VICERRECTORÍA ACADÉMICA

ETREGABLE: PARTE II

ESCUELA:
CARRERA: ingeniería en administración mención finanzas
SECCIÓN: TPE401-9114
NOMBRES INTEGRANTES DEL 1. Hilary Leiva
EQUIPO: 2. Yolanda Moyano
3. Yariza Muñoz
4.
5.

1. Definición y delimitación del problema:

Incluir definición y alcance de la problemática en el área de especialidad en función del proyecto de
especialidad innovador.
(mínimo 200 palabras y máximo 500 palabras).

El principal foco de intervención dentro del proyecto y establecimiento educacional Montessori

de Curicó se llevará a cabo en el área de Administración financiera quienes junto con las
autoridades del colegio recibirán todas las herramientas necesarias para realizar una correcta
administración financiera de los aranceles de cada alumno.
El proyecto busca esto ultima en el que el establecimiento pueda obtener de forma segura,
rápida y constante sus ingresos mensuales que corresponden a los aranceles que se establecen
al momento de la matrícula de cada alumno.
Este proyecto se lleva a cabo directamente en el Colegio Montessori de Curicó en el que existe
actualmente un retraso significativo de las mensualidades trayendo como consecuencias un
retraso o bien un no pago a los proveedores.
El primer paso en el proyecto será una capacitación inicial al personal y además de reuniones
informativas del nuevo procedimiento que se instaurara en el proceso de cobro de
mensualidades hacia los apoderados del establecimiento, se prepararan para cualquier
interrogante que pueda surgir de esta nueva implementación.
Este problema que surge en este colegio sucede de forma global en la gran mayoría de los
colegios particulares del país donde el retraso de los apoderados es considerable para poder
tomar estos casos y poder dar una solución al suceso en sí. Por ende, este procedimiento que se
propone establecer es una propuesta genérica que bien podría ser implementada en otros
establecimientos que así lo necesitaran.
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2. Objetivos del Proyecto:

2 objetivos generales y 4 objetivos específicos (2 por cada objetivo general).

Objetivos generales:

1. Implementar mejoras de los procesos y políticas crédito que permitan agilizar los
procedimientos de cobro a los apoderados y en consecuencia el pago a sus
proveedores.
2. Disminuir las instancias en las que se recurre a empresas de Factoring.

Objetivos específicos:

1. Entender y hacer un diagnóstico de la situación actual del sistema de administrativo y

financiero del establecimiento.
2. Estudiar estrategias de gestión para la organización interna del establecimiento.
3. Ejecutar un programa piloto para el periodo escolar del año 2023 y estudiar sus
progresos.
4. Utilizar herramientas diferentes que produzcan menos costos para la institución, así
disminuir la recurrencia a empresas de Factoring.

3. Impacto Esperado del Proyecto

Describir los resultados esperados del proyecto utilizando la metodología S.M.A.R.T.
(mínimo 200 palabras y máximo 500 palabras).

1. Especifico: ¿Qué es lo que se quiere conseguir?

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Disminuir el tiempo que existe entre el cobro de mensualidades y pago de los

proveedores dentro del establecimiento.

2. Medible: ¿Cómo se puede medir su resultado?

A través de análisis de datos financieros que se van obteniendo mes a mes a nivel del
establecimiento.

3. Alcanzable: ¿Qué se puede alcanzar?

Con el trabajo en conjunto de las autoridades encargadas del establecimiento mas aquellas
que son asignadas en específico en el área de administración y finanzas. se establece que es
un objetivo alcanzable ya que analizando los datos entregados dentro del establecimiento
es un problema que tiene absoluta solución y que se debe hacer un reajuste en aquellos
procesos para llevarlo a cabo.

4. Realista ¿Qué importancia tiene el objetivo?

Es de vital importancia que se construya una solución pronta para la dinámica que se está
dando
Dentro del establecimiento ya que, sin ella, el colegio podría enfrentar serios problemas de
liquidez y recurrir constantemente a las empresas de Factoring no es una solución rentable a
largo plazo.

5. Tiempo: ¿Cuánto tiempo es necesario invertir para conseguirlo?

El primer paso es establecer reuniones para poder analizar en mayor detalle el

problema existente dentro del establecimiento, y así las medidas que se pretender
proponer. Ahora bien, luego de ello se necesitarán reuniones para capacitar para la
nueva implementación del sistema de cobro.
Se estima que un mes a dos meses para desarrollar e implementar el proyecto y además
de un año de marcha blanca para evaluar el proceso de aplicación.
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Análisis Pestel

 Entorno político y legal:

Uno de los pilares fundamentales de sociedad chilena es la educación, es el área que esta
encargada de formar e instruir a las personas para que en un futuro próximo sean
miembros activos y responsables de esta. A raíz de esto año tras año se realizan nuevos
acuerdos y políticas que tienen la finalidad de garantizar que la educación sea capaz de
llegar a todos los rincones del país y además a todos los niños y niñas por igual.
Referente a esto en la Constitución política de Chile nos habla en su articulo 19 numerales
10 y 11 sobre la educación, primero menciona que la educación es un derecho y luego nos
da a entender que prime la libertad de abrir y mantener establecimientos educativos
incentivando en ese sentido el sector privado. A consecuencia que no existe en específico
un régimen legal para la educación particular este se debe regir por aquellas normas
generales que sean dirigidas a la educación, por ende, los colegios pagados estarán
obligados a prestar servicios educacionales en los términos que establezca la ley. Aun así,
son sometidos a la vigilancia por parte del estado a través de la superintendencia de
educación.

El sector de la educación particular pagada en chile alcanza alrededor del 9% del total de
las matrículas.

Como ya se menciono su marco normativo es difuso y se constituye a partir del análisis de

varios cuerpos legales que regulan la educación. Se

 Entorno económico:
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 Entorno social

Chile actualmente tiene una población aproximada de 19.212.362 personas y se encuentra en la

posición 62 de la tabla población mundial, durante el ultimo estudio que se realizo para el año
2021 el ingreso laboral promedio de la población ocupada en el país fue de $681.039 neto
mensual y el ingreso mediano llego a los $457.690 al mes, es decir que el 50% de aquellos que
trabajan en el país percibieron un ingreso menor o igual al último monto mencionado.
Ahora bien, centrándonos en la comuna de Curicó que el promedio de personas que habitan ese
territorio ronda en las 149.626 personas. Y de acuerdo con el último informe entregado por el INE
el ingreso laboral promedio de la región del Maule fue de $534.284 neto mensual en tanto el
ingreso mediano fue de $400.000 al mes. Para aquellos que son categorizados dentro del nivel de
educación universitaria que representan el 18,7% del total de las personas ocupadas generaron un
monto mensual de $851.734 correspondiente al ingreso medio y un monto de $750.000 en el
ingreso mediano.

La población de niños, niñas y adolescente ha ido en considerable disminución a lo largo de los

años, en el año 2006 corresponde al 29,2% de la población total y al año 2020 esta proporción se
redujo al 23%. Esta tendencia a la baja en la cantidad de niños, niñas y adolescentes implica
directamente un cambio en las estructuras de los hogares y en los sistemas de educación.
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Estilo de vida en región del Maule de acuerdo con una encuesta realizada el año 2020
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 Entorno Tecnológico:

En las últimas dos décadas la tecnología se ha convertido en una herramienta de carácter

fundamental y clave para el sistema educativo, porque no solo viene a permitir a los
estudiantes adquieran nuevas habilidades, sino que además contribuye en sus
experiencias de aprendizaje. A través de diversos estudios se ha demostrado que la mejor
forma para enseñar y ayudar a los estudiantes con las materias basadas en hechos es con
juegos en vez de libros de texto, que ayuda a mejorar también sus destrezas manuales y su
velocidad cognitiva.
Así se vio y se enfrentó durante el trayecto de la pandemia que en todo Chile los colegios
cerraron sus puertas para abrir un mundo virtual para sus clases, invirtiendo en
plataformas y software educativos virtuales para poder seguir con el proceso de la
educación.
Chile es uno de los países latinoamericano que mas ha logrado invertir en tecnologías para
la educación con el objetivo de incrementar las posibilidades de aprendizaje en los
estudiantes.

 Entorno ambiental:
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La especie humana desde sus inicios ha interactuado con su alrededor y la ha ido

modificando de acuerdo con sus necesidades y comodidades, con el transcurso del tiempo
ha ido acarreando consecuencias que ya no pueden ignorarse. Como es el caso del
calentamiento global y el efecto invernadero que nos aquejan cada año mas y las personas
realizan el esfuerzo para disminuirlo, también esta el caso que el país cruza la crisis hídrica
más fuerte de todos los tiempos. Por eso dentro de chile se han implementado diversas
medidas y campañas para fomentar a las personas cuidar del medio ambiente y el entorno
en el que viven.
Actualmente en Chile rige la Ley de educación ambiental que es la ley número 19.300, la
cual establece un marco general de regulación, protección y preservación de la naturaleza
y patrimonio ambiental.

La ley 19.300 señal que la educación ambiental es “un proceso permanente de carácter
interdisciplinario destinado a la formación de una ciudadanía que reconozca valores aclare
conceptos y desarrolle las habilidades y las actitudes necesarias para una convivencia
armónica entre seres humanos, su cultura y su medio físico circundante” (Art N°2, letra h).

Desde el año 2015 el Ministerio de medio ambiente impulso un programa llamado la

Academia de formación ambiental Adriana Hoffmann que capacita a la ciudadanía en
conceptos modernos de protección ambiental que están orientados a la comprensión y
toma de conciencia de los problemas ambientales y al desarrollo de hábitos y conductas
que tiendan a prevenirlos y resolverlos. Este programa va dirigido a la ciudadanía en
general pero también para aquellos docentes activos en el sistema educativo, educadores
y educadoras de párvulo. Y es un programa absolutamente gratuito, pero con cupos
limitados

Cinco fuerzas de Porter.

 Rivalidad entre competidores

Numero y tamaño de competidores

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Actualmente en Chile existe un total de 11.258 establecimientos educacionales repartidos

a lo largo del país los cuales representan diversas modalidades educativas entre ellas
encontramos, municipal, particular subvencionado, particular pagado y de administración
delegada, y además de más de 4000 instituciones de educación parvularia.

Distribución de establecimientos edu-

cacionales

Municipal Particular subvencionado Particular pagado Administración delegada

Oferta educacional en Curicó

……

 Amenaza de nuevos competidores.

Barrera de entrada: inversión y activos específicos.

Para surgir todo establecimiento necesita de una alta inversión inicial, en la que se
considera el lugar en donde se impartirán las clases, además de todos los implementos
necesarios para garantizar la calidad y seguridad de éste, lo cual no lo convierte en un
negocio atractivo. Sin embargo, los requisitos legales son pocos ya que cualquier persona,
sin antecedentes legales, ni prohibiciones de trabajar con niños, que posea un titulo o
licenciatura puede hacerlo siempre y cuando cuente con la inversión necesaria. Sin
embargo, los competidores podrían aumentar con los años debido a la ley de inclusión
escolar que termina con la selección arbitraria.
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 Amenaza de productos/servicios sustitutos.

Tutores y clases particulares

Los sustitutos de los establecimientos educacionales son principalmente los profesores

particulares y/o tutores, quienes enseñan de forma personalizada y desde el hogar para
que el alumno al finalizar el año académico rinda sus exámenes libres. Este estilo de
educación tiene un costo elevado y muy parecido a los aranceles de los colegios
particulares pagados.

Ahora bien, una amenaza directa para el colegio Montessori de Curicó son aquellos
colegios municipales que entregan una educación de calidad y que además son gratuitos.
Sin embargo, en algunos casos estas instituciones presentan infraestructuras
condicionadas para el correcto desarrollo de la educación de los alumnos, poseen
equipamiento técnico y profesional especializado como lo es psicopedagogos, psicólogos y
docentes que están capacitados para la enseñanza de alumnos que presentan necesidades
educativas especiales (referencia a alumnos con TEA, Síndrome de Down, etc.), lo cual los
hace más atractivos para los apoderados.

 Poder de Negociación con clientes.

Oferta actual

Actualmente en Curicó la oferta de centros educacionales No tradicionales para alumnos y

alumnas es relativamente baja por ende para aquellos apoderados que quisieran
matricular a sus hijos en un establecimiento con una modalidad diferente a la tradicional
genera que su poder de negociación no sea lo suficientemente alto. Sin embargo, si esta
oferta incrementara y el numero de colegios que adoptara una metodología Montessori,
el poder de negociación de los padres y clientes seria de alto nivel ya que, si las
expectativas no se cumplen, existe otro agente que puede hacerlo.

 Poder de negociación con proveedores.

Proveedores de materiales de librería

La industria escolar utiliza una gran cantidad de materiales de librería, tales como papel,
lápices, fotocopiado e impresión, entre otros. Dichos materiales están en el mercado en
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grandes cantidades a través de empresas que venden y que ofrecen sus servicios al por
mayor, por lo que la oferta es alta lo que hace que el poder de negociación sea bajo.

Proveedores de servicios.

Dentro de los servicios que necesita un establecimiento educacional, se encuentran

aquellos de carácter básico como el agua, luz y gas, aquellos quienes de encargan del aseo,
entre otros.
Respecto a los servicios básicos, son pocas las empresas que se encargan de su
distribución y comercialización, generándose un monopolio natural en este caso, por lo
que el poder de negociación que poseen es alto. En cuanto a los servicios de aseo en el
mercado existe una amplia variedad de empresas que se encargan de esas labores, por lo
que su poder de negociación es bajo.

Cadena de valor

 Actividades primarias:

Marketing: Es un de las actividades principales que se genera en las organizaciones al

volverlos conocidos por las personas y potenciales clientes.
Para el caso del establecimiento esto se desarrollará a través de su pagina web y sus redes
sociales, pero principalmente mediante las recomendaciones donde los mismos
apoderados comentan sus experiencias con sus conocidos, lo que se produce gracias a la
buena gestión realizada por parte del colegio y la excelencia en su enseñanza.

Personal de contacto: Se basa en todas aquellas personas que intervienen de forma

directa en la prestación del servicio y que interactúan con los clientes (alumnos y
apoderados). Para este caso el personal corresponde a los profesores, docentes,
auxiliares, administrativos, entre otros. Aquellos que generan valor mediante el trato que
le dan a quien recibe el servicio.

Soporte físico y habilidades: Corresponderá a aquellos en elementos que en mayor o

menor medida toman parte en la prestación del servicio y que pueden afectar la
percepción que tiene el cliente.
Para el establecimiento, el soporte físico consiste en la infraestructura, el mobiliario,
luminosidad, recursos didácticos, entre otros, los que otorgan un ambiente idóneo para
aprender.
En cuanto a las habilidades se encuentra toda la preparación que poseen los docentes
para entregar una enseñanza Montessori en la cual se fomenta la autonomía del
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estudiante y se entregan las herramientas para la vida y crecimiento a través de valores

como la solidaridad, empatía y sustentabilidad.

Prestación: El servicio principal que entrega este establecimiento es la educación integral y

de excelencia, la que es posible gracias al trabajo en conjunto que realiza la comunidad
(profesores, docentes, administrativos, técnicos), con profesionales calificados que
estimulan las habilidades duras y blandas. Se entrega seguridad dentro del
establecimiento y la confianza en los padres y apoderados.

Clientes: Son aquellos que pueden contribuir o no a la calidad del servicio, es por eso por
lo que es fundamental establecer una comunicación que sea fluida entre el cliente y el
prestador de servicio. Para este caso los principales clientes son los alumnos y los padres y
apoderados.

 Actividades Secundarias:

Infraestructura de la empresa: El establecimiento esta ubicado en una zona estratégica de

Curicó se encuentra en un lugar rodeado de naturaleza a minutos de la ciudad de Curicó,
cuentan con una amplia, cómoda y cálida infraestructura para recibir a nuestros alumnos,
salas, espacios de juego, áreas de lectura, áreas verdes y casino que se encuentran
cuidadosamente acondicionados.

Gestión de recursos humanos: el servicio que entrega este establecimiento es la

educación, por lo que la cultura de servicio debe expandirse por toda la organización. El
colegio este encargado de crear perfiles de cargo con el objetivo de captar y seleccionar al
personal más idóneo para cada área.

Tecnologías: mediante esta actividad se espera que la prestación del servicio sea más fácil
o que se considere como un complemento, por lo que el objetivo es sacarle provecho a las
tecnologías que se presentan en el establecimiento.

Abastecimiento: Para que el servicio pueda entregarse de buena manera, es importante

tener presente siempre la compra y recepción de los materiales y/o útiles de escritorio y
aula, además de los elementos tecnológicos y del mobiliario, para que el ambiente se
encuentre en optimas condiciones para los alumnos.
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Resumen Cadena de valor

Infraestructura: Espacios acondicionados – mantenimiento y reposición periódica de

mobiliario y materiales defectuosos – elaboración de plan de trabajo.

RR.HH: Creación de perfil de cargo, captación y selección de personal.

Reuniones constantes con el personal para mejorar el plan de trabajo, capacitaciones y
evaluaciones

Tecnologías: Sacar provecho a las tecnologías presentes en el establecimiento, salas

audiovisual y oficinas - mantención

Abastecimiento: compra y recepción de materiales y/o útiles de escritorio y aula.

Compra y recepción de elementos tecnológicos y mobiliario.

Marketing Personal de Soporte Físico Prestación Clientes

contacto y habilidades
Publicidad en Educación Alumnos
página web y Profesores Mobiliario integral y de
redes Auxiliares Iluminación excelencia Padres y
sociales. Inspectores Recursos apoderados
administrativos
Didácticos Método
Boca a boca Entre otros. Montessori

visión

Anhelamos guiar a nuestros educandos en su proceso de crecimiento personal, tanto en lo

social como académico, fomentando la autonomía del ser humano mediante la
apropiación de herramientas para la vida e intencionando el aprendizaje a través del
crecimiento espiritual, el pensamiento crítico y divergente, así generar su autorregulación
a partir del respeto por las otredades y la resolución de conflictos desde el amor. De este
modo, potenciamos en nuestros estudiantes el participar en la sociedad de un modo
responsable, considerando el impacto de sus acciones a través de los valores de
solidaridad, empatía y sustentabilidad.

Misión

El Colegio Montessori Curicó es una institución educacional laica e inclusiva que tiene
como meta el desarrollo de habilidades para el crecimiento personal, tanto en lo social
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como académico, guiando a los educandos bajo una mirada humanista, centrada en el
aprendizaje autónomo, desarrollo del pensamiento crítico y la educación para la paz.
Acoge a todos los educandos que
demuestren interés por el Proyecto Educativo Institucional, para impactar
responsablemente en la sociedad a través nuestros principios y valores: Respeto por la
Otredad, Empatía, Solidaridad Creatividad, sustentabilidad.

Valores:

- Respeto
- Sustentabilidad
- Educación para la paz
- Honestidad
- Responsabilidad

Detección del problema:

Problemas en procesos de cobranza:

1. No existe supervisión de deudas vencidas.

2. Falta proceso de secuencia de seguimiento de cobranza.
3. Registros desactualizados, lo que no permite cumplir con entrega de informes.

Problemas en procesos de pagos:

1. Extenso proceso por uso de cheques como medio de pago.

2. No se cuenta con un sistema online de pagos.

Problemas en políticas de cobranza:

1. Inicio de gestión de cobranza tardía.

2. Tiempo excesivo para informar el retraso de cobranza.
3. Falta de política de cobro de intereses.
4. Ausencia de sistema de registro actualizado de control.
5. Falta de políticas para el tratamiento de cobranzas atrasadas (se actúa por caso en
específico)

Problemas en políticas de pago:

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1. Política de uso de cheques como medio de pago.

2. Recarga operativa por medio de pago que se utiliza.
3. El uso general del cheque como medio de pago
4. Falta de políticas para atención de requerimientos y uso de cheque de pago.
Dentro del proceso de cobranza y pagos, además de las políticas actuales que tiene el área de
tesorería del establecimiento Montessori, se identificaron los problemas a través de una lluvia de
ideas que se sostuvo, estos problemas fueron analizados a fin de verificar dentro de que etapa del
proceso administrativo formaban parte, bien sabemos que la planificación, es la etapa donde se
establecen los objetivos o metas a alcanzar ya sean de corto, mediano o largo plazo; la
organización etapa donde se busca estructurar cada actividad, asignar recursos, seleccionar
personas con las competencias para el cumplimiento; Ejecución etapa en la que se llevan a cabo
las decisiones, incluye procesos como el de motivar al equipo de trabajo, implementar
comunicación y supervisión a fin de alcanzar los objetivos; control etapa en que se busca medir los
resultados a fin de mejorar lo que sea necesario. Por lo tanto, con el apoyo de un Brain storming o
lluvia de idea se identificaron y agruparon los problemas dentro de cata etapa del proceso
administrativo.
Agrupar los problemas en las etapas del proceso administrativo permite verificar que los
problemas que se están presentando en el área analizada forman parte de los inconvenientes para
llevar una administración de calidad verificando con esto en que está fallando específicamente;
son 4 etapas que van de la mano y actúan cíclicamente pero no siempre en el mismo orden, a
continuación, se sintetizan las etapas en 4 problemas generales.

Problema 1: Falta de sistema (ERP) para el registro de documentos de cobranzas y pagos:

Se ha podido identificar que dentro de las gestiones de los trabajadores han realizado dobles
registros en diversas ocasiones ya que los documentos son recibidos en otras áreas que a su vez
han realizado el registro de los documentos en sus propios registros, esto conlleva a no tener los
registros actualizados, y otras consecuencias como la presentación de informes tardía que se
deberían presentar mensualmente con el contador. Esto no permite mejorar el control de las
cobranzas y pagos, se estima que se invierte el doble de tiempo para realizar el registro y control
de los documentos de cobranza y pago.

Problema 2: Procesos incompletos de cobranzas y pagos:

El proceso actual de cobranza y pago no especifica la secuencia a seguir ante hechos que podrían
pasar en el proceso. Por ejemplo: cuando se tiene una cobranza atrasada, no especifica que se
debería realizar a continuación. Esta ausencia de procesos ha traído reclamos de proveedores por
sus pagos tardíos, tampoco las cobranzas atrasadas se concretan en menor tiempo, por lo que
deben acudir a financiamiento a través del Factoring para asumir los gastos financieros.
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Problema 3: Falta de medio online de pagos:

El área de tesorería mantiene a la fecha el uso de cheques como medio de pago para todo tipo de
requerimientos en su gran parte, así como los apoderados también pagan con esta modalidad. El
flujo de este proceso es extenso y hay horas de trabajo que se invierten para el giro de estos
cheques y la documentación propia que esto simboliza, así también, el mantener el uso de
cheques significa una serie de gastos administrativos y operativos que esta asumiendo la empresa,
pues invierte horas laborales para la ejecución de cheques y para las operaciones que tiene que
realizar el encargo en los bancos, ya que los cheques deben ser cobrados y/o depositados, además
de los gastos de movilidad que se asume.

Problema 4: FALTA DE POLITICAS FORMALES DE COBRANZAS Y PAGOS:

Actualmente en el área de administración y finanzas trabaja con políticas informales para los
procesos de cobranza y pago, políticas que son direccionadas por el personal del área, jefatura o
bien el directos que en ocasiones señala instrucciones que se debe seguir ante una falta de
cobranza, y bien es tratado de acuerdo con el cliente, proyecto o decisiones particulares de
jefatura, ante estas faltas de cobranza el establecimiento va quedando sin liquidez. A su vez las
políticas informales de pago no permiten manejar un correcto flujo de caja, dado que no hay
directrices para programación de pagos, pago a proveedores al contado, entre otros. Por lo mismo
se debe recurrir a mecanismos de Factoring para cumplir con los compromisos de pagos.

Formulación del problema

El problema se forma general es posible sintetizarlo gracias al análisis que se pudo obtener de la
investigación:

“Deficientes procesos y políticas de cobranzas y pagos en el establecimiento Colegio Montessori

de Curicó”.

Objetivos

Objetivo general 1: Analizar y recopilar toda la información necesaria para poder detectar el
problema presente en la administración que presenta el Colegio Montessori de Curicó.

Objetivo general 2: Proponer una mejora de los procesos y políticas para cobranzas y pagos en el
Colegio Montessori de Curicó.

Objetivo especifico 1: Entender y hacer un diagnóstico de la situación actual del sistema de

administrativo y financiero del establecimiento.
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Objetivo específico 2: Estudiar estrategias de gestión para la organización interna del

establecimiento.

Objetivo específico 3: Proponer mejorar el proceso de cobranza y cambios en el proceso de pago,

lo que permita reducir los tiempos, costos administrativos y operativos del establecimiento.

Objetivo específico 4:

Análisis causa – efecto / Diagrama de Ishikawa

Esta técnica permite identificar causas potenciales de un problema de rendimiento, representado

mediante el conocido diagrama de espina de pescado. El diagrama nos muestra
representativamente las relaciones múltiples de causa-efecto entre las diferentes variables que
intervienen en un proceso estudiado.

Metodo Maquinaria

Duplicidad de actividades
Demora en la entrega de informes

políticas informales de cobranza se mantiene el uso de

cheques como medio de pago

No hay politica formalizada de pago

Falta y/o procesos incompletos de

no se cuenta con un
cobranzas y pagos
sistema online para pagos
Deficientes
procesos y
Desconocimiento de las consecuencias por el políticas
retraso en cobranzas Reclamos de proveedores porque sus pagos no
se respetan según los acuerdos establecidos

Falta de interes en mejorar

procesos de cobranzas y pagos
Falta de comunicación entre
administracion y finanzas
Poco interes en contar con una adecuada
politica de cobranzas y pagos

Poder muy concentrado en jefatura

Medio ambiente
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FODA

Fortalezas:

 Personal con experiencia en el área.

 Personal responsable, ordenado
 Capacidad para trabajar en equipo.

Oportunidades:

 Acceso de un sistema integral.

 Contratar un servicio de pago online
 Capacitaciones para el personal
 Acceso a mejora de procesos y políticas internas.

Debilidades:

 Ausencia de un sistema integral para los procesos del área.

 Registros manuales con riesgo de errores.
 Operaciones bancarias mediante cheques.
 Deficientes procesos de cobranzas y pagos.
 Deficientes políticas de cobranzas y pagos.

Amenazas

 Riesgo a robo y asalto al personal.

Estrategias FO

 Adquirir un ERP para los procesos de administración y finanzas.

 Acceder a los sistemas actuales de pago vía internet.

Estrategias DO
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 Adquirir un ERP para optimizar las funciones

 Acceder al pago online, permitirá la optimización en los tiempos de atención.
 Implementar procesos y formalizar políticas de cobranzas y pagos.

Estrategias FA

 Acceder a un sistema de pago vía internet.

Estrategias DA

 Acceder a los sistemas actuales de pago vía internet.

Resumen de propuestas

 Implementar ERP.
 Formalizar políticas
 Mejorar los procesos.
 Implementar sistemas de pago online.

Alternativas de solución

Posterior al análisis elaborado ya estamos en condiciones para presentar las alternativas de

solución que van a permitir corregir los problemas que se presentan en el establecimiento,
específicamente aquellos de cobranza y pagos. Luego del planteamiento de estas alternativas,
nos enfocaremos en el aspecto económico y de factibilidad por último se escogerá la
alternativa mas viable.

1. Revisión de procesos actuales, elaboración de lineamiento de mejoras para los

procesos y las políticas de cobranza y pagos, además de la Adquision de un software
ERP.

El planteamiento de esta alternativa refiere a la Adquision de un ERP, pero para esto

los procesos deben estar estandarizados, por lo que primero debe realizarse la
revisión de los procesos y políticas actualices de cobranzas y pagos, posteriormente se
adquiriría el sistema de ERP para los procesos del establecimiento.
La empresa SENSUS es una consultora que se encarga de asesorar a otras empresas
con sistemas de gestión integrado, algunos de sus clientes destacados son ENAP,
ENEL, ENEX, entre otros. Por lo que la primera etapa de esta alternativa seria
elaborado por esta consultora, quienes realizaran un diagnóstico, desarrollo e
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implementación de estrategias en el área, se propone que el periodo de elaboración

seria alrededor de 1 mes, en el cual la consultora estima un costo de 681.000 pesos.
Se realizo una cotización con la empresa DEFONTANA quienes son una institución
dedicada al servicio de software para la gestión empresarial, cuentan con mas de 20
años de experiencia en el mercado trabajando con miles de empresas en
Latinoamérica en las cueles se incluye el Instituto Aiep y la Universidad Andrés Bello.
Esta empresa iniciaría el proceso de implementar el ERP , estimamos que el proceso
sea realizado en 3 fases, diagnostico, aplicación y evaluación en el plazo de un mes. El
costo cotizado en la empresa Fontana es un plan básico en un ERP el cual va desde los
$105.776 mil pesos por mes (compuesto por tarifa base mensual + IVA), los planes
incluyen actualización gratuita, capacitación continua sin costo adicional y soporte en
línea.

COSTOS
Desarrollo: Revisión de procesos actuales, elaboración de lineamiento de
mejoras para los procesos y las políticas de cobranza y pagos, además de la
Adquision de un software ERP.

Descripción Responsabl Tiempo Presupuesto Total

e
Diagnóstico, desarrollo
e implementación del
lineamientos de SENSUS 1 mes $681.000
$786.776
procesos y políticas
Adquisición e
Implementación de DEFONTANA 1 mes $105.776 x
mes
Software ERP
** Los $105.776 es un costo mensual que funciona como una suscripción por utilizar
el software donde su valor esta calculado en 2.5 UF + IVA por ende puede variar**

2. Revisar los procesos y políticas actuales. Elaborar los lineamientos de los procesos y
políticas de cobranzas y pagos. Desarrollar un software ERP propio. Además de la
implementación del medio de pagos vía pagos online.

Esta alternativa contempla la revisión de los procesos y políticas actuales sea realizada
por un mismo equipo dentro del establecimiento y que además desarrollen su propio
sistema ERP que este direccionado únicamente a los procesos de cobranza y pagos.
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La revisión y elaboración de los lineamientos de los procesos actuales lo desarrollaría

plenamente el personal del establecimiento en un periodo de dos meses y el costo se
calculara en base a sus sueldos normales ya que se designaran horas de trabajo dentro
de su jornada laboral (3 horas diarias destinas a desarrollar el proyecto); una vez
implementado estos lineamientos con las mejoras de los procesos y políticas, entre
otros, se inicia el desarrollo del ERP que incluye el desarrollo propio de el ERP y la
implementación del mismo en un tiempo estimado de 2 meses, ahora bien en los
datos obtenidos del establecimiento señalaron que una de las docentes que realiza
clases de matemáticas es Ingeniera en Computación y tiene experiencias en creación
de software, el valor por hora de su asesoría está establecida en $18.000 mil pesos y
pensando que trabajara 3 horas diarias por 5 días a la semana en un total de 2 meses
el costo estimado es de $2.160.000.
Por último, la implementación del medio de pago vía pagos online, en este caso se
implementaría un botón de pago de WebPay en la página web del colegio Montessori,
Es necesario que se incorpore a la pagina web del establecimiento un perfil por cada
alumno para que puedan ingresar a sus registros y a un boletín de registros
financieros. Para acceder al sistema de WebPay solo se debe solicitar sin costo
siempre y cuando sepan como integrarlo por su propia cuenta como medio de pago,
por el contrario, el costo de integración será de $293.406 aproximadamente con IVA.

COSTOS
Desarrollo: Revisar los procesos y políticas actuales. Elaborar los lineamientos de los
procesos y políticas de cobranzas y pagos. Desarrollar un software ERP propio.
Descripción Responsable Tiempo Valor Presupuesto Total
hora
Elaboración Administrativo 1 mes $2.777 $166.666
manual
$2.326.666
Desarrollo ERP Ingeniero en 2 mes $18.000 $2.160.000
computación
**El costo total debería ser $2.160.000 ya que la administrativa trabajara dentro de su
jornada laboral, la cual dedicara 3 horas cronológica para trabajar específicamente en
el proyecto**
Desarrollo: Solicitar incorporación de pagos vía internet.
Descripción Responsable Presupuesto Total
Solicitud de
incorporación Administrativo $293.406 $293.406
WebPay

COSTO TOTAL 1 $2.620.072

 VICERRECTORÍA ACADÉMICA

COSTO TOTAL 2 $2.326.666

Análisis de costos – alternativa 1

COSTOS ACTUAL COSTOS A ASUMIR ALTERNATIVA 1
ACTIVIDAD Costo Costo Costo Costo ACTIVIDAD
Mensual Anual Mensual Anual
Mano de obra por Al implementar un
registro de $144.285 $1.731.420 $72.142 $865.710 ERP se estima que las
documentos de operaciones
cobranza y pago mejoran, esperando
una reducción del
50% considerando un
escenario optimista.
Cobranza atrasada $383.189 $4.598.268 $191.594 $2.299.134 Al estandarizar
promedio mensual procesos, se estima
una reducción en
gastos financieros
por financiamientos
de capital de trabajo.
Costo de mano de $180.274 $2.163.288 $90.137 $1.081.644 Esta alternativa seria
obra por uso de elaborada por la
cheque consultora, pero se
proyecta que
mínimamente una de
las mejoras de
reducción de este
costo llegue al 50%
Costo de movilidad $250.000 $3.000.000 $125.000 $1.500.000 Esta alternativa seria
por operaciones en elaborada por la
oficinas bancarias consultora, pero se
proyecta que
mínimamente una de
las mejoras de
reducción de este
costo llegue al 50%
 VICERRECTORÍA ACADÉMICA

Costo de mano de $145.000 $1.740.000 $72.500 $870.000 Esta alternativa seria

obra por operaciones elaborada por la
en oficinas bancarias consultora, pero se
proyecta que
mínimamente una de
las mejoras de
reducción de este
costo llegue al 50%
Gatos financieros por $594.500 $7.134.000 $297.250 $3.567.000 Esta alternativa seria
clientes morosos elaborada por la
consultora, pero se
proyecta que
mínimamente una de
las mejoras de
reducción de este
costo llegue al 50%
Uso sistema ERP $0 $0 $105.776 $1.269.312 Costos aproximados
ya que se cobran en
UF.
TOTALES $1.697.24 $20.366.97 $954.399 $11.452.78
8 6 8

Análisis de costos – Alternativa 2

COSTOS ACTUAL COSTOS A ASUMIR ALTERNATIVA 1

ACTIVIDAD Costo Costo Costo Costo ACTIVIDAD
Mensual Anual Mensual Anual
Mano de obra por Al implementar un
registro de $144.285 $1.731.420 $72.142 $865.710 ERP se estima que las
documentos de operaciones mejoran,
cobranza y pago esperando una
reducción del 50%
considerando un
escenario optimista.
Cobranza atrasada $383.189 $4.598.268 $191.594 $2.299.134 Al estandarizar
promedio mensual procesos, se estima
una reducción en
gastos financieros por
financiamientos de
 VICERRECTORÍA ACADÉMICA

capital de trabajo.
Costo de mano de $180.274 $2.163.288 $0 $0 La alternativa incluye
obra por uso de la propuesta de
cheque cambio en la
modalidad de pago,
pasar a pagos online,
por lo tanto, este
costo se anularía.
Costo de movilidad $250.000 $3.000.000 $0 $0 La alternativa incluye
por operaciones en la propuesta de
oficinas bancarias cambio en la
modalidad de pago,
pasar a pagos online,
por lo tanto, este
costo se anularía.
Costo de mano de $145.000 $1.740.000 $0 $0 La alternativa incluye
obra por operaciones la propuesta de
en oficinas bancarias cambio en la
modalidad de pago,
pasar a pagos online,
por lo tanto, este
costo se anularía.
Gatos financieros por $594.500 $7.134.000 $297.250 $3.567.000 Se proyecta que
clientes morosos mínimamente una de
las mejoras es la
reducción de este
costo en 50%
Tarifa por uso de $0 $0 $162.690 $ Se considera el costo
WebPay (incluye tarifa $1.952.280 al 100% pero va a
fija, variable e IVA) variar de acuerdo en
que modalidad
paguen los
apoderados
TOTALES $1.697.248 $20.366.97 $723.676 $8.684.112
6

Propuestas de mejoras para las políticas de cobranzas y pagos: el objetivo es contar con una guía
para el seguimiento de las cobranzas y pagos, minimizando los costos y mantener una alta calidad
de los procesos.
 VICERRECTORÍA ACADÉMICA

 Se debe establecer que miembro del personal estará encargado de las cobranzas.
 Iniciar el seguimiento de cobranza desde 5 días antes del vencimiento.
 Realizar las llamadas telefónicas y/o envió de correo electrónico al apoderado/padre
 Segmentar a los apoderados de acuerdo con los días de mora que presenta. Por ejemplo:

categoría Rango de atraso

A 0 – 7 días
B 8 – 15 días
C 16 – 30 días
D 31 – 60 días
E 61 – más días

 Aplicar intereses moratorios a partir de 45 días de morosidad.

 Establecer la persona encargada de autorizar las transferencias y otros tipos de pagos que
se puedan realizar (el objetivo es realizar todos los pagos vía internet o bien en efectivo o
tarjetas de débito y/o crédito)
 Solo deben pagarse comprobantes que correspondan a bienes entregados y materiales o
servicios efectivamente prestados, relacionado con el numero de orden de compra o
servicio que respalde al mismo.
 Se deben exigir la recepción de los comprobantes de pago.
 El pago a proveedores se realizará de manera quincenal.
 El responsable de Tesorería deberá comunicar al proveedor el pago realizado, el cual será
a través de correo electrónico.