Tema #6 Papeles de Trabajo Objetivos: M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos Auditoria I
Tema #6 Papeles de Trabajo Objetivos: M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos Auditoria I
Tema #6 Papeles de Trabajo Objetivos: M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos Auditoria I
TEMA Nº 6
PAPELES DE TRABAJO
OBJETIVOS
El propósito es que el participante tenga conocimiento sobre la manera de documentar en los papeles de
trabajo la evidencia suficiente y competente reunida durante el transcurso de la auditoría a efectos de
sustentar la opinión del auditor.
Al culminar el tema, el participante habrá aprendido a documentar la información que puede ser utilizada
en exámenes futuros.
1. CONCEPTO
Los papeles de trabajo constituyen la mejor evidencia de que el trabajo de auditoría se efectuó con la
calidad y competencia profesional.
Proporcionar soporte principal del dictamen del auditor, incluyendo las observaciones, hechos,
argumentos, etc. Con que respalda el cumplimiento de la norma de ejecución de trabajo 1.
Ayudar a los miembros del equipo de trabajo a adoptar un enfoque disciplinado y uniforme en su
tarea.
1 COMITÉ EJECUTIVO DE NORMAS DE AUDITORÍA AICPA, Statement on Auditing Standars S.A.S. 41, Pág.
574
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 2
Los papeles de trabajo intervienen durante las siguientes etapas de cualquier auditoría:
Planificación
Ejecución
Supervisión
2. TÉCNICAS DE ELABORACIÓN
La preparación de los Papeles de Trabajo debe ajustarse a las técnicas de elaboración de las mismos,
tales como:
Incluir los programas de auditoría, debidamente referenciados con los demás papeles de trabajo.
Ser suficientes y exactos para dar un respaldo adecuado a las comprobaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Pertinentes.
Preparados a lápiz, la tinta es difícil para cambiar o corregir, excepto los requerimientos
especiales que determine el responsable de la auditoría.
Se debe indicar el método escogido cuando la información se ha tomado sobre bases selectivas.
Los papeles de trabajo deben contener como mínimo estas características que se detallan a
continuación, porque el omitir alguna de ellas significa presentar evidencias deficientes en violación
a las N.A.G.A., con el riesgo de arribar a conclusiones equivocadas que repercutirán en la emisión
del informe del auditor.
2 VISIÓN DEL AUDITOR, Entrevista sobre Papeles de Trabajo a Lic.Oscar A. Díaz Méndez, Pág. 5. Junio 1995
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 3
❖ Claros
Deben ser entendibles por cualquier persona o lector ajeno a la auditoría, de tal forma que pueda
comprender los objetivos, procedimientos y conclusiones del trabajo realizado.
❖ Concisos
No deben contener comentarios redundantes ni que tiendan a confusión. Una de las deficiencias
comúnmente observadas es que se archivan excesivos papeles de trabajo, los cuales poseen
extensos comentarios sobre la evidencia reunidas, aspectos que terminan dificultando la etapa de
supervisión, con el riesgo de arribar a conclusiones erradas.
❖ Pertinentes
En el sentido de que los papeles de trabajo deben estar relacionados con cifras resultantes de los
estados financieros, por lo tanto la evidencia reunida y los procedimientos aplicados deben estar
dirigidos a dichas afirmaciones.
❖ Orden
Deben guardar un orden lógico y accesible, lo cual es muy importante para poder acceder en
forma rápida a los resultados obtenidos. Dentro de esta característica aparece un concepto de
suma importancia que es el sistema de "referenciación" que puede ser implantado mediante la
utilización de signos alfanuméricos, respetando la correlatividad de su uso a efectos de que la
supervisión pueda desarrollarse más fácilmente y de orientar a cualquier tercer interesado en
conocer los resultados de los procedimientos aplicados y las conclusiones obtenidas.
❖ Íntegros
Los papeles de trabajo deben guardar cierta integridad, de tal forma que pueda comprenderse el
propósito y alcance de los mismos, así como la naturaleza y oportunidad de los procedimientos
aplicados para reunir los elementos de juicio necesarios para arribar a una conclusión sobre el
componente analizado.
❖ Lógicos
Significan que deben reflejar sólo la evidencia reunida, evitando incluir alguna apreciación
personal que escape a raciocinio lógico y que distorsione los hechos tal como ocurrieron. El
único criterio que debe prevalecer en los resultados obtenidos es el "criterio del auditor", tal
como lo establecen las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.
4. PLANIFICACIÓN
Examinar los papeles de trabajo de años anteriores para conocer y mejorar el programa y
contenido de los nuevos papeles de trabajo; en el caso de auditorias recurrentes.
Consultar el archivo permanente y la documentación del estudio preliminar (para conocer los
cambios ocurridos en la organización que pueden incidir en el formato y los métodos de
elaboración).
5. FORMATO
➢ Iniciales y/o rubrica del funcionario que elabora el papel de trabajo y quien revisa, además, la
fecha de iniciación y de revisión (extremo superior derecho).
➢ Explicación de las marcas de auditoría utilizadas (al pie del papel de trabajo).
➢ Iniciales y/o rubrica del funcionario que elabora el papel de trabajo y fecha de culminación
(extremo inferior izquierdo).
➢ Cada papel de trabajo puede comprender una o más hojas, y debe incluir un comentario del
trabajo realizado.
T/R
Explicación Marcas de Auditoría
6. SUMARIAS Y SUBSUMARIAS
La hoja Sumaria o Matriz conocida también como planilla llave es una de las principales cuando se
refiere a revisión de Estados financieros, las subsumarias se utilizan cuando es necesario desglosar
las cuentas que se están revisando, estos contienen:
El nombre de las cuentas de activos, pasivos, ganancias y gastos, cuyos detalles aparecen en las
sumarias y subsumarias.
Los saldos del período anterior, los cuales, cuando se comparan con los saldos bajo examen
muestran los cambios ocurridos.
Los saldos bajo examen, tal como se ha extractado de los registros contables respectivos.
Algunos papeles de trabajo del auditor pueden servir como una fuente de
referencia útil para su cliente, pero los papeles de trabajo no deben ser
considerados como parte de, o un sustituto de los libros de contabilidad
del cliente. El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de
mantener en custodia segura sus papeles de trabajo
8. PERÍODO DE CONSERVACIÓN4
Tratándose de los papeles de trabajo relacionados con exámenes de auditoría, en los cuales no
existan aspectos relacionados con los tipos de responsabilidad civil y penal definidos por la Ley
1178/90, estos deben ser conservados como mínimo por cinco años (5 años), teniendo en cuenta que
este es el plazo de la prescripción común de los derechos patrimoniales, tal como lo establece el Art.
1507 del Código Civil.
Papeles de trabajo relacionados con aspectos que involucren las responsabilidades civil y pena
definidos en la Ley Nº 1178/90, estos deben ser conservados durante diez años (10 años), en caso de
documentación legal del Estado, estos deben ser conservados indefinidamente.
3 COMITE EJECUTIVO DE NORMAS DE AUDITORÍA AICPA, Statement on Auditing Standars S.A.S.41, Pág.
575.
4 VISIÓN DEL AUDITOR, Entrevista sobre Papeles de Trabajo a Lic. Oscar A. Díaz Méndez, Pág. 8. Junio 1995.
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 6
Al margen de lo mencionado las firmas privadas de auditoría poseen políticas sobre el período de
conservación de los papeles de trabajo, pero nunca podrán ser inferiores a lo establecido en las
disposiciones legales del país.
9. TIPOS DE LEGAJOS
Legajo Permanente
Legajo de Programación
Deberá contener y conservar toda aquella información que nos permita realizar una
programación efectiva y una auditoría eficiente.
Cualquier trabajo debe ser adecuadamente planificado para satisfacer nuestro objetivo global de
auditoría y par determinar los métodos para alcanzarlos.
A diferencia del archivo permanente el legajo de programación sólo debe contener información
relacionada con el ejercicio bajo examen.
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Programas de trabajo.
Políticas contables.
Unidades operativas.
Niveles de materialidad.
Legajo Corrientes
En este legajo se mantendrá toda la información y documentación obtenida y/o preparada por el
auditor durante el proceso de ejecución del examen, que permita evidenciar:
Legajo Resumen
Este legajo incluirá toda la información relacionada con la etapa de conclusión del proceso de
auditoría y emisión de informes.
Las marcas de auditorías no están uniformadas ni estandarizadas, pueden ser escritas en cualquier
forma, lo importante es que las mismas identifiquen al pie del papel el trabajo realizado que
representan las mismas5.
µ Corrección realizada
¢ Comparado en auxiliar
¶ Sumado verticalmente
© Confrontado correcto
^ Sumas verificadas
« Pendiente de registro
Ø No reúne requisitos
S Totalizado
ã Conciliado
Æ Circularizado
Y Inspeccionado
5 VISIÓN DEL AUDITOR, Entrevista de Papeles de Trabajo a Lic. Oscar A. Díaz Méndez, Pág. 7. Junio 1995.
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 9
Ventajas
✓ Deben ser sencillos y, cuando sea posible, estandarizadas a través de los papeles de trabajo.
11. REFERENCIACIÓN
La referenciación es una forma de identificar, utilizando índices, cada una de las cédulas que se
preparan durante una revisión.
Su utilidad radica en que los auditores, mediante su uso pueden mantener un estricto orden en su
trabajo y ubicar rápidamente la información que necesite, máxime si tenemos en cuenta los
volúmenes de información procesados.
METODOLOGÍA
Un método estándar de índices, el cual tiene las ventajas de flexibilidad y simpleza consiste en
nombrar cada papel de trabajo combinando letras mayúsculas (A, B, C,..,Z) con números romanos y
arábigos (A-I/n, B-I/n,...,Z-I/n), conocido como sistema alfanumérico simple.
A DISPONIBLE
B REALIZABLE
C EXIGIBLE
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Las letras P/G se pueden asignar a los rubros de resultados o de Ganancias y Pérdidas.
DISPONIBLE
1. Cédula Sumaria A
2. Planilla de Excepciones AI AI A/I hasta n
3. Planilla de Ajustes Propuestos AII AII A/II hasta n
4. Planilla de Deficiencia AIII AIII A/III hasta n
5. Programas de Trabajo AIV AIV A/IV hasta n
6. Pruebas Sustantivas A1 A1 A/1 hasta 99
7. Pruebas de Cumplimiento A100 A100 A/100 hasta n
12. CORREFERENCIACIÓN
La correferencia o referencia cruzada permite identificar fácilmente una cifra de adelante hacia atrás
o viceversa.
REGLAS BÁSICAS
➢ Si una sumaria que señala A1 frente a una partida determinada; en la planilla A1 se debe
señalar la misma partida con A.
d) La posición de la referencia respecto del número de referencia indica la dirección en que va:
➢ La referencia de un número que se lleva de adelante hacia atrás, se coloca al lado izquierdo o
encima de la cifra.
➢ La referencia de un número que se lleva de atrás hacia adelante se coloca al lado derecho o
debajo de la cifra.
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 11
A
Terrenos
Bs
Terreno 1 125.50
Terreno 2 A1 250.00 A1
Terreno 3 300.00 Análisis terreno
675.50 B/G
Bs
Al 31.12.2010 250.00 A
Compra A1/1 100.00
350.00
A1/1
MINUTA
Consta por el presente
documento privado de
transferencia del Terre-
no ubicado en Ticka
Loma Bs100.00 A1
PPE
Generalmente, una persona entiende más por lo que no se debe hacer que por lo que hay que hacer,
en vista de esto a continuación se señala algunas deficiencias generales en la documentación de los
papeles de trabajo:
1) Existencia de papeles de trabajo conteniendo cifras que no se relacionan con los importes
mostrados en los estados financieros.
3) Existencia de marcas de auditoría que no cuentan con la explicación del trabajo realizado que
representan las mismas.
8) Archivo de listados de computación entregados por personal de la Entidad sobre los cuales no se
verifica su exactitud matemática.
M.Sc. Aud. Pedro Luis Gutiérrez Ramos AUDITORIA I 12
La falta de papeles de trabajo implica el no cumplimiento de las N.A.G.A. Esta falta, tiene sanciones
que varía de acuerdo al país, pero que generalmente comprenden los siguientes niveles de acuerdo a
su gravedad:
BIBLIOGRAFÍA