MANUAL DE EXPRESIÓN ESCRITA Y REDACCIÓN ADMINISTRATIVA NAVAL

12 D OCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
NAVALES
DEFINICIÓN

Los documentos administrativos son el resultado de la actividad administrativa que

llevan a cabo los órganos de la Administración en el ejercicio de las funciones y
competencias que le encomiendan las normas.
Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de
la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre las Unidades y
Dependencias que componen la organización administrativa - como externa. Esta
Institución Armada consta de DOCE (12) documentos administrativos.

TIPOS DE DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN CLASIFICADA

Es el medio que contiene información que por razones de seguridad nacional o

institucional requiere un tratamiento diferenciado de la información no clasificada,
cuyo conocimiento es restringido a los funcionarios o autoridades del Estado
autorizado expresamente por la Ley; siendo establecido en el capítulo III del
Reglamento de Seguridad Naval (RESENA-13408)
Se clasifica
a.- SECRETA
b.- RESERVADO
c.- CONFIDENCIAL

DOCUMENTACIÓN NO CLASIFICADA

Es el medio que no comprende temas o asuntos de seguridad nacional, es de uso

exclusivo de la institución, su conocimiento público estará supeditado de acuerdo con
lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y al Texto
Único de Procedimientos Administrativos de la Mariana de Guerra del Perú (TUPAM
15001), según corresponda

CATEGORIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

a) Por su alcance
- Interna
- Externa

b) Por su empleo
- Documentos Administrativos
1. Oficio
2. Oficio Especial
3. Memorándum
 4. Solicitud
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5. Informe
6. Parte de Viaje
7. Acta
8. Memoria de Gestión anual
9. Entrega de cargo
10. Guía de destino
11. hoja de recomendación
12. informe para la transferencia de gestión por cambio de comando
institucional

- Documentos operacionales y técnicos

1. Operacionales
2. Técnicos

- Documentos de normativa jurídica y administrativa complementaria 1.

Normativa Jurídica
2. Normativa administrativa complementaria
3. Formas de Uso Oficial

c) Por su tipo de confección

- Digitalizada
- Manuscrita

d) Por el medio de remisión

- Físico
- Electrónico
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1. EL OFICIO

DEFINICIÓN

Es un documento de uso formal en la comunicación oficial que se cursa entre los

comandos de la Unidades y Dependencias, con el fin de tratar asuntos de índole
institucional, cuya gestión, trascendencia y tramitación amerite su empleo sobre otros
medios simplificados de comunicación.

▪ Recibe el nombre de oficio circular cuando emplea una dirección colectiva para los
comandos de las unidades y dependencias.

CARACTERÍSTICAS

a) Es usado solo en la Institución, no pudiendo ser tramitada ante organismo Extra

Institucionales, para lo cual se empleará el Oficio Especial.
b) Abarca temar generales y específicos que están directamente relacionados al
tema que la origina.
c) Su redacción es formando párrafos u oraciones lógicas que transmitan con
claridad las ideas relacionadas con el tema con el que se trata.
d) Expresa de forma concreta las ideas empleando precisión y concisión. e)
Permanece en el archivo de la Unidad o Dependencia por un periodo de DIEZ (10)
años, por lo que, al cumplir citado periodo, deberá ser depurado para su custodia en
el Archivo General de la Marina.
ESTRUCTURA

Su estructura está conformado por las siguientes partes:

a) Encabezamiento. - Es la parte inicial del documento y está conformado por las

siguientes partes:

(1) MEMBRETE. - Es de uso obligatorio e ira impreso en la primera página de los

originales y copias de los documentos; está ubicado a 1cm de distancia del
bode superior de la hoja y llevará cinco campos rectangulares de acuerdo al
siguiente modelo, considerando que todos los campos tendrán una altura de
14.40 mm, debiendo emplearse el tipo de letra calibri normal:

• El primer campo tendrá 14.40 mm de ancho, compuesto por el gran sello del
estado.
• El segundo campo tendrá 14.40 mm de ancho, escrita la palabra PERÚ. • Es
tercer campo tendrá 43.22 mm de ancho, escrita Ministerio de Defensa. • El
cuarto campo tendrá 43.22 mm de ancho, escrita Marina de Guerra del Perú.
• El quinto campo tendrá 43.22 m de ancho, escrita el nombre del unidad o
dependencia
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(2) NOMBRE DEL DECENIO Y AÑO. - Será desacuerdo a lo publicado en el diario

oficial “El Peruano” y estará ubicado debajo del membrete centrado, entre
comillas y en letra mayúscula, century gothyc tamaño 9.

(3) LUGAR Y FECHA. - Se coloca debajo del “nombre del año” a 5 espacios simples
partiendo del centro de la hoja hacia el lado derecho, podrá ajustarse hasta
3 espacios simples de manera excepcional, con el fin de conservar la estética
del documento, el nombre del lugar será con la primera letra mayúscula,
seguido de una coma, se colocará el día, mes en letras minúsculas y el año,
también se podrá colocar con el sello fechador abreviado, según el siguiente
ejemplo:

• Lima, 27 de marzo del 2021 (cuando se impreso)

• Lima. 27 MAR 2021 (cuando se usa sello)

* Si estuviera navegando, se pondrá En la Mar, Río o Lago según corresponda.

Debajo se colocará la frase “Navegando de ……a …………”, cuando sea
aplicable, la que podrá ser omitida por razones de seguridad.

(4) CODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO. – Se coloca a 2 espacios simples debajo del

renglón de “lugar y fecha”, escribiendo la palabra Oficio N°, luego el número
que indique la secuencia correlativa de cada año en letra century gothyc 12,
seguidamente una barra diagonal, a continuación, los códigos indicados a
continuación, según el área funcional del Sistema de Control.
 (5) CLASIFICACIÓN DE SEGURIDAD. - Se seguirán los procedimientos establecidos
en el Reglamento de Seguridad Naval (RESENA-13408), empleándose la
clasificación de seguridad “CONFIDENCIAL”, “RESERVADO”, “SECRETO”.
“SECRETO ALFA” y “SECRETO BRAVO”, según corresponda, y se coloca en la
parte céntrica central a 1 cm del margen superior e inferior, debiendo ser
visible para su fácil ubicación, debiendo de sellarse sus anexos de igual forma,
del mismo modo, las iniciales de la clasificación de seguridad van a 16
espacios simples en forma negrita, tamaño 14.
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b) Renglón Del: Se coloca al promotor o emisor de la documentación, por ejemplo

“Director de Transporte Naval Terrestre”, si en caso el orden jerárquico se asume
de forma accidental se antepondrá la palabra “Accidental” al cargo, la cual es
empleada generalmente cuando asume el cargo el Segundo comandante o
subdirector de la Unidad o Dependencia.

c) Renglón Al: Se coloca al destinatario de la documentación; en el caso hubiera más

de uno, se colocará en orden jerárquico de mayor a menor antigüedad, y
cuando amerite el caso, se colocará la frase “según lista de Distribución”

* Cuando los destinatarios pertenezcan a una misma organización, se empleará la

denominación colectiva: Ejemplo:

Al: Todos los Comandos de Fuerza

d) Renglón Vía: Se coloca la palabra “vía”, cuando corresponda, atendiendo los

lineamientos del conducto regular; si fueron dos o más vías, se colocará en orden
jerárquico, de mayor a menor antigüedad.

e) Renglón Asunto: Es el tema a tratar de la documentación, debiendo evitar colocar

expresiones generales como “acuse de recibo”, “transcribe oficio”, por el
contrario, el asunto debe de ser un enunciado fácil de interpretar que exprese la
razón del documento.
f) Renglón Referencia: Se coloca la referencia siempre y cuando sea pertinente y
necesario, debiendo considerar lo siguiente:

• Se coloca dejando una sangría de TRES (3) cm desde el margen izquierdo, y a un

espacio simple del asunto, se colocará una letra minúscula que empieza por la
letra “a” hasta la “z” según la cantidad de documentos a referenciar, en caso
concluya con la letra “z”, continuará con la letra “aa” y así de forma
consecutiva.

• Si el Oficio hace referencia a un documento promovido por el destinario, se

colocará “Su” al inicio, y si hiciera referencia a un documento del promotor, se
colocará “Mi”.

• Si hubiera más de una referencia, se colocará en forma ordenada según el

contexto de la documentación, procurando tener un orden lógico.

• No se colocará el nombre del promotor cuando la referencia incluya su nombre:

Referencia: a) Directiva COMGEMAR N° 56-16, de fecha 11 de octubre del 2016

b) Resolución de la Comandancia General de la Marian N°
0005-2021-RCGM, de fecha 10 de marzo del 2021

g) Renglón Anexo: Se coloca dejando una sangría de TRES (3) cm desde el margen
izquierdo y a un espacio de la referencia, se coloca un número arábigo que
empieza desde 1; asimismo, si el material que acompaña el sobre no se incluye
dentro del paquete, se colocará la abreviatura (p/s) que significa “por separado”.
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h) Texto: Es la parte sustancial del documento, donde se expone el tema o motivo

que la originad, debiendo comprender los siguientes parámetros:

(1) Todo texto inicia al margen izquierdo debajo del último renglón del
encabezado.
(2) Cada párrafo no debe exceder los DIEZ (10) renglones, se concretará una
idea en forma ordenada y lógica, empleado en todo momento la
fraseología adecuada.
(3) El texto de un documento puede dividirse en los siguiente:
(a) párrafo 1.-
(b) subpárrafo a.
(c) Inciso (1)
(d) Subinciso (a)
(e) numeral 1
(f) Literal a

(4) Cuando el documento conste de una página no se numera, si cuenta con

más de DOS (2), se deberá colocar 1-2 y 2-2, en la parte inferior central del
documento.
(5) Los párrafos cortes enuncian mejores ideas, en lo posible evitar utilizar
subdivisiones en un texto porque dificultaría la lectura.

i) ANTEFIRMA: Se coloca debajo del último renglón del texto, a DOS (2) espacios
simples, debiendo colocar lo siguiente:
1.- Dios Guarde a Ud.
2.- Grado
 3.- Nombres y apellidos
4.- Número de CIP.

j) Firma. - Se colocará de forma manuscrita, debajo de la antefirma utilizando

bolígrafo de color negro.

k) Distribución. - Se coloca en el extremo inferior izquierdo la palabra “DISTRIBUCIÓN”,

debajo de esta palabra se colocará “copia”, debiendo quedar estas de forma
alineada y escribiendo a continuación la abreviatura de la dependencia a la cual
se pretende remitir copia, debiendo considerar (s/a), si se envía sin anexos o (c/a)
si se remiten los anexos. Después de la última dependencia colocada en
DISTRIBUCIÓN, se procederá a color la palabra archivo.

* Al final de la palabra archivo, se colocará las iniciales del promotor en la copia

del archivo.
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ELABORACIÓN:
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2. EL MEMORÁNDUM

DEFINICIÓN

Es un documento, de uso oficial, utilizado exclusivamente para la comunicación

escrita interna, entre el comando y sus subordinados o viceversa dentro de la misma
unidad o dependencia.

CARACTERÍSTICAS

a) Es de limitada extensión, por lo general una sola cara.

b) Trata sobre un asunto único.
c) Su función es comunicativa.
 d) Utilizado generalmente para transmitir recordatorios, actividades, sanciones; etc.

ESTRUCTURA

Su estructura está conformada por las siguientes partes:

a) Encabezamiento: Deberá considerarse también el membrete, nombre del decenio

y del año (estos ítems son incluidos en todos los demás documentos oficiales)

(1) DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO. - “MEMORANDUM Nº “se colocará de

manera centrada y a 5 espacios simples por debajo del nombre del año,
debiendo colocarse el número correlativo de acuerdo a la secuencia que
corresponda.

(2) LUGAR Y FECHA. - A dos espacios simples por debajo del ítem anterior, y
empezando desde el centro hacia la derecha del documento, se
colocará el lugar y fecha de confección de éste.

(3) DESTINATARIO. - Dos espacios simples debajo del ítem anterior, y a 3 cm

desde el margen izquierdo, se escribirá “Al:” y el cargo o nombre de a
quién va dirigido el documento, dependiendo del contenido de éste, si la
acción recae a las funciones del cargo o si está relacionada directamente
a la persona.

Si el documento fuera igual para varios destinatarios, se elaborará un

mismo documento con la misma cantidad de destinatarios más uno (esa
copia adicional es la que quedará en archivo con los cargos de recepción
del documento). Los cargos o nombres de los destinatarios de la
documentación se colocarán uno debajo de otro, en estricto orden de
antigüedad.

En caso de que el documento sea dirigido a un grupo de destinatarios,

que pertenezcan al mismo nivel organizacional o a un grupo definido, se
utilizará una denominación colectiva.

Por ejemplo:

- A: Todos los Oficiales Subalternos

- A: Todos los Jefes de Departamento
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(4) ASUNTO. - Bajo un espacio simple del ítem anterior, se colocará “Asunto:
“ítem en el cual, se expresará brevemente el contenido del documento.

Ejemplo:

- Asunto: Relación de Personal de alumnos en comisión

b) Texto. - La parte más importante del documento, en él, describiremos de manera

concisa y directa la finalidad del memorándum.

Este deberá iniciarse, a dos espacios simples debajo del encabezamiento, y

dejando el mismo margen de 3 cm desde el borde izquierdo, asimismo, de contar
con más de un párrafo, estos deberán estar separados por un espacio simple uno
del otro, y empezarán con numeración arábiga seguida de un punto y un guion
 (1.-) y con sangría justificada de 1 cm.

Para mayores referencias, se deberá dar cumplimiento a los establecido en el

artículo 346, inciso (b) de las Instrucciones sobre Correspondencia Naval (ISCON –
13303).

c) Antefirma y firma. - Compuesta por el grado, cargo, nombres y apellidos, número

de CIP y debajo de estos datos la firma y/o rúbrica de quien emite el documento.

Fuente: Bernales, M. (2019). https://pt

br.facebook.com/12115879262/posts/10156430997764263/

d) Distribución. - En este ítem, el cual irá en el margen izquierdo del documento, en la

parte más baja de éste, luego de la antefirma y firma; se colocará
“DISTRIBUCIÓN”, debajo de ésta “Copia:” y a la derecha de esta última se
indicarán los destinatarios en copia del documento, debajo del último de estos se
pondrá la palabra “Archivo”.
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ELABORACIÓN
1 cm del margen superior
 5 espacios simples

2 espacios simples

2 espacios simples

2 espacios simples

3
3
2 espacios simples
c
c
m
m
de
de
l
l
m
m
ar
ar
ge
ge
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n
de
iz
re
qu
ch
ier
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do

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3. LA SOLICITUD

DEFINICIÓN

Es un documento mediante el cual el personal naval, efectúa una gestión a título

personal, cuando se trate de asuntos de competencia solo del interesado, o vía
Comando cuando se trate de temas que pudieran afectar la organización, siguiendo
para este caso, los tramites de elevación correspondientes.
CARACTERÍSTICAS

a) Es de índole personal, no se podrán realizar solicitudes de manera colectiva. b)

Debe contener información suficientemente clara, sin ser demasiado extensa, a fin de
que se pueda entender la intención del solicitante.
c) Se debe sustentar la solicitud en base a reglamentaciones vigentes.

ESTRUCTURA

Su estructura está conformado por las siguientes partes:

a) Encabezamiento. - Deberá considerarse también el nombre del decenio y del año

(estos ítems son incluidos en todos los demás documentos oficiales)

(1) SUMILLA. - Esta deberá colocarse, a un espacio simple por debajo del
nombre del año, e iniciará con la palabra “SOLICITA”, desde el centro del
documento hacia la derecha, indicando el motivo de la solicitud, el cual
deberá ir en mayúsculas.

Por ejemplo:
- SOLICITA: EXONERACIÓN DE PRUEBA DE APTITUD FÍSICA

(2) DESTINATARIO. - Bajo un espacio simple del ítem anterior, con letras
mayúsculas y pegado al margen izquierdo (3 cm), se colocará el grado y
cargo del destinatario.

Ejemplo:
- SEÑOR VICEALMIRANTE, JEFE DEL ESTADO MAYOR GENERAL DE LA MARINA
Bajo lo antes mencionado, a un espacio simple y a la misma distancia del
margen (3 cm), se colocará la abreviatura de “señor” y del grado que
corresponda.
Ejemplo:
- Sr. Valm.:

b) Texto. - Este iniciara a dos espacios simples del destinatario, teniendo como
punto de inicio del primer renglón, una sangría de 3cm hacia la derecha.

a) Generales de ley del solicitante

Compondrá todo el primer párrafo del documento, indicando lo siguiente:
Apellidos y nombres (solo primer apellido en mayúsculas), grado y
especialidad, número de CIP y número de DNI., unidad o dependencia
donde el solicitante presta servicios, y como final del párrafo, se pondrá:
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“ante Ud. con el debido respeto y por conducto regular me presento y

expongo:”.

b) Fundamento de hecho
Bajo un espacio simple del ítem anterior, se registrará todos los sustentos,
incluyendo referencias de leyes, reglamentaciones y demás documentos
oficiales, que argumenten la solicitud a efectuar, así como las que se vayan
a anexar.
El inicio de cada párrafo que se considere en esta sección deberá
 empezarse con la palabra “Que”, seguida de una coma.

c) Petición
A un espacio simple bajo el ítem anterior, iniciará con la frase: “POR LO
EXPUESTO:” y dejará, nuevamente un espacio simple para colocar: “A Ud.
solicito acceder a mi petición.”

c) Lugar y fecha. - A dos espacios simples por debajo del ítem anterior, y
empezando desde el centro hacia la derecha del documento, se colocará el
lugar y fecha de confección de éste.

d) Firma del solicitante. - Se colocará sobre una línea punteada, a dos espacios
simples por debajo del ítem anterior.

e) Elevación del Comando. - El Comando del solicitante, será quien actuará como
vía para elevar la solicitud del interesado a la autoridad que corresponda. Para
el registro del presente documento, deberá ser considerado como un Oficio, y
se numerará de acuerdo al número correlativo que corresponda, el cual ira
anotado en la parte de “Vía” del documento, bajo el título de primera
tramitación.
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ELABORACIÓN
1 cm del margen superior
 2 espacios simples

1 espacio simple

1 espacio simple

3
3
c
c
m
m
2 espacios simples
de
de
l
l
m
m
ar
ar
ge
ge
n
n
iz
de
qu
re
ier
ch
do
o

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4. EL INFORME

DEFINICIÓN

Es un documento mediante el cual el personal naval, pone en conocimiento al

personal superior jerárquico las ocurrencias de un hecho concreto dentro de la unidad
o dependencia. Puede hacerse en cumplimiento de una orden escrita, verbal o por
iniciativa propia cuando la situación así lo amerite.

▪ Deberá ser elevado como anexo a un Oficio en caso sea remitido a un superior fuera
de la cadena de comando.

CARACTERÍSTICAS

a) Es usado por el personal naval para informar un hecho relevante. b) Se realiza en

cumplimiento a una orden verbal, escrita o iniciativa propia. c) Es redactado de forma
cronológica para narrar un proceso relevante. d) Debe de elevarse empleado la vía
correspondiente, siguiendo el conducto regular.

ESTRUCTURA

Su estructura está conformado por las siguientes partes:

a) Encabezamiento. - Es la parte inicial del documento y está conformado por las

siguientes partes:

(1) MEMBRETE. - Es de uso obligatorio e ira impreso en la primera página de los

originales y copias de los documentos; está ubicado a 1cm de distancia del
bode superior de la hoja y llevará cinco campos rectangulares de acuerdo al
siguiente modelo, considerando que todos los campos tendrán una altura de
14.40 mm, debiendo emplearse el tipo de letra calibri normal:

• El primer campo tendrá 14.40 mm de ancho, compuesto por el gran sello del
estado.
• El segundo campo tendrá 14.40 mm de ancho, escrita la palabra PERÚ. • Es
tercer campo tendrá 43.22 mm de ancho, escrita Ministerio de Defensa. • El
cuarto campo tendrá 43.22 mm de ancho, escrita Marina de Guerra del Perú.
• El quinto campo tendrá 43.22 m de ancho, escrita el nombre del unidad o
dependencia

(2) NOMBRE DEL DECENIO Y AÑO. - Será de acuerdo a lo publicado en el diario

oficial “El Peruano” y estará ubicado debajo del membrete centrado, entre
comillas y en letra mayúscula, century gothyc tamaño 9.

(3) LUGAR Y FECHA. - Se coloca debajo del “nombre del año” a 5 espacios
simples partiendo del centro de la hoja hacia el lado derecho, podrá
ajustarse hasta 3 espacios simples de manera excepcional, con el fin de
conservar la estética del documento, el nombre del lugar será con la primera
letra mayúscula, seguido de una coma, se colocará el día, mes en letras
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minúsculas y el año, también se podrá colocar con el sello fechador

abreviado, según el siguiente ejemplo:

• Lima, 27 de marzo del 2021 (cuando se impreso)

• Lima. 27 MAR 2021 (cuando se usa sello)

* Si estuviera navegando, se pondrá En la Mar, Río o Lago según corresponda.

Debajo se colocará la frase “Navegando de ……a …………”, cuando sea
 aplicable, la que podrá ser omitida por razones de seguridad.

(4) DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO. – Se coloca la palabra “INFORME” en

letras mayúsculas empezando en el margen izquierdo a DOS (2) espacios
simples debajo del renglón lugar y fecha.

b) Renglón Del: Se coloca al promotor o emisor de la documentación, por ejemplo

“Director de Transporte Naval Terrestre”, si en caso el orden jerárquico se asume
de forma accidental se antepondrá la palabra “Accidental” al cargo, la cual es
empleada generalmente cuando asume el cargo el Segundo comandante o
subdirector de la Unidad o Dependencia. Cuando se dirigido de forma persona,
se colocará el cargo que ostenta, por ejemplo: Del: Encargado de la Oficina de
Gestión Patrimonial.

c) Renglón Al. - Se coloca al destinatario de la documentación; en el caso hubiera

mas de uno, se colocará en orden jerárquico de mayor a menor antigüedad, y
cuando amerite el caso, se colocará la frase “según lista de Distribución”

d) Renglón Vía. - Se coloca la palabra “vía”, cuando corresponda, atendiendo los

lineamientos del conducto regular; si fueron dos o más vías, se colocará en orden
jerárquico, de mayor a menor antigüedad.

e) Renglón Asunto. - Es el tema a tratar de la documentación, debiendo evitar

colocar expresiones generales como “acuse de recibo”, “transcribe oficio”, por el
contrario, el asunto debe de ser un enunciado fácil de interpretar que exprese la
razón del documento.

f) Renglón Referencia. - Se coloca la referencia siempre y cuando sea pertinente y

necesario, debiendo considerar lo siguiente:

• Se coloca dejando una sangría de TRES (3) cm desde el margen izquierdo, y a un

espacio simple del asunto, se colocará una letra minúscula que empieza por la
letra “a” hasta la “z” según la cantidad de documentos a referenciar, en caso
concluya con la letra “z”, continuará con la letra “aa” y así de forma
consecutiva.

• Si el Oficio hace referencia a un documento promovido por el destinario, se

colocará “Su” al inicio, y si hiciera referencia a un documento del promotor, se
colocará “Mi”.

• Si hubiera más de una referencia, se colocará en forma ordenada según el

contexto de la documentación, procurando tener un orden lógico.

• No se colocará el nombre del promotor cuando la referencia incluya su nombre:

Referencia: a) Directiva COMGEMAR N° 56-16, de fecha 11 de octubre del 2016

b) Resolución de la Comandancia General de la Marian N°
0005-2021-RCGM, de fecha 10 de marzo del 2021
MANUAL DE EXPRESIÓN ESCRITA Y REDACCIÓN ADMINISTRATIVA NAVAL

g) Renglón Anexo. - Se coloca dejando una sangría de TRES (3) cm desde el margen
izquierdo y a un espacio de la referencia, se coloca un número arábigo que empieza
desde 1; asimismo, si el material que acompaña el sobre no se incluye dentro del
paquete, se colocará la abreviatura (p/s) que significa “por separado”.

h) Texto. - Es la parte sustancial del documento, donde se expone el tema o motivo

que la originad, debiendo comprender los siguientes parámetros:

(1) Todo texto inicia al margen izquierdo debajo del último renglón del
encabezado.
 (2) Cada párrafo no debe exceder los DIEZ (10) renglones, se concretará una
idea en forma ordenada y lógica, empleado en todo momento la
fraseología adecuada.

(3) El texto de un documento puede dividirse en los siguiente:

(a) párrafo 1.-
(b) subpárrafo a.
(c) Inciso (1)
(d) Subinciso (a)
(e) numeral 1
(f) Literal a

(4) Cuando el documento conste de una página no se numera, si cuenta con

más de DOS (2), se deberá colocar 1-2 y 2-2, en la parte inferior central del
documento.

(5) Los párrafos cortos enuncian mejores ideas, en lo posible evitar utilizar
subdivisiones en un texto porque dificultaría la lectura.

i) Antefirma. - Se coloca debajo del último renglón del texto, a DOS (2) espacios
simples, debiendo colocar lo siguiente:
1.- Dios Guarde a Ud.
2.- Grado
3.- Nombres y apellidos
4.- Número de CIP.

j) Firma. - Se colocará de forma manuscrita, debajo de la antefirma utilizando

bolígrafo de color negro.

k) Distribución. - Se coloca en el extremo inferior izquierdo la palabra “DISTRIBUCIÓN”,

debajo de esta palabra se colocará “copia”, debiendo quedar estas de forma
alineada y escribiendo a continuación la abreviatura de la dependencia a la cual
se pretende remitir copia, debiendo considerar (s/a), si se envía sin anexos o (c/a)
si se remiten los anexos. Después de la última dependencia colocada en
DISTRIBUCIÓN, se procederá a color la palabra archivo.

* Al final de la palabra archivo, se colocará las iniciales del promotor en la copia

del archivo.
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ELABORACIÓN: