Tema MAD.

La Archivística ​ . 
 
1. El término. 
 

La  palabra  archivística,  en  castellano,  es  relativamente  reciente,  empieza  a  emplearse  en  la 
década  de  1955  -  65.  En  España  es  Antonio  Matilla  Tascón,  en  su  ​Cartilla  de  organización  de 
archivos  (1960)  el  introductor  del  término.  Aunque  es  en  Hispanoamérica  donde  comienza  a 
cobrar  entidad,  gracias  a  la  Escuela  de  Archiveros  de  Córdoba  (Argentina)  y  su  director, 
Aurelio  Tanodi,  quienes  lo  difunden,  a  través  de  la  colección,  ​Collectánea  Archivística​,  donde 
se  publica  en  1961  su  ​Manual  de  Archivología  Hispanoamericana​.  Hasta  ese  momento  se 
imponían  los  nombres  de  Archivología,  Archivonomía  o  Archiveconomía,  tomada  de  los 
italianos,  para  hacer  alusión  a  edificios,  instalaciones  y  administración.  Actualmente  el 
término  está  universalmente  aceptado,  aunque  en  Hispanoamérica  se  sigue  usando  con 
frecuencia Archivología. 
 
 
2. Definición. 
 
 

La Archivística aborda los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de sus funciones. 
 

El  Consejo  Internacional  de  Archivos  (CIA)  la  define  como  la  disciplina  que  trata:  ​el  estudio 
teórico  de  los  principios,  procedimientos  y  problemas  concernientes  a  las  funciones  de  los 
archivos​,  entendiendo por archivos tanto los documentos como su organización en edificios e 
instalaciones.  De  esta  definición  se  deduce  que  la  Archivística  posee  dos  campos  de 
actuación, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mutuamente. Así: 
 

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a) La  teoría  archivística:  comprende  su propia historia, ámbito de actuación y metodología 

para  la  consecución  de  sus  fines.  Está  menos  desarrollada  que  la  práctica,  debido  al 
poco  tiempo  que  lleva  formulándose  y  a  que  se  objeto  de  estudio  presenta  una 
complejidad difícil de reducir y uniformar. 
 
 

b) La  práctica  archivística:  engloba  las  técnicas  y  procedimientos  empleados  para  la 
conservación  activa  de  los documentos y para la difusión de la información contenida en 
los  mismos.  La  praxis  es  el  aspecto  más  evolucionado  y  se  orienta  a  ofrecer  respuestas 
concretas. 
 
 

La Archivística tiene una triple dimensión: Archivos - Documento de Archivos - Información. 

 
 

El  documento  es  objeto  de  atención  de  la Archivística, aunque también lo sea la Diplomática, 

la  Paleografía,  la  Sigilografía  o  la  Historia.  Si  bien, la Archivística considera a los documentos 
en tanto conjuntos estructurados, procedentes de una institución.  
 

Es  en  definitiva  el  ​archivo,  el  objeto  prioritario  de  atención  de  esta  ciencia / disciplina. Pero 
no  solo  el archivo en singular, sino también el conjunto de archivos integrados en un Sistema, 
con  toda  la  problemática  que  esto  comporta.  Para  Antonia  Heredia,  l​ a  Archivística  es  ​la 
ciencia  de  los  archivos,  no  de  los  documentos​,  aunque  en  última  instancia  estos  sean  el 
producto  integrante de aquellos. Como tal, se ocupará de la creación, historia, organización y 
servicio de los mismos a la Administración y a la Historia, en definitiva, a la Sociedad. 
 
 
3. ¿Ciencia o técnica? 
 
 

Existe  un  amplio debate sobre si la Archivística es una disciplina o una ciencia. Como J.R. Cruz 

Mundet  señala,  la  mayoría  de  autores  la  consideran  una  ciencia,  pero  existen  diferentes 
posturas al respecto. 
 

- Disciplina:  autores  como  ​Tanodi  o  ​Battelli  la  consideran  una  disciplina  por  su  carácter 
eminentemente  práctico,  debido  a que su nacimiento reciente no ha hecho posible aún la 
formulación de una teoría y metodología uniformes. 
 
 

- Ciencia:  otros  como  ​A.  Heredia,  Schellenberg,  A.  Casanova,  Lodolini​,  abogan  por  su 
carácter científico. 
 
 

- Ciencia  en  formación:  en el Congreso Internacional de Archivos de Londres celebrado en 

1980  fue  definida  como  una ciencia en formación. ​A. Arad también la considera como tal, 
al faltarle un lenguaje archivístico común. 
 

- Ciencias  emergentes:  otros  autores  como  ​Cruz  Mundet  prefieren  situarla  dentro  del 
grupo de ciencias emergentes. 
 
 

- Técnicas o Ciencias aplicadas:​ defendida por autores como ​M. Romero Tallafigo​. 
 
 

Toda ciencia debe cumplir tres requisitos: 

 

- Tener un campo específico de investigación, u

​ n objeto​. 
 

El  ​objeto​;  son  los  archivos  los  que  centran  prioritariamente la atención de la Archivística. Los 

convierte  en  su  objeto  de  estudio,  entendidos  como  conjunto  de  documentos  portadores  de 
información  y  como  continente,  es  decir,  los  edificios  (por  cuanto  tienen  que  ver  con  la 
conservación de los documentos). 
 

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- Debe ser investigado con u

​ n fin​ determinado. 
 

La  ​finalidad​; es el servicio de los archivos, materializado en el ofrecimiento de la información; 
ya sea a las instituciones productoras, ya sea a los ciudadanos. 
 
 

- Para lograr ese fin, es preciso que se haga con ​un método​ propio. 
 

El  ​método;  conjunto  de  procedimientos  y  tareas  (recoger,  conservar,  organizar  y  servir  los 
documentos)  llevados  a  cabo  por  el  archivero,  atendiendo  a  los  principios  archivísticos  para 
conseguir el fin que se pretende: el Servicio. 
 

Es,  en  resumen,  ​la  ciencia  que  estudia  la  naturaleza  de  los  archivos,  los  principios  para  su 
conservación y los medios para su utilización.  
 
 
4. Nacimiento de la Archivística. 
 
 

Como  señala  A.  Heredia,  “​ la  archivística  es  una  disciplina  relativamente  moderna  y,  con  el 
nombre  de  Archivología,  ​nace  en  el  siglo  XIX  como  una  técnica  empírica  para  arreglo  y 
conservación  de  los  archivos”​. Contrasta su tardío nacimiento con la remota existencia de los 
archivos. 
 

En  sus  orígenes  surge  unida  a  la  Diplomática,  la  Paleografía  y  la  Biblioteconomía,  lo  que 
ocasionará  una  dependencia  negativa  que  retrasará  su  propia  delimitación,  hasta  el  punto 
de  que  en  sus  inicios  se  nutrirá  del  lenguaje  y  metodología  de  aquellas.  Los  archiveros  del 
siglo  XIX  y  principios  del  XX  en  España  proceden  en  su  mayoría  de  la  Escuela  Diplomática 
(1856  -  1900).  La  independencia  total  de  la  disciplina  se  logra  ya  en  épocas  muy  cercanas, 
cuando  la  documentación  se  comienza  a  organizar en base a los principios archivísticos y no 
de las bibliotecas. 
 

La  mayoría  de  los  autores  coinciden en señalar su nacimiento en la formulación del ​principio 

de  procedencia  (de  que  luego  hablaremos)  que  constituye  la  base  del  trabajo  científico  de 
los  archiveros;  y  en  la  difusión  del mismo por los archiveros holandeses ​Muller, Feith y Fruin, 
en  su M
​ anual for the arragenment and description of Archives editado en 1898 y traducido en 
1940 al español. 
 

Es  a  partir  de  los  siglos  XIX  -  XX  cuando  se  van  estableciendo  una  serie  de  principios 
generales,  los  llamados  ​principios  archivísticos​.  Aceptados  de  manera  general  y 
comunicados  a  través  de  un  lenguaje  propio,  basado  en  una  terminología  específica, 
sistematizan  y  ordenan  los  procedimientos  prácticos  y  otorgan  a  la  archivística  una 
metodología propia. 
 

Pero  antes  de la formulación teórica y su desarrollo existió una práctica en la sistematización 

y  conservación  de  los  fondos  documentales.  Esta  práctica necesariamente estaba unida a la 
historia  de  los  archivos.  A  este  período  Cruz  Mundet  lo  denomina  Pre-Archivístico​,  y  está 
caracterizado por: 
 

- La  indistinción  con  la  biblioteconomía  y  su  desarrollo  bajo  el  influjo  de  la  Paleografía,  la 
Diplomática y la Historia. 
 
 

- La  existencia  de  procedimientos  prácticos, apenas sistematizados, que han evolucionado 

a remolque de la praxis administrativa. 
 
 

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Evolución histórica ​. 

 

 
Los autores han establecido diversas periodizaciones que conjugan la Historia de los archivos 
con  la  Archivística.  Entre  las  más  destacadas  cabe  señalar  las  de  A.  Brenneke,  H.  Bautier,  E. 
Lodolini  y  L.  Sandra  o  la  de  autores  españoles  como  C.  Mendo  Carmona,  J.R.  Cruz  Mundet., 
J.L. Rodríguez de Diego y M. Romero Tallafigo. 
 
 

Siguiendo  ​H.  Bautier  ​(1968)  que  emplea  las  cuatro  clásicas  edades  de  la  Historia  para 
aplicarlas a la archivística, diferenciamos varios períodos: 
 

- Archivos  de  Palacio​,  que  se  corresponden  con  la  Antigüedad,  en  el  que  los  archivos  son 
tratados desde una perspectiva patrimonial por sus productores. 
 

- Tesoros  documentales  (Trésor  des  chartes),  que  abarcan  parte  de  la  Edad  Media  al  S. 
XVI. 
 

- Los  archivos  como  arsenal  de  autoridad​,  que  se  extienden  durante  el  Antiguo  Régimen, 
del S. XVI a principios del XIX. 
 

- Los  archivos  como  laboratorio  de  la  Historia​,  que  van  desde  inicios  del  S.  XIX  hasta 
mediados del S. XX. 
 
 
1. La Antigüedad (La época de los archivos de palacio)​. 
 
 

El  nacimiento  de  los  archivos  y  su  documentación  se  remonta  prácticamente  a  la  aparición 
de  la  escritura  a  mediados  del  IV  milenio  a.C.  en  las  sociedades  asentadas  en  los  valles  del 
Tigris,  Éufrates  y  Nilo,  que  comienzan  a  poner  por  escrito  sus  actuaciones  económicas  y 
administrativas  en  ​tablillas,  de  arcilla  o  madera  y  en  papiros​.  Desde  entonces  se  tiene 
constancia  de  la  existencia  de  archivos  y  fondos  documentales  organizados,  aunque  los 
procesos  arqueológicos  han  estado  más  interesados  en  recuperar  los  textos  que  en 
reconstruir  su  organización;  de  ahí  que  el  conocimiento  que  tenemos  de  estas  sea  muy 
irregular.  En  todas  estas  sociedades  predomina  un  factor  común:  la  documentación  se 
guardaba  ​en  los  templos​.  El  archivo  era  un  lugar  sagrado  donde  la  documentación  obtenía 
custodia y seguridad. 
 
 

De  las  civilizaciones  griega  y romana poseemos más información, aunque en su mayor parte 

de fuentes indirectas. J.R. Cruz Mundet destaca las siguientes características: 
 

- La  presencia  del  archivo  con  entidad  propia:  el  ​archeion  griego  (de  cuya  latinización: 
archivum  procede  el  término  archivo​)  y  el  ​tabularium​,  archivo  central  del  senado 
romano  (denominado  así  porque  los  documentos  que  albergaba  estaban  escritos, en su 
mayoría,  en tablillas de madera). Los Archivos se convierten en espacios de conservación 
y de información para el poder. 
 
 

- La  existencia  de  responsables de su custodia: ​el areópago y el epitaste para griegos, ​los 

censores  y  los  prefectos​,  para  romanos.  La figura del archivero se va delimitando como 
conservador  de  los  testimonios  y  escritos  y  como  persona  de  conocimientos  y  de 
confianza.  Apareciendo  también  la  figura  del  notario  para  registro  de  documentos 
privados. 
 

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- Poseen  una  doble  finalidad:  administrativa  y  jurídica  (el  derecho,  especialmente  el 
romano,  establece  el  valor  probatorio  del  documento  escrito).  Los  documentos  eran 
creados y conservados por necesidades de gobierno y de administración. 
 
 

- En  ambas  civilizaciones  se  da  el  principio  de  autenticidad  documental  y  vigor  legal.  Los 
documentos  conservados  en  los  archivos  públicos  adquieren  el carácter de auténticos, y 
los  privados alcanzaban esa categoría cuando eran custodiados con aquellos. De ahí que 
M.  Romero  Tallafigo  señaló  que  además  de  su  función  de  conservación,  también 
sirvieron para conferir fe pública a los documentos. 
 
 

- El  Archivo  tiene  un  carácter  público,  aunque  también  hay  archivos  privados  (familiares, 
religiosos,  económicos).  En  Pompeya  encontramos  testimonios  arqueológicos  que 
demuestran la existencia de archivos de carácter privado. 
 
 

En  Roma  podemos  apreciar  la  existencia  de  un  Sistema  de  Archivos  Públicos con una red de 
archivos  periféricos,  que  contenía  la  documentación  generada  por  las  circunscripciones 
administrativas del Imperio. 
 
 
2. La Edad Media. (La época de los cartularios) - S. XII al XVI. 
 
 

Este  período se caracteriza  por el estancamiento respecto al sistema  de época romana y un 

proceso  de  retroceso  cultura  que  será  la  tónica general de los reinos cristianos hasta el siglo 
XII.  La  caída  del  Imperio  Romano  supuso  la  decadencia  progresiva  e  irremediable  del 
documento escrito. 
 

- El  derecho  germano  se  va  imponiendo  al  romano.  Mientras  este  se  basaba  en  el  valor 
probatorio  del  documento,  el  germano  lo  hacía  en  el  procedimiento  oral  y  la  prueba 
testimonial característicos del derecho. 
 
 

- La  población  se  encontraba  inmersa  en  un  proceso  de  ruralización  y  dispersa  en 
pequeños núcleos rurales. 
 
 

- Se  produce  un  descenso  general  del  nivel cultural. Resultaba imposible la enseñanza y el 

aprendizaje  de  la  escritura,  lo  que  dio  lugar  a  una  menor  producción  escrita.  Serán  la 
iglesia y los monasterios las instituciones encargadas de conservar la tradición romana. 
 
 
 

Esta  situación  tiene  su  reflejo  en  los  archivos  y  en  el  tratamiento  archivístico  de  los 
documentos, que se caracterizan por: 
 

- La existencia de pocos archivos y un uso muy restringido de estos. 

 
 

- Existe  una  indeterminación  entre  las bibliotecas y los archivos (se emplea en el archivo el 

formato códice, que se mantiene durante siglos). 
 
 

- El  orden  de  los  documentos  no  era  esencial,  quizás  por  el  limitado  número  de 
testimonios, lo que facilitaba su localización. 
 
 

- Pese  a  ello,  el  archivo  tuvo  una  enorme  importancia,  pero  siempre  con  un  sentido 
utilitario para esgrimir y defender derechos. 
 
 

- La  materia  escriptoria  casi  exclusiva  es  el  pergamino,  hasta  el  extremo  de  que  su  uso  y 
abuso determinó la práctica de los palimpsestos. 
 

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- De  la  organización  de  los  archivos  estatales  apenas  tenemos  huellas: los archivos, como 
las  Cortes,  eran  itinerantes  y  su  existencia  material  se  veía  limitada  al  arcón  o  mueble 
que  contenía  los pergaminos. M. Romero Tallafigo señala la existencia durante el período 
visigodo,  heredero  de  la  tradición  latina,  de  las  ​scrinia​,  de  t​ hesaura  y  ​archa  (tesoros  y 
arcas)  en los que se conservaba la documentación generada por el Estado y custodiados 
por  el  comes  ​thesaurorum​.  Era  por  tanto  el  ​thesaurus​,  lugar  destinado  a  la  custodia del 
erario, el espacio donde se archivaba la documentación real. 
 
 

- La  iglesia,  en  este  momento  y  en  este  sentido,  va  a  jugar  un  papel  fundamental  por  el 
carácter  estable  y  fijo  de  los  monasterios,  que  jugaron  un  papel  importantísimo  en  la 
conservación  de  los  documentos,  frente  al  peligro  que  para  la  perdurabilidad  de  los 
testimonios escritos tuvo el carácter ambulante de las Cortes reales y señoriales. 
 
 

- La  cancillería  pontificia  es  la  única  institución  que  conserva  la  tradición  administrativa 
romana.  Desde  el  S.  IV,  aunque  de  forma  irregular,  mantiene  el  registro  de  algunos 
documentos.  Clasifica  los  documentos  agrupándolos  dentro  del  registro  de  cada  año, 
según  su  naturaleza:  beneficios,  indulgencias,  privilegios  litúrgicos,  etc.  Los  archivos 
pontificios se conservan desde el siglo IV. 
 
 
 

A  partir  del  siglo  XII  se  produce  la  recuperación  del  derecho  romano  y  del  procedimiento 
administrativo  inherente.  Se  inicia  una  nueva  etapa  entre  el  siglo  XII  y  el  XV,  en  la que como 
notas significativas hay que destacar: 
 

- La sustitución del latín por el romance. 

 

- La recuperación del derecho romano. 

 

- El auge y crecimiento de las ciudades y los núcleos de comerciantes. 

 

- La  aparición  de  nuevas  instituciones  jurídicas  y  administrativas  que  redundan  en  la 
formación  de  los  archivos.  Ello  tendrá  su  reflejo  en  la  creación  de  fondos  documentales 
diferenciados para la Corona, los Entes Locales, los Archivos Eclesiásticos y los Privados. 
 

- La  configuración  de  las  chancillerías  que  tienen  un  papel  importante  en  la  producción  y 
conservación  de  los  documentos.  En  este  período  se  inician  los ​registros de documentos 
en  las  chancillerías.  La  disposición  de  los  documentos  se  realiza  preferentemente  por 
orden  cronológico,  aunque  en  ocasiones  se  hace  por orden alfabético, onomástico o por 
temas. 
 

- La  aparición  del  papel  supondrá  el  aumento  de  la  producción  documental  y  favorecerá 
la  profusión  de  los  archivos  depositarios  de  aquélla.  El  papel,  aunque  es  un  invento 
chino,  fue  transmitido  por  los  árabes  ​y  en  1154  ya  se  tienen  noticias  de  la  primera 
fábrica en España (Játiva). Su uso se empieza a generalizar en el siglo XIII. 
 

- La documentación más solemne se conserva en los ​cartularios​. Se inicia el registro de los 
documentos  en  forma de ​cartularios​, cedularios o copiadores: será una práctica habitual 
de  sustitución  completa  de  los  documentos  originales.  Fue  normal  copiar  la 
documentación  jurídica  en  los  libros  registros,  destacan:  los  registros  pontificios,  los 
registros  de  la  corona  aragonesa,  el  registro  del  sello  de  la  corona  de  Castilla,  los 
registros  cedularios  del  Consejo  de  Indias.  También  se  empleó  en  documentos  no 
jurídicos  como  cartas  (copiadores  de  la  correspondencia).  Además  se  comienza  a 
conservar la documentación judicial. 
 

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- Se inicia la necesidad de describir los documentos para su recuperación. La práctica de la 
inventariación,  entendida  como  un  listado  o relación, solo atañe a los títulos o privilegios, 
conservandose aparte las cuentas, la correspondencia, etc. 
- El  notariado  tendrá  una  importancia  decisiva  en  el  desarrollo de los archivos. En nuestro 
país se conservan documentos notariales desde el siglo XIV. 
 
 
3. El Antiguo Régimen (los archivos como arsenal de autoridad) siglos XVI - XIX. 
 
 

Desde  finales  del  S.  XV,  el  nacimiento  del  Estado  Moderno  y  el  importante  crecimiento  de  la 
burocracia  estatal  que  este  supone tendrán su reflejo en los archivos y en la Archivística, que 
comienza  a  constituirse  como  disciplina  con  un  cuerpo  teórico  propio,  vinculado  a  la 
Diplomática. Podemos destacar de esta etapa: 
 
 

- El  aumento  ​cuantitativo  de  la  documentación  en  los  archivos​. Tanto por el aumento de 

competencias  de  la  administración  como  por  la transformación de esta, que pasa de ser 
eminentemente  judicial  a  más  gubernativa.  Ello  da  lugar  a  una  división  de 
procedimientos:  el  ​proceso  para  la  justicia  y  la  ​aparición  del  expediente  ​para  el 
gobierno. 
 
 

- Nace  un  concepto  nuevo  el  de  ​Archivos  de  Estado​.  Estos  se  crean  para  concentrar  los 
fondos  documentales  dispersos.  Los  archivos  se  convierten  en  un  eficaz  instrumento  de 
gobierno  al  servicio  de  los  Estados,  con  carácter  secreto  y  patrimonial.  Adquieren  la 
concepción  ​como  fuente  de  poder​,  lo  que  supone  un  cambio  importante;  los 
gobernantes  toman  conciencia  de  su  importancia  para  el  gobierno  y  la  administración. 
España  fue  pionera  a  este  respecto con la creación del ​Archivo de Simancas (1545)​. Este 
modelo rápidamente se extendió a Francia, Italia, Los Estados Pontificios e Inglaterra. 
 
 

- El  Archivo  comienza  a  ser  utilizado  como  ​fuente  de  conocimiento  para  la  investigación 
histórica,  hasta  entonces  basada  en  fuentes  orales y narrativas. Una minoría de eruditos 
se  interesa  por  la  documentación original y se produce el nacimiento de la crítica textual, 
y  la  revisión  de  presupuestos  históricos.  Ello  tiene  su  reflejo  en  los  archivos  y  en  su 
organización.  A  partir  del  siglo  XVIII,  cuando  se  impone  el  sistema  de  clasificación  por 
materias, se produce la desorganización de numerosos fondos. 
 
 

- En  España,  a  comienzos  de  la  Edad  Moderna,  hay  una  tendencia  a  agrupar  la 
documentación  geográficamente  y  a  formar series (aunque no se mantiene la unidad de 
los expedientes). 
 
 

- Aparecen  los  primeros  estudiosos  de  los  documentos  y  los  archivos,  preocupados  por 
temas  como  la  conservación,  las  transferencias,  el  expurgo.  Pero  la  descripción  es  el 
aspecto  más  destacable  de  la  labor  archivística  durante  el  Antiguo  Régimen: 
especialmente  durante  el  S.  XVIII  se  elaboran  los  grandes  inventarios  de  la 
documentación de numerosos archivos. 
 
 

- Pero  el  hecho  que  revolucionó  la  archivística  europea  fue  la  aparición  en  Alemania en el 
S.  XVII  del  ​registratur​,  sistema  por  el  cual  todo  documento  recibido  o  expedido  por  una 
administración  era  objeto  de  registro,  con  remisión  al  expediente  del  asunto  en  el  cual 
debía  ser  conservado.  Este  hecho  dividió  archivisticamente  a  Europa  tanto  en  la  praxis 
administrativa,  desde  el  punto  de  vista  de  la  gestión  como  de  los  procedimientos 

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archivísticos,  diferenciando  la  Europa  central,  oriental y septentrional del resto, donde se 

continuó con el sistema medieval fundamentado en el orden cronológico. 
 
 
4. Siglo XIX y mediados del XX (Los archivos como laboratorio de la historia)​. 
 
 

La  caída  del  Antiguo  Régimen  supone  cambios  importantes  también  en  el  mundo  de  los 
archivos.  Pero  aun  cuando  en  el  ​siglo  XIX  se  formulan  teóricamente  el  principio  de 
procedencia  y  de  respeto  al  origen​,  salvo  excepciones,  en  la  práctica  se  recurre  a  la 
sistematización  de  los  usos  bibliotecarios,  lo  que  supone  un  retroceso  al  establecerse 
clasificaciones apriorísticas para los documentos. 
 
 

En el siglo XIX cabe destacar: 

 

- Los  ​Archivos  Nacionales  sustituyen  a  los  Archivos  del  Estado.  Surge  la  tendencia  de 
grandes  depósitos  documentales  en  los  que  concentrar  los  fondos  procedentes  de  las 
instituciones  extinguidas.  Siguiendo  el  ejemplo  del  Archivo  Nacional  francés  se  crean 
Archivos  Nacionales  en  Bucarest  (1831),  Bélgica (1835) o España, donde en ​1866 se crea el 
Archivo Histórico Nacional​ para albergar los fondos de la desamortización. 
 
 

- Se  estructuran  los  Archivos  en  ​Sistemas  Nacionales  creando  una  red  de  centros  que 
recogiese  toda  la  documentación  que  se  encontrara  dispersa  en  las  regiones  y 
municipios. 
 
 

- La  supresión  de  las  Instituciones  de  la  Edad  Moderna  da  lugar  a  la  disociación  entre 
archivos  históricos  y  administrativos​,  los  primeros  de  libre  acceso.  En  España  es  con 
Isabel II, en 1844, cuando se produce la apertura de aquellos a la investigación​. 
 
 

- Nace  un  nuevo  tipo  de  usuario  del  archivo:  los  Historiadores.  Lo  que  genera  a  nivel 
archivístico  una  dependencia  de  los  archivos  con  las  ciencias  históricas,  en  la  que  el 
archivo  administrativo  no  tiene  presencia,  solo  el  histórico.  Ello  tiene  como 
consecuencias: 
✻ Que el documento ocupe el centro de atención de los profesionales y no el archivo. 
 

✻ Que  la  tarea  principal  sea  la  catalogación  de  documentos,  centrados  en  la 
documentación medieval, real, nobiliaria, eclesiástica, etc. 
 

✻ Que  de  todas  las  funciones  a  desarrollar  prevalezca  la  de  conservación  y  la 
descripción.  Se elaboran guías de los archivos en las que se describen tanto los fondos 
como  la  historia  de  las  instituciones.  Se  produce  una reclasificación y reinventariación 
de muchos archivos históricos. 
 
 

- Surgen  en  toda  Europa  instituciones  para  la  formación  de  los  archiveros,  como  la: 
Escuela  de  Nápoles  (1811),  Escuela  de  Múnich  y  Escuela  de  École  des  Chartes  en  París 
(1821) o Escuela de Diplomática en Madrid (1856). 
 
 
 

- En  el  panorama  archivístico  español,  desde  mediados  del  siglo  XIX  se  trata  de 
reglamentar el trabajo: 
✻ En  diciembre  de  1848  se  crea  la  ​Dirección  General  de  los  Archivos  de  España  y 
Ultramar​, con un reglamento propio. 
 

✻ Por  ​Real  Decreto  del  17  de  julio  de  1858​,  se crea el ​Cuerpo Facultativo de Archiveros 
y  Bibliotecarios  (cuyo  primer  Reglamento  Orgánico  se  aprueba  en  1871),  y  se 

8|23 
Tema MAD. 

establece  la  creación  de  un  ​Archivo  General  Central​,  germen  del  actual  Archivo 
General de la Administración de Alcalá de Henares. 
 

✻ Paralelamente  a  esta  normativa  de  carácter  general,  algunos  ministerios  desarrollan 

una  normativa  estrictamente  departamental  de  sus  archivos:  Hacienda  en  1854  y 
Gobernación en 1870. 
 

✻ El  22  de  noviembre  de  1901  se  aprueba por Real Decreto el Reglamento de Archivos 

del  Estado​,  texto  que  se  mantuvo  vigente  hasta  2011,  cuando  por  Real  Decreto 
1708/2011,  del  18  de  noviembre,  se  establece  el Sistema Español de Archivos, se regula 
el  Sistema  de  Archivos  de  la  Administración  General  del  Estado  y  de  sus  Organismos 
Públicos y su régimen de acceso. 
 
 
 

Ya  en  el  siglo  XX,  y  especialmente  tras  la  II  Guerra  Mundial,  podemos  apreciar  cambios 
sustanciales.  La  Archivística  sigue  necesitando  de  otras  disciplinas,  pero  sin  confundirse  con 
ellas, que son utilizadas como ciencias auxiliares. 
 

- La  Escuela  de  los  Annales,  impulsa  el  interés  de  los  historiadores  por  la  documentación 
de  tipo  económico,  demográfico,  estadístico,  social…  y  amplía el ámbito cronológico, que 
se acerca a la Edad Contemporánea. 
 
 

- Se  inicia  una  etapa  de  consolidación  de  los  principios  archivísticos:  el  objeto inmediato y 
primero  ya  no  serán  los  documentos  sino  los  “archivos”  en  plural,  integrados  en  un 
Sistema,  formando  conjuntos  según  sus  características.  La  creación  de  los  Sistemas  de 
Archivos hará nacer nuevos conceptos como los de gestión de documentos, planificación, 
coordinación.  En  el  proceso  de  análisis  documental  cobra  una  importancia  decisiva  el 
estudio de las tipologías documentales. 
 
 

- La expansión de la democracia en Europa implica, a nivel archivístico: 

✻ Que  el  campo  de  actuación  de  la  archivística  se  amplíe,  ya  no  está  limitado  a  los 
Archivos  Históricos,  es  necesario  prestar  atención  a  los  archivos  administrativos  y  de 
gestión. El archivo administrativo adquiere la importancia que merece y no tenía. 
 

✻ El  reconocimiento  constitucional  del  derecho  de  acceso  da  lugar  a  la  aparición  de 
nuevos  usuarios,  los  ciudadanos,  que  hacen  valer  sus  derechos  de  libre  acceso  y 
transparencia. 
 
 

- El  principal objetivo de los Archivos pasa a ser el servicio, tanto a la administración, como 
a  los  ciudadanos.  Se  desarrollan  proyectos  culturales  y  la  difusión  se  convierte  en 
prioritaria, lo que implica un desarrollo de la descripción. 
 
 

- Las  nuevas  tecnologías  de  la  información  abren  los  archivos  al  público,  permiten  su 
difusión,  pero  también  tienen  aplicación  en  el  desarrollo  de  sus  tareas  diarias: 
descripción, reproducción y acceso a la información. 
 
 

- Se  tiende  a  la  internacionalización  y  homologación  de  principios  y  normas.  Surgen  las 
normas internacionales de descripción archivística: ISAD (G), ISAAR (CPF), etc. 
 
 

- Se  produce  una  proliferación  de  la  literatura  especializada.  Cabe  destacar  los  manuales 
de  Schellenberg,  Lodolini,  Heredia,  etc.,  y  la  aparición  de  las  publicaciones periódicas: L
​ a 
Gazette  des  Archives​,  A​ rchivum​,  Comma  (desde  2001,  antes  llamada  Janus),  ​The 
American Archivist​, el boletín del P
​ ublic Record Office​, el de ANABAD, ​Lligall​, etc. 
 
 

- Se crea el Consejo Internacional de Archivos en 1948. 

9|23 
Tema MAD. 

Los principios fundamentales de la Archivística ​. 

 
El  siglo  XIX  se  configura  como  la  centuria  en  la  que  se  desarrolla  plenamente  la  archivística 
como  disciplina  independiente;  surgen  los  Principios  de  la  Archivística.  Estos  son  el  resultado 
de  la  reflexión  científica  que  parte  de  la  experiencia  y  sintetizan  la  práctica  de  siglos 
anteriores y aportan las líneas esenciales a seguir en el desarrollo de la profesión. 
 

La  dificultad  de  sentar  unas  normas  comunes  en  la  Archivística  procede,  en primer lugar, de 
aquella  dependencia  inicial  de  esta  con  otras  disciplinas  como  la  Diplomática  o  la 
Biblioteconomía. Y en segundo lugar, de la diversidad de la producción documental. 
 

No  es  hasta  mediados  del  siglo  XIX,  con  la  definición  inequívoca  de  fondos  de  Archivo, 
cuando  la  Archivística  se  desvincula  de  la  clasificación  según  criterios temáticos derivada de 
las  bibliotecas  y  del  historicismo  imperante  (con  un  método  orientado  al  empleo  de  la 
documentación para hacer historia). 
 

La  organización  de  los  fondos  documentales  evolucionó  durante  siglos  si  un  criterio  de 
general  aplicación,  de  manera  que  muchos  fondos  se  clasificaron  de  acuerdo  a  criterios 
ideológicos  o  temáticos​,  como  el  sistema  de  ​Daunon  y  Camus  usado  para  la  organización 
de los ​Archivos Nacionales franceses. 
 
 
1. Principio de procedencia. 
 

Es  el  primero  de  los  principios  de  la  archivística.  Nace  en  el  contexto  de  dar  un  tratamiento 
basado  en  criterios  metodológicos  fiables  a  la  documentación  de  las  desaparecidas 
instituciones del Antiguo Régimen y a la reunión de esta en los Archivos Nacionales.  
 

Es  ​Natalis  de  Wailly​,  archivero  e  historiador  francés,  quien  en  ​1841  ​establece  que  la 
documentación  debe  organizarse  por  fondos:  es  decir,  deben reunirse todos los documentos 
que  provienen  de  una  institución,  una  familia,  un  individuo,  etc.,  sin  mezclar  unos  fondos con 
otros.  Consiste  en  respetar  el  origen  de  los  fondos  y  sin  mezclarlos  con  otros,  resultando  la 
estructura  o  clasificación  propia  de  la  entidad  de  que  proviene.  De  este  modo,  nace  el 
principio  de  respeto  al  origen  o  a  la  procedencia​.  Es  el  primer  fundamento  teórico  de  la 
Archivística y constituye la base metodológica de las clasificaciones orgánicas. 
Natalis  de  Wailly  es  el  primero  que  teoriza  y  otorga  un  cuerpo  doctrinal  a  este  principio. 
Aunque  podemos  rastrear  su  aplicación  anterior  en  algunos  archivos  europeos  durante  el 
Antiguo Régimen. Como Vicente Cortés señala en la reglamentación del Archivo de Simancas, 
dictada  en  1588  por  Felipe  II,  o  las  de  1790  para  el  Archivo  de  Indias.  Lodolini  afirma  que  el 
principio  de  procedencia  fue  aplicado  por  primera  vez  en  Dinamarca  en  1791,  en  1826  en 
algunos archivos de Holanda y en Italia es introducido en 1827. 
 
 

Podemos establecer dos niveles en la aplicación del principio de procedencia: 

 

- El  ​respeto  a  la  procedencia  de  los  fondos​,  que  consiste  en  no  mezclar  los  documentos 
no generados por diferentes instituciones. 
 

- El  ​respeto  a  la estructura interna de los fondos y su orden natural​, que evitará mezclar 

la documentación de unas oficinas con otras de la misma institución, y de unas series con 
otras  dentro  de  la  misma  oficina.  A  la  vez  que  se  mantiene  el orden en el que se han ido 
produciendo los documentos. 
 

10|23 
Tema MAD. 

2. El Principio de Respeto al natural. 

 
 
 

El  principio  de  procedencia  fue  completado  por  ​S.H.  von  Seybel​,  director  de  los Archivos del 
Estado  de  Prusia,  partiendo  de  los  planteamientos  de  su  coetáneo  ​M.  Lehmann​,  en  los 
reglamentos publicados en ​1881​. 
 

S.H.  von  Seybel​,  propone  un  principio  complementario  al  de  procedencia,  el  ​principio  de 
respeto  al  orden  natural  según  el  cual,  los  documentos  de  cada  fondo  deben  conservarse 
en  el  orden  dado  por  las  oficinas  productoras,  en  lugar  de  hacerlo  por  asuntos  o  materias. 
Con  este  nuevo  principio  se  completan  los  dos  pilares  básicos  sobre  los  que  descansará  la 
teoría  y  praxis  archivística.  Establece que la clasificación interna de un fondo debe responder 
a  la  organización  y  competencias  de  la  oficina  productora  y  no  se  debe  alterar  la 
organización  dada un fondo por la unidad productora de los documentos, cualquiera que sea 
esta.  Así,  cada  documento  debe  estar  situado  en  el  fondo  documental  del  que  procede,  y 
dentro de este, en su lugar de origen. 
 

Unos  años  más  tarde,  en  ​1898,  los  archiveros  holandeses  Muller,  Feith  y  Fruin  publican  su 
manual  para  la  Descripción  y  Organización  de  Archivos​.  Esta  obra  resultó  ser  el  vehículo 
para  la  difusión  de  los  mencionados  principios,  a  los  que  añadieron  un  matiz:  ​restablecer  el 
orden  original  cuando  este  haya  desaparecido​.  Ambos  principios  se  expandieron 
rápidamente. 
 
 

De su aplicación se deduce: 
 

- Que la aplicación del principio de procedencia es válido para cualquier fondo de archivo. 
 

- Que todos los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. 

 

- Que todo fondo es el producto natural de las funciones y actividades de una entidad. 
 

- Se  convierte  en  imprescindible  ​la  identificación  de  su  autor,  su  naturaleza,  estructura  y 
actividades,  ya  que  la  estructura  del  fondo  depende  de  la  propia  institución  y  de  las 
actividades desarrolladas por esta. 
- El  principio  de  procedencia  va  a  determinar  la  condición  esencial  del  archivo:  su 
organicidad.  Es esta la que determina la aplicación de dos tareas archivísticas complejas, 
como  son  la  ​clasificación  y  la  ordenación​.  Por  ningún  motivo  podremos  agrupar  por 
materias  o  por  otros  criterios  documentos  de  diferentes  series.  Tal  agrupación  solo 
puede realizarse intelectualmente mediante índices, bases de datos, etc. 
 

- La  aplicación  de  estos  principios  obliga  no  solo  a  la  sistematización  de  la  clasificación, 
también determina la descripción. 
 
 
 

El  principio  de  respeto  al  orden  original  fue  concebido  en  y  para  países  regidos  por  el 
procedimiento  del  ​registratur​,  cuyas  administraciones clasifican todos los documentos desde 
el  origen,  a  diferencia  de  los  países  de  tradición  latina,  por lo que su aplicación no ha estado 
exenta de dificultades. 
 

Con  todo,  podemos  diferenciar  varias  actitudes  en  su  aplicación:  la  de  tradición maximalista 
de  la  escuela  italiana,  defendida  por  autores  como  ​Lodolini  o  Casanova​,  o  la  minimalista 
seguida  por  la  escuela  francesa.  Para  la  escuela  italiana  el respeto al orden originario de los 
documentos  debe  ser  absoluto,  es  lo  que  da  objetividad  al trabajo archivístico. Sin embargo, 
para  la  escuela  francesa  no  siempre  es  posible  mantener  el  orden  originario  absoluto,  pues 
en  muchos  casos  no  existe,  es  tal  el  grado  de  cambio  de  los  organismos  productores  que 

11|23 
Tema MAD. 

resulta  imposible  mantener  fielmente  la  organización  originaria  del  fondo  sin  crear  un 
laberinto. 
 
 

Autores  como  ​Patritz  o  Schellenberg  abogan  por  flexibilizar los postulados ante la dificultad 

de  su  aplicación,  y en lugar de defender a ultranza el orden original, abogan por el ​respeto a 
la  estructura  del  fondo​.  Es  decir,  por  la  clasificación  interna  del  fondo  atendiendo  a  la 
organización, estructura y funcionamiento de la entidad productora, aplicando el respeto a la 
estructura  funcional  del  productor  y  a  la  estructura  de  cada  procedimiento.  Solo  aceptan  la 
aplicación del orden original en la medida que convenga a las características del fondo. 
 
 
3. El ciclo vital de los documentos​. 
 
 
 

El  nacimiento  de  este  principio  debemos  ponerlo  en  relación  con  el  aumento  exponencial de 
la  documentación  a  partir  de  la  segunda  mitad  del  siglo  XX  y  la  necesidad  de  dar  servicio a 
los ciudadanos y Administración, que obliga a los archiveros v ​ alorar y seleccionar​. 
 
 

J.R.  Cruz  Mundet  señala  que este principio surge en el seno de la archivística norteamericana 

de  los  años  30,  cuando  se  crea  el  Archivo  Nacional  de  Estados  Unidos,  que  establece  que  la 
información  documental  tiene  una  vida  similar  a  la  de  un  organismo biológico. Es importado 
del mundo anglosajón por autores como Brooks, Posnet y Schellenberg. 
 
 

Es  ​Schellenberg  ​quien  a  mediados  de  los  años  50  formula  la  ​teoría  de  los  valores  de  los 
documentos​,  en  su  obra  ​Archivos  Modernos,  Principios  y  Técnicas​.  Diferencia  dos  valores en 
los documentos: 
 

- Valor  Primario:  unido  a  la  finalidad  inmediata  para la cual el documento ha sido creado, 

como  testimonio  administrativo  de  una  gestión.  Es  el  que  tienen  todos  los  documentos 
para la Administración que los ha originado. 
 
 

- Valor  Secundario:  con  el  paso  del  tiempo  los  documentos  van perdiendo su valor inicial, 
pero  pueden  ir  adquiriendo  otros  valores.  Interesan  a  la  investigación  y/o  a  la  historia y 
en tal caso se plantea su conservación permanente o, de lo contrario, su destrucción. 
 
 
 

Pero  es  el belga ​C. Wiffels quien completa y difunde estos postulados, en ​1972​, formulando la 

teoría  de  las  tres  edades  de  los  documentos​.  Dicha  teoría  está  en  relación  con  la  idea  de 
que  los  documentos no son algo muerto o inactivo, sino que tienen vida propia. El documento 
atraviesa  en  su  vida  por  distintas  fases,  que  están  directamente  relacionados  con  su  valor. 
Desde  su  elaboración  o  recepción  y  durante  un  periodo  más  o  menos  corto  de  tiempo,  los 
documentos  son  objeto  de  un  uso  intensivo,  que  durante  el  transcurso  del  tiempo  va 
decreciendo,  hasta  que  se plantea su ​conservación permanente o destrucción​. Establece las 
tres etapas sucesivas, que darán lugar a las diferentes categorías de archivos: 
 
 
 
 

- 1.ª Edad. Edad Administrativa o Etapa Activa. 

 

Se  corresponde  con  la  plena  vigencia  de  los  ​valores  primarios  de  los  documentos​.  Cuando 
estos  desempeñan  la  función  para  la  que  fueron  creados  y  son  de  uso  frecuente  por  las 
dependencias  productoras.  La  documentación  se  encuentra  en  los  llamados  ​Archivos  de 
Oficina o de Gestión​. 
.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

12|23 
Tema MAD. 

- 2.ª Edad. Edad Intermedia o Etapa Semiactiva. 

 

El  valor  primario  de  los  documentos  (valor  administrativo)  va  decreciendo  y  comienzan  a 
adquirir  valor  secundario  (informativo  /  histórico).  Los  documentos  se  deben  seguir 
conservando  y  pueden  ser  objeto  de  consulta  o  de  antecedentes  para  los  órganos 
productores,  pero  no  con  la  misma  frecuencia  que  en  la  primera  etapa.  Los  documentos  se 
custodian en los A​ rchivos Centrales e Intermedios​. 
 
 
 
 

- 3.ª Edad. Edad Histórica o Etapa Inactiva. 

 

Solo  acceden  a la tercera edad aquellos documentos que merecen ser conservados, aquellos 

que  tienen  ​valores  secundarios  y  permanentes.  Son  objeto  de  consulta  por  su valor cultural 
e  informativo,  con  fines  de  investigación.  Su  conservación  será  definitiva  y  se  localizarán  en 
los ​Archivos Históricos. 
 
 
 
 

De su aplicación se deduce: 
 

- Que  los  documentos  no  tienen  una  sola  utilidad,  sino  sucesivas  utilidades.  Cada  edad  se 
distingue  de  las  otras,  desde  tres  puntos  de  vista:  usuarios,  frecuencia  de  uso  y  motivos 
de consulta. 
 
 

- Determina  los  ​tipos  de  archivos  en  función  de  las  edades  de  los  documentos  y  como 
consecuencia,  plantea  la  necesidad  de  dar  a  cada  uno  un  tratamiento  especial.  Esta 
concepción  por  etapas  redistribuye  con  criterios  de  eficacia  las  responsabilidades 
archivísticas. 
 
 

- Establece  la  necesidad  de  regular  el  paso  de  la  documentación  de  un  archivo  a  otro  en 
atención a sus valores, ya sea para su conservación o eliminación. 
 
 

- Determina  la  necesidad  de  un  ​Sistema  Archivístico  que  ​reproduzca  el  ciclo  vital  de  los 
documentos​.  En  todos  los  Sistemas  de  Archivos  se  definen  varios  tipos  de  archivos, 
según  la edad de los documentos, diferenciado así las funciones que corresponda a cada 
uno. 
 
 
4. El principio de la evidencia del documento. 
 
 
 

Este  debe  ponerse  en  relación  con  la  teoría  de  los  valores  de  los  documentos  y  el  ciclo  vital 
de  los  Documentos.  Este  principio  propugna  que  el  documento  de  archivo  posee  capacidad 
para  informarnos  de  los  procesos,  actividades  o  acontecimientos  que  intervinieron  en  su 
creación: evidencia las actividades humanas y es resultado de sus funciones. 
 
 

El  valor  evidencial  diferencia  a  los  documentos  de  archivo,  de  los  que  no  lo  son.  Incide  en  el 
contexto  de  creación  documental  y  en  la  necesidad  de  identificar  a  los  productores,  sus 
funciones y actividades. 
 
- Record continuum y Record Keeping. 
 

Desde  las  últimas  décadas  del  siglo  XX  en  el  ámbito  anglosajón  y  australiano,  influenciados 
por  las  peculiaridades  de  los  documentos  electrónicos  y  la gestión documental, se postula la 
revisión  del  ciclo vital de los documentos. Plantean la construcción de un sistema integral que 

13|23 
Tema MAD. 

permita  la  coordinación  del  trabajo  de  creación  y  diseño  de la documentación, producción y 

selección ordenada y sistemática, para la conservación de la documentación. 
 
 

El  concepto  de  R​ ecord  Continuum  surge  en  la  comunidad  archivera  australiana  y  fue 
enunciado  por  ​Frank  Upward  en  1996.  Esta  teoría  defiende  la  inexistencia  de  etapas  en  la 
vida  de  los  documentos  y  que  la  gestión  de  los  documentos debe ser contemplada como un 
proceso continuado. 
 
 

Va  más  allá  del  dualismo  basado  en  el  ciclo  vital  de  los  documentos,  que  consagra  la 
distinción  entre  gestores  de  documentos  (​record  management​),  dedicados  a  la 
documentación  con  valor  primario  y  archiveros  (​archivists​),  dedicados  a  la  documentación 
histórica.  Defiende  la  gestión  documental  un  proceso  continuo,  donde  la  distinción  entre  el 
documento  como  prueba  y  el  documento  como  memoria  desaparece,  dado  que  son  ambas 
cosas. 
 
 

Vinculada  a  esta  teoría  en  el  mundo  anglosajón  surge  el  ​poscusdialismo​,  enunciado  por  ​F. 
Gerald  Ham  en  1981  y  defendido  por  D.  Bearman,  T.  Cook  o  Dollar  entre  otros. Estos inciden 
en  que  el  papel  de  “custodios”  de  los archivos ha tocado a su fin, para ser sustituido por otro 
más  amplio  activo  que  se  correspondería  con  la  visión  de  la  ​archivística  integrada​.  Se trata 
de priorizar el contexto de producción y sus interrelaciones. 
Como  señala  Bearman,  los  documentos  electrónicos  no  pueden  satisfacer  los  requisitos  de 
evidencia,  si  no  están  irrevocablemente asociados a su contexto de creación, incorporación y 
a  la  información  sobre  su  estructura,  sus  metadatos.  De  ahí  que  postulen  la  intervención  de 
los  archiveros  en  el  diseño  y  gestión  documental:  definición  de  las  características  de  los 
documentos,  plazos  de  conservación,  acceso  y  preservación.  Para  los  documentos 
electrónicos  en  el  soporte  físico  carece  de  valor,  es  su  contenido informativo y datos los que 
lo  definen.  Cook  señala  que  se  trata  de:  ​sustituir  el  análisis  de  las  propiedades  y 
características  de  los  documentos,  por  el  análisis  de  las  funciones,  procesos  y  operaciones 
que generan los documentos y las series que los crean. 
 
 
 
 
El documento de archivo ​ . 
 
Etimológicamente  el  documento  proviene  del  latín  documentum,  que  deriva  del  verbo 
docere​:  enseñar,  instruir.  El  documento  es  el  que  se  enseña  e  instruye  sobre  algo.  Este 
significado ha evolucionado hacia prueba. 
 
 

El  Diccionario  de  Terminología  Archivística  define  documento  como:  ​la  combinación  de  un 
soporte  y  la  información  registrada  en  él,  que  puede  ser  utilizado  como  prueba  o  como 
consulta. 
 
 

Estructuralmente  se  conforma  por:  un  soporte  material  que  le  confiere  corporeidad  física 
(piedra,  arcilla,  papiro,  pergamino...)  donde  a  través  de  un  medio  operativo  o  lenguaje 
(escritura  alfabética,  imagen  analógica,  escritura  digital...)  se  fija  un  contenido,  una  noticia, 
un  mensaje  o  una  información.  Tiene  por  tanto  una  estructura  tripartita.  Los  elementos que 
lo  caracterizan  de  forma  general  serían:  ​Material  +  Medio  +  Información​.  En  la  Archivística 

14|23 
Tema MAD. 

hay  que  tener  siempre  muy  presente  esta  trilogía  estructural  para  atender  a  su 
conservación. 
 
 

No  todos  los  documentos  son  considerados  documentos  de  archivo.  Es  preciso  restringir  su 
significado  y  matizarlo,  ya  que  un  libro  cumple  con  todos  los  elementos  anteriormente 
mencionados y no es un documento de archivo. 
 
 

El  Diccionario  de  Terminología  Archivística  del  CIA  define  documento  de archivo: ​Documento 
conteniendo  una  información  de  cualquier  fecha,  forma  y  soporte  material,  producido  o 
recibido  por  cualquier  persona  física  o  moral  y  toda  institución  pública  o  privada  en  el 
ejercicio de su actividad. 
 
 

Podemos distinguir en el documento de archivo ciertos elementos diferenciadores: 

 

- Su  génesis  u  origen​.  Para  A.  Heredia  es  su  génesis  lo  que  lo  va  a  diferenciar.  Define 
documento  de  archivo  como:  l​ os  producidos  o  recibidos  por  una  persona  o  institución 
durante  el  curso  de  su  actividad,  para  el  cumplimiento  de  sus  fines y conservados como 
prueba  e  información​.  Es  decir,  el  documento  nace  dentro  del  proceso  natural  de  las 
actividades llevadas a cabo por los productores, por lo tanto, es el testimonio material de 
las  funciones  que  lleva  a  cabo  el mismo: es el eslabón de una cadena, forma parte de un 
entramado estructural. 
 
 

- Su  carácter  derivado​.  La  documentación  está  constituida  por  series,  cada  una  de  las 
cuales  responde  a una función específica realizada por un determinado sujeto productor. 
Los  documentos  son  el  resultado  de  acciones  repetitivas,  determinadas  por  funciones 
específicas. 
 
 

- La  interrelación​.  Duchein  afirma  que  el  documento  de  archivo  no  es  algo  aislado,  no 
tiene  razón  de  ser  sino  en  la  medida  en  que  pertenece  a  un  conjunto.  La  precisión  del 
concepto  de  documento  de  archivo  está  en  descubrir  su  alma  orgánica,  su  vínculo  con 
los demás de un fondo, una serie o un expediente. El documento de archivo no se concibe 
sin estar integrado en expedientes, series o fondos. 
 
 

- Su  originalidad​.  Son  ejemplares  únicos  y  originales  a  diferencia  de  los  ejemplares 
múltiples  (editados  o  reprográficos).  De  ahí  su  valor  y  el peligro de su pérdida. ​Tienen la 
condición de exclusivos​, la información de cada documento nunca es idéntica a otro. 
 
 

- Su  autenticidad.  Al  ser  creados  como soporte material del acto administrativo, llevado a 

cabo  por  un  órgano  como  prueba  o  testimonio  fehaciente  del  mismo,  contienen  los 
elementos  de  validación  necesarios,  mediante  la  incorporación  de  signos  y  marcas  que 
corresponden al autor, la fecha, el lugar y el asunto que en él se consignan. 
 
 

- Su objetividad.​ Reproducen los hechos sin añadir elementos subjetivos o de valoración. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

15|23 
Tema MAD. 

 
 
Clasificaciones  de  los  documentos  de  archivo 
. 
 
Podemos clasificar los documentos de archivo conforme a muy diversos criterios. 
 
 
 

1. Según sus caracteres externos e internos. 

 
 

Según este criterio: 

 

- Los  caracteres  externos  e  extrínsecos  son  aquellos  que  conforman  la  apariencia 
externo  de  los  documentos.  Se  refieren  a  su  hechura  material,  de  modo  que  pueden  ser 
examinados  sin  tener  en  cuenta  el  contenido.  A.  Dumas  define  las  formas  extrínsecas 
como aquellas que inciden en la autenticidad del documento. 
 

Estas son: 
 

✻ Soporte.  Debe  analizarse  tanto  su  tipo  genérico  (pergamino,  papel,  papiro,  etc.) 
como  la  variante  concreta  a  la  que  pertenezca.  En  el  caso  del  pergamino,  el  animal 
con  el que está confeccionado, en el del papel la clase concreta de la que se trata, su 
gramaje, etc. 
 

✻ Formato y volumen. 
 

✻ Materia sustentada: tintas, grafito, etc. 

 

✻ Tipologías de escrituras: tipo de escritura (procesal, humanística, etc.). 

 

✻ Sellos, notas y signos. 

 
 

- Los  caracteres  internos  se  refieren  a  la  formulación  del  contenido  del  documento:  ​su 
tenor  documental​,  la  articulación  y  compostura  de  las  palabras.  Son:  la  lengua 
empleada,  productor  y  destinatario,  origen  funcional,  fecha  y  lugar,  contenido,  fórmulas 
diplomáticas, etc. 
 
 
2. Según el medio o lenguaje. 
 
 

Según  la  manera  de  transmisión  de  la  información,  los  documentos  pueden  ser:  textuales, 
analógicos o digitales. 
 

- El  documento  textual:  transmite  la  información  por  medio  de  un  sistema  operativo  de 
signos alfabéticos. Estos pueden ser manuscritos, mecanografiados o impresos. 
 
 

- El  documento  analógico:  es  el  que  transmite  información  por  signos  naturales  que 
reproducen  las  formas  del objeto de la información por signos naturales que reproducen 
las  formas  del  objeto  de  información.  La  reproducción,  cuando  se  hace  por  medio  de 
dibujos  y  colores  realizados  por  la  mano  humana,  hablamos  de  ​documento  gráfico  o 
figurativo  (ej;  mapas,  estampas...).  Cuando  tal  reproducción  natural  se  hace  por 
procedimientos  químicos  o  electromagnéticos,  se producen los llamados ​documentos en 
imágenes y audiovisuales ​(ej; fotografía, el microfilm, cintas magnetofónicas, etc.). 
 
 

16|23 
Tema MAD. 

- El  documento  digital:  utiliza  como  vehículo  del  mensaje  un  medio  no  natural,  sino 
sofisticado  y  codificado  en  dos  dígitos  o  números,  el  cero  y  el  uno,  el  sí  o  el  no,  el 
imantado o no imantado, la reflexión o no reflexión de la luz láser… 
 
 
 

Para  la  ​adecuación  del  medio  de  lenguaje  a  la  escala  del  hombre,  A.  García  y  M.  Romero 
Tallafigo dividen los documentos de archivo en viejos, nuevos y novísimos, así: 
 

- Los  viejos  documentos:  son  soportes  que  se  ajustan  a  la  percepción  humana  y  a  sus 
órganos  sensitivos,  el  tacto  y la vista. Su lenguaje resulta legible a simple vista en el caso 
de documentos textuales. 
 
 

- Los  nuevos  documentos: se remontan al primer tercio del siglo XIX. Son documentos que 

por  usar  medios  analógicos  y  naturales  con  la  realidad que representan, caen dentro de 
nuestros  límites sensoriales, pero necesitan para ser grabados o entendidos la mediación 
de artefactos. A cambio son más fáciles de reproducir, aunque más difíciles de conservar. 
Son los clásicos ​documentos audiovisuales​ que encontramos en nuestros archivos. 
 
 

- Los  novísimos  documentos:  aparecen  a  mediados  del  siglo  XX  y  utilizan  un  medio  o 
lenguaje  que  no  es  natural,  el  digital o numérico. Son imperceptibles totalmente a escala 
de  sentidos  humanos  y  necesitan  para  su  escritura  y  lectura  el  auxilio  de  sistemas 
operativos muy complejos. Es el caso de los discos y cintas magnéticas y ópticas. 
 
 
3. Según la calidad de sus autores. 
 
 

En función de la calidad de sus autores podemos establecer dos categorías de documentos: 

 

- Documento  público:  son  documentos  de  titularidad  pública  los  de  titularidad  de  las 
personas  físicas  o  jurídicas,  tanto  públicas  como  privadas,  producidos  y  recibidos  en  el 
ejercicio  de  competencias  públicas.  Los  documentos  de  titularidad  pública  forman  parte 
del Patrimonio Documental y son inalienables, imprescriptibles e inembargables. 
 
 

- Documentos  privados:  el  documento  privado  es  el  realizado  entre  particularidades,  sin 
intervención de la autoridad pública. 
 
 
4. Según su naturaleza jurídica. 
 

En  atención  a  la  naturaleza  jurídica  del  mensaje,  los  documentos  pueden  ser  constitutivos, 
probatorios y meramente informativos: 
 

- Constitutivo:  es  el documento que por imperativo legal al hacerse constituye un derecho. 

Por ejemplo, un título de nombramiento. 
 
 

- Probatorio:  solo  prueba  la  existencia  de  un  hecho  o  un  derecho,  pero  no  lo  constituye. 
Por ejemplo, una partida de nacimiento. 
 
 

- Informativo:  es  el  que  primariamente se hace para decir e informar, no para constituir ni 

probar. 
 
 
5. En atención al procedimiento administrativo. 
 

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Tema MAD. 

Desde  el  punto  de  vista  de  la  ​administración y gestión de un asunto, el documento donde se 

materializan los actos de la administración puede ser de: 
 

- El  ​documento  de  iniciación​:  motiva  un  expediente  o  una  actuación  (instancias, 
demandas, denuncias, cartas, decretos). 
 
 

- El d
​ e impulso o transmisión​: es el que sirve para que la gestión corra (los oficios). 
 
 

- El  documento  de  instrucción  o  juicio​:  es  el  que  informa  técnica  o  políticamente  para  su 
resolución (dictámenes, informes jurídicos, consultas). 
 
 

- El d
​ e resolución o decisión​: es el que recoge el acto de solución final del responsable. 
 

- Cuando  esta  resolución  se  comunica  a  los  interesados  se  reviste  de  solemnidades 
retóricas y externas que requieren un d
​ ocumento de comunicación​. 
 
 
6. En atención a la tradición documental. 
 

Tradición  documental  es  el  nombre  que  recibe,  en  el  lenguaje  diplomático,  la transmisión de 
los  documentos.  Para  el  archivero  es  imprescindible  conocerla  para  precisar  el  grado  de 
relación  de  cualquier  documento  con  el  original.  Esta  se  debe  indicar  en  los  instrumentos de 
descripción, para poder establecer una jerarquía acerca de la validez de los documentos. 
 
 

A  Boüard  ​señala  que  cualquier  documento  puede  incluirse  en  alguno  de  los  siguientes 
apartados: 
 

- Minuta  o borrador: es el escrito preparatorio, provisional y previo al ejemplar original. La 
minuta  es  el  escrito  original  en  sentido  temporal,  pero  no  en  el  sentido  de  perfección, 
entendiendo  a  la  perfección  como  la  plenitud  de  los  caracteres  internos  y  externos  que 
un  documento  de  cualquier  clase  debe  poseer.  La  minuta  sirve  de  matriz  para  la 
expedición de un original. 
 
 

- El  Original:  es  el  documento  de  hecho  por  voluntad  de  su  autor,  conservado  en  la 
materia  y forma en que se emitió. Original es el documento que además de primigenio es 
perfecto  en  las  formas  propias  de  expresión.  Decimos  que es primigenio en el sentido en 
que  consigna  por  vez  primera  y  de  forma  definitiva  y  perfecta  la  voluntad  del  autor.  La 
minuta era primigenia, pero imperfecta y el original es el perfecto primigenio. 
 
 
 

- La  Copia:  por  contraposición  a  los  originales  ni  son  primigenias  ni  son  perfectas. 
Presenta  un  documento  tal  como  resulta  de  otro,  se realiza a partir del original o de una 
copia  del  mismo  y  no  conserva  todos  los  caracteres  que  forman  la  perfección  del 
original.  Solo  conserva  por  su  propia  naturaleza  los  caracteres  internos  o  formularios  y 
no  se  revisten  de  los  caracteres  externos  de  los  originales.  Podemos  distinguir  los 
siguientes  tipos  de  copias:  ​imitativas  o  figuradas  que  son  las  que  se  esfuerzan  en 
reproducir  materialmente  el  aspecto  externo,  no  solo  la  expresión  literal  del  original  del 
que  proceden.  ​Simples:  reproducción  realizada por una persona que no garantiza con su 
autoridad  la  exactitud  de  la  misma.  ​Copias  auténticas  o  autenticadas:  son  establecidas 
con unas formas y modos de validación regulados a cuyo testimonio la Ley da pública fe: 
autentifican la correspondencia entre original y copia. 
 
 
 

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Tema MAD. 

 
 
 
 
Las agrupaciones documentales ​. 
 
Los  documentos  de  archivos  surgen  desde  su  origen  en  agrupaciones  o  niveles,  que  vienen 
determinadas  por  la  aplicación  del  principio  de  procedencia  y  orden  natural  de  los 
documentos. Podemos distinguir dos tipos de agrupaciones documentales: 
 

- Agrupaciones naturales​ como son: el ​fondo, sección, serie y unidad archivística. 

 

- Agrupaciones  elaboradas  de  f​ orma  artificial​,  es  decir,  sin  observar  los  principios 
archivísticos.  Realizadas  por  diversas  causas:  ​secciones  y  series  facticias  y  las 
colecciones. 
 
 
 

Las agrupaciones naturales: 

 

- Fondo:  la  norma  ISAD  (G)  lo  define  como  el  c ​ onjunto  de  documentos  producidos 
orgánicamente  y/o  reunidos  y  utilizados  por  una  persona,  familia  u  organismo  en  el 
ejercicio  de  las  actividades y funciones de ese productor​. Es la unidad archivística mayor. 
La  estructuración  de  un  fondo  debe  efectuarse  de  acuerdo  con  el  principio  de 
procedencia.  Lo  que  exige el conocimiento: del órgano productor, su estructura orgánica, 
procedimientos  administrativos  y  su  propia  evolución  histórica.  El fondo, por tanto, tiene: 
una  limitación  jurisdiccional  ceñida  a  la  institución  que  lo  produce  y  una  limitación 
cronológica que depende de esta. 
 
 

La  documentación  que  integra  un  fondo  constituye  una  unidad,  independientemente  de 
otros  fondos  o  agrupaciones  documentales.  Cada  fondo  exige  una  organización 
independiente,  por  lo  que  debe  ser  ​identificado,  contar  con  su  propio  cuadro  de 
clasificación  y  programación  descriptiva​.  Un  fondo  puede  identificarse  con  un  archivo, 
pero  también  pueden  existir  archivos  que  alberguen  varios  fondos  procedentes  de 
instituciones diversas. 
 
 

- Sección:  Sería  el  c

​ onjunto  de  documentos  agrupados  intelectualmente  dentro  de  un 
fondo  en  razón  de  las  subdivisiones  orgánicas  o  funcionales  de  los  organismos  que 
originaron  aquellos  según  la  ISAD  (G).  Estas  secciones,  en  razón  a  su  origen,  podrán  ser 
orgánicas o funcionales: 
 

✻ Secciones  orgánicas:  coinciden  con  las  divisiones  administrativas  de  la  institución. 
Dentro  de  un  fondo  de  gran  envergadura deben hacerse divisiones que reflejen las 
distintas  unidades  administrativas,  y  que  sean  de  tamaño  conveniente  para  su 
administración.  Estas  divisiones  constituyen  las  secciones  del  fondo  que  cuando 
responden al organigrama de la institución se denominan orgánicas. 
 

✻ Secciones  funcionales:  ​obedecen  a  la  función  desempeñada  por  el  organismo  o  a 

las actividades de la persona o familia productoras. 
 
 
 

Estas  a  su  vez  pueden  subdividirse  en  ​subsecciones​,  que  podrán  ser  por  razón  de  su 
origen  orgánicas  o  funcionales.  La  división  en  secciones  o  subsecciones  no  puede 
establecerse  de  antemano,  es  preciso  atender  a  la  estructura  del  fondo,  se  realizarán 
tantas  como  la  institución  analizada  determine,  de  acuerdo  con  su  mayor  o  menor 

19|23 
Tema MAD. 

complejidad  orgánica  y  funcional.  Tanto la sección como el fondo están afectados por el 

principio de procedencia. 
 
 

- Serie:  sería  el  reflejo  de  una  actividad  ejercida  por  un  organismo  a  lo  largo  de  un 
determinado  periodo  de  tiempo.  M.ª  Luisa  Conde  la  define  como:  ​el  conjunto  de 
documentos  generados  por  un  sujeto  productor  en el desarrollo de una misma actividad 
administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento​. 
 
 

- Unidad  Documental:  es  el  documento  o  documentos  que  testimonian  un  acto,  acción  y 
en  general  cualquier  hecho.  Puede  ser  de  dos  tipos:  unidades  documentales  simples  y 
unidades  documentales  compuestas  (expedientes).  Estos  son:  l​ a  unidad  documental 
formada  por  un  conjunto  de  documentos  generado  orgánica  y  funcionalmente  por  una 
oficina  productora  en  la  resolución  de  un  mismo  asunto  (M.ª Luisa Conde). ​El expediente 
es generalmente la unidad básica de la serie. 
✻ El  documento  simple:  es  una  unidad  más  pequeña,  intelectualmente  indivisible. 
Ejemplo: un informe o una memoria. 
 

✻ El  documento  compuesto  es  aquel  formado  por  varios  documentos  simples: 
documentos  reunidos  por  el  productor  para  su  uso  corriente,  bien  durante  el proceso 
de organización archivística, porque se refieren a un mismo tema, actividad o asunto. 
 
 
 
 

Agrupaciones artificiales: 
 

- Colecciones  documentales:  su  origen  no  responde  al  resultado  de  la  gestión  de  una 
institución,  sino  a  la  voluntad  de  alguien.  Son  agrupaciones  documentales  que  se 
encuentran  en  los  archivos  por  donación  o  por  compra.  Suelen  ser  documentos  cuya 
unión  y  relación  entre  ellos  la  determina  bien  un  tema  o  un  asunto  o  el  autor  de  la 
colección. 
Su  tratamiento  descriptivo  no  admite  el  inventario,  ya  que  cada  pieza  requiere  una 
descripción individualizada. 
 
 

- Secciones  facticias:  son  agrupaciones  documentales  realizadas  voluntariamente  en  los 

archivos a partir de sus fondos, respondiendo a: 
1. Motivos  de  conservación  o  instalación:  determinados  habitualmente  por  sus  soportes 
o por su grafía. Por ejemplo, las secciones de mapas y planos, o las de sellos. 
2. Su  formación  se  debe  a  razones  subjetivas  y  arbitrarias,  que  han  movido  a  los 
archiveros  en  determinadas  épocas  a  agrupar  los  documentos  en  razón  de  un  tema 
para  destacar  su  importancia.  Por  ejemplo,  la  sección  Patronato  del  Archivo  General 
de  Indias.  El  origen  de  estas  secciones  no  es  resultado  de  una  gestión  administrativa, 
sino de una voluntad particular movida por razones concretas. 
 
 
 
 
Documento Electrónico ​ . 
 
El  desarrollo  de  las  TIC  ha  generado  un  nuevo  tipo  de  documento  de  archivo:  el  documento 
electrónico.  Como  señala  Jordi  Serra,  por  influencia  anglosajona  usamos  el  término 
documento  electrónico  para referirnos a lo que en realidad son documentos digitales, ya que 

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Tema MAD. 

en  puridad,  documentos  electrónicos  son  todos  aquellos  que  precisan  una  máquina  que 
funcione de forma electrónica, ya sea analógica o digital. 
 

El  Real  Decreto  4/2010,  8  de  enero,  por  el  que  se  regula  el  Esquema  Nacional  de 
Interoperabilidad  (ENI)  ​define  el  documento  electrónico  como:  “información  de  cualquier 
naturaleza  en  forma  electrónica,  archivada  en  un  soporte  electrónico  según  un  formato 
determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”. 
 
 
 

Los  documentos  electrónicos  deben  contar  con  una  serie  de  atributos  que  garanticen  su 
autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización: 
 

- Autenticidad:  propiedad  que  puede  atribuírsele  a  un  documento,  que  puede  probar  que 
es  lo  que  afirma  ser.  Que  ha  sido  creado  o  enviado  por la persona de la cual afirma que 
lo  ha  creado  o  enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma, 
sin que haya sufrido ningún tipo de modificación. 
 
 

- Fiabilidad:  propiedad o característica que indica que su contenido puede ser considerado 
una  representación  completa  y  precisa  de  las  actuaciones,  las  actividades  o  los  hechos 
de  los  que  da  testimonio  y  al  que  se  puede  recurrir  en  el  curso  de  posteriores 
actuaciones o actividades. 
 
 

- Integridad:  propiedad  o  característica  que  indica  su carácter de completo, sin alteración 

de  ningún  aspecto  esencial. La integridad es un componente de la autenticidad junto a la 
identidad. 
 
 

- Disponibilidad:  propiedad  o  característica  que  permite  que  este  pueda  ser  consultado, 
localizado, recuperado, presentado o interpretado. 
 
 

- Contextualización:  información  necesaria  para  una  comprensión  completa  y  adecuada 

de  las  actividades,  operaciones  y  procesos  asociados  a  los  documentos.  El  documento 
debe  señalar  la  actividad  o  actuación  donde  se  generó,  proporcionar  la  información 
necesaria  para  la  comprensión  de  las  actuaciones  que  motivaron  su  creación  y 
utilización,  identificar  el  contexto  marco  de  las  actividades  y  las  funciones  de  la 
organización  y  mantener  los  vínculos  existentes  con  otros  documentos  como  reflejo  de 
una sentencia de actuaciones. 
 
 
 

Los documentos electrónicos se pueden clasificar en función de: 

 

- Su  conexión:  si  se  trata  de  documentos en línea o fuera de ella, es decir, se encuentra en 

un soporte electrónico: DVD, CD, etc. 
 

- La  estructuración  de  la  información:  puede  ser  documentos  textuales,  hipermedia, 
multimedia. 
 
 

- O  el  formato:  que  genera  que  solo  puedan  ser  leído  a  través  de  programas  concretos: 
txt, doc, jpg, tiff… 
 
 
 
 

Existen  diferencias  entre  los  documentos  en  soportes  tradicionales  y  los  electrónicos.  Por 
comparación,  podemos  señalar  entre  las  principales  características  de  los  documentos 
electrónicos, las siguientes: 
 

- Son creados con herramientas informáticas y se reproducen igual. 

 

- En  los  documentos  electrónicos  su  ciclo  vital  comienza  en  el  momento  en  el  que  se 
diseñan,  a  diferencia  de  los  soportes  tradicionales  (documentos  de  papel),  que  es  en  el 

21|23 
Tema MAD. 

momento  en  que  se  crean.  Esta  diferencia  obliga  a  los  archiveros  a  participar  en  el 
diseño  de  los  sistemas  de  información  (metadatos)  y  en  el  diseño  de  los  documentos 
(requisitos de autenticidad). 
- En  los  documentos  electrónicos  lo  importante  es  la  información,  no el soporte, dado que 
esta  se  puede  almacenar  en  distintos  soportes.  Permite,  por  tanto,  separar  contenido  y 
soporte. 
- El  documento  electrónico  puede  ser  copiado  múltiples  veces  y  todas  son  iguales  a  la 
primera, lo que provoca que la noción de original y copia varíe. 
- Mientras  en  el  documento  tradicional  su  estructura  es  uno  de  los  principales  criterios 
para  valorar  su autenticidad, en los documentos electrónicos esta depende del ​hardware 
y  s​ oftware  y  puede  variar  en  función  de  estos  y  es, por tanto, la estructura lógica lo que 
lo  identifica.  Los  documentos  electrónicos  poseen  una  doble  estructura:  una  física  que 
depende  del  hardware  y  software  y  otra  lógica,  vinculada  a  los  elementos  del  texto,  a 
como se muestra la información; es, por tanto, la estructura lógica que lo identifica. 
- La  virtualidad  o  separación  de  sus  componentes,  que  pueden  localizarse  en  distintas 
aplicaciones. 
 

- Plantea  nuevos  problemas  de  conservación,  dado  que  es  necesario  atender  tanto  al 
soporte físico como al contenido de la información. 
 
 
 
 

La  conservación  de  los  documentos  electrónicos es uno de los principales problemas que los 

archiveros  deben  abordar  en  su  tratamiento,  debido  a  la  obsolescencia  tecnológica.  Las 
principales estrategias a seguir podrían resumirse en las siguientes: 
 

- Migrar  información:  ​es  decir,  cambiar  soportes  o  programas.  Si  bien  esto  puede  dar 
lugar a pérdidas de información y supone un elevado gasto en equipamientos y equipo. 
 

- Emular tecnología:​ se trata de emular los productos obsoletos con nuevos programas. 
 

- Preservar: ​mantener activa la tecnología. 

 

- Refreshing:  consiste  en  usar  versiones  actualizadas  e  ir  actualizando  los  documentos  a 
estas. 
 
 
1. El Documento Electrónico Administrativo. 
 
 

La  Ley  39/2015,  de  1  de  octubre,  del  Procedimiento  Administrativo  Común  de  las 
Administraciones Públicas, incorpora el uso generalizado y obligatorio de medios electrónicos 
en los procedimientos administrativos. 
 
 

La  citada  Ley,  ​en  su  artículo  26​,  regula  la  emisión  de  documentos  por  las  Administraciones 
Públicas,  diciendo:  “se  entiende  por  documentos  públicos  administrativos  los  válidamente 
emitidos  por  los  órganos  de  las  Administraciones  Públicas.  ​Las  Administraciones  Públicas 
emitirán  los  documentos  administrativos  ​por  escrito,  ​a  través  de  medios  electrónicos​,  a 
menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia”. 
 
 

Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán: 

 

a) Contener  información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según 
un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. 
 

b) Disponer  de  los  datos  de  identificación  que  permitan  su individualización, sin perjuicio de 

su posible incorporación a un expediente electrónico. 

22|23 
Tema MAD. 

c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos. 
 

d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos. 

 

e) Incorporar  las  firmas  electrónicas  que  correspondan  de  acuerdo  con  lo  previsto  en  la 
normativa aplicable. 
 
 
 
 

Un  documento  administrativo  electrónico  es,  por  tanto,  el  objeto  digital  administrativo  que 
contiene: la información objeto (datos y firma) y los datos asociados a esta (metadatos). 
 
 
 

- El  contenido,  entendido  como  el conjunto de datos en que se sustancia la información de 

un documento electrónico. 
 
 

- La  firma  electrónica,  definida  en  el  artículo  3  de  la  Ley  59/2003,  19  de  diciembre  como: 
“un  conjunto  de  datos  en  forma  electrónica,  consignados  junto  a  otros  o  asociados  con 
ellos,  que  permite  detectar  cualquier  cambio  ulterior  de  los  datos  firmados,  está 
vinculada  al  firmante  de  manera única y a los datos a los que se refiere y ha sido creada 
por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.” 
 
 

- Los  metadatos, elementos que proporcionan contexto al contenido, estructura y firma de 
un  documento,  contribuyendo  al  valor  probatorio  y  fiabilidad  de  este  a  lo  largo  del 
tiempo como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos. 
 
 

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