DIPLOMADO EN

ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

Subdirección de Proyección Institucional -ESAP-

 DIPLOMADO EN

ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL

Escuela Superior de Administración Pública

ESAP.

Unidad didáctica
Marco de referencia de la

Autor
Javier Augusto Mayor Forero

Equipo de producción de la Dirección

de Capacitación-ESAP.
Corrección de estilo, acompañamiento
pedagógico, diseño instruccional,
diseño gráfico y virtualización.

Fecha última revisión

Febrero 2023

citados y presentados en este curso sean verídicos y que correspondan; sin embargo, y
debido a la naturaleza dinámica de internet, ESAP - CMA no puede responsabilizarse por
el correcto y adecuado funcionamiento de los mismos.

Las imágenes de este documento han sido compradas a través de: https://es.123rf.com/
 DIPLOMADO EN

ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

CONTENIDO
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 4
Competencia 5

TEMA 1 – MARCO DE REFERENCIA 6

Marco teórico 7

GLOSARIO 21

REFERENCIAS 22

3
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA

El proceso de organización de los documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones
públicas, las empresas privadas y las organizaciones sociales y/o comunitarias, como resultado del
cumplimiento de las funciones y la realización de los procesos y procedimientos, en virtud de com-
petencias o atribuciones legales, está determinado por tres (3) operaciones archivísticas fundamen-
.

separación y/o agrupamiento de los documentos producidos y/o recibidos en un fondo, estable-
ciendo grupos y categorías, de conformidad con la estructura orgánica y/o funcional de las orga-
nizaciones, en cumplimiento de los principios archivísticos de procedencia y orden original. Dicha
operación es fundamental teniendo en cuenta que permite mejorar el control de los documentos

-
do así a las necesidades de las organizaciones y optimizando el proceso de toma de decisiones.

4
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

COMPETENCIA DE LA UNIDAD DIDÁCTICA

-
mental, logrando comprender y valorar su importancia como elementos esenciales para el cumpli-
-

los archivos y/o documentos.

5
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

TEMA 1 – MARCO DE REFERENCIA

La operación archivística de la la creación, la organización, la preservación

documental, partiendo del reconocimiento y y el control de los archivos, trascendiendo la
conservación física de los documentos y pro-
el objetivo esencial que cumplen los archivos moviendo su apropiación, consulta e investi-
con el propósito de garantizar la disposición gación como herramientas de generación de
organizada de los documentos para institucio- conocimiento y; en tercer lugar, desde la im-
nalizar las decisiones administrativas e instru- portancia que tienen los archivos y documen-
mentalizar la gestión administrativa, política, tos como elementos del patrimonio cultural
económica, social y cultural del Estado; en y referentes de la identidad nacional, se en-
segundo lugar, desde la obligación que cum- cuentra fundamentada en diferentes fuentes
ple el Estado con el propósito de garantizar de carácter normativo (Tabla 1).

NORMA DESCRIPTOR / CONTENIDO

Artículo 20: Derecho a la información / Artículo 70: Acceso a la cultura /

Constitución Política de
Artículo 72: Patrimonio cultural de la nación / Artículo 74: Acceso a los
Colombia de 1991
documentos públicos.

Organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional

Ley 80 de 1989
departamental, municipal y distrital.

Artículo 4°: Principios de la función archivística / Artículo 7° - Artículo

10°: Categorización de los archivos / Artículo 11: Obligatoriedad de
Ley 594 de 2000
conformación de los archivos públicos / Artículo 23: Formación de
archivos / Artículo 27: Acceso y consulta de los documentos.

Decreto 2578 de 2012 Sistema Nacional de Archivos / Red Nacional de Archivos.

Decreto 2609 de 2012 Artículo 9°: Procesos de la gestión documental.

6
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

Acuerdo 05 de 2013
(Archivo General de la
las entidades públicas y entidades privadas (funciones públicas).
Nación)

Marco teórico
La palabra , etimológicamente pro-
viene de la expresión latina (RAE, dividir, ordenar o
2014), la cual se deriva igualmente de las locu- disponer un conjunto de cosas en clases, en-
ciones latinas classis - tendiendo por clases las agrupaciones o divi-
cado es clase y hacer siones que resultan de repartir los elementos
(Didacterion, s. f.).
establecer criterios o categorías de unión o
Complementando lo anterior, es importante separación teniendo en cuenta las caracterís-
mencionar que la Real Academia Española – ticas comunes o características diferenciales
de los elementos (Figura 1).
AG
RU
PA
N
CIÓ

MI

CARACTERÍSTICAS DIFERENCIAS
EN
CA

TO
I
TIF

ELEMENTOS
INDIVIDUALES
EN
ID

ORDENACIÓN

Fuente: elaboración propia.

7
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

En este orden de ideas, resulta posible señalar individual de acuerdo con un esquema de
que la palabra tiene una conno- agrupamiento u ordenación determinado.
tación bastante amplia que no solamente se
encuentra relacionada con la gestión de los Desde esta perspectiva se puede inferir que
documentos y archivos producidos y/o recibi- todos los objetos, tal como es posible obser-
dos por las organizaciones, sino con diferen- var a continuación, son susceptibles de ubi-
tes escenarios del conocimiento, entendien- carse dentro de un grupo, clase o categoría
do que se trata esencialmente de un proceso en razón de sus características y diferencias
(Figura 2 y 3).
agrupamiento y la ordenación de los elemen-
tos individuales de una población o universo
determinado en agrupaciones, clases o cate-
-

y diferencias.

Complementando lo anterior, es importante

señalar que de acuerdo con el Diccionario de la
Lengua Española (2014) es la “ac-

Fuente: elaboración propia.

la realización de una operación de carácter in-
telectual con el propósito fundamental de ga-
rantizar la disposición de cualquier elemento

8
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

Fuente: elaboración propia.

- responsabilidades asignadas legalmente y, en

cación es analizado e interpretado desde la segundo lugar, estructurar conceptualmente
perspectiva de la gestión de los documentos la documentación en un sistema de carácter
y archivos producidos y/o recibidos por las or- objetivo y estable de clases y categorías.
ganizaciones, el término utilizado es “ -
cación documental”. De igual manera, es necesario mencionar la
-
Es importante mencionar que la operación mental como fundamento teórico del campo
disciplinar de la archivística y siendo recono-
sido considerada y valorada tradicionalmente cida y valorada como una operación archivís-
como la columna vertebral de los sistemas de tica neurálgica del proceso de organización
organización y administración de documen- de documentos. En ciertas ocasiones, como
tos, teniendo en cuenta que posibilita, en pri- resultado de la inexistencia de univocidad lin-
mer lugar, analizar la información documental güística y normatividad regulatoria universal-
producida y/o recibida por las organizaciones mente reconocida y aceptada, se presentan
en el cumplimiento de las atribuciones y las confusiones de naturaleza terminológica con

9
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

organización documental y ordenación documental1

de naturaleza teórica y conceptual, cuyo abordaje resulta importante conocer, analizar y compren-
der, como condición sine qua non de entendimiento del tema, tal como lo expresan, entre otros
autores, Heredia (1993) y Montejo (1997):

(…) Resulta un tanto extraña la persistencia en la confusión de ambos conceptos,

agrupadas estructural o jerárquicamente dentro de un conjunto. La ordenación es sim-

plemente alineamiento dentro de cada subconjunto. Son conceptos que revisten dichas
notas tanto si lo aplicamos a cualquier manifestación social o material, a las bibliotecas o
a los archivos. En un ejército, se agrupa por divisiones, compañías o centurias y se ordena
a los componentes de cada una de ellas por estatura o por número; en una biblioteca y en
un centro de documentación, la información se agrupa por familias terminológicas unidas
por nexos de sintaxis, mientras que en un archivo las clases o grupos están determinados
en razón de la procedencia, de la jurisdicción de la institución que produce los documen-
tos, mientras que la ordenación se establece, dentro de cada grupo, cronológicamente
(documento tras documento) o alfabéticamente a partir de términos expresivos de la in-
-

responde siempre al mismo planteamiento y su diversidad dependerá de la «unidad de

orden» elegida que determinará los distintos tipos de ordenación (…).

La ordenación es una operación archivística que afecta a cada serie documental, al

1
(…) la terminología, además de ser la base para la estructura del conocimiento dentro de los lenguajes de especiali-
dad (a través de la sistematización de los conceptos), y servir de canal para la transferencia del conocimiento, tam-
bién constituye la base para la formulación de textos técnicos (la redacción técnica), para la traducción de textos
de especialidad (la traducción o la interpretación técnicas) y para la descripción, almacenamiento y recuperación
de la información especializada (la documentación técnica) Cabré (1993).

10
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

-
malización de documentos más que un asunto analítico. Se ha dicho, por ello, que es una
-
cación de fondos es todavía un tema polémico.

es la fase del tratamiento documental que tiene por objeto el análisis de la información
contenida en un fondo de archivo y su estructuración conceptual en un sistema objetivo
y estable de clases y categorías de las familias competenciales y funcionales administra-

misma composición (sujetos productores, títulos de serie, funciones) en clases, grupos o

todo, una realidad, la información transmitida por un fondo documental, distinguiendo y

separando cada una de sus partes hasta llegar a conocer sus principios o elementos, las

Teniendo en cuenta lo anterior, consideran- desarrollado y problematizado el tema de la

-
analíticos y argumentativos con el propósito ciplina archivística.
fundamental de dilucidar la confusión termi-
nológica que se presenta en ocasiones y pa- -
rafraseando a Ramírez (2011), resulta conve- -
niente señalar que históricamente han sido
numerosos los tratadistas e instituciones, de elementos comunes (Heredia, 1993, p. 6;
que representando diversas corrientes de Cruz, 2011; Godoy, 2001):
pensamiento y escuelas conceptuales, han

11
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

DEFINICIÓN

o series de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la es-
tructura de un todo. Cada grupo o clase es único y distinto de los demás, con sus carac-
terísticas propias que lo diferencian de los otros (...) formando parte de una estructura
jerárquica; cada grupo a su vez es susceptible de divisiones. Antonia Heredia, 1993

Acción y efecto de agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante

-
tales, se evidencian las relaciones que existen entre ellos y se organizan en una estructu-

-
dencia y principio de orden original [...]. José Ramón Cruz Mundet, 2011

sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como

base la estructura orgánico - funcional de las instituciones y los trámites administrativos
que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones. Archivo General de la
Nación -AGN-, 2001

Fuente: elaboración propia.

-
terrelación existente entre los documentos y la estructura orgánica y funcional de una organización,
-
cidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales (dependencias)2, mediante la inte-

2
El agrupamiento sistemático de los documentos producidos y/o recibidos por las estructuras formalmente estab-

conformación de agrupaciones documentales de características homogéneas. En este sentido, es importante men-

cionar que una agrupación documental es el conjunto de documentos producidos, recibidos y conservados por las

12
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

gración de grupos o clases (agrupaciones documentales), respetando los principios archivísticos de

procedencia y orden original y, en segundo lugar, establecer un sistema lógico de ordenación para
garantizar la organización, administración, conservación, control y recuperación de los documentos.

El agrupamiento sistemático y jerárquico de la documentación de una organización se concreta

en agrupaciones documentales, las cuales son consideradas como representaciones teóricas que

recibidos por las unidades administrativas funcionales (dependencias) en cumplimiento de atribu-

ciones y funciones legalmente asignadas (Figura 4).

1
FONDO
DOCUMENTAL
2
AL

DO
ME D
NT

SE UM
CU IDA

C
CC EN
DO UN

IÓ TA

6
N L

3
NT N
AL
DO
SUCUM

ME IÓ
BS EN

CU ECC
ER TA

DOUBS
IE L

5 SERIE
DOCUMENTAL

4
Figura 4. Agrupaciones documentales. Fuente: elaboración propia.

unidades administrativas funcionales (dependencias), en cumplimiento de las funciones legalmente asignadas, las
cuales, de acuerdo con la jerarquía ilustrada en la estructura orgánica (organigrama), originan los fondos, secciones,
subsecciones, series, subseries y unidades documentales.

13
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

Las agrupaciones documentales mencionadas anteriormente, por una parte, son conformadas por
elementos de individuales con características particulares y homogéneas y, por otra parte, son
determinadas por categorías administrativas y categorías archivísticas que, de conformidad con
los principios archivísticos de procedencia y orden original, permiten la agrupación natural de los

(Figura 5).

CATEGORÍA ADMINISTRATIVA CATEGORÍA ARCHIVÍSTICA

FONDO DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL

SECCIÓN DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL

SUBSECCIÓN DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL

Figura 5. Categorías administrativas / Categorías archivísticas. Fuente: elaboración propia.

A continuación se presenta una descripción de las categorías administrativas y archivísticas que

determinan la estructuración del fondo documental (Figura 6).

Fondo documental: es el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por las uni-
dades o divisiones administrativas funcionales (dependencias) de una organización en el cumpli-
miento de sus atribuciones y responsabilidades (López, 2004; Acevedo, 2004; Consejo Internacio-
nal de Archivos, 2000) (Figura 6).

14
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

UNIDAD ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL B

FONDO DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

FUNCIONAL A FUNCIONAL C

EJEMPLO

OFICINA DE TALENTO
HUMANO

ALCALDÍA MUNICIPAL OFICINA JURÍDICA OFICINA ADMINISTRATIVA

DE MACONDO Y FINANCIERA

Figura 6. Fondo documental. Fuente: elaboración propia.

DEFINICIÓN

Un fondo documental es toda la documentación producida o recibida por una insti-

tución o persona física o jurídica en el curso de sus actividades y que esta guarda por
necesidades de información y testimonio. Pedro López Gómez, 2004

Un fondo documental es la totalidad de documentación producida y/o acumulada cuya

resultado de una primera aplicación del principio de procedencia y vincula a la totalidad

de los documentos producidos por una institución. Francisco Obed Acevedo Gutiérrez,
2004

Un fondo documental es el conjunto de documentos, con independencia de su tipo

documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una
persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como
productor. Consejo Internacional de Archivos, 2000

15
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

Subfondo y/o sección documental: es una división del fondo documental conformada por el
conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por las subunidades o subdivisiones
administrativas funcionales (dependencias) de una organización3 en el cumplimiento de sus atribu-
ciones y responsabilidades (Heredia, 1991; Acevedo, 2004; Villaseca, 2012) (Figura 7).

SUBFONDO DOCUMENTAL SUBUNIDAD SUBUNIDAD ADMINISTRATIVA SUBUNIDAD

ADMINISTRATIVA FUNCIONAL A FUNCIONAL B ADMINISTRATIVA FUNCIONAL A

EJEMPLO

EJEMPLO GRUPO DE GRUPO DE JURISDICCIÓN

GRUPO DE CONTRATOS
OFICINA JURÍDICA CONCILIACIONES COACTIVA

Figura 7. Subfondo y/o sección documental. Fuente: elaboración propia.

3
“(…) cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-fondo tiene a su vez tantos sub-fon-
-
trativa primaria subordinada”. Consejo Internacional de Archivos (2000).

16
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

DEFINICIÓN

Un subfondo y/o sección documental

producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institu-
ción que produce el fondo. Antonia Heredia Herrera, 1995

Un subfondo y/o sección documental es una subdivisión del fondo consistente en un

conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones
administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible,
-
mentación. Francisco Obed Acevedo Gutiérrez, 2004

Un subfondo y/o sección documental

producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la insti-
tución que produce el fondo. El subfondo o sección de fondo es, pues, el conjunto de
documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional.
Osvaldo Villaseca Reyes, 2012

Serie documental: es el conjunto de unidades documentales o unidades archivísticas (Expedien-

tes) de estructura y contenido homogéneo, producidas y/o recibidas por las unidades o divisiones
administrativas funcionales (dependencias) de una organización, en cumplimiento de una función
o trámite de carácter administrativo regulado por una disposición de naturaleza jurídica o procedi-
mental (Heredia, 1991; Romero, 1997; Acevedo, 2004) (Figura 8).

SERIE DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

FUNCIONAL A FUNCIONAL B FUNCIONAL C

17
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

EJEMPLO

CONTRATOS CONTRATOS HISTORIAS HISTORIAS INFORMES INFORMES

LABORALES LABORALES

HISTORIAS HISTORIAS INFORMES INFORMES

CONTRATOS CONTRATOS
LABORALES LABORALES

SERIES DOCUMENTALES SERIE DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL

CONTRATOS HISTORIAS LABORALES INFORMES

Figura 8. Serie documental. Fuente: elaboración propia.

Las series documentales, de acuerdo con la naturaleza estructural o formal; y complejas,

cuando son series integradas por unidades
simples, cuando se trata de series integradas documentales complejas, denominadas ex-
por unidades documentales simples, denomi- pedientes, donde los tipos documentales que
nadas tipos documentales, donde cada unidad integran la serie son diferentes pero se rela-
documental es independiente de las otras que cionan en razón de un trámite administrativo.
integran la serie, aunque comparten rasgos de

DEFINICIÓN

Una serie documental es el testimonio documental y continuado de actividades repe-

titivas desarrolladas por un órgano en virtud de una función. Antonia Heredia Herrera,
1991

Una serie documental es un conjunto de documentos producidos de manera continua-

da como resultado de una misma actividad. José Ramón Cruz Mundet, 2006

Una serie documental es una “división archivística dentro de cada sección, que tiene
por señas de identidad unas formas documentales, un origen funcional y competencias
comunes.

18
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

Expediente o unidad documental compuesta: es una unidad documental o archivística conforma-

da por los documentos producidos y/o recibidos por las unidades o divisiones administrativas fun-
cionales (dependencias) de una organización en el tratamiento o la resolución de un mismo asunto
o tema, los cuales son acumulados naturalmente en el desarrollo de un trámite, constituyendo “el

Archivos, 2000, AGN, 2006) (Figura 9).

EXPEDIENTE UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

FUNCIONAL A FUNCIONAL B FUNCIONAL C

EJEMPLO

EXPEDIENTE OFICINA JURÍDICA OFICINA DE TALENTO OFICINA ADMINISTRATIVA

HUMANO Y FINANCIERA

Figura 9. Expediente. Fuente: elaboración propia.

19
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

DEFINICIÓN

Un expediente o unidad documental compuesta es una unidad organizada de docu-

mentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de
-
diente es generalmente la unidad básica de la serie. Consejo Internacional de Archivos,
2000

Un expediente o unidad documental compuesta es un conjunto de testimonios escri-

génesis al recibirse por el organismo de destino. Habrá expedientes que no tengan la

-

incompletos. Antonia Heredia Herrera, 1991

Un expediente o unidad documental compuesta es una unidad documental compleja

formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una
instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Archivo General de la Nación
-AGN-, 2006

20
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

GLOSARIO

Agrupación documental: conjunto de docu- Fondo documental: conjunto de documentos

mentos producidos, recibidos y conservados producidos, recibidos y conservados por una
por las unidades administrativas funcionales persona natural o persona jurídica (productor
(dependencias), en cumplimiento de las fun- documental) en cumplimiento de competen-
ciones legalmente asignadas. cias, potestades, funciones y actividades ad-
ministrativas (trámites) reguladas por disposi-
operación archi- ciones de carácter jurídico o procedimental.
vística que tiene como propósito, en primer
- Serie documental: conjunto de unidades do-
mático de los documentos que son producidos cumentales o archivísticas de estructura y
y/o recibidos por las unidades administrativas contenido homogéneo producidas y/o agru-
funcionales (dependencias) de una entidad y; padas de manera repetitiva y continuada por
en segundo lugar, el establecimiento de un una persona jurídica o persona natural (pro-
sistema de ordenación lógico para garantizar ductor documental) en cumplimiento de com-
la organización, conservación, control y recu- petencias, potestades, funciones y actividades
peración de los mismos. administrativas (trámites) reguladas por dispo-
siciones de carácter jurídico o procedimental.
Expediente o unidad documental compues-
ta: unidad documental o archivística confor- Subserie documental: conjunto de unidades
mada por los documentos producidos y/o documentales que conforman una serie docu-
recibidos por las unidades o divisiones admi- mental, y que se encuentran jerarquizadas e
nistrativas funcionales (dependencias) de una
organización en el tratamiento o la resolución unidades documentales que conforman la se-
de un mismo asunto o tema, los cuales son rie documental por el contenido y característi-
acumulados naturalmente en el desarrollo de
un trámite. derivadas del cumplimiento de las competen-
cias, potestades, funciones y actividades ad-
ministrativas (trámites).

21
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

REFERENCIAS

Acevedo, G, F. (2004). Introducción a la organización de archivos. Ciudad de México, México: Archi-

vo General de la Nación -AGN-.

Archivo General de la Nación -AGN- Consejo Directivo. (1994). Acuerdo 027 de 2006 (octubre

Cabré, C., M. (1993). La terminología: teoría, metodología, aplicaciones. Barcelona, España: Editorial
Antártida / Empúries.

Consejo Internacional de Archivos. (2000). Norma Internacional General de Descripción Archivística

- ISAD(G). Madrid, España: Consejo Internacional de Archivos.

Cruz, M., J. (1996). Manual de archivística. Madrid, España: Fundación Germán Sánchez Ruipérez /
Editorial Pirámide S. A.

Cruz, M., J. (2006). La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid, España: Editorial
Pirámide.

Cruz, M., J. (2011). Diccionario de archivística. Madrid, España: Alianza Editorial.

Godoy, J., y López, Á. M. (2001). Bogotá, Colombia: Archivo

General de la Nación -AGN.

Archivística general: teoría y práctica

(Cap. 9). Sevilla, España: Diputación Provincial de Sevilla., 1991.

Lodolini, E. (1993). Archivística. Principios y problemas. (Trad. Costa Paretas). Madrid, España: Fe-
deración Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y
Documentalistas - Anabad.

22
 DIPLOMADO EN
GESTIÓN
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Marco de referencia de la clasificación documental

López, G., P. (2004). La representación de las agrupaciones de fondos documentales. En: Colo-
quio do Documento à Informaçao. Homenagem ao Professor Doutor José Marques. Oporto,
Portugal.

Ministerio de Educación de España. (s. f.). Didacterion: Diccionario de latín. Recuperado de:
http://goo.gl/3uuUVn.

Moliner, M. (1988). Diccionario de uso del español. Madrid, España: Editorial Gredos. Volumen I.

Revista Métodos de
Información (MEI), 4(17-18).

ordenación archivística. Cuadernos de la Serie Gestión de Documentos y Administración de Ar-

chivos, 3.

Real Academia Española. (2014). Diccionario de la lengua española. Madrid, España. Recuperado de:
http://dle.rae.es/.

Romero, T. M. (1997 Ciudad de México,

México: S & C Ediciones Carmona.

Schellenberg, T. R. (1987). Archivos modernos: principios y técnicas. Ciudad de México, México: Ar-
chivo General de la Nación.

Villaseca, R., O. (2012). Serie Directrices y

Normas Técnicas para la Gestión de Archivos, número 2. Santiago de Chile, Chile: Archivo
Nacional de Chile.

23