5 - Metodos-Y-Herramientas-Para-Organizar-El-Trabajo-Ehsu83tn
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Ladrones de tiempo
Establecer prioridades
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PASO 1
Empezar a priorizar
Priorizar, es la primera recomendación para organizarse mejor. Es el primer paso del método
de organización personal. De hecho, es la base de la organización y de mucho más. Si
tenemos claras nuestras prioridades seremos capaces de tomar decisiones vitales con
sentido.
PASO 2
En este artículo revisamos la importancia que tiene poner objetivos a nuestras prioridades
para hacerlas tangibles y cómo deben establecerse buenos objetivos. Este es el segundo paso
de nuestro método de organización personal.
PASO 3
El siguiente paso es desarrollar un plan de acción conforme a nuestras prioridades que nos
ayude a conseguir nuestros objetivos. En el plan de acción definiremos las estrategias y
acciones necesarias.
PASO 4
Es importante dar significado a las cosas que hacemos, saber para qué realmente estamos haciéndolas. Así
que cuando te veas inmerso en una espiral de to dos interminable pregúntate para que haces cada cosa.
Pero no sólo una vez. Muchas. Hasta que llegues a la respuesta de verdad.
Sé su cientemente exible
Hay días en los que todo va rodado y otros en cambio, que parece que no cunden, o que te despiertas con
menos energías o que surge algún inconveniente inesperado. Pues ya se harán al día siguiente o al otro,
cuando se puedan. Si tienes claras tus prioridades y los para qué haces las cosas, todo irá saliendo.
Recuerda que también hay que disfrutar del proceso.
Hay dos formas de enfrentarse al error. Aquellas personas que lo ven como un fracaso absoluto y otras
que, obviamente, sin que les guste equivocarse, lo ven como un aprendizaje para la siguiente vez hacerlo
mejor.
En la sociedad en la que vivimos, sobre todo hace ya unos años se premia mucho los resultados. En muchos
casos hasta se cumple eso de que el fin justifica los medios.
Lesson 3 of 8
Una vez más, hay que tener claro cuál es el cometido a realizar y darle prioridad. En
una reunión se debe hablar de lo que se necesita acordar o solucionar. Para ello, es
conveniente preparar y enviar toda la documentación necesaria a los asistentes
antes de la reunión. De este modo, la reunión será más e caz y durará el tiempo
justo.
Lesson 4 of 8
Ladrones de tiempo
El tiempo y el capital humano son los dos recursos más valiosos que puede tener una organización,
por ello, es importante que los ladrones de tiempo sean suprimidos en la medida de lo posible.
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No tener una planificación adecuada, así como trabajar sin objetivos o motivación.
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Google Keep
No es nada más que un gestor de notas y lista de tareas en el que tener centralizado y
ordenado desde un link a una foto o vídeo random que queremos poner en cola para
ver en otro momento.
Step 2
OneTab
Se trata de una extensión de Chorme que permite guardar pestañas con un solo click.
Step 3
RescueTime
SelfControl
Autobloquéate las páginas en las que más tiempo pierdas. De esta forma el control
está bajo tus manos.
Step 5
Google Calendar
Planner/Trello/Asana
Las tres son herramientas para organizar el trabajo por proyectos y priorizar tareas.
Funcionan por tableros y además funcionan muy bien como interfaz colaborativa para
conversaciones e intercambio de archivos.
Existen numerosos consejos que te ayudarán a conseguir una
mejor gestión del tiempo y ser mucho más e ciente.
Establecer prioridades
Para alcanzar los objetivos, nada resulta tan útil como tener en
cuenta si la actividad en cuestión, tiene o no, una relación directa
con ellos. Por eso es importante saber identi car las
prioridades y ser capaz de manejarlas.
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El primer paso a seguir es organizar la agenda, para esto se debe tener en cuenta todas las tareas.
Se debe establecer la prioridad de las tareas con la herramienta de la matriz que se ha visto al
principio del módulo, así se identifica que tareas son prioritarias, según su importancia y
urgencia.
Priorizar
Dar el orden correspondiente a tareas que son importantes para uno mismo y no
para los demás. Para ello se debe de nir la prioridad de cada tarea, en función de su
importancia para la consecución de los objetivos que se hayan establecido, es decir
no olvidar nunca cual es el n en mente propio. Para esto puedes:
Concentrar tareas
Las tareas que guarden relación entre sí en recomendable agruparlas, esto hace que
mantengas la concentración, ya que no cambias de una labor a otra y así aumenta la
productividad y e cacia. Ej: Si se esta revisando el presupuesto de un proveedor y
hay varios por revisar, hacerlo en el mismo momento, o si se esta redactando un
informe y debes elaborar varios. También es importante no dejar tareas a medias, ya
que si las fraccionas desciende el nivel de productividad, si toma mucho tiempo, es
conveniente hacer un descanso para después continuar con la misma labor.
Denegar multitareas
Hay que organizar la agenda con cierto margen para atender imprevistos, para que
no se genere caos en el caso de haberlos. Para no saltar de una tarea a otra, se ha de
centrar en la acción que se está ejecutando en el momento, para ello es bueno
destinar un tiempo concreto para revisar el correo, o incluso solicitar a los
compañeros o empleados que no interrumpan a ciertas horas, incluso si es posible
establecer una franja horaria sin teléfono.
Estructurar los grandes proyectos
Dividir los grandes proyectos en fases para no olvidar el n que tienen. Así se podrá
alcanzar cada etapa en el tiempo estipulado en función de su prioridad, esto hace que
se maneje el proyecto del modo adecuado. Esto también facilita el control y
cumplimiento de tareas.
Fechas límite
Establecer plazos para la nalización de las tareas con fecha anterior a la fecha límite
real es positivo ya que ejerce cierta presión no negativa y dejar un margen para los
imprevistos que puedan acontecer. En caso de no aparecer imprevistos, siempre es
mejor disponer de tiempo extra para entregar un trabajo de mayor calidad y hacerlo
de una manera más relajada gracias al margen de tiempo dado.
Lesson 7 of 8
GE ST I O N A R L O S I MPR E V I ST O S
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