48 Comunicación escrita en la empresa

Vamos a conocer...
1. Las normas básicas para “saber escribir” y
ensalzar la imagen de quien escribe y de la
empresa u organismo al que representa
2. La confección de documentos que se utilizan
entre departamentos
3. Documentos utilizados por las empresas para
invitar, solicitar o certificar hechos o actos ante
otras empresas u organismos

PRÁCTICA PROFESIONAL
➢ Documentos breves: Comunicado
interior/Memorándum, el aviso, el parte de
trabajo, el saluda y la invitación
➢ Documentos con fines oficiales: la solicitud o
instancia y el certificado
48 Características de la comunicación escrita

¿Por qué las empresas utilizan la

comunicación escrita?

✓ Se puede registrar y sirve de prueba ante

posibles reclamaciones.

✓ Facilita la comprensión y permanencia del

mensaje a transmitir, evitando malentendidos.

✓ Realza y muestra la imagen de la empresa

ya que los documentos de la empresa
muestran la cultura y filosofía empresarial.
48 Características de la comunicación escrita

Comunicación escrita frente a comunicación oral

❖ La permanencia: el mensaje escrito perdura mientras

existen los soportes que los conservan.

❖ Es una comunicación diferida: los mensajes escritos

no permiten la retroalimentación o feedback.

❖ Requiere una mayor elaboración del mensaje, para

que el mensaje se entienda correctamente.

❖ Permite la comunicación múltiple y simultánea:

ofrece la posibilidad de emitir el mismo mensaje a
muchos destinatarios a la vez.
48 Técnicas de comunicación escrita

Normas para conseguir una buena comunicación escrita

- Pensar lo que vamos a escribir: qué vamos a escribir y por qué.

- Pensar a quién vamos a escribir: situarnos en el lugar del

destinatario y adaptar el código y vocabulario al lector.

- Expresar las ideas de forma clara y breve: expresar

correctamente el máximo de ideas con la menor cantidad de
palabras.

- Prestar atención al contenido gramatical y presentación:

cuidar la ortografía, signos de puntuación, conjugación verbal, etc.
Evitar manchas, rectificaciones, tachaduras, errores
mecanográficos, etc.
48 Técnicas de comunicación escrita

Normas de comunicación escrita en la

correspondencia comercial

• Utilizar palabras de uso común: evitar el uso exagerado de

tecnicismos.

• Optar por un tamaño y fuente de texto, títulos, color, etc.

Dejar márgenes adecuados.

• Cuidar la presentación: Evitar manchas, errores meca-
nográficos, etc., así como faltas
de ortografía.

Utilizar párrafos cortos y sencillos.

• Seguir un orden de
exposición: Antes de enviar cualquier escrito,
asegurarse de que expresa
realmente lo que se quiere decir.
48 Clasificación de la comunicación escrita

POR EL ÁMBITO

POR EL NÚMERO DE PERSONAS

QUE INTERVIENEN

POR EL SOPORTE UTILIZADO

POR EL MEDIO TECNOLÓGICO

POR EL MEDIO DE TRANSMISIÓN

48 Clasificación de la comunicación escrita

POR EL ÁMBITO ASCENDENTES

VERTICALES
INTERNA DESCENDENTES
HORIZONTALES

DE ENTRADA
EXTERNA
DE SALIDA

POR EL NÚMERO DE PERSONAS QUE INTERVIENEN

INDIVIDUALES

COLECTIVAS

COMUNICACIONES ESCRITAS EN LA EMPRESA

48 Clasificación de la comunicación escrita

POR EL SOPORTE UTILIZADO

DOCUMENTOS: pedidos, contratos, facturas…

CORRESPONDENCIA: cartas, notas internas…

PROPAGANDA: folletos, catálogos…

PRENSA: revistas de empresa, periódicos…

PUBLICACIONES OFICIALES: BOE…

COMUNICACIONES ESCRITAS EN LA EMPRESA

48 Clasificación de la comunicación escrita

POR EL MEDIO TECNOLÓGICO

MANUSCRITOS Escritos a mano

MECANOGRÁFICOS Mediante procesadores de

texto

REPRODUCCIONES Utilizando fotocopiadora,

escáner, etc.

POR EL MEDIO DE TRANSMISIÓN

CORREO ORDINARIO

CORREO ELECTRÓNICO

FAX

COMUNICACIONES ESCRITAS EN LA EMPRESA

48 Documentos y comunicados breves
COMUNICADO
AVISO PARTE DE TRABAJO SALUDA INVITACIÓN
INTERIOR

Realizar diapositivas a partir de este apartado

Documento breve que utilizan
Documento que se utiliza
Comunicado de régimen Documento de régimen las personas con cargo en la
Documento interno que para invitar a otras personas
interno, dirigido a las interno comunicando empresa para comunicar
informa a todos los a un acto público
DEFINICIÓN personas que trabajan en órdenes de obligado alguna noticia de interés
empleados de un hecho (conferencia, entrega de
la empresa (entre cumplimiento al personal de (apertura de nueva sucursal,
de carácter general premios, inauguración, toma
departamentos) una empresa cambio de domicilio social,
de posesión, etc.)
entrega de un premio, etc.)

✓ En 3ª persona
✓ En 3ª persona ✓ Texto breve, claro y
✓ Texto breve, claro y conciso conciso
✓ Márgenes de 2 cm ✓ Papel de calidad con
✓ Encabezamiento: cargo de grosor y tamaño
quien envía el saluda y adecuado al sobre para
✓ Membrete de la
✓ Membrete de la empresa u organismo en el no doblarlo
empresa ✓ Membrete de la empresa
empresa que trabaja ✓ Encabezamiento: nombre
✓ Referencias: De___ ✓ Referencias: De___ A___
CONTENIDO O ✓ AVISO, ANUNCIO,… ✓ Palabra “SALUDA” y apellidos del emisor
A___ ✓ Asunto y texto
FORMATO ✓ Texto ✓ Texto o cuerpo: “a” más el seguido de su cargo en la
✓ Asunto y texto ✓ Fecha
✓ Fecha nombre y apellidos del empresa u organismo
✓ Fecha ✓ Sello y firma
✓ Sello y firma destinatario y el motivo del ✓ Texto o cuerpo: motivo de
✓ Sello y firma
escrito. la invitación incluyendo
✓ Pie: nombre y apellidos del lugar , fecha y hora
remitente, frase de cortesía, ✓ Pie: ciudad, mes y año e
ciudad y fecha información adicional
como petición de
confirmación al acto,…

➢ No tiene asunto,
➢ Tamaño cuartilla saludo ni despedida ➢ Tamaño cuartilla
➢ Tamaño cuartilla
➢ No tiene saludo ni ➢ Se coloca en el ➢ No tiene saludo ni ➢ No tiene sello, firma ni
CARACTERÍSTICAS ➢ No tiene sello, firma ni
despedida tablón de anuncios despedida dirección del destinatario
dirección del destinatario
de la empresa
48 Documentos y comunicados breves

Comunicado interior/Memorándum
48 Documentos y comunicados breves

Aviso
48 Documentos y comunicados breves

Parte de trabajo
48 Documentos y comunicados breves

Invitación
48 Documentos y comunicados breves

Saluda
48 Documentos con fines oficiales

SOLICITUD O INSTANCIA CERTIFICADO

Documento con el que se hace constar la veracidad de un hecho o

situación determinada, de la que existe constancia documental y
Documento que contiene una o varias peticiones dirigidas a la
DEFINICIÓN con el fin de que produzca efectos jurídicos (ejemplos: tiempo
Administración Pública
trabajado en una empresa, ingresos y retenciones de un trabajador,
estudios realizados, etc.)

✓ En 3ª persona
✓ En 3ª persona
✓ Encabezamiento: datos del solicitante (nombre y apellidos, DNI,
✓ Título: contenido del certificado
domicilio, teléfono de contacto, …)
✓ Identificación del emisor: nombre y apellidos, DNI y cargo o
✓ “EXPONE”: motivos o razones de la solicitud. Cuando hay varios
puesto de la persona que certifica
se utilizan párrafos diferentes y numerados
CONTENIDO O ✓ “CERTIFICA”
✓ “SOLICITA”: petición que se realiza
FORMATO ✓ Cuerpo: hechos y situaciones cuya constancia se garantiza.
✓ Relación de documentos que acompañan a la solicitud
Cuando existen varios se utilizan párrafos separados
✓ Notificación del medio y lugar de la contestación de la solicitud
✓ Pie: fórmula de certificación, efectos, lugar y fecha de
✓ Lugar y fecha
emisión (en letra)
✓ Firma
✓ Firma y sello
✓ Órgano al que se dirige la solicitud en mayúsculas

➢ Se presenta en el Registro de Entrada del organismo al que se

➢ Lo expiden personas autorizadas para ello.
dirige
➢ Se entrega original y fotocopia que se sella con la fecha de
CARACTERÍSTICAS ➢ Se entrega original y fotocopia que se sella con la fecha de
entrega y el número de registro, y sirve como justificante
entrega y el número de registro, y sirve como justificante
➢ Papel: DIN-A4
➢ Papel: DIN-A4
48 Documentos con fines oficiales

Solicitud/Instancia
48 Documentos con fines oficiales

Certificado
48 Documentos con fines oficiales

Actividades