Cómo Organizar Una Rueda de Prensa

Cómo organizar una rueda de prensa, desde su convocatoria hasta su
desarrollo.
Antes de dar una rueda de prensa debemos invitar a los medios.

Enviaremos un comunicado (escrito, fax, etc.), en el que debemos de
indicar claramente:
1. Quién da la rueda de prensa.
2. Para qué se da la rueda de prensa (objetivo de la misma).
3. Lugar (aportando los mayores datos posibles), fecha y hora del acto.
4. En determinados casos se adjunta carta o tarjeta de respuesta, para

confirmar las asistencias.
Debemos hacer unos cuantos preparativos antes del acto:
1. Capacidad de la sala. Hay que calcular el número de personas que

van a acudir.
2. Redactar los comunicados y resto de información escrita (dossier) a

repartir.
3. Cuidar la decoración, sobre todo si van cámaras de televisión y

fotógrafos.
4. Ofrecer un vino español o similar a los asistentes.
5. Comprobar el resto de los detalles: megafonía, servicios, carteles

identificadores en la mesa presidencial, control de acreditaciones, etc.
Una rueda de prensa es la que convoca una persona o entidad para dar
a conocer detalles sobre algo (un producto o un hecho). Debemos
ofrecer un mensaje claro y directo. Cumplir el objetivo para el que fue
montada la rueda de prensa. Tenemos que saber que los medios van a
reflejar la noticia tal y como teníamos pensado. Establezca unos turnos
de preguntas para que los periodistas amplíen la información que
desean cubrir mediante un MODERADOR. Deje los sitios más
delanteros para la prensa gráfica. Y sitúelos siempre de espaldas a la
luz (sobre todo en ruedas de prensa al aire libre).
Convocar una rueda de prensa, supone desplazar a muchos

periodistas y cámaras hasta el lugar donde se celebra. Las mejores
horas para ello, son a partir del mediodía hasta la hora de comer, y por
la tarde, a partir de media tarde. Hay que tener en cuenta la importancia
y objetivo de la rueda de prensa, ya que si la convocamos muy tarde,
puede que no salga en los medios al día siguiente (si esa era nuestra
intención). Posteriormente, es conveniente hacer un seguimiento en
los medios de la repercusión de la información
2. El protocolo en los medios de comunicación está cobrando cada vez mayor

importancia. No es de extrañar, por ello, que cada vez haya más estudios sobre
este tema y las empresas vigilen con sumo cuidado todos los detalles a la hora de
organizar actos a los que acudan periodistas. El buen organizador de eventos
sabe que mantener relaciones estrechas con la prensa es imprescindible para dar
a conocerse y una garantía de futuro para favorecer la buena y abundante
publicidad de su corporación o grupo político en los medios.
Uno de los actos más habituales para contactar con los diferentes medios de
comunicación son las ruedas de prensa. Generalmente son los políticos y
empresarios quienes convocan con mayor asiduidad a los periodistas para dar una
conocer sus puntos de vista con respecto a temas diversos, anunciar el
lanzamiento de un nuevo producto o comunicar decisiones importantes y de
interés para la opinión pública, entre otras muchas ideas. Como organizadores de
eventos, debemos tener en cuenta diversos aspectos en la preparación de estos
encuentros. En primer lugar, recopilaremos toda la información necesaria (quién
dará la rueda de prensa, motivos del acto, importancia de la rueda de prensa,
lugar y fecha de la rueda de prensa, alcance de la noticia que se va a difundir,
etc.). Debemos considerar con especial atención la capacidad de la sala donde se
convocará la rueda para que todos los medios de comunicación convocados
tengan un espacio reservado, tanto a redactores como cámaras de televisión.
Una vez previsto este primer boceto, enviaremos las invitaciones pertinentes a
todos aquellos medios de comunicación que puedan estar interesados en asistir al
acto. Por norma general, a las ruedas de prensa organizadas por el Gobierno
acudirán todos aquellos periodistas interesados, normalmente procedentes de las
agencias y medios de información más importantes. Por el contrario, si se trata de
una rueda de prensa organizada por una empresa, hay que ser más selectivos y
tener muy en cuenta el motivo de la convocatoria. Si por ejemplo se trata de una
casa automovilística y nuestro objetivo es la presentación de un nuevo vehículo,
preferiblemente invitaremos a aquellos periodistas responsables de publicaciones
de coches o medios generalistas en los que exista una sección de motor.
Cada vez se envían más invitaciones por Internet ya que ofrece muchas más
ventajas que la carta (inmediatez del envío, acuse de recibo instantáneo,
abaratamiento en los costes postales, etc.).
Pero no por ello debemos descuidar la presentación de la misma y, además,

tendremos muy en cuenta la ortografía, la gramática y el mensaje que
transmitimos. En la invitación constarán todos los detalles a tener en cuenta por el
medio de comunicación, además de un teléfono de contacto para recibir más
detalles sobre la rueda de prensa, en caso de que así lo precise el medio.
Los periodistas suelen agradecer mucho a los convocantes la entrega de un

dossier en el que se recoja toda la información o, al menos la más relevante, de la
rueda de prensa. Esto les facilita el trabajo y a nosotros nos asegura que el
mensaje expuesto en la rueda de prensa quede bien recogido. Al finalizar la
exposición, se dejará un periodo de tiempo previamente fijado para la rueda de
preguntas y trataremos de controlar y organizar, en la medida de lo posible, que se
respetan los turnos de palabra entre los reporteros y que todos tengan tiempo de
hacerlo. Por último, pero no menos importante, cuidaremos los detalles en la
decoración de la sala, sobre todo si sabemos que a la convocatoria de prensa
acudirán cámaras de televisión. Esto da una buena imagen, tanto si
representamos a un partido político como si somos una empresa privada.
Asimismo, también tendremos muy en cuenta la colocación de los ponentes en la
mesa, que todos dispongan de un cartel con su nombre y cargo para que los
periodistas puedan reconocerlos fácilmente y también cuidaremos que todos los
medios técnicos (micrófonos, altavoces, enchufes, etc.) funcionen correctamente
para que no surjan problemas durante el acto.

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Cómo organizar una rueda de prensa, desde su convocatoria hasta su

Antes de dar una rueda de prensa debemos invitar a los medios.

1. Quién da la rueda de prensa.

2. Para qué se da la rueda de prensa (objetivo de la misma).

4. En determinados casos se adjunta carta o tarjeta de respuesta, para

Debemos hacer unos cuantos preparativos antes del acto:

1. Capacidad de la sala. Hay que calcular el número de personas que

2. Redactar los comunicados y resto de información escrita (dossier) a

3. Cuidar la decoración, sobre todo si van cámaras de televisión y

4. Ofrecer un vino español o similar a los asistentes.

5. Comprobar el resto de los detalles: megafonía, servicios, carteles

Convocar una rueda de prensa, supone desplazar a muchos

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