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Unidad Informática de Doctrina

Area del Derecho OFICIO 912416 - int 253 DE 2021 OCTUBRE 6

Tributario
Banco de Datos Consultar Documento Jurídico
Procedimiento Tributario

Problema Jurídico
Tesis Jurídica
Descriptores
Documento soporte de nómina electrónica
Fuentes Formales
DECRETO 1625 DE 2016 ART 1.2.1.18.67.
RESOLUCIÓN 000013 DE 2021
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 0624 DE 1989 ART. 21-1
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 0624 DE 1989 ART. 105
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 0624 DE 1989 ART. 109
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 0624 DE 1989 ART. 110
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 624 DE 1989 ART. 616-1.

Extracto
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las
consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias,
aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones
descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las
decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria realiza una serie de preguntas relacionadas con el
documento soporte de pago de nómina electrónica, sus notas de ajuste y su Anexo técnico, las cuales serán
contestadas teniendo en cuenta la competencia funcional de esta Subdirección.

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

1. Generalidades del documento soporte de nómina electrónica

El documento soporte de pago de nómina electrónica fue creado por la Resolución DIAN No. 000013 de 2021
en uso de la facultad dispuesta en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, norma regulatoria que en el
numeral 10 del artículo 1 define al citado documento como:
“10. Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento
electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la
renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA,
cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina,
que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto
por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total
diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la
Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de
manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el
sujeto obligado”. (Resaltado fuera de texto).
En virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como un documento soporte
de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de los pagos que se realizan en virtud de
una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.

Así mismo, los numerales 18 y 19 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 establecen sobre
el valor devengado y deducido de nómina lo siguiente:
“18. Valor devengado de nómina: Son los conceptos que constituyen ingresos de
nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de
pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme
a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA
 ELECTRÓNICA».

19. Valor deducido de nómina: Son los conceptos que se detraen de los valores
devengados de nómina por parte del beneficiario del pago y que hacen parte integral del
documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado
documento conforme a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de
NÓMINA ELECTRÓNICA»”. (Subrayado fuera de texto).
Nótese que el soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina, menos
aún, constituye soporte de ingresos para el trabajador, toda vez que su finalidad es soportar el costo,
deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios).
En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo,
deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte.
2. Remisión de doctrina vigente
Respecto a los interrogantes 1, 2, 4, 5 y 8 planteados en este radicado, relacionados con la forma de
reportar y presentar en el documento soporte de pago de nómina electrónica por conceptos tales como la
dotación de los trabajadores, los pagos a medicina prepagada y los pagos de alimentación, entre otros; este
Despacho le informa que el Oficio No. 908125 del 12 de agosto de 2021 atiende de manera general las
inquietudes planteadas en la consulta objeto de estudio, el cual se remite para su conocimiento.
3. Tratamiento del auxilio de censantías en el documento soporte de pago de nómina
electrónica.

Ahora bien, en relación con su interrogante No. 3 que versa sobre el auxilio de las cesantías, se reitera que
frente al documento soporte de pago de nómina electrónica, el mismo tiene como finalidad soportar el costo,
deducción e impuestos descontables.
A su vez, este se origina entre otros, por los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se
desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados
de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia de los mismos (Artículo 2 de la
Resolución DIAN No. 000013 de 2021).

Nótese que la norma establece que el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera en razón
a: (i) los pagos; (ii) abonos en cuenta. Dicha diferenciación tiene su fundamento en el concepto de devengo,
el cual a efectos del impuesto sobre la renta y complementarios debe entenderse de acuerdo a lo dispuesto
en el artículo 21-1 del Estatuto Tributario que expresa:
(…) “para la determinación del impuesto sobre la renta y complementarios, en el valor de
los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos, los sujetos pasivos de este
impuesto obligados a llevar contabilidad aplicarán los sistemas de reconocimientos y
medición, de conformidad con los marcos técnicos normativos contables vigentes
en Colombia, cuando la ley tributaria remita expresamente a ellas y en los casos en que
esta no regule la materia. (…)”. (Negrilla fuera de texto).

A su vez, el parágrafo 1° de la norma en comento señala:

“PARÁGRAFO 1o. Los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos deberán
tener en cuenta la base contable de acumulación o devengo, la cual describe los
efectos de las transacciones y otros sucesos y circunstancias sobre los recursos
económicos y los derechos de los acreedores de la entidad que informa en los períodos en
que esos efectos tienen lugar, incluso si los cobros y pagos resultantes se producen en un
período diferente.

Cuando se utiliza la base contable de acumulación o devengo, una entidad reconocerá

partidas como activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos, cuando satisfagan
las definiciones y los criterios de reconocimiento previstos para tales elementos,
de acuerdo con los marcos técnicos normativos contables que le sean aplicables
al obligado a llevar contabilidad”. (Negrilla fuera de texto).

Ahora bien, mediante Oficio No. 006012 del 17 de marzo de 2017, esta Subdirección explicó:
“(…) es pertinente recordar el concepto de `devengo´ según bien lo explica la exposición
de motivos presentada por el Gobierno nacional al proyecto de ley que se convirtió en la
No. 1819 de 2016.

(...) La normativa tributaria del Impuesto al Renta y Complementarios ha mantenido el

concepto de `causación´ para la realización del ingreso, mediante el cual, se entiende
causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho
efectivo el cobro.

No obstante, considerando que la normativa tributaria toma como referencia a los

 ingresos que un contribuyente registra en su contabilidad financiera en las
normas financieras el concepto de `causación´ es inexistente. El concepto
actualmente vigente para el registro contable de un ingreso es la `base de
acumulación´ o `devengo´.

De acuerdo con la NIC 1 – Presentación de Estados Financieros o la Sección de las NIIF

Completas (o la Sección 2 en la NIIF De acuerdo con la NIC 1 – Presentación de Estados
Financieros o la Sección de las NIIF Completas (o la Sección 2 en la NIIF para las PYMES),
cuando se utiliza la base contable de acumulación (devengo), una entidad reconocerá
partidas como activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos (los elementos de los
estados financieros),cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento
previstos para tales elementos.(...)”. (Negrilla fuera de texto).

Por su parte, respecto al tratamiento de las cesantías los artículos 109 y 110 del Estatuto Tributario,
disponen:
“ARTICULO 109. DEDUCCIÓN DE CESANTIAS PAGADAS. Son deducibles las cesantías
efectivamente pagadas, siempre que no se trate de las consolidadas y deducidas en años o
períodos gravables anteriores.”
“ARTICULO 110. DEDUCCIÓN DE CESANTIAS CONSOLIDADA. Los contribuyentes que
lleven libros de contabilidad por el sistema de causación, deducen las cesantías
consolidadas que dentro del año o período gravable se hayan causado y reconocido
irrevocablemente en favor de los trabajadores.”
Por su parte, respecto a la naturaleza tributaria de los intereses sobre las cesantías, el artículo 1.2.1.18.67.
del Decreto 1625 de 2016, establece que: “para efectos de lo previsto en el artículo 29 de la Ley 75 de 1986
(hoy artículo 81 del Estatuto Tributario), se considera como un gasto laboral y no como un gasto financiero,
el valor de los intereses sobre cesantías que deban reconocer los empleadores a sus trabajadores. En
consecuencia, tales intereses podrán ser deducidos en su totalidad de la renta del contribuyente, siempre
que cumplan los demás requisitos que para su aceptación exigen las normas vigentes”.

Por otra parte, el literal c) del numeral 1 del artículo 105 del Estatuto Tributario, establece “(…) los pasivos
laborales en donde no se encuentre consolidada la obligación laboral en cabeza del trabajador, solo serán
deducibles en el momento en que surja la obligación de efectuar el respectivo desembolso con un monto y
fecha ciertos (…)”, es decir, esta disposición, en armonía con las indicadas anteriormente, establecen el
momento en que es aceptado fiscalmente la deducción por cesantías.

En consecuencia, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de
cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de
devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo
anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero.

Así las cosas, el reporte de las cesantías deberá efectuarse atendiendo al concepto de devengo, en todo
caso, será el sujeto obligado el que deberá determinar el periodo en el que se realiza dicho gasto para
proceder con la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina
electrónica.

Para finalizar, respecto a la forma de reportar los conceptos de cesantías, el Anexo técnico del documento
soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 dispone los campos NIE 119 a 122, dentro de los cuales
el sujeto obligado deberá determinar la información a incluir en cada uno de ellos, de acuerdo con su
descripción.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en
general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet
www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año
2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina
Dirección de Gestión Jurídica”.