
INVESTIGACIÓN (PDI)
11. Reenvía vía correo electrónico el cuadro resumen al

personal respectivo del Departamento de Nómina, con
la finalidad de que se realice el oficio para notificar
sobre:
11.1. El envío del cuadro resumen.
11.2. La verificación del reintegro de los recursos por
concepto de incumplimiento de obligaciones del
Programa de Formación y Perfeccionamiento del
Personal Docente y de Investigación.
11.3. La solicitud de dar respuesta a la DAP, de forma
conjunta entre el Departamento de Nómina, el
Departamento de Contabilidad y la Dirección de
Administración Central.
12. Recibe el oficio elaborado por el Departamento de
Nómina, para la firma del Jefe de Registro del
13. Lee y coloca firma en el oficio.
14. Entrega el oficio a la secretaria para colocar sello.
15. Recibe de la secretaria el oficio sellado.
JEFE DE REGISTRO DEL
16. Envía el oficio al Departamento de Nómina; dejando
DEPARTAMENTO DE
copia del oficio y del cuadro firmado y sellado.
CONTABILIDAD
17. Archiva la copia del oficio y del cuadro resumen, en el
archivo de la Secretaría del Departamento de
Contabilidad.

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
PF-1.1.8. REGISTRO DE LA PROVISIÓN DE CUENTAS
INCOBRABLES

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
INCOBRABLES
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Determina oportunamente – al inicio del ejercicio
económico de cada año – el año a partir de cuándo se
registrará la provisión de cuentas incobrables,
considerando diez-10 años de antigüedad de saldos y
falta de documentos que soporten tales registros para
efectuar sus cobros.
a) Provisión para cuentas incobrables: Es una cuenta
de valoración o valuación de las cuentas por
cobrar, es una cuenta de naturaleza acreedora que
va deduciendo el saldo de las cuentas por cobrar,
para darle su valor real.
b) Para los efectos contables, el registro se efectuará
mediante una cuenta de gastos que se denomina
“provisión para cuentas incobrables”.
2. Busca en el Sistema de Contabilidad de la Universidad
de Los Andes (ULA) las cuentas contables (cuentas
por cobrar a largo plazo) correspondientes al año
establecido como referencia para crear la provisión de
cuentas incobrables, que tengan saldos pendientes en
CONTADOR (INGRESOS) DEL el año actual.
DEPARTAMENTO DE 3. Elabora un cuadro resumen con los siguientes datos:
CONTABILIDAD número de la cuenta contable; nombres, apellidos y
número de cédula de identidad del personal a quien se
le registrará la provisión; fecha de registro y saldo.
4. Realiza el registra del asiento contable de la provisión
de cuentas incobrables a través del Sistema de
Contabilidad.
5. Confirma que todos los datos estén correctos en el
Sistema de Contabilidad.
6. Elabora Acta de justificación para el registro de la
provisión de cuentas incobrables.
7. Anexa al Acta el cuadro resumen.
8. Firma el Acta de forma conjunta con el Jefe del
Departamento de Contabilidad y el Director de
Administración Central.
9. Coloca el Acta con su respectivo soporte en un
mes, momento en que se realiza el pre-cierre contable
mensual. Ver Procedimiento PF-3.2.1. “PRE-
CIERRE CONTABLE MENSUAL”.
10. Hace seguimiento durante el año actual sobre la

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
INCOBRABLES
recuperación de los montos de la cuenta “provisión

para cuentas incobrables”.
11. Traslada al final del ejercicio económico del año
actual, el saldo de la cuenta “provisión para cuentas
incobrables” a la cuenta “pérdida”, solo en el caso de
no recuperarse la provisión.

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
PF-1.1.9. REVISIÓN Y REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR
POR ARRENDAMIENTOS

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
POR ARRENDAMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe oficio de la Dirección de Fomento de la
Universidad de Los Andes (ULA), notificando los
saldos deudores de los arrendatarios de la ULA, al
final del ejercicio económico (diciembre).
2. Verifica que el oficio tenga anexo la lista de los
arrendatarios de la ULA con saldos deudores.
2.1. Si el oficio tiene anexo la lista de los arrendatarios
de la ULA con saldos deudores. Ir a la actividad
3.
2.2. En caso, si el oficio no tiene anexo la lista de los
arrendatarios de la ULA con saldos deudores:
2.2.1. Devuelve el oficio a la Dirección de
Fomento para que envíe nuevamente al
tener los soportes completos.
3. Verifica en el Sistema de Contabilidad de la ULA si
cada uno de los arrendatarios tiene una cuenta por
cobrar abierta en la Institución:
3.1. Si cada uno de los arrendatarios tiene una cuenta
CONTADOR (INGRESOS) DEL por cobrar abierta en la Institución:
DEPARTAMENTO DE 3.1.1. Anota manualmente en el oficio el código
CONTABILIDAD contable. Ir a la actividad 4.
3.2. En caso contrario, si alguno de los arrendatarios
no tiene una cuenta por cobrar abierta en la
Institución:
3.2.1. Asigna un código contable al arrendatario,
y lo anota manualmente en el oficio.
4. Elabora un cuadro resumen del asiento contable, en el
formato respectivo.
Contabilidad de la ULA, transcribiendo el cuadro
resumen.
6. Confirma que los datos del cuadro resumen hayan
sido transcritos de forma correcta en el Sistema de
Contabilidad.
7. Imprime el cuadro resumen y el reporte de
8. Coloca firma en el cuadro resumen.
9. Anexa a los documentos recibidos, el cuadro resumen
y el reporte de comprobante de diario.
10. Coloca los documentos en el archivo temporal, donde

Asunto:
Materia:
PF-1.1. INGRESO
 PROCEDIMIENTOS
POR ARRENDAMIENTOS

Procedimiento PF-3.2.1. “PRE-CIERRE CONTABLE
MENSUAL”.

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-1.2. EGRESO
PF-1.2. EGRESO

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
PF-1.2.1. RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN, REVISIÓN Y REGISTRO
DE LOS MOVIMIENTOS DE EGRESOS

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de Gestión de Recursos Financieros y Pagos
de la Dirección de Tesorería de la Universidad de Los
Andes (ULA), los reportes de movimientos bancarios
diarios con sus respectivos soportes.
2. Registra los datos de los reportes de movimientos
(fecha del movimiento y fecha de entrega) en el libro
de control de recepción del Departamento de
Contabilidad, en presencia del personal respectivo de
Gestión de Recursos Financieros y Pagos.
3. Entrega al personal respectivo de Gestión de
Recursos Financieros y Pagos, el libro de control de
recepción del Departamento de Contabilidad, para su
firma.
4. Recibe el libro firmado.
5. Distribuye equitativamente entre los contadores de
DEPARTAMENTO DE
Registro del área de Egresos los respectivos
CONTABILIDAD
movimientos del mes a registrar, suministrando en
forma alternativa los primeros quince días a unos y los
últimos quince días a otros.
6. Asigna los reportes de movimientos bancarios diarios
recibidos a cada uno de los contadores, en la planilla
de control de revisión de movimiento de egresos.
7. Entrega la planilla de control de revisión de
movimiento de egresos a cada uno de los contadores.
8. Coloca los reportes de movimientos bancarios diarios
con sus respectivos soportes en un archivo temporal,
con el fin de que cada uno de los contadores busquen
los reportes de movimientos bancarios diarios que le
fueron asignados en la planilla de control de revisión
de movimiento de egresos.
9. Busca en el archivo temporal los reportes de
movimientos bancarios diarios con sus respectivos
soportes.
10. Registra en la planilla de control de revisión de
CONTADOR DE REGISTRO
movimiento de egresos, la fecha de comienzo de la
(EGRESOS) DEL
revisión de los reportes de movimientos bancarios
DEPARTAMENTO DE
diarios recibidos.
CONTABILIDAD
11. Organiza los soportes de acuerdo a los reportes de
movimientos bancarios diarios, tomando en cuenta el
orden del catálogo de cuentas contables.
12. Compara la referencia de banco con las cuentas

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
contables asignadas a cada banco, y transcribe

manualmente en el movimiento bancario el nombre
del banco y la cuenta contable que le corresponde.
13. Verifica la existencia física de los siguientes
documentos:
 Si es un pago de reintegro por conceptos laborales.
 Efectuado con traslado:
 Original del Formato (CF-OP) de “Control
Financiero Orden de Pago Financiera”.
 Copia del recibo de ingreso.
 Copia de la cédula de identidad y del
Certificado de Registro de Información Fiscal
(RIF) del beneficiario.
 Original de la orden de pago anulada.
 Oficio dirigido a la institución bancaria.
 Autorización del beneficiario para que se le
deposite en su respectiva cuenta bancaria.
 Efectuado con cheques:
Financiero Orden de Pago Financiera”.
 Copia del recibo de Ingreso.
 Copia de la cédula de identidad y del RIF del
beneficiario.
 Original de la orden de pago anulada.
 Comprobante del cheque.
 Si es un pago de CP causada en diciembre del
ejercicio económico anterior con pago en enero del
año actual.
 Si el pago es parcial copias de las CPs (número
de copias igual al número de pagos realizados), y
en el último pago debe venir anexo la CP original.
 Si el pago es total CP original.
 Si es un pago de deducciones de nómina.
 Oficio de autorización de traslado dirigido a la
entidad bancaria.
 Relación de las deducciones pagadas a cada
beneficiario emitida por el Departamento de
Nómina.
 Relación de las deducciones pagadas a cada

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
beneficiario emitida por el Departamento de

Nómina.
 Si son pagos varios con el Formato (CP-OP) de
“Control Presupuestario Orden de Pago”.
13.1. Identifica en el número correlativo del Formato
(CP-OP) que los dos primeros dígitos
correspondan al año que fue cargado
presupuestariamente.
 Oficio de autorización de traslado dirigido
a la entidad bancaria.
 Original del Formato (CP-OP) de “Control
Presupuestario Orden de Pago”.
 Copia de la cédula de identidad y del RIF
del beneficiario.
 Autorización del beneficiario para que se
le deposite en su respectiva cuenta
bancaria.
 De acuerdo al caso: estado de cuenta,
aprobación del Consejo Universitario,
facturas originales, cotizaciones
originales, cuadro demostrativo de
cálculos de pagos efectuados (deuda con
el personal), cuadro demostrativo
realizado por la administración de la
dependencia que envía el Formato (CP-
OP), nota de pedido, orden de compra u
orden de servicio, entre otros.
Cumpliendo con lo establecido en la base
legal vigente.
 Copia de la cédula de identidad y del RIF
del beneficiario.
 De acuerdo al caso: estado de cuenta,
aprobación del Consejo Universitario,
facturas originales, cotizaciones
originales, cuadro demostrativo de
cálculos de pagos efectuados (deuda con
el personal), cuadro demostrativo

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
realizada por la administración de la

dependencia que envía el Formato (CP-
OP), nota de pedido, orden de compra u
orden de servicio, entre otros.
Cumpliendo con lo establecido en la base
legal vigente.
 Si es un traslado entre cuentas de la misma
institución.
 Efectuado con traslados (vía internet).
Dentro de la misma Institución bancaria, para
efectuar pagos:
 Oficio dirigido a la institución bancaria.
 Impresión del comprobante de la transferencia
bancaria.
Entre diferentes instituciones bancarias:
 Oficio dirigido a la institución bancaria; con el
visto bueno del Vicerrector Administrativo de la
ULA solamente en el caso de traslados del
Banco Central de Venezuela.
 Impresión del comprobante de la transferencia
bancaria.
 Caja Chica:
 Para apertura:
 Cheque emitido a nombre del custodio de la
caja chica de la Dirección de Administración
Central de la ULA.
 Oficio de solicitud de apertura.
 Para reposición de pagos financieros:
Central de la ULA.
Financiero Orden de Pago Financiera” de cada
uno de los pagos efectuados.
beneficiario.
 Orden de pago anulada.
 Otros soportes que respalden la operación.
 Para reposición de pagos presupuestarios:
Central de la ULA.

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS

beneficiario.
 Soportes que respalden la operación.
 Para reposición de otros conceptos:
 Memorándum de la Dirección de Tesorería o
del Departamento de Nómina indicando el
monto de la deuda y los datos del beneficiario.
 Soportes que respalden la operación.
 Para cierre (solamente al final del ejercicio
económico):
 Cheque emitido a nombre de la ULA.
 Planilla de depósito bancario, donde se
demuestra que el cheque fue depositado a
nombre de la ULA.
 Pagos de nómina de preparadores o de becas
estudiantiles:
 Original del Formato (CP-OP) de “Control
 Cuadre de banco.
 Listas de los estudiantes (preparadores o
becados).
 Pagos de nómina de becarios en el exterior o en
país:
 Original del Formato (CP-OP) de “Control
 Oficio emitido por la Dirección de Asuntos
Profesorales (DAP).
 Hoja de cálculo.
 Listas de los becarios.
 Cuadro resumen emitido por Gestión de Recursos
Financieros y Pagos con la asignación de la
cuenta de gasto a cargar.
 Pagos de tributos retenidos (IVA e ISLR):
 Memorándum del Departamento de Nómina
dirigido a la Dirección de Tesorería de la ULA,
indicando el monto a pagar y el período.
entidad bancaria.
 Comprobantes según el caso:

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
Para IVA pago realizado dos (2) veces al mes:

Reporte de la declaración informativa de la
quincena que corresponda, comprobantes de
retención de pagos centralizados emitidos por
el Departamento de Nómina, comprobantes de
retención de pagos efectuados por las
dependencias desconcentradas con sus
recibos de ingresos y copias de las facturas. En
el caso de no existir retenciones, la declaración
se efectúa en cero (0) y se recibe un oficio para
efectuar el registro contable en cero (0).
Para ISLR, pago realizado una (1) sola vez al
mes: Resumen mensual total de retenciones de
ISLR para personas jurídicas y personas
naturales, relación mensual detallada de
retenciones de ISLR junto con el comprobante
de retención de cada una, resumen mensual de
las retenciones de sueldos y salarios, resumen
consolidado de sueldos y su correspondiente
impuesto y relación general de órdenes de
pago (por diferencias de sueldos), si es el caso.
 Pagos de débitos fiscales generados por actividades
gravadas, pago realizado una (1) sola vez al mes:
 Memorándum del Departamento de Nómina
dirigido a la Dirección de Tesorería de la ULA,
indicando el monto a pagar y el período.
entidad bancaria.
 Comprobantes según el caso: Resumen de
débitos fiscales del mes a pagar, certificado
electrónico de la recepción del pago realizado
vía internet, libro de ventas consolidado, oficio
de la dependencia con el libro de ventas y
copias de las facturas (si es el caso), oficio de
la dependencia donde indica que no tuvieron
ventas (si es el caso). En el caso de no existir
retenciones, la declaración se efectúa en cero
(0) y se recibe un oficio para efectuar el registro
contable en cero (0).
14. Notifica verbalmente al Jefe de Registro sobre la falta
del soporte, solo si detecta la falta de alguno de los

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
soportes; para que éste solicite su envío a Gestión de

Recursos Financieros y Pagos; y anexa el soporte al
reporte de movimiento bancario diario
correspondiente, en el momento de recepción del
mismo.
15. Revisa en los soportes respectivos (de acuerdo a la
operación):
 Sello de la Dirección de Tesorería y firma del
Director.
 Sello de recibido por el banco.
 Número de oficio, fecha, beneficiario, número de
cédula de identidad o de RIF, concepto de pago,
sello de traslado con indicación de la cuenta
bancaria, fecha en que se realizó la operación y
monto, número de cheque, entre otros.
 Sello de imputación presupuestaria.
 La factura cumpla con las exigencias del Servicio
Nacional Integrado de Administración Aduanera y
Tributaria (SENIAT).
 Comprobantes sin enmiendas.
 Las fechas correspondan al año en que el gasto fue
cargado presupuestariamente.
 Indique la dependencia que adquiere el bien, o
recibe el servicio.
 Indique la cantidad del bien, costo unitario e importe
total por concepto.
 Indiquen el importe total de la factura.
 Estén escritos en forma clara y uniforme.
 La fecha de nota de pedido, orden de compra u
orden de servicio sea anterior o igual a la fecha de
la factura.
 La fecha del cheque o del traslado sea posterior o
igual a la fecha de la factura.
 El concepto del gasto describa con precisión la
operación realizada.
 Cuando se adquieran bienes muebles, sello y firma
del Oficina de Control de Bienes.
Cumpliendo con lo establecido en la base legal
vigente.
16. Verifica montos y códigos contables en todos los
documentos (corrige y asigna códigos o cuentas
contables si es necesario).

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
16.1. En el caso de no presentarse disparidad de

montos o códigos contables. Ir a la actividad
17.
16.2. En caso contrario, de presentarse disparidad de
montos o códigos contables:
16.2.1. Notifica a la Dirección de Tesorería de
forma verbal sobre la disparidad
encontrada.
16.2.2. Fotocopia los documento
correspondientes.
16.2.3. Entrega fotocopia de los documentos
correspondientes a la disparidad
encontrada, a la Dirección de Tesorería.
16.2.4. Espera notificación verbal y documentos
respectivos de parte de la Dirección de
Tesorería, en un lapso no mayor a un
(1) día hábil.
16.2.4.1. Si recibe respuesta de la
Dirección de Tesorería
transcurrido este lapso. Ir a la
actividad 17.
16.2.4.2. En caso contrario, si no recibe
respuesta de la Dirección de
Tesorería transcurrido este
lapso:
16.2.4.2.1. Notifica al Jefe
Registro de forma
verbal, la situación
presentada, para
que envíe oficio de
notificación a la
Dirección de
Tesorería.
16.2.4.2.2. Recibe copia del
oficio enviado a la
Dirección de
Tesorería.
16.2.4.2.3. Anexa la copia del
oficio al reporte de
movimiento
bancario diario
correspondiente; en

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
el momento de
recepción del
soporte ejecuta la
actividad anterior
15.
17. Realiza el asiento contable del movimiento del día,
en el Sistema de Contabilidad de la ULA.
19. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en
los soportes los siguientes datos: código contable,
concepto, referencia, código de la dependencia, tipo
de documento, montos (debe, haber y saldo).
19.1. Si la información contenida en el reporte de
comprobante de diario está correcta:
19.1.2. Agrupa el reporte de comprobante de
diario con el reporte de movimiento
bancario diario y sus respectivos
soportes. Ir a la actividad 20.
19.2. En caso contrario, si la información contenida
en el reporte de comprobante de diario está
incorrecta y se trata de cuenta contable o
monto, concepto, referencia, código de la
dependencia, tipo de documento, montos
(debe, haber y saldo).
19.2.1. Realiza las correcciones necesarias en
el Sistema de Contabilidad, en el
reporte de comprobante de diario y
ejecuta la actividad anterior 18.
20. Registra en la planilla de control de revisión de
movimiento de egresos, la fecha de culminación de
la revisión y el número de movimientos bancarios
realizados en los asientos.
21. Coloca el reporte de comprobante de diario con el
movimiento bancario diario y sus respectivos
soportes, en un archivo temporal, donde
realiza el cierre contable mensual. Ver
Procedimiento PF-3.2.2. “CIERRE CONTABLE
MENSUAL”.

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-1.2.2. DESINCORPORACIÓN O INCORPORACIÓN DE
PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO BIENES MUEBLES DEL PATRIMONIO UNIVERSITARIO

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
PF-1.2.2. DESINCORPORACIÓN O INCORPORACIÓN DE
BIENES MUEBLES DEL PATRIMONIO UNIVERSITARIO
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe original y copia de oficio de la Oficina Central
de Control de Bienes de la Dirección de
Administración Central de la Universidad de Los
Andes (ULA) notificando la desincorporación o
incorporación de bienes muebles y recaudos A:
a) Resolución del Consejo Universitario.
b) Informe del Jefe de Inventario.
c) Informe de recomendaciones (de ser el caso).
SECRETARIA DEL
d) Comunicaciones varias.
DEPARTAMENTO DE
e) Copia de facturas (de ser el caso).
CONTABILIDAD
2. Revisa que la correspondencia recibida pertenezca al
3. Coloca firma, sello, fecha y hora en que se recibe los
oficios, en original y copia de oficio.
4. Devuelve copia del oficio al funcionario de la Oficina
Central de Control de Bienes.
5. Registra la entrada del oficio en el libro control.
6. Entrega al Jefe de Registro, el oficio y recaudos A.
7. Revisa la información del oficio y los datos de cada
uno de los recaudos A.
8. Elabora un cuadro resumen del asiento, una vez
reunidos los oficios del mes, considerando los montos
establecidos en el oficio recibido: Para
incorporaciones se cargan los activos y se abonan al
patrimonio y para las desincorporaciones se abonan
los activos y se cargan al patrimonio.
JEFE DE REGISTRO DEL 9. Elabora asiento de ajuste en el Sistema de
DEPARTAMENTO DE Contabilidad de la ULA; un solo asiento de acuerdo a
CONTABILIDAD todos los oficios recibidos durante el mes.
11. Anexa al reporte de comprobante de diario, el cuadro
resumen del asiento, el oficio y recaudos A.
12. Coloca el reporte de comprobante de diario en el
archivo temporal, donde permanece hasta el final de
mes, momento en que se realiza el pre-cierre contable

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
PF-1.2.3. RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LAS RENDICIONES DE
GASTOS DE FONDOS EN ANTICIPOS E INGRESOS PROPIOS

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de la Unidad Administradora Desconcentrada
(UAD) de la Facultad/Núcleo y Dependencia Central
de la Universidad de Los Andes (ULA), las carpetas
de rendiciones de gastos de fondos en anticipos e
ingresos propios.
2. Revisa en las carpetas de rendiciones de gastos de
fondos en anticipos e ingresos propios, la existencia
física de los siguientes documentos:
a) Dos ejemplares de:
 Reportes de información de movimiento
presupuestario.
 Original del Formato (CP-P02) de “Control
Presupuestario Rendiciones de Gasto”.
 Reporte de detalle de gasto.
b) Carpetas contentivas de la documentación de
soportes de los gastos del Formato (CP-P02) de
“Control Presupuestario Rendiciones de Gasto”.
3. Coteja en el Formato (CP-P02) de “Control
Presupuestario Rendiciones de Gasto” y en el reporte
SECRETARIA DEL de detalle de gasto los siguientes datos: el correlativo
DEPARTAMENTO DE numérico de serial y el monto total.
CONTABILIDAD 3.1. Si coinciden en el Formato (CP-P02) de “Control
Presupuestario Rendiciones de Gasto” y en el
reporte de detalle de gasto el correlativo numérico
de serial y monto total. Ir a la actividad 4.
3.2. En caso contrario, si existe en algunos de los
documentos inconsistencia del correlativo
numérico de serial y monto total:
3.2.1. Devuelve la rendición a la UAD de la
Facultad/Núcleo o Dependencia Central.
4. Coloca firma, fecha y hora en los ejemplares de
reporte de información de movimiento presupuestario.
5. Entrega al mensajero de la UAD un ejemplar de:
reporte de información de movimiento presupuestario,
Formato (CP-P02) de “Control Presupuestario
Rendiciones de Gasto” y reporte de detalle de gasto.
6. Clasifica las carpetas de rendiciones de gastos de
fondos en anticipos e ingresos propios, de acuerdo a
la UAD asignada a cada uno de los Contabilistas de
Egresos.

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
7. Registra en la planilla de “Control de Entrega de

Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e
Ingresos Propios”, los siguientes datos: Dependencia,
tipo de rendición, Nº de CP-P02, monto en Bs., Nº de
carpetas y fecha de recepción; de las carpetas de
rendiciones de gastos de fondos en anticipos e
ingresos propios asignada a cada uno de los
contabilistas de egresos.
8. Entrega a cada uno de los contabilistas de egresos,
las carpetas de rendiciones de gastos de fondos en
anticipos e ingresos propios de acuerdo a la UAD que
tenga asignada y la planilla de “Control de Entrega de
Ingresos Propios”.
9. Compara los datos registrados en la planilla de
“Control de Entrega de Rendiciones de Gastos de
Fondos en Anticipos e Ingresos Propios”, con el
el Formato (CP-P02) de “Control Presupuestario
Rendiciones de Gasto”, el reporte de detalle de gasto
y los soportes.
10. Llena la planilla de “Control de Entrega de
Ingresos Propios”.
11. Revisa en las carpetas de rendiciones de gastos, la
existencia física de los siguientes documentos:
a) Formato (CP-P02) de “Control Presupuestario
CONTABILISTA (EGRESOS)
Rendiciones de Gasto”.
DEL DEPARTAMENTO DE
b) Reporte de detalle del gasto.
CONTABILIDAD
c) Recaudos A:
 Comprobante de cheque.
 De acuerdo al caso: factura original, cotizaciones
originales de diferentes casas comerciales (3),
nota de pedido, orden de compra u orden de
servicio, solicitud de viáticos, hoja de resumen
de las actividades realizadas, comprobantes de
retenciones de impuestos, copia del certificado
del congreso - taller o curso que realizo el
beneficiario, planilla de financiamiento, carta de
invitación, aprobación para asistencia de
actividades diversas, aprobación por parte de la
Dirección de Personal para cancelación de

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
personal contratado, entre otros.

12. Revisa todos los datos del Formato (CP-P02) de
“Control Presupuestario Rendiciones de Gasto”.
13. Coteja en el Formato (CP-P02) de “Control
Presupuestario Rendiciones de Gasto” y en el reporte
de detalle de gasto los montos totales y los códigos
contables.
13.1. Si coinciden en el Formato (CP-P02) de “Control
Presupuestario Rendiciones de Gasto” y en el
reporte de detalle de gasto los montos totales y
los códigos contables. Ir a la actividad 14.
13.2. En caso contrario, si no coinciden en el Formato
(CP-P02) de “Control Presupuestario
Rendiciones de Gasto” y en el reporte de detalle
de gasto los montos:
13.2.1. Notifica al Jefe de Registro de forma
verbal sobre la inconsistencia
encontrada.
13.2.2. Entrega al Jefe de Registro la carpeta
de la rendición de gasto de fondos en
anticipos e ingresos propios, para que
realice su respectiva devolución.
14. Revisa los códigos contables para confirmar que se
correspondan con lo reflejado en el reporte de detalle
de gasto de la rendición de gasto de fondos en
anticipos e ingresos propios y con los Recaudos A.
14.1. Si existe correspondencia del código contable
con respecto al gasto efectuado. Ir a la
actividad 15.
14.2. En caso contrario si no existe correspondencia
del código contable con respecto al gasto
efectuado:
14.2.1. Realiza el asiento de ajuste financiero
por error en imputación presupuestaria.
14.2.2. Envía oficio al cuentadante con
atención al administrador notificando
sobre el ajuste financiero realizado en
el Departamento de Contabilidad y
ejecuta la actividad anterior 13.2.1.
15. Incorpora al patrimonio los bienes capitalizables a
través del Sistema de Contabilidad de la ULA, si la

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
carpeta de rendición de gasto de fondos en anticipos

e ingresos propios contiene bienes capitalizables.
16. Busca el código contable del cuentadante en el
catálogo de cuenta y lo ingresa en el Sistema de
Contabilidad para su respectivo abono a la cuenta.
17. Verifica que los Recaudos A estén completos y
cumplan con los siguientes requisitos:
 Sello de imputación presupuestaria (en cualquier
tipo de documento).
 La factura cumpla con las exigencias del Servicio
Nacional Integrado de Administración Aduanera y
Tributaria (SENIAT).
 Los comprobantes no presenten enmiendas.
 Las fechas correspondan al ejercicio económico
financiero en ejecución.
 Indiquen la dependencia que adquiere el bien, o
recibe el servicio.
 Indiquen la cantidad del bien, costo unitario e
importe total por concepto.
 Indiquen el importe total de la factura.
 Los datos estén escritos en forma clara y uniforme.
 Den fe de la cancelación del compromiso al
proveedor.
 La fecha de nota de pedido, orden de compra u
orden de servicio sea anterior o igual a la fecha de
la factura.
 La fecha del cheque sea posterior o igual a la fecha
de la factura.
 El concepto del gasto describa con precisión de la
operación realizada.
 Cuando se adquieran bienes capitalizables, se
indique en la factura el número de registro de
inventario.
 Las facturas que amparen reparaciones, compras
de repuestos y accesorios lleven el número de
registro de inventario.
 Las facturas que amparen reparaciones, compras
de materiales, suministros, repuestos y accesorios
para vehículos, indiquen el número asignado a la
unidad por el Departamento de Transporte y la
placa correspondiente. Cumpliendo con la base
legal vigente.

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
17.1. Si los documentos están completos y no hay

incumplimiento de los requisitos exigidos. Ir a
la actividad 18.
17.2. En caso contrario, si faltan documentos o hay
incumplimiento de los requisitos exigidos:
17.2.1. Notifica a la administración de la UAD
de la Facultad/Núcleo/Extensión o
Dependencia, de forma escrita, la
inconsistencia presentada.
17.2.2. Espera respuesta de la administración
de la UAD, en un plazo no mayor a
cinco (5) días hábiles. En caso de no
recibir respuesta, procede a la apertura
de una cuenta por cobrar en partes
iguales, tanto al administrador como al
cuentadante, de acuerdo a las “Normas
para la Administración y Ejecución de
Créditos Presupuestarios” y; notifica al
administrador y al cuentadante, por
escrito, sobre la apertura de la cuenta
por cobrar.
18. Genera el reporte de comprobante de diario en el
20. Verifica en el reporte de comprobante de diario el
código contable asignado al cuentadante, las
incorporaciones al patrimonio y los ajustes a que
dieron lugar.
20.1. Si no observa inconsistencia de registro en
cuanto a: código contable, monto o descuadre
del asiento. Ir a la actividad 21.
20.2. En caso contrario, si observa inconsistencia de
registro en cuanto a: código contable, monto o
descuadre del asiento:
20.2.1. Corrige la inconsistencia en el Sistema
de Contabilidad.
20.2.2. Anota la corrección en el reporte de
corrección realizada.
21. Archiva el reporte de comprobante de diario, en la

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
carpeta de rendición de gasto.

22. Coloca las carpetas de rendiciones de gastos en el
archivo temporal, donde permanecen bajo su
custodia hasta el final del mes, momento en que se
realiza el cierre contable mensual. Ver
Procedimiento PF-3.2.2. “CIERRE CONTABLE
MENSUAL”.
23. Recibe del Jefe de Registro, después de realizado el
cierre contable mensual, los reportes de
comprobantes de diario definitivos de las rendiciones
de gastos de fondos en anticipos e ingresos propios,
enviados por la Dirección de Servicios de
Información Administrativa (DSIA).
24. Coloca los reportes de comprobantes de diario
definitivos de cada una de las rendiciones de fondos
en anticipos e ingresos propios, en sus respectivas
carpetas de rendiciones de gastos.
25. Chequea el número de asientos y fecha en el reporte
de “Resumen de Asientos” de cada uno de los
asientos que le corresponden, y coloca media firma
como señal de revisado.
26. Traslada las carpetas de las rendiciones de gastos
de fondos en anticipos e ingresos propios al archivo
del Departamento de Contabilidad; para su
respectivo archivo.

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-1.2.4. RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LAS RENDICIONES POR
PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO REINTEGROS DE FONDOS EN ANTICIPOS E INGRESOS
PF-1.2. EGRESO PROPIOS (TIPO R)

Materia: Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de la Unidad Administradora Desconcentrada
(UAD) de la Facultad/Núcleo y Dependencia Central
de la Universidad de Los Andes (ULA), las carpetas de
rendiciones por reintegros de fondos en anticipos e
ingresos propios (Tipo R).
2. Revisa en las carpetas de rendiciones por reintegros
de fondos en anticipos e ingresos propios, la
existencia física de los siguientes documentos:
a) Dos ejemplares de:
 Reportes de información de movimiento
presupuestario.
 Original del Formato (CP-P02) de “Control
Presupuestario Rendición por Reintegro”.
 Original del recibo de ingreso del reintegro.
 Original del vaucher del cheque a nombre de la
ULA por concepto de reintegro.
3. Coteja los siguientes datos del Formato (CP-P02) de
“Control Presupuestario Rendición por Reintegro” con
el reporte de información de movimiento
SECRETARIA DEL presupuestario: el número de serial y el monto total.
DEPARTAMENTO DE 3.1. Si coinciden en el Formato (CP-P02) de “Control
CONTABILIDAD Presupuestario Rendición por Reintegro” y en el
reporte de información de movimiento
presupuestario el número de serial y monto total. Ir
a la actividad 4.
3.2. En caso contrario, si existe en algunos de los
documentos inconsistencia del número de serial y
monto total:
3.2.1. Devuelve la rendición a la UAD de la
Facultad/Núcleo o Dependencia Central.
4. Coloca firma, fecha y hora en los ejemplares de
reporte de información de movimiento presupuestario.
5. Entrega al mensajero de la UAD un ejemplar de:
reporte de información de movimiento presupuestario
y Formato (CP-P02) de “Control Presupuestario
Rendición por Reintegro”.
6. Clasifica las carpetas de rendiciones por reintegros de
fondos en anticipos e ingresos propios, de acuerdo a
la UAD asignada a cada uno de los contabilistas de
egresos.

Materia: Asunto:
7. Registra en la planilla de “Control de Entrega de

Rendiciones por Reintegros de Fondos en Anticipos e
Ingresos Propios”, los siguientes datos: Dependencia,
tipo de rendición, Nº de CP-P02, monto en Bs., Nº de
carpetas y fecha de recepción; de las carpetas de
rendiciones por reintegros de fondos en anticipos e
ingresos propios asignada a cada uno de los
contabilistas de egresos.
8. Entrega a cada uno de los contabilistas de egresos,
las carpetas de rendiciones por reintegros de fondos
en anticipos e ingresos propios de acuerdo a la UAD
que tenga asignada y la planilla de “Control de
Entrega de Rendiciones por Reintegros de Fondos en
Anticipos e Ingresos Propios”.
9. Compara los datos registrados en la planilla de
“Control de Entrega de Rendiciones por Reintegros de
Fondos en Anticipos e Ingresos Propios”, con el
el Formato (CP-P02) de “Control Presupuestario
Rendiciones por Reintegros” y los soportes.
10. Registra los datos de recepción en la planilla de
“Control de Entrega de Rendiciones por Reintegros de
Fondos en Anticipos e Ingresos Propios”.
11. Coloca las carpetas en un archivo temporal, lugar
donde permanece hasta el cierre del mes
correspondiente.
12. Busca en el Sistema de Contabilidad de la ULA dónde
CONTABILISTA (EGRESOS)
se encuentra el asiento contable, donde quedaron
DEL DEPARTAMENTO DE
registrados cada uno de los reintegros; una vez
CONTABILIDAD
cerrado el mes.
13. Anota manualmente el número de asiento a cada uno
de los reintegros, en la parte superior del Formato
(CP-P02) de “Control Presupuestario Rendiciones por
Reintegros”.
14. Anota manualmente en un cuaderno control dispuesto
para tal fin, cada uno de los reintegros asignados,
registrando los siguientes datos: número del Formato,
fecha de registro, monto, número de asiento, firma del
contabilista de egreso encargado, firma y fecha de
quien lo recibe en el archivo.
15. Traslada el cuaderno y las carpetas de las rendiciones
por reintegros de fondos en anticipos e ingresos

Materia: Asunto:
propios al Archivo del Departamento de Contabilidad;

para su respectivo resguardo.
16. Recibe el cuaderno firmado por el archivista, como
señal de recibido.
17. Archiva el cuaderno en el área de trabajo del
contabilista.

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-1.2.5. REGISTRO DE ASIENTOS DE LAS PLANILLAS DE
PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO CONTROL PRESUPUESTARIO (CP) CAUSADAS Y NO
PF-1.2. EGRESO PAGADAS

Materia: Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe oficio enviado por la Dirección de Tesorería de
la Universidad de Los Andes (ULA), referente a las
planillas de Control Presupuestario (CP) causadas y
no pagadas, para ser registradas el 31/12 del ejercicio
económico en curso.
2. Revisa si el oficio viene acompañado de anexos y si
están completos, fotocopias de las CP causadas y no
pagadas de las Unidades Administradoras
Desconcentradas (UAD) de las Facultades/Núcleos y
Dependencias Centrales de la ULA.
2.1. Si el oficio viene acompañado de anexos y están
SECRETARIA DEL
completos. Ir a la actividad 3.
DEPARTAMENTO DE
2.2. En caso contrario, si el oficio viene acompañado
CONTABILIDAD
de anexos y están incompletos:
2.2.1. Devuelve el oficio al mensajero.
4. Entrega al mensajero la copia del oficio firmado y
sellado.
control.
6. Entrega el oficio al contador de Registro del
7. Lee el contenido de oficio.
8. Genera el asiento contable a través del Sistema de
Contabilidad de la ULA.
9. Corrige a través del Sistema de Contabilidad la
imputación presupuestaria requerida.
10. Apertura en el Sistema de Contabilidad la cuenta del
pasivo correspondiente, según el gasto que se haya
CONTADOR DE REGISTRO generado.
DEL DEPARTAMENTO DE 11. Imprime el reporte de comprobante de diario.
CONTABILIDAD 12. Coteja las correcciones realizadas en el reporte de
comprobante de diario con los soportes.
12.1. Si están correctas las correcciones realizadas. Ir
a la actividad 13.
12.2. En caso contrario, si están incorrectas las
correcciones realizadas, ejecuta la actividad
anterior 9.
13. Anexa al oficio y sus soportes el reporte de

Materia: Asunto:
respectivos soportes, en un archivo temporal, donde
MENSUAL”.

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PF-1.2. EGRESO
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF)  DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES
PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO PF-1.2.6. REVISIÓN DE LAS NÓMINAS PAGADAS

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF)  PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
Andes (ULA), cada vez que se realicen pagos de
nóminas del mes, los reportes A:
a) Relación de total general por banco.
b) Relación de depósitos por banco y forma de pago.
c) Cuadre mensual de nómina: ingresos, deducciones
y aportes.
d) Relación de depósitos por persona, como anexo en
el caso de pensiones.
e) Cualquier otro soporte que amerite el caso.
entrega de reportes del Departamento de Nómina.
3. Recibe los cinco (5) primeros días de cada mes un
memorándum de la Dirección de Tesorería de la ULA,
donde especifica las nóminas canceladas del mes
anterior, con los conceptos, montos y fechas de
pagos.
4. Determina cuáles nóminas deben ser cargadas por la
Dirección de Servicios de Información Administrativa
(DSIA) y cuáles por la Dirección de Programación y
DEPARTAMENTO DE
Presupuesto.
CONTABILIDAD
5. Determina cuáles nóminas fueron pagadas a través de
pagos centralizados.
6. Da instrucciones a la secretaria del Departamento
para elaborar un oficio dirigido a la DSIA solicitando la
información de las nóminas del mes anterior.
7. Coloca firma conjunta con el Jefe del Departamento
de Contabilidad y visto bueno del Director de
Administración Central, para que el oficio sea enviado
al destinatario respectivo.
8. Recibe de la DSIA notificación sobre la culminación de
las cargas de las nóminas.
9. Sale del Sistema de Contabilidad durante el tiempo
establecido o sugerido por la DSIA, para que la misma
realice el respaldo de las nóminas.
10. Confirma en el Sistema de Contabilidad que las
nóminas hayan sido cargadas.
11. Imprime el reporte de comprobante de diario
correspondiente a cada nómina cancelada en cada
mes.
12. Coteja en el reporte de comprobante de diario y en los

Materia: Asunto:
reportes A lo siguiente: cruce de cuentas contables,

montos y referencias.
12.1. Si el cruce de cuentas contables, montos y
referencias están correctos. Ir a la actividad 13.
12.2. En caso contrario, si el cruce de cuentas
contables, montos y referencias están
incorrectos (errores, omisiones o cuentas
inválidas):
12.2.1. Realiza la corrección de las cuentas
contables correspondientes a los
registros contables, en el Sistema de
Caso 1. Reintegros por descuentos
indebidos: .debe cargarse en el Sistema
el reporte de personas por nómina de
ingresos.
Caso 2. Cuentas de gastos inválidas:
notifica vía telefónica al responsable
respectivo de la DSIA para que indique el
Plan Único de Cuenta (PUC) de dicha
cuenta. Recibe el PUC e ingresa en el
Sistema para incluirlo y vincularlo con la
respectiva cuenta contable.
Caso 3. Aportes personales de la Fondo
de Ahorro Obligatorio de Vivienda
(FAOV): recibe del responsable
respectivo de la DSIA el reporte del
resumen de Ley de Política Habitacional
y los Censos.
Caso 4. Descuentos por pagos
indebidos: una forma es cuando el
trabajador tiene más de dos cuentas por
cobrar. Otra forma cuando el trabajador
no tiene cuenta por cobrar: Reversa el
registro contable del gasto respectivo en
el Sistema, si el gasto corresponde al
año en curso o realiza el registro
contable de ajuste respectivo en el
Sistema, si el gasto corresponde a años
anteriores.
13. Imprime el reporte de comprobante de diario con las
correcciones efectuadas y ajustes contabilizados.
14. Anexa el reporte de comprobante de diario con las

Materia: Asunto:
correcciones efectuadas y ajustes contabilizados al

reporte de comprobante de diario correspondiente a
cada nómina cancelada en cada mes.
15. Coloca los reportes de las nóminas y soportes
(reportes de comprobantes de diario) en el archivo
temporal, donde permanecen hasta el final del mes,
momento en se realiza el pre-cierre contable

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-1.2.7. ANALISIS DE LAS CUENTAS CONTABLES OBRAS EN
PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO PROCESO, ANTICIPOS A CONTRATISTAS Y ANTICIPOS A
PF-1.2. EGRESO PROVEEDORES

Materia: Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Imprime los reportes de los movimientos de las
cuentas contables que se va a analizar: obras en
proceso, anticipos a contratistas y anticipos a
proveedores.
2. Busca en las carpetas asignadas a cada una de las
cuentas los reportes de análisis del mes anterior.
3. Realiza el análisis de las cuentas, de acuerdo a los
criterios establecidos en Registro del Departamento de
Contabilidad.
4. Revisa los reportes de análisis de las cuentas, de
meses anteriores con los reportes de movimientos de
las cuentas contables.
5. Determina la inconsistencia de registros y correcciones
a efectuar.
6. Revisa si el resultado del análisis de las cuentas
amerita el registro de las capitalizaciones por obras en
proceso y de la adquisición de bienes capitalizables:
6.1. Si no amerita registro de capitalizaciones. Ir a la
actividad 7.
JEFE DE REGISTRO DEL 6.2. En caso contrario, si amerita registro de
DEPARTAMENTO DE capitalizaciones:
CONTABILIDAD 6.2.1. Efectúa los asientos de ajustes
correspondientes dependiendo del caso.
6.2.2. Realiza el registro de las capitalizaciones por
obras en proceso y de la adquisición de
bienes capitalizables, en el Sistema de
Contabilidad de la Universidad de Los Andes
(ULA).
6.2.3. Realiza el registro de cancelación de los
anticipos a contratistas y anticipos a
proveedores, en el Sistema de Contabilidad.
6.2.4. Imprime el reporte de comprobante de diario.
6.2.5. Anexa los soportes que respaldan el registro
contable al reporte de comprobante de diario.
6.2.6. Coloca el reporte de comprobante de diario y
los soportes que respaldan el registro
contable en un archivo temporal, donde
permanecen hasta el final del mes, momento
en que se realiza el pre-cierre contable
mensual. Ver Procedimiento PF-3.2.1.
“PRE-CIERRE CONTABLE MENSUAL”.

Materia: Asunto:
7. Actualiza el reporte de análisis de las cuentas

analizadas.
8. Imprime el reporte de análisis.
9. Archiva los reportes de movimientos de las cuentas
contables analizadas (auxiliar analítico) y el reporte de
análisis, en las carpetas asignadas en el archivo de
Registro.

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
PF-1.2.8. RECEPCIÓN Y CODIFICACIÓN DE RECIBOS DE
INGRESOS

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
PF-1.2.8. RECEPCIÓN Y CODIFICACIÓN DE RECIBOS DE
INGRESOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe el Recibo de Ingreso emitido previa entrega del
depósito bancario por concepto de reintegros a la
Universidad de Los Andes (ULA), de la Unidad
Administradora Desconcentrada (UAD) de la
Facultad/Núcleo/Dependencia Central (en el caso de
personal activo) o directamente del Departamento de
Nómina (en el caso de personal
jubilado/sobreviviente/no activo o preparadores) de la
ULA.
2. Verifica que los datos del pagador estén correctos en
el Sistema de Contabilidad de la ULA: nombres y
apellidos, número de cédula de identidad, concepto,
código de ingreso.
2.1. Si los datos están correctos. Ir a la actividad 3.
CONTADOR O CONTABILISTA 2.2. En caso contrario, si alguno de los datos están
DE REGISTRO DEL incorrectos:
DEPARTAMENTO DE 2.2.1. Soluciona la inconsistencia confirmando
CONTABILIDAD los datos vía telefónica.
2.2.2. Espera el envío del Recibo de Ingreso
corregido de acuerdo a la solución
acordada vía telefónica.
3. Asigna un código al Recibo de Ingreso, de acuerdo a
la cuenta asignada en el catálogo contable; en caso
de no tener cuenta se le asigna una cuenta contable
del año o una cuenta de ajustes de años anteriores,
según corresponda.
4. Valida el Recibo de Ingreso, colocando fecha y firma
en las seis (6) copias del Recibo.
5. Entrega el Recibo de Ingreso al personal de la UAD o
del Departamento de Nómina que lo retira
personalmente.

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
PF-1.2.9. REVISIÓN Y REGISTRO DE TRASLADO DEL
RESULTADO DEL EJERCICIO

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
PF-1.2.9. REVISIÓN Y REGISTRO DE TRASLADO DEL
RESULTADO DEL EJERCICIO
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Revisa los saldos del resultado del ejercicio
económico en el Sistema de Contabilidad de la
Universidad de Los Andes (ULA), al inicio de cada
ejercicio económico.
2. Imprime el balance de comprobación a través del
Sistema de Contabilidad de la ULA.
formato respectivo.
resumen, a fin de realizar el traslado de saldo del
resultado del ejercicio a la cuenta contable resultados
acumulados.
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD sido transcritos de forma correcta en el Sistema de
Contabilidad.
8. Anexa al balance de comprobación el cuadro resumen
MENSUAL”.

Asunto:
Materia: PF-1.2. EGRESO
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-1.2.10. REVISIÓN Y REGISTRO DE SALDOS DE AÑOS
PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO ANTERIORES DE FONDOS EN ANTICIPOS E INGRESOS
PROPIOS

Asunto:
Materia: PF-1.2. EGRESO
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-1.2.10. REVISIÓN Y REGISTRO DE SALDOS DE AÑOS
PF-1. GESTIÓN DE REGISTRO ANTERIORES DE FONDOS EN ANTICIPOS E INGRESOS
PROPIOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Revisa los saldos del resultado del ejercicio
económico en el Sistema de Contabilidad de la
Universidad de Los Andes (ULA), al inicio de cada
ejercicio económico.
2. Imprime el balance de comprobación al 31/12 a través
del Sistema de Contabilidad de la ULA, de las cuentas
con saldo de las Unidades Administradoras
Desconcentradas (UAD), de fondos en anticipo y de
fondos de ingresos propios.
formato respectivo.
CONTADOR O CONTABILISTA
resumen, a fin de realizar el traslado de los saldos
DE REGISTRO DEL
pendientes de las UAD respectivas a la cuenta
DEPARTAMENTO DE contable de años anteriores de cada una de las UAD.
CONTABILIDAD 5. Confirma que los datos del cuadro resumen hayan
Contabilidad.
8. Anexa al balance de comprobación el cuadro resumen
MENSUAL”.

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
PF-1.2.11. REVISIÓN Y REGISTRO DE SALDOS POR CAMBIO
DE CUENTADANTE

Asunto:
Materia:
PF-1.2. EGRESO
 PROCEDIMIENTOS
PF-1.2.11. REVISIÓN Y REGISTRO DE SALDOS POR CAMBIO
DE CUENTADANTE
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe oficio de la Unidad Administradora
Desconcentrada (UAD) notificando el cambio de
cuentadante, con los siguientes anexos:
a) Relación de saldo a trasladar.
b) Fotocopia de la resolución del Consejo Universitario
de asignación del nuevo cuentadante.
c) Fotocopia de la cédula de identidad del nuevo
cuentadante.
2. Verifica que el oficio tenga los anexos completos.
2.1. Si el oficio tiene los anexos completos. Ir a la
actividad 3.
2.2. En caso, si el oficio no tiene los anexos completos:
2.2.1. Devuelve el oficio a la UAD respectiva para
que envíe nuevamente al tener los soportes
completos.
formato respectivo.
DE REGISTRO DEL
DEPARTAMENTO DE
Contabilidad de la Universidad de Los Andes (ULA),
CONTABILIDAD transcribiendo el cuadro resumen, a fin de realizar el
traslado de saldos pendientes de las UAD respectivas
a la cuenta contable correspondiente al nuevo
cuentadante.
Contabilidad.
8. Anexa a los documentos recibidos el cuadro resumen
MENSUAL”.

Asunto:
Materia: 4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF)
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PF-2. ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN DE CUENTAS DEL PASIVO Y
CAPITAL
PF-2. ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN DE CUENTAS DEL

PASIVO Y CAPITAL

Asunto:
Materia:
PF-2. ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN DE CUENTAS DEL PASIVO Y
CAPITAL
 ÍNDICE DE CONTENIDO
PF-2. Análisis y conciliación de cuentas del pasivo y capital

PF-2.1. Revisión, análisis y conciliación de las cuentas del pasivo
PF-2.2. Comparación entre el reporte del auxiliar analítico y el reporte de
movimiento bancario
PF-2.3. Elaboración de estados de conciliación bancaria
PF-2.4. Reverso de las planillas de Control Presupuestario (CP) causadas y
no pagadas
PF-2.5. Registro de pasivos bloqueados año vigente, incluidos en el
PF-2.6. Registro de pasivos bloqueados años anteriores incluidos en el
PF-2.7. Notificación sobre inconsistencias, errores, omisiones y demás
situaciones encontradas en los registros contables

Asunto:
Materia:
CAPITAL
 DIAGRAMA DE PROCESO

Asunto:
Materia:
CAPITAL
 DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

Materia:
Asunto:
 DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES
PF-2.1. REVISIÓN, ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN DE LAS
CUENTAS DEL PASIVO
CAPITAL

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CUENTAS DEL PASIVO
CAPITAL
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe los reportes de auxiliares analíticos de las
cuentas del pasivo, una vez que se ha cerrado el mes,
enviados por la Dirección de Servicios de Información
Administrativa (DSIA) de la Universidad de Los Andes
(ULA).
2. Verifica en el balance de comprobación del Sistema de
Contabilidad de la ULA o en el reporte físico, que los
saldos de los reportes del auxiliar analítico coincida con
los saldos del balance de comprobación de cada
cuenta del pasivo: saldo anterior, saldo actual y los
totales.
2.1. Si coinciden los saldos. Ir a la actividad 3.
2.2. En caso contrario, si no coinciden los saldos:
2.2.1. Verifica los movimientos de las cuentas
contables que no coinciden en el Sistema
JEFE DE ANALISIS Y
de Contabilidad o en los reportes físicos,
CONCILIACIONES DEL
para determinar el origen de la diferencia.
DEPARTAMENTO DE
2.2.2. Realiza los ajustes que dé lugar dicha
CONTABILIDAD
conciliación y su respectivo registro
contable en el Sistema de Contabilidad.
3. Revisa que entre los reportes recibidos estén todas las
cuentas del pasivo que tuvieron movimiento durante el
mes a analizar.
4. Informa al Jefe del Departamento de Contabilidad
cualquier anormalidad en cuanto a los reportes
recibidos, con la finalidad de que sea solventada.
5. Clasifica los reportes de auxiliares analíticos de las
cuentas del pasivo, de acuerdo al grupo de cuentas
asignadas a cada contador y contabilista de Análisis y
Conciliación.
6. Entrega al contador o contabilista de Análisis y
Conciliación, los reportes de auxiliares analíticos de las
cuentas del pasivo a analizar.
7. Busca los reportes de análisis del mes anterior
(análisis elaborado en formato preestablecido), en la
CONTADOR O CONTABILISTA carpeta de las cuentas a analizar. Ver anexo 7.1.
(ANALISIS Y CONCILIACION) 8. Revisa los siguientes datos en cada auxiliar analítico
DEL DEPARTAMENTO DE del mes a analizar y en los reportes de análisis del
CONTABILIDAD mes anterior: beneficiario, referencia, concepto y
monto.
9. Concilia los saldos marcando con una tilde los

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CUENTAS DEL PASIVO
CAPITAL
movimientos que se correspondan, en el reporte del

auxiliar analítico del mes a analizar y en el reporte de
análisis del mes anterior.
10. Descarga en el computador las nóminas digitales por
cada concepto en el formato preestablecido; enviadas
previamente por la Dirección de Tesorería de la ULA,
en el caso de los pasivos de bancos.
11. Compara los montos pagados reflejados en el reporte
del auxiliar analítico con los datos registrados en las
nóminas digitales, a fin de confirmar que los datos
registrados en las nóminas estén correctos.
12. Elabora el asiento de ajuste que sea requerido. Ver
Procedimiento PF-3.2.5. “ELABORACION DE
ASIENTOS DE AJUSTE”.
13. Coloca nota en el reporte del auxiliar analítico,
reflejando que ya se hizo el ajuste y la fecha de dicho
ajuste.
14. Revisa la existencia de registros de pagos, pasivos
globales y errores cometidos, en el reporte del auxiliar
analítico del mes a analizar y en el reporte de análisis
del mes anterior.
14.1. Si no existen en los reportes registros de pagos,
pasivos globales y errores cometidos. Ir a la
actividad 15.
14.2. En caso contrario, si existen en los reportes
registros de pagos, pasivos globales y errores
cometidos:
14.2.1. Solicita en el Archivo del Departamento
de Contabilidad, la carpeta que contiene
el asiento contable requerido.
14.2.2. Recibe del archivista la carpeta y el libro
de control.
14.2.3. Coloca firma en el libro de control, como
señal de recibido; y devuelve el libro al
archivista.
14.2.4. Revisa el asiento contable para
determinar si el origen de los registros de
pagos, pasivos globales y errores
cometidos se debe a disparidad en
montos y pagos de deudas de los pasivos
registrados.
14.2.5. Extrae de la carpeta los documentos del

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CUENTAS DEL PASIVO
CAPITAL
asiento contable, donde se evidencie el

error cometido.
14.2.6. Fotocopia los documentos requeridos del
asiento contable.
14.2.7. Archiva nuevamente los documentos del
asiento contable en la carpeta.
14.2.8. Devuelve la carpeta al Archivo; y firma el
libro de control como señal de entregado.
Ver Procedimiento PF-2.7.
“NOTIFICACIÓN SOBRE
INCONSISTENCIAS, ERRORES,
OMISIONES Y DEMÁS SITUACIONES
ENCONTRADAS EN LOS REGISTROS
CONTABLES”.
15. Identifica en el reporte del auxiliar analítico del mes a
analizar los movimientos que no estén reflejados en el
reporte de análisis de cuentas del mes anterior.
16. Actualiza los saldos (incluye o elimina según
corresponda) en el reporte de análisis de cuentas del
mes actual.
17. Imprime el reporte de análisis actualizado, una vez que
estén cuadrados los saldos.
18. Anexa al reporte del auxiliar analítico del mes
analizado, los soportes que respaldan el análisis
realizado (reporte de análisis del mes anterior, otros).
19. Analiza en el reporte de análisis actualizado, los
registros pendientes de pagos de años anteriores.
20. Solicita en el Archivo del Departamento de
Contabilidad, la carpeta del asiento contable que
contiene el reporte del comprobante de diario con los
soportes respectivos, donde aparece registrado
inicialmente el movimiento que se va a analizar.
21. Recibe del archivista la carpeta y el libro de control.
22. Coloca firma en el libro de control, como señal de
recibido; y devuelve el libro al archivista.
23. Revisa en el reporte de comprobante de diario y los
soportes, la exactitud del registro.
24. Extrae los documentos necesarios.
25. Fotocopia los documentos requeridos.
26. Archiva nuevamente los documentos en la carpeta del
asiento contable.
27. Devuelve la carpeta del asiento contable, al Archivo; y

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CUENTAS DEL PASIVO
CAPITAL
firma el libro de control como señal de entregado.

28. Notifica al Jefe de Análisis y Conciliación, sobre la
situación.
29. Recibe instrucciones del Jefe de Análisis y
Conciliación.
29.1. Si no está correcto el registro:
29.1.1. Elabora el asiento de ajuste. Ver
Procedimiento PF-3.2.5.
“ELABORACION DE ASIENTOS DE
AJUSTE”.
29.1.2. Coloca nota en el reporte de análisis
actualizado, reflejando que ya se hizo el
ajuste y la fecha de dicho ajuste. Ir a la
actividad 30.
29.2. En caso contrario, si esta correcto el registro. Ver
Procedimiento PF-2.7. “NOTIFICACIÓN SOBRE
INCONSISTENCIAS, ERRORES, OMISIONES Y
DEMÁS SITUACIONES ENCONTRADAS EN
LOS REGISTROS CONTABLES”.
30. Entrega al Jefe de Análisis y Conciliación, el reporte de
análisis actualizado, el reporte de análisis del mes
anterior y el reporte del auxiliar analítico de la cuenta
analizada, para su validación.
31. Verifica en el reporte de análisis actualizado y el
reporte de auxiliar analítico de la cuenta analizada: que
los saldos totales coincidan y que no existan cargos y
abonos indebidos.
31.1. Si los saldos coinciden y no existen cargos y
abonos indebidos:
31.1.1. Coloca firma en el reporte de análisis
actualizado, como señal de validado. Ir a
JEFE DE ANALISIS Y
la actividad 32.
CONCILIACIÓN DEL
31.2. Si los saldos no coinciden o existen cargos y
DEPARTAMENTO DE
abonos indebidos:
CONTABILIDAD
31.2.1. Da instrucciones al contador o contabilista
de Análisis y Conciliación para que realice
las correcciones y asientos de justes
necesarios, y entregue nuevamente para
realizar la validación. Ver Procedimiento
PF-3.2.5. “ELABORACION DE
ASIENTOS DE AJUSTE”.
31.2.2. Coloca nota en el reporte de análisis

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CUENTAS DEL PASIVO
CAPITAL
actualizado, reflejando que ya se hizo el

ajuste y la fecha de dicho ajuste.
32. Devuelve al contador o contabilista de Análisis y
Conciliación el reporte del análisis actualizado validado,
reporte de análisis del mes anterior y el reporte de
auxiliar analítico de la cuenta analizada.
CONTADOR O CONTABILISTA 33. Archiva en la carpeta de la cuenta analizada, en orden
(ANALISIS Y CONCILIACION) ascendente el reporte de análisis actualizado, reporte
DEL DEPARTAMENTO DE de auxiliar analítico con los soportes correspondientes
CONTABILIDAD y el reporte de análisis del mes anterior.

Materia:
Asunto:
PF-2.2. COMPARACIÓN ENTRE EL REPORTE DEL AUXILIAR
ANALITICO Y EL REPORTE DE MOVIMIENTO BANCARIO
CAPITAL

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
PF-2.2. COMPARACIÓN ENTRE EL REPORTE DEL AUXILIAR
ANALITICO Y EL REPORTE DE MOVIMIENTO BANCARIO
CAPITAL
RESPONSABLE ACCIÓN
de Los Andes (ULA), reporte de movimiento bancario
del mes a analizar.
2. Consulta en el Sistema de Contabilidad de la ULA e
imprime de ser necesario, el reporte de auxiliar
analítico de la cuenta bancaria a analizar.
3. Coteja cada uno de los movimientos registrados en el
reporte de movimiento bancario y en el reporte de
auxiliar analítico de la cuenta bancaria a analizar.
3.1. Si no encuentra diferencia en montos en los
registros reflejados en el reporte de movimiento
bancario y en el reporte de auxiliar analítico de la
cuenta bancaria a analizar. Ir a la actividad 4.
3.2. En caso contrario, si encuentra diferencia en
montos, en los registros reflejados en el reporte de
movimiento bancario y en el reporte de auxiliar
analítico de la cuenta bancaria a analizar:
(ANALISIS Y CONCILIACION)
3.2.1. Revisa las diferencias y omisiones, para
DEL DEPARTAMENTO DE
realizar las acciones pertinentes al caso, ya
CONTABILIDAD
sea ajuste o una corrección directa en el
Sistema.
3.2.2. Informa al Jefe de Registro la situación
presentada, para que realice su respectiva
verificación y aprobación.
3.2.3. Notifica al Jefe de Gestión de Recursos
Financieros y Pagos, la situación de forma
verbal o escrita, según sea el caso, para
que realice la respectiva corrección; solo
en el caso de que el error haya sido
cometido en la Dirección de Tesorería.
4. Elabora el cuadro de análisis del mes con los saldos
conciliados.
5. Archiva el reporte del movimiento bancario enviado por
la Dirección de Tesorería y el análisis del mes, en la
carpeta del banco correspondiente.

Materia:
Asunto:
PF-2.3. ELABORACIÓN DE ESTADOS DE CONCILIACIÓN
BANCARIA
CAPITAL

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
BANCARIA
CAPITAL
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe los reportes de auxiliares analíticos de las
cuentas bancarias de la Universidad de Los Andes
(ULA), enviados por la Dirección de Servicios de
Información Administrativa (DSIA).
2. Consulta en el Sistema de Contabilidad de la ULA el
saldo anterior y verifica que el total del reporte de
auxiliar analítico coincida con el reporte de balance de
JEFE DE ANALISIS Y comprobación del sistema.
CONCILIACION DEL 2.1. Si coinciden los saldos. Ir a la actividad 3.
DEPARTAMENTO DE 2.2. En caso contrario, si no coinciden los saldos:
CONTABILIDAD 2.2.1. Notifica al Jefe del Departamento de
Contabilidad la situación.
2.2.2. Recibe instrucciones del Jefe del
Departamento para solventar la situación.
2.2.3. Realiza las acciones necesarias.
3. Entrega al contabilista de Análisis y Conciliación, los
reportes de auxiliares analíticos de las cuentas
bancarias de la institución.
4. Recibe de la Dirección de Tesorería de la ULA, los
estados de cuentas bancarios de las cuentas
corrientes que maneja la Universidad.
5. Busca el estado de conciliación bancaria del mes
anterior correspondiente a la cuenta a analizar.
6. Chequea en el estado de cuenta bancario y en el
reporte del auxiliar analítico: que todos los registros
del banco correspondan con los registros que realizó
la institución, y viceversa.
6.1. Si los registros contables se corresponden en el
CONTABILISTA (ANALISIS Y
estado de cuenta bancario y en el reporte del
CONCILIACIÓN) DEL
auxiliar analítico. Ir a la actividad 7.
DEPARTAMENTO DE
6.2. En otro caso, si los registros contables no se
CONTABILIDAD
corresponden en el estado de cuenta bancario y
en el reporte del auxiliar analítico:
6.2.1. Toma como cheques o depósitos en
tránsito para el banco o para la
Universidad, según corresponda; en el
caso de que no se encuentren cheques o
depósitos en esta verificación.
6.2.2. Marca con una tilde como pendientes
para la elaboración del estado de
conciliación bancaria, en el caso de que

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
BANCARIA
CAPITAL
no se encuentren notas de débito y notas

de crédito.
6.2.3. Solicita en el Archivo del Departamento
de Contabilidad, la carpeta que contiene
el asiento contable requerido, en el caso
de que existan errores.
de control.
archivista.
6.2.6. Revisa el asiento contable para
determinar el origen del error encontrado.
6.2.7. Extrae de la carpeta los documentos del
asiento contable, donde se evidencie el
error cometido.
6.2.8. Fotocopia los documentos requeridos del
asiento contable.
6.2.9. Archiva nuevamente los documentos del
asiento contable en la carpeta.
6.2.10. Devuelve la carpeta al a Archivo; y firma
el libro de control como señal de
entregado.
6.2.11. Verifica si los errores fueron cometidos
en los registros contables o, por la
entidad bancaria o Dirección de
Tesorería.
6.2.11.1. Si los errores encontrados han
sido cometidos en los registros
contables: Elabora el asiento
de ajuste. Ver Procedimiento
PF-3.2.5. “ELABORACIÓN DE
ASIENTOS DE AJUSTE”. Ir a
la actividad 7.
6.2.11.2. En caso contrario, si los errores
han sido cometidos por la
entidad bancaria o por la
Dirección de Tesorería. Ver
Procedimiento PF-2.7.
“NOTIFICACIÓN SOBRE
INCONSISTENCIAS,
ERRORES, OMISIONES Y

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
BANCARIA
CAPITAL
DEMÁS SITUACIONES
ENCONTRADAS EN LOS
REGISTROS CONTABLES”. Ir
a la actividad 7.
7. Verifica si existe depósitos globales correspondientes a
matriculas estudiantiles y aranceles:
7.1. Si no existen depósitos globales correspondientes
a matriculas estudiantiles y aranceles. Ir a la
actividad 8.
7.2. En caso contrario, si existen depósitos globales
correspondientes a matriculas estudiantiles y
aranceles
7.2.1. Solicita en el Archivo del Departamento de
Contabilidad, la carpeta que contiene el
asiento contable correspondiente a los
depósitos de matrículas estudiantiles y
aranceles.
7.2.2. Recibe del archivista la carpeta y el libro de
control.
archivista.
7.2.4. Revisa que cada uno de los depósitos este
incluido en el estado de cuenta bancario.
7.2.5. Archiva los depósitos de matrículas
estudiantiles y aranceles en la carpeta de
asiento contable correspondiente.
7.2.6. Devuelve la carpeta al Archivo; y firma el
libro de control como señal de entregado.
8. Elabora el estado de conciliación bancaria a través del
Método de Saldos Encontrados:
8.1. Registra el saldo según el estado de cuenta del
banco, del mes a conciliar.
8.2. Registra los depósitos y cheques en tránsito.
8.3. Registra las notas de débito y las notas de crédito.
8.4. Registra los errores del banco y de la Universidad,
según corresponda.
9. Verifica que coincida el saldo conciliado con el saldo
reflejado en el reporte del auxiliar analítico.
9.1. Si coinciden los saldos. Ir a la actividad 10.
9.2. En caso contrario, si no coinciden los saldos
ejecuta la actividad anterior 8.

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
BANCARIA
CAPITAL
10. Imprime el estado de conciliación bancaria.

11. Entrega al Jefe de Análisis y Conciliación, el estado de
conciliación bancaria nuevo, el estado de conciliación
bancaria del mes anterior y el reporte de auxiliar
analítico de la cuenta bancaria, para su validación.
12. Verifica en el estado de conciliación bancaria nuevo y
el reporte de auxiliar analítico de la cuenta bancaria
que los saldos totales coincidan y que no existan
cargos y abonos indebidos.
12.1. Si los saldos coinciden y no existen cargos y
abonos indebidos:
12.1.1. Coloca firma en el estado de conciliación
bancaria, como señal de validado.
JEFE DE ANALISIS Y
12.1.2. Devuelve los documentos al contabilista
CONCILIACION DEL
de Análisis y Conciliación. Ir a la
DEPARTAMENTO DE
actividad 13.
CONTABILIDAD
12.2. En caso contrario, si los saldos no coinciden y
existen cargos y abonos indebidos:
12.2.1. Devuelve los documentos al contabilista
de Análisis y Conciliación.
12.2.2. Da instrucciones al contabilista para que
realice las correcciones necesarias y
entregue nuevamente para la validación.
13. Archiva el reporte del auxiliar analítico, el estado de
cuenta bancario y el estado de conciliación bancaria
CONTABILISTA (ANALISIS Y
del mes anterior, en la carpeta del banco
CONCILIACION) DEL
correspondiente.
DEPARTAMENTO DE
14. Archiva el nuevo estado de conciliación bancaria en la
CONTABILIDAD
carpeta de conciliaciones.
15. Coloca las carpetas en sus respectivos lugares.

Materia:
Asunto:
PF-2.4. REVERSO DE LAS PLANILLAS DE CONTROL
PRESUPUESTARIO (CP) CAUSADAS Y NO PAGADAS
CAPITAL

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CAPITAL
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe antes del pre-cierre contable (generalmente en
el mes de marzo), del Departamento de Nómina y de la
Dirección de Tesorería de la Universidad de Los Andes
(ULA):
a) Del Departamento de Nómina oficio con indicación
de las planillas de Control Presupuestario (CP) no
pagadas totales en el mes de diciembre del año
culminado.
b) De la Dirección de Tesorería los movimientos de
pagos centralizados y los soportes correspondientes
a los pagos de las planillas de Control
Presupuestario (CP) causadas y no pagadas
SECRETARIA DEL
parciales en el mes de diciembre del año culminado.
DEPARTAMENTO DE
2. Revisa si vienen completos los anexos.
CONTABILIDAD
2.1. Si están completos los anexos. Ir a la actividad 3.
2.2. En caso contrario, si están incompletos los anexos:
2.1.1. Devuelve los documentos al mensajero.
3. Coloca firma, fecha y hora en el original y copia de los
documentos, como señal de recibido.
4. Entrega al mensajero la copia de los documentos
firmados y sellados.
control.
6. Entrega los documentos al Jefe de Análisis y
Conciliación del Departamento de Contabilidad.
JEFE DE ANÁLISIS Y 7. Lee el contenido del oficio.
CONCILIACIÓN DEL 8. Entrega el oficio al contador asignado de Análisis y
DEPARTAMENTO DE Conciliación del Departamento de Contabilidad.
CONTABILIDAD
9. Confirma que estén anexas todas las CP originales
reflejadas en la relación del oficio recibido, necesarias
para generar los dos tipos de asientos
correspondientes.
CONTADOR DE ANÁLISIS Y
a) CP causadas totales.
CONCILIACIÓN DEL
b) CP causadas parciales.
DEPARTAMENTO DE
10. Ratifica que las CP reflejen los datos correspondientes:
CONTABILIDAD
10.1. En el caso de las CP causadas totales, que refleje
el monto único pagado.
10.2. En el caso de las CP causadas parciales, que
refleje el monto pagado y el monto pendiente por

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CAPITAL
pagar al 31/01.
11. Corrobora en cada una de los CP que contenga: los
montos y las firmas involucradas.
12. Consulta en el Sistema de Contabilidad de la ULA
cómo fue registrado el asiento contable al 31/12.
13. Imprime a través del Sistema de Contabilidad el
movimiento de la CP.
14. Analiza a través del Sistema de Contabilidad de la ULA
los saldos en los pasivos correspondientes de las CP y
los siguientes datos: proveedor, concepto, cédula de
identidad o RIF.
15. Elabora un cuadro resumen, en el formato respectivo,
de los asientos contables de los pasivos analizados a
reversar, considerando que para las causadas totales
se reversa el monto total y para las causadas parciales
se reversa el monto no pagado al 31/01 del año en
curso.
16. Transcribe en el Sistema de Contabilidad la reversión
de los asientos contables de los pasivos
correspondientes al 31/03 (solo una vez al año).
18. Anexa el reporte de comprobante de diario al oficio y
los soportes.
19. Coloca el oficio con sus respectivos soportes, en un
mes, momento en se realiza el pre-cierre contable
mensual. Ver Procedimiento PF-3.2.1. “PRE-CIERRE

Materia:
Asunto:
PF-2.5. REGISTRO DE PASIVOS BLOQUEADOS AÑO VIGENTE,
INCLUIDOS EN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
CAPITAL

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CAPITAL
RESPONSABLE ACCIÓN
Andes (ULA) oficio y cuadro resumen de “pasivos
bloqueados años anteriores a incluir en el
presupuesto institucional del año vigente”,
acompañado de un dispositivo de almacenamiento.
SECRETARIA DEL 2. Confirma que la correspondencia recibida pertenezca
DEPARTAMENTO DE al Departamento de Contabilidad.
CONTABILIDAD 3. Coloca firma, sello, fecha y hora en el oficio y en el
soporte de entrega.
6. Entrega al Jefe del Departamento de Contabilidad el
oficio y sus soportes.
7. Revisa de manera general el contenido del oficio y los
JEFE DEL DEPARTAMENTO soportes.
DE CONTABILIDAD 8. Entrega el oficio y los soportes al Jefe de Análisis y
Conciliación.
9. Coteja los saldos reflejados en el cuadro resumen con
los saldos del archivo digital recibido en el dispositivo
de almacenamiento; que se corresponden con todos
los pasivos del año en curso y de años anteriores
pendientes por pagar y los pagados.
10. Concilia los saldos pendientes por pagar de los
pasivos vigentes reflejados en el archivo digital con
las nóminas que tiene previamente elaboradas en el
formato respectivo.
JEFE DE ANÁLISIS Y 11. Concilia los saldos pagados de los pasivos de años
CONCILIACIÓN DEL anteriores reflejados en el archivo digital con las
DEPARTAMENTO DE nóminas que tiene previamente elaboradas en el
CONTABILIDAD formato respectivo.
12. Confirma que coincida los siguientes datos en la
información física y la digital: nombre, concepto,
monto.
12.1. Si no encuentra inconsistencias en la
información. Ir a la actividad 13.
12.2. En caso contrario, si encuentra alguna
inconsistencia en la información verifica en el
Sistema de Contabilidad de la ULA qué sucedió
con el pasivo:

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CAPITAL
a) Se pagó el pasivo y el Departamento de

Nómina lo tiene pendiente por pagar.
b) El pasivo está pendiente de registro por parte
del Departamento de Nómina.
c) Se anuló o se pagó el pasivo y no tiene
registro contable.
13. Realiza las acciones pertinentes al caso:
13.1. Si se pagó el pasivo y el Departamento de
Nómina lo tiene pendiente por pagar:
13.1.1. Verifica el saldo del pasivo a través del
13.1.2. Imprime el asiento contable a través del
13.1.3. Elabora oficio dirigido al Departamento
de Nómina notificando la situación
(debidamente firmado y sellado por el
Jefe de Análisis y Conciliación con el
visto bueno de Jefe del Departamento).
13.1.4. Anexa al oficio el asiento contable, el
cuadro resumen y los documentos que
comprueban el pago.
13.1.5. Envía el oficio al Departamento de
Nómina, dejando constancia firmada y
sellada de recibido; a fin de que realicen
los ajustes necesarios y envíen
nuevamente el siguiente año como
ajuste del año anterior.
13.2. Si el pasivo está pendiente de registro por parte
del Departamento de Nómina:
13.2.1. Busca la nómina pendiente de pago en
los archivos digitales enviados por el
Departamento de Tesorería.
13.2.2. Imprime la nómina pendiente de pago.
13.2.4. Anexa al oficio la nómina pendiente de
pago.

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CAPITAL

los registros necesarios.
13.3. Si se anuló o se pagó el pasivo y no tiene
registro contable:
13.3.1. Busca la información personalmente o
conjuntamente con el responsable del
Departamento de Nómina, para ubicar el
oficio enviado al Departamento
Contabilidad con los datos de los
pasivos anulados o pagados.
13.3.2. Ubica el pasivo a través del Sistema de
Contabilidad con la identificación del
beneficiario o con número de cédula de
identidad o RIF; de no encontrarlo ubica
con la secretaria del Departamento de
Contabilidad en el libro control de
correspondencia la entrada de los oficios
del Departamento de Nómina referente a
las anulaciones o pagos.
13.3.3. Ubica a través del Sistema de
Contabilidad en qué asiento está
registrado el pasivo.
13.3.4. Solicita al Archivo del Departamento de
Contabilidad, la carpeta del asiento
contable, donde aparece registrado
inicialmente el pasivo.
de control.
archivista.
13.3.7. Revisa en el reporte de comprobante de
diario y los soportes, la exactitud del
registro.
13.3.8. Extrae los documentos necesarios.
13.3.9. Fotocopia los documentos requeridos.
13.3.10.Archiva nuevamente los documentos en
la carpeta del asiento contable.
13.3.11.Devuelve la carpeta del asiento contable
al Archivo; y firma el libro de control
como señal de entregado.
13.3.12.Ubica al contador o contabilista de

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
CAPITAL
Registro que realizó el registro contable

del pasivo.
13.3.13.Entrega los documentos al contador o
contabilista respectivo de Registro, a fin
de que realice el ajuste correspondiente
para corregir la inconsistencia, en el
14. Elabora un cuadro resumen en el formato
prediseñado en la Sección, de los traspasos de
saldos de pasivos año vigente a pasivos años
anteriores, reflejando los siguientes datos: código
contable, descripción, documento de referencia, debe
(monto del pasivo) y haber (traspaso del monto del
pasivo vigente).
15. Coloca firma de forma conjunta con el Jefe de
Análisis y Conciliación del Departamento de
Contabilidad.
16. Transcribe la información del cuadro resumen en el
17. Confirma que en el Sistema de Contabilidad se haya
transcrito exactamente la información del cuadro
resumen; realizando las correcciones de transcripción
necesarias.
19. Anexa al reporte de comprobante de diario, el cuadro
resumen, el oficio recibido inicialmente y los soportes
respectivos.
20. Archiva el reporte de comprobante de diario con los
soportes respectivos en un archivo temporal de la
unidad que corresponda del Departamento de
Contabilidad, lugar donde permanece hasta el
momento del pre-cierre del mes. Ver Procedimiento
PF-3.2.1. “PRE-CIERRE CONTABLE MENSUAL”.

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD  DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-2.6. REGISTRO DE PASIVOS BLOQUEADOS AÑOS
PF-2. ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN DE CUENTAS DEL PASIVO Y ANTERIORES INCLUIDOS EN EL PRESUPUESTO
CAPITAL INSTITUCIONAL

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD  PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
Andes (ULA) oficio y cuadro resumen de “pasivos
bloqueados años anteriores pagados”, acompañado
de un dispositivo de almacenamiento.
2. Confirma que la correspondencia recibida pertenezca
SECRETARIA DEL
al Departamento de Contabilidad.
DEPARTAMENTO DE
3. Coloca firma, sello, fecha y hora en el oficio y en el
CONTABILIDAD
soporte de entrega.
oficio y sus soportes.
14. Revisa de manera general el contenido del oficio y los
JEFE DEL DEPARTAMENTO soportes.
DE CONTABILIDAD 15. Entrega el oficio y los soportes al Jefe de Análisis y
Conciliación.
16. Revisa que el oficio contenga los siguientes datos:
monto total inicial, monto pagado, monto anulado y
monto por pagar.
17. Desglosa los datos de los beneficiaros en el archivo
digital recibido en el dispositivo de almacenamiento:
beneficiario, cédula de identidad o RIF, monto, fecha
de registro en el Sistema de Nómina de la ULA,
montos no pagados, montos pagados y reintegros
(anulaciones).
18. Coteja los saldos reflejados en el cuadro resumen con
JEFE DE ANÁLISIS Y
los saldos de lo pagado reflejados en el Sistema de
CONCILIACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE
19. Concilia los saldos pagados de los pasivos de años
CONTABILIDAD anteriores reflejados en el archivo digital con las
nóminas que tiene previamente elaboradas en el
formato respectivo.
20. Confirma que coincida los siguientes datos en la
información física y la digital: nombre, concepto,
monto.
13.1. Si no encuentra inconsistencias en la
información. Ir a la actividad 14.
13.2. En caso contrario, si encuentra alguna
inconsistencia en la información verifica en el

Materia: Asunto:
Sistema de Contabilidad de la ULA qué sucedió

con el pasivo:
a) Se pagó el pasivo y el Departamento de
Nómina lo tiene pendiente por pagar.
b) El pasivo está pendiente de registro por
parte del Departamento de Nómina.
c) Se anuló o se pagó el pasivo y no tiene
registro contable.
14. Realiza las acciones pertinentes al caso:
14.1. Si se pagó el pasivo y el Departamento de
Nómina lo tiene pendiente por pagar:
14.1.1. Verifica el saldo del pasivo a través del
14.1.2. Imprime el asiento contable a través del
14.1.4. Anexa al oficio el asiento contable, el
cuadro resumen y los documentos que
comprueban el pago.
los ajustes necesarios y envíen
nuevamente el siguiente año como
ajuste del año anterior.
14.2. Si el pasivo está pendiente de registro por parte
del Departamento de Nómina:
14.2.1. Busca la nómina pendiente de pago en
los archivos digitales enviados por el
Departamento de Tesorería.
14.2.2. Imprime la nómina pendiente de pago.
14.2.4. Anexa al oficio la nómina pendiente de
pago.

Materia: Asunto:

los registros necesarios.
14.3. Si se anuló o se pagó el pasivo y no tiene
registro contable:
14.3.1. Busca la información personalmente o
conjuntamente con el responsable del
Departamento de Nómina, para ubicar el
oficio enviado al Departamento
Contabilidad con los datos de los
pasivos anulados o pagados.
14.3.2. Ubica el pasivo a través del Sistema de
Contabilidad con la identificación del
beneficiario o con número de cédula de
identidad o RIF; de no encontrarlo ubica
con la secretaria del Departamento de
Contabilidad en el libro control de
correspondencia la entrada de los oficios
del Departamento de Nómina referente a
las anulaciones o pagos.
14.3.3. Ubica a través del Sistema de
Contabilidad en qué asiento está
registrado el pasivo.
14.3.4. Solicita al Archivo del Departamento de
Contabilidad, la carpeta del asiento
contable, donde aparece registrado
inicialmente el pasivo.
de control.
archivista.
14.3.7. Revisa en el reporte de comprobante de
diario y los soportes, la exactitud del
registro.
14.3.8. Extrae los documentos necesarios.
14.3.9. Fotocopia los documentos requeridos.
14.3.10.Archiva nuevamente los documentos en
la carpeta del asiento contable.
14.3.11.Devuelve la carpeta del asiento
contable, al Archivo; y firma el libro de

Materia: Asunto:
control como señal de entregado.

14.3.12.Ubica al contador o contabilista de la
Sección de Registro que realizó el
registro contable del pasivo.
14.3.13.Entrega los documentos al contador o
contabilista respectivo de la Sección de
Registro, a fin de que realice el ajuste
correspondiente para corregir la
inconsistencia, en el Sistema de
Contabilidad.
15. Archiva los documentos recibidos inicialmente en el
archivo de su oficina.
16. Informa al Jefe del Departamento de Contabilidad el
monto de lo pendiente por pagar de los pasivos
bloqueados años anteriores.
17. Informa vía telefónica o personalmente al responsable
de la Dirección de Programación y Presupuesto, el
JEFE DEL DEPARTAMENTO monto de lo pendiente por pagar de los pasivos
DE CONTABILIDAD bloqueados años anteriores, para su respectiva
emisión de CP en la inclusión del presupuesto
institucional del año correspondiente.

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-2.7. NOTIFICACIÓN SOBRE INCONSISTENCIAS, ERRORES,
PF-2. ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN DE CUENTAS DEL PASIVO Y OMISIONES Y DEMÁS SITUACIONES ENCONTRADAS EN LOS
CAPITAL REGISTROS CONTABLES

Materia: Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Detecta en los registros contables la inconsistencia, el
error, la omisión u otra situación, previa revisión de los
documentos correspondientes sometidos a verificación
de Análisis y Conciliación.
2. Notifica al Jefe de Análisis y Conciliación la situación
encontrada.
3. Recibe instrucciones del Jefe de Análisis y
Conciliación, para solventar la situación, dependiendo
de quien haya cometido el error.
3.1. Si el error fue cometido por la Dirección de
Tesorería o por el Departamento de Nomina de la
Dirección de Administración Central de la
Universidad de Los Andes (ULA):
3.1.1. Realiza memorándum dirigido al Jefe de
Análisis y Conciliación, reportando la
situación encontrada.
3.1.2. Imprime original y copia del memorándum.
3.1.3. Coloca firma en original y copia del
memorándum.
3.1.4. Anexa los soportes respectivos al original y
(ANALISIS Y CONCILIACION)
copia del memorándum.
DEL DEPARTAMENTO DE 3.1.5. Entrega al Jefe de Análisis y Conciliación,
CONTABILIDAD original y copia del memorándum con los
soportes respectivos; con la finalidad de
que éste reporte la situación por medio de
oficio o memorándum con los soportes
pertinentes, ante el Departamento
correspondiente (debidamente firmado por
él y el Jefe del Departamento de
Contabilidad).
3.1.6. Espera la respuesta oportuna que solvente
la situación para realizar el ajuste
correspondiente. Ir a la actividad 4.
3.2. Si el error fue cometido por el Departamento de
Contabilidad:
3.2.1. Realiza (una vez determinado el error en
los documentos del asiento contable) el
ajuste correspondiente. Ver
Procedimiento PF-3.2.5.
“ELABORACION DE ASIENTOS DE
AJUSTE”.

Materia: Asunto:

4. Recibe posteriormente respuesta del Departamento de
Nómina o de la Dirección de Tesorería, expresando el
origen de la transacción y corrección del error.
5. Confirma que la información suministrada por el
Departamento de Nómina o la Dirección de Tesorería
se corresponde con el registro.
6. Realiza las acciones pertinentes y complementarias de
acuerdo a la realidad que dio origen a la inconsistencia,
el error, la omisión u otra situación.

Asunto:
Materia:
PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES
PF-3. Gestión de actividades gerenciales

PF-3.1. Actualización de tablas y registros en formatos financieros
PF-3.1.1. Actualización de la tabla de conversión de códigos de gastos
presupuestarios a códigos de gastos contables
PF-3.1.2. Actualización de la tabla de conceptos de deducciones de las
nóminas a cuenta contable
PF-3.1.3. Actualización de la tabla de conceptos de ingresos a tesorería a
cuenta contable
PF-3.1.4. Registro de datos en el instructivo Nº 07 “Solicitud de información
de la ejecución del presupuesto de los entes descentralizados
funcionalmente, sin fines empresariales, financieros y no financieros”
PF-3.1.5. Registro de datos en el instructivo Nº 19 “Formulación de los
presupuestos de ingresos y gastos de las instituciones de educación
universitaria”
PF-3.1.6. Registro de datos en el Sistema Presupuestario de la Oficina
Nacional de Presupuesto (SISPRE)
PF-3.1.7. Registro de datos en la “Encuesta a los organismos del sector
gobierno”
PF-3.1.8. Elaboración de traspasos y modificaciones del presupuesto
asignado
PF-3.2. Elaboración de cierres contables y de actividades generales
PF-3.2.1. Pre cierre contable mensual
PF-3.2.2. Cierre contable mensual
PF-3.2.3. Cierre contable anual
PF-3.2.4. Formación y participación de la cuenta de recursos de la
Universidad de Los Andes
PF-3.2.5. Elaboración de asientos de ajuste
PF-3.2.6. Emisión del Plan Operativo Anual (POA)
PF-3.2.7. Emisión de la ejecución física trimestral del Plan Operativo Anual
(POA)
PF-3.2.8. Emisión del informe de gestión anual
PF-3.2.9. Supervisión de becas trabajo

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES

Asunto:
Materia:
PF-3.1. ACTUALIZACIÓN DE TABLAS Y REGISTROS EN
FORMATOS FINANCIEROS
PF-3.1. ACTUALIZACIÓN DE TABLAS Y REGISTROS

EN FORMATOS FINANCIEROS

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PF-3.1. ACTUALIZACIÓN DE TABLAS Y REGISTROS EN
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) FORMATOS FINANCIEROS
PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES  DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

Materia:
Asunto:
PF-3.1.1. ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE CONVERSIÓN DE
CODIGOS DE GASTOS PRESUPUESTARIOS A CODIGOS DE
PF-3.1. ACTUALIZACIÓN DE TABLAS Y REGISTROS EN FORMATOS
GASTOS CONTABLES
FINANCIEROS

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
PF-3.1.1. ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE CONVERSIÓN DE
CODIGOS DE GASTOS PRESUPUESTARIOS A CODIGOS DE
GASTOS CONTABLES
FINANCIEROS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto
de la Universidad de Los Andes (ULA), oficio que
expresa: inclusión, modificación y eliminación de
cuentas presupuestarias de gastos.
DEPARTAMENTO DE
2. Actualiza (apertura, modifica o elimina) en el Sistema
CONTABILIDAD
de Contabilidad de la ULA el catálogo de cuentas
contables y la tabla de conversión de códigos de
gastos presupuestario a códigos de gastos contables.

Asunto:
Materia: PF-3.1. ACTUALIZACIÓN DE TABLAS Y REGISTROS EN
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FORMATOS FINANCIEROS
PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES PF-3.1.2. ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE CONCEPTOS DE
DEDUCCIONES DE LAS NÓMINAS A CUENTA CONTABLE

Asunto:
DEDUCCIONES DE LAS NÓMINAS A CUENTA CONTABLE
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe del Departamento de Nómina de la Dirección de
Administración Central de la Universidad de Los Andes
JEFE DE REGISTRO DEL (ULA), oficio que expresa: inclusión, modificación y
DEPARTAMENTO DE eliminación de conceptos de nóminas.
CONTABILIDAD 2. Actualiza (apertura, modifica o elimina) en el Sistema
de Contabilidad de la ULA la tabla de conceptos de
deducciones de las nóminas.

Asunto:
INGRESOS A TESORERIA A CUENTA CONTABLE

Asunto:
INGRESOS A TESORERIA A CUENTA CONTABLE
RESPONSABLE ACCIÓN
de Los Andes (ULA), oficio que expresa: inclusión,
modificación y eliminación de códigos y conceptos de
ingresos a Tesorería.
DEPARTAMENTO DE
2. Actualiza (apertura, modifica o elimina) en el Sistema
CONTABILIDAD
de Contabilidad de la ULA el catálogo de cuentas
contables y la tabla de conceptos de ingresos a
tesorería.

Asunto:
Materia:
PF-3.1.4. REGISTRO DE DATOS EN EL INSTRUCTIVO Nº 07
“SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO DE LOS ENTES DESCENTRALIZADOS
FUNCIONALMENTE, SIN FINES EMPRESARIALES,
FINANCIEROS
FINANCIEROS Y NO FINANCIEROS”

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de la Dirección de Programación y
Presupuesto de la Universidad de Los Andes (ULA) la
solicitud de llenar los formatos financieros contables
del instructivo Nº 07 “Solicitud de información de la
ejecución del presupuesto de los entes
descentralizados funcionalmente, sin fines
empresariales, financieros y no financieros”, enviados
por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE),
en el formato requerido para su manejo, debido a que
cada formulario está vinculado y con fórmulas para su
procesamiento rápido y confiable.
Presupuesto de la ULA el formato de la ejecución
presupuestaria consolidado por niveles; que
corresponde a los datos presupuestarios del trimestre,
en el formato requerido con fórmulas para su
procesamiento rápido y confiable.
3. Descarga del Sistema de Contabilidad de la ULA, en
el formato respectivo, el balance de comprobación del
JEFE DEL DEPARTAMENTO último mes del trimestre (marzo, junio, septiembre o
DE CONTABILIDAD diciembre), para extraer los datos referentes al cierre
contable del trimestre a reportar y al cierre de las
modificaciones presupuestarias (ingresos).
4. Realiza los ajustes necesarios de los formatos, alinea
con los archivos del trimestre anterior para determinar
la incorporación o desincorporación de cuentas
contables del trimestre, ya que los mismos generaran
un movimiento en los números de fila del archivo.
5. Determina y registra las variaciones del trimestre,
comparando con el trimestre anterior, los datos
extraídos del balance de comprobación.
6. Determina y registra la diferencia anual, comparando
con el trimestre anterior, los datos extraídos del
balance de comprobación.
7. Incorpora o desincorpora los datos presupuestarios
(cada ítems) del trimestre correspondiente a ingresos,
gastos, servicios públicos, resumen de inversiones,
Estado de Rendimiento Financiero, presupuesto de
caja, Estado de Situación Financiera y Cuenta de
Ahorro Inversión Financiera (CAIF); en la columna

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
“Programado” de los formatos financieros contables

del instructivo Nº 07; en un todo de acuerdo con el
instructivo publicado para tal fin, en la página web del
Ministerio del Poder Popular de Economía, Finanzas y
Banca Pública.
8. Incorpora o desincorpora los datos contables (cada
ítems) del trimestre correspondiente a ingresos,
gastos, servicios públicos, resumen de inversiones,
Estado de Rendimiento Financiero, presupuesto de
caja, Estado de Situación Financiera y Cuenta de
Ahorro Inversión Financiera (CAIF); en la columna
“Ejecutado” de los formatos financieros contables del
instructivo Nº 07; en un todo de acuerdo con el
instructivo publicado para tal fin, en la página web del
Ministerio del Poder Popular de Economía, Finanzas y
Banca Pública.
9. Imprime original y copia de los formatos financieros
contables del instructivo Nº 07, con la información de
la ejecución financiera y presupuestaria trimestral.
10. Guarda en el dispositivo de almacenamiento
respectivo los formatos financieros contables del
instructivo Nº 07.
11. Elabora oficio de entrega de los formatos financieros
contables del instructivo Nº 07 y el dispositivo de
almacenamiento, dirigido a la Dirección de
Programación y Presupuesto, debidamente firmado y
sellado.
12. Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto
oficio, original de los formatos financieros contables
del instructivo Nº 07 y el dispositivo de
almacenamiento respectivo, para su consolidación
con la información suministrada por las demás
dependencias involucradas.
12.1. Si no surgen observaciones de la Dirección de
Programación y Presupuesto. Ir a la actividad
13.
12.2. Si surgen observaciones de la Dirección de
Programación y Presupuesto:
12.2.1. Recibe notificación de la Dirección de
Programación y Presupuesto, sobre las
correcciones a efectuar.

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
FINANCIEROS
12.2.2. Realiza las correcciones y ejecuta la

de recibido y copia de los formatos financieros
contables del instructivo Nº 07, en la carpeta asignada
para los formatos, en la Jefatura del Departamento de
Contabilidad.

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-3.1.5. REGISTRO DE DATOS EN EL INSTRUCTIVO Nº 19
PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES “FORMULACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y
PF-3.1. ACTUALIZACIÓN DE TABLAS Y REGISTROS EN FORMATOS GASTOS DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN
FINANCIEROS UNIVERSITARIA”

Materia: Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
asignación de usuario y clave para ingresar al
Sistema de Administración Presupuestario
Universitario (SIAPREU); para la formulación del
presupuesto universitario del año siguiente.
Presupuesto los datos de los gastos en el formato
respectivo de la ejecución presupuestaria consolidado
por niveles, que corresponden a datos
presupuestarios del año real, año último estimado y
año presupuestado.
Presupuesto los datos de los ingresos en información
impresa del año real, año último estimado y año
presupuestado, correspondiente a las modificaciones
y traslados que se efectúen según disposición del
Consejo Universitario de la ULA.
4. Realiza los ajustes necesarios del formato de gastos y
consolida la información de los ingresos, para
JEFE DEL DEPARTAMENTO
incorporar los datos presupuestarios (año real, año
DE CONTABILIDAD
último estimado y año presupuestado) en los formatos
financieros contables.
5. Imprime los formatos para su correspondiente registro
en el SIAPREU.
6. Ingresa en la página web suministrada por la
Dirección de Programación y Presupuesto vía correo
electrónico, con el usuario y clave asignados.
7. Registra los datos de los gastos y de los ingresos en
el SIAPREU; en un todo de acuerdo con el instructivo
publicado para tal fin, en la página web del Ministerio
del Poder Popular de Economía, Finanzas y Banca
Pública.
8. Verifica que los formatos estén cuadrados en el
SIAPREU.
9. Realiza las correcciones correspondientes en el
SIAPREU, si existen diferencias en el Sistema.
10. Notifica a la Dirección de Programación y
Presupuesto vía telefónica que fue cargada la
información en el SIAPREU.
11. Realiza las correcciones pertinentes en el SIAPREU

Materia: Asunto:
de acuerdo a las instrucciones recibidas, en el caso

de recibir alguna observación por parte del Ministerio
Pública.
12. Recibe posteriormente, aprobación por parte del
Ministerio.
13. Descarga del SIAPREU los reportes emitidos por el
mismo (luego de recibir la aprobación del Ministerio).
14. Imprime y archiva los reportes emitidos por el
SIAPREU.
15. Almacena de manera digital los reportes, para su
archivo.

Materia:
Asunto:
PF-3.1.6. REGISTRO DE DATOS EN EL SISTEMA
PRESUPUESTARIO DE LA OFICINA NACIONAL DE
PRESUPUESTO (SISPRE)
FINANCIEROS

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
asignación de usuario y clave para ingresar al
Sistema Presupuestario de la Oficina Nacional de
Presupuesto (SISPRE); para la formulación del
presupuesto universitario del año siguiente.
Presupuesto el formato de la ejecución
presupuestaria consolidado por niveles, que
corresponde a los datos presupuestarios del año real,
año último estimado y año presupuestado
correspondiente a los gastos.
Presupuesto la información impresa del año real, año
último estimado y año presupuestado correspondiente
a los ingresos.
4. Realiza los ajustes necesarios del formato de gastos y
consolida la información de los ingresos.
5. Imprime los formatos para su correspondiente registro
JEFE DEL DEPARTAMENTO en el SISPRE.
DE CONTABILIDAD 6. Ingresa a la página web suministrada por la Dirección
de Programación y Presupuesto vía correo
electrónico, con el usuario y clave asignados.
7. Registra los datos de gastos y de ingresos en el
SISPRE; en un todo de acuerdo con el instructivo
publicado para tal fin, en la página web del Ministerio
Pública.
8. Verifica que los formatos estén cuadrados en el
SISPRE.
9. Realiza las correcciones correspondientes en el
SISPRE, si existen diferencias en el Sistema.
10. Notifica a la Dirección de Programación y
Presupuesto vía telefónica que fue cargada la
información en el SISPRE.
11. Realiza las correcciones pertinentes en el SISPRE de
acuerdo a las instrucciones recibidas, en el caso de
recibir alguna observación por parte de la Oficina
Nacional de Presupuesto (ONAPRE).
12. Recibe posteriormente, aprobación por parte de la

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
ONAPRE.
13. Descarga del SISPRE los reportes emitidos por el
mismo (luego de recibir la aprobación de la
ONAPRE).
14. Imprime y archiva los reportes emitidos por el
SISPRE.
15. Almacena de manera digital los reportes, para su
archivo.

Asunto:
PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES PF-3.1.7. REGISTRO DE DATOS EN LA “ENCUESTA A LOS
ORGANISMOS DEL SECTOR GOBIERNO”

Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe del Banco Central de Venezuela (BCV) vía
correo electrónico cada final de trimestre los
formularios:
a) Formulario trimestral Nº 5 - Ingresos fiscales.
b) Formulario trimestral Nº 6 - Gasto ejecutados por
partida.
2. Descarga del Sistema de Contabilidad de la
Universidad de Los Andes (ULA), en el formato
respectivo, el Estado de Situación Financiera del último
mes del trimestre (marzo, junio, septiembre o
diciembre), para extraer los datos referentes a los
ingresos y gastos del cierre contable del trimestre a
reportar.
3. Realiza los ajustes necesarios de los formatos, alinea
con los archivos del trimestre anterior para determinar
la incorporación o desincorporación de cuentas
contables del trimestre.
4. Incorpora o desincorpora en el formulario trimestral Nº
5 los datos (cada ítems) del trimestre culminado
correspondiente a los ingresos fiscales; código, cuenta,
montos ejecutados en el trimestre y totales de lo que se
DE CONTABILIDAD
ha ejecutado del año, de las partidas de:
a) Recursos.
b) Ingresos ordinarios.
 Ingresos de la propiedad.
 Diversos ingresos.
 Otros ingresos ordinarios.
c) Ingresos extraordinarios.
 Otros ingresos extraordinarios.
d) Ingresos de operación.
 Venta bruta de otros bienes y servicios.
e) Transferencias y donaciones.
 Transferencias y donaciones corrientes.
f) Disminución de otros activos financieros.
 Disminución de cuentas por cobrar a corto plazo.
 Disminución de fondos en avance, anticipo y en
fideicomiso.
g) Incremento de pasivos.
 Incremento de aportes patronales y retenciones
laborales por pagar.
 Incremento de cuentas y efectos por pagar a

Asunto:
contratistas.
 Incremento de otros pasivos.
h) Incremento del patrimonio.
 Incremento del capital.
 Incremento de reservas.
 Ajustes por inflación.
 Incremento de resultados.
5. Confirma que los montos totales estén cuadrados en el
formulario trimestral Nº 5.
6. Incorpora o desincorpora en el formulario trimestral Nº
6 los datos (cada ítems) del trimestre culminado
correspondiente a los gastos ejecutados por partida;
código, cuenta, montos ejecutados en el trimestre y
totales de lo que se ha ejecutado del año, de las
partidas de:
a) Egresos.
b) Gasto de personal.
 Sueldos, salarios y otras retribuciones.
 Complementos de sueldos y salarios.
 Aportes patronales y legales por empleados,
obreros, personal militar y parlamentario.
 Asistencia socio-económica a empleados, obreros,
contratados, personal militar y parlamentario.
c) Materiales, suministros y mercancías.
 Productos alimenticios y agropecuarios.
d) Servicios no personales.
 Servicios básicos.
 Primas y otros gastos de seguros y comisiones
bancarias.
 Servicios profesionales y técnicos.
 Impuestos indirectos.
 Comisiones por servicios p/cumplir con los
beneficios sociales.
e) Activos reales.
 Maquinaria y demás equipos de construcción,
campo industria y taller.
 Equipo de telecomunicaciones.
 Equipos científicos, religiosos, de enseñanza y
recreación.
 Maquinas, muebles y demás equipos de
alojamiento.
 Terrenos.

Asunto:
 Construcciones del dominio privado.

 Maquinaria y demás equipos de energía.
 Equipos de transporte, tracción y elevación.
 Maquinaria y equipos agrícolas.
 Maquinaria y equipos de construcción.
f) Activos financieros.
 Incremento de disponibilidades.
 Incremento de cuentas por cobrar a mediano y
largo plazo.
 Incremento de fondos en avance, en anticipos y en
fideicomiso.
g) Transferencias y donaciones.
 Transferencias y donaciones corrientes internas.
h) Otros gastos.
 Otros gastos.
i) Disminución de pasivos.
 Disminución de aportes patronales y retenciones
laborales por pagar.
 Disminución otras cuentas por pagar a corto plazo.
 Disminución de otros pasivos a mediano y largo
plazo.
j) Disminución del patrimonio.
 Disminución de resultados.
7. Confirma que los montos totales estén cuadrados en el
formulario trimestral Nº 6.
8. Recibe vía correo electrónico, cada final de trimestre,
los formularios de las siguientes dos (2) Direcciones de
la Universidad de Los Andes:
a) Dirección de Planificación y Desarrollo, el formulario
trimestral Nº 7 - Personal ocupado, remuneración en
dinero y horas trabajadas.
b) Dirección de Programación y Presupuesto, el
formulario trimestral Nº 14 - Metas físicas
ejecutadas.
9. Consolida la información recibida con los formularios
del Departamento de Contabilidad.
10. Imprime original y copia de los formularios y carátulas
para su envío.
11. Guarda en el dispositivo de almacenamiento respectivo
los formularios Nº 5, Nº 6, Nº 7 y Nº 14.
12. Elabora oficio de entrega de los formularios Nº 5, Nº 6,
Nº 7 y Nº 14 y el dispositivo de almacenamiento,

Asunto:
dirigido al Banco Central de Venezuela (BCV).

13. Envía al BCV el oficio, los formularios y el dispositivo
de almacenamiento.
14. Archiva constancia de envío de la información, en la
carpeta asignada, en la Jefatura del Departamento de
Contabilidad.

Asunto:
PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES PF-3.1.8. ELABORACIÓN DE TRASPASOS Y MODIFICACIONES
DEL PRESUPUESTO ASIGNADO

Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe oficio de la Dirección de Programación y
Presupuesto de la Universidad de Los Andes (ULA)
notificando la modificación o el traspaso del
presupuesto asignado, en el que está anexo el
presupuesto inicial y resumen correspondiente a los
ingresos en un momento específico del año.
2. Recibe durante el trascurso del año todas
modificaciones y traspasos aprobadas por el Consejo
Universitario de la Universidad de Los Andes.
3. Transcribe la información al archivo diseñado por el
Departamento de Contabilidad para este fin, cada vez
que recibe modificaciones y traspasos.
4. Identifica el archivo en orden numérico consecutivo,
siendo éste archivo un resumen del formato de la
Cuenta Ahorro Inversión (CAIF).
5. Transcribe en el archivo la primera parte del resumen
CAIF, tomado del resumen correspondiente a los
ingresos, a excepción del monto correspondiente al
saldo de caja el cual debe incluirse al final del archivo
JEFE DE REGISTRO DEL en fuentes financieras – disminución de caja.
DEPARTAMENTO DE 6. Transcribe en el archivo los datos de los gastos, según
CONTABILIDAD el código que le corresponda (en el archivo indica el Nº
de la partida).
7. Incluye en el archivo, en la disminución de pasivos, la
partida correspondiente a disminución de pasivos.
8. Confirma los totales de los registros.
9. Confirma que el resultado financiero dé cero “0”.
10. Elabora el archivo resumen, en el archivo de
modificación y traspaso que corresponda.
11. Confirma que los archivos resumen estén vinculados
con el archivo resumen de la CAIF, tomando en cuenta
lo siguiente:
a) Se debe incluir en los archivos resumen el número
del oficio donde viene anexo la modificación o el
traspaso.
b) Se debe colocar el presupuesto inicial y en el caso
de ser los consecutivos siempre se debe colocar el
número anterior al que se está realizando.
c) Solo para el caso de las modificaciones, se debe
colocar el monto modificado; teniendo en cuenta
que es conveniente dejar la fórmula para verificar

Asunto:
que los montos están correctos, en el caso de los

traspasos no debe existir ninguna variación ya que
los mismos mantienen el mismo presupuesto, solo
que hacen traspasos entre partidas.
d) Se debe colocar los datos que corresponden a los
totales de los datos que se incluyeron en el
resumen de la CAIF.
12. Imprime los archivos.
13. Coloca en las impresiones de los archivos firma y
sello del Departamento de Contabilidad con el VºBº
del Director de la Dirección de Administración Central.
14. Elabora oficio de entrega de los archivos dirigido a la
Dirección de Programación y Presupuesto.
15. Anexa al oficio los archivos impresos.
15. Coloca en el oficio firma y sello del Departamento de
Contabilidad.
16. Envía el oficio a la Dirección de Programación y
Presupuesto, con copia para el Vicerrector
Administrativo de la ULA.
de recibido, en la carpeta asignada, en Registro del

Asunto:
Materia:
PF-3.2. REALIZACIÓN DE CIERRES CONTABLES Y DE
ACTIVIDADES GENERALES
PF-3.2. ELABORACIÓN DE CIERRES CONTABLES Y

DE ACTIVIDADES GENERALES

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PF-3.2. ELABORACIÓN DE CIERRES CONTABLES Y DE
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) ACTIVIDADES GENERALES
PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES  DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

Asunto:
Materia:
PF-3.2. ELABORACIÓN DE CIERRES CONTABLES Y DE
PF-3.2.1. PRE-CIERRE CONTABLE MENSUAL

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Ingresa al Sistema de Contabilidad de la Universidad
de Los Andes (ULA).
2. Realiza a través del Sistema de Contabilidad el
proceso de renumeración de asientos.
3. Imprime el reporte de listado de renumeración.
4. Verifica que la numeración sea consecutiva y que
todos los asientos estén debidamente cuadrados.
5. Realiza a través del Sistema de Contabilidad la
actualización de los saldos.
6. Imprime el reporte de movimientos de cuentas
inválidas o sobregiradas, correspondientes al mes a
cerrar.
JEFE DEL DEPARTAMENTO 7. Revisa si existen cuentas sobregiradas en el reporte
DE CONTABILIDAD de movimientos de cuentas inválidas o sobregiradas.
8. Informa al Jefe de Análisis y Conciliación sobre el
sobregiro de las cuentas, para que realicen su
respectiva corrección; si los sobregiros corresponden
a las cuentas del grupo del pasivo y de las cuentas
bancarias.
9. Informa al Jefe de Registro sobre el sobregiro de las
cuentas, para que realicen su respectiva corrección; si
los sobregiros corresponden a las cuentas del grupo
del gasto y del activo.
10. Revisa el balance de comprobación y verifica con los
saldos del mes anterior, a través del Sistema de
Contabilidad.
11. Consulta en el Sistema de Contabilidad el movimiento
de cada una de las cuentas inválidas o sobregiradas
del grupo que le corresponde.
JEFE DE ANÁLISIS Y 12. Revisa en el Sistema de Contabilidad cuál contador o
CONCILIACIÓN / JEFE DE contabilista del Departamento de Contabilidad es el
REGISTRO DEL responsable del registro.
DEPARTAMENTO DE 13. Informa al responsable sobre la invalidación del
CONTABILIDAD registro del asiento para que proceda a realizar la
corrección.
14. Da instrucciones al contador o contabilista para que
realice las correcciones necesarias.
15. Busca en el archivo temporal los documentos
correspondientes a las cuentas inválidas o
DEL DEPARTAMENTO DE
sobregiradas.
CONTABILIDAD
15.1. Si los registros corresponden a meses no

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
cerrados contablemente:
15.1.1. Realiza la corrección directamente en el
15.1.2. Anota manualmente la corrección en el
reporte comprobante de diario.
corrección realizada. Ir a la actividad 16.
15.2. En caso contrario, si los registros corresponden
a meses cerrados contablemente:
15.2.1. Realiza el asiento de ajuste en el
diario.
15.2.3. Fotocopia los documentos que
respaldan el asiento de ajuste.
15.2.4. Anexa al reporte de comprobante de
diario los soportes que respaldan el
asiento de ajuste.
16. Notifica al Jefe de Análisis y Conciliación o de
Registro sobre la modificación realizada.
17. Revisa nuevamente en el Sistema de Contabilidad las
correcciones de las cuentas inválidas o sobregiradas,
y si es necesario imprime el reporte de movimientos
JEFE DE ANÁLISIS Y
de cuentas sobregiradas o inválidas.
CONCILIACIÓN / JEFE DE
REGISTRO DEL
corregido.
DEPARTAMENTO DE
19. Revisa las correcciones en el reporte del balance de
CONTABILIDAD
comprobación.
20. Espera la actualización de saldos en el Sistema de
Contabilidad, para el cierre mensual definitivo.

Asunto:
Materia:
PF-3.2.2. CIERRE CONTABLE MENSUAL

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Realiza el cierre contable mensual en el Sistema de
Contabilidad de la Universidad de Los Andes (ULA).
2. Imprime a través del Sistema de Contabilidad los
reportes correspondientes al cierre del mes: carátulas
de asientos definitivos, balance de comprobación y
movimientos analíticos.
3. Solicita a la Dirección de Servicios de Información
Administrativa (DSIA) vía correo electrónico, la
JEFE DEL DEPARTAMENTO impresión de los reportes correspondientes a las
DE CONTABILIDAD carátulas de asientos definitivos.
4. Envía adjunto al correo electrónico los archivos de los
reportes correspondientes a las carátulas de asientos
definitivos, para su impresión.
5. Recibe de la DSIA los reportes impresos
correspondientes a las carátulas de asientos
definitivos.
6. Entrega al Jefe de Registro los reportes de
comprobantes de diario definitivos.
7. Imprime a través del Sistema de Contabilidad el
reporte de resumen de asientos, dos ejemplares.
8. Coteja el resumen de asientos del mes con los
reportes individuales de comprobantes de diario; si
falta un reporte individual de comprobante de diario: lo
solicita o lo imprime.
9. Distribuye a cada uno de los contadores o
contabilistas responsables de fondos en anticipos e
ingresos propios, los reportes de comprobantes de
diario definitivos correspondientes a los asientos de
JEFE DE REGISTRO DEL rendiciones asignadas.
DEPARTAMENTO DE 10. Busca en el archivo temporal y ordena según el
CONTABILIDAD reporte de resumen de asiento por fecha y número de
asiento, los movimientos de comprobantes bancarios
diarios de pagos centralizados, los movimientos de
comprobantes de diario de ingresos a caja, los
movimientos de comprobantes de diario de ingresos
propios, los movimientos de las nóminas, ajustes,
cuentas por cobrar a corto plazo, cuentas por cobrar a
largo plazo y anulaciones.
11. Chequea el número de asientos y fecha que le
corresponde en el reporte de resumen de asientos, y
coloca media firma como señal de revisado.

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
12. Coloca los reportes de comprobantes de diario

definitivos a cada uno de los movimientos
mencionados en la actividad 10.
13. Envía los reportes de comprobantes de diario
definitivos en sus respectivos movimientos diarios
junto con los dos reportes de resumen de asientos al
Archivo del Departamento de Contabilidad.
14. Recibe un reporte de resumen de asientos firmado
por el Jefe de Archivo como señal de recibido, una
vez verificada la existencia física de todos los
asientos.
15. Archiva el reporte de resumen de asientos en la
unidad de Registro.

Asunto:
Materia:
PF-3.2.3. CIERRE CONTABLE ANUAL

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Solicita a la Dirección de Tesorería de la Universidad
de Los Andes (ULA) toda la información
correspondiente a las órdenes de pago que no han
sido canceladas al cierre contable anual, debidamente
registradas en el Sistema Presupuestario como gastos
causados y comprometidos del ejercicio que se cierra.
2. Recibe de la Dirección de Tesorería toda la
información correspondiente a las órdenes de pago.
3. Revisa los datos de toda la información recibida, que
sean las órdenes de pago que no han sido canceladas
al cierre contable anual, y estén debidamente
registradas en el Sistema Presupuestario como gastos
causados y comprometidos del ejercicio que se cierra.
4. Entrega al Jefe de Registro la información
correspondiente a las órdenes de pago que no han
sido canceladas al cierre contable anual.
5. Solicita por escrito al administrador de la Dirección de
JEFE DEL DEPARTAMENTO Administración Central la información correspondiente
DE CONTABILIDAD a los aportes institucionales sin previsión
presupuestaria.
6. Recibe del administrador de la Dirección de
Administración Central la información correspondiente
a los aportes institucionales sin previsión
presupuestaria.
7. Compara la información recibida del administrador de
la Dirección de Administración Central
correspondiente a los aportes institucionales sin
previsión presupuestaria con la información existente
en el Sistema de Contabilidad de la ULA.
8. Realiza los asientos de ajuste en el Sistema de
Contabilidad.
preliminar.
10. Entrega al Jefe de Análisis y Conciliación o al Jefe de
Registro, el reporte de balance de comprobación
preliminar.
JEFE DE ANÁLISIS Y 11. Revisa los saldos en el reporte de balance de
CONCILIACIÓN / JEFE DE comprobación preliminar: cuentas contables del grupo
REGISTRO DEL del activo, el grupo de ingresos, el grupo de egresos y
DEPARTAMENTO DE el grupo del pasivo.
CONTABILIDAD 12. Consulta en el Sistema de Contabilidad el movimiento

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
de cada una de las cuentas que generen dudas en sus

saldos.
13. Realiza los asientos de ajustes necesarios.
14. Revisa nuevamente en el Sistema de Contabilidad las
correcciones, y si es necesario imprime el reporte de
movimientos de cuentas.
corregido.
16. Revisa las correcciones en el reporte del balance de
comprobación.
17. Espera la actualización de saldos en el Sistema de
Contabilidad, para el cierre anual definitivo.
18. Recibe notificación del Jefe del Departamento de
Contabilidad sobre la actualización de saldos.
19. Verifica que estén correctos los saldos.
20. Realiza el cierre contable anual en el Sistema de
Contabilidad.
21. Imprime a través del Sistema de Contabilidad los
reportes correspondientes al cierre anual: balance de
comprobación y movimientos analíticos.
22. Elabora los Estados Financieros respectivos con el
balance de comprobación al 31 de diciembre: Estado
de Situación Financiera con sus notas revelatorias y
anexos explicativos, Estado de Rendimiento
Financiero, Estado de Movimiento de las Cuentas del
Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo y Resumen
Cuenta Ahorro – Inversión.
23. Imprime once (11) ejemplares de los Estados
Financieros.
DE CONTABILIDAD
24. Firma los ejemplares de los Estados Financieros.
25. Envía los ejemplares de los Estados Financieros para
las firmas involucradas al: Director de la Dirección de
Administración Central, Vicerrector Administrativo y
Rector de la Universidad de Los Andes.
26. Recibe los ejemplares de los Estados Financieros
firmados.
27. Elabora e imprime las copias requeridas del oficio de
entrega de los Estados Financieros, debidamente
firmado y sellado.
28. Envía un ejemplar a: Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE), Oficina de Planificación del Sector
Universitario (OPSU), Banco Central de Venezuela

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
(BCV), Oficina Nacional de Contaduría Pública

(ONCOP), Unidad de Auditoria Interna, Dirección de
Fomento, Dirección de Planificación y Desarrollo
(PLANDES), Dirección de Administración Central,
Rector y Vicerrector Administrativo de la Universidad
de Los Andes.
29. Archiva un ejemplar de los Estados Financieros en la
Jefatura del Departamento.

Asunto:
Materia: PF-3.2. ELABORACIÓN DE CIERRES CONTABLES Y DE
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ACTIVIDADES GENERALES
PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES PF-3.2.4. FORMACIÓN Y PARTICIPACIÓN DE LA CUENTA DE
RECURSOS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de la Dirección de Administración Central de
la Universidad de Los Andes (ULA) oficio firmado de
forma conjunta por el Director y el Vicerrector
Administrativo que contiene anexo la remisión de la
comunicación emitida por el Rectorado de la ULA, de
solicitud de formación y participación de la cuenta de
recursos (de un ejercicio económico financiero o
período determinado), para demostrar formal y
materialmente la corrección de la administración,
manejo o custodia de los recursos.
2. Revisa si el oficio refleja que viene anexo algún
documento y lo tiene adjunto.
SECRETARIA DEL 2.1. Si el oficio refleja que viene anexo algún
DEPARTAMENTO DE documento y lo tiene adjunto. Ir a la actividad 3.
CONTABILIDAD 2.2. En caso contrario, si el oficio refleja que viene
anexo algún documento y no lo tiene adjunto:
2.2.1. Devuelve el oficio al mensajero de la
Dirección.
4. Entrega al mensajero de la Dirección la copia del
oficio firmado y sellado.
control.
6. Entrega el oficio al Jefe de Registro del Departamento
de Contabilidad.
7. Confirma que el oficio tenga adjunto la solicitud de
requerimientos de la Unidad de Autoría Interna de la
ULA, que se corresponden con las exigencias
establecidas por la Superintendencia Nacional de
Auditoría Interna (SUNAI).
8. Determina cuáles requerimientos corresponden reunir
al Departamento de Contabilidad, en un todo de
DEPARTAMENTO DE
acuerdo con las Normas para la formación,
CONTABILIDAD
participación, rendición, examen y calificación de las
cuentas de los órganos del poder público nacional,
estadal, distrital, municipal y sus entes
descentralizados – año 2014.
9. Distribuye entre los contadores de Registro y de
Análisis y Conciliación del Departamento de

Asunto:
Contabilidad, cada uno de los requerimientos que se

deben reunir de acuerdo al origen y a las
asignaciones correspondientes al personal.
10. Solicita al personal involucrado cada uno de los
requerimientos en físico y digital, en un todo de
acuerdo a la solicitud recibida.
11. Busca cada uno de los requerimientos solicitados en
el Sistema de Contabilidad de la ULA, en el lugar o
sitio pertinente.
12. Determina cuáles reportes deben extraerse del
13. Solicita de forma verbal a la Dirección de Servicios de
Información Administrativa (DSIA) los reportes
respectivos.
CONTADORES DE REGISTRO
14. Recibe de la DSIA vía correo electrónico los reportes
Y DE ANÁLISIS Y
solicitados.
CONCILIACIÓN DEL
15. Depura la información de acuerdo a la solicitud de la
DEPARTAMENTO DE
Unidad de Auditoría Interna.
CONTABILIDAD 16. Guarda en el dispositivo de almacenamiento
respectivo, los reportes, depurados según los datos
que requiera la Unidad de Auditoría Interna.
17. Reúne los requerimientos solicitados, en físico y
digital.
18. Entrega al Jefe de Registro o al Jefe del
Departamento de Contabilidad, todos los
requerimientos reunidos, en físico y digital.
19. Reúne todos los requerimientos suministrados por los
contadores de Registro y de Análisis y Conciliación,
en físico y digital, dentro del lapso establecido para tal
fin, en atención a la base legal vigente y solicitud de la
Unidad de Auditoría Interna.
20. Compila y organiza todos los requerimientos, en físico
y digital, manteniendo un orden cronológico y
JEFE DE REGISTRO O JEFE
correlativo de los soportes que demuestren formal y
DEL DEPARTAMENTO DE
materialmente la administración y el manejo de los
CONTABILIDAD
recursos, que permitan su cotejo con los sistemas
automatizados adaptados en la Institución; además
deberán contener claramente su numeración y
fechas, así como todos los datos respectivos en
atención a la base legal vigente.
21. Guarda todos los requerimientos en digital, para el
archivo del Departamento de Contabilidad.

Asunto:
22. Elabora oficio dirigido al Director de la Dirección de

Administración Central de la ULA, para entregar los
requerimientos solicitados.
23. Anexa al oficio todos los requerimientos en físico y
digital.
24. Firma el oficio de forma conjunta el Jefe de Registro y
el Jefe del Departamento de Contabilidad.
25. Envía el oficio a la Dirección de Administración
Central; dejando copia del oficio y de los
requerimientos firmado y sellado como señal de
recibido.
26. Archiva la copia del oficio en el archivo de Registro y
en el archivo de la Jefatura del Departamento de
Contabilidad.

Asunto:
Materia:
PF-3.2.5. ELABORACIÓN DE ASIENTOS DE AJUSTE

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Determina el error por omisión, por error en registro o
por sobregiro de la cuenta, previo análisis de las
cuentas.
2. Busca en el Archivo del Departamento de
Contabilidad, los soportes que respaldan los asientos
contables que se detectaron con errores u omisiones.
JEFE DEL DEPARTAMENTO 3. Elabora el asiento de ajuste en un cuadro de asiento
de ajuste.
DE CONTABILIDAD / JEFE DE
4. Imprime el cuadro de asiento de ajuste.
REGISTRO / JEFE DE
5. Coloca firma en el cuadro de asiento de ajuste.
ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN /
6. Anexa al cuadro de asiento de ajuste los soportes que
CONTADOR DEL
respaldan la operación.
DEPARTAMENTO DE
7. Entrega el cuadro de asiento de ajuste con los
CONTABILIDAD soportes, al Jefe de Registro o al Jefe del
Departamento de Contabilidad, para su respectiva
autorización. Solo en el caso de realizar el ajuste el
contador. Los ajustes deben estar firmados por el
personal que los realiza y por el Jefe de Registro o el
Jefe de Análisis y Conciliación o por el Jefe del
8. Recibe el cuadro de asiento de ajuste y soportes.
JEFE DEL DEPARTAMENTO 9. Revisa el contenido del cuadro de asiento de ajuste y
DE CONTABILIDAD / JEFE DE los soportes.
REGISTRO / JEFE DE 10. Coloca firma en el cuadro de asiento de ajuste como
ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN señal de validado o autorizado.
DEL DEPARTAMENTO DE 11. Entrega al contador o al Jefe de Registro o al Jefe de
CONTABILIDAD Análisis y Conciliación, el cuadro de asiento de ajuste
con sus soportes.
12. Realiza el asiento de ajuste en el Sistema de
Contabilidad de la Universidad de Los Andes (ULA),
transcribiendo el cuadro de asiento de ajuste.
JEFE DE REGISTRO / JEFE DE 14. Coteja el cuadro resumen con el reporte de
ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN / comprobante de diario.
CONTADOR DEL 15. Anexa al reporte de comprobante de diario los
DEPARTAMENTO DE soportes respectivos.
CONTABILIDAD 16. Archiva el reporte de comprobante de diario con los
soportes respectivos en un archivo temporal en la
unidad que corresponda del Departamento de
Contabilidad, lugar donde permanece hasta el
momento del pre-cierre del mes donde se consolida

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
con los demás asientos del mes.

Asunto:
Materia:
PF-3.2.6. EMISIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de la Dirección de Administración Central de la
Universidad de Los Andes (ULA), vía correo electrónico
finalizando el año, solicitud de elaboración del Plan
Operativo Anual (POA) del Departamento de
Contabilidad e información del lapso establecido para
la entrega del POA.
2. Elabora el POA en el formato interno preestablecido, es
decir la relación de las actividades a ejecutar durante el
siguiente ejercicio económico, registrando los
siguientes datos especificado por trimestre: Ver anexo
7.2.
 Revisión y registro de movimientos de ingresos a
caja por días.
 Revisión y registro de movimientos de generación de
ingresos propios por días.
 Revisión y registro de movimientos de egresos por
días.
 Revisión y registros de rendiciones de cuentas de
Núcleos, Facultades y Dependencias generados por
fondos en anticipo.
 Revisión y registros de rendiciones de cuentas de
DE CONTABILIDAD
Núcleos, Facultades y Dependencias generados por
ingresos propios.
 Revisión y elaboración conciliaciones bancarias.
 Análisis y elaboración de cuadros resumen de las
cuentas de pasivo.
 Análisis y elaboración de cuadros resumen de las
cuentas de activo.
 Revisión, determinación, elaboración y registro de
asientos por ajustes.
asientos por cuentas por cobrar a corto plazo.
asientos por cuentas por cobrar a largo plazo.
 Generación y revisión de nóminas.
 Generación, revisión y registro de CP pendientes de
pago.
 Revisión y registros por incorporación y
desincorporación de activos.
 Formulación de presupuesto de ingresos y gastos
Instructivo N° 19 OPSU-ONAPRE.

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
 Información financiera trimestral Instructivo N° 7

OPSU-ONAPRE.
 Información financiera trimestral Formatos F-05 y F-
06 Banco Central de Venezuela.
 Cierre contable mensual.
 Cierre contable anual.
 Elaboración de Estados Financieros.
 Recepción de documentos que soportan los
registros contables para su archivo.
 Recepción de documentos que soportan los
expedientes administrativos generados por el
proceso de compras.
3. Imprime original y copia del POA.
4. Elabora oficio de entrega del POA, dirigido a la
Dirección de Administración Central, debidamente
firmado y sellado.
5. Envía a la Dirección de Administración Central el oficio,
original del POA.
de recibido y copia del POA, en la carpeta asignada, en
la Jefatura del Departamento de Contabilidad.

Asunto:
PF-3. GESTIÓN DE ACTIVIDADES GERENCIALES PF-3.2.7. EMISIÓN DE LA EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL
DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
finalizando cada trimestre (marzo, junio, septiembre o
diciembre), solicitud de elaboración de la ejecución
física trimestral del Plan Operativo Anual (POA) del
Departamento de Contabilidad e información del lapso
establecido para la entrega del mismo.
2. Elabora en el formato interno preestablecido la
ejecución física trimestral del POA, es decir la relación
de las actividades ejecutadas durante el trimestre,
previamente planificadas en el POA, registrando los
siguientes datos especificado por trimestre y totales del
trimestre: Ver anexo 7.3.
 Revisión de movimiento de ingresos a caja.
 Registro de movimiento de ingresos a caja.
 Revisión de movimientos de generación de ingresos
propios.
 Registro de movimientos de generación de ingresos
propios.
 Revisión de movimientos de egresos.
 Registro de movimientos de egresos.
DE CONTABILIDAD
 Revisión de rendiciones fondos de trabajo.
 Registro de rendiciones fondos de trabajo.
 Revisión de rendiciones fondos en anticipo.
 Registro de rendiciones fondos en anticipo.
 Conciliaciones bancarias.
 Análisis de cuentas de pasivo.
 Análisis de cuentas de activo.
 Revisión cuentas por cobrar a corto plazo.
 Registro cuentas por cobrar a corto plazo.
 Revisión cuentas por cobrar a largo plazo.
 Registro cuentas por cobrar a largo plazo.
 Revisión incorporación y desincorporación de bienes
al patrimonio.
 Registro incorporación y desincorporación de bienes
al patrimonio.
 Revisión de nóminas (regulares y por fideicomiso).
 Registro de nóminas (regulares y por fideicomiso).
 Ajustes diversos.
 Otros conceptos.
 Cierre contable mensual.

Asunto:
 Información financiera trimestral (Formularios 5 y 6

del Banco Central de Venezuela).
 Información financiera trimestral (Instructivo Nº 7
OPSU-ONAPRE).
 Elaboración de estados financieros trimestral.
 Instructivo Nº 19.
 Nóminas correspondientes a otros pagos
efectuados.
3. Imprime y coloca firma y sello en original y copia de la
ejecución física trimestral del POA.
4. Elabora oficio de entrega de la ejecución física
trimestral del POA, dirigido a la Dirección de
Administración Central, debidamente firmado y sellado.
5. Envía a la Dirección de Administración Central el oficio,
original de la ejecución física trimestral del POA.
de recibido y copia de la ejecución física trimestral del
POA, en la carpeta asignada, en la Jefatura del

Asunto:
Materia:
PF-3.2.8. EMISIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN ANUAL

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
PF-3.2.8. EMISIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN ANUAL
RESPONSABLE ACCIÓN
finalizando el año, solicitud de elaboración del informe
de gestión anual del Departamento de Contabilidad e
información del lapso establecido para la entrega del
mismo.
2. Elabora al final de cada año, un informe detallado de
las actividades realizadas en el Departamento de
Contabilidad:
a) La descripción de las actividades y funciones
ejecutas en la jefatura del Departamento, en cada
una de las tres (3) unidades y en la secretaría.
b) Los resultados obtenidos a través de la ejecución de
las actividades programadas y de los registros
efectuados en el Sistema de Contabilidad de la ULA,
tomados del Sistema.
JEFE DEL DEPARTAMENTO c) Las dificultades y limitaciones presentadas en
DE CONTABILIDAD cuanto a las condiciones físicas de trabajo y
limitaciones en el equipamiento de mobiliario y
equipos de oficina.
d) Datos de quién lo elaboró, quién lo aprobó, fecha de
elaboración y aprobación.
3. Imprime en original y copia el informe de gestión.
4. Coloca en el original y copia del informe, firma y sello
del Departamento de Contabilidad.
5. Elabora oficio de entrega del informe de gestión anual
del Departamento de Contabilidad, dirigido a la
Dirección de Administración Central, debidamente
firmado y sellado.
6. Envía a la Dirección de Administración Central el oficio
y original del informe de gestión anual.
de recibido y copia del informe de gestión anual del

Asunto:
Materia:
PF-3.2.9. SUPERVICIÓN DE BECAS TRABAJO

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe al estudiante asignado por la Dirección de
Asuntos Estudiantiles (DAES) de la Universidad de Los
JEFE DEL DEPARTAMENTO Andes (ULA), para desempeñar el rol de beca trabajo
DE CONTABILIDAD / JEFE DE en el Departamento de Contabilidad.
REGISTRO / JEFE DE 2. Entrena al estudiante-beca trabajo sobre la correcta
ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN ejecución de los procedimientos llevados a cabo en la
DEL DEPARTAMENTO DE sección a su cargo; en los cuales el mismo pueda
CONTABILIDAD colaborar.
3. Asigna al estudiante-beca trabajo las actividades a
desarrollar diariamente.
4. Realiza las actividades asignadas, en un todo de
acuerdo al entrenamiento y asignación proporcionada
por el Jefe de Contabilidad o el Jefe de unidad.
4.1. Si al realizar las actividades asignadas no tiene
dudas en la correcta realización de las mismas. Ir
a la actividad 5.
4.2. En caso contrario, si al realizar las actividades
asignadas tiene dudas en la correcta realización
de las mismas:
4.2.1. Informa al Jefe del Departamento de
Contabilidad o al Jefe de unidad sobre las
BECA TRABAJO dudas que surgieron en la realización de
las actividades asignadas.
4.2.2. Recibe del Jefe del Departamento de
Contabilidad o del Jefe de unidad
orientación sobre la realización de las
actividades asignadas, para realizar las
mismas de forma correcta.
5. Actualiza su agenda diaria/cronograma de actividades
detallando las actividades que realiza y el tiempo
utilizado en el desarrollo de las mismas.
6. Notifica al Jefe sobre la finalización de las actividades
diarias asignadas.
7. Supervisa las actividades diarias desarrolladas por el
JEFE DEL DEPARTAMENTO estudiante-beca trabajo; brindando orientación sobre la
DE CONTABILIDAD / JEFE DE mejor manera de desarrollar las mismas, cada vez que
REGISTRO / JEFE DE lo amerite el caso.
ANÁLISIS Y CONCILIACIÓN 8. Registra en la agenda diaria/cronograma de
DEL DEPARTAMENTO DE actividades del estudiante-beca trabajo la evaluación
CONTABILIDAD del trabajo realizado por el mismo.
9. Coloca firma y sello en la agenda diaria/cronograma de

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
actividades, si es responsable del estudiante-beca

trabajo, de lo contrario la planilla es firmada por el
responsable.
10. Entrega la agenda diaria/cronograma de actividades, al
final de cada mes, al estudiante-beca trabajo para que
el mismo consigne ante la oficina respectiva de la
Dirección de Asuntos Estudiantiles (DAES).

Asunto:
Materia:
PF-4. GESTIÓN DE ARCHIVO

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PF-4. GESTIÓN DE ARCHIVO
PF-4. Gestión de archivo

PF-4.1. Archivo de asientos contables y sus soportes
PF-4.2. Archivo de reintegros del mes y rendiciones de gastos con sus
soportes
PF-4.3. Recepción y archivo de comprobantes de cheques
PF-4.4. Depuración de archivos contables

Materia: Asunto:

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF)  DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-4.1. ARCHIVO DE ASIENTOS CONTABLES Y SUS
PF-4. GESTIÓN DE ARCHIVO SOPORTES

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-4.1. ARCHIVO DE ASIENTOS CONTABLES Y SUS
PF-4. GESTIÓN DE ARCHIVO SOPORTES
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de Egreso del Departamento de Contabilidad
de la Dirección de Administración Central de la
Universidad de Los Andes (ULA), los resúmenes de
asientos contables con sus respectivos soportes
(cheques pagados, ingresos propios, cesta ticket,
ingresos a caja, traslados, anticipos, ajustes, fondos y
anticipos, entre otros).
2. Revisa que los resúmenes se correspondan con los
soportes.
3. Firma la copia de recibido como señal de conformidad.
ARCHIVISTA DEL
4. Ordena los resúmenes de asientos contables y sus
DEPARTAMENTO DE
respectivos soportes, de acuerdo al número de asiento
CONTABILIDAD
y fecha reflejado en el resumen.
5. Busca las carpetas para archivar.
6. Perfora todos los resúmenes de asientos contables con
sus respectivos soportes.
7. Archiva en las carpetas los resúmenes de asientos
contables con sus respectivos soportes.
8. Identifica lomos de las carpetas: en la parte superior
coloca mes, año y un número de control interno para
conocer la cantidad de carpetas que se arman al mes.
9. Coloca las carpetas en el archimóvil.

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-4.2 ARCHIVO DE REINTEGROS DEL MES Y RENDICIONES
PF-4. GESTIÓN DE ARCHIVO DE GASTOS CON SUS SOPORTES

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-4.2. ARCHIVO DE REINTEGROS DEL MES Y RENDICIONES
PF-4. GESTIÓN DE ARCHIVO DE GASTOS CON SUS SOPORTES
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe de Egreso del Departamento de Contabilidad
de la Dirección de Administración Central de la
Universidad de Los Andes (ULA), los reintegros del
mes identificados con la carátula “Comprobante de
Diario” con sus respectivos soportes y libro de
entrega.
2. Chequea que los reintegros del mes se correspondan
con los datos reflejados en el libro: fecha, número de
CP, fecha de la CP, monto, numero de asiento.
3. Coloca firma en el libro como señal de conformidad.
4. Ordena los comprobantes de diario y sus respectivos
soportes, de acuerdo al año y número
correspondiente.
5. Busca en el archimóvil las carpetas de asientos
ARCHIVISTA DEL
correspondientes para archivar.
DEPARTAMENTO DE
6. Perfora todos los documentos.
CONTABILIDAD
7. Archivar los comprobantes de diario con sus
respectivos soportes, en la carpeta de asiento
correspondiente.
8. Serializa con el número de asiento correspondiente,
cada uno de los reportes de movimientos de
comprobantes de diario y sus respectivos soportes.
9. Sella todos los documentos archivados, con el sello
numérico (número de asiento-último número y año).
10. Coloca en el lomo de la carpeta la palabra “Viene”
(número de la carpeta anterior); en la parte inferior
con la palabra “Van” (número de la última carpeta) y
día, mes y año.
11. Coloca firma en el lomo de la carpeta.
12. Coloca las carpetas en el archimóvil.

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-4.3. RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE COMPROBANTES DE
PF-4. GESTIÓN DE ARCHIVO CHEQUES

Materia: Asunto:
4.1. PROCESOS FUNDAMENTALES (PF) PF-4.3. RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE COMPROBANTES DE
PF-4. GESTIÓN DE ARCHIVO CHEQUES
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe mensualmente oficio y comprobantes de
cheques pagados con dos relaciones de cheques, de
Gestión de Ingresos y Valores de la Dirección de
Tesorería de la Universidad de Los Andes (ULA).
2. Revisa que estén todos los comprobantes de cheques
relacionados.
3. Coloca firma, fecha y hora en las relaciones de
cheques pagados como señal de conformidad.
4. Devuelve a Gestión de Ingresos y Valores una
relación de cheques pagados.
5. Ordena los comprobantes de cheques de acuerdo a la
fecha y número de cheque.
6. Busca las carpetas para archivar.
7. Perfora cada uno de los comprobantes de cheques y
la relación de cheques pagados.
8. Archivar los comprobantes de cheques y la relación
de cheques pagados.
ARCHIVISTA DEL 9. Identifica el lomo de la carpeta, con el mes al cual
DEPARTAMENTO DE corresponde los comprobantes de cheques.
CONTABILIDAD 10. Coloca la carpeta con los comprobantes de cheques y
la relación de cheques pagados, en un archivo
temporal.
11. Busca en el archivo temporal, posteriormente, la
carpeta con los comprobantes de cheques y la
relación de cheques pagados.
12. Busca en el archimóvil, la(s) carpeta(s) de asiento(s)
contable(s) de acuerdo a la fecha de los
comprobantes de cheques.
13. Anexa los comprobantes de cheques a la(s)
carpeta(s) de asiento(s) contable(s)
correspondiente(s).
14. Serializa con el número de asiento correspondiente,
cada uno de los comprobantes de cheques.
15. Devuelve al archimóvil la(s) carpeta(s) de asiento(s)
contable(s).
16. Archiva la relación en la carpeta de relación de
cheques.

Materia:
Asunto:
PF-4.4. DEPURACIÓN DE ARCHIVOS CONTABLES

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe del Jefe del Departamento de Contabilidad de
la Dirección de Administración Central de la
Universidad de Los Andes (ULA) solicitud para
depurar los archivos contables inactivos de la ULA, de
acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio
vigente.
2. Identifica las carpetas de asientos contables a
depurar en los archivos inactivos.
3. Toma las carpetas de asientos contables a depurar.
4. Extrae los documentos contables de pagos de
personal, facturas de compra de bienes muebles e
inmuebles capitalizables.
5. Archiva todos los documentos mencionados
anteriormente en una nueva carpeta.
6. Identifica la carpeta por período.
7. Deja los documentos sobrantes en las carpetas de
asientos contables depurada.
8. Elabora las listas necesarias del contenido de los
documentos que quedan en las carpetas depuradas.
9. Adjunta la listas a las carpetas respectivas.
ARCHIVISTA DEL
10. Realiza la nueva serialización de las carpetas
DEPARTAMENTO DE
depuradas, de acuerdo con los documentos que
CONTABILIDAD
contenga.
11. Digitaliza los documentos por carpetas, de las
carpetas depuradas; a través de los medios
establecidos para tal fin.
12. Archiva las carpetas depuradas en la sección
correspondiente del archivo inactivo.
13. Separa las carpetas a extraer del archivo inactivo y
colocarlas en los lugares destinados para ellas.
14. Reúne la cantidad necesaria de carpetas de asientos
contables depuradas, de acuerdo con las
instrucciones recibidas en el oficio recibido
inicialmente.
15. Realiza un oficio dirigido al Jefe del Departamento de
Contabilidad, para responder el oficio recibido
inicialmente, donde suministra un informe detallado
referente a la depuración del archivo, especificando
los documentos extraídos y los documentos que
permanecen en el archivo inactivo.
16. Imprime original y copia del oficio y del informe.
17. Anexa al oficio el informe.

Materia:
Asunto:
 PROCEDIMIENTOS
18. Entrega original y copia del oficio al Jefe del

19. Revisa la información contenida en el oficio.
20. Elabora Acta para efectuar la entrega de documentos
contables no depurados al Circuito Universidad de
Los Andes para el Manejo Integral de los Desechos
JEFE DEL DEPARTAMENTO (CIULAMIDE) de la Facultad de Ciencias de la ULA.
DE CONTABILIDAD 21. Imprime original y copia del Acta.
22. Coloca firma y sello en el Acta, original y copia.
23. Anexa al Acta el oficio e informe, original y copia.
24. Entrega al archivista el Acta con sus documentos
anexos, original y copia.
25. Entrega las Actas y las carpetas de asientos
contables depuradas, al CIULAMIDE, para su
ARCHIVISTA DEL
proyecto de reciclaje.
DEPARTAMENTO DE
26. Recibe copia de Acta, firmada y sellada como señal
CONTABILIDAD
de recibido.
27. Archiva el Acta en la carpeta respectiva.

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 4.2. PROCESOS DE APOYO (PA)
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA)

Asunto:
Materia:
PA-1. GESTIÓN DE APOYO DE SERVICIOS
PA-1. GESTIÓN DE APOYO DE SERVICIOS

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PA-1. GESTIÓN DE APOYO DE SERVICIOS
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA)  ÍNDICE DE CONTENIDO
PA-1. Gestión de apoyo de servicios

PA-1.1. Servicio de limpieza en las instalaciones internas del Departamento
de Contabilidad

Materia: Asunto:
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA)  DIAGRAMA DE PROCESO

Materia: Asunto:
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA)  DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

Materia: Asunto:
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA) PA-1.1. SERVICIO DE LIMPIEZA EN LAS INSTALACIONES
PA-1. GESTIÓN DE APOYO DE SERVICIOS INTERNAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Materia: Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Da instrucciones al aseador sobre las prioridades del
servicio de limpieza existentes en el Departamento de
Contabilidad de la Dirección de Administración
DE CONTABILIDAD
Central de la Universidad de Los Andes (ULA), en el
momento que se requiera.
2. Solicita de forma verbal cada vez que lo amerite el
caso a la secretaria de la Dirección de Administración
Central, los suministros necesarios para desarrollar
las actividades de limpieza en el Departamento de
Contabilidad (detergentes, mopas, paños, ceras,
material de cristalería, cloro, aspiradora, cepillo, pala,
mascarilla, guantes, batas, entre otros); cada vez que
lo amerite.
3. Utiliza diariamente la ropa e implementos
reglamentarios para resguardar su seguridad y salud
laboral; tales como bata y guantes.
4. Prepara diariamente el café, a primera hora de la
jornada laboral del turno de la mañana y del turno de
la tarde, en el espacio de cafetería del Departamento,
y cada vez que lo amerite el caso en el horario
comprendido de la jornada laboral.
5. Busca diariamente cada uno de los implementos de
ASEADOR DEL limpieza a utilizar en el lugar de almacenamiento
DEPARTAMENTO DE respectivo (escoba, pala, coleto, paños de limpieza,
CONTABILIDAD etc.); cada vez que lo amerite el caso durante el
transcurso de la jornada laboral.
6. Barre diariamente cada una de las áreas del
Departamento durante el transcurso de la jornada
laboral.
7. Pasa diariamente el coleto a cada una de las áreas
del Departamento durante el transcurso de la jornada
laboral.
8. Limpia diariamente cada uno de los escritorios,
estantes y equipos ubicados en cada una de las áreas
del Departamento durante el transcurso de la jornada
laboral.
9. Limpia diariamente cada uno de los vidrios de la
tabiquería ubicadas en cada una de las áreas del
laboral.
10. Riega diariamente cada una de las matas ubicadas en
cada una de las áreas del Departamento durante el

Materia: Asunto:
transcurso de la jornada laboral.

11. Limpia diariamente por el lado interno cada una de las
ventanas ubicadas en cada una de las áreas del
laboral.
12. Realiza la limpieza manual diariamente del archimóvil
y cada uno de los estantes ubicados en el Archivo del
laboral.
13. Presta apoyo en actividades inherentes al cargo
desempeñado (para reuniones), previamente
solicitado por el Jefe de Contabilidad.
14. Recolecta en una bolsa grande la basura del día, de
cada una de las áreas del Departamento.
15. Coloca la bolsa de basura en su respectivo depósito.
16. Organiza y ubica en el espacio destinado para ello,
los implementos y suministros de limpieza.

Asunto:
Materia:
PA-2. GESTIÓN DE APOYO SECRETARIAL

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PA-2. GESTIÓN DE APOYO SECRETARIAL
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA)  ÍNDICE DE CONTENIDO
PA-2. Gestión de apoyo secretarial

PA-2.1. Control de correspondencia y atención al público
PA-2.1.1. Control de correspondencia de entrada
PA-2.1.2. Control de correspondencia de salida
PA-2.1.3. Atención al público en general
PA-2.1.4. Recepción de llamadas telefónicas
PA-2.1.5. Realización de llamadas telefónicas
PA-2.1.6. Envío de información vía correo electrónico
PA-2.2. Apoyo logístico
PA-2.2.1. Control de asistencia
PA-2.2.2. Solicitud y recepción de los materiales y suministros
PA-2.2.3. Distribución de materiales y suministros
PA-2.2.4. Actualización de carteleras del Departamento
PA-2.2.5. Emisión de solvencia para cuentadante y administrador de
Facultades/Núcleos y Dependencias Centrales

Materia: Asunto:
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA)  DIAGRAMA DE PROCESO

Asunto:
Materia:
PA-2.1. CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y ATENCIÓN AL
PÚBLICO
PA-2.1. CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y

ATENCIÓN AL PÚBLICO

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PA-2.1. CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y ATENCIÓN AL
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA) PÚBLICO
PA-2. GESTIÓN DE APOYO SECRETARIAL  DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
PA-2.1.1. CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
 PROCEDIMIENTOS
PA-2.1.1. CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe la correspondencia y soporte de entrega
enviada por: Dependencias Centrales, Facultades,
Núcleos de la Universidad de Los Andes (ULA) y
entes externos de la Universidad.
2. Verifica si la correspondencia recibida está dirigida al
2.1. Si la correspondencia recibida está dirigida al
Departamento de Contabilidad. Ir a la actividad
3.
2.2. En caso contrario, si la correspondencia recibida
no está dirigida al Departamento de Contabilidad:
2.2.1. Devuelve al funcionario la correspondencia
SECRETARIA DEL y soporte de entrega, e indica donde puede
DEPARTAMENTO DE hacer entrega de la misma, si es el caso.
CONTABILIDAD 2.2.2. Fin del procedimiento.
3. Confirma si la correspondencia viene acompañada de
anexos y si están completos.
4. Coloca sello de recepción del Departamento de
Contabilidad, fecha, hora y firma/nombre; en el
soporte de entrega y en la correspondencia, como
señal de recibido.
5. Devuelve al funcionario el soporte de entrega, firmado
como señal de recibido.
control.
7. Entrega la correspondencia al Jefe del Departamento
de Contabilidad o personal del Departamento.
8. Coloca firma en la correspondencia recibida.
9. Verifica el destinatario de la correspondencia.
9. Lee la correspondencia y revisa los anexos adjuntos,
DE CONTABILIDAD O
si es el caso.
PERSONAL DEL
10. Realiza las acciones pertinentes para dar respuesta a
DEPARTAMENTO DE
la correspondencia, si es el caso.
CONTABILIDAD
11. Archiva la correspondencia en la carpeta de
correspondencia recibida.

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
PA-2.1.2. CONTROL DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe instrucciones del Jefe del Departamento de
Contabilidad de la Universidad de Los Andes (ULA)
para transcribir, redactar o elaborar la
correspondencia (oficios, informes, otros) a enviar.
SECRETARIA DEL
2. Transcribe, redacta o elabora la correspondencia de
DEPARTAMENTO DE
acuerdo con las instrucciones recibidas, asignando el
CONTABILIDAD
número de correspondencia correlativo respectivo.
3. Imprime la correspondencia y copias requeridas.
4. Entrega al Jefe del Departamento de Contabilidad la
correspondencia para su revisión y firma.
5. Verifica que la correspondencia cumpla con las
instrucciones exigidas.
5.1. Si la correspondencia cumple con las
instrucciones exigidas. Ir a la actividad 6.
5.2. En caso contrario, si la correspondencia no
cumple con las instrucciones exigidas:
5.2.1. Devuelve la correspondencia a la
DE CONTABILIDAD
secretaria y notifica las observaciones,
para que realice las correcciones
pertinentes y ejecute la actividad anterior
2.
6. Coloca firma en la correspondencia.
7. Entrega la correspondencia firmada a la secretaria.
8. Coloca sello del Departamento de Contabilidad en la
correspondencia.
9. Registra en el libro control de salida de
correspondencia los datos de la misma (fecha,
número de correspondencia, descripción, recibido).
10. Verifica si la correspondencia debe ser enviada dentro
de la Dirección de Administración Central o a
Dependencias Universitarias externas a la Dirección
SECRETARIA DEL
de Administración Central.
DEPARTAMENTO DE
10.1. Si la correspondencia debe ser enviada dentro
CONTABILIDAD
de la Dirección de Administración Central. Ir a la
actividad 11.
10.2. En caso contrario, si la correspondencia debe
ser enviada a Dependencias Universitarias
externas a la Dirección de Administración
Central.
10.2.1. Entrega la correspondencia a la
secretaria de la Dirección de

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
 PROCEDIMIENTOS
Administración Central, para la revisión y

firma del Director.
10.2.2. Recibe la correspondencia debidamente
sellada y firmada por el Director.
11. Notifica vía telefónica al destinatario de la
correspondencia que debe pasar a retirar la misma en
la secretaría del Departamento; si es el caso.
12. Entrega/envía la correspondencia y soporte de
entrega al destinatario.
13. Recibe de destinatario el soporte de entrega sellado y
firmado.
14. Archiva el soporte de entrega en la carpeta de
correspondencia enviada.

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
PA-2.1.3. ATENCIÓN AL PÚBLICO EN GENERAL

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe visitas de personal de la Universidad de Los
Andes (ULA) y de público en general.
2. Saluda cordialmente a la visita según corresponda
“Buenos días – Buenas tardes”.
3. Verifica si el solicitante requiere hablar con el Jefe del
Departamento de Contabilidad / personal del
Departamento o requiere información que pueda
suministrar.
3.1. Si el solicitante requiere hablar con el Jefe o
personal del Departamento. Ir a la actividad 4.
3.2. En caso contrario, si el solicitante requiere
información que pueda suministrar:
3.2.1. Suministra la información solicitada o
proporciona la orientación oportuna.
4. Pregunta el nombre al solicitante y los datos de la
información que requiere.
5. Verifica si el Jefe o personal del Departamento se
encuentra en la oficina.
SECRETARIA DEL 5.1. Si el Jefe o personal del Departamento se
DEPARTAMENTO DE encuentra en la oficina. Ir a la actividad 6.
CONTABILIDAD 5.2. En caso contrario, si el Jefe o personal del
Departamento no se encuentra en la oficina:
5.2.1. Informa al solicitante sobre la ausencia del
Jefe o personal del Departamento.
5.2.2. Anota los datos (nombres, apellidos,
teléfonos) y el mensaje suministrado por el
solicitante para posteriormente entregar la
nota al Jefe o personal de Departamento o;
informa la hora y a través de que extensión
puede ser atendido.
6. Informa al Jefe o personal del Departamento que lo
buscan y el nombre del solicitante.
6.1. Si el Jefe o personal del Departamento puede
atender al solicitante en el momento. Ir a la
actividad 7.
6.2. En caso contrario, si el Jefe o personal del
Departamento no puede atender al solicitante en
el momento:
6.2.1. Informa al solicitante que el Jefe o personal

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
 PROCEDIMIENTOS
del Departamento no puede atenderlo en el

momento.
6.2.2. Informa el mensaje suministrado por el Jefe
o personal del Departamento y a través de
que extensión puede ser atendido o, anota
los datos (nombres, apellidos, teléfonos) y
el mensaje suministrado por el solicitante
para posteriormente entregar la nota al
Jefe o personal del Departamento.
7. Informa al solicitante que espere un momento
mientras es atendido o guía al solicitante hasta el
lugar donde podrá ser atendido por el Jefe o personal
del Departamento, para que dé respuesta a las
necesidades de información del mismo.

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
PA-2.1.4. RECEPCIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
 PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe llamadas telefónicas del personal de las
Dependencias Centrales, de las Facultades, de los
Núcleos de la Universidad de Los Andes (ULA), y de
los entes o de las personas externas a la Universidad.
2. Identifica la unidad/persona de recepción de la llamada
telefónica según corresponda “Buen día –
Departamento de Contabilidad”.
3. Recibe de la persona que llama por teléfono,
información sobre sus requerimientos.
3.1. Si el solicitante necesita hablar con el Jefe del
Departamento de Contabilidad o personal del
Departamento. Ir a la actividad 4.
3.2. En caso contrario, si puede dar respuesta a los
requerimientos de información solicitados:
3.2.1. Suministra la información solicitada de
forma veraz y oportuna al solicitante.
4. Pregunta el nombre al solicitante y los datos sobre sus
requerimientos de información.
SECRETARIA DEL 5. Confirma si el Jefe o personal del Departamento se
DEPARTAMENTO DE encuentra en la oficina.
CONTABILIDAD 5.1. Si el Jefe o personal del Departamento se
encuentra en la oficina. Ir a la actividad 6.
Departamento no se encuentra en la oficina:
5.2.1. Informa al solicitante sobre la ausencia del
Jefe o del personal del Departamento.
nota al Jefe o personal del Departamento
o; informa la hora y a través de que
extensión puede ser atendido.
6. Informa al Jefe o personal del Departamento sobre el
solicitante.
6.1. Si el Jefe o personal del Departamento puede
atender la llamada telefónica en el momento. Ir a la
actividad 7.
Departamento no puede atender la llamada

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
 PROCEDIMIENTOS
telefónica en el momento:
6.2.1. Informa al solicitante que el Jefe o personal
del Departamento no puede atender la
llamada telefónica en el momento.
nota al Jefe o personal del Departamento
o; informa la hora y a través de que
extensión puede ser atendido.
7. Transfiere la llamada o indica al solicitante a través de
que extensión puede ser atendido por el Jefe o
personal del Departamento, para que dé respuesta
veraz y oportuna a las necesidades de información.

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
PA-2.1.5. REALIZACIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS

Asunto:
Materia:
PÚBLICO
 PROCEDIMIENTOS
PA-2.1.5. REALIZACIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS
RESPONSABLE ACCIÓN
la Universidad de Los Andes (ULA) y del personal del
Departamento información sobre asuntos o situaciones
de interés pertinentes de la unidad.
2. Notifica/solicita vía telefónica al personal de la unidad
respectiva, información sobre el asunto o situación de
SECRETARIA DEL interés.
DEPARTAMENTO DE 3. Da/recibe información veraz y oportuna.
CONTABILIDAD 4. Canaliza y realiza las acciones pertinentes, de acuerdo
al caso, ante las secciones correspondientes del
Departamento de Contabilidad, de la Universidad de
Los Andes o de los entes externos a la Universidad.
5. Informa al personal involucrado sobre las respuestas
suministradas por la unidad respectiva y acciones
realizadas.

Asunto:
Materia: PA-2.1. CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y ATENCIÓN AL
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PÚBLICO
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA)  DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES
PA-2. GESTIÓN DE APOYO SECRETARIAL PA-2.1.6. ENVÍO DE INFORMACIÓN VÍA CORREO
ELECTRÓNICO

Asunto:
Materia: PA-2.1. CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y ATENCIÓN AL
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PÚBLICO
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA)  PROCEDIMIENTOS
PA-2. GESTIÓN DE APOYO SECRETARIAL PA-2.1.6. ENVÍO DE INFORMACIÓN VÍA CORREO
ELECTRÓNICO
RESPONSABLE ACCIÓN
la Universidad de Los Andes (ULA) y del personal del
Departamento información a enviar vía correo
electrónico sobre asuntos o situaciones de interés
pertinentes al Departamento.
SECRETARIA DEL 2. Recibe del Jefe y del personal del Departamento las
DEPARTAMENTO DE direcciones electrónicas a las cuales se les enviará la
CONTABILIDAD información.
3. Envía la información de forma veraz y oportuna a las
direcciones electrónicas suministradas, solicitando
acuse de recibo a los involucrados.
4. Informa al Jefe y al personal del Departamento sobre el
envío oportuno de la información.

Materia: Asunto:
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA) PA-2.2. APOYO LOGÍSTICO
PF-2.2. APOYO LOGÍSTICO

Asunto:
Materia:
PA-2.2. APOYO LOGÍSTICO

Materia: Asunto:
4. PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PA-2.2. APOYO LOGÍSTICO
PA-2. GESTIÓN DE APOYO SECRETARIAL PA-2.2.1. CONTROL DE ASISTENCIA

Materia: Asunto:
PA-2. GESTIÓN DE APOYO SECRETARIAL PA-2.2.1. CONTROL DE ASISTENCIA
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Revisa el Libro de Control de Asistencia del personal
del Departamento de Contabilidad de la Universidad
de Los Andes (ULA), al final del mes; destinado para
personal que no posea el carnet institucional, y
cuando no hay luz para el personal del Departamento
que posea el carnet institucional.
2. Realiza una comunicación dirigida a la Dirección de
SECRETARIA DEL
Administración Central, informando sobre el
DEPARTAMENTO DE
cumplimiento o incumplimiento de la asistencia del
CONTABILIDAD
personal del Departamento de Contabilidad durante el
mes.
3. Imprime original y copia de la comunicación.
4. Coloca sello del Departamento de Contabilidad en
original y copia de la comunicación.
5. Entrega al Jefe del Departamento de Contabilidad
original y copia de la comunicación.
6. Lee la información contenida en la comunicación.
JEFE DEL DEPARTAMENTO 7. Coloca firma en original y copia de la comunicación.
DE CONTABILIDAD 8. Entrega a la secretaria original y copia de la
comunicación.
9. Coloca en el lugar correspondiente el Libro de Control
de Asistencia.
10. Entrega a la secretaria de la Dirección de
Administración Central original y copia de la
SECRETARIA DEL
comunicación.
DEPARTAMENTO DE
11. Recibe de la secretaria de la Dirección de
CONTABILIDAD
Administración Central la copia de la comunicación
firmada y sellada como señal de recibido.
12. Archiva en la carpeta asignada la copia de la
comunicación.

Asunto:
Materia:
PA-2.2.2. SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE LOS MATERIALES Y
SUMINISTROS

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
PA-2.2.2. SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE LOS MATERIALES Y
SUMINISTROS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Realiza un memorándum solicitando los materiales y
suministros de oficina requeridos por el Departamento
de Contabilidad de la Universidad de Los Andes
(ULA), dirigido al administrador de la Dirección de
SECRETARIA DEL
Administración Central; previa determinación de las
DEPARTAMENTO DE
necesidades con el personal del Departamento.
CONTABILIDAD
2. Imprime el memorándum con copia.
3. Entrega al Jefe del Departamento de Contabilidad
original y copia del memorándum, para su revisión y
firma.
4. Revisa los datos del memorándum y coloca firma en
original y copia del memorándum, como señal de
autorizado.
DE CONTABILIDAD
5. Devuelve a la secretaria original y copia del
memorándum.
6. Entrega al administrador de la Dirección de
Administración Central original y copia del
memorándum.
7. Recibe del administrador copia del memorándum
firmado y sellado.
8. Archiva la copia del memorándum en la carpeta
correspondiente.
9. Recibe posteriormente, de la Administración de la
Dirección de Administración Central, memorándums
SECRETARIA DEL con los materiales y suministros solicitados.
DEPARTAMENTO DE 10. Confirma que los materiales y suministros de oficina
CONTABILIDAD recibidos se correspondan con lo expresado en el
memorándum.
11. Coloca sello del Departamento de Contabilidad, firma,
fecha y hora en los memorándums.
12. Devuelve al personal de la Dirección de
Administración Central copia del memorándum.
13. Archiva el memorándum en la carpeta de
correspondencia recibida.
14. Almacena en el estante, los materiales y suministros
recibidos.

Materia: Asunto:
PA-2. GESTIÓN DE APOYO SECRETARIAL PA-2.2.3. DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS

Materia: Asunto:
PA-2. GESTIÓN DE APOYO SECRETARIAL PA-2.2.3. DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Solicita a la secretaria de forma escrita mediante
PERSONAL DEL
formato prediseñado “Solicitud de Material de
DEPARTAMENTO DE
Oficina”, los materiales o suministros de oficina, en el
CONTABILIDAD
momento que requiera de ellos. Ver anexo 7.4.
2. Coloca nombre y apellido en el campo “Recibido por”,
del formato “Solicitud de Material de Oficina”.
3. Busca en el estante respectivo los materiales o
suministros de oficina solicitados o directamente ante
SECRETARIA DEL
la Unidad Administradora Desconcentrada (UAD) de
DEPARTAMENTO DE
la Dirección de Administración Central, según
CONTABILIDAD
corresponda.
4. Archiva el formato “Solicitud de Material de Oficina”.
5. Entrega al personal respectivo los materiales o
suministros solicitados.

Asunto:
Materia:
PA-2.2.4. ACTUALIZACIÓN DE CARTELERAS DEL
DEPARTAMENTO

Asunto:
Materia:
 PROCEDIMIENTOS
PA-2.2.4. ACTUALIZACIÓN DE CARTELERAS DEL
DEPARTAMENTO
RESPONSABLE ACCIÓN
la Universidad de Los Andes (ULA) instrucciones y
oficio con información institucional para publicar en la
SECRETARIA DEL cartelera del Departamento.
DEPARTAMENTO DE 2. Notifica de forma verbal a cada uno del personal del
CONTABILIDAD Departamento sobre la información institucional
reflejada en el oficio.
3. Suministra a cada uno del personal el oficio para su
respectiva lectura.
4. Lee el oficio.
PERSONAL DEL
5. Coloca media firma en el oficio, como señal de haber
DEPARTAMENTO DE
sido notificado.
CONTABILIDAD
6. Devuelve el oficio a la secretaria del Departamento.
7. Coloca su media firma en el oficio, como señal de
haber sido notificada.
8. Fotocopia el oficio si es necesario, previa instrucciones
suministradas por el Jefe del Departamento.
9. Publica la fotocopia del oficio en la cartelera del
Departamento.
SECRETARIA DEL 10. Archiva el oficio en la carpeta respectiva.
DEPARTAMENTO DE 11. Publica en la cartelera del Departamento cualquier otra
CONTABILIDAD información institucional de importancia, previa
instrucciones suministradas por el Jefe del
Departamento.
12. Publica y actualiza en la cartelera del Departamento los
cumpleaños de cada uno del personal, previa
instrucciones suministradas por el Jefe del
Departamento.

Materia: Asunto:
4.2. PROCESOS DE APOYO (PA) PA-2.2.5. EMISIÓN DE SOLVENCIA PARA CUENTADANTE Y
PA-2. GESTIÓN DE APOYO SECRETARIAL ADMINISTRADOR DE FACULTADES/NÚCLEOS Y
PA-2.2. APOYO LOGÍSTICO DEPENDENCIAS CENTRALES

Materia: Asunto:
RESPONSABLE ACCIÓN
1. Recibe soporte de entrega y oficio de solicitud de
emisión de solvencia enviada por administradores o
cuentadantes de Facultades/ Núcleos y
Dependencias Centrales de la Universidad de Los
Andes (ULA).
SECRETARIA DEL 2. Coloca sello de recepción del Departamento de
DEPARTAMENTO DE Contabilidad, fecha, hora y firma/nombre; en el
CONTABILIDAD soporte de entrega y en el oficio, como señal de
recibido.
3. Devuelve al funcionario el soporte de entrega, firmado
como señal de recibido.
oficio.
5. Verifica en el Sistema de Contabilidad si el
administrador o el cuentadante se encuentra solvente
con la Universidad.
5.1. Si el administrador o el cuentadante se encuentra
solvente con la Universidad. Ir a la actividad 6.
5.2. En caso contrario, si el administrador o el
cuentadante se encuentra insolvente con la
Universidad.
5.2.1. Coloca nota en el oficio sobre la
insolvencia del administrador o
cuentadante.
JEFE DEL DEPARTAMENTO 5.2.2. Entrega a la secretaria el oficio para su
DE CONTABILIDAD archivo.
5.2.3. Da instrucciones a la secretaria para que
notifique vía telefónica al administrador o
cuentadante que no procede la emisión
de la solvencia, hasta que no salde las
deudas con la Universidad.
6. Anota en el oficio los datos del administrador o del
cuentadante: nombres y apellidos, número de cédula,
cargo desempeñado y Facultad/Núcleo o
Dependencia de adscripción.
7. Entrega a la secretaria el oficio.
8. Elabora oficio de entrega de solvencia dirigido al
SECRETARIA DEL
administrador o al cuentadante, asignando el número
DEPARTAMENTO DE
de correspondencia correlativo respectivo.
CONTABILIDAD
9. Emite la solvencia del administrador o del

Materia: Asunto:
cuentadante.
10. Anexa al oficio la solvencia.
oficio para su revisión y firma.
12. Verifica que los documentos cumplan con los
requerimientos exigidos.
12.1. Si los documentos cumplen con los
requerimientos exigidos. Ir a la actividad 13.
12.2. En caso contrario, si los documentos no cumplen
JEFE DE DEPARTAMENTO DE con los requerimientos exigidos:
CONTABILIDAD 12.2.1. Devuelve los documentos a la secretaria
y notifica las observaciones, para que
realice las correcciones pertinentes.
12.2.2. Fin de procedimiento.
13. Coloca firma en el oficio y en la solvencia.
14. Entrega los documentos firmados a la secretaria.
15. Coloca sello del Departamento de Contabilidad en los
documentos.
16. Registra en el libro control de salida de
correspondencia los datos del oficio (fecha, número
de correspondencia, descripción, recibido).
17. Entrega el oficio a la secretaria de la Dirección de
Administración Central, para la revisión y firma del
SECRETARIA DEL
Director en la solvencia.
DEPARTAMENTO DE
18. Recibe el oficio y la solvencia debidamente sellada y
CONTABILIDAD
firmada por el Director.
19. Notifica vía telefónica al administrador o al
cuentadante que debe pasar a retirar la solvencia en
la secretaría del Departamento.
20. Archiva el oficio en la carpeta respectiva, lugar donde
permanece hasta el momento que es retirada por el
administrador o el cuentadante.

Materia: Asunto:
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Materia: Asunto:
ACTOR
Miembro que tiene bajo su responsabilidad la ejecución de un rol.
ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Muestra la composición de las unidades del Departamento de Contabilidad desde el punto de vista
de sistema, así como cada uno de los procedimientos fundamentales y de apoyo.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Expresan que acciones se requieren, qué hacen estas acciones, cuándo tienen lugar, por quienes
son ejecutadas y la secuencia de las mismas.
DIAGRAMA DE PROCESO
Describe las unidades del Departamento de Contabilidad desde el punto de vista de los procesos
que éste ejecuta, de sus actores y responsabilidades, de los recursos que están involucrados en
cada uno de estos procesos.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Ilustra a las unidades del Departamento de Contabilidad y el conjunto de unidades organizativas
relacionadas entre sí que lo conforman y trabajan en coordinación funcional con el mismo,
formando una jerarquía que establece: la División del Trabajo y la Distribución del Poder – Toma
de Decisiones. Esto quiere decir, se representa gráficamente las responsabilidades de cada actor
y la ubicación que los mismos tienen dentro de la estructura organizacional con lo cual se visualiza
claramente las líneas de mando.
LENGUAJE UML (UNIFIED MODELING LANGUAGE) LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO

DE NEGOCIOS
Lenguaje utilizado para realizar modelos empresariales o de negocios, sus aplicaciones y
potencialidades, información necesaria para la apropiada toma de decisiones por parte de los
miembros que dirigen una organización, empresa o departamento y, que deciden cuál es la mejor
manera de adaptarse a los cambios exigidos por el ambiente sin perder de vista sus objetivos.
PROCEDIMIENTO
Descripción detallada de las acciones secuenciales ejecutadas en el desarrollo de una actividad,
además muestra los responsables de la ejecución de las mismas.
PROCESO
Es un conjunto de actividades inter-relacionadas que permiten alcanzar los objetivos de las
unidades del Departamento de Contabilidad.
PROCESO DE APOYO (PA)

Procesos administrativos y técnicos básicos de las unidades del Departamento de Contabilidad,
requeridos por los procesos fundamentales.

Materia: Asunto:
PROCESO FUNDAMENTAL (PF)

Razón de ser de las unidades del Departamento de Contabilidad, según su organización.
SUB-PROCESO
Descomposición del proceso.
USUARIO
El que usa ordinariamente una cosa.

Materia: Asunto:
6. BIBLIOGRAFÍA
6. BIBLIOGRAFÍA

Materia: Asunto:
6. BIBLIOGRAFÍA
Base legal vigente
http://www.ula.ve
Montilva, William (2005). Modelo de Negocios de los Estudios de Postgrado de la Universidad de

Los Andes. Versión 1.0. Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA).
Universidad de Los Andes. Mérida – Venezuela.
Universidad de Los Andes. Atlas Administrativo. Oficina de Información, Estadísticas y Control.

Año 1990/1991.

Materia: Asunto:
7. ANEXOS
7. ANEXOS

Materia: Asunto:
7. ANEXOS 7.1. REPORTE DE ANÁLISIS DEL MES ANTERIOR
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FECHA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACIONES
NOMBRE DE LA CUENTA
Nº CTA.
PROVEEDOR R. IGRESO. No. SALDO
NOMBRE Y/O RAZON SOCIAL C.I. / RIF DESCRIPCION CO-OP FECHA ASIENTO DEBE HABER ACREEDOR
OTROS (SOBREGIRO)
AÑO 2014
TOTAL AÑO 2014 ======================> - - -

AÑO 2015
TOTAL AÑO 2015 ======================> - - -
AÑO 2016
TOTAL AÑO 2016 ======================> -

TOTAL SALDO AL 31-01-2016 ======================>
SALDO SEGÚN REPORTE MAYOR ANALITICO AL 31/01/2016 ======================>
DIFERENCIA -
LCDA.________________________

Materia: Asunto:
7. ANEXOS 7.2. FORMATO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
ACTIVIDADES A CUMPLIR EN EL _______
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD I TRIMESTRE II TRIMESTRE III TRIMESTRE IV TRIMESTRE

Revisión y registro de Movimientos de Ingresos a Caja por días.
Revisión y registro de Movimientos de Generación de Ingresos Propios por días.
Revisión y registro de Movimientos de Egresos por días.
Revision y Registros de Rendiciones de Cuentas de Nucleos, Facultades y Dependencias generados
por fondos en anticipo
Revision y Registros de Rendiciones de Cuentas de Nucleos, Facultades y Dependencias generados
por Ingresos Propios
Revisión y elaboración Conciliaciones Bancarias
Análisis y elaboración de cuadros resumen de las cuentas de Pasivo
Análisis y elaboración de cuadros resumen de las cuentas de Activo
Revisión, determinación, elaboración y registro de asientos por ajustes
Revisión, determinación, elaboración y registro de asientos por cuentas por cobrar a corto plazo
Revisión, determinación, elaboración y registro de asientos por cuentas por cobrar a largo plazo
Generación y revisión de Nóminas
Generación, revisión y registro de CP pendientes de pago
Revisión y registros por incorporación y desincorporacion de activos
Formulacin de Presupuesto de Ingresos y Gastos Instructivo N° 19 OPSU‐ ONAPRE
Información Financiera Trimestral Instructivo N° 7 OPSU‐ ONAPRE
Información Financiera Trimestral Formatos F‐05 y F‐06 Banco Central de Venezuela
Cierre Contable Mensual
Cierre Contable Anual
Elaboración de Estados Financieros
Recepción de documentos que soportan los registros contables para su archivo
Recepción de documentos que soportan los expedientes administrativos generados por el proceso
de compras
Lcda.
Jefe Dpto. de Contabilidad

Asunto:
Materia:
7.3. FORMATO DE LA EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL
7. ANEXOS
POA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES XX TRIMESTRE AÑO
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE TOTAL ASIENTOS

ACTIVIDADES REVISIÓN CIERRE 2DO CONTABLES
REGISTRO CONTABLE REGISTRO CONTABLE JULIO
TRIMESTRE AÑO GENERADOS
JUNIO AÑO AÑO
PERIODO VACACIONAL III TRIMESTRE AÑO
Revisión de Movimiento de Ingresos a caja
Registro de Movimiento de Ingresos a caja
Revisión de Movimientos de generación de ingresos porpios
Registro de Movimientos de generación de ingresos porpios
Revisión de Movimientos de Egresos
Registro de Movimientos de Egresos
Revisión de Rendiciones Fondos de trabajo
Registro de Rendiciones Fondos de trabajo
Revisión de Rendiciones Fondos en anticipo
Registro de Rendiciones Fondos en anticipo
Conciliaciones Bancarias
Análisis de cuentas de pasivo
Análisis de cuentas de activo
Revisión Cuentas por Cobrar a corto plazo
Registro Cuentas por Cobrar a corto plazo
Revision Cuentas por Cobrar a largo plazo
Registro Cuentas por Cobrar a largo plazo
Revisión Incorporación y desincorporación de bienes al patrimonio
Registro Incorporación y desincorporación de bienes al patrimonio
Revisión de Nóminas (regulares y por fideicomiso)
Registro de Nóminas (regulares y por fideicomiso)
Ajustes diversos
Otros conceptos
Cierre Contable mensual
Información Financiera Trimestral ( Formatos 05 y 06 Banco Central de
Venezuela )
Información Financiera Trimestral ( Instructivo Nº 7 OPSU-ONAPRE )
Elaboración de Estados Financieros Trimestral
Instructivo Nº 19
TOTAL ASIENTOS 0
OBSERVACIÓN: EL MES DE JULIO 2015 AUN NO SE CIERRA CONTABLEMENTE YA QUE ESTAN PENDIENTE POR REGISTRAR
LAS NÓMINAS CORRESPONDIENTES A:
PRESTACIONES DE ANTIGÜEDAD JUNIO 2015 A VALORES 2013
PRESTACIONES DE ANTIGÜEDAD JUNIO 2015 DIFERENCIA NORMATIVA LABORAL
PRESTACIONES DE ANTIGÜEDAD JUNIO 2015 TABLA TRANSITORIA
PRESTACIONES DE ANTIGÜEDAD JUNIO 2015 DIFERENCIA TABLA TRANSITORIA
LAS MISMAS NO HAN SIDO ENVIADAS POR LA DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO.
Lcda.
Jefe Dpto. de Contabilidad

Materia: Asunto:
7. ANEXOS 7.4. FORMATO “SOLICITUD DE MATERIAL DE OFICINA”

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