Reglamento de normas para la correspondencia policial

1- La finalidad de la presente reglamentación, es asegurar la homogeneidad de forma y

expresión del tratamiento de la documentación administrativa que le compete a la Policía de la
Provincia de Santa Cruz, desprovista hasta el momento de un instrumento en este sentido,
salvo la aplicación analógica de las “NORMAS DE CORRESPONDENCIA Y ESCRITURA PARA LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PROVINCIAL” -Decreto 270/68-

I - GENERALIDADES

2- La redacción de los escritos debe guardar estilo, ser concisa, clara y en correcto castellano,
evitándose el uso de palabras superfluas o tecnicismos que atenten contra la inteligencia del
texto.-

3- La escritura debe ser a máquina, con cinta color negro fijo salvo casos excepcionales y
debidamente justificados en que podrá ser manuscrita. El papel tamaño oficio y observando
los siguientes márgenes:

1º) MARGEN IZQUIERDO: cinco (5) centímetros;

2º) MARGEN DERECHO: un (1) centímetro;

3º) MARGEN SUPERIOR: cinco (5) centímetros;

4º) MARGEN INFERIOR: tres (3) centímetros;

4- Cuando se continúe escribiendo al dorso de la hoja, se invertirán los márgenes derecho e

izquierdo. En la última foja debe quedar el espacio suficiente para la fijación de los sellos y las
firmas, para los duplicados se emplearán papel carbónico negro fijo.-

DEFINICIONES:

5- A efectos de uniformar el empleo de los términos se entenderá por:

Documentación: el nombre genérico que se aplica a uno o más documentos.-

Documento: nombre con el que se designa a todo escrito (nota, expediente, memorándum,
etc.), que informa o acredita sobre un asunto.-

6-De acuerdo con la finalidad, contenido, uso y medio de emisión, la documentación de los
actos administrativos adoptará alguna de las siguientes denominaciones:

Circulares Generales: es facultad exclusiva de Sr. Jefe de Policía y su efecto tiene vigencia en el
tiempo hasta que otra similar la derogue. Puede ser emitida o propuesta de algún área
determinada.-

Orden General: igual que la anterior, pero pierde vigencia cuando ha sido cumplida.-
Decreto: emisión privativa del Sr. Gobernador.-

Resolución: emisión privativa de los Ser. Ministros que conforman el gabinete de Gobierno.-

Disposición: emisión privativa de los Sres. Secretarios de Gobierno, Directores Provinciales,

Directores Generales y autoridades equivalentes (Jefe de Policía).-

Orden: facultad de emisión de los Sres. Jefes de dependencias, si se tratare de Jefes de

Departamentos a Unidades Operativas sobre asuntos concernientes a su área, podrán
impartirla en nombre del Sr. Jefe de Policía. Impuestas en una Unidad por su titular se
denominará “Orden Interna”.-

Informe: noticia, opinión o dato fundado que se da sobre un asunto determinado para hacer
conocer su situación y permitir la formulación de apreciaciones.-

Expediente: Todo asunto que con las formalidades de práctica origine alguna tramitación, que
aconseje seguimiento o que requiera decisión o resolución a cualquier nivel.-

Nota: utilizada internamente para iniciar un expediente, y de uso externo para solicitud o
información.-

Memorándum: comunicación escrita de uso interno policial, utilizado para enviar un informe,
como constancia escrita y siempre que no dé lugar a ulteriores trámites, en cuyo caso
corresponda la nota reglamentaria.-

Formularios: son los impresos que se adoptan para facilitar la realización práctica de las
comunicaciones, tramitaciones, recepción de denuncias, etc.-

II - FORMA BÁSICA DE LA ESCRITURA

7- La forma básica de la escritura oficial consistirá en una división bien planeada de su texto, la
que se facilitará teniendo en cuenta lo siguiente:

1º) Títulos

2º) Subtítulos marginales

3º) Palabras características

4º) Párrafos

5º) Incisos

6º) Apartados

8- Títulos: las disposiciones, informes, dictámenes o notas extensas, normalmente deberán

estar divididos en partes o capítulos, correspondiendo a cada uno de ellos un título al medio
de la nota, el que se escribirá en letras mayúsculas. Se numerarán con guarismos romanos a la
izquierda del título y separados por un guion. Tanto la numeración como el título deberán
subrayarse.-
9- Subtítulos marginales: indican el tema o asunto que abarca a uno o más párrafos, como su
nombre lo indica, el subrayado marginal se comienza a escribir desde el margen, subrayando
su texto.-

10- Palabras características: cuando se desee destacar el contenido del texto de un párrafo,
conviene iniciarlo con una o más palabras características que expresen a que se refiere. Las
mismas deben ir subrayadas y se escribirán en el lugar indicado para la primera línea del
párrafo. Ejemplo de las mismas es el presente párrafo.-

11- Párrafos: para facilitar la lectura es conveniente dividir el texto en párrafos, que en lo
posible no deben ser muy extensos y que guarden una relación lógica entre sí. La primera línea
del párrafo debe iniciarse a quince espacios de máquina desde el margen izquierdo hacia el
centro de la hoja; la línea subsiguiente se comenzará a escribir a partir del margen. Para mejor
ordenamiento y a fin de ubicarlos en el texto, los párrafos podrán ser numerados. El número
irá sobre margen izquierdo seguido de un punto, y a quince espacios de máquina incluyéndose
número y punto; se comenzará a escribir. La línea subsiguiente se iniciará desde el margen.-

12- Incisos: cuando deba subdividirse un párrafo se utilizarán incisos, los que se indicarán
numerándolos con caracteres arábigos ordinales consecutivos. El número correspondiente a
cada inciso se escribirá a cinco espacios de máquina desde el margen izquierdo hacia el centro
de la hoja, seguido del signo “º” y cerrado con paréntesis. La primera línea de cada inciso se
iniciará a continuación de dicho número y las líneas subsiguientes a la misma altura de la
primera.-

13- Apartados: cuando por razones de claridad o para una mejor interpretación deba
subdividirse un inciso, se utilizará el arbitrio de los apartados, los que se indicarán con letras
minúsculas siguiendo el orden alfabético y cerrado con paréntesis. La letra indicadora de cada
apartado se escribirá a diez espacios de máquina desde el margen hacia el centro de la hoja. La
primera del apartado debe iniciarse a continuación de su letra indicativa y, las líneas
subsiguientes a la misma altura de la primera.-

FORMAS DE CONFECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN

14- Diligencias continuación de expedientes: en los trámites internos de la Policía, a cuatro

espacios del borde superior de la hoja y, desde el centro se mencionará: “corresponde a Expte.
N º…….” Encerrado entre paréntesis. Seguidamente, a cuatro espacios interlineales y sobre el
margen se escribirá el destinatario, que será impersonal mencionando el cargo; más abajo a
dos espacios interlineales y quince espacios desde el margen se iniciará el texto. Teniendo
éste, abajo, a la altura de la iniciación de la redacción irá el saludo, cuando el expediente deba
dirigirse a otra Repartición: la tramitación interna prescinde del saludo. Al margen izquierdo, a
doble espacio interlineal llevará escrito en mayúsculas el nombre de la dependencia y
seguidamente el mes, día y año en letras minúsculas.-

15- Detalles para confección de notas: cuando se redacten notas a funcionarios de la

repartición, se hará en forma impersonal, con la sola mención del cargo que ocupa. Serán
personales indicándose además del cargo, el nombre y el apellido del destinatario, cuando se
dirijan a un funcionario ajeno a la Policía.-
16- En las notas dirigidas a reparticiones ajenas a la Policía, finalizando el texto y en párrafo
aparte, se harán constar el saludo al destinatario. En las que se cursen dentro de la Institución,
se omitirá el saludo.-

17- La forma de redactar una nota será la siguiente:

1º) En la parte superior y desde el medio, lugar y fecha;

2º) Debajo y desde el margen izquierdo, el destinatario;

3º) Más abajo y desde el medio, se escribirá la palabra “OBJETO:” en letras mayúsculas,
seguido de una sucinta relación del contenido del texto.-

4º) Debajo de “OBJETO”, se desarrollará la nota.-

18- Entre cada uno de los extremos detallados precedentemente se observarán los espacios
interlineales que mejor resulten para la estética de la nota.-

19- Confección de memorándum: se redactarán en formularios destinados al efecto, impresos

en media o entera hoja según la extensión del texto. Sobre el final y desde el margen izquierdo
se escribirá el nombre de la Dependencia y más abajo, los sellos oficial, aclaratorio e
“intervine” sobre el margen izquierdo.-

20- Confección de esquelas: se redactarán en tercera persona, comenzando por la firma del
remitente; a continuación irá el texto y, debajo de éste, se consignará el lugar y la fecha. Por
debajo, a partir del margen izquierdo y en renglones sucesivos, se indicará el destinatario,
domicilio y localidad de destino.-

21- Confección de Disposiciones: las medidas que dicte la Jefatura tendrán el carácter de
“Disposiciones”, salvo los despachos de mero trámite, por lo que la redacción de los proyectos
deberá ajustarse a ello, según sean originados por expedientes en trámite o tuvieren carácter
especial. Serán escritas en tercera persona, prohibiéndose las abreviaturas.-

22- Toda disposición comprenderá las siguientes partes:

1º) VISTO: en la que se hará mención del expediente o tema que da lugar a la misma;

2º) CONSIDERANDO: donde se hará el análisis de las circunstancias que se toman en

consideración para dictarla, encuadrándola en los preceptos legales pertinentes, cuando
correspondiere;

3º) DISPOSICIÓN: es la parte imperativa de la medida, pudiendo ser dividida en tantos

números como requiera la mejor inteligencia de su texto, separándose los números en títulos y
estos, a su vez, en capítulos, o en capítulos directamente cuando en la disposición se trate de
un solo tema, si ello conviene para la correcta ordenación de su temática.-

23.- Cuando se dicte en un sumario, o se trate de nombramientos, ascensos o cesantías, se

harán constar todos los nombres completos del personal involucrado, tal como aparecen en
sus documentos, clase a que pertenece, número de libreta de Enrolamiento o Cívica, Distrito
Militar, número de Cédula de Identidad y autoridad que la expidió.-

24- Asimismo, no deberá omitirse la cita de las normas legales en que la disposición se
encuadre. Antes del “Visto” se consignará el lugar y la fecha.-

25- Al pie del texto y desde el margen izquierdo, se agregará la expresión “DISPOSICIÓN Nº…”.-
26- La numeración de las Disposiciones se efectuará por año calendario. Serán confeccionadas
por las áreas interesadas, sobre los asuntos que le competan, e irá colocada la numeración y
sigla de la Dependencia que corresponda con indicación del año.-

III - NORMAS DE REDACCIÓN

27- Claridad: la claridad es condición fundamental en del escrito Policial. El estilo de este debe
ser sencillo, sin redundancias ni formas rebuscadas de expresión.-

28- Concisión: se redactará en términos concisos e inequívocos, con frases cortas y de

construcción correcta y directa. La concisión, debe constituir la condición esencial de los
escritos Policiales. Ella adquiere especial importancia, cuando de transmitir un texto por
radiograma, teléfono, teletipo, etc., y en las órdenes tiene una influencia notable sobre el
espíritu de subordinado. Sin embargo, se tendrá cuidado de no caer en un laconismo oscuro y
exagerado.-

29- Prolijidad: la prolijidad también debe ser base fundamental en la escritura Policial. Para
ello ese tendrá un esmerado cuidado en el uso de los espacios reglamentados; se evitarán
enmiendas, raspaduras, manchas o cualquier otra manifestación de desprolijidad.-

30- Forma de indicar cantidades: las cantidades se escribirán con letras mayúsculas y a
continuación entre paréntesis se repetirán en número.-

IV - SELLOS

31- Las características, uso y colocación de los sellos se ajustarán a las siguientes
prescripciones:

1º) Sello OFICIAL de la repartición. Características: asemeja la forma del escudo Español con
una saliente semicircular externa en la parte superior y otra más pronunciada que termina en
punta redonda abajo. Posee dos bordes; el externo está formado por una línea de puntos. Con
86 mm. de ancho por 39 mm. de largo. En la parte superior y formando un semi-círculo, se
halla inscrito “REPÚBLICA ARGENTINA” en palabras de 2 mm. de ancho. Abajo y en la misma
forma anterior: “PROVINCIA DE SANTA CRUZ”, en palabras de 3 mm. Más abajo en palabras de
1 mm. de ancho y de igual forma que las anteriores: “JEFATURA DE POLICÍA”. Al centro el
escudo de la provincia de Santa Cruz y, sobre la base de este, el nombre de la Dependencia
correspondiente.-

Uso: para la identificación de la dependencia actuante en la documentación que tramita.-

Colocación: a la izquierda del sello aclaratorio en las diligencias de expedientes, notas,

memorándum, etc.; se utilizará también como sello de “Juntura”, cuando en un expediente
deba emplearse más de una foja, o ésta deba agregarse a una documentación, cuidando de no
afectar la escritura. En los sobres, aun cuando lleven membretes, se colocará únicamente el
sello oficial sobre el lado izquierdo del destinatario.-
2º) Sello ACLARATORIO DE FIRMA. se coloca a la derecha del anterior, dejando entre sello y el
texto, el espacio estrictamente indispensable para la firma. Este sello llevará en renglones
sucesivos, el nombre y apellido, grado jerárquico y cuando corresponda el cargo funcional
respectivo, pudiendo destacar, además, los títulos profesionales legalmente autorizados y
acreditados, cuando fueren determinantes del cargo o función que se desempeñe. Queda
prohibida toda otra expresión.-

3º) Sello CONTROL o ESCALERA. características: 30 mm. de largo por 20 mm. de ancho, con
tres líneas simples que dividen el largo en cuatro rectángulos iguales. Sobre el extremo
izquierdo, longitudinalmente irá una cuarta línea que cruzará perpendicularmente a las demás
en un ancho de cinco (5) mm. dejando cuatro pequeños casilleros iguales, donde en cada una
irá una letra que vistas dirán “ERCA”, significando cada una:

a) En el casillero E, quien escribió;

b) En el casillero R, quien redactó;

c) En el casillero C, quien controló;

d) En el casillero A, quien autorizó la nota.

32. Si una misma persona ha intervenido en más de una de estas funciones, iniciará los
casilleros respectivos, abarcando tantos como corresponda.-

4º) Sello de ERROSE. Características: rectángulo de líneas simples de cincuenta y cinco (55)
mm. de largo por diez (10) mm. de ancho, inscripta en su interior la leyenda “ERROSE” en
letras mayúsculas de cinco (5) mm. de altura.-

Uso: para indicar que el texto al cual se aplica, no debe ser tenido en cuenta.-

Colocación: cruzando el texto errado.-

5º) Sello COPIA: características: rectángulo de líneas simples de cincuenta y cinco (55) mm. de
largo por diez (10) mm. de altura, con la leyenda impresa en el interior “ES COPIA”, en letras
mayúsculas de siete (7) mm. de altura.-

Uso: en las reproducciones del texto de un documento.-

Colocación: cerca del margen izquierdo, abajo del texto.-

6º) Sellos “RESERVADO”, “CONFIDENCIAL” y “SECRETO”.

Características: rectángulos de líneas simples de cincuenta y cinco (55) mm. de largo por diez
(10) mm. de altura, En su interior llevará impresa la leyenda que corresponda en letras
mayúsculas de siete (7) mm. de altura.-

Uso: para indicar el grado de reserva que corresponda al documento al cual se aplique.-

Colocación: en todas las fojas, al centro y parte superior a diez (10) mm. aproximadamente del
borde.-

7º) Sello FOLIADOR. Características: circunferencia exterior de veinticuatro (24) mm. de

diámetro; circunferencia interior de dieciséis (16) mm. de diámetro. Dentro del círculo interior
llevará inscripto “JEFATURA DE POLICÍA” en letras mayúsculas. En la parte del medio “Folio”, y
más abajo una línea de puntos.
Uso: para asentar el número correspondiente a los distintos folios que integren la
documentación en trámite.-

Colocación: en el ángulo superior derecho del anverso de cada hoja.-

8º) Sello IDENTIFICADOR DE EXPEDIENTES (para uso exclusivo de Mesa General de Entradas y
Salidas). Características: rectangular, de treinta y tres (33) mm. de alto por cincuenta y tres
(53) mm. de ancho, con borde exterior de dos (2) mm. de ancho. En la parte superior irá:
“PROVINCIA DE SANTA CRUZ” en letras imprentas mayúscula. Más abajo “JEFATURA DE
POLICÍA”, igual que anterior, y más abajo “MESA GENERAL DE ENTRADAS”. Abajo, un
rectángulo de treinta y seis (36) mm. de ancho y ocho (8) mm. de alto para llenar con la fecha
y, casi al pie: Nº, puntos suspensivos, “LETRA” y puntos suspensivos hasta el final.-

Uso: para identificar y numerar la correspondencia en general. Este sello será utilizado
también para documentación clasificada por la División Despacho, reemplazando MGE por
“DIVISIÓN DESPACHO” y agregando el término que identifique el carácter de la
documentación.-

Colocación: ángulo superior derecho de la hoja.-

V - CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

33- Norma General: toda documentación es clasificada cuando se considera conveniente evitar
su divulgación a personas ajenas a la Repartición y determinados niveles jerárquicos.-

34- Clasificación según su carácter: la documentación tramitada en la Repartición policial,

tendrá el carácter de “Pública”, “Reservada”, “Confidencial” y “Secreto”, de acuerdo con la
siguiente clasificación general:

1º) Público: tendrá tal carácter toda aquella documentación, informes, etc., que por su
contenido no se repute perjudicial su divulgación.-

2º) Reservado: tendrá ese carácter todo lo relacionado con:

a) Los legajos del personal Policial en actividad y en retiro.

b) Las resoluciones de las Juntas de Calificaciones para el personal de Sub-Oficiales y Tropa.

c) Las sanciones disciplinarias al personal de Sub-Oficiales y Tropa.

d) Los sumarios o informaciones administrativas contra el personal de Sub-Oficiales de policía

en actividad.

e) Las comunicaciones de hechos en que intervengan Oficiales y Sub-Oficiales de las Fuerzas

Armadas; Jefes y oficiales de las policías Federal y Provinciales, como asimismo miembros del
Clero secular y regular cualquiera sea la dignidad que represente o el puesto que desempeñe.

f) Las comunicaciones referentes a hechos protagonizados por menores de 18 años de edad,

ya sea en su condición de imputado o damnificado.
g) Todas las comunicaciones o informes por la comisión de delitos de Instancia Privada, u otros
que, a juicio del informante, deban tener tal carácter, sea por su naturaleza o por calidad de
las personas que intervengan en los mismos.

h) Los cuadros orgánicos de la repartición.

i) Las tramitaciones sobre antecedentes, solvencia moral y conducta de las futuras

contrayentes de personal de sub-oficial y tropas.

j) Los registros de domicilio del personal en actividad o en retiro, sea cual fuere el grado que
posea.

k) Las actuaciones administrativas que tengan relación con personal Policial, en el nivel de Sub-
Oficiales y Tropa.-

3º) Confidencial: tendrá este carácter todo cuanto se refiera a:

a) El servicio de informaciones en general;

b) Los informes sobre concepto de personal Policial Superior, sus aptitudes, conducta y
eficiencia;

c) Los informes sobre antecedentes Policiales de personas postulantes para empleos públicos o
de personas empleadas;

d) Las resoluciones de la Junta de Clasificaciones para el personal superior de la Policía, en

actividad;

e) Las sanciones para el personal superior;

f) Los sumarios administrativos o informaciones contra el Personal Policial superior en

actividad;

g) Los informes sobre antecedentes, solvencia moral y conducta de las futuras contrayentes de
personal superior;

h) Todo otro informe que por su importancia deba dársele ese carácter;

4º) Secreto: además de los hechos, noticias o asuntos vinculados con la seguridad interna y la
defensa de las instituciones que puedan ser consideradas como “Secreto de estado”, tendrán
el carácter de secreto, los siguientes:

a) La organización de la Policía para la defensa y el mantenimiento del orden en caso de grave

perturbación de la tranquilidad, las disposiciones que la rijan y los signos convencionales que
sirvan para poner en vigencia tal organización;

b) El control e información de extranjeros;

c) Las órdenes referentes al mantenimiento del orden con motivo de huelga, manifestaciones
públicas o de cualquier otra índole, o circunstancia que produzca alteración;

d) Las adquisiciones, provisiones y movimiento de material considerado de guerra;

e) Los prontuarios y fichas de identidad de personas;

f) Los cuadros y gráficos de distribución de efectivos;

g) Los legajos de organizaciones sindicales, políticas, culturales, etc.-

35- Toda autoridad que intervenga en la tramitación de expedientes, públicos en su origen,

está facultada a asignarle el carácter de “Reservado”, “Confidencial” o “Secreto”, si por la
importancia de los informes o comunicaciones que deba evacuar considera necesario evitar su
divulgación.-

VI - TRAMITACIÓN

36- Términos: para las actuaciones cuyo cumplimiento requiere un tiempo mayor o menor, la
autoridad podrá fijar el plazo dentro del cual deberá realizarse. A dicho fin se usará la palabra
“Termino”, y a continuación la fecha límite autorizada para su confección. Esta inscripción será
colocada después del último párrafo sobre el margen izquierdo.-

37- Prórroga: en los casos en que se hubiera señalado un término para el diligenciamiento de
una actuación, y quien deba informarla prevea que no podrá darle cumplimiento dentro del
mismo, inmediatamente comunicará por vía independiente, para no detener el trámite, la
imposibilidad de elevarlo en el término fijado, juntamente con el pedido de prórroga,
proponiendo concretamente la nueva fecha y fundamentalmente su pedido, directamente a la
autoridad que impuso el término.-

EXPEDIENTES:

38- Caratulación y Calificación: todo expediente iniciado en dependencias policiales, será

caratulado y calificado por la División Despacho a través de la Sección Mesa General de
Entradas y Salidas.-

39- En los sumarios administrativos, la División Despacho caratulará las actuaciones,

conservando la calificación primitiva originada en Dependencia, que se ajustará a lo siguiente:

1º) El apellido en letras mayúsculas, los nombres del empleado causante (Las primeras letras
en mayúsculas y las demás en minúsculas), seguidamente entre paréntesis la jerarquía, y tras
ello el motivo que origina la causa. Ej: “GOMEZ, Juan Pedro (Cabo) S/Infracción Artículo 11º,
Inciso 4º del R.R.D.P.”.-

2º) Tratándose de bienes patrimoniales del Estado, desaparecidos, deteriorados o inutilizados,

por los que corresponda actuación sumaria; la calificación comenzará mencionando la
dependencia donde tuvo lugar el hecho, seguido de lo ocurrido e individualizando la especie.
Ej: “COMISARÍA SECCIONAL CUARTA S/Rotura patrullero Prio. 5” o “COMISARÍA DISTRITO N.N.
S/Deterioro grupo electrógeno”.-

40- Foliatura y Sello de Juntura: cada foja de un escrito que forme parte de un expediente,
deberá ser foliado con el sello de la dependencia donde se encuentre, la que asimismo aplicará
el sello de “Juntura” que es el oficial de la dependencia se colocará abarcando el borde del
margen derecho del reverso de una foja, con el margen izquierdo del anverso de la que le
sigue.-
41- Agregación de expedientes o actuaciones: cuando se deba realizar tal procedimiento, el
nuevo cuerpo será considerado como folio único y en el expediente principal se consignará la
siguiente diligencia: “Déjase constancia que en la fecha. Se agrega este expediente (o estas
actuaciones) de ..… fojas útiles al expediente Nº …………., como folio único número …….” En
ocasión de agregarse varios expedientes, en cada uno de ellos se harán constar tal
circunstancia y se tendrá en cuenta la foliatura ya mencionada; a excepción de los agregados
que se hagan por cuerda floja, en cuyo caso si se adicionan nuevas fojas, éstas irán en el
cuerpo cabeza.-

VII - USO DEL PAPEL Y SOBRES

42- En todo escrito a excepción de expedientes que lleve la firma del Jefe o Sub-Jefe de Policía,
se utilizará el papel con membrete. Este estará colocado en la parte superior izquierda de la
hoja, con el escudo de la provincia en relieve sin color, abajo: “Provincia de Santa Cruz”, más
abajo, sucesivamente: “Jefatura de Policía” y “Jefe” o “Sub-Jefe” según corresponda, en letras
de dos (2) mm. de alto las dos primeras líneas y de tres (3) mm. la última.

43- En las demás dependencias, se empleará papel con membrete (sin relieve) en igual
ubicación que anterior, para todo escrito que deba salir del ámbito de la repartición.-

44- Por falta de medios adecuados en la repartición, para imprimir los membretes como
corresponde para cada dependencia; éstas son facultadas para realizar la impresión
pertinente, debiendo para una similitud total ajustarse estrictamente a lo siguiente:

1º) En la parte superior, el escudo de la provincia, en medida de quince (15) mm. de alto por
doce (12) mm. de ancho;

2º) Abajo “PROVINCIA DE SANTA CRUZ” en letras de dos (2) mm. de alto;

3º) Más abajo “POLICÍA”, en letras de cuatro (4) mm. de alto.

45- Los sobres usados para remitir correspondencia del Jefe o Sub-Jefe de Policía, llevarán
membretes en relieve, de la misma forma descrita anteriormente, que irán colocados en la
parte inferior izquierda. Para las demás dependencias, regirán los procedimientos establecidos
en el párrafo 44-, dichos sobres serán utilizados solamente cuando la correspondencia salga
del ámbito de la repartición, en los demás casos se usará el sobre simple.-
La correspondencia:

Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas,

tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la
correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse
entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy
variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros
días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información
llegue al destinatario.

Importancia de la correspondencia:

Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las

relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.

De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una

venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

Clasificación de la correspondencia:

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto,
dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad
de cada uno.

Por el destino: Públicas y Privadas

Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio,

TV, Carteleras, pancartas.)

Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de
información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya
tramitación se realiza también por correo.

Por su tramitación: Postal y Telegráfica

Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su
destinatario

Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las
abreviaturas.

Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación

Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

Por su extensión: Largas medianas y cortas

Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras

Medianas: Cuando contienen doscientas palabras

Cortas: Cuando contienen cien palabras

Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y
presentación

División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro clases

Correspondencia comercial:

Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es

promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

Correspondencia Familiar y amistosa:

La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.

Correspondencia Oficial:

Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los

gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
Sobres:

Es la cubierta de la carta y demás comunicaciones, cuya finalidad es protegerla de deterioro y

facilitar su transporte. Los sobres de la correspondencia comercial, han de ser de la misma
calidad del papel en que esta se escribe.

Clasificación de los sobres:

Por la forma:

Semicuadrado: Tiene las dimensiones casi iguales por cada lado.

Rectangulares: Tiene la base más larga que la altura

Por el tamaño:

Corriente: Sus dimensiones son 16 por 9.5cm.

Comercial: Sus dimensiones son 16 por 12cm

Oficial: Sus dimensiones son 23.5 por 12cm

Por su confección:

Con ventana: Son los que llevan la abertura o ventanilla cubierta con papel transparente.

Sin ventana: Son todos los demás sobres

Por el medio de transporte:

Ordinarios: Son los que se transportan por vía terrestre marítima o fluvial.

Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea.

Normas para redactar sobres:

Datos del remitente:

Estos datos se escriben en el ángulo superior izquierdo, a dos espacios del borde superior y a
dos espacios del borde lateral izquierdo. Este procedimiento se omite en caso de que el sobre
tenga impreso los datos del remitente.

En algunos casos (Correspondencia Familiar) los datos del remitente se colocan en la pestaña
del sobre.

Datos del destinatario:

Son el nombre completo y dirección de la persona a quien se le envía la correspondencia. Estos
datos se escriben una línea más debajo de la mitad del sobre y a cinco espacios hacia la
izquierda de su centro.

Franqueo de la correspondencia:

Es el pago que se hace en dinero por conceptos de estampillas u otras estampaciones

autorizadas por el Ministerio de Hacienda.

Carta:

Es una comunicación escrita, cuyo contenido tiene por finalidad transmitir informaciones o
cumplir con algún requisito.

Clases de Cartas:

Se clasifican según las relaciones que se establecen con ellas:

Particular: Familiar, Social y Personal

Familiar: Tiene como finalidad la comunicación entre miembros de familia o parientes

Social: Tiene como finalidad hacer vida social, por ejemplo: invitaciones, felicitaciones,
presentaciones, etc.

Personal: Tiene como finalidad la comunicación entre personas particulares o estas con
oficinas publicas.

Comercial:

Tiene como finalidad establecer, mantener o terminar negociaciones.

Oficial:

Tiene como finalidad tramitación entre dependencias y entre estas y los particulares, ejemplo:
aprobación o rechazo de solicitudes.

Cuerpo de la carta:

Introducción:
Son las ideas preliminares que se exponen antes de entrar en materia. Esta varía de acuerdo al
contenido de la carta.

Ideas fundamentales o asunto:

Comprende la idea o ideas centrales de la carta, preferiblemente sí a de tratar un solo asunto;

Sin embargo existen se ha de tratar un solo asunto; sin embargo existen casos donde es
posible relacionar varios asuntos. Cuando esto ocurre, es recomendable colocarlos en orden
de importancia y en párrafos separados.

Despedida.

Son expresiones de cortesía, con las que se concluye la carta. En la despedida puede recalcarse
lo tratado en las ideas centrales. Estas deben relacionarse tanto como el saludo como el texto
de la misma.

Antefirma:

Se utiliza cuando la persona que envía lo carta lo hace a nombre y en representación de otra,
ya sea una entidad jurídica o persona natural.

Firma:

Se refiere a la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. Consta de: firma
autógrafa, reproducción del nombre y apellido del firmante y el cargo o posición que este
ocupa dentro de la empresa.

Estilos de presentación de la carta:

Se refiere a las diversas formas en que se presentan las partes de las cartas comerciales. Los
estilos de presentación son:

Bloque Extremo:

Este estilo de presentación se caracteriza por tener todas las líneas de la carta a partir del
margen izquierdo.

Bloque:
Es una variación de bloque extremo por cuanto la fecha, la despedida, antefirma y firma se
escriben del centro del papel hacia la derecha, mientras que las demás partes de la carta se
distribuyen igual que en el bloque extremo.

Semibloque o Bloque Modificado:

Es el estilo de presentación más usual. Se caracteriza por tener escritas las líneas de la fecha,
despedida, antefirma y firmas; a partir del centro hacia la derecha y la primera línea de cada
párrafo va sangrando con 5 o 10 espacios a partir del margen izquierdo.

Sangrado:

Se caracteriza por llevar cada una de las líneas de la dirección en forma escalonada, de la
manera siguiente: cada línea comienza de 3 a 5 espacios más adelante que la anterior
excepción de la primera que comienza en el margen izquierdo.

Esta misma forma de disposición escalonada se repite en la despedida, antefirma, firma y

cargo del firmante, a excepción de la despedida que se comienza a escribir del centro del papel
hacia la derecha.

Conclusión

Después de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir que es de vital importancia
el uso y manejo de las cartas tanto en la organización como en la vida cotidiana.

La carta y la correspondencia son dos implementos muy importantes y sencillos, si se cumple

con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es utilizado
correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar
este tipo de comunicación.

La correspondencia es el medio por el cual la carta o un objeto son enviados y hace que el
mismo llegue a su destino y la carta es aquella que está dirigida a una persona con el fin de
llevarle un mensaje.

Estas son importantes para el mundo empresarial ya que son de gran utilidad como ya
sabemos el tipo de correspondencia más utilizada para el envío y recepción de comunicación
entre distintos entes es el i-mail y para el envío de paquetes se suele utilizar la
correspondencia terrestre o aérea ya que son métodos rápidos y de confiabilidad.
CORRESPONDENCIA

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario. No genera trámite para la institución; Aunque también
es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas,
telegramas, catálogos, folletos, o documentos en general. En las empresas se considera que la
correspondencia es el alma del comercio y de la industria

Definición de correspondencia. ... Se conoce como correspondencia, por otra parte, a la

comunicación por escrito entre dos o más personas. La correspondencia implica el intercambio
de cartas: la persona que envía la comunicación es el remitente, mientras que quien la recibe
es el destinatario.

La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones
comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito
indispensable y valioso para el estudiante que tiene intención de entrar al mundo de los
negocios.

El objetivo de este trabajo es, por lo tanto, proporcionar los conocimientos y prácticas
necesarios para desarrollar la habilidad de escribir bien de los tipos de cartas sobre todo
cuando se trata de las cartas comerciales mas comunes.

A pesar del número de cartas comerciales que se escriben y de su importancia, casi el 80 por
ciento de ellas está mal escrito. El objetivo de este trabajo es de que se aprenda a escribir
dentro del 20 por ciento de las cartas bien escritas.

1. IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA

Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para
comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy
variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a
nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la
información llegue al destinatario.

2. DEFINE CORRESPONDENCIA

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas,
telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el
alma del comercio y de la industria
3. LA CARTA COMERCIAL: CARACTERISTICAS EN CUANTO ELEMENTO, ESTILO Y PUNTUACION.

Estilos de las cartas

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben
comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio
sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la
línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde
el centro horizontal del papel.

3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los mas usados en el Comercio. Este
estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo
comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos:
cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios
en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las
iniciales identificadoras y la firma.

Normas de puntuación de la carta

Además de los estilos de presentación, también se han acordado varias normas de puntuación
que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas de puntuación:

1. La Puntuación Abierta: es la que no usa signos de puntuación después de las líneas de la

fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma.

2. La Puntuación Cerrada: se distingue por las siguientes características: se escribe un punto al

final de la línea de la fecha, se utiliza coma después de cada línea del destinatario (excepto la
ultima que lleva punto), se usan comas después de la despedida, se usan dos puntos después
del saludo y se usan comas después de cada línea del bloque de la firma (menos la ultima que
lleva punto)
3. La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se
usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida.

4. ESTRUCTURA DE LA CARTA

1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o

entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la
correspondencia.

2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como
el día mes y año.

3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta

4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el
que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto
de la carta.

6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la
carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural
y espontáneo.

7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del
mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la
relación entre el emisor y receptor.

8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en
nombre y representación de otra.

9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo

expresado en la carta.

10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el
dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos,
estos deben mencionarse en una nota de anexos.

5. ESTILO DE COMERCIO

Comercios de Ventas. Ameritan cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un

proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de
reclamación, de remesas, etc.

Relaciones Públicas. Necesita de cartas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las
relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos, los
nombramientos, etc.

Comercios Varios. En este tipo están las cartas de recomendación, informes, memorandos,
cartas de seguimiento, de publicidad y otras.

6. ESTILO DE PRESENTACION

Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad

es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto

particular entra en ella.

Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los
gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:

Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas, memorando y tarjetas
postales.

Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas, Cablegramas,
Radiogramas y telefonemas
RESPUESTA A UN ANUNCIO Una vez analizados los anuncios pertinentes, hay que aplicarse a
contestarlos con las mayores garantías de éxito. Raramente los anuncios piden una respuesta
telefónica, pero, si es así, llame y realice todas las preguntas posibles sobre el puesto. Sin
embargo, lo más habitual es que el anuncio solicite una respuesta por escrito adjuntando a la
carta un curriculum vitae. Cada anuncio requerirá la confección de una carta específicamente
redactada y diseñada para las características de la oferta de empleo. No vale tener una carta
tipo de presentación preparada y utilizarla indiscriminadamente. Cada anuncio es distinto,
cada uno exige requisitos diferentes y usted deberá reflexionar sobre los aspectos concretos
que se le piden.

AUTOCANDIDATURA

Si enviamos una carta a una empresa, no porque tengamos constancia de que en ese
momento necesitan a una persona de nuestras características, sino por si en el futuro la
necesitaran, es incluso más necesario el realizarlo con mayor cuidado, ya que debemos hacer
que se nos recuerde cuando precisen a una persona de nuestras características.

AGRADECIMIENTO

Es la carta que se envía tras una entrevista de trabajo. No existe demasiado acuerdo entre los
profesionales del sector en si es necesario enviar la carta de agradecimiento o no. Dejando
este punto abierto, os damos unos consejos y os mostramos un ejemplo sobre este tipo de
carta.

7. LA CARTA OFICIAL

Son todas aquellas que están relacionadas con trámites ante instituciones gubernamentales y
dependencias públicas. Algunos tipos serán los siguientes: de solicitud de certificado de
servicio, aumento de sueldo, solicitud de revocatoria de una multa.

Todos los tipos de cartas hasta aquí mencionados, debe ser redactados con un lenguaje
formal; las ideas deben ser presentadas de manera clara, breve, precisa y directa. El
tratamiento dado al destinatario debe de ser de cortesía, respeto y consideración.

Por último haremos referencia a la carta privada, la que se hace a título personal, desprovista
de toda formalidad y "en tono íntimo", dirigida familiares y amigos. El lenguaje empleado se
caracteriza por ser sencillo, espontáneo, efectivo y en muchos casos puede estar llena de
expresiones coloquiales.
8. EL PAPEL: TIPOS DE PAPEL, TEXTURA Y TAMAÑO.

Comenzaremos con la papelería porque con la papelería es lo primero que comienza a

presentar la "imagen" de la carta.

Los principales factores en la selección de la papelería son la calidad y la sencillez. Es una

economía mal entendida utilizar papel y sobres de baja calidad, ya que el costo del papel es
solamente una pequeña fracción del costo total de la carta

El papel blanco es de uso universal para cartas hoy día; es lo suficientemente liviano para
poder hacer un número razonable de copias y se puede doblar nítidamente sin requerir mucho
espacio.

9. SOBRES

Para el tamaño carta normal de 21, 5x 28 cms. Se requiere el obre número 63/4. Los sobres,
como las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del membrete.
Generalmente están impresos con la misma información que aparece en el membrete. El
tamaño de los sobres varían de acuerdo al tamaño del papel sin embargo los más usados para
cartas de negocios son: el sobre comercial grande (10x24 cm.) y el sobre comercial pequeño
(9x16 cm.)Estos dos sobres son especialmente apropiados para papel de 21.5x28 Cm. Los
sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres tamaño oficio,
sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es
conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un
gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportación del
contenido sin riesgos.

El sobre, en principio una simple cubierta, por arte de los publicitarios y obra (y no poco arte)
de los fabricantes se ha convertido en un medio de comunicación con muchos recursos.
Combinando tan solo tres elementos (impresión, plegado y postizos) se consiguen sobres
publicitarios y comerciales, bolsas para los más diversos usos y carterillas con toda suerte de
compartimentos.

UNA PRIMERA DISTINCIÓN: SOBRE, BOLSA, CARTERILLA

Los sobres suelen tener la solapa de cierre mayor que las solapas laterales.

La carterilla es generalmente rectangular; su solapa de cierre suele ser más alta que las de los
sobres y bolsas y no llevan engomado ni circulan por correo.
10. ESTRUCTURA DEL SOBRE

Entre otras características, la forma y tamaño de las solapas diferencian a los distintos sobres:

Solapa de cierre recta o de pico, prolongación de solapas de cierre o fondo para ciertos fines o
configuraciones especiales de solapas para apertura fácil, para ensobrado mecanizado, etc.

SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE RECTA

Sobre "Konstancia" o sobre-bolsa.

Tiene la solapa de cierre recta y más larga que las laterales.

Sobre "Retorno alemán"

Así llamado porque su solapa de cierre prolongada lleva un perforado en el límite de la zona
engomada para utilizar como cupón o bono de respuesta la parte de solapa desprendible.

Sobre "Bangtail" ("desprendible");

De solapa de fondo prolongada y plegada en el sentido de la solapa de cierre para utilizar

como cupón o bono de pedido en una oferta publicitaria.

Sobre de solapas rectas especiales para ensobradora.

SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE DE PICO.

Sobre "Americano"

Además de la solapa de cierre en forma de pico o angular, solapa de fondo de un ángulo de 90

%

Sobre "Ministro"

Solapa de cierre en pico y mayor que la solapa de fondo (generalmente usado en

correspondencia de ceremonia y medidas 120 x 176

mm, con la actual normalización).

Sobre rombo

Denominación corriente del sobre con solapa de cierre en pico que resulta de un formato en
rombo.

Sobres de apertura fácil: el "OPEN PLUS"

El Open Plus de TOMPLA incorpora una línea de trepado en la solapa de fondo que, por simple
tracción, se abre limpiamente sin necesidad de abrecartas

Sobres especiales para ensobradora.

Sólo ciertos tipos de sobre funcionan bien en las máquinas ensobradoras porque exigen
formas, papeles y colas especiales. Los más usuales: El sobre TEIDE, el sobre TEIDE 2000, el
sobre de SOLAPA CIRCULAR, el sobre UVE, el sobre TRAPEZOIDAL, el sobre bolsa de SOLAPA
RECTA

BOLSAS
La bolsa se diferencia del sobre en que se abre por la parte más estrecha y las solapas montan
unas sobre otras de manera distinta.

Como en los sobres, la forma y tamaño de las solapas y las combinaciones que con ellas
pueden y suelen hacerse diferencian a las distintas bolsas.

Bolsa simple. Su solapa de cierre proporcional a la bolsa suele ser algo mayor que la de fondo
(22mm).

Si las solapas laterales son iguales son, obviamente, de pegue central.

Si son desiguales (lo más frecuente) se denominan de pegue lateral.

CONCLUSIÓN

La carta comercial, como también otros tipos de cartas, es de gran importancia ya que esta es
un medio de comunicación escrito, que puede informar al cualquier tipo de persona, un hecho
o simplemente para darle cuenta de algo. Se puede decir que la carta es una herramienta
principal en el campo de trabajo, lo puede ser una empresa, compañía, es sus oficinas, como
también de uso doméstico, que las personas envían a sus familiares, amigos, etc.

La carta es una papel escrito, en hojas de color claro, como blanco, beige..., en decir de
tonalidades claras, generalmente lleva sobres, y para su legalidad debe de llevar estampillas.
La carta está constituida por diversas partes, que son el saludo, contenido, firma, fecha, entre
otras. La carta es una técnica por lo tanto tiene sus normas que son de limpieza, formalidad ó
informalidad, la ortografía , en ella están incluidos los signos de puntuación, la redacción, etc.

Por eso que la carta tiene un papel importante, en la vida diaria, laboral; es decir, es universal,
ya que se emplea en todo organismo social, con la finalidad de comunicar.

CARACTERÍSTICAS BASICAS

Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a

mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso
mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya
que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante
un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio,
subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible
volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo
o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.

Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto
formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha
información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento
jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.

Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD),
un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los
documentos pueden clasificarse de acuerdo a:

Al soporte material usado para consignar la información.

Correspondencia

La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de

cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera
que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse
entre dos personas o individuos que están alarga distancia o cerca con un motivo muy variado.
A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que
existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al
destinatario.

Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las

relaciones cliente- proveedor y el lazo que une lamayor parte de transacciones comerciales.

De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una

venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

La carta y la correspondencia son dos implementos muy importantes y sencillos, si se cumple

con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos noes utilizado
correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar
este tipo de comunicación.

La correspondencia es el medio por el cual la carta o un objeto son enviados y hace que el
mismo llegue a su destino y la carta es aquella que está dirigida a una persona con el fin de
llevarle un mensaje.

Son muy importante para nosotras las personas ya que nospermite estableser algunas
comunicacion con algun otro individuo que puede encontrase ya sea en lejo o dentro de un
mismo pais o en otro pais

Consepto de carta
Es una comunicación escrita, cuyo contenido tiene por finalidad transmitir informaciones o
cumplir con algún requisito.

Clases de Cartas:

• Se clasifican según las relaciones que se establecen con ellas:

• Particular: Familiar, Social yPersonal

• Familiar: Tiene como finalidad la comunicación entre miembros de familia o parientes

• Social: Tiene como finalidad hacer vida social, por ejemplo: invitaciones, felicitaciones,
presentaciones, etc.

• Personal: Tiene como finalidad la comunicación entre personas particulares o estas con
oficinas publicas.

Comercial:

• Tiene como finalidad establecer, mantener o terminarnegociaciones.

Oficial:

• Tiene como finalidad tramitación entre dependencias y entre estas y los particulares,
ejemplo: aprobación o rechazo de solicitudes.

La carta comercial

Unidad fundamental de comunicación entre instituciones o empresas comerciales. ¨una carta

es un mensaje escrito con un fin comercial específico: vender, agradecer, cobrar, reclamar,
invitar, etc.¨. De esta definición derivamosla clasificación de cartas comerciales.

TIPOS DE CARTA COMERCIALES

a) CARTAS DE VENTA: Son las cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso
de compra-venta. Por ejemplo: un pedido, cobro, reclamo, remesa, empleo, etc.

b) CARTAS DE RELACIONES PÚBLICAS: Son aquellas que se escriben con el objeto de vincular a
la empresa; crear, mejorar o recuperar las relacionescomerciales. Entre ellas están: circulares,
invitaciones, felicitaciones, nombramientos, etc.

c) CARTAS DIVERSAS: En este grupo colocamos a las distintas variedades de cartas que se
escriben con un objetivo comercial directo o indirecto: Cartas de referencia, informes,
memorándums, cartas en serie (follow- up), publicidad, etc.

OBJETIVOS DE LA CARTA

Aunque ya hemos visto que las cartas comercialesse escriben casi siempre con fines
específicos (cobrar, vender, agradecer, reclamar, etc.), todas ellas llevan consigo dos objetivos
primordiales:

a) TRASMITIR un mensaje