Universidad Nacional Tecnológica

UNNATEC

Escuela de Contabilidad
CON-102 Contabilidad II

UNIDAD III

El Efectivo y su Control Interno

Facilitador
Euridis De Dios Francisco
 Índice

El Efectivo y su Control Interno. .......................................................................................................... 1

Control Interno del Efectivo ................................................................................................................ 1

Tipos de Control Interno ..................................................................................................................... 2

Control Interno Preventivo ............................................................................................................. 2

Control interno de detección .......................................................................................................... 3

Control interno correctivo............................................................................................................... 4

Objetivos del Control Interno Empresarial ......................................................................................... 4

Objetivos Operacionales. ................................................................................................................ 4

Objetivos Financieros. ..................................................................................................................... 4

Objetivos de cumplimiento. ............................................................................................................ 4

Cinco Elementos del Control Interno .................................................................................................. 5

Ambiente de Control ....................................................................................................................... 5

Evaluación de Riesgos ..................................................................................................................... 6

Información y Comunicación .......................................................................................................... 7

Actividades de Control .................................................................................................................... 8

Supervisión o Monitoreo................................................................................................................. 9

Fondo de Caja Chica ............................................................................................................................ 9

Conciliaciones Bancarias ................................................................................................................... 10

Beneficios de las Conciliaciones Bancarias ................................................................................... 11

Sobregiros Bancarios ......................................................................................................................... 12

El Efectivo y su Control Interno.
El efectivo es un elemento de balance y forma parte del activo circulante. Es el elemento
más líquido que posee la empresa, es decir, es el dinero. La empresa utiliza este efectivo
para hacer frente a sus obligaciones inmediatas.

El efectivo está formado por:

1. Dinero en curso legal
2. Cuentas corrientes o de ahorro (siendo el titular la empresa)
3. Cheques
4. Tarjetas de Crédito, etc.

el efectivo, es todo ese dinero que una empresa tiene en su posesión y que puede
utilizarse por parte de la empresa para operaciones de carácter corporativo.
El efectivo o disponible es una cuenta del activo que representa los recursos que la
empresa tiene a disposición inmediata, o como se diría popularmente, recursos contantes
y sonantes.
En términos contables, el Efectivo es un activo circulante. Es el activo más líquido, lo cual
significa que se puede convertir en el corto plazo. Sirve para resolver las obligaciones de la
empresa, pues representa el dinero del que puede disponer en un corto periodo de
tiempo. De forma que siempre es importante contar con flujo de efectivo.

Control Interno del Efectivo

Sistema conformado por un conjunto de procedimientos que interrelacionadas entre sí,
tienen por objetivo proteger los activos de la organización.
Consiste en la verificación periódica y sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para
asegurar la corrección en las operaciones.
El objetivo del control de efectivo es salvaguardar los recursos de las empresa contra
fraudes o ineficiencias ya que es el activo más liquido de la empresa, para esto hay que

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tener un buen sistema de control interno para prevenir robos y evitar que los empleados
utilicen dinero de la empresa para uso personal.

1. División del trabajo.

2. Delegación de autoridad.
3. Asignación de responsabilidades.
4. Promoción de personal. eficiente.
5. Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

Tipos de Control Interno

1. Control interno preventivo.

2. Control interno de detección.
3. Control interno correctivo.

Control Interno Preventivo

Este tipo de control interno, como su nombre lo indica, busca prevenir errores o fraudes
dentro de una organización. Sin embargo, un control preventivo debe ir más allá de solo
evaluar las áreas financieras; esta prevención debe tomar en cuenta todos los
departamentos que hacen que la operación diaria funcione.

Entre las ventajas del control interno preventivo se encuentran:

1. Actuar de manera oportuna antes de que un problema se suscite.
2. Controlar la calidad de las operaciones y disminuir los errores.
3. Acelerar acciones correctivas más eficaces.
4. Permite el autocontrol de la organización.
5. Mejora la toma de decisiones estratégicas.
6. Permite detectar posibles errores futuros.

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Para implementar correctamente un control interno preventivo, es necesario establecer la
visión y misión de la empresa, acompañadas de un código de conducta que determine las
normas que todos los colaboradores deben acatar.
De igual forma, en este tipo de control interno se deben desarrollar las divisiones de áreas
y departamentos con sus funciones y responsables correspondientes. La finalidad es que
cada empleado conozca lo que debe hacer y cómo lo tiene que realizar.

Control interno de detección

El control de detección ayuda a descubrir posibles riesgos, errores, omisiones o actos
deliberados que podrían suponer una amenaza para cualquier organización. Son un
complemento del control interno preventivo; es decir, ve aquello que en la primera
evaluación no fue percibido.

Los controles de detección pueden enfocarse en:

1. Supervisión
2. Revisión de registros
3. Auditorías de sistemas
4. Archivos que comprueben la integridad

Algunos de los aspectos que pueden evaluarse para determinar posibles fallas son:
1. Falta de transparencia en transacciones.
2. Registros inadecuados.
3. Inexistencia de políticas y procedimientos internos.
4. Exceso de confianza en colaboradores.
5. Ausencia de códigos de ética y conducta.

Realizar un control interno de detección es importante para descubrir a tiempo cualquier

comportamiento o suceso fuera de lo común que pudiera afectar la productividad y
rentabilidad de una empresa. Además, durante este proceso se pueden tomar más
medidas de prevención para evitar cualquier problema en el futuro.

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Control interno correctivo
El control interno correctivo lleva a cabo las acciones necesarias para revertir un evento
no deseado. En otras palabras, este tipo de control establece las soluciones adecuadas a
aquellos problemas o situaciones que surgieron y fallaron. Además de esto, tiene que
ofrecer nuevas medidas que ayuden a que no vuelva a suceder.
Las auditorías suelen ser un estupendo recurso para apoyar a las empresas a fin de crear
nuevas normas de control interno. Su principal labor será analizar las áreas afectadas de
primera instancia y también el resto para prevenir otros riesgos no detectados
anteriormente.

Objetivos del Control Interno Empresarial

En primer lugar, un control interno se divide en tres tipos de objetivos:

Objetivos Operacionales.
Buscan la eficiencia y eficacia de las operaciones y están relacionados directamente con el
rendimiento y la rentabilidad de la empresa.

Objetivos Financieros.
Mantienen en orden los estados financieros para gozar de equilibrio financiero y buscan
evitar pérdidas, falsificaciones o fraudes.

Objetivos de cumplimiento.
Estos objetivos están enfocados en el tema legal; es decir, al acatamientos de leyes,
normas, disposiciones y regulaciones que la empresa debe cumplir.

En conjunto, cumplen las siguientes funciones:

1. Asegurar la adherencia de las políticas internas establecidas.
2. Promover y asegurar la eficiencia de las operaciones.
3. Asegurar la confiabilidad e integridad de la información generada en la empresa.
4. Proteger adecuadamente los activos y recursos de la compañía.

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 5. Una vez entendidos los objetivos del control interno, demos paso a conocer un
poco más de su estructura y todos aquellos elementos y aspectos vitales que
deben incorporarse para que funcione de manera correcta.

Cinco Elementos del Control Interno

1. Ambiente de control.
2. Evaluación de riesgos.
3. Información y comunicación.
4. Actividades de control.
5. Supervisión o monitoreo.

Ambiente de Control
El ambiente de control es el cimiento del control interno y aporta disciplina, estructura,
entidad, conciencia y acciones de la administración. El buen desarrollo inicial de este
elemento es crucial para que todos los demás puedan ser seguros y confiables. Si el
ambiente de control presenta irregularidades o fallas, entonces todo el resto del control
interno no podrá brindar los resultados deseados.

El ambiente de control se conforma de los siguientes aspectos:

a) Conciencia de control y estilo operativo. La conciencia de control está influida
directamente por las decisiones y acciones de la administración con respecto al
funcionamiento del control interno, los errores informados, la atención a las áreas
y sistemas, las acciones tomadas ante cualquier problemática o presión
presentada. En cuanto al estilo operativo, este se influye por las capacidades,
habilidades y aptitudes de la administración ante las operaciones diarias.

b) Integridad y valores éticos. Con este aspecto se busca evitar cualquier tipo de
conducta inapropiada y se construye con base en las acciones de la administración
y su integridad. Un ejemplo de ello pueden ser los códigos de conducta regulados

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 en muchas empresas para expresar lo que los colaboradores deben cumplir, con el
fin de estar alineados a la visión y valores del negocio.

c) Compromiso con la competencia. Este aspecto determina las medidas que el

personal operativo, administrativo y directivos deben cumplir para realizar su
trabajo con eficacia.

d) Estructura organizacional. La estructura organizacional es el panorama general.

Dentro de ella, se encuentran las áreas, funciones y objetivos a cumplir para el
buen andar de la empresa. Es importante que todo negocio cuente con este
elemento, ya que facilita el conocimiento de los colaboradores líderes, así como las
líneas de comunicación directa entre cada área.

e) Asignación de autoridad y responsabilidad. Además de una estructura

organizacional general de toda la empresa, también se requiere un documento
detallado en el que se destaque la asignación de autoridades y responsables de las
áreas que conforman el negocio. Dentro de este aspecto deben encontrarse
diferentes tipos de políticas empresariales que ayuden a los empleados a saber
cómo, de qué y por qué son responsables de cierta entidad.

f) Políticas y prácticas de recursos humanos. Este elemento, tal como su nombre lo

indica, debe incluir todas las actividades a realizar por parte del departamento de
recursos humanos. Es importante que el control interno establezca las normas de
contratación de personal, así como estrategias de capacitación y retención de
talento humano.

Evaluación de Riesgos
Ninguna empresa está exenta de riesgos, por ello es vital que dentro del control interno se
establezca todo lo necesario para crear un protocolo o matriz de riesgos, donde se

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determinen las acciones, así como los responsables de tomar el liderazgo cuando surja
una situación complicada.

La evaluación de riesgos suele enfocarse en aspectos de cambio importantes:

1. Cambios de entorno operativo
2. Nuevas tecnologías
3. Crecimiento desmedido
4. Nuevos modelos de negocio
5. Producto o actividades
6. Nuevo personal de alto mando
7. Ubicación geográfica de la empresa
8. Nivel de complejidad de las operaciones

Para lograr una evaluación de riesgos efectiva, se debe cumplir con su proceso de
desarrollo: identificación de riesgos, probabilidad de ocurrencia y establecimiento de
controles.

Información y Comunicación
Este elemento consiste en analizar los sistemas de información utilizados por la empresa.
Estos pueden ser desde software hasta personas y procedimientos. El propósito es
comprobar la calidad de la información y comunicación de la empresa, la cual es vital
mantener saludable para una mejor toma de decisiones.
Los sistemas de información deben aportar informes de desempeño, reportes emitidos a
detalle en tiempo oportuno, actualización de sistemas (software), facilidad de acceso y
plan de recuperación de desastres.
En cuanto a los sistemas de información financiera estos deben identificar y registrar
todas las operaciones, cuantificar su valor, determinar periodos y generar reportes
detallados.

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El sistema de comunicación, por su parte, debe contener controles que aseguren la
responsabilidad de cada miembro de la empresa, los mecanismos y canales para reportar
irregularidades, controles de manejo para situaciones inesperadas, controles para la
comunicación con entidades externas, así como las normas y políticas de la empresa tanto
internas como externas.

Actividades de Control
En las actividades de control se establecen los procedimientos a seguir en las operaciones
para el cumplimiento efectivo de objetivos de la empresa; estos pueden ser preventivos,
de detección y correctivos (de los que te hablaremos más adelante) y tienen por función
lograr resultados saludables y eficaces para toda la organización.
Entre estos aspectos se destacan:
a) Buen procesamiento de la información empresarial. Toda la información que entra
y sale de un negocio debe ser confiable. Por ejemplo, el control interno debe
encargarse de que todas las operaciones deben ser reales y estén siendo
contabilizadas y registradas dentro de sus periodos y clasificaciones
correspondientes.
b) Segregación de funciones adecuada. Un control interno también tiene la misión de
determinar una división adecuada de funciones para que todos aquellos
empleados y colaboradores se desenvuelvan en las áreas y actividades
correspondientes a su experiencia. El fin es evitar errores o irregularidades.
c) Responsabilidad de activos. Otro de los objetivos del control interno es asegurar el
acceso de activos solo a personas autorizadas.
d) Verificación del control interno. En la gestión empresarial, conforme una empresa
va creciendo, es necesario crear nuevas regulaciones o mejoras al mismo control
interno para que ninguna norma establecida pierda efectividad. Algunas tendrán
que dejar de aplicarse y otras más deberán ser expuestas y analizadas para
considerar si son funcionales o no en la actualidad. Este análisis del control interno
debe realizarse periódicamente.

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Supervisión o Monitoreo
El seguimiento es pieza clave para el buen funcionamiento del control interno
empresarial. Este se encarga de asegurar que todas las operaciones se realicen
adecuadamente y los objetivos estén cumpliéndose en tiempo y forma. En caso contrario,
este constante monitoreo les brinda a las empresas la oportunidad de hacer mejoras
oportunas.
Esta supervisión se da por medio de evaluaciones periódicas realizadas por los directivos.
Dentro de este chequeo regular, también se pueden (o deben) tomar en cuenta aspectos
externos como la evaluación de un auditor o consultora, comentarios de terceros o las
mismas quejas de los clientes.

Fondo de Caja Chica

La caja chica es una cantidad de dinero que utilizan las empresas cuando tienen que hacer
frente gastos imprevistos o de emergencia que no están programados en el presupuesto
de la organización. Suelen ser gastos de pequeña cantidad y que, por tanto, pueden ser
satisfechos en efectivo. Permite resolver estas partidas de forma ágil, evitando
complejidades contables mayores.
El objetivo de la caja chica es que las empresas dispongan de liquidez ante gastos
imprevistos, sin que sea necesaria la aprobación, por parte de los responsables de la
organización, de satisfacer estos pagos. No obstante, todo gasto debe estar justificado y,
por tanto, serán necesarios cheques o justificantes que avalen el abono de estas
cantidades.
Contar con este recurso proporciona algunas ventajas para la gestión del día a día de las
organizaciones, Entre ellas
1. Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata
2. Enfrentar gastos imprevistos del negocio
3. Comprobar y justificar el manejo de efectivo
4. Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto

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Aunque cada organización es libre de decidir qué asuntos pueden abonarse o no con este
recurso, algunos de sus usos más tradicionales son:

1. Dietas y Viajes: Cuando un empleado debe realizar un viaje relacionado con su

actividad laboral, suele incurrir en algunos gastos que se pueden abonar con este
dinero en efectivo, tras la presentación de los correspondientes justificantes.
También se puede pedir por adelantado y, a la vuelta, realizar los correspondientes
ajustes, devolviendo aquel dinero que no se haya usado, en tal caso
2. Materiales de Oficina: Aunque generalmente los departamentos de
administración suelen hacer grandes pedidos con todo el material de oficina
necesario, pueden realizarse pequeños gastos en material no previsto (como un
papel especial).
3. Botiquín: Las empresas deben, dentro de su política de prevención de riesgos
laborales, tener un pequeño botiquín con el material necesario para atender
determinadas urgencias. La reposición de este puede hacerse con la caja chica.
4. Reparaciones: Para cuando sea necesario realizar mantenimiento de las
instalaciones o de alguna maquinaria necesaria para el funcionamiento de la
organización.

Conciliaciones Bancarias
La conciliación bancaria es la comparación que se hace entre los apuntes contables que
lleva una empresa de sus cuentas bancarias y los ajustes que realiza el propio banco sobre
esas cuentas.
La conciliación bancaria consiste en comprobar los registros de los libros contables de la
empresa con los extractos de las cuentas corrientes para detectar posibles diferencias y
realizar las correcciones o ajustes que sean necesarios. A través de esta operación,
verificas que la cuenta bancaria refleja fielmente lo que ocurre en las cuentas de tu
empresa.

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Beneficios de las Conciliaciones Bancarias
1. Mayor control de los recursos económicos. La conciliación bancaria te permitirá
comprobar la veracidad de la información contable, de manera que podrás tener
una imagen exacta de la situación económica de tu pyme. Tener la contabilidad al
día y conocer tu saldo te ayudará a distribuir de manera más eficiente los recursos
con los que cuentas para propiciar un crecimiento sostenido y viable a lo largo del
tiempo.
2. Detectar los errores contables. La conciliación bancaria evita sorpresas
desagradables en la contabilidad de tu pyme. Te permitirá detectar errores en las
entradas de los libros de contabilidad, cheques girados que no han sido cobrados,
consignaciones registradas en los libros que el banco aún no ha abonado o, al
contrario, notas de débito o crédito que el banco ha cargado o abonado, pero que
todavía no has registrado en tus libros.
3. Comprobar los pagos y cobros. Si tienes un volumen de negocio considerable, la
conciliación bancaria se convertirá en la mejor herramienta para comprobar las
transacciones que ha hecho tu pyme. Podrás tener claro a qué proveedores has
pagado y mantenerte al día con los cobros, sabiendo la fecha de los vencimientos
para reclamar a los clientes el pago de las facturas no abonadas.
4. Prevenir pérdidas. La conciliación bancaria es vital para evitar pérdidas en el
negocio. Este procedimiento no solo te permitirá detectar las facturas no cobradas,
sino también posibles cargos erróneos. Además, te ayudará a detectar lo que no
está funcionando, aquellas áreas que están generando pérdidas económicas, para
que puedas replanteártelas.
5. Facilitar la toma de decisiones. Cuanta más información poseas sobre el estado
financiero de tu pyme, mejores decisiones podrás tomar. La conciliación de la
cuenta bancaria te permitirá tomar decisiones estratégicas, basándote en datos
fiables y actualizados, para que puedas potenciar las áreas más exitosas y
rediseñar aquellas que no están dando los beneficios esperados.

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 6. Mayor seguridad ante una inspección. La conciliación bancaria no es obligatoria,
pero tendrás que hacerla para presentar los impuestos trimestrales y tus cuentas
anuales. Además, tener la contabilidad al día y las cuentas cuadradas te hará
sentirte más seguro, sobre todo de cara a una inspección, pues ya habrás
detectado y corregido los errores o desajustes. Así, no tendrás problemas fiscales y
evitarás sanciones económicas.

Sobregiros Bancarios
Un sobregiro bancario es una operación de abono que realiza una entidad bancaria para
cubrir pagos contraídos por un titular de una cuenta bancaria que no dispone de saldo
suficiente para los mismos en un momento determinado.
La realización de un sobregiro bancario es habitual en situaciones en las que un individuo
o una empresa en particular no cuenta con fondos suficientes para afrontar un pago
contraído.
Los sobregiros en una cuenta corriente bancaria corresponden a todos aquellos giros
efectuados en la cuenta sin que existan fondos disponibles, constituyendo, por lo tanto,
créditos que el banco librado concede al comitente.
Un sobregiro es un saldo negativo en su cuenta. Un sobregiro se produce cuando usted
gasta más dinero del que tiene disponible en su cuenta de cheques y el banco igualmente
paga su transacción.

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