Documento Soporte de

Pago de Nómina Electrónica

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Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

¿Qué es? ¿Quiénes son los obligados?

El documento Soporte de Pago de Nómina Este documento, de conformidad con el artículo
Electrónica es el soporte de los costos y 4° de la Resolución No. 13 de 2021, deberá ser
deducciones en el impuesto sobre la renta y generado por los contribuyentes del impuesto
complementarios e impuestos descontables del sobre la renta, que realicen pagos o abonos en
IVA – cuando aplique – derivado de los pagos o cuenta originados en una relación laboral o legal
abonos en cuenta relacionados con los pagos y reglamentaria y que requieran soportar los
de nómina que se desprenden de una relación costos y deducciones en el impuesto sobre la
laboral o legal y reglamentaria. renta. En palabras del artículo:

En ese sentido, este documento deberá contar “Artículo 4. Sujetos obligados a generar y
con las siguientes características: trasmitir para validación, el documento
soporte de pago de nómina electrónica y
a. Deberá contener la información las notas de ajuste del documento soporte
relacionada con los valores devengados, de pago de nómina electrónica. Los
es decir, los conceptos que constituyen sujetos obligados a generar y transmitir
ingresos de nómina para el beneficiario para validación el documento soporte
del pago, y los valores deducidos, esto de pago de nómina y las notas de ajuste
es, los conceptos que se detraen de los del citado documento, son aquellos
valores devengados de nómina por parte contribuyentes del impuesto sobre la renta
del beneficiario del pago. y complementarios, que realizan pagos
o abonos en cuenta que se derivan de
b. El artículo 4° de la Resolución No. 13 una vinculación, por una relación laboral
de 2021 dispone que están obligados o legal y reglamentaria y por pagos a
a generar el documento soporte para los pensionados a cargo del empleador,
el pago de la nómina electrónica los que requieran soportar los costos y
contribuyentes del impuesto sobre la deducciones en el impuesto sobre la renta y
renta y complementarios, que realizan complementarios e impuestos descontables
pagos o abonos en cuenta que se derivan en el Impuesto sobre las Ventas -IVA,
de una vinculación, por una relación cuando aplique”
laboral o legal y reglamentaria.
Por lo tanto, la obligación de expedir el
c. Adicionalmente, es importante documento soporte de nómina electrónica está
mencionar que la finalidad de la supeditada a tres condiciones necesarias:
nómina electrónica es la de soportar
las deducciones para efectos del Tener la calidad de contribuyente del
impuesto sobre la renta, en aplicación impuesto sobre la renta.
a lo establecido en el artículo 771-2 del
Estatuto Tributario. Realizar pagos laborales o a pensionados.

d. Lo anterior implica que el documento Necesidad de soportar los costos y

no puede equipararse con un deducciones en el impuesto sobre la renta
desprendible de nómina, ni tampoco e impuestos descontables en el Impuesto
constituye un soporte de los ingresos del sobre las Ventas.
trabajador.
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Requisitos soporte de pago de nómina electrónica y las
notas de ajuste del documento soporte de
Mediante la expedición de la Resolución 13 de pago de nómina electrónica.
2021, se reglamentó la generación y transmisión
del Documento Soporte para el Pago de Nómina 6. Contenido y valores de los conceptos
Electrónica como el soporte de los costos y que corresponden al valor devengado de
deducciones en el Impuesto sobre la renta nómina; conforme a lo establecido en el
derivados de los pagos o abonos en cuenta «Anexo técnico documento soporte de pago
originados de una relación laboral o legal y de NÓMINA ELECTRÓNICA».
reglamentaria, y de los pagos efectuados a los
pensionados a cargo del empleador. 7. Contenido y valores de los conceptos
que corresponden a los valores deducidos
Según lo estipulado en el artículo 5° de la de nómina; conforme a lo establecido en el
Resolución 013 el contenido que corresponde «Anexo técnico documento soporte de pago
al documento soporte de pago de nómina de NÓMINA ELECTRÓNICA».
electrónica son los siguientes:
8. El valor total diferencia, que corresponde
1. Estar denominado expresamente como a la diferencia del valor total devengado de
documento soporte de pago de nómina nómina menos el valor total deducido de
electrónica. nómina.

2. Apellidos y nombre o razón social y 9. El contenido del «Anexo técnico

Número de Identificación Tributaria - NIT del documento soporte de pago de NÓMINA
sujeto obligados a generar y trasmitir para ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20
validación, el documento soporte de pago de la Resolución 013 de 2021.
de nómina electrónica y las notas de ajuste
del documento soporte de pago de nómina 10. El medio de pago, que el sujeto obligado
electrónica. a generar y trasmitir para validación, el
documento soporte de pago de nómina
3. Apellidos y nombre(s) y Número de electrónica y las notas de ajuste del
Identificación del beneficiario del pago. documento soporte de pago de nómina
electrónica, utiliza para hacer la entrega
4. El código único de documento soporte de de la contraprestación económica de los
pago de nómina electrónica- CUNE. servicios prestados por el beneficiario
del pago, conforme a lo establecido en el
5. Llevar un número que corresponda a un «Anexo técnico documento soporte de pago
sistema interno de numeración consecutiva, NÓMINA ELECTRÓNICA»
asignado por el sujeto obligados a generar
y trasmitir para validación, el documento 11. Fecha y hora de generación.

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 12. La firma digital del sujeto obligados en sus numerales 18 y 19, puesto que sobre
a generar y trasmitir para validación, el estos recaen las cifras relevantes a incluir en el
documento soporte de pago de nómina reporte de nómina electrónica:
electrónica y las notas de ajuste del
documento soporte de pago de nómina
electrónica, de acuerdo con las normas
vigentes y la política de firma establecida
por la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Valor devengado de nómina
Nacionales -DIAN, al momento de la
generación como elemento para garantizar Son los conceptos que constituyen
autenticidad, integridad y no repudio del ingresos de nómina para el
documento de nómina electrónica. beneficiario del pago que hacen
parte integral del documento
13. Apellidos y nombre o razón social y soporte de pago de nómina
Número de Identificación Tributaria -NIT, del electrónica y de las notas de ajuste
proveedor de soluciones tecnológicas, y la del mencionado documento,
identificación del software. conforme a lo indicado en el «Anexo
técnico documento soporte de pago
de NÓMINA ELECTRÓNICA».
¿Cada cuánto y cuándo debe
generarse y transmitirse?
De forma mensual, independientemente
de la periodicidad con la cual el sujeto
obligado realice los pagos de nómina.
Valor deducido de nómina

El sujeto obligado deberá acumular la Son los conceptos que se detraen

información con los valores devengados, de los valores devengados de
deducidos de nómina y el valor total de la nómina por parte del beneficiario
diferencia. del pago y que hacen parte integral
del documento soporte de pago de
Primeros 10 dias de cada mes, atendiendo nómina electrónica y de las notas de
a las fechas del calendario establecido. ajuste del mencionado documento
conforme a lo indicado en el «Anexo
técnico documento soporte de pago
¿Qué información debe reportarse? de NÓMINA ELECTRÓNICA»
Se hace importante traer a colación los
conceptos de devengo y deducción contenidos
en el artículo 1° de la Resolución 013 de 2021,

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Ahora bien, como ejemplo de los valores • Oficio No. 253 [912416] del 6 de octubre de
devengados de nómina tenemos: 2021 del cual destacamos lo siguiente:

Salarios.
En consecuencia, la generación del
Horas extras. documento soporte de pago de nómina
electrónica frente al concepto de cesantías
Bonificaciones. deberá efectuarse teniendo en cuenta el
concepto de abono en cuenta derivado
Comisiones.
del principio de devengo, esto es, la
Dotación. realización del respectivo gasto deducible
que pretenda imputarse el sujeto obligado.
Alimentación. Lo anterior, siempre y cuando el pago al
trabajador no ocurra primero.
Hospedaje.

Prestaciones sociales. • Oficio No. 08 [900657] del 31 de enero de

2022 del cual destacamos lo siguiente:
Cualquier otro pago y/o beneficio laboral
que constituya retribución que en virtud
de la relación laboral. Ahora, tratándose de los valores a incluir
en los documentos soporte de pago de
Como ejemplo de los valores deducido de nómina electrónica por conceptos cuyo
nómina tenemos: reconocimiento es anual o por un tiempo
Pagos por aportes a salud. determinado laborado, tales como las
prestaciones sociales, entre otros, toda
Pagos por aportes a pensión y FSP. vez que la finalidad del documento
Libranzas. electrónico es constituir el soporte de
costos y deducciones en el impuesto sobre
Aportes AFC. la renta y complementarios e impuestos
Aportes a Pensiones voluntarias. descontables en el impuesto sobre las
ventas -IVA de los pagos o abonos en
Embargos por demandas de alimentación. cuenta que se desprenden de una relación
laboral o legal y reglamentaria, así como
Cualquier otro descuento al que haya lugar y
por los pagos a pensionados a cargo del
que este autorizado por el colaborador.
empleador, los citados valores deberán
Para tener en cuenta incluirse por el total reconocido (por
pago o abono en cuenta, lo que suceda
Respecto del reporte de prestaciones sociales y primero), en el período gravable que se
de la dotación, la Unidad Administrativa Especial pretendan imputar”. (Subrayado y negrilla
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales fuera de texto).
-DIAN, se ha pronunciado indicando lo siguiente:

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 • Oficio No. 213 [901476] del 17 de febrero de
2022 del cual destacamos lo siguiente:

En consecuencia, tratándose del concepto

de vacaciones o cualquier otro que
haga parte de la retribución que efectúa
el empleador al trabajador y que se
desprenda de la relación laboral o legal
y reglamentaria, dichos valores deberán
incluirse en la generación del documento
electrónico objeto de estudio respecto
de cada trabajador de acuerdo con el
momento del pago o abono en cuenta, lo
que suceda primero, y conforme con las
calidades de cada sujeto obligado.

• Oficio No. 1046 [906441] del 22 de agosto de

2022 del cual destacamos lo siguiente:

(…) los elementos que no se entregan

directamente a los trabajadores debido
a que se ponen a disposición de todo el
personal contratado por los empleadores,
es posible concluir que dichas erogaciones
no se enmarcan propiamente en el
concepto de pago o abono en cuenta
relacionados con la nómina, que se
desprenden de una relación laboral o legal
y reglamentaria que mantiene el sujeto
obligado con el trabajador.

(…) la normativa que rige este documento

electrónico “no diferencia la modalidad
en la que se efectúa dicho pago o abono
en cuenta por parte del empleador al
trabajador, sino que se funda en el objeto
del pago mismo y, toda vez que la finalidad
del documento soporte no es otra más
que soportar en debida forma el costo,
deducción (…), según corresponda, deberá
el empleador incluir en el concepto de
valores devengados por el trabajador
todos los pagos o abonos en cuenta que
en virtud de la relación laboral, legal o
reglamentaria efectuó al trabajador, sin
importar si estos fueron dados en dinero o

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 en especie. En consecuencia, prestaciones b. Cesantías. En relación con las cesantías, la
como la alimentación, hospedaje y Administración Tributaria ha considerado que este
dotación que se acuerden en especie con concepto debe reportarse teniendo en cuenta
el trabajador y que hagan parte de la el concepto de abono en cuenta derivado del
retribución que se efectúa en virtud de la principio de devengo.
relación laboral, legal y reglamentaria que
ostenta el empleador con el trabajador Así las cosas, en nuestro criterio y de conformidad
deberán ser incluidos en el documento con la Administración Tributaria, las cesantías y los
soporte de pago de nómina electrónica a intereses sobre las cesantías se deben incluir en
efectos de que el empleador, en calidad de el momento en que el gasto sea devengado por
contribuyente del impuesto sobre la renta, el empleador, es decir, a 31 de diciembre de cada
pueda tomarse el costo o deducción a que año por lo que el valor de las cesantías deberá ser
haya lugar”. reportado en el Documento Soporte de diciembre,
momento en el que se causan como costo para
Así las cosas, la generación del documento la compañía, y no en el momento en que se
soporte de pago de nómina electrónica frente consignen al fondo o se paguen al trabajador.
al concepto de prestaciones sociales deberá
efectuarse teniendo en cuenta el concepto c. Dotación. Finalmente, en este caso, la
de abono en cuenta derivado del principio de Administración Tributaria en el Oficio 1268
devengo, esto es, la realización del respectivo [908125] del 12 de agosto de 2021 indicó que
gasto deducible que pretenda imputarse el prestaciones como la alimentación, hospedaje
sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el y dotación que se acuerden en especie con el
pago al trabajador no ocurra primero. Es decir, trabajador y que hagan parte de la retribución que
si se llega a ejecutar un pago correspondiente se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y
a prestaciones sociales en cualquier otra fecha reglamentaria que ostenta el empleador con el
de corte intermedio diferente a los periodos trabajador deberán ser incluidos en el documento
de cierre contable, se deberán informar en ese soporte de pago de nómina electrónica.
mismo periodo.
Notas de ajuste del documento soporte
de pago de nómina electrónica
Con base en lo anterior, es importante indicar que:
Son documentos electrónicos que constituyen
a. Vacaciones. De acuerdo con la jurisprudencia
el medio por el cual se realizan ajustes al
del Consejo de Estado , las vacaciones se causan
documento soporte de pago de nómina
en cabeza del trabajador en el periodo de un año
electrónica, por errores aritméticos o de
por lo que las sociedades pueden llevar como
contenido, y que el sujeto obligado deberá
deducción por vacaciones en un período gravable:
ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones,
i) las causadas en esa vigencia y, ii) el ajuste que
términos, mecanismos técnicos y tecnológicos
surge por la diferencia del valor de las vacaciones
que para el efecto señale la Unidad
causadas en períodos anteriores y el pagado por
Administrativa Especial Dirección de Impuestos
estas en ese período.
y Aduanas Nacionales -DIAN.
Con base en lo anterior, la Administración Tributaria
Las notas de ajuste al documento soporte
ha indicado que las vacaciones deberán incluirse
de pago de nómina electrónica, serán el
en la generación del documento electrónico objeto
mecanismo para reemplazar el documento
de estudio respecto de cada trabajador de acuerdo
soporte de pago de nómina electrónica, y/o
con el momento del pago o abono en cuenta, lo
una nota de ajuste, para los casos en que este
que suceda primero, y conforme con las calidades
último requiera uno o más cambios, caso en
de cada sujeto obligado.
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el cual el número del documento de nómina 5. Contenido y valores de los conceptos
electrónica reemplazada no podrá ser utilizado que corresponden a los valores deducidos
nuevamente. de nómina; conforme a lo establecido en el
«Anexo técnico documento soporte de pago de
Las notas de ajuste no están sujetas al término NÓMINA ELECTRÓNICA».
de los 10 días del mes del respectivo pago o
abono en cuenta, por lo que una vez se conozca 6. El valor total diferencia, que corresponde
el error, esta se debe generar dentro de los 10 a la diferencia del valor total devengado de
días hábiles siguientes del mes que se advierte nómina menos el valor total deducido de
el error; teniendo en cuenta que lo importante, nómina.
es que al momento de presentar la declaración
del impuesto sobre la renta y complementarios 7. El código único de la nota de ajuste del
deberá el contribuyente contar con los documento soporte de pago Electrónico -
documentos soporte de los costos, deducciones CUNE.
e impuestos descontables que se pretendan
imputar en la referida declaración presentada 8. El tipo de nota de ajuste según
ante la Administración Tributaria. corresponda.

De conformidad con el artículo 17 de la 9. La fecha y hora de generación.

Resolución 13 de 2021, la nota de ajuste debe
contener, entre otras cosas: 10. Los apellidos y nombre o razón social y
Número de Identificación Tributaria -NIT del
1. Estar denominada expresamente como sujeto que genera y transmite el documento
nota de ajuste del documento soporte soporte de pago de nómina electrónica.
de pago de nómina electrónica, según
corresponda. 11. Los apellidos y nombre o razón social y
Número de Identificación del beneficiario del
2. Llevar un número que corresponda a un pago.
sistema de numeración consecutivo interno
de quien la genera. 12. La firma digital del sujeto obligado que
genera y transmite el documento soporte de
3. El número, la fecha utilizada para la pago de nómina electrónica, de acuerdo con
generación del código único de documento las normas vigentes y con la política de firma
soporte de pago electrónico -CUNE del establecida por la Unidad Administrativa
documento soporte de pago de nómina Especial Dirección de Impuestos y Aduanas
electrónica, al cual hace referencia la nota de Nacionales -DIAN, al momento de la
ajuste según el caso. generación como elemento para garantizar
autenticidad, integridad y no repudio del
4. Contenido y valores de los conceptos que documento de nómina electrónica.
corresponden al valor devengado de nómina;
13. El código único de documento soporte
conforme a lo establecido en el «Anexo
de pago de nómina electrónico -CUNE, del
técnico documento soporte de pago de
documento de nómina electrónica que se
NÓMINA ELECTRÓNICA».
reemplaza.
Sanciones relacionadas con la nómina
electrónica- Vigencia del art. 616-1 E.T. Parágrafo transitorio. Mientras se expide la
reglamentación del sistema de facturación
La Unidad Administrativa Especial Dirección aplicarán las disposiciones que regulan la
de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en materia antes de la entrada en vigor de la
Oficio 494 [914809] del 03 de diciembre de presente ley.
2021, realizó el análisis de vigencia del régimen
sancionatorio de los documentos electrónicos • Por lo anterior, hasta tanto no se reglamente,
del sistema de facturación contenido en la norma que resulta aplicable es la Resolución
el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, DIAN No. 013 expedida el 11 de febrero de 2021
concluyendo lo siguiente: (antes de la ley de inversión social).

• La Ley de Inversión Social 2155 fue expedida • De acuerdo con esta Resolución, la única
el 14 de septiembre de 2021, esta modificó consecuencia jurídica que se establece en
el art. 616-1 del Estatuto Tributario (“E.T.”) relación con el incumplimiento en la generación
introduciendo en el inciso 3º el régimen y transmisión del documento soporte de pago
sancionatorio aplicable a los documentos de nómina electrónica -y sus notas de ajuste-
electrónicos dentro de los que se cuenta la es que no existirá soporte válido para deducir
nómina electrónica: costos y deducciones en el impuesto sobre la
renta ni para tomar impuestos descontables
Artículo 616-1. Sistema de facturación (…) en IVA, es decir, las sumas asociadas a estas
Salvo que exista una sanción específica, erogaciones no serán deducibles.
la no transmisión en debida forma de los
documentos del sistema de facturación • De esta forma tenemos entonces que,
dará lugar a la sanción establecida en el mientras la Resolución DIAN No. 13 de 2021
artículo 651 del Estatuto Tributario. La continue en vigor porque no se reglamente el
expedición de los documentos que hacen artículo 616-1 del Estatuto Tributario, no hay
parte del sistema de facturación sin los ninguna norma de carácter especial en materia
requisitos establecidos dará lugar a la tributaria que establezca una sanción por la
sanción establecida en el artículo 652 no implementación, expedición errónea ni
del Estatuto Tributario y la no expedición por otras conductas sancionables en relación
de los documentos que hacen parte del con el documento soporte de pago de nómina
sistema de facturación dará lugar a la electrónica y de sus notas de ajuste.
sanción prevista en el artículo 652-1 del
Estatuto Tributario. (…) • Resultando entonces que por ahora y, se
reitera, hasta que se expida la reglamentación
del artículo 616-1 del Estatuto Tributario,
• Según el parágrafo transitorio de esta los contribuyentes no serán objeto de las
norma, mientras se expide la reglamentación sanciones contenidas en el inc. 3º del artículo
del sistema de facturación aplicarán las 616-1 del Estatuto Tributario en relación con
disposiciones que regulan la materia antes de la el documento soporte de nómina electrónica y
entrada en vigor de la ley: sus notas de ajuste.

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Consideramos que nuestra opinión tiene soporte legal para ser debatida ante las autoridades administrativas o jurisdiccionales.

Este concepto no compromete la responsabilidad de JIMENEZ HIGUITA RODRIGUEZ & ASOCIADOS S.A.S.,
y no es de obligatorio cumplimiento o ejecución. Cualquier determinación frente al particular es una decisión autónoma
del cliente y/o cualquiera de sus subordinadas o asociadas y nada tiene que ver con lo conceptuado en el
presente escrito. JIMENEZ HIGUITA RODRIGUEZ & ASOCIADOS S.A.S., no asume ninguna responsabilidad por multas,
sanciones, condenas o investigaciones que puedan surgir de la aplicación del contenido de la presente opinión.

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