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Tiempos de construcción de una edificación, metodología PMI (Project Management

Institut) y PMBOK (Project Management Body of Knowledge)​.

Luis Felipe Rodriguez Duran

Tutor: Luz Mery Guevara Chacon

Universidad Militar Nueva GRanada

Facultad de Ingeniería
Programa de Ingeniería Civil
Ensayo final Diplomado en Gerencia de Proyectos con PMI y PMBOK Versión 6
Bogotá D.C., octubre 2020
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Lista de tablas

Tabla 1. Top 10 de los factores más influyentes en las variaciones de tiempo………....7

Tabla 2. Cuadro de procesos en fase de planificación…………………………...………..8

Lista de ilustraciones

Ilustración 1. ​Esquema nodo de duraciones​……………………………………………...11

Durante todas las fases de un proyecto de construcción existen varios factores

determinantes en su desarrollo como lo pueden ser los costos, materiales, utilidades, personal,

entre otros; pero existe un factor que resalta ante los demás y es el tiempo, pues el análisis y

limitación de este, se encuentra presente desde las etapas iniciales como la evaluación del

proyecto, hasta las etapas de ejecución y entrega. Además, como un proyecto está definido como

un esfuerzo temporal que tiene como objetivo crear un bien o servicio único se debe prestar

especial atención en los tiempos que se tienen pues, un mal cálculo de los mismos puede

conllevar a un retraso o contratiempo lo que desencadenaría en otros problemas de sobrecostos

y/o pérdida de interés de los inversionistas o interesados lo que resulta en el peor de lo casos un

fracaso total del proyecto. Es por esto que con la ayuda de la metodología planteada por el PMI

(Project management institute) se pretende tener un control total en cada momento de los

tiempos del proyecto, mediante la utilización de las buenas prácticas del PMBOK (Project

Management Body of Knowledge) esta es ​una guía detallada ​de buenas prácticas para el

desarrollo adecuado de un proyecto. Por tal motivo, se pretende evaluar en qué partes se están

cometiendo errores, para así mismo determinar de qué manera positiva pueden estas

metodologías apoyar a un proyecto en todas y cada una de sus fases.

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Considerando que un proyecto puede definirse como un “esfuerzo temporal para crear un

producto, servicio o resultado único” (Project Management Institute, 2017), el propósito es crear

bienes como edificios, carreteras, puentes o cualquier otro tipo de infraestructura, para satisfacer

las necesidades de individuos o grupos. En estos proyectos podemos encontrar diferentes etapas,

que se pueden desarrollar correctamente y en cada una el tiempo es muy importante​, pues en la

mayoría de proyectos se tiene como principal beneficio una ganancia económica, lo que significa

que cualquier pequeño retraso se traduce como sobrecostos lo que reduce el margen de ganancia.

Estas fases son:

- Definición del proyecto: en esta fase lo que se busca en una necesidad a solucionar o en

la mayoría de casos es el cliente quien muestra al grupo de ingenieros que busca con la

realización del proyecto, además se definen los diferentes plazos en los cuales se busca la

realización del proyecto.

- Planeación, diseño y desarrollo del proyecto: en la segunda fase del proyecto se quiere

hallar una o varias soluciones que resuelven la necesidad planteada en la primera fase del

proyecto, luego de esto se deben presentar estas soluciones al cliente acompañado de la

planeación, diseño y forma de desarrollo del proyecto. En esta fase, el tiempo como

factor es bastante significativo pues todos los diseños y planificación deben realizarse en

función de los plazos requeridos por el cliente y ​de qué manera qu​iere que su proyecto se

desarrolle.

- Construcción del proyecto: en la fase de construcción lo que se hace es implementar la

solución que eligió el cliente teniendo en cuenta todos los diseños y planificación

realizada en las fases anteriores; esta fase es una de las más delicadas pues es aquí donde

los tiempos de ejecución planeados se ven reflejados cada una de las actividades
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planeadas y es acá donde se debe llevar control del porcentaje de avance que tiene cada

actividad para que el proyecto no presente retrasos.

- Terminación y puesta en marcha del proyecto: en esta fase se realiza la culminación del

proyecto que debe estar dentro del plazo acordado con el cliente, teniendo en cuenta que

se deben verificar que se hayan realizado todas las especificaciones técnicas solicitadas

por el cliente. Esta fase suele tener algunos inconvenientes pues es en esta donde se ven

plasmados los retrasos o inconvenientes que se presentaron en fases anteriores.

Pero a pesar de que un proyecto tenga estas fases a las cuales normalmente se les presta

mucha atención al detalle se presentan inconvenientes con los tiempos de planeación,

construcción y entrega de los proyectos.

Según la tesis “​Análisis de las causas del incumplimiento de la programación en las

obras civiles​” (Avila & Vela Avila, 2015),​ e​ncontramos que existen muchas variables las cuales

pueden depender del tipo de obra que se esté analizando, pero en general se pueden clasificar 10

causas generales de los retrasos en obra estos son:

1. Retrasos ocasionados por el dueño

2. Órdenes de cambio solicitadas por el dueño.

3. Cambios constructivos.

4. Diferencias en las condiciones de campo.

5. Condiciones atmosféricas desfavorables.

6. Aceleracion de trabajo.

7. Suspensión del trabajo.

8. Error al cotizar los precios de materiales y equipos.

9. Errores en el expediente técnico.

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10. Problemas misceláneos.

Mas sin embargo el autor también nos indica que muchos de los retrasos en las obras

civiles se ocasionan por las partes involucradas en contrato del proyecto es decir el dueño del

proyecto y el constructor o contratista. Dentro de estos podemos encontrar los siguientes:

Dueño Contratista

- Cambio de diseño - Entrega tardía de los planos de ejecución.

- Aprobación tardía de los planos y diseños. - Adquisición tardía de materiales y equipos.

- Cambios en el cronograma. - Personal insuficiente.

- Variación en las cantidades estimadas. - Personal no calificado.

- Falta de comunicación con el contratista. - Respuesta tardía a consultas del dueño.

Por consiguiente, es importante ver y analizar que el manejo y la programación de las

obras tiene muchas falencias y factores que ocasionan retrasos, inconvenientes y desacuerdos

entre las partes del proyecto lo cual durante y después de la ejecución del proyecto genera

sobrecostos que pueden hacer que el proyecto no generes las utilidades esperadas.

Otro de los más grandes problemas en el manejo y gestión de obras en Colombia es que

no se aprende de los errores cometidos anteriormente bien sea por las mismas personas que se

encuentran ejecutando el proyecto o por otras personas que se desarrollan dentro del medio. Una

muestra de esto está reflejada en las cifras mostradas por un artículo del periódico El

Colombiano titulado “​Sobrecostos y retrasos, pecados usuales en obras públicas locales”

(Gonzalez, 2020),​ ​las cuales muestran que solo en Medellín de los 494 contratos de obra pública

ejecutados por 14 entidades locales tienen en promedio un 73% de retrasos desde el año 2015, a

lo que según la CCI (Cámara Colombiana de Infraestructura) añadió que para el 2019 de las
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obras mencionadas anteriormente el 60% de estas tuvieron sobrecostos y el 85% tienen

problemas con retrasos.

En las cifras vistas anteriormente podemos apreciar que algo está mal pues no es normal

que se repita un patrón en el cual es muy rara la obra que no tenga problemas con sobrecostos o

retrasos, situación que debe ser invertida y que sea más extraño encontrar una obra con

problemas que sin ellos, esto teniendo en cuenta que todos estos inconvenientes resultan

afectando a todos los involucrados directa o indirectamente en el proyecto como por ejemplo en

obras públicas se ve perjudicado el estado pues este no recibe la obra por la cual realizó el pago,

el contratista pues este no podrá realizar otras actividades mientras no termine la obra y los

ciudadanos pues estos no recibirán la obra que nació para resolver una necesidad que estos

presentaban.

Ahora, si bien pensamos un poco más en la información suministrada en este artículo y

por la Cámara Colombiana de Infraestructura, estos datos son solo de obras públicas ubicadas en

la zona de Medellín y del Valle de Aburrá, entonces si extrapolamos esto a un marco nacional e

incluimos las obras privadas que se encuentran, podemos decir que se están perdiendo muchos

recursos, tanto económicos como humanos, a causa de una falta de aprendizaje en el correcto

manejo de los proyectos y sus tiempos de ejecución.

¿Pero en qué parte se deben incrementar los esfuerzos por parte de cada una de las

empresas, para que se puedan evidenciar mejores resultados en cualquier tipo de obra en

términos de tiempos?, primero, se deben tener en cuenta ​que​ factores son los más influyentes en

la variación de tiempos de un proyecto y según Lozano, Patillo, Gomez, & Torres (2018),​ s​ e

observan los porcentajes de variación de tiempos que genera cada uno de los factores y a que

fase del proyecto pertenece cada uno de estos, estos se organizan y muestran en la tabla 1.
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Tabla 1.
Top 10 de los factores más influyentes en las variaciones de tiempo.

Fuente:​ Patillo, I., Gomez, A., Torres , A., & Lozano, S. (2018

Analizando esta información podemos apreciar que solo en la etapa de planeación del

proyecto tenemos un total del 54% de varianza en el tiempo de ejecución, es decir que esta fase

es la más importante en el desarrollo de un proyecto y esto se debe a que al realizar un buena

planeación de un proyecto de construcción, los tiempos se pueden mejorar de una manera

bastante considerable, es aquí donde entran las metodologías planteadas por el PMI en su guía

PMBOK versión 6.

En la guía del PMBOK versión 6 se encuentran alternativas para el desarrollo de las

diferentes fases que componen un proyecto, en este caso al ser la planeación la fase más

importante para los tiempos de un proyecto, nos centraremos en ver las prácticas recomendadas

por el PMBOK; sus bondades, ventajas, desventajas, complejidad, etc.

Para empezar el PMBOK nos muestra su cuadro de procesos, en el cual nos presenta

como subdivide un proyecto en cada una de sus fases y así mismo divide estas fases en procesos

mucho más pequeños, con la finalidad de realizar diferentes entregables que permitan el correcto

desarrollo del proyecto. Para la fase de planeación tenemos los procesos mostrados en la tabla 2.
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Tabla 2.
Cuadro de procesos en fase de planificación.

Fuente:​Ortega, D., Guevara, L., Garcia, Y., & Ribero, J. (​2020​)​.

Se puede notar que uno de los principios del PMBOK es dividir cada uno de los procesos

que comprenden una fase en procesos mucho más pequeños, esto con el objetivo de tener mucho

más control en cada uno de ellos, pues es de modo similar a pintar un paisaje, no se puede

completar toda la pintura de un solo trazo; es por esto que se deben realizar pequeños trazos que

van completando distintas figuras, que dan como resultado final una obra de arte.

Pero así como los pequeños trazos de la pintura al combinarse muestran una forma, de la

misma manera el PMBOK busca que estos pequeños procesos al realizarse generen lo que se

denominan “entregables” los cuales son diversos; formatos, diagramas y planes, que permiten a
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los interesados plasmar los objetivos del proyecto, esto con la finalidad de poder llevar un

control organizado y actualizable a través del desarrollo del proyecto.

Uno de los procesos con entregables más importante en la etapa de planeación de un

proyecto según PMBOK es la denominada EDT o Estructura de Desglose del Trabajo​ que​ es una

estrategia de planificación en reversa, es decir se comienza a planificar el proyecto teniendo

como prioridad la fecha de inicio y no la final como tradicionalmente se realiza; esto dado que en

algunos casos, la fecha de finalización del proyecto es una restricción clave que no se puede

negociar y, obviamente, no da alcance al proceso de gestión del proyecto.

En este proceso de la EDT encontramos que se hay diferentes sub fases que lo componen

como son:

- Declaración de alcance: en esta parte se pretende realizar plan de reuniones con los

interesados para definir cuáles son los entregables que tendrá el proyecto; así mismo

como resultado de estas reuniones se deberá realizar un diagrama que muestre cada uno

de los entregables de una manera jerárquica, permitiendo así delimitar los objetivos del

proyecto.

- Lista de actividades: una vez definidos los entregables requeridos por el proyecto se

deberán detallar cada una de las actividades requeridas para el cumplimiento del

proyecto, adicionalmente se deberán indicar las actividades predecesoras de cada

actividad.

- Secuencia de actividades: teniendo la lista de actividades, se procede a representar de

manera gráfica la manera en la que interactúan cada una de las actividades enlistadas,

esto mediante la aplicación de un diagrama PDM (diagrama pro precedencia), el cual

consiste en en conectar actividades (representadas por nodos) mediante el uso de flechas

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(representación de relación de precedencia entre actividades), generando así un esquema

bastante ilustrativo acerca de la distribución de las actividades.

- Estimación de los recursos: en este punto se requiere de un análisis minucioso de los

recursos humanos, técnicos y económicos, para el desarrollo de cada una de las

actividades de las cuales depende el proyecto, con el objetivo de poder determinar de la

manera más precisa y detallada posible, los costos de cada una.

- Estimación de la duración de las actividades: la razón de esta sub fase es conocer la

capacidad de los recursos para realizar cada una de las actividades propuestas, es decir

que se debe conocer el rendimiento del recurso humano en base a su experiencia y

conocimiento para de esta manera saber cuanto se tardara este recurso en cumplir con un

requerimiento. Así mismo en el caso de los equipos se debe conocer el estimado de

rendimientos según el fabricante. Es necesario saber que para la estimación de esta

duración existen diferentes métodos como lo son; la experiencia previa, promedios entre

valores optimistas, pesimistas y más probables, entre otros.

- Planificación en reversa: una vez obtenida la duración de cada una de las actividades se

debe continuar con la representación gráfica de estas en un diagrama de red, la cual estará

compuesta por flechas que indican el orden de las actividades y por nodos los cuales se

componen de las siguientes variables; ES (inicio temprano), EF (fin temprano), LS (inicio

tardío), LF (fin tardío), DU (duración) y H (holgura). Este nodo se representa de la

siguiente forma.
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Figura 1.

Esquema nodo de duraciones

Fuente:​ Meléndez de la Cruz .(2007)​.

Esta planificación se basa en el método del camino critico, solo que en este caso

todos los tiempos propuestos por cada una de las variables están expresados en tiempo

restante para fin del proyecto pues en este caso la fecha fin no es un parámetro

negociable, es por esto que la planificación comienza conociendo la fecha fin del

proyecto, ubicando la duración de cada una de las actividades de una manera inversa a la

tratada normalmente.

- Estrategia de optimización de la ruta crítica: en este punto se busca mejorar la ruta crítica

que presenta el proyecto, si se obtiene como fecha de inicio una fecha anterior a la

planeada se deben aplicar técnicas como; fast tracking, el cual consiste en realizar

actividades en paralelo que estaban pensadas para realizarse de manera secuencial,

crashing, esta pretende aumentar en cierto grado los costos con el fin de disminuir las

duraciones en las actividades críticas, cuestionar dependencias, se analizan escenarios

alternativos reorganizando la interacción entre actividades y la última técnica es, limitar

el alcance, se reúnen a todos los gerentes del proyecto y negocia la eliminación de los

entregables más pequeños,

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- Cronograma: teniendo el diagrama de red definitivo, se debe realizar el cronograma que

contenga a detalle; las actividades, entregables y área de organización. Con la finalidad

de presentar este cronograma a cada uno de los interesados.

Es importante​ resaltar q​ue a pesar de realizar todos estos pasos en el proceso de

planeación, la estructura de trabajo de la EDT debe permitir que se ingresen todos los avances

realizados en la fase de ejecución, esto dado que es importante que se tenga un control en tiempo

real del avance del proyecto y así mismo tomar decisiones en base a la información obtenida.

En definitiva es evidente que los proyecto de construcción en Colombia necesitan un

cambio en la estructuración de su fase de planeación, pues esta resulta bastante empírica y sin

mucha capacidad de respuesta y es allí donde se puede utilizar la metodología PMI con su guía

PMBOK versión 6, la cual nos propone una forma bastante sólida, concisa y precisa de cómo se

deben atender las solicitudes del proyecto, además al entender y aplicar esta metodología se

puede ver desde las fases más tempranas de este como se va a comportar a lo largo de su ciclo de

vida.

Por último es importante destacar que otro de los beneficios de la implementación de la

metodología PMI con PMBOK, es su fácil integración y adaptación a cualquier proyecto de

construcción, por lo mismo que en cada uno de sus procesos, podemos ingresar la información

necesaria para realizar una correcta preparación del proyecto, esto permitirá a los proyectos

mejorar todos sus procesos y fases con el objetivo de cumplir o reducir los tiempos estimados de

entrega de un proyecto de construcción, evitando así los sobrecostos ya mencionados.

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Referencias

Ávila, D. V., & Vela Avila, M. (2015). ​Análisis de las causas del incumplimiento de la
programación en las obras civiles.​ Bogotá D.C.: Universidad Militar Nueva Granada.

González, D. J. (2020). Sobrecostos y retrasos, pecados usuales en obras públicas locales.

El Colombiano​.

Managers, H. P. (2016). Cómo trata el PMI (PMBoK) la gestión del tiempo de un

Proyecto. ​MDAP Executive Master Project Management.​

Meléndez de la Cruz, F. (2007). Gestión efectiva de proyectos con restricción de tiempo

Effectively managing time-restricted projects. ​https://www.pmi.org/.​

Ortega, D., Guevara, L., Garcia, Y., & Ribero, J. (Septiembre de 2020). Diplomado en
gerencia de proyectos con la metodología PMI con PMBOK versión 6. Bogotá:
Universidad Militar Nueva Granada.

Patillo, I., Gomez Cabrera, A., Torres , A., & Lozano Sierra, S. (2018). Identificación de
factores que generan diferencias de tiempo y costos en proyectos de construcción
en colombia. ​Ing. cienc,​ 117-151.

PMOinformatica.com. (18 de Marzo de 2015). ​PMOinformatica.com.​