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LA EVALUACIÓN Y HOMOLOGACION DE PROVEEDORES EN LA EMPRESA

Autor: Jesús Campos

¨Si no tiene una idea buena, simple y diferenciadora, más vale que
tenga un precio excelente¨

Jack Truot

J Toda organización debería establecer procesos eficaces y

eficientes para poder identificar las fuentes potenciales de materiales y servicios
comprados, para desarrollar proveedores o aliados de negocios existentes, para evaluar su
capacidad para suministrar los productos o servicios requeridos y, sobre todo, para
enfrentar uno de los desafíos más importantes para las empresas: mantener sus procesos
bajo control donde intervienen provisiones o servicios de terceros.

La importancia de los proveedores

En el proceso de satisfacer las necesidades de sus clientes, toda organización cuenta con
un eslabón clave conformado por el conjunto de proveedores: si ellos fallan en suministrar
productos o servicios que cumplan con lo requerido (especificaciones técnicas, plazos de
entrega, cantidades, etc.) ocasionarán inconvenientes que se verán reflejados en las
prestaciones finales al cliente.

Efectivamente, las compras de productos o servicios afectan en mayor o menor medida

la calidad final de la mayoría de organizaciones.
Tal como se ve en la imagen, una organización está ubicada en un entorno al cual
pertenecen sus proveedores, conformando una cadena de aprovisionamiento que llega
hasta el cliente final.

Toda organización requiere de algún producto o servicio ajeno para realizar sus actividades,
cuya relevancia está ciertamente vinculada con las características de estas actividades: por
ejemplo, las compras que realiza un instituto de enseñanza no tienen tanta importancia
para la calidad final de sus prestaciones como las que realiza una empresa automotriz que
fabrica vehículos a partir de piezas y partes elaboradas por otras compañías.
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¿Qué es evaluar a un proveedor?

La evaluación de proveedores es un término utilizado por muchas empresas y

organizaciones para evaluar y aprobar a sus proveedores actuales y potenciales a través de
una serie de evaluaciones. Una de las mejores formas de hacer esta evaluación es creando
un formulario o formato de evaluación de proveedores.

Esta evaluación consiste en una serie de preguntas basadas en parámetros como

competencia, capacidad, consistencia, calidad, etc., con el fin de evaluar a los proveedores
para garantizar tener a los mejores proveedores de su clase (o industria).

Este formulario de evaluación es esencial para monitorear y medir el desempeño del

proveedor y para que las empresas reduzcan costos, analicen riesgos y mantengan un
margen para la mejora constante en la selección de proveedores

¿Cómo evaluar a los proveedores de tu empresa?

Para garantizar la calidad en tu empresa es imprescindible que tus proveedores también

asuman este compromiso. Sólo así se puede alcanzar la Calidad Total y la Excelencia.
La relación entre una empresa y sus proveedores debe estar basada en la confianza. El
empresario parte de la idea de que los materiales e insumos que adquiere son de buena
calidad, mientras el proveedor responde con un buen servicio. Ambos son, en últimas,
piezas de una misma cadena de producción.

A mayor calidad de los insumos, mayor será la calidad de los productos o

servicios #ISO9001
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Sin embargo, para cumplir con ciertos estándares de calidad, las organizaciones deben
realizar un control de todas etapas de la cadena de suministro, entre ellas el contacto con
los proveedores.

Este paso es especialmente sensible en sectores como la salud, la alimentación y otros que
guardan relación con la seguridad de los clientes. Para garantizar una adecuada evaluación,
la norma ISO 9001 recomienda seguir estos criterios:

 Calidad: es el principal criterio de evaluación de un proveedor. Tiene que ver con el estado
del producto y con la correspondencia entre lo que se pide y lo que llega a manos de la
empresa solicitante.
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 Fiabilidad de plazos: se refiere al grado de cumplimiento del proveedor a la hora de la

entrega de los artículos. Los incumplimientos y las demoras suelen ser las principales causas
para el cambio de proveedores.
 Flexibilidad: además de la fiabilidad y la puntualidad, al proveedor se le suele evaluar por
su capacidad de adaptarse a las necesidades de las empresas. Esto no quiere decir que
trabaje exclusivamente en función de ellas; simplemente, que tenga en cuenta algunas
dinámicas o condicionantes que pueden surgir en las primeras etapas de producción.
 Información: este criterio apunta a todo aquello que rodea la acción misma del suministro.
Por ejemplo, las facturas, la calidad de las ofertas, los datos que acompañan a los
suministros, entre otros.
 Competitividad: del mismo modo, la empresa debe evaluar el lugar que ocupa el proveedor
en el sector en el que opera. Para ello, no sólo se debe ponderar la relación producto-precio,
sino, sobre todo, la calidad de las materias. Muchas empresas cometen el error de
decantarse por el proveedor que ofrece los precios más bajos del mercado, lo cual no
siempre es una ventaja. Es preciso decidirse por aquel cuyos productos sean más oportunos
y eficientes.
Evaluación de proveedores - ISO 9001

Para la adecuada gestión de compras es muy importante el proceso de evaluación de

proveedores, el cual debería tener en cuenta aspectos tales como:

 Experiencia pertinente
 Desempeño de los proveedores en relación con los competidores
 Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los problemas
 Capacidad potencial para proporcionar los productos requeridos, en las condiciones
requeridas
 Evaluación financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el período
de suministro
 Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de presupuestos y de ofertas
 Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes
También, la dirección de la empresa debería considerar las acciones necesarias para
mantener el adecuado desempeño de la organización para satisfacer a las partes
interesadas en el caso de que falle el proveedor.

Evaluación del desempeño de proveedores

Al momento de establecer un método para la evaluación de proveedores, resulta

conveniente que además de considerar los aspectos mencionados anteriormente, se
definan determinados criterios que favorezcan una evaluación adecuada del desempeño
de los proveedores en forma continua, partiendo de una evaluación inicial y continuando
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con re-evaluaciones periódicas, para garantizar que estos continúan cumpliendo con los
estándares de calidad.

Beneficios de la evaluación de proveedores

Como ya se ha comentado, resulta de gran importancia el proceso de compras para la

calidad global de una organización, en especial si los productos comprados se incorporan
en el producto proporcionado al cliente.

Al respecto, conviene recordar uno de los 8 principios que fundamentan el modelo ISO
9001:2008, aquel que alude a las “relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor”.
Así, toda organización debería aspirar a fortalecer las relaciones con sus proveedores,
haciendo fuerte toda la cadena de suministro.
En el marco de este principio se encuentran las actividades destinadas a la evaluación de
los proveedores, un proceso que llevado a cabo de manera eficaz permite obtener
beneficios tales como:

 Reducir costos, mediante la disminución de los niveles de stocks de seguridad, de rechazos

y desperdicios, etc.
 Contar con una base de proveedores calificados para respaldar sólidamente las decisiones
de compra o contratación.
 Evitar que proveedores no calificados participen en la cadena de producción y en el camino
crítico de las prestaciones a los clientes.
 Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos necesarios para garantizar entregas
de acuerdo a los requerimientos establecidos.
 Contar con herramientas de desarrollo de proveedores que no alcanzan la calificación
requerida.
 Fidelización de clientes en base a la permanente calidad.
 Evitar riesgos de deterioro de la marca por fallas evitables de los proveedores.

¿Qué es homologación de proveedores?

Es la validación de las capacidades y recursos de una empresa proveedora, de acuerdo a

ciertos criterios pre determinados por su cliente, con la finalidad de establecer su
competencia para abastecer bienes y servicios.
Permite conocer las fortalezas y debilidades de sus proveedores con el fin de minimizar el
riesgo en la selección, evaluación y aceptación de los mismos. De esta manera se maximiza
el cumplimiento y desempeño de las obligaciones contraídas con el cliente.
En el proceso de homologación, los proveedores son calificados de acuerdo a una serie de
parámetros objetivos pre establecidos en coordinación con el cliente y se procede a la
certificación del mismo.
La homologación debe ser realizada por un ente independiente para garantizar la
imparcialidad en el proceso.
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Se puede homologar cualquier empresa sea cual fuere su actividad económica y tamaño
(no hay restricciones), a solicitud del cliente o a petición propia.

La homologación de Proveedores se debe tomar como una evaluación independiente,

sincera, objetiva y válida que toda empresa se somete para rescatar sus potencialidades y
superar sus debilidades. Por ejemplo, se pueden tener excelentes productos, pero el
sistema de distribución es malo, entonces el cliente "siente" esa debilidad a través de
retrasos de entrega, pedidos incompletos e insatisfacción de los usuarios.

Aspectos a Evaluar:
1. Básicos de Operación
2. Laborales y RRHH
3. Administrativos
4. Económico-Financieros
5. Comerciales
6. Productivos
7. Seguridad y Salud en el Trabajo
8. Calidad
9. Gestión Ambiental
10. Éticos y Sociales

Tipos de homologación
 Homologación General
 Homologación Microempresas
 Homologación Persona Natural

Algunos beneficios para nuestros proveedores son:

 Conocer con mayor certeza los requisitos de la empresa
 Obtener un Certificado de evaluación donde indica sus fortalezas y puntos de mejora
como empresa.
 El proveedor estará en condiciones de satisfacer las expectativas de sus clientes y
competir en el mercado local e internacional respondiendo con eficiencia y calidad
los requerimientos (entrega a tiempo, prestación de servicio y productos de venta).

Los Proveedores mejoran su posicionamiento en el mercado.

 Los Proveedores evaluados acreditan sus capacidades. Además, obtienen una

ventaja diferencial frente a proveedores no certificados o calificados
insatisfactoriamente.
 Los Proveedores pueden iniciar un Programa de Mejoras. Sobre la base de la
evaluación efectuada y concretamente del Informe de Mejoras y Sugerencias, los
proveedores podrán lograr ventajas comparativas significativas.
 Los Proveedores estrechan sus lazos comerciales con la empresa
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Algunos beneficios que obtendrá la empresa en base a la Homologación de

de nuestros Proveedores son:

 Conocer más al detalle a nuestros proveedores actuales.

 Minimizar el riesgo en una transacción comercial entre el cliente y proveedor.
 Tener una base de proveedores antiguos y nuevos con registros confiables.
 Trasladar los tiempos que emplean el equipo de E-Procurement en la búsqueda de
información de cada uno de los proveedores al sistema.
 Estandarizar procesos
 Generar capacidad de respuesta por parte del proveedor al cliente

La importancia de contar con un procedimiento de Homologación de Proveedores:

La homologación de proveedores nos aporta las siguientes ventajas:

 Reducción de Costos: Relaciones basadas en la confianza.

 Menor riesgo: Sabemos la capacidad del proveedor.
 Mayor Calidad: El proveedor conoce nuestro estándar de Calidad y lo puede cumplir.
 Ahorro tiempo: Sabemos a qué proveedores dirigirnos al haberlos homologado.

Un proceso de Homologación de Proveedores evalúa si un proveedor está capacitado

y acreditado para suministrar un determinado servicio o producto, de acuerdo a los
requisitos de la organización o empresa.

Que un proveedor esté homologado no supone que la empresa esté obligada a

comprar sus productos, sino que está capacitado y acreditado para hacerlo.

El objetivo final de un proceso de homologación de proveedores es disponer de una

lista de proveedores aprobados o autorizados que cumplen con las necesidades de
nuestra compañía. Pero el hecho de estar homologado no implica que haya que
realizar las compras a ese proveedor. La elección del proveedor forma parte de la
Selección de Proveedores no de la Homologación de Proveedores.

La Homologación de Proveedores busca evaluar aspectos tan importantes como:

 Capacidad de Producción: El proveedor debe de ser capaz de poder suministrar

nuestros requerimientos en tiempo y forma, para ello debemos informar al
proveedor de nuestras estimaciones de consumo.
 Certificaciones de Calidad: Si es necesario que nuestro proveedor tenga implantado
algún Sistema de Calidad: ISO 9001, 14001, que nos suministra estén certificados o
clasificados.
 Trazabilidad de productos: Cuando es requisito imprescindible que exista un
sistema de trazabilidad del producto que nos suministra.
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 Solvencia Financiera: Comprobación de que el proveedor esté al corriente del pago

de sus obligaciones financieras con el Estado, sus trabajadores y sus propios
proveedores.
 Requerimientos técnicos: Que el producto o servicio que suministra cumple los
criterios técnicos y de calidad necesarios por nuestra empresa.
 Atención al Cliente: Que el proveedor disponga de un servicio de atención al cliente
al que dirigirnos.
 Plazo de entrega: Muy importante comprobar que el plazo de entrega del producto
encajará en una futura necesidad de nuestra compañía.
 Incoterms: Aclarar desde un principio cuál es el incoterm que se aplicará a nuestras
compras.
 Costo: El producto que vende nuestro proveedor debe de tener un precio, al menos,
competitivo o similar al que nosotros necesitamos. Si el costo es desorbitado, nunca
podremos comprarle.
 Responsabilidad Social Corporativa: Saber si el proveedor contribuye activa y
voluntariamente al mejoramiento social, económico y ambiental.
 Embalaje de producto: Comprobar que el embalaje de sus productos cumple con
nuestras necesidades.
 Penalizaciones por incumplimiento: Necesitamos saber a qué está dispuesto
nuestro proveedor en caso de incumplir los plazos de entrega o los requisitos
técnicos o de calidad de su producto.
 Atención Post-Venta: En algunos casos es muy importante la atención post-venta,
incluso 24h 365 días al año, dependiendo del tipo de producto.
 Y todo lo que se nos pueda ocurrir que pueda ser un requisito necesario para poder
suministrar a nuestra compañía.

Nosotros como clientes, también tenemos la obligación de comunicar

a nuestros proveedores la siguiente información previa a la
homologación:

 Criterios de aceptación de sus productos.

 Método de control.
 Criterio para la “Des-homologación”
 Periodicidad de las evaluaciones (anuales, semestrales).
 Posibilidad de realización de auditorías externas.
 Niveles de proveedor (Homologado, Preferente, Aprobado, Inaceptable).
 Posibles arbitrajes.

Existen teorías que eliminan de la Homologación tanto el costo como el plazo de

entrega, para tenerlo en cuenta tan sólo en la selección y evaluación de
Proveedores. En mi opinión, son datos imprescindibles que pueden descartar (más
apoyar) la homologación de algún proveedor.
Si su costo y plazo de entrega está muy por encima de nuestra media, se debe de
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comunicar al proveedor, y en caso de no tener posibilidad de mejorarlos, no se

homologará directamente a ese proveedor. Por eso creo que es importante tenerlo
en cuenta en esta fase inicial. Eso no implica que más adelante el proveedor pueda
mejorar estos parámetros y pueda someterse de nuevo a un proceso de
homologación y finalmente, se definirán Informes de Homologación donde queda
quedarán reflejados todos los pasos y conclusiones obtenidas en la fase anterior.
El proceso da como resultado una Lista de Proveedores Homologados, o Pool de
Proveedores, que deberá ser difundida a todas las personas de la compañía con las
responsabilidades de compra, de manera que no se pueda comprar a proveedores
no incluidos en la lista. Por supuesto, hay que definir una periodicidad para “Re -
homologar” a nuestros proveedores, realizar una nueva evaluación de los mismos,
y en algún caso habrá “Des-homologaciones” por incumplimiento de nuestros
requerimientos.

Estamos homologando proveedores es decir asegurándonos de que cumplen con las

necesidades teóricas que nuestra compañía requiere.

Que un proveedor esté homologado no supone que la empresa esté obligada

a comprar sus productos, sino que está capacitado y acreditado para hacerlo.

Una vez homologado el proveedor será el momento de realizar la Selección de

Proveedores, en la que una vez homologado se estudia a fondo que proveedor los
mejores costos, plazos de entrega, mediante un sistema de Evaluación y Selección.

Diferencias entre la homologación de Proveedores y la Selección de proveedores:

 Muchas veces estos dos procesos se confunden, ya que para pedidos pequeños,
poco habituales o en organizaciones pequeñas no existe esta separación.
 El primero, como se ha indicado, sirve para evaluar de forma general a los
proveedores y determinar que estos son válidos para participar en nuestros
procesos de compras; mientras que el segundo es parte del proceso de compra.
 La selección de proveedores se incluye dentro de la definición, planificación de los
recursos del proyecto, en concreto aquellos que van a contratarse