CAPÍTULO II

MARCO TEORICO

INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

Ubicación geográfica:

La Alcaldía del Municipio José Ángel Lamas se encuentra ubicada en la calle

Hernández Nadal, cruce con calle Sucre, frente a la plaza Bolívar de Santa Cruz
Estado Aragua.

Fuente: mapas google (2019)

Mapa N° 1: Ubicación Geográfica Alcaldía Bolivariana del Municipio José

Ángel Lamas.
Reseña Histórica

Para la fecha de 31 de enero de 1812, Santa cruz formaba parte del cantón
oriental de los Valles de Aragua, provincia de caracas. Luego el 03 de enero de 1891
pasa a constituir conjuntamente con Cagua y Turmero el distrito Mariño.

El 13 de enero de 1943 se establece el nacimiento del distrito sucre, el cual

surge por la unión de las poblaciones de Cagua y santa cruz, y es el 23 de octubre de
1986, cuando es sancionada la reforma de la ley de división política territorial del
estado Aragua, permitiendo así la creación del municipio “José Ángel Lamas” a raíz
de la cual se crea la junta administradora del municipio, la cual permaneció tres años.

Luego en 1989 se decretó la ley orgánica del régimen municipal, pasando a

ser el alcalde como jefe de la rama ejecutiva y el consejo municipal la rama
legislativa.

Para el 03 de diciembre de1989 se elige la Dra. Edith Romero como la

primera alcaldesa del municipio, junto a siete representantes de la cámara municipal.
Luego el 03 de diciembre de 1995 resulta electa la segunda alcaldesa del municipio la
Prof. Nancy López Aljorna y fue reelecto en el cargo el 30 de julio del 2.000por un
periodo constitucional de cuatro años.

Misión.

Hacer que la calidad de vida de los habitantes del municipio, sea cada vez mejor, a
través de la inversión de recursos y el esfuerzo humano, para brindar así servicios
públicos de excelencia.

Visión.

La alcaldía de lamas será un modelo a seguir por la calidad y excelencia de los

servicios prestados a la comunidad de Santa Cruz de Aragua, trabajando con el
pueblo y para el pueblo.
Valores.

El Municipio José Ángel lamas profesa principalmente los valores del bien
común, la paz, la libertad, la solidaridad, la integralidad territorial, la convivencia y el
cumplimiento de la Ley para que la ciudadanía; asegure el derecho a la cultura, a la
educación, a la recreación, a la justicia social, y a la igualdad sin discriminación ni
subordinación alguna”. Igualmente, gobierno local se rige bajo el principio de la
integralidad, sociedad participativa y protagónica, garante de los derechos,
cumpliendo con los principios de la universalidad y la equidad.

Objetivos de la Institución:

Objetivo Principal:

1. Elaborar y Garantizar una gestión eficiente, eficaz, con planificación, control

y procedimientos modernos e innovadores que supervisen las funcio-nes a realizar
por cada Dirección, Departamento y Secretaria que conforman a la organización de la
Alcaldía del Municipio José Ángel Lamas.

Objetivos Específicos:

1. Desarrollar las actividades para la conservación del Orden Público,

Administrativo y Económico de la Alcaldía José Ángel Lamas.

2. Definir y adoptar las políticas a seguir mediante procesos concretos.

3. Mantener la vigilancia sobre el funcionamiento de las Direcciones, Secretarias

y Departamentos que integran la organización.

4. Verificar los resultados de los indicadores de trabajo de cada funciona-rio que

labora en la Alcaldía.

5. Garantizar el éxito y crecimiento de la Alcaldía así como de sus trabajadores y

trabajadoras.
 Estructura organizativa

Fuente: Alcaldía Bolivariana del Municipio José Ángel Lamas, Estado Aragua
(2019) Grafico N° 1 Estructura Organizativa Alcaldía Bolivariana del Municipio
José Ángel Lamas.

Antecedentes de la investigación

La Administración Pública Regional, específicamente de los municipios, ha

venido diseñando e implantando estrategias de administración en general, con la
finalidad de mejorar la eficacia de su desempeño, estas permiten verificar la
aplicación eficiente en el manejo de los recursos públicos. En este sentido, los
diferentes trabajos de investigación que se reseñan, sirvieron como antecedentes y
guardan alguna vinculación con el problema en estudio. Los cuales se detallan a
continuación:

Nuñez, R. (2016) en su Trabajo Especial de Grado titulado “Iniciativas para

el ejercicio de la planificación y el control de gestión en el sector público. Caso
de estudio: Municipio Sucre del Estado Mérida” presentado para optar al título de
Magíster en Ciencias Contables en la Universidad de los Andes (ULA); es una
investigación mixta. De los resultados arrojados se pudo determinar que no existe una
planificación adecuada, no hay controles que permitan corregir las desviaciones
existentes y no se trabaja bajo un enfoque estratégico. Por lo que se realizó una
propuesta para corregir estas debilidades.

Este estudio contribuye un aporte a la investigación, por cuanto realiza un

trabajo descriptivo de como es el proceso administrativo de los municipios, partiendo
del hecho que se habla de administración pública en general, pero que adquiere
ciertas características para el caso de objeto de estudio.

Silva, A y Sevilla G. (2014), en su trabajo especial de grado titulado

Propuesta de Un Plan Estratégico para el Mejoramiento de la Gestión de las
Cuentas por Pagar en la Empresa Sisalma, Sistemas Integrales, C. A. Ubicada
en el Estado Miranda, realizado en la Universidad José Antonio Páez, optando al
título de Licenciadas en Contaduría Pública, realizaron su trabajo de investigación
bajo la modalidad de proyecto factible, de campo, en el análisis de las fortalezas,
debilidades, oportunidades, y amenazas que afectan la gestión de las cuentas por
pagar, se generó una matriz FODA, que sirvió de plataforma para elaborar un plan
estratégico para mejorar la administración de las cuentas por pagar en la empresa en
estudio.

Este trabajo especial de grado contribuye un aporte a la investigación por

cuanto orienta y facilita el análisis de resultados a través de una matriz FODA, al
reconocer los elementos que la componen se puede emitir un juicio de como se ha
venidos realizando el procesos y en consecuencia formular recomendaciones que
promuevan la mejora de procesos, así como a su vez, la capacitación para el personal
que ejecuta las cuentas por pagar.

Salazar y Salazar (2014), en su Trabajo Especial de grado titulado

“Lineamientos para mejorar el proceso de cuentas por pagar de la empresa C.A.
Química Integrada “Intequim” Ubicada en Valencia Edo. – Carabobo presentado
para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública en la Universidad José
Antonio Páez, es una investigación de campo de tipo descriptivo obteniendo,
obteniendo como resultado identificar los factores críticos que inciden en el proceso
de cuentas por pagar determinando fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, generándose estrategias para su mejora.

Este trabajo es un gran aporte con la investigación, ya que guarda semejanzas

en las áreas de estudio, la misma permitió conocer los pasos a seguir que se llevan a
cabo en el proceso de cuentas por pagar, de tal forma se muestra que usando las
herramientas acordes se logran obtener los resultados necesarios, siendo estos los que
indican cómo actuar ante cualquier escenario que pueda colocar en riesgo la
organización

Alberto, R., y González, F. (2015), en su trabajo especial de grado titulado

Propuesta de Estrategias de Control Interno para el Ciclo de Compras –
Cuentas por Pagar – Pagos de la empresa “L. H. R. Industrial Suplí C. A.”
Ubicada en Valencia, Estado Carabobo. Llevado a cabo en la universidad de
Carabobo, para optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública, siguiendo los
lineamientos de un proyecto factible, fundamentándose en una investigación de
campo de tipo descriptivo, los datos obtenidos fueron analizados, y basados en estos
se elaboraron las estrategias orientadas a proporcionar una mejora en los procesos de
Control Interno para el Ciclo de Compras – Cuentas por Pagar – Pagos.
 Dicho trabajo suministra un aporte a la investigación, ya que expresa la
importancia de tener un control adecuado en los sistemas administrativos
especialmente en los departamentos de compras, cuentas por pagar y pagos, ayudando
a solventar de forma eficiente las transacciones de cancelación de deudas contraídas
con los proveedores, trabajadores, accionistas, entre otros, permitiendo el logro de
una estabilidad financiera y mejores relaciones entre empresas y proveedores.

Dugarte, Y. y Sánchez, M. (2019) en su Trabajo Especial de Grado titulado

“Plan estratégico para el mejoramiento de la Gestión de Cuentas por Pagar en el
departamento de Administración, de la Alcaldía del Municipio Santiago Mariño,
ubicada en Turmero Estado Aragua” presentado para optar al título de Licenciado
en Contaduría Pública; es un investigación de campo de tipo descriptivo, obtuvo
como resultado que el departamento de Administración de la Alcaldía del Municipio
Santiago Mariño requiere de la aplicación de Estrategias que permitan optimizar el
proceso de Cuentas por pagar, así como ciertas fallas y desviaciones en la gestión del
departamento.

Este estudio es considerado un aporte, por que proporciona una guía de las
áreas a evaluar, que pudieran presentar debilidades, puesto que el objeto de estudio
también es una alcaldía del Estado Aragua, en el área de cuentas por pagar.

Bases Teóricas

Las bases teóricas de una investigación, de acuerdo con Hernández, Fernández y

Baptista (2003), tienen la función de exponer aquellas teorías y enfoques teóricos
considerados válidos para analizar los hechos conocidos y orientar la búsqueda de
datos relevantes para la investigación propuesta; permitiendo organizar conceptos,
definiciones y proposiciones relacionadas entre sí, que aportan elementos que
permitan comprender el fenómeno o problemática que se estudia. La investigación
será desarrollada tomando como base la siguiente teoría:

Gerencia Pública

La Gerencia en el sector público comprende una intrincada red de decisiones,

planes, acciones, revisiones, controles y retroalimentación, con el objetivo de atender
las necesidades de la sociedad, lograr eficiencia y productividad. Aun cuando algunos
escritores sobre la administración indican que el administrador público es aquel que
no está constantemente bajo la incertidumbre de los Estados de Pérdida y Ganancia
Robbins (1998), en los últimos años esta concepción ha cambiado radicalmente, pues
aun cuando el gerente público no busca beneficios económicos, se debe ocupar de ser
eficiente y productivo en el manejo de los recursos con el fin de cubrir las metas
trazadas. De esta manera debe generar resultados positivos en su gestión. En relación
con el término “productividad” éste se incorpora a la legislación vigente y permite
trazarse metas exigentes. Es así como la gerencia de gobierno se ha empeñado a
través de los años en buscar cuantificar las metas y diseñar sistemas acordes para
hacer seguimiento de las operaciones y resultados mediante el adecuado ejercicio del
control y evaluación. Este empeño debe guardar coherencia con las disposiciones
constitucionales, legales, reglamentarias y otras que se vinculen al ejercicio público
en el escenario correspondiente En este orden de ideas, el gerente público debe
considerar los cambios constantes e imprevistos del marco legal regulatorio de las
instituciones y de los efectos de las decisiones políticas que, en la mayoría de los
casos, afecta la libertad de acción y los procesos administrativos. No obstante, jamás
se debe olvidar que el objeto central del gobierno, sea en el ámbito nacional, estadal,
municipal o parroquial es atender a las necesidades de los ciudadanos mediante
servicios y obras de calidad, garantizando transparencia, continuidad y eficiencia.

En armonía con la aseveración anterior Robbins (1998), indica que la doctrina

de las limitaciones constitucionales en los países democráticos, como es el caso de la
República Bolivariana de Venezuela, establece un arma de supervisión sobre el
administrador público; el poder legislativo y judicial se encargan de supervisar la
rama ejecutiva, pero a nadie escapa que la forma elástica en el ejercicio de sus
poderes, permite que se mantenga el problema de los controles sobre la actividad
administrativa en el campo gubernamental (p. 239).

Administración Pública

La orientación de la administración pública se expresa en el Artículo 141 de

la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela:

Artículo 141- La Administración Pública está al servicio de los

ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad,
participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de
cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con
sometimiento pleno a la ley y al derecho.
En concordancia con la disposición constitucional, la Ley Orgánica de la
Administración Pública la define como: En este sentido, afirma Bastidas (2003) que
la administración ejercida por los funcionarios del Poder Público debe tener una
orientación prioritaria hacia las comunidades y el bienestar de los ciudadanos, sin
ningún tipo de discriminación, privilegio ni distinción. En este sentido, los principios
que sustentan la administración pública son: legalidad, honestidad, participación,
celeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad.
De acuerdo con su concepción, la administración pública abarca en su ámbito de
acción varias dimensiones que pueden ser expresadas en términos de la vinculación
económica – social que es reflejada en todo esfuerzo operativo por concretar la
actividad financiera sustentada en una vinculación efectiva entre eficacia (atención de
necesidades colectivas y del bienestar común) y eficiencia (uso racional de los
recursos para el logro acertado de las metas). Es así como el punto de partida de una
positiva administración pública está en la gerencia: hilo conductor del esfuerzo
humano como elemento estratégico que marca las pautas de competitividad y
productividad para una mejor calidad de vida.

Administración Financiera del Sector Público

Según se indica en Boletín publicado por el Ministerio de Finanzas en su

Edición número 38 correspondiente a Abril de 2003, se entiende por sistema de
administración financiera “el conjunto de leyes, normas y procedimientos destinados
a la obtención, asignación, uso, registro y evaluación de los recursos financieros del
Estado, que tiene como propósito la eficiente gestión de los mismos para la
satisfacción de las necesidades colectivas”.

Artículo 2.- La administración financiera del sector público

comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos
que intervienen en la captación de ingresos públicos y en su aplicación
para el cumplimiento de los fines del Estado, y estará regida por los
principios constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia,
transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación
macroeconómica.
La Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público surge para dar
respuesta a las disposiciones constitucionales según las cuales se debe ejercer
cualquier cargo del poder público atendiendo a los principios plasmados para la
administración pública, asimismo presenta a la administración financiera bajo un
enfoque de subsistemas integrados en un sistema integral, esto representa un avance
importante en cuanto al basamento legal con el cual debe contar el gerente del sector
público, pues incorpora varias leyes que estaban dispersas, regulando aspectos muy
vinculantes, esto originaba que existiera en algunos casos contradicción afectando la
claridad de la regulación sobre la materia financiera.

Planificación

La Planificación se origina porque se debe establecer lo que se debe hacer y

cuantos recursos se necesitan. Obviamente, estos recursos tienen un límite en su
cuantía y por esta razón se incorpora la priorización de necesidades. En los tratados
tradicionales sobre los procesos administrativos, Taylor y Fayol, afirman que la
planificación es la base de toda la pirámide operacional, sobre ella se ejecuta, se
coordina, se controla y se evalúa.

El Diagnóstico propone la determinación de las debilidades y fortaleza, oportunidades

y amenazas, para a través de una Matriz FODA establecer las estrategias a seguir
según sean las condiciones establecidas.

Visión: Es la expresión de los propósitos que se quieren alcanzar en términos de las

aspiraciones, valores y filosofía de una organización. Representa el ¿qué quiere ser la
organización? Es asimismo un sueño alcanzable, escrito en una frase corta que se
graba fácilmente en la mente de quien la lee, por tratarse de un pensamiento
expresado con fuerza y convicción.

Misión: En algunos casos se tiende a confundir los términos Visión y Misión. Existe
una clara diferenciación expresada en los términos siguientes: La Visión es la
capacidad de generar un sentido de dirección para responder a las necesidades del
entorno. La Misión es la declaración de lo que la organización va a hacer para
reafirmar su existencia, dirigiendo a todo su recurso humano hacia su cumplimiento.

Control y Evaluación de Gestión

Revisando algunos conceptos de control, se observa que para Chiavenato

(1999), el control financiero es una acción de autoridad ejercida sobre la actividad del
estado a través de la tesorería o de la Oficina Nacional de Presupuesto y este control
ejerce influencia represiva sobre todas las dependencia de gobiernos. Con mucha
razón, Harrinton (1992, p. 19), expresa “la medición es el primer paso para el control
y la mejora. Si no se puede medir algo, no se puede entenderlo. Si no se entiende no
se puede controlar. Si no se puede controlar, no se puede mejorar”.
 Según esta afirmación se precisa que toda gestión pública debe estar
acompañada de supervisiones, mediciones y controles, de esta manera, para ejercer el
control, el sistema de entes y órganos del sector público, está obligado a rendir
cuentas y debe ser fiscalizado por el ente contralor y las contralorías sociales, a través
de informes sobre aspectos financieros, presupuestarios y fiscales como resultado de
su gestión pública, parcial o para un ejercicio fiscal.

En consecuencia la gestión pública tiene que ser controlada y evaluada con la

finalidad de dar a conocer sus acciones, resultados parciales o totales al ente
contralor, a la comunidad y al ciudadano común; sobre el grado de adecuación y
coherencia de sus decisiones y los resultados en términos de eficiencia, eficacia,
economía e impacto social en el uso de los recursos de la Hacienda Pública. Así lo
establece la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela en sus artículos
141 y 289.

En la búsqueda de propuesta de otras latitudes, se determinó que La

Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (Guevara, 1998,
p.9) identifica algunas ventajas al utilizar los indicadores de gestión como
instrumento de análisis y evaluación en el sector público, siendo las más importantes:

• Identificar los objetivos y metas que persigue la organización.

• Obtener información detallada de las actividades y los recursos necesarios

para alcanzar las metas y cumplir los objetivos

• Conocer los resultados parciales y totales y compararlos con los patrones de

referencias preestablecidos facilitando el entendimiento entre los términos de
eficacia, eficiencia e impacto socio-económico del servicio suministrado a la
comunidad.

• Mejorar el proceso de rendición de cuentas.

 • Controlar efectivamente los recursos y su aplicación, con base en los
resultados esperados.

• Evaluar las variables claves que proyectan la aplicación de las estrategias.

Según Beltrán (1999, p.35) un indicador se define como “la relación entre las
variables cuantitativas o cualitativas, que permiten observar la situación y las
tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a los
objetivos y metas previstas e influencias esperadas”

Así, el mismo autor afirma que un indicador de gestión es una medida que da
información sobre un tema de mayor significado, haciendo clara una tendencia o un
fenómeno que no es fácilmente observable, pero que es importante para la toma de
decisiones. Proporciona una escala con la que puede medirse un cambio real logrado.
El indicador se construye en un marco de autoevaluación, como herramienta
fundamental para cumplir funciones de planeación y control bajo un enfoque
sistemático de la organización de acuerdo a su visión, misión, planificación, control y
evaluación.

Las organizaciones públicas se caracterizan por tener muchas debilidades en

cuanto al diseño de instrumentos de medición y para vencer esta situación se requiere
de notables esfuerzos para revertirlas, de tal manera que potencien procesos de
cambio a favor del recurso humano, de la organización y de los demandantes de
servicios y productos. En este orden de ideas se considera que se debe cumplir con las
fases para los sistemas de medición: Diseñar, Implementar, Administrar y Gerenciar y
evidentemente, desarrollar ajustes a los sistemas de medición en el período en el cual
se están aplicando los indicadores.

De acuerdo con lo anteriormente planteado, la organización pública debe

racionalizar la decisión de institucionalizar una nueva cultura de medición, control y
evaluación, ante la necesidad de mejora del desempeño de la organización, lo cual
implica evaluar los instrumentos y métodos que se utilizan en la actualidad. Para
cumplir este fin Acevedo (2004) indica que deben revisarse y analizarse algunos
elementos determinantes de la capacidad para que el cambio propuesto se logre:

1-Existencia de un nivel de conciencia en los procesos de seguimiento, control y

evaluación.

2-Identificación de las fuentes de capacitación y asesoría, bien sea internas o externas

o una combinación de ambas, para luego conformar el sistema de indicadores. No se
puede obviar que el recurso humano debe participar, como una forma de generar
lealtad al futuro sistema y lograr su apoyo en los procesos administrativos de gestión
de información y de toma de decisiones.

3-Contacto con posibles organizaciones o especialistas para que nos expongan el

proceso de resolución de problemas, en cuanto a seguimiento, control y evaluación.

4-Selección del especialista o empresa.

5-Selección del grupo de trabajo que recibirá la capacitación en metodología de

formulación de indicadores

6-Reunión inicial entre empresa o asesor y organización demandante del servicio de

capacitación y asesoría

7-Desarrollo de la actividad de capacitación.

8-Selección final del grupo de trabajo que se encargará de elaborar el sistema de

indicadores para el área de análisis determinada

9-Elaboración del programa de trabajo

10-Estipular el tiempo de actividades y tareas

11-Selección y delimitación de la unidad de análisis

12-Selección del lugar para el desarrollo de actividad del grupo

13-Determinación del número de personas contratadas por unidad de análisis

14-Recolección de información documental

15-Distribución de información en grupos de trabajo

16-Evaluación de las actividades que hayan sido desarrolladas con anticipación en la

organización en cuanto al control

17-Desarrollo de reuniones iniciales con el grupo técnico de la organización con el fin

de evaluar las distintas unidades de análisis que conforman su estructura organizativa.

18-Selección de la unidad de análisis, para lo cual se desarrollarán reuniones para el

conocimiento de sus actividades, así como el lenguaje y teoría técnica que le
caracteriza.

19.Desarrollo de reuniones preliminares a la aplicación de la metodología para el

diseño del sistema de indicadores.

20-Desarrollo de la actividad de capacitación para el equipo técnico el cual apoyará el

proyecto de medición en la unidad de análisis.

Según las afirmaciones anteriores, la manera ideal para construir un sistema

de indicadores es mediante la participación activa de los miembros de la organización
pública. En este sentido, aun cuando se coincide con este criterio, ésta debe ser, a
juicio del investigador, antes de diseñar el sistema de indicadores, para contar con
datos muy útiles en cuanto a los procesos, operaciones, acciones y necesidades de los
usuarios quienes conforman la estructura organizativa del ente público, así como
también al final del proceso de diseño, para revisar y evaluar el resultado y, de ser
necesario, modificar algunos aspectos, cambiar cierto enfoque o transformar
cualquier condición de entrada, procesamiento y salida del sistema de control a través
de indicadores de gestión. Es esencial que el sistema de indicadores se acople a las
necesidades de usuarios internos y externos y para lograr este propósito se requiere
contar con información oportuna y confiable que permita una toma de decisiones
sobre el proceso y a lo largo del ejercicio fiscal.

Ciclo de Compras - Cuentas por Pagar

- pagos

Este ciclo consiste en mostrar el recorrido desde que se plantea la necesidad

de adquirir un bien o servicio, el cual se inicia en el departamento de compras,
hasta la cancelación del mismo en el departamento de cuentas por pagar. Así
mismo Catácora (1999:267) lo describe como “todas las actividades realizadas por
la empresa con el objetivo de tener los materiales y servicios necesarios para sus
operaciones”.

El objetivo principal consiste en obtener los mejores materiales al mejor costo

y con las mejores condiciones de entrega y financiamiento, por lo que se debe
distinguir en el ciclo de compras y pagos los diferentes procesos que intervienen,
en los cuales se encuentran los procesos contables y no contables. Los
procesos no contables o administrativos se refieren en su mayoría a los
relacionados con la gestión de compras. Los procesos contables de compras están
más relacionados con las cuentas por pagar. Es importante destacar que en la
mayoría de las empresas se cumple con ciclos regulares, cada cierto tiempo,
(dependiendo del inventario existente), el ciclo de compras y cuentas por pagar
corresponde a las operaciones de adquisición de bienes y servicios de una
organización.
Compras

Las compras son definidas por Rosenberg (1999:103), como “el acto por
medio del cual un agente económico adquiere el dominio de un bien o recibe un
servicio contra el pago de un precio”. De este modo, toda actividad empresarial
exige materiales y suministros para su funcionamiento y, en el caso de las41
empresas de producción, para mantener una posición vendedora favorable, que
pueda enfrentar la competencia y rendir beneficios satisfactorios, procurar
materiales al precio más bajo, dentro de márgenes de calidad aceptables.

A tal efecto, para efectuar compras de forma eficiente, su planeación

comprende pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y
presupuestos bien estructurados, bien sea para la empresa o para cualquier área de
la misma. Entre las diferentes etapas que se cumplen en la decisión de compran
pueden señalarse:

a) Reconocimiento de la necesidad: El proceso de compra comienza

cuando se reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio,
surge de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado
real existente, esta necesidad puede surgir por impulsos externos o
internos. También obedecen, dentro del proceso productivo, de una
requisición de materiales para la fase productiva.

b) Búsqueda de información: En esta etapa el comprador debe acopiar

toda la información necesaria para fundamentar sus análisis y la toma
de decisiones, la misma está relacionada con la definición de los
proveedores posibles, información sobre los parámetros de las ofertas
de cada proveedor, exigencias de los consumidores de la
empresa, características del objeto de aprovisionamiento y otras
 informaciones relacionadas con el mercado y la empresa.

c) Formación de alternativas: A partir de la información que es

recopilada por el comprador se determinaran las alternativas de la
compra ante las que se enfrenta, caracterizando a cada una de esas
alternativas con aquellos parámetros relevantes que definen la acción.

42
d) Evaluación de alternativas: El comprador en cada compra
determina cuales son los principales criterios de selección. A partir de
esta definición se evalúa de acuerdo a dichos criterios cada alternativa
y sobre la base de la ponderación de los distintos criterios se llega a
una evaluación integral de cada alternativa para llegar a seleccionar la
que es más conveniente para la empresa.

e) Decisión de compra: Considerando la evaluación anterior y el

esquema de fuerzas de los actores de la compra se llega a la
decisión de compra que contempla un conjunto de parámetros tales
como: proveedor, cantidad a comprar, valor de la compra, forma de
pago, sujeto de la transportación, lugar de entrega, fecha de entrega,
características del producto, envase y embalaje, entre otros.

f) Ejecución de la compra: Esta etapa comprende todo el conjunto de

acciones que se desarrollan para la ejecución de la decisión de
compra, siendo la fase en la que se logra la materialización de la
compra y requiere de una atención esmerada para ejecutar la compra
ajustándose a los parámetros que conforman la decisión de compra.

g) Monitoreo post-compra: Luego de ejecutada la compra se debe

hacer seguimiento al producto o servicio durante todo el ciclo de
consumo para detectar posibles fallas y aumentar la información
 sobre el mismo, lo cual es útil en próximas compras.

En sentido general, la función de compras, para aportar resultados adecuados a la

actividad productiva, se desarrolla de acuerdo a los siguientes parámetros:

a) La planificación de compras, actividad que define un documento

denominado Plan Anual de Compras, que se integra a su vez al
Presupuesto Anual de la compañía y en el que a partir de los43
correspondientes consumos que se estiman para un periodo completo
de producción, se fijan las fechas en las que se debe realizarse la
adquisición de materia primas e insumos y las cantidades de material a
adquirir.

b) La selección de los proveedores, que es una de las actividades de

mayor importancia pues al escoger entre todas las empresas
susceptibles de trabajar para la compañía, de acuerdo a las
condiciones de la negociación, constituye la segunda gran
responsabilidad de la Sección de Compras.

c) Realización del pedido, que viene determinado fundamentalmente por

la necesidad real de la compra surgida del consumo de los
materiales almacenados y de la obligatoriedad de su reposición para
mantener el ciclo productivo. Otros factores de la naturaleza
financiera y logística pueden tener también una gran importancia en
la forma y tiempo en que se realice el pedido.

d) Control de las compras, cuando el proveedor ha entregado la

mercancía solicitada y presenta una nota de entrega, donde el
receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la
 ha recibido correctamente, después de que ésta haya pasado los
controles de calidad establecidos, luego, Almacén envía al
departamento de compras la nota sellada o firmada, en señal de
conformidad, junto a la copia del pedido.

Una vez que se ha completado el ciclo y se ha corregido el dato de existencias

en almacén con la entrada del nuevo material recibido, se actualiza la
planificación de las compras para próximos procesos, a la espera de que el
consumo haga necesarios nuevos pedidos.

Cuentas por Pagar

44
Según Catácora (1999), indica que:

Las cuentas por pagar se originan por la necesidad de

financiamiento que tiene una empresa para la adquisición
de bienes y/o servicios necesarios, que le permitan llevar a
cabo el proceso de producción, o mantener operativamente
las funciones de apoyo o servicios a las distintas unidades
del negocio. Se clasifica en este rubro debido a que el
objetivo principal del sistema es controlar todos los
desembolsos realizados por la empresa. (p.31)

En resumen, las cuentas por pagar se conforman por todas aquellas cuentas
que representan deuda para la organización, las cuales se deben cancelar en un
plazo determinado y de acuerdo con lo establecido en la orden de compra de
bienes y/o servicios.

Procedimientos en el Ciclo de Cuentas por pagar y Pagos

Los procesos de cuentas por pagar de acuerdo a Catácora (1999:272), “se

inician en el momento en el cual las empresas reciben la propiedad de los bienes
comprados, o se comprometen con la adquisición de un servicio”, adquiriendo así
un compromiso de pago con el proveedor. Al respecto, el autor explica lo siguiente:

El proceso de las cuentas por pagar incluye los

procedimientos contables para el registro de los pasivos,
valuación de las cuentas por pagar, en caso de moneda
extranjera, y el pago de las cuentas a los acreedores. El
registro contable debe iniciarse con la recepción de la
mercancía, para esto se cuenta con un formulario que
puede llamarse aviso de recepción, en este formulario se
debe indicar la descripción de la materia, las cantidades
recibidas, fechas de recepción, además de estar previsto
de un espacio para las observaciones, en caso de existir
alguna (p.276).
45
A su vez Aguirre (1997), con relación a la forma de relacionar esas
obligaciones indica que:

El área de proveedores incluirá todas aquellas deudas y

operaciones derivadas de las compras efectuadas para la
difusión del objeto social del negocio. En otras cuentas a
pagar se reflejara todas aquellas deudas relacionadas con
los suministros de bienes y servicios que son necesarios
para la operativa del negocio y que no tienen la
consideración de proveedores (p. 173).

De lo anterior, es importante considerar que existe una separación entre el

área de proveedores y otras cuentas por pagar, en donde se incluirán tanto las
deudas que se tienen con los proveedores, como aquellas con los suministradores
de bienes y servicios, aunque éstas no sean tan necesarias para las operaciones
del negocio, forman parte de las cuentas a pagar.

Es necesario establecer una serie de objetivos para mantener un adecuado

sistema de control interno en el área de proveedores y otras cuentas a pagar, entre
las cuales Aguirre (1997, p.174) plantea que “las cuentas por pagar procedentes de
proveedores u otros pasivos adeudados por bienes y servicios estarán oportunas y
correctamente registrados, clasificados y valorados en los estados financieros,
procediendo de las transacciones previamente autorizadas”.

Por consiguiente, los pasivos incurridos con proveedores deben estar

imputados en cuentas apropiadas, es decir, si se trata de gastos acumulados o
cuentas por pagar acumulativas, difiere de los procedimientos establecidos para el
registro de las cuentas por pagar comerciales y las otras cuentas por pagar, ya que
las primeras son cuentas a largo plazo mientras las segundas son cuentas a corto
plazo.

46
Sin embargo, los procedimientos para emisión de pagos son similares en
ambas partidas. Los pagos a proveedores y acreedores deben estar soportados de
un pasivo contabilizado, reconocido y justificado, reflejado en el periodo
correspondiente, bajo un control de identificación, vencimiento y seguimiento.

Los procesos de compras y cuentas por pagar están relacionados entre sí,
pues realizado el proceso de compra y recibir los documentos para soportar la
operación y el monto del pasivo quedan listos para las siguientes etapas que son
el proceso de revisión y comparación, distribución, registro del pasivo y pago, de
este modo, las cuentas a pagar contribuyen a la formulación de Estados
Financieros adecuados, correctos y confiables; los cuales son necesarios para una
óptima toma de decisiones.

Los Pagos
 Los pagos son desembolsos de dinero por una obligación representada por
una cuenta por pagar y produce una erogación, generalmente asociada en el caso
de las empresas a la cancelación de un gasto o la adquisición de un bien o
servicio, de manera que representa una salida de dinero para cancelar esa
obligación contraída e implica una disminución de la disponibilidad y por
consiguiente también producirá una disminución de la deuda. En el caso de la
cancelación de un monto referido a las cuentas por pagar a proveedores se refiere a
un pago contra entregas ya efectuadas, de donde se origina la obligación.

Según Tamayo (2004), una obligación “es un vínculo de derecho que constriñe
a cumplir una presentación a favor de otro” (p.7), y los elementos de la
obligación conforman a la vez un vínculo de derecho y una prestación entre un
deudor y un acreedor. Como política de uso común en el contexto comercial y
empresarial, los pagos a proveedores se realizan generalmente en términos de 30 a
60 días contados a partir de la fecha de presentación de la factura, y se establece
una fecha propicia para atender estas demandas sin interferir con el resto de las47
operaciones que se realizan dentro de una empresa, para lo cual se debe tener la
documentación en referencia para proceder a la cancelación.

El proceso de pago de facturas incide en una imputación al sistema contable,

ya que todas las facturas que son recibidas, son cotejadas y pagadas, luego
deben ser ingresadas a la contabilidad para que se incluyan en el movimiento
financiero de la empresa. Los proveedores son una entidad muy importante para
todas las empresas, por cuanto son vitales para poder desarrollar el negocio de la
compañía, basado en el suministro a crédito. Por lo tanto, la empresa requiere tener
una relación transparente y una buena comunicación, para así poder obtener
buenos precios y entregas en los tiempos deseados.

De esta manera, ello implica el tratamiento que se dé a los pagos, los

cuales deben ser oportunos y expeditos, de manera que no se vulnere la dinámica
de cobranza de los proveedores por retrasos indebidos en la cancelación de
facturas vencidas. En ese caso, el procedimiento habitual debe ser que el
operador visualice los documentos de despacho y órdenes de compra existentes en
el sistema y coteje los documentos de despacho que se condicen con la factura,
cuando el cotejo no se realice en forma exitosa, generara acciones correctivas, y
cuando se lleva a cabo la aprobación de facturas para ser pagadas, se realizara
al proveedor el pago correspondiente a ese documento y se enviara al
departamento de contabilidad para su registro y procesamiento posterior.

Bases legales

Entre los lineamientos que dicta el articulado legal asociado a la

investigación. Tenemos: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
(1999), Establece que todas las personas y los órganos que ejercen el Poder Público
están sujetos a ella. Señala que la Administración Pública está al servicio de los
ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad,
participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y
responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley
y al derecho.

El texto constitucional fija la participación de los municipios, como unidad

política primaria nacional, en cuanto al porcentaje del situado constitucional y los
demás ingresos ordinarios que le corresponden para su ejercicio fiscal. Establece las
competencias de cada Municipio, las cuales deben cumplirse incorporando la
participación ciudadana al proceso de definición y ejecución de la gestión pública y al
control y evaluación de sus resultados, en forma efectiva, suficiente y oportuna y
conforme como lo establece la Ley., sin menoscabo de las competencias nacionales o
estadales.

La Ley Orgánica de la Administración Pública (2001) establece el

funcionamiento de los órganos y entes de la Administración Pública, el cual estará
sujeto a las políticas, estrategias, metas y objetivos que se establezcan en los
respectivos planes estratégicos y compromisos de gestión. También expresa que la
asignación de recursos a los órganos y entes de la Administración Pública se ajustará
estrictamente a los requerimientos de su funcionamiento para el logro de sus metas y
objetivos y su funcionamiento propenderá a la utilización racional de los recursos
humanos, materiales y presupuestarios. Instituye el principio de colaboración el cual
manifiesta que la administración Pública Nacional, la de los estados, la de los distritos
metropolitanos y la de los municipios colaborarán entre sí y con las otras ramas del
poder público en la realización de los fines del Estado, éstos actuaran y se
relacionaran de acuerdo con el principio de lealtad institucional.

La Ley Orgánica de Planificación (2001) define la planificación como una

tecnología del Estado y la sociedad, para lograr su cambio estructural. En tal sentido,
la planificación se establece como práctica para transformar y construir nuevas
realidades con la capacidad de alcanzar propósitos, interpretar intereses de la
sociedad e incorporar, en las deliberaciones presentes, las necesidades de las
generaciones futuras. Establece que debe ser perfectible, para ello deben evaluarse
sus resultados, controlar socialmente su desarrollo, hacerle seguimiento a la
trayectoria, medir el impacto de sus acciones y, simultáneamente, incorporar los
ajustes que sean necesarios. Asigna responsabilidad al Alcalde de cada municipio en
la elaboración de el Plan Municipal de Desarrollo en concordancia con los planes
nacionales, regionales y estadales, y en coordinación con el Consejo Local de
Planificación Pública, el cual debe asegurar la coordinación y participación social en
la elaboración y seguimiento del Plan Municipal de Desarrollo, de los programas y
acciones que se ejecuten en el municipio, así mismo, debe garantizar que los Planes
Municipales de Desarrollo estén debidamente articulados con los Planes Estadales de
Desarrollo. Expresa que es en el Plan Municipal de Desarrollo donde se dictan las
directrices de gobierno de cada uno de los municipios, en su formulación debe
tomarse en consideración lo dispuesto en las líneas generales del plan de desarrollo
económico y social de la Nación, en el Plan Nacional de Desarrollo, en el Plan de
Desarrollo Regional y el Plan Estadal de Desarrollo respectivo.

La Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (2007)

define a la administración financiera como el conjunto de sistemas, órganos, normas
y procedimientos que intervienen en la captación de ingresos públicos y en su
aplicación para el cumplimiento de los fines del Estado. Los principios
constitucionales que rigen la administración financiera del sector público son los de
legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y
coordinación macroeconómica. Agrega la Ley que los municipios están sujetos a las
regulaciones de la misma, con las especificidades que se establecen para los entes u
organismos que conforman el sector público. Esta Ley define y regula el sistema
presupuestario, indica que los presupuestos públicos deben expresar los planes
nacionales, regionales y locales y deben ser elaborados dentro de las líneas generales
asociadas al plan de desarrollo económico y social de la Nación, en aquellos aspectos
que exigen, por parte del sector público, captar y asignar recursos conducentes al
cumplimiento de las metas de desarrollo económico, social e institucional del país.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal (2001) es la encargada de normar el conjunto de órganos,
estructuras, recursos y procesos que, integrados bajo la rectoría de la Contraloría
General de la República, interactúan coordinadamente a fin de lograr la unidad de
dirección de los sistemas y procedimientos de control que coadyuven al logro de los
objetivos generales de los distintos entes y organismos, así como también al buen
funcionamiento de la Administración Pública. Los municipios no escapan de ello, y
están sujetos a las disposiciones de esta Ley y al control, vigilancia y fiscalización de
la Contraloría General de la República. En ella se institucionaliza el control de
gestión y otorga potestades a los órganos de control fiscal, en este caso en particular,
a la contraloría municipal, para realizar cualquier estudio o investigación a los fines
de determinar la eficacia con la que opera la alcaldía.

Por último, La Ley Orgánica del Poder Público Municipal (2005), establece
que el Poder Público Municipal se ejerce a través de cuatro funciones: la función
ejecutiva la cual será desarrollada por el Alcalde o Alcaldesa a quien corresponde el
gobierno y la administración; la función deliberante que corresponde al Concejo
Municipal, integrado por concejales y concejalas, la función de control fiscal que será
ejercida por la Contraloría Municipal, en los términos establecidos en la Ley y su
ordenanza y la función de planificación, que será ejercida en corresponsabilidad con
el Consejo Local de Planificación Pública. Los órganos del poder público municipal,
en el ejercicio de sus funciones deben incorporar la participación ciudadana en el
proceso de definición y ejecución de la gestión pública y en el control y evaluación de
sus resultados, en forma efectiva, suficiente y oportuna, para lo cual deberán crear los
mecanismos que la garanticen. El Municipio ejercerá sus competencias mediante
ordenanzas, acuerdos, reglamentos, decretos, resoluciones y demás instrumentos
jurídicos municipales que son de obligatorio cumplimiento por parte de los
particulares y de las autoridades nacionales, estadales y locales.

Operacionalización de Variables

El problema de investigación se presenta como una serie de conceptos que

representan abstracciones de fenómenos empíricos. Para pasar de la etapa conceptual
a la etapa empírica, los conceptos se convertirán en variables. Estas representan los
elementos, factores o términos que pueden asumir diferentes valores cada vez que son
examinados o que reflejan distintas manifestaciones según sea el contexto en el que
se presentan. Así, dicho esto, se presenta la tabla de operacionalizacion de variables
según los objetivos planteados;

Objetivos Específicos Variables Dimensiones Indicadores Fuente

Diagnosticar el proceso
actual del ciclo Situación actual de
administrativo de las las Cuentas por
Cuentas por Pagar Ordenes, Tipos,
cuentas por pagar Pagar (Ordenes de Entrevista
(Ordenes de Pago) Sanciones
(Ordenes de Pago) que Pago) en Santa
tiene la Alcaldía del Cruz de Aragua
Municipio José Ángel
Lamas

Identificar las Tendencias

Debilidades y
características políticas, sociales y
Debilidades y Fortalezas, Estudio
debilidades y fortalezas económicas de Matriz DOFA
Fortalezas del entorno político,
del ciclo administrativo nuevo orden
social y económico
de las cuentas por pagar nacional

Recomendar estrategias
Estrategia
que permitan optimizar
adaptadas a las Proceso,
las cuentas por pagar Estrategias para
directrices que Información, Leyes Revisión
manejados por la optimizar cuentas
imponen las leyes Decretos y Documental
Alcaldía José Ángel por pagar
de la administración Ordenanzas
Lamas de Santa Cruz
Publica
Estado Aragua