ASISTENTE DE GERENCIA

Área Gerencia
A quien reporta Gerente General

Puestos que No Supervisa

supervisa

PERFIL
Formación y Experiencia Competencias y aptitudes
Formación Académica:  Proactivo.
Bachiller en Administración de Empresas.  Trabajo en equipo.
Experiencia:  Atención al cliente.
Contar con 1 año de experiencia en cargos  Honestidad.
similares.  Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
Otros:  Aptitudes para redactar informes.
-Idioma inglés a nivel intermedio  Capacidad para priorizar tareas.
(Deseable)  Capacidades organizativas.
-Microsoft Office a nivel Intermedio.  Capaz de mantener información confidencial.
-Diplomado en seguridad y salud  Capaz de prestar atención al detalle.
ocupacional en el trabajo.  Ser Discreto y seguro.

RESPONSABILIDADES DEL CARGO

Actividades: Percepciones:
- Gestionar la agenda del gerente - Identificar las prioridades del gerente y organizar su
- Organizar reuniones y eventos. agenda en consecuencia.
- Coordinar los viajes de negocios. - Gestionar la correspondencia y los correos
- Realizar investigaciones y análisis de datos. electrónicos, filtrando y priorizando los mensajes según
- Preparar informes y presentaciones. su importancia.
- Gestionar la correspondencia y los correos - Coordinar reuniones y eventos, asegurándose de que
electrónicos. todos los participantes estén informados y preparados
- Supervisar el trabajo administrativo del departamento - Realizar investigaciones y recopilar información para
- Colaborar con otros departamentos y equipos. apoyar la toma de decisiones del gerente.
- Gestionar los presupuestos y los gastos del - Mantener una comunicación fluida con otros
departamento. departamentos y miembros del equipo para garantizar
- Asistir al gerente en sus tareas diarias según sea la eficacia de las operaciones diarias.
necesario. - Gestionar tareas administrativas como la elaboración
de informes, la preparación de presentaciones y la
gestión de documentos importantes.

Normas: Planes:
- Mantener la confidencialidad: Es vital mantener la -Gestión de la agenda: Organizar y gestionar la
confidencialidad de la información del gerente y de la agenda del gerente, programando reuniones, citas y
empresa en general. eventos importantes. Esto implica coordinar con otras
personas y departamentos para asegurar la
-Ser organizado: Mantener un calendario actualizado, disponibilidad y evitar conflictos de horarios.
llevar un registro de las tareas pendientes y tener todo
ordenado es esencial para realizar el trabajo de manera -Preparación de reuniones: Ayudar en la preparación
efectiva. de reuniones, lo cual puede implicar la recopilación de
información relevante, la elaboración de agendas, la
-Ser proactivo: Anticiparse a las necesidades del gerente preparación de materiales y la reserva de salas de
y estar dispuesto a tomar iniciativas para mejorar el reuniones. También puedes asistir a las reuniones
trabajo y la productividad. para tomar notas y realizar el seguimiento de las
tareas asignadas.
-Ser puntual: Llegar a tiempo a las reuniones y cumplir
con los plazos establecidos es fundamental. -Gestión de viajes: Organizar los viajes de negocios
del gerente, incluyendo la reserva de vuelos, hoteles,
-Comunicación efectiva: Mantener una comunicación alquiler de automóviles y otros arreglos necesarios.
clara y efectiva con el gerente y otros miembros del También puedes encargarte de preparar los itinerarios
equipo es importante para asegurar que todos estén en de viaje y asegurarte de que el gerente cuente con
la misma página. todos los documentos necesarios.

-Ser flexible: Estar dispuesto a adaptarse a los cambios y -Investigación y análisis: Realizar investigaciones y
ser capaz de manejar situaciones imprevistas. análisis de datos en nombre del gerente para apoyar
la toma de decisiones. Esto puede incluir la
-Ser respetuoso: Tratar a todos los miembros del equipo recopilación de información sobre competidores,
con respeto y cortesía, independientemente de su análisis de mercado, revisión de informes financieros,
posición o cargo. entre otros.

-Coordinación de proyectos: Ayudar en la

coordinación y seguimiento de proyectos asignados al
gerente. Esto implica la comunicación con los
miembros del equipo, el monitoreo del progreso, la
identificación de problemas y la búsqueda de
soluciones.

-Gestión de la documentación: Organizar y mantener

la documentación y archivos del gerente, asegurando
que estén actualizados y accesibles. Esto puede incluir
contratos, informes, políticas internas y otra
documentación relevante.

-Apoyo administrativo: Brindar apoyo administrativo

general, como la preparación de informes de gastos, la
gestión de suministros de oficina, la coordinación de
servicios de mensajería y otras tareas similares.

MOTIVACION: CAPACIDAD:
-Aprendizaje y desarrollo profesional: Muchos -Gestión de agenda: El asistente puede administrar la
asistentes de gerencia tienen la motivación de adquirir agenda del gerente, programar y organizar reuniones,
nuevas habilidades y conocimientos que les permitan citas y eventos importantes, así como realizar
crecer en sus carreras. Pueden ver su rol como una seguimiento de los recordatorios.
oportunidad para aprender sobre la gestión empresarial,
procesos organizativos y toma de decisiones estratégicas. -Comunicación y correspondencia: Puede manejar la
correspondencia del gerente, tanto en términos de
-Contribuir al éxito de la organización: Los asistentes recibir y filtrar mensajes, como en la redacción de
de gerencia suelen tener un impacto directo en el respuestas y comunicaciones en nombre del gerente.
desempeño de la gerencia y en la eficiencia de la
organización. Están motivados por la oportunidad de -Organización de viajes: El asistente puede
colaborar estrechamente con los gerentes y ayudarles a encargarse de planificar y coordinar los viajes del
lograr sus objetivos. Su satisfacción viene de ser parte gerente, incluyendo la reserva de vuelos, hoteles,
integral de un equipo exitoso y contribuir al éxito general transporte y cualquier otro detalle necesario.
de la empresa.
-Gestión de documentos: Puede ayudar en la
-Desafíos y responsabilidad: Los asistentes de gerencia creación, revisión y organización de documentos,
a menudo se enfrentan a tareas complejas y variadas que informes y presentaciones, así como en el
requieren habilidades de resolución de problemas y toma seguimiento de plazos y la gestión de versiones.
de decisiones rápidas. Para aquellos que disfrutan de los
desafíos y se sienten cómodos asumiendo -Preparación de reuniones: Puede asistir en la
responsabilidades, este rol puede ser motivador, ya que preparación de reuniones, incluyendo la elaboración
les brinda la oportunidad de superarse y demostrar su de agendas, recopilación de materiales y
valía. documentación necesaria, y la preparación de
presentaciones.
-Relaciones interpersonales: Los asistentes de gerencia
suelen ser el punto de contacto principal para la -Coordinación de proyectos: Puede ayudar en la
comunicación entre la gerencia, los empleados y otros coordinación de proyectos, asegurando que se
colaboradores externos. Aquellos que disfrutan cumplan los plazos, se asignen las tareas adecuadas y
interactuando con diferentes personas y estableciendo se mantenga una comunicación fluida entre los
relaciones sólidas pueden encontrar satisfacción en la miembros del equipo.
capacidad de conectar y colaborar con una variedad de
individuos. -Gestión de base de datos: Puede encargarse de
administrar y mantener actualizadas las bases de
-Organización y eficiencia: Un asistente de gerencia datos relevantes para el gerente, como contactos de
desempeña un papel clave en la organización y clientes, proveedores o empleados.
coordinación de actividades y eventos. Aquellos con
habilidades organizativas y la capacidad de mantenerse -Gestión de tareas: Puede ayudar en la organización y
enfocados en los detalles pueden encontrar satisfacción seguimiento de las tareas y proyectos asignados al
en la creación de estructuras y procesos eficientes que gerente, asegurándose de que se completen a tiempo
faciliten el flujo de trabajo y mejoren la productividad. y se cumplan los objetivos establecidos.

-Análisis de datos: Puede realizar análisis básicos de

datos y preparar informes con visualizaciones claras
para ayudar al gerente a tomar decisiones basadas en
datos.
 Potencial: Futuro:
-Gestión de tareas y organización: Un asistente de -Automatización de tareas: Con la creciente
gerencia puede encargarse de administrar la agenda del adopción de la inteligencia artificial y la
gerente, programar reuniones, coordinar viajes y realizar automatización de procesos, es probable que muchas
un seguimiento de las tareas pendientes. Esto permite al tareas repetitivas y administrativas que realizan los
gerente concentrarse en las decisiones estratégicas y en asistentes de gerencia sean automatizadas. Esto
las responsabilidades clave, mientras que el asistente se liberará tiempo para que se enfoquen en actividades
encarga de las tareas administrativas. de mayor valor estratégico y de toma de decisiones.

-Comunicación y coordinación: Un asistente de -Colaboración virtual: Con la creciente popularidad

gerencia puede servir como enlace entre el gerente y del trabajo remoto y las herramientas de colaboración
otros miembros del equipo, clientes, proveedores y otros en línea, los asistentes de gerencia podrán trabajar de
departamentos. Puede ayudar a asegurar una manera más eficiente con sus gerentes y equipos,
comunicación fluida y efectiva, coordinar la entrega de incluso si están ubicados en diferentes lugares.
información y documentos, y realizar un seguimiento de
las solicitudes y preguntas que surjan. -Análisis de datos y toma de decisiones: Los
asistentes de gerencia pueden desempeñar un papel
-Investigación y recopilación de información: Un más importante en el análisis de datos y en la
asistente de gerencia puede realizar investigaciones, generación de informes para respaldar la toma de
recopilar datos y preparar informes para apoyar la toma decisiones estratégicas. Con habilidades en el manejo
de decisiones del gerente. Esto puede incluir investigar de datos y el uso de herramientas de análisis, podrán
nuevos mercados, analizar datos financieros, recopilar proporcionar información valiosa a sus gerentes y
información sobre competidores y realizar análisis contribuir al éxito de la organización.
comparativos.
-Desarrollo de habilidades adicionales: A medida
-Gestión de proyectos: Un asistente de gerencia puede que los roles administrativos tradicionales
ayudar en la planificación, seguimiento y coordinación de evolucionan, es probable que los asistentes de
proyectos. Puede establecer hitos, dar seguimiento al gerencia deban adquirir habilidades adicionales para
progreso, identificar posibles problemas y ayudar a adaptarse a las necesidades cambiantes. Esto puede
garantizar que los proyectos se completen dentro de los incluir habilidades en tecnología, gestión de
plazos establecidos. proyectos, comunicación efectiva y resolución de
problemas.
-Preparación de presentaciones y documentos: Un
asistente de gerencia puede ayudar a preparar -Asistencia virtual avanzada: En el futuro, es posible
presentaciones, informes y otros documentos que veamos un aumento en la adopción de asistentes
importantes. Puede realizar tareas como recopilar datos virtuales avanzados basados en inteligencia artificial,
relevantes, crear gráficos y tablas, y revisar y editar el que puedan realizar tareas complejas y responder
contenido para asegurar su precisión y claridad. preguntas de manera más sofisticada. Estos asistentes
virtuales podrían trabajar en conjunto con los
-Gestión de la información confidencial: Los asistentes asistentes de gerencia humanos, brindando soporte
de gerencia suelen tener acceso a información adicional y permitiendo una mayor eficiencia en la
confidencial y privilegiada. Es fundamental que sean gestión de tareas.
confiables y capaces de manejar esta información de
manera segura y discreta. El futuro de los asistentes de gerencia implicará una
combinación de automatización de tareas,
colaboración virtual, análisis de datos, desarrollo de
habilidades adicionales y la integración de asistentes
virtuales avanzados. Aquellos que estén dispuestos a
adaptarse a estas tendencias y adquirir nuevas
habilidades tendrán más oportunidades de
Damaris Cruz Pinares crecimiento y éxito en sus carreras.