Tema-1 Laarchivisticayeldocumentoedearchivo
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La Archivística .
1. El término.
La palabra archivística, en castellano, es relativamente reciente, empieza a emplearse en la
década de 1955 - 65. En España es Antonio Matilla Tascón, en su Cartilla de organización de
archivos (1960) el introductor del término. Aunque es en Hispanoamérica donde comienza a
cobrar entidad, gracias a la Escuela de Archiveros de Córdoba (Argentina) y su director,
Aurelio Tanodi, quienes lo difunden, a través de la colección, Collectánea Archivística, donde
se publica en 1961 su Manual de Archivología Hispanoamericana. Hasta ese momento se
imponían los nombres de Archivología, Archivonomía o Archiveconomía, tomada de los
italianos, para hacer alusión a edificios, instalaciones y administración. Actualmente el
término está universalmente aceptado, aunque en Hispanoamérica se sigue usando con
frecuencia Archivología.
2. Definición.
La Archivística aborda los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de sus funciones.
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) la define como la disciplina que trata: el estudio
teórico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los
archivos, entendiendo por archivos tanto los documentos como su organización en edificios e
instalaciones. De esta definición se deduce que la Archivística posee dos campos de
actuación, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mutuamente. Así:
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b) La práctica archivística: engloba las técnicas y procedimientos empleados para la
conservación activa de los documentos y para la difusión de la información contenida en
los mismos. La praxis es el aspecto más evolucionado y se orienta a ofrecer respuestas
concretas.
Es en definitiva el archivo, el objeto prioritario de atención de esta ciencia / disciplina. Pero
no solo el archivo en singular, sino también el conjunto de archivos integrados en un Sistema,
con toda la problemática que esto comporta. Para Antonia Heredia, l a Archivística es la
ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia estos sean el
producto integrante de aquellos. Como tal, se ocupará de la creación, historia, organización y
servicio de los mismos a la Administración y a la Historia, en definitiva, a la Sociedad.
3. ¿Ciencia o técnica?
- Disciplina: autores como Tanodi o Battelli la consideran una disciplina por su carácter
eminentemente práctico, debido a que su nacimiento reciente no ha hecho posible aún la
formulación de una teoría y metodología uniformes.
- Ciencia: otros como A. Heredia, Schellenberg, A. Casanova, Lodolini, abogan por su
carácter científico.
- Ciencias emergentes: otros autores como Cruz Mundet prefieren situarla dentro del
grupo de ciencias emergentes.
- Técnicas o Ciencias aplicadas: defendida por autores como M. Romero Tallafigo.
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La finalidad; es el servicio de los archivos, materializado en el ofrecimiento de la información;
ya sea a las instituciones productoras, ya sea a los ciudadanos.
- Para lograr ese fin, es preciso que se haga con un método propio.
El método; conjunto de procedimientos y tareas (recoger, conservar, organizar y servir los
documentos) llevados a cabo por el archivero, atendiendo a los principios archivísticos para
conseguir el fin que se pretende: el Servicio.
Es, en resumen, la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios para su
conservación y los medios para su utilización.
4. Nacimiento de la Archivística.
Como señala A. Heredia, “ la archivística es una disciplina relativamente moderna y, con el
nombre de Archivología, nace en el siglo XIX como una técnica empírica para arreglo y
conservación de los archivos”. Contrasta su tardío nacimiento con la remota existencia de los
archivos.
En sus orígenes surge unida a la Diplomática, la Paleografía y la Biblioteconomía, lo que
ocasionará una dependencia negativa que retrasará su propia delimitación, hasta el punto
de que en sus inicios se nutrirá del lenguaje y metodología de aquellas. Los archiveros del
siglo XIX y principios del XX en España proceden en su mayoría de la Escuela Diplomática
(1856 - 1900). La independencia total de la disciplina se logra ya en épocas muy cercanas,
cuando la documentación se comienza a organizar en base a los principios archivísticos y no
de las bibliotecas.
Es a partir de los siglos XIX - XX cuando se van estableciendo una serie de principios
generales, los llamados principios archivísticos. Aceptados de manera general y
comunicados a través de un lenguaje propio, basado en una terminología específica,
sistematizan y ordenan los procedimientos prácticos y otorgan a la archivística una
metodología propia.
- La indistinción con la biblioteconomía y su desarrollo bajo el influjo de la Paleografía, la
Diplomática y la Historia.
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Los autores han establecido diversas periodizaciones que conjugan la Historia de los archivos
con la Archivística. Entre las más destacadas cabe señalar las de A. Brenneke, H. Bautier, E.
Lodolini y L. Sandra o la de autores españoles como C. Mendo Carmona, J.R. Cruz Mundet.,
J.L. Rodríguez de Diego y M. Romero Tallafigo.
Siguiendo H. Bautier (1968) que emplea las cuatro clásicas edades de la Historia para
aplicarlas a la archivística, diferenciamos varios períodos:
- Archivos de Palacio, que se corresponden con la Antigüedad, en el que los archivos son
tratados desde una perspectiva patrimonial por sus productores.
- Tesoros documentales (Trésor des chartes), que abarcan parte de la Edad Media al S.
XVI.
- Los archivos como arsenal de autoridad, que se extienden durante el Antiguo Régimen,
del S. XVI a principios del XIX.
- Los archivos como laboratorio de la Historia, que van desde inicios del S. XIX hasta
mediados del S. XX.
1. La Antigüedad (La época de los archivos de palacio).
El nacimiento de los archivos y su documentación se remonta prácticamente a la aparición
de la escritura a mediados del IV milenio a.C. en las sociedades asentadas en los valles del
Tigris, Éufrates y Nilo, que comienzan a poner por escrito sus actuaciones económicas y
administrativas en tablillas, de arcilla o madera y en papiros. Desde entonces se tiene
constancia de la existencia de archivos y fondos documentales organizados, aunque los
procesos arqueológicos han estado más interesados en recuperar los textos que en
reconstruir su organización; de ahí que el conocimiento que tenemos de estas sea muy
irregular. En todas estas sociedades predomina un factor común: la documentación se
guardaba en los templos. El archivo era un lugar sagrado donde la documentación obtenía
custodia y seguridad.
- La presencia del archivo con entidad propia: el archeion griego (de cuya latinización:
archivum procede el término archivo) y el tabularium, archivo central del senado
romano (denominado así porque los documentos que albergaba estaban escritos, en su
mayoría, en tablillas de madera). Los Archivos se convierten en espacios de conservación
y de información para el poder.
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- Poseen una doble finalidad: administrativa y jurídica (el derecho, especialmente el
romano, establece el valor probatorio del documento escrito). Los documentos eran
creados y conservados por necesidades de gobierno y de administración.
- En ambas civilizaciones se da el principio de autenticidad documental y vigor legal. Los
documentos conservados en los archivos públicos adquieren el carácter de auténticos, y
los privados alcanzaban esa categoría cuando eran custodiados con aquellos. De ahí que
M. Romero Tallafigo señaló que además de su función de conservación, también
sirvieron para conferir fe pública a los documentos.
- El Archivo tiene un carácter público, aunque también hay archivos privados (familiares,
religiosos, económicos). En Pompeya encontramos testimonios arqueológicos que
demuestran la existencia de archivos de carácter privado.
En Roma podemos apreciar la existencia de un Sistema de Archivos Públicos con una red de
archivos periféricos, que contenía la documentación generada por las circunscripciones
administrativas del Imperio.
2. La Edad Media. (La época de los cartularios) - S. XII al XVI.
- El derecho germano se va imponiendo al romano. Mientras este se basaba en el valor
probatorio del documento, el germano lo hacía en el procedimiento oral y la prueba
testimonial característicos del derecho.
- La población se encontraba inmersa en un proceso de ruralización y dispersa en
pequeños núcleos rurales.
Esta situación tiene su reflejo en los archivos y en el tratamiento archivístico de los
documentos, que se caracterizan por:
- El orden de los documentos no era esencial, quizás por el limitado número de
testimonios, lo que facilitaba su localización.
- Pese a ello, el archivo tuvo una enorme importancia, pero siempre con un sentido
utilitario para esgrimir y defender derechos.
- La materia escriptoria casi exclusiva es el pergamino, hasta el extremo de que su uso y
abuso determinó la práctica de los palimpsestos.
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- De la organización de los archivos estatales apenas tenemos huellas: los archivos, como
las Cortes, eran itinerantes y su existencia material se veía limitada al arcón o mueble
que contenía los pergaminos. M. Romero Tallafigo señala la existencia durante el período
visigodo, heredero de la tradición latina, de las scrinia, de t hesaura y archa (tesoros y
arcas) en los que se conservaba la documentación generada por el Estado y custodiados
por el comes thesaurorum. Era por tanto el thesaurus, lugar destinado a la custodia del
erario, el espacio donde se archivaba la documentación real.
- La iglesia, en este momento y en este sentido, va a jugar un papel fundamental por el
carácter estable y fijo de los monasterios, que jugaron un papel importantísimo en la
conservación de los documentos, frente al peligro que para la perdurabilidad de los
testimonios escritos tuvo el carácter ambulante de las Cortes reales y señoriales.
- La cancillería pontificia es la única institución que conserva la tradición administrativa
romana. Desde el S. IV, aunque de forma irregular, mantiene el registro de algunos
documentos. Clasifica los documentos agrupándolos dentro del registro de cada año,
según su naturaleza: beneficios, indulgencias, privilegios litúrgicos, etc. Los archivos
pontificios se conservan desde el siglo IV.
A partir del siglo XII se produce la recuperación del derecho romano y del procedimiento
administrativo inherente. Se inicia una nueva etapa entre el siglo XII y el XV, en la que como
notas significativas hay que destacar:
- La aparición de nuevas instituciones jurídicas y administrativas que redundan en la
formación de los archivos. Ello tendrá su reflejo en la creación de fondos documentales
diferenciados para la Corona, los Entes Locales, los Archivos Eclesiásticos y los Privados.
- La configuración de las chancillerías que tienen un papel importante en la producción y
conservación de los documentos. En este período se inician los registros de documentos
en las chancillerías. La disposición de los documentos se realiza preferentemente por
orden cronológico, aunque en ocasiones se hace por orden alfabético, onomástico o por
temas.
- La aparición del papel supondrá el aumento de la producción documental y favorecerá
la profusión de los archivos depositarios de aquélla. El papel, aunque es un invento
chino, fue transmitido por los árabes y en 1154 ya se tienen noticias de la primera
fábrica en España (Játiva). Su uso se empieza a generalizar en el siglo XIII.
- La documentación más solemne se conserva en los cartularios. Se inicia el registro de los
documentos en forma de cartularios, cedularios o copiadores: será una práctica habitual
de sustitución completa de los documentos originales. Fue normal copiar la
documentación jurídica en los libros registros, destacan: los registros pontificios, los
registros de la corona aragonesa, el registro del sello de la corona de Castilla, los
registros cedularios del Consejo de Indias. También se empleó en documentos no
jurídicos como cartas (copiadores de la correspondencia). Además se comienza a
conservar la documentación judicial.
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- Se inicia la necesidad de describir los documentos para su recuperación. La práctica de la
inventariación, entendida como un listado o relación, solo atañe a los títulos o privilegios,
conservandose aparte las cuentas, la correspondencia, etc.
- El notariado tendrá una importancia decisiva en el desarrollo de los archivos. En nuestro
país se conservan documentos notariales desde el siglo XIV.
3. El Antiguo Régimen (los archivos como arsenal de autoridad) siglos XVI - XIX.
Desde finales del S. XV, el nacimiento del Estado Moderno y el importante crecimiento de la
burocracia estatal que este supone tendrán su reflejo en los archivos y en la Archivística, que
comienza a constituirse como disciplina con un cuerpo teórico propio, vinculado a la
Diplomática. Podemos destacar de esta etapa:
- Nace un concepto nuevo el de Archivos de Estado. Estos se crean para concentrar los
fondos documentales dispersos. Los archivos se convierten en un eficaz instrumento de
gobierno al servicio de los Estados, con carácter secreto y patrimonial. Adquieren la
concepción como fuente de poder, lo que supone un cambio importante; los
gobernantes toman conciencia de su importancia para el gobierno y la administración.
España fue pionera a este respecto con la creación del Archivo de Simancas (1545). Este
modelo rápidamente se extendió a Francia, Italia, Los Estados Pontificios e Inglaterra.
- El Archivo comienza a ser utilizado como fuente de conocimiento para la investigación
histórica, hasta entonces basada en fuentes orales y narrativas. Una minoría de eruditos
se interesa por la documentación original y se produce el nacimiento de la crítica textual,
y la revisión de presupuestos históricos. Ello tiene su reflejo en los archivos y en su
organización. A partir del siglo XVIII, cuando se impone el sistema de clasificación por
materias, se produce la desorganización de numerosos fondos.
- En España, a comienzos de la Edad Moderna, hay una tendencia a agrupar la
documentación geográficamente y a formar series (aunque no se mantiene la unidad de
los expedientes).
- Aparecen los primeros estudiosos de los documentos y los archivos, preocupados por
temas como la conservación, las transferencias, el expurgo. Pero la descripción es el
aspecto más destacable de la labor archivística durante el Antiguo Régimen:
especialmente durante el S. XVIII se elaboran los grandes inventarios de la
documentación de numerosos archivos.
- Pero el hecho que revolucionó la archivística europea fue la aparición en Alemania en el
S. XVII del registratur, sistema por el cual todo documento recibido o expedido por una
administración era objeto de registro, con remisión al expediente del asunto en el cual
debía ser conservado. Este hecho dividió archivisticamente a Europa tanto en la praxis
administrativa, desde el punto de vista de la gestión como de los procedimientos
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La caída del Antiguo Régimen supone cambios importantes también en el mundo de los
archivos. Pero aun cuando en el siglo XIX se formulan teóricamente el principio de
procedencia y de respeto al origen, salvo excepciones, en la práctica se recurre a la
sistematización de los usos bibliotecarios, lo que supone un retroceso al establecerse
clasificaciones apriorísticas para los documentos.
- Los Archivos Nacionales sustituyen a los Archivos del Estado. Surge la tendencia de
grandes depósitos documentales en los que concentrar los fondos procedentes de las
instituciones extinguidas. Siguiendo el ejemplo del Archivo Nacional francés se crean
Archivos Nacionales en Bucarest (1831), Bélgica (1835) o España, donde en 1866 se crea el
Archivo Histórico Nacional para albergar los fondos de la desamortización.
- Se estructuran los Archivos en Sistemas Nacionales creando una red de centros que
recogiese toda la documentación que se encontrara dispersa en las regiones y
municipios.
- La supresión de las Instituciones de la Edad Moderna da lugar a la disociación entre
archivos históricos y administrativos, los primeros de libre acceso. En España es con
Isabel II, en 1844, cuando se produce la apertura de aquellos a la investigación.
- Nace un nuevo tipo de usuario del archivo: los Historiadores. Lo que genera a nivel
archivístico una dependencia de los archivos con las ciencias históricas, en la que el
archivo administrativo no tiene presencia, solo el histórico. Ello tiene como
consecuencias:
✻ Que el documento ocupe el centro de atención de los profesionales y no el archivo.
✻ Que la tarea principal sea la catalogación de documentos, centrados en la
documentación medieval, real, nobiliaria, eclesiástica, etc.
✻ Que de todas las funciones a desarrollar prevalezca la de conservación y la
descripción. Se elaboran guías de los archivos en las que se describen tanto los fondos
como la historia de las instituciones. Se produce una reclasificación y reinventariación
de muchos archivos históricos.
- Surgen en toda Europa instituciones para la formación de los archiveros, como la:
Escuela de Nápoles (1811), Escuela de Múnich y Escuela de École des Chartes en París
(1821) o Escuela de Diplomática en Madrid (1856).
- En el panorama archivístico español, desde mediados del siglo XIX se trata de
reglamentar el trabajo:
✻ En diciembre de 1848 se crea la Dirección General de los Archivos de España y
Ultramar, con un reglamento propio.
✻ Por Real Decreto del 17 de julio de 1858, se crea el Cuerpo Facultativo de Archiveros
y Bibliotecarios (cuyo primer Reglamento Orgánico se aprueba en 1871), y se
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establece la creación de un Archivo General Central, germen del actual Archivo
General de la Administración de Alcalá de Henares.
Ya en el siglo XX, y especialmente tras la II Guerra Mundial, podemos apreciar cambios
sustanciales. La Archivística sigue necesitando de otras disciplinas, pero sin confundirse con
ellas, que son utilizadas como ciencias auxiliares.
- La Escuela de los Annales, impulsa el interés de los historiadores por la documentación
de tipo económico, demográfico, estadístico, social… y amplía el ámbito cronológico, que
se acerca a la Edad Contemporánea.
- Se inicia una etapa de consolidación de los principios archivísticos: el objeto inmediato y
primero ya no serán los documentos sino los “archivos” en plural, integrados en un
Sistema, formando conjuntos según sus características. La creación de los Sistemas de
Archivos hará nacer nuevos conceptos como los de gestión de documentos, planificación,
coordinación. En el proceso de análisis documental cobra una importancia decisiva el
estudio de las tipologías documentales.
✻ El reconocimiento constitucional del derecho de acceso da lugar a la aparición de
nuevos usuarios, los ciudadanos, que hacen valer sus derechos de libre acceso y
transparencia.
- El principal objetivo de los Archivos pasa a ser el servicio, tanto a la administración, como
a los ciudadanos. Se desarrollan proyectos culturales y la difusión se convierte en
prioritaria, lo que implica un desarrollo de la descripción.
- Las nuevas tecnologías de la información abren los archivos al público, permiten su
difusión, pero también tienen aplicación en el desarrollo de sus tareas diarias:
descripción, reproducción y acceso a la información.
- Se tiende a la internacionalización y homologación de principios y normas. Surgen las
normas internacionales de descripción archivística: ISAD (G), ISAAR (CPF), etc.
- Se produce una proliferación de la literatura especializada. Cabe destacar los manuales
de Schellenberg, Lodolini, Heredia, etc., y la aparición de las publicaciones periódicas: L
a
Gazette des Archives, A rchivum, Comma (desde 2001, antes llamada Janus), The
American Archivist, el boletín del P
ublic Record Office, el de ANABAD, Lligall, etc.
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La dificultad de sentar unas normas comunes en la Archivística procede, en primer lugar, de
aquella dependencia inicial de esta con otras disciplinas como la Diplomática o la
Biblioteconomía. Y en segundo lugar, de la diversidad de la producción documental.
No es hasta mediados del siglo XIX, con la definición inequívoca de fondos de Archivo,
cuando la Archivística se desvincula de la clasificación según criterios temáticos derivada de
las bibliotecas y del historicismo imperante (con un método orientado al empleo de la
documentación para hacer historia).
La organización de los fondos documentales evolucionó durante siglos si un criterio de
general aplicación, de manera que muchos fondos se clasificaron de acuerdo a criterios
ideológicos o temáticos, como el sistema de Daunon y Camus usado para la organización
de los Archivos Nacionales franceses.
1. Principio de procedencia.
Es el primero de los principios de la archivística. Nace en el contexto de dar un tratamiento
basado en criterios metodológicos fiables a la documentación de las desaparecidas
instituciones del Antiguo Régimen y a la reunión de esta en los Archivos Nacionales.
Es Natalis de Wailly, archivero e historiador francés, quien en 1841 establece que la
documentación debe organizarse por fondos: es decir, deben reunirse todos los documentos
que provienen de una institución, una familia, un individuo, etc., sin mezclar unos fondos con
otros. Consiste en respetar el origen de los fondos y sin mezclarlos con otros, resultando la
estructura o clasificación propia de la entidad de que proviene. De este modo, nace el
principio de respeto al origen o a la procedencia. Es el primer fundamento teórico de la
Archivística y constituye la base metodológica de las clasificaciones orgánicas.
Natalis de Wailly es el primero que teoriza y otorga un cuerpo doctrinal a este principio.
Aunque podemos rastrear su aplicación anterior en algunos archivos europeos durante el
Antiguo Régimen. Como Vicente Cortés señala en la reglamentación del Archivo de Simancas,
dictada en 1588 por Felipe II, o las de 1790 para el Archivo de Indias. Lodolini afirma que el
principio de procedencia fue aplicado por primera vez en Dinamarca en 1791, en 1826 en
algunos archivos de Holanda y en Italia es introducido en 1827.
- El respeto a la procedencia de los fondos, que consiste en no mezclar los documentos
no generados por diferentes instituciones.
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El principio de procedencia fue completado por S.H. von Seybel, director de los Archivos del
Estado de Prusia, partiendo de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann, en los
reglamentos publicados en 1881.
S.H. von Seybel, propone un principio complementario al de procedencia, el principio de
respeto al orden natural según el cual, los documentos de cada fondo deben conservarse
en el orden dado por las oficinas productoras, en lugar de hacerlo por asuntos o materias.
Con este nuevo principio se completan los dos pilares básicos sobre los que descansará la
teoría y praxis archivística. Establece que la clasificación interna de un fondo debe responder
a la organización y competencias de la oficina productora y no se debe alterar la
organización dada un fondo por la unidad productora de los documentos, cualquiera que sea
esta. Así, cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y
dentro de este, en su lugar de origen.
Unos años más tarde, en 1898, los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin publican su
manual para la Descripción y Organización de Archivos. Esta obra resultó ser el vehículo
para la difusión de los mencionados principios, a los que añadieron un matiz: restablecer el
orden original cuando este haya desaparecido. Ambos principios se expandieron
rápidamente.
De su aplicación se deduce:
- Que la aplicación del principio de procedencia es válido para cualquier fondo de archivo.
- Que todo fondo es el producto natural de las funciones y actividades de una entidad.
- Se convierte en imprescindible la identificación de su autor, su naturaleza, estructura y
actividades, ya que la estructura del fondo depende de la propia institución y de las
actividades desarrolladas por esta.
- El principio de procedencia va a determinar la condición esencial del archivo: su
organicidad. Es esta la que determina la aplicación de dos tareas archivísticas complejas,
como son la clasificación y la ordenación. Por ningún motivo podremos agrupar por
materias o por otros criterios documentos de diferentes series. Tal agrupación solo
puede realizarse intelectualmente mediante índices, bases de datos, etc.
- La aplicación de estos principios obliga no solo a la sistematización de la clasificación,
también determina la descripción.
El principio de respeto al orden original fue concebido en y para países regidos por el
procedimiento del registratur, cuyas administraciones clasifican todos los documentos desde
el origen, a diferencia de los países de tradición latina, por lo que su aplicación no ha estado
exenta de dificultades.
Con todo, podemos diferenciar varias actitudes en su aplicación: la de tradición maximalista
de la escuela italiana, defendida por autores como Lodolini o Casanova, o la minimalista
seguida por la escuela francesa. Para la escuela italiana el respeto al orden originario de los
documentos debe ser absoluto, es lo que da objetividad al trabajo archivístico. Sin embargo,
para la escuela francesa no siempre es posible mantener el orden originario absoluto, pues
en muchos casos no existe, es tal el grado de cambio de los organismos productores que
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resulta imposible mantener fielmente la organización originaria del fondo sin crear un
laberinto.
El nacimiento de este principio debemos ponerlo en relación con el aumento exponencial de
la documentación a partir de la segunda mitad del siglo XX y la necesidad de dar servicio a
los ciudadanos y Administración, que obliga a los archiveros v alorar y seleccionar.
Es Schellenberg quien a mediados de los años 50 formula la teoría de los valores de los
documentos, en su obra Archivos Modernos, Principios y Técnicas. Diferencia dos valores en
los documentos:
- Valor Secundario: con el paso del tiempo los documentos van perdiendo su valor inicial,
pero pueden ir adquiriendo otros valores. Interesan a la investigación y/o a la historia y
en tal caso se plantea su conservación permanente o, de lo contrario, su destrucción.
Se corresponde con la plena vigencia de los valores primarios de los documentos. Cuando
estos desempeñan la función para la que fueron creados y son de uso frecuente por las
dependencias productoras. La documentación se encuentra en los llamados Archivos de
Oficina o de Gestión.
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El valor primario de los documentos (valor administrativo) va decreciendo y comienzan a
adquirir valor secundario (informativo / histórico). Los documentos se deben seguir
conservando y pueden ser objeto de consulta o de antecedentes para los órganos
productores, pero no con la misma frecuencia que en la primera etapa. Los documentos se
custodian en los A rchivos Centrales e Intermedios.
De su aplicación se deduce:
- Que los documentos no tienen una sola utilidad, sino sucesivas utilidades. Cada edad se
distingue de las otras, desde tres puntos de vista: usuarios, frecuencia de uso y motivos
de consulta.
- Determina los tipos de archivos en función de las edades de los documentos y como
consecuencia, plantea la necesidad de dar a cada uno un tratamiento especial. Esta
concepción por etapas redistribuye con criterios de eficacia las responsabilidades
archivísticas.
- Establece la necesidad de regular el paso de la documentación de un archivo a otro en
atención a sus valores, ya sea para su conservación o eliminación.
- Determina la necesidad de un Sistema Archivístico que reproduzca el ciclo vital de los
documentos. En todos los Sistemas de Archivos se definen varios tipos de archivos,
según la edad de los documentos, diferenciado así las funciones que corresponda a cada
uno.
4. El principio de la evidencia del documento.
Este debe ponerse en relación con la teoría de los valores de los documentos y el ciclo vital
de los Documentos. Este principio propugna que el documento de archivo posee capacidad
para informarnos de los procesos, actividades o acontecimientos que intervinieron en su
creación: evidencia las actividades humanas y es resultado de sus funciones.
El valor evidencial diferencia a los documentos de archivo, de los que no lo son. Incide en el
contexto de creación documental y en la necesidad de identificar a los productores, sus
funciones y actividades.
- Record continuum y Record Keeping.
Desde las últimas décadas del siglo XX en el ámbito anglosajón y australiano, influenciados
por las peculiaridades de los documentos electrónicos y la gestión documental, se postula la
revisión del ciclo vital de los documentos. Plantean la construcción de un sistema integral que
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El concepto de R ecord Continuum surge en la comunidad archivera australiana y fue
enunciado por Frank Upward en 1996. Esta teoría defiende la inexistencia de etapas en la
vida de los documentos y que la gestión de los documentos debe ser contemplada como un
proceso continuado.
Va más allá del dualismo basado en el ciclo vital de los documentos, que consagra la
distinción entre gestores de documentos (record management), dedicados a la
documentación con valor primario y archiveros (archivists), dedicados a la documentación
histórica. Defiende la gestión documental un proceso continuo, donde la distinción entre el
documento como prueba y el documento como memoria desaparece, dado que son ambas
cosas.
Vinculada a esta teoría en el mundo anglosajón surge el poscusdialismo, enunciado por F.
Gerald Ham en 1981 y defendido por D. Bearman, T. Cook o Dollar entre otros. Estos inciden
en que el papel de “custodios” de los archivos ha tocado a su fin, para ser sustituido por otro
más amplio activo que se correspondería con la visión de la archivística integrada. Se trata
de priorizar el contexto de producción y sus interrelaciones.
Como señala Bearman, los documentos electrónicos no pueden satisfacer los requisitos de
evidencia, si no están irrevocablemente asociados a su contexto de creación, incorporación y
a la información sobre su estructura, sus metadatos. De ahí que postulen la intervención de
los archiveros en el diseño y gestión documental: definición de las características de los
documentos, plazos de conservación, acceso y preservación. Para los documentos
electrónicos en el soporte físico carece de valor, es su contenido informativo y datos los que
lo definen. Cook señala que se trata de: sustituir el análisis de las propiedades y
características de los documentos, por el análisis de las funciones, procesos y operaciones
que generan los documentos y las series que los crean.
El documento de archivo .
Etimológicamente el documento proviene del latín documentum, que deriva del verbo
docere: enseñar, instruir. El documento es el que se enseña e instruye sobre algo. Este
significado ha evolucionado hacia prueba.
El Diccionario de Terminología Archivística define documento como: la combinación de un
soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o como
consulta.
Estructuralmente se conforma por: un soporte material que le confiere corporeidad física
(piedra, arcilla, papiro, pergamino...) donde a través de un medio operativo o lenguaje
(escritura alfabética, imagen analógica, escritura digital...) se fija un contenido, una noticia,
un mensaje o una información. Tiene por tanto una estructura tripartita. Los elementos que
lo caracterizan de forma general serían: Material + Medio + Información. En la Archivística
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hay que tener siempre muy presente esta trilogía estructural para atender a su
conservación.
No todos los documentos son considerados documentos de archivo. Es preciso restringir su
significado y matizarlo, ya que un libro cumple con todos los elementos anteriormente
mencionados y no es un documento de archivo.
El Diccionario de Terminología Archivística del CIA define documento de archivo: Documento
conteniendo una información de cualquier fecha, forma y soporte material, producido o
recibido por cualquier persona física o moral y toda institución pública o privada en el
ejercicio de su actividad.
- Su génesis u origen. Para A. Heredia es su génesis lo que lo va a diferenciar. Define
documento de archivo como: l os producidos o recibidos por una persona o institución
durante el curso de su actividad, para el cumplimiento de sus fines y conservados como
prueba e información. Es decir, el documento nace dentro del proceso natural de las
actividades llevadas a cabo por los productores, por lo tanto, es el testimonio material de
las funciones que lleva a cabo el mismo: es el eslabón de una cadena, forma parte de un
entramado estructural.
- Su carácter derivado. La documentación está constituida por series, cada una de las
cuales responde a una función específica realizada por un determinado sujeto productor.
Los documentos son el resultado de acciones repetitivas, determinadas por funciones
específicas.
- La interrelación. Duchein afirma que el documento de archivo no es algo aislado, no
tiene razón de ser sino en la medida en que pertenece a un conjunto. La precisión del
concepto de documento de archivo está en descubrir su alma orgánica, su vínculo con
los demás de un fondo, una serie o un expediente. El documento de archivo no se concibe
sin estar integrado en expedientes, series o fondos.
- Su originalidad. Son ejemplares únicos y originales a diferencia de los ejemplares
múltiples (editados o reprográficos). De ahí su valor y el peligro de su pérdida. Tienen la
condición de exclusivos, la información de cada documento nunca es idéntica a otro.
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Clasificaciones de los documentos de archivo
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Podemos clasificar los documentos de archivo conforme a muy diversos criterios.
- Los caracteres externos e extrínsecos son aquellos que conforman la apariencia
externo de los documentos. Se refieren a su hechura material, de modo que pueden ser
examinados sin tener en cuenta el contenido. A. Dumas define las formas extrínsecas
como aquellas que inciden en la autenticidad del documento.
Estas son:
✻ Soporte. Debe analizarse tanto su tipo genérico (pergamino, papel, papiro, etc.)
como la variante concreta a la que pertenezca. En el caso del pergamino, el animal
con el que está confeccionado, en el del papel la clase concreta de la que se trata, su
gramaje, etc.
✻ Formato y volumen.
- Los caracteres internos se refieren a la formulación del contenido del documento: su
tenor documental, la articulación y compostura de las palabras. Son: la lengua
empleada, productor y destinatario, origen funcional, fecha y lugar, contenido, fórmulas
diplomáticas, etc.
2. Según el medio o lenguaje.
Según la manera de transmisión de la información, los documentos pueden ser: textuales,
analógicos o digitales.
- El documento textual: transmite la información por medio de un sistema operativo de
signos alfabéticos. Estos pueden ser manuscritos, mecanografiados o impresos.
- El documento analógico: es el que transmite información por signos naturales que
reproducen las formas del objeto de la información por signos naturales que reproducen
las formas del objeto de información. La reproducción, cuando se hace por medio de
dibujos y colores realizados por la mano humana, hablamos de documento gráfico o
figurativo (ej; mapas, estampas...). Cuando tal reproducción natural se hace por
procedimientos químicos o electromagnéticos, se producen los llamados documentos en
imágenes y audiovisuales (ej; fotografía, el microfilm, cintas magnetofónicas, etc.).
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Tema MAD.
- El documento digital: utiliza como vehículo del mensaje un medio no natural, sino
sofisticado y codificado en dos dígitos o números, el cero y el uno, el sí o el no, el
imantado o no imantado, la reflexión o no reflexión de la luz láser…
Para la adecuación del medio de lenguaje a la escala del hombre, A. García y M. Romero
Tallafigo dividen los documentos de archivo en viejos, nuevos y novísimos, así:
- Los viejos documentos: son soportes que se ajustan a la percepción humana y a sus
órganos sensitivos, el tacto y la vista. Su lenguaje resulta legible a simple vista en el caso
de documentos textuales.
- Los novísimos documentos: aparecen a mediados del siglo XX y utilizan un medio o
lenguaje que no es natural, el digital o numérico. Son imperceptibles totalmente a escala
de sentidos humanos y necesitan para su escritura y lectura el auxilio de sistemas
operativos muy complejos. Es el caso de los discos y cintas magnéticas y ópticas.
3. Según la calidad de sus autores.
- Documento público: son documentos de titularidad pública los de titularidad de las
personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, producidos y recibidos en el
ejercicio de competencias públicas. Los documentos de titularidad pública forman parte
del Patrimonio Documental y son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
- Documentos privados: el documento privado es el realizado entre particularidades, sin
intervención de la autoridad pública.
4. Según su naturaleza jurídica.
En atención a la naturaleza jurídica del mensaje, los documentos pueden ser constitutivos,
probatorios y meramente informativos:
- Probatorio: solo prueba la existencia de un hecho o un derecho, pero no lo constituye.
Por ejemplo, una partida de nacimiento.
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Tema MAD.
- El documento de iniciación: motiva un expediente o una actuación (instancias,
demandas, denuncias, cartas, decretos).
- El d
e impulso o transmisión: es el que sirve para que la gestión corra (los oficios).
- El documento de instrucción o juicio: es el que informa técnica o políticamente para su
resolución (dictámenes, informes jurídicos, consultas).
- El d
e resolución o decisión: es el que recoge el acto de solución final del responsable.
- Cuando esta resolución se comunica a los interesados se reviste de solemnidades
retóricas y externas que requieren un d
ocumento de comunicación.
6. En atención a la tradición documental.
Tradición documental es el nombre que recibe, en el lenguaje diplomático, la transmisión de
los documentos. Para el archivero es imprescindible conocerla para precisar el grado de
relación de cualquier documento con el original. Esta se debe indicar en los instrumentos de
descripción, para poder establecer una jerarquía acerca de la validez de los documentos.
A Boüard señala que cualquier documento puede incluirse en alguno de los siguientes
apartados:
- Minuta o borrador: es el escrito preparatorio, provisional y previo al ejemplar original. La
minuta es el escrito original en sentido temporal, pero no en el sentido de perfección,
entendiendo a la perfección como la plenitud de los caracteres internos y externos que
un documento de cualquier clase debe poseer. La minuta sirve de matriz para la
expedición de un original.
- El Original: es el documento de hecho por voluntad de su autor, conservado en la
materia y forma en que se emitió. Original es el documento que además de primigenio es
perfecto en las formas propias de expresión. Decimos que es primigenio en el sentido en
que consigna por vez primera y de forma definitiva y perfecta la voluntad del autor. La
minuta era primigenia, pero imperfecta y el original es el perfecto primigenio.
- La Copia: por contraposición a los originales ni son primigenias ni son perfectas.
Presenta un documento tal como resulta de otro, se realiza a partir del original o de una
copia del mismo y no conserva todos los caracteres que forman la perfección del
original. Solo conserva por su propia naturaleza los caracteres internos o formularios y
no se revisten de los caracteres externos de los originales. Podemos distinguir los
siguientes tipos de copias: imitativas o figuradas que son las que se esfuerzan en
reproducir materialmente el aspecto externo, no solo la expresión literal del original del
que proceden. Simples: reproducción realizada por una persona que no garantiza con su
autoridad la exactitud de la misma. Copias auténticas o autenticadas: son establecidas
con unas formas y modos de validación regulados a cuyo testimonio la Ley da pública fe:
autentifican la correspondencia entre original y copia.
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Tema MAD.
Las agrupaciones documentales .
Los documentos de archivos surgen desde su origen en agrupaciones o niveles, que vienen
determinadas por la aplicación del principio de procedencia y orden natural de los
documentos. Podemos distinguir dos tipos de agrupaciones documentales:
- Agrupaciones elaboradas de f orma artificial, es decir, sin observar los principios
archivísticos. Realizadas por diversas causas: secciones y series facticias y las
colecciones.
- Fondo: la norma ISAD (G) lo define como el c onjunto de documentos producidos
orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona, familia u organismo en el
ejercicio de las actividades y funciones de ese productor. Es la unidad archivística mayor.
La estructuración de un fondo debe efectuarse de acuerdo con el principio de
procedencia. Lo que exige el conocimiento: del órgano productor, su estructura orgánica,
procedimientos administrativos y su propia evolución histórica. El fondo, por tanto, tiene:
una limitación jurisdiccional ceñida a la institución que lo produce y una limitación
cronológica que depende de esta.
La documentación que integra un fondo constituye una unidad, independientemente de
otros fondos o agrupaciones documentales. Cada fondo exige una organización
independiente, por lo que debe ser identificado, contar con su propio cuadro de
clasificación y programación descriptiva. Un fondo puede identificarse con un archivo,
pero también pueden existir archivos que alberguen varios fondos procedentes de
instituciones diversas.
✻ Secciones orgánicas: coinciden con las divisiones administrativas de la institución.
Dentro de un fondo de gran envergadura deben hacerse divisiones que reflejen las
distintas unidades administrativas, y que sean de tamaño conveniente para su
administración. Estas divisiones constituyen las secciones del fondo que cuando
responden al organigrama de la institución se denominan orgánicas.
Estas a su vez pueden subdividirse en subsecciones, que podrán ser por razón de su
origen orgánicas o funcionales. La división en secciones o subsecciones no puede
establecerse de antemano, es preciso atender a la estructura del fondo, se realizarán
tantas como la institución analizada determine, de acuerdo con su mayor o menor
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Tema MAD.
- Serie: sería el reflejo de una actividad ejercida por un organismo a lo largo de un
determinado periodo de tiempo. M.ª Luisa Conde la define como: el conjunto de
documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad
administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.
- Unidad Documental: es el documento o documentos que testimonian un acto, acción y
en general cualquier hecho. Puede ser de dos tipos: unidades documentales simples y
unidades documentales compuestas (expedientes). Estos son: l a unidad documental
formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolución de un mismo asunto (M.ª Luisa Conde). El expediente
es generalmente la unidad básica de la serie.
✻ El documento simple: es una unidad más pequeña, intelectualmente indivisible.
Ejemplo: un informe o una memoria.
✻ El documento compuesto es aquel formado por varios documentos simples:
documentos reunidos por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso
de organización archivística, porque se refieren a un mismo tema, actividad o asunto.
Agrupaciones artificiales:
- Colecciones documentales: su origen no responde al resultado de la gestión de una
institución, sino a la voluntad de alguien. Son agrupaciones documentales que se
encuentran en los archivos por donación o por compra. Suelen ser documentos cuya
unión y relación entre ellos la determina bien un tema o un asunto o el autor de la
colección.
Su tratamiento descriptivo no admite el inventario, ya que cada pieza requiere una
descripción individualizada.
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Tema MAD.
en puridad, documentos electrónicos son todos aquellos que precisan una máquina que
funcione de forma electrónica, ya sea analógica o digital.
El Real Decreto 4/2010, 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad (ENI) define el documento electrónico como: “información de cualquier
naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato
determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”.
Los documentos electrónicos deben contar con una serie de atributos que garanticen su
autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización:
- Autenticidad: propiedad que puede atribuírsele a un documento, que puede probar que
es lo que afirma ser. Que ha sido creado o enviado por la persona de la cual afirma que
lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma,
sin que haya sufrido ningún tipo de modificación.
- Fiabilidad: propiedad o característica que indica que su contenido puede ser considerado
una representación completa y precisa de las actuaciones, las actividades o los hechos
de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores
actuaciones o actividades.
- Disponibilidad: propiedad o característica que permite que este pueda ser consultado,
localizado, recuperado, presentado o interpretado.
- La estructuración de la información: puede ser documentos textuales, hipermedia,
multimedia.
- O el formato: que genera que solo puedan ser leído a través de programas concretos:
txt, doc, jpg, tiff…
Existen diferencias entre los documentos en soportes tradicionales y los electrónicos. Por
comparación, podemos señalar entre las principales características de los documentos
electrónicos, las siguientes:
- En los documentos electrónicos su ciclo vital comienza en el momento en el que se
diseñan, a diferencia de los soportes tradicionales (documentos de papel), que es en el
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Tema MAD.
momento en que se crean. Esta diferencia obliga a los archiveros a participar en el
diseño de los sistemas de información (metadatos) y en el diseño de los documentos
(requisitos de autenticidad).
- En los documentos electrónicos lo importante es la información, no el soporte, dado que
esta se puede almacenar en distintos soportes. Permite, por tanto, separar contenido y
soporte.
- El documento electrónico puede ser copiado múltiples veces y todas son iguales a la
primera, lo que provoca que la noción de original y copia varíe.
- Mientras en el documento tradicional su estructura es uno de los principales criterios
para valorar su autenticidad, en los documentos electrónicos esta depende del hardware
y s oftware y puede variar en función de estos y es, por tanto, la estructura lógica lo que
lo identifica. Los documentos electrónicos poseen una doble estructura: una física que
depende del hardware y software y otra lógica, vinculada a los elementos del texto, a
como se muestra la información; es, por tanto, la estructura lógica que lo identifica.
- La virtualidad o separación de sus componentes, que pueden localizarse en distintas
aplicaciones.
- Plantea nuevos problemas de conservación, dado que es necesario atender tanto al
soporte físico como al contenido de la información.
- Migrar información: es decir, cambiar soportes o programas. Si bien esto puede dar
lugar a pérdidas de información y supone un elevado gasto en equipamientos y equipo.
- Emular tecnología: se trata de emular los productos obsoletos con nuevos programas.
- Refreshing: consiste en usar versiones actualizadas e ir actualizando los documentos a
estas.
1. El Documento Electrónico Administrativo.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas, incorpora el uso generalizado y obligatorio de medios electrónicos
en los procedimientos administrativos.
La citada Ley, en su artículo 26, regula la emisión de documentos por las Administraciones
Públicas, diciendo: “se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente
emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas
emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a
menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia”.
a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según
un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
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c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la
normativa aplicable.
Un documento administrativo electrónico es, por tanto, el objeto digital administrativo que
contiene: la información objeto (datos y firma) y los datos asociados a esta (metadatos).
- La firma electrónica, definida en el artículo 3 de la Ley 59/2003, 19 de diciembre como:
“un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con
ellos, que permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, está
vinculada al firmante de manera única y a los datos a los que se refiere y ha sido creada
por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.”
- Los metadatos, elementos que proporcionan contexto al contenido, estructura y firma de
un documento, contribuyendo al valor probatorio y fiabilidad de este a lo largo del
tiempo como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos.
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