Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
TESIS
POR
EN EL GRADO ACADÉMICO DE
LICENCIADA
A DIOS y LA VIRGEN: Infinitas gracias, por darme la vida, por las grandes
bendiciones y por haberme permitido culminar mi carrera
universitaria.
Página
INTRODUCCIÓN i
CAPÍTULO I
EL SISTEMA BANCARIO GUATEMALTECO 1
2.1 GENERALIDADES 20
2.2 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO 24
2.3 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO 24
2.4 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO 28
2.5 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 29
2.6 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO 29
2.7 ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 40
2.8 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 42
2.9 HERRAMIENTAS DE CONTROL 44
2.10 RIESGOS EN LA EVALUACIÓN 47
2.11 INFORMACIÓN SOBRE DEFICIENCIAS DEL CONTROL INTERNO 52
CAPÍTULO III
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 53
3.1 DEFINICIONES 53
3.2 NATURALEZA 58
3.3 CLASIFICACIÓN 58
3.4 RECONOCIMIENTO DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 60
3.5 MEDICIÓN 61
3.6 VALUACIÓN, MEJORAS Y REVALUACIÓN 65
3.7 REGISTRO CONTABLE 69
3.8 MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN 70
3.9 CONTABILIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN 72
3.10 INFORMACIÓN A REVELAR EN LOS ESTADOS FINANCIEROS 75
3.11 EL CONTROL INTERNO APLICABLE A LA PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPO 76
3.11.1 Asignación de responsabilidad por la custodia y salvaguarda de los
bienes 76
3.11.2 Separación de actividades de registro y custodia de los bienes 77
3.11.3 Medidas de seguridad 77
3.11.4 Protección de los activos de los elementos naturales 77
3.11.5 Coberturas de Seguros 77
3.11.6 Capacitación al personal operativo en el uso apropiado de los activos
fijos 77
3.11.7 Separación de actividades de registro y custodia de los bienes 77
3.11.8 Sistemas de información y auxiliares contables 78
3.11.9 Control de Adquisiciones 78
3.12 EL CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, MEDIANTE LOS
SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE DATOS 79
CAPÍTULO IV
OBJETIVOS, TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA
INTERNA PARA LA EVALUACIÓN DEL ÁREA DE PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO 84
CAPÍTULO V
CASO PRÁCTICO
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE PROPIEDAD, PLANTA
Y EQUIPO DE UNA ENTIDAD BANCARIA 109
El presente trabajo de tesis, está compuesto por cinco capítulos, además de las
respectivas conclusiones y recomendaciones, que representan el resultado de la
investigación efectuada.
En el primer capítulo se tratan temas de carácter general relacionado con las entidades
bancarias del Sistema Financiero Guatemalteco, así como aspectos legales que deben
ser tomados en cuenta para el correcto funcionamiento de sus operaciones.
El capítulo cuarto, describe con mayor detalle las técnicas y procedimientos que son
utilizados por la Auditoría Interna, al momento de una evaluación al rubro de
Propiedad, Planta y Equipo y los objetivos que se pretenden alcanzar en dicha
evaluación.
En la época del mercantilismo, entre los años 1450-1750, surgen los bancos
propiamente dichos, quienes popularizan el uso de la letra de cambio, del pagaré y del
giro cambiario, en sustitución del dinero, para efectuar pagos locales y otros lugares.
En virtud del funcionamiento, la Junta Monetaria, una institución creada con el objeto
de preparar la conversión de la moneda nacional y evitar fluctuaciones violentas de
cambio, el país logró cierta estabilidad de la moneda, emitiéndose más tarde
mediante el Decreto Legislativo No.1379, la Ley Monetaria y con ello, se creó “El
Quetzal” como nueva moneda guatemalteca.
La segunda reforma se inicia a principios del año 1945, con el estudio de una nueva
reforma monetaria y bancaria, más acorde con la realidad económica nacional. Al
mismo tiempo, se crea el Ministerio de Economía.
• Ley de Sociedades Financieras Privadas, Decreto Ley Número 208 del Jefe
de Gobierno de la República
• Ley de Bancos de Ahorro y Préstamos para la Vivienda Familiar, Decreto
Número 541 del Congreso de la República
• Ley Orgánica del Banco de Guatemala, Decreto 16-2002 del Congreso de la
República
• Ley Monetaria, Decreto Número 17-2002 del Congreso de la República
• Ley de Supervisión Financiera, Decreto Número 18-2002 del Congreso de la
República
• Ley de Libre Negociación de Divisas, Decreto Número 94-2000 del Congreso
de la República
• Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos, Decreto Número 67-2001 del
Congreso de la República
• Ley para Prevenir y Reprimir el Financiamiento del Terrorismo, Decreto
Número 58-2005 del Congreso de la República
Por el principio jurídico de que los reglamentos no pueden ser superiores a la ley,
a continuación sólo se comentan algunas leyes que regulan el sistema bancario
guatemalteco:
7
“Moneda. Es potestad exclusiva del Estado, emitir y regular la moneda, así como
formular y realizar las políticas que tiendan a crear y mantener condiciones
cambiarias y crediticias favorables al desarrollo ordenado de la economía nacional.
Las actividades monetarias, bancarias y financieras, estarán organizadas bajo el
sistema de banca central, el cual ejerce vigilancia sobre todo lo relativo a la
circulación de dinero y a la deuda pública. Dirigirá este sistema, la Junta
Monetaria, de la que depende el Banco de Guatemala, entidad autónoma con
patrimonio propio, que se regirá por su Ley Orgánica y la Ley Monetaria.” (1:34).
• Compraventa de divisas.
• Cualquier otra actividad que por la naturaleza de sus operaciones pueda
ser utilizada para el lavado de dinero u otros activos, como se establezca
en el reglamento.” (4:4).
Asimismo, comete este delito quien realice alguno de los actos definidos como
financiamiento del terrorismo en cualquiera de los convenios internacionales
aprobados y ratificados por Guatemala.” (10:2).
En el régimen de personas obligadas y medidas administrativas contenido en el
capítulo V de la ley en referencia, indica que: “...se considerarán personas
obligadas las establecidas en la Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos,
en su reglamento, y otras disposiciones relativas a dicha materia y, les será
aplicable el mismo régimen, deberes, obligaciones, políticas para conocimiento de
sus clientes y prohibiciones que establezca dicha normativa”. (10:3)
Definición de Banco
Un banco es un tipo de institución financiera que es reconocida como un banco
por las autoridades reglamentarias en los países en que opera y generalmente
tiene el derecho exclusivo de usar el término “banco” como parte de su nombre.
Bancos: Son las instituciones que captan dinero o cualquier otro instrumento
representativo del mismo, por medio de depósitos, colocación de bonos, títulos u
otras obligaciones, destinándolos al financiamiento de operaciones de cualquier
naturaleza.
Es importante citar que con la actual legislación, la actividad crediticia de los
bancos se amplió a permitirles conceder financiamiento por medio de tarjetas de
crédito, adquirir carteras (factoraje) y realizar operaciones de arrendamiento
financiero, cambio legal que va congruente hacia la banca universal o múltiple.
Otorgar créditos;
Realizar descuento de documentos;
Otorgar financiamiento en operaciones de cartas de crédito;
Conceder anticipos para exportación;
Emitir y operar tarjeta de crédito;
Realizar arrendamiento financiero;
Realizar factoraje;
Invertir en títulos valores emitidos y/o garantizados por el Estado, por los
bancos autorizados de conformidad con esta Ley o por entidades privadas.
En el caso de la inversión en títulos valores emitidos por entidades
privadas, se requerirá aprobación previa de la Junta Monetaria;
Adquirir y conservar la propiedad de bienes inmuebles o muebles, siempre
que sean para su uso, sin perjuicio de lo previsto en el numeral 6 anterior;
Constituir depósitos en otros bancos del país y en bancos extranjeros; y,
Realizar operaciones de reporto como reportador.
Otorgar garantías;
Prestar avales;
Otorgar fianzas; y,
Emitir o confirmar cartas de crédito.
“Las operaciones sociales serán fiscalizadas por los propios accionistas, por uno
o varios contadores o auditores o por uno o varios comisarios, de acuerdo con las
disposiciones de la escritura social y lo establecido en este capítulo. La escritura
social podrá establecer que la fiscalización se ejerza por más de uno de los
sistemas señalados”.
realizan las entidades bancarias reguladas por dicha ley, deberá efectuarse, en
su orden, con base en las normas emitidas por la Junta Monetaria a propuesta de
la Superintendencia de Bancos y, en lo aplicable, en principios de contabilidad
generalmente aceptados y normas internacionales de contabilidad.
Este manual contable está conformado por sus disposiciones generales, las
Normas Contables Generales, el Catálogo de Cuentas, la Descripción de
Cuentas y Procedimiento de Registro, la Jornalización, así como los Formatos de
los Estados Financieros que las entidades bancarias, deberán emitir
mensualmente.
Los objetivos del MIC son:
Regular y uniformar el registro, valuación, presentación y revelación de las
operaciones que realicen los bancos, sociedades financieras, casas de
cambio, almacenes generales de depósito, empresas especializadas en
emisión y/o administración de tarjetas de crédito, empresas de arrendamiento
financiero, empresas de factoraje, entidades fuera de plaza o entidades off
shore y otras que califique la Junta Monetaria.
19
EL CONTROL INTERNO
2.1 Generalidades
Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por el
grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION
ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creó en Estados Unidos en 1985
bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS).
El Informe COSO
Versión 1992
En ambos casos, no hay que caer en el error de pensar que el Control Interno
ofrezca garantías absolutas de que se eviten o detecten estas desviaciones.
El informe COSO, define al control interno como “Un proceso efectuado por el
cuerpo colegiado más alto (Consejo de administración, Directorio, etcétera), la
gerencia y por el personal de la entidad, diseñado para dar una seguridad
razonable del cumplimiento de los objetivos institucionales, comprendidos en uno
o más de los siguientes grupos:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la información financiera y administrativa; y
• Observancia de las leyes y reglamentos aplicables”. (11:113)
La estructura orgánica necesita ser definida con bases firmes, partiendo de una
adecuada separación de funciones, así como la asignación de responsabilidad y
autoridad a cada puesto o persona, para lo cual son aplicables los siguientes
principios de control interno:
25
• Responsabilidad: Este principio permite fijar con claridad las funciones por las
cuales adquiere responsabilidad una unidad administrativa o una persona en
particular; es decir, a nivel de unidad administrativa y dentro de esta, el
campo de acción de cada empleado; definiéndole además, el nivel de
autoridad correspondiente, para que se desenvuelva y cumpla con su
responsabilidad en el campo de su competencia.
La responsabilidad, independientemente de quien se trate, abarca la
organización de la unidad administrativa, el control del personal, los
resultados de las operaciones que se ejecutan, y los bienes o activos
asignados.
• Instrucciones por escrito: Las instrucciones por escrito dictadas por los
distintos niveles jerárquicos de la organización que se reflejan en las políticas
generales y especificas, así como en los procedimientos para ponerlos en
funcionamiento, garantizan que sean entendidas y cumplidas esas
instrucciones, por todo empleado y ejecutivo conforme fueron diseñados.
Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta
que el control es para salvaguardar los recursos que dispone la organización,
destinados a la ejecución de sus operaciones; por tanto, son aplicables los
siguientes principios de control interno:
26
• Indicadores de gestión.
El Control Interno, sin importar que tan bien haya sido diseñado y operado,
solamente puede dar una seguridad razonable a la alta dirección sobre el logro
de sus objetivos. La probabilidad de logro y eficacia del control interno, se ve
afectada en muchas ocasiones, por limitaciones inherentes al mismo control
Interno.
Los objetivos del control interno han sido diseñados para ayudar a organizar,
controlar y mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso, lo cual
se relaciona con:
• Promover la eficacia y eficiencia de las operaciones
Este objetivo se refiere a los objetivos del negocio, entendidos en términos de
rentabilidad y rendimiento de las operaciones de la empresa u organización.
(11:114)
Para lograr los 3 objetivos de los cuales se habló en el punto anterior, el sistema
de Control Interno se basa (según el Informe COSO I) en 5 elementos o
componentes (que se ampliarán a 8 en el Informe COSO II, del 2004), que
representan lo que se necesita para garantizar el éxito del sistema.
Dichos elementos o componente son los siguientes:
30
1. Ambiente de Control
3. Actividades de control
Mecanismos de control
A continuación se exponen algunos de los mecanismos de control que
pueden ser utilizados:
34
• Documentación
La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos
significativos, deben estar claramente documentados, y la documentación
debe estar disponible para su verificación.
• Controles físicos
Los activos de naturaleza tangible son susceptibles de recuentos físicos.
Estos controles, muy efectivos, comparan los resultados del recuento o
arqueo, con las cifras que figuran en los registros contables
correspondientes.
38
4. Información y Comunicación
5. Monitoreo
En la siguiente ilustración se puede observar una comparación entre los componentes del
COSO I y el COSO II
40
Fuente:
Boletín Semanal “COSO II Enterprise Risk Management” – Primera Parte – del 28/07/2009 de
www.nasaudit.com.
Oportuno es indicar, que la evaluación del control interno forma parte de las
funciones normales de Auditoría Interna y también resulta de peticiones
especiales por parte de la Administración y la Dirección General.
1. Pruebas sustantivas
Son aquellas que se realizan sobre los saldos directos de la cuenta o de la
información financiera, para obtener evidencia de que la misma esta completa,
es correcta y ha sido validada. Estas incluyen comprobaciones de detalle
como las aplicaciones de muestreo y procedimientos de revisión analítica.
42
2. Pruebas de cumplimiento
Las cuales como ya se indicó, proporcionan seguridad razonable, pero no
absoluta de que los procedimientos de control están siendo aplicados tal y
como se establecieron por la administración.
La evaluación del Control Interno puede efectuarse por los siguientes métodos
• Método Descriptivo
También llamado narrativo, consiste en hacer una descripción narrativa de las
características del control de las actividades y operaciones que se realizan y
43
• Método de Cuestionario
En este método se utiliza una serie de preguntas preparadas técnicamente y
separadas por áreas de operaciones. Estas preguntas deben ser redactadas
en forma clara y sencilla para que sean fácilmente comprensibles por las
personas a las que se les solicitara las respondan, es indispensable que las
respuestas que se obtengan sean claras y que no den motivo a falsas
interpretaciones.
LA MATRIZ DE RIESGOS
Una matriz de riesgo es una herramienta de control y de gestión normalmente
utilizada para identificar las actividades (procesos y productos) más importantes
de una empresa, el tipo y nivel de riesgos inherentes a estas actividades y los
factores externos e internos que originan estos riesgos (factores de riesgo). (20:c)
La matriz debe ser una herramienta flexible que documente los procesos y
evalúe de manera global el riesgo de una institución.
PESO DEL EVENTO POR CADA TIPO DE RIESGO: El peso del evento deberá
ser asignado dependiendo de la importancia de cada uno, de tal manera que la
suma de los pesos asignados cada evento sume 100. Estos valores deben ser
numéricos con 2 decimales.
Donde:
Fuerte: Los controles son adecuados y operan correctamente
Moderado: Existen debilidades, aunque no presentan un riesgo significativo
existen oportunidades de mejora.
Débil: Los controles son mínimos.
Los riesgos que se enfrentan en la evaluación del sistema de control interno están
conformados por los errores relevantes o irregularidades que ocurren en los
procesos contables, tomando en consideración que los saldos de las cuentas se
obtienen de los registros contables, así como por cualquier otro error de importancia
que pudiera haber ocurrido, sea detectado o no, por el auditor.
b) Riesgo de Control: “Es el riesgo de que una representación errónea que pudiera
ocurrir en una aseveración y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea en
lo individual o cuando se acumula con representaciones erróneas en otros
saldos o clases, no se prevenga o detecte y corrija oportunamente por el control
interno de la entidad”. (14:102) En la práctica el riesgo de control es la
probabilidad de que los sistemas de control interno y control contable que han
sido diseñados e implementados por la administración de una entidad, sean
incapaces de prevenir o en su defecto detectar y corregir errores de importancia
relativa en las cifras de sus estados financieros. Por lo anterior resulta de sumo
interés para el auditor el evaluar lo adecuado del diseño y operación de los
controles establecidos por una entidad, lo anterior a efecto de poder valorar de
50
forma precisa los niveles de riesgo de control a que debe hacer frente durante el
desarrollo de su auditoría.
Existe una relación estrecha entre el riesgo de control y el de detección, puesto que
conforme disminuye el valor valuado del primero, incrementa el nivel aceptable del
segundo, lo cual favorece al auditor, porque le permite modificar la naturaleza,
oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas planificadas.
Riesgo de Fraude
Riesgo de Cliente
Riesgo de Mercado
Riesgo de Liquidez
Riesgo Operativo
Riesgo Legal
Riesgo de Crédito
Riesgo de Cumplimiento
El Riesgo de País y de Transferencia.
Riesgo de Reputación
Riesgo Soberano
Riesgo de Negocio
Riesgo de Transformación
Riesgo de Información Financiera
Riesgo de Seguridad Física
Riesgo Tecnológico
Riesgo de Privacidad de Información
Riesgo de Ineficiencia e Ineficacia
Riesgo de Lavado de Activos
Riesgo de Tasa de Interés
3.1 Definiciones
ACTIVOS FIJOS
Se denomina activos fijos a las propiedades de naturaleza relativamente
permanente que se emplean en la operación del negocio y que no hay la
intención de vender.
También se dice que son todos aquellos bienes que adquieren las entidades sin
intención de venderlos y que le son necesarios para poder desarrollar sus
necesidades de producción, administración, venta, Etc. Y que su utilidad está
restringida por su vida útil física o por el período durante el cual contribuyen a la
realización de las operaciones de la misma. A estos activos también se les
conoce como “Propiedad, planta y equipo”.
ACTIVOS INTANGIBLES
Constituyen activos que no tienen existencia física y que su valor está limitado a
los derechos y beneficios esperados que su posesión confiere al propietario, los
activos intangibles no se reconocen como costo o gasto total dentro de las
operaciones del período en que se incurren, si no que se llevan adelante para
eliminarlos en períodos futuros, por medio de amortizaciones. La vida de los
activos intangibles, puede estar limitada por la ley o por contrato, o puede ser
indeterminada, ejemplo: las patentes, la propiedad literaria, las concesiones, las
marcas de fábrica y las fórmulas.
VIDA ÚTIL
De acuerdo con lo que establece la Norma Internacional de Contabilidad 16
“Propiedades, Planta y Equipo”, la vida útil de un elemento de la Propiedad,
Planta y Equipo será:
a. “El periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la
entidad; o
b. El número de unidades de producción o similares que se esperan obtener
del mismo por parte de una entidad”. (13:A2)
La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la
entidad espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años,
unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida.
La vida útil de los activos se ve limitada por dos factores, por el Factor Físico y el
Factor Funcional.
Otro caso es el de una expansión del negocio, lo que origina que el activo actual
no sea capaz de satisfacer en forma eficiente las necesidades de la entidad, aún
cuando esté en buenas condiciones operativas.
COSTO
“Es el importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien el valor
razonable de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el
momento de su adquisición o construcción o, cuando fuere aplicable, el importe
que se atribuye a ese activo cuando se lo reconoce inicialmente de acuerdo con
los requerimientos específicos de otras NIIF, por ejemplo la NIIF 2 Pagos
Basados en Acciones”. (13:A2)
VALOR RESIDUAL
“El valor residual de un activo es el importe estimado que la entidad podría
obtener actualmente por la disposición del elemento, después de deducir los
costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la
antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil”. (13:A2)
57
VALOR RAZONABLE
“Es el importe por el cual un activo podría ser intercambiado entre partes
interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en
condiciones de independencia mutua”. (13:A2)
DEPRECIACIÓN
“Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de
su vida útil”. (13:A2)
La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un
activo fijo en el período en el cual se estima que se utilizará.
IMPORTE DEPRECIABLE:
“Es el costo de un activo, u otro importe que lo haya sustituido, menos su valor
residual”. (13:A2)
3.2 Naturaleza
Los activos fijos son los bienes tangibles que tienen sustancia corpórea y que son
susceptibles de depreciación tales como los edificios, maquinaria, vehículos,
mobiliario y equipo, herramienta y otros, o no como en el caso de los terrenos.
3.3 Clasificación
En el caso de un activo construido por la propia entidad, una medida fiable del
costo puede venir dada por las transacciones, con terceros ajenos a la entidad,
para adquirir los materiales, mano de obra y otros factores consumidos durante el
proceso de construcción.
61
“El costo de un activo construido por la propia entidad se determinará utilizando los
mismos principios que si fuera un elemento de propiedades, planta y equipo
adquirido”. (13:A5). De tal cuenta es que el costo original de un activo construido
por la entidad incluye todos aquellos costos en los que se incurre para su
construcción, desde el pago a los arquitectos, permisos y licencias de
construcción, hasta los cargos de los contratistas, materiales, mano de obra y
gastos generales.
3.5 Medición
Otros autores indican que, si bien es cierto el costo original del activo fijo incluye
su precio de compra más todos aquellos importes razonables y necesarios que se
pagaron para tenerlo listo para su propósito de uso; los costos varían de acuerdo a
cada tipo de activo fijo, lo cual provoca una serie de controversias al momento de
su contabilización. Por lo que consideran que el costo de activos como lo son los
terrenos y edificios sea integrado de la siguiente forma:
todos aquellos costos en los que se incurre para su construcción, desde el pago a
los arquitectos, permisos y licencias de construcción, hasta los cargos de los
contratistas, materiales, mano de obra y gastos generales.
VALUACIÓN
MEJORAS
Estos beneficios pueden ser expresados como un incremento de la vida útil, por
una mejora sustancial en la calidad de los productos manufacturados por el activo
o por un aumento de la capacidad productiva.
La mejora es un gasto originado por la sustitución del activo original por uno mejor
que aumenta la capacidad o eficiencia de un activo o que amplía su vida útil. Por
ejemplo, la reparación mayor del motor, que permitirá usar el vehículo 150,000
kilómetros adicionales.
67
REVALUACIONES
La revaluación es la re expresión del valor de los activos fijos que dan lugar a un
incremento o decremento en el patrimonio neto.
Por aparte, de acuerdo a lo establecido en el artículo 14 del decreto 26-92 “Ley del
Impuesto Sobre la Renta”; Las personas individuales y las jurídicas obligadas a
llevar contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio, podrán revaluar los
bienes que integran su Propiedad, Planta y Equipo, siempre que paguen sobre el
monto de dichas revaluaciones, un Impuesto Sobre la Renta (ISR) por revaluación,
68
aplicando un cero por ciento (0 %) cuando se trate de bienes inmuebles, y del diez
por ciento (10 %) para los otros activos fijos.
“El pago del Impuesto Sobre la Renta (ISR) por revaluación se efectuará dentro de
los treinta (30) días hábiles siguientes al de la fecha en que contablemente se
registren las revaluaciones efectuadas y se consignará en la declaración jurada
anual del Impuesto Sobre la Renta, del período de liquidación definitiva en el cual
69
Nomenclatura Descripción
1 ACTIVO
109 INMUEBLES Y MUEBLES
1091 MONEDA NACIONAL
109101 INMUEBLES
109101.01 Terrenos
109101.0101 Costo
109101.0103 Incremento por Tasación
70
Nomenclatura Descripción
109101.0104 Costo Reinversión de Utilidades Beneficio Fiscal
109101.02 Edificios
109101.0201 Costo
109101.0202 Mejoras
109101.0203 Incremento por Tasación
109101.0204 Costo Reinversión de Utilidades Beneficio Fiscal
109102 MUEBLES
109102.01 Mobiliario y Equipo de Oficina
109102.02 Sistemas Informáticos
109102.0201 Equipo de Cómputo
109102.0202 Programas Informáticos
109102.0204 Costo Reinversión de Utilidades Beneficio Fiscal
109102.03 Equipo de Comunicaciones
109102.04 Maquinaria
109102.05 Vehículos
109102.06 Pinacoteca y Otras Obras de Arte
109102.0601 Costo
109102.0603 Incremento por Tasación
109102.07 Biblioteca
109102.99 Otros
202 DEPRECIACIONES ACUMULADAS
2021 MONEDA NACIONAL
202109 INMUEBLES Y MUEBLES
202109.01 Inmuebles
202109.02 Muebles
706 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
706109 Depreciaciones y Amortizaciones
706109.01 Depreciaciones
El importe depreciable puede ser distribuido entre los periodos contables que
constituyen la vida útil por medio de una gran variedad de métodos sistemáticos.
73
• Método directo
• Método Indirecto
Ejemplo:
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
Depreciaciones
Edificios XX
INMUEBLES
Edificios XX
Ejemplo:
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
Depreciaciones
Edificios XX
DEPRECIACIONES ACUMULADAS
MONEDA NACIONAL
INMUEBLES Y MUEBLES
Inmuebles XX
74
Esta cuenta servirá para registrar mensualmente los gastos por concepto
de depreciaciones y amortizaciones. De acuerdo a la clasificación de los
activos así se deberá utilizar la cuenta contable que establezca el catalogo
de cuentas del manual contable, conforme el procedimiento siguiente:
Débitos:
1. Con el importe de la depreciación acumulada correspondiente a los
activos, en el momento de su enajenación.
75
Crédito:
1. Con el importe de la depreciación mensual.
No obstante, una entidad bancaria cuenta con una inversión que sin ella sería
imposible operar normalmente y ésta es: la Propiedad, Planta y Equipo (Activos
Fijos), la cual debe ser controlada tanto contable como físicamente, ya el
descuido de los mismos puede representar en pérdidas económicas para la
entidad y afectar en cierta medida el alcance de sus objetivos.
Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de los Activos Fijos,
se deberán efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema.
Para tener un adecuado control del Sistema de Control de los Activos Fijos,
todo movimiento de los registros en el sistema, deberá realizarse dentro de un
procedimiento definido, que indique:
Los documentos a utilizar a cada movimiento
Las rutas que debe seguir el documento
82
Como los activos fijos tienen una razonable permanencia en una entidad y
teniendo la seguridad, de que diversas personas manejarán el sistema que
controlara los mismos, la Administración deberá recopilar cada movimiento,
mediante la implementación de un Manual de Procedimientos, que deberá
contener el diseño tanto de los documentos como del flujo diagramado de cada
uno de los movimientos de los activos.
DEFINICIÓN
“La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento
y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos al aportar un
enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los
procesos de gestión, control y dirección”. (11:25)
verificación que la información sea confiable. Sin embargo, ésta es sólo una de
las áreas que se pueden considerar como básicas a cubrir por parte de la
Auditoría Interna.
• Independencia
Los auditores internos deben ser independientes de las actividades que
auditan, para lo cual su nivel organizacional debe ser jerárquicamente tal, que
permita el cumplimiento de las responsabilidades de auditoría. Así mismo
deberán ser objetivos en el desarrollo de sus auditorías.
Así mismo indica que “la actividad de auditoría interna debe evaluar y contribuir a
la mejora de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno, utilizando un
enfoque sistemático y disciplinado”. (19:8); por lo que el trabajo de auditoría
interna debe asistir a la organización mediante la identificación y evaluación de
las exposiciones significativas a los riesgos, y la contribución a la mejora de los
sistemas de gestión de riesgos y control.
Para lo cual deberá supervisar y evaluar la eficacia del sistema de gestión de
riesgos de la organización.
91
Por lo general los procedimientos que rodean la adquisición de los activos fijos
son más formalizados que aquellos para la adquisición de otros materiales o
servicios. La razón es que la adquisición de activos fijos tiende a ser más
importantes. Cada adición propuesta requiere de una consideración muy
95
Adicionalmente:
Determinar que exista adecuada segregación de funciones en lo que
respecta a la adquisición, venta, custodia y registro contable.
Que existan procedimientos para comprobar que se hayan recibido y
registrado adecuadamente los bienes adquiridos.
Definir políticas administrativas, para distinguir las acciones de aquellos
gastos por conservación, reparación y mantenimiento.
Establecer que existan registros individuales que permitan la identificación y
localización de los bienes.
96
La revisión de las bajas o retiros de bienes muebles o inmuebles, tiene por objeto
principal, la comprobación de que han sido registrados todos los bienes vendidos o
desechados por los motivos mencionados, a este efecto se deben tomar en cuenta
los siguientes puntos:
Adicionalmente:
Que exista autorización por parte de un funcionario responsable para vender,
retirar y destruir activos fijos.
Que se informe al departamento de contabilidad de los activos fijos que fueron
dados de baja.
Establecer que la utilidad o pérdida resultante de ventas o retiros de activos
fijos hayan sido correctamente registradas y se haya regularizado la
98
Entre los puntos sobresalientes que debe preocupar al Auditor Interno está la
separación de funciones dada en la autorización, registro, custodia e información,
para garantizar de qué si un funcionario intervino en la autorización ya no
intervenga en las otras funciones.
Las Normas Internacionales de Auditoría No. 315, 330 y 500 indican que la
evidencia de auditoría para obtener las conclusiones razonables en las cuales el
auditor basa su opinión se obtiene al realizar:
Los procedimientos de auditoría que pueden usarse para la evaluación del riesgo,
pruebas a los controles o procedimientos sustantivos, dependiendo del contexto
en que los aplique el auditor, son: (18:463, 464, 465)
2) PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos de auditoría son el conjunto de técnicas de investigación
aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los
estados financieros.
Es decir, las técnicas son las herramientas de trabajo del Contador Público y los
procedimientos la combinación que se hace de esas herramientas para un
estudio particular.
101
Familiarización
El auditor interno debe familiarizarse con las operaciones o funciones
relacionadas con el manejo de los rubros que conforman el rubro de depreciación
de Activo Fijo considerando los aspectos siguientes:
− Estudio y evaluación de políticas y procedimientos que aplique la
entidad bancaria, para establecer sin son adecuadas.
− Evaluación del control interno: Verificar que exista un control adecuado
en lo que respecta a la existencia de registros relacionados con
adiciones, mantenimiento u baja de tales activos, además de la
distinción entre los cargos de capital y de gasto, ya que dichos aspectos
tienen un efecto sobre la depreciación.
− Inventario de activos fijos: El auditor interno deberá cerciorarse que los
activos registrados contablemente y cuyos valores sirven de base para
la aplicación de cálculos de depreciación por período contable,
realmente existan, estén en uso y sean propiedad de la empresa.
El enfoque para esta evaluación será desde el punto de vista de evaluación del
Sistema de Control Interno, el cual adiciona la detección de los riesgos existentes en
dicho rubro, así como las posibles respuestas por parte de la administración para
mitigarlos.
5.1 Generalidades
El Banco La Confianza, S.A. inició operaciones en el año 1,979; tiene su sede
central en la ciudad capital de Guatemala; posee 53 agencias para brindar
servicio a sus clientes, de las cuales 20 están ubicadas en diferentes zonas de
la ciudad y 33 en diversas regiones del interior del país.
De acuerdo con su naturaleza jurídica, sus actividades son reguladas por las
disposiciones legales que rigen al Sistema Bancario Guatemalteco.
Junta Directiva
Presidencia
o Oficial de Cumplimiento (Actividades relacionadas con el lavado de
dinero u otros activos)
o Auditoría Interna
Gerencia General
Gerencia de Tecnología
Gerencia Administrativa
Gerencia de Mercadeo
Gerencia de Créditos
Gerencia de Microcréditos
Gerencia de Negocios
112
BANCO LA CONFIANZA, S. A.
Departamento de Auditoría Interna
Coordinación Bancaria
REFERENCIA
PAPEL DE TRABAJO PÀGINA
P/T
1 Nombramiento A 115
2 Evaluación Preliminar A-1 116
Programa de Evaluación del Sistema de Control
3
Interno A-2 122
4 Programa de procedimientos de auditoría B 127
5 Cuestionario de evaluación de Control Interno C 129
6 Narrativa del proceso de compras de activos fijos C-1 133
Diagrama de Flujo del proceso de compras de
7
activos fijos C-2 135
Narrativa del proceso de recepción, registro de
8 entrada y salida del activo a la unidad de
proveeduría y entrega a la dependencia destino C-3 136
Diagrama de Flujo del proceso de recepción,
9 registro de entrada y salida del activo a la unidad
de proveeduría y entrega a la dependencia destino C-4 138
Narrativa del proceso de autorización del pago,
contabilización de las nuevas adquisiciones y
10
registro en el software “CONACTIV 2000” de los
activos fijos adquiridos C-5 139
Diagrama de Flujo del proceso de recepción,
11 registro de entrada y salida del activo a la unidad
de proveeduría y entrega a la dependencia destino C-6 141
12 Pruebas de Cumplimiento C-7 a C-16 142 - 151
13 Matriz de Riesgo D 152
14 Mapa de Riesgos D-1 153
15 Matriz de respuesta a los riesgos D-2 156
16 Cédula de marcas CM 159
17 Memorándum de Auditoría Interna 160
115
NOMBRAMIENTO DE AUDITORÍA
NAI-025-2011
Señores
Angee Yadira Martínez Santiago (Coordinadora)
Miguel Estuardo López Corado
Asistentes de Auditoría
Presente
Señores:
Sírvanse tomar nota que han sido nombrados para realizar la Evaluación al Sistema de
Control Interno del Área de Propiedad, Planta y Equipo de la institución, por el período
comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010.
Los resultados del trabajo a realizar deberán presentarse mediante Memorándum dirigido
a la Gerencia Financiera a más tardar los primeros cinco días del mes de marzo del
corriente
Atentamente,
EVALUACIÓN PRELIMINAR
Evaluación al Sistema de Control Interno del Área de Propiedad, Planta y Equipo
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CONTROL CONTABLE
Los registros contables de las transacciones relacionadas con la propiedad, planta y
equipo se realizan de forma manual en el Módulo Contabilidad.
El control de los activos fijos, se encuentra a cargo del Departamento de Contabilidad,
quien utiliza un Software denominado “CONACTIV2000”, el cual realiza electrónicamente
los cálculos de depreciación mensual de los Muebles, reflejando información respecto al
valor de compra, depreciación acumulada y el valor en libros de los activos propiedad de
la institución.
Las depreciaciones mensuales de los inmuebles (Edificios y Terrenos) se llevan en hojas
electrónicas, las cuales se imprimen mensualmente.
El departamento de contabilidad no tiene registros auxiliares de los activos totalmente
depreciados.
117
Es importante indicar que los registros auxiliares son llevados en hojas electrónicas, en
los cuales se pueden observar activos totalmente depreciados con valor de Q1.00, así
mismo se estableció que éstos no cuadran contra los saldos reportados en los estados
financieros.
CONTROL ADMINISTRATIVO
El control administrativo de la propiedad, planta y equipo se encuentra distribuido de la
siguiente forma:
EN LA ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Compra
La Unidad de Compras y Suministros del Departamento de Servicios Auxiliares y
Mantenimiento, es la única dependencia autorizada para la compra de activos fijos.
Recepción
Corresponde a la Unidad de Proveeduría del Departamento de Servicios Auxiliares y
Mantenimiento, la recepción y custodia temporal de los bienes adquiridos, para su
traslado posterior en forma definitiva a las dependencias usuarias.
Pago
La institución tiene como política de control interno, realiza el pago de las adquisiciones
únicamente mediante cheque de caja, la emisión de este documento le compete al
Departamento de Contabilidad.
Registro contable
El registro contable de los Activos Fijos, es responsabilidad el Departamento de
Contabilidad; por lo que deberá contar con una integración de la totalidad de activos que
integran en rubro de la Propiedad, Planta y Equipo.
de responsabilidad de los usuarios, las cuales deberán ser actualizadas de a cuerdo a los
movimientos de altas, bajas y traslados de activos que se produjeran.
INVENTARIO FÍSICO
El inventario físico de activos se realiza una vez al año, y está a cargo del Departamento
de Contabilidad.
REPARACIÓN
A cargo de la Sección de Servicios Auxiliares, donde se procederá a realizar la cotización
y trámites necesarios para su reparación.
Para el caso de los activos fijos completamente inservibles, la Gerencia General deberá
solicitar a Junta Directiva, la autorización correspondiente para liquidarlos en la forma que
más convenga a la institución.
PRINCIPALES OPERACIONES
Entre las principales operaciones que se realizan en el rubro de propiedad, planta y
equipo, están las siguientes:
Registro de alzas
Registro de bajas
Traslados
Control de activos fijos por medio de tarjetas de responsabilidad
Actualizaciones en el sistema
119
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
La institución posee normas y procedimientos para el registro, uso y control de la
Propiedad, Planta y Equipo, los cuales se encuentran debidamente autorizados por los
funcionarios correspondientes; en el Manual de Control de Inventarios de la Institución,
dentro del cual se norma lo siguiente:
Clasificación de Erogaciones
Normas operativas en la adquisición de Activos Fijos
Normas operativas en la adquisición de bienes consumo y servicio
Erogaciones para Mejoras y Mantenimiento de Bienes
Normas operativas de las Depreciaciones
Normas operativas para las Amortizaciones
POLÍTICAS CONTABLES
La base de valuación para las compras de los activos fijos es el costo de adquisición del
bien. Dentro de los criterios de valuación de la Propiedad, Planta y Equipo, la Gerencia ha
establecido que para que un bien sea registrado como tal, su valor debe ser igual o mayor
de Q1,000.00; así mismo la vida útil mínima por grupo es la siguiente:
Por lo que toda compra menor al valor indicado o que no cumpla los mínimos de vida útil,
serán registrados como gasto.
Las bajas, traslados, destrucciones y pérdidas de activos fijos, se registran contablemente
bajo el principio del costo histórico.
La gerencia ha definido como política de depreciación aplicar los porcentajes detallados a
continuación, no tiene considerado ningún valor residual para sus activos.
Cuentas Porcentaje
Terrenos No depreciables
Edificios 2.5%
Revaluación de Edificios 2.5%
Mejoras a Edificios 20%
Mobiliario y Equipo 20%
Equipo de computación 10%
Equipo de Comunicación 20%
Vehículos 20%
Herramientas 25%
Pinacoteca y Otras Obras de Arte No depreciables
Biblioteca No depreciables
Nombre Puesto
Josué Alejandro Fonseca Estrada Gerente General
Cristina Monrroy Guamuche Gerente Financiero
Allan Estuardo Castillo Santiago Gerente Administrativo
Sergio Eduardo Morales Estrada Contador General
Maco Antonio Blanco Carrillo Encargado de Inventarios
Julio Luis Bracamontes Flores Encargado de Proveeduría
Luis Angel Orozco Sánchez Jefe de la Sección de Compras
Héctor Obdulio Juárez Aquino Jefe del Depto. de Mantenimiento
121
Adicionalmente indicó que realiza trimestralmente reuniones con miembros del comité
Gerencial y el Contador Bancario para monitorear las operaciones, proyectos y
actividades realizadas por cada una de ellas, con el fin de detectar situaciones que
pueden ocasionar errores importantes para proceder a su corrección.
F.____ ________
Auditor
122
Objetivos
Generales
1. Determinar si es adecuado y funcional el control interno establecido por la
administración para el área de Propiedad, Planta y Equipo.
2. Obtener satisfacción de que los procesos, prácticas, políticas, normas y disposiciones
en vigencia, se estén funcionando en forma adecuada y eficiente.
Específicos
1. Verificar que los bienes muebles e inmuebles que se muestran en el balance son
propiedad de la entidad.
2. Verificar que los bienes que se muestran en el balance de la entidad, existen y se
encuentran en uso.
3. Conocer y mostrar en el balance cualquier limitación o gravamen que pese sobre los
activos fijos.
4. Cerciorarse de que todos los bienes de los que la entidad es propietaria hayan sido
registrados en el balance.
5. Verificar la correcta valuación de los bienes que conforman la Propiedad, Planta y
Equipo, de acuerdo a las normas contables aplicables a la institución bancaria y
políticas contables establecidas por la administración.
6. Verificar que los bienes adquiridos están siendo utilizados adecuadamente y para el
fin que fueron adquiridos.
7. Comprobar el cumplimiento de la política establecida por la administración relacionada
con capitalización de activos fijos, así como de aspectos fiscales.
8. Comprobar que el cargo por depreciación sea de acuerdo con los métodos y políticas
establecidas por la administración.
9. Verificar el adecuado registro de las adiciones y retiros durante el período a revisar.
123
PT: A-2 2/5
BANCO LA CONFIANZA, S. A.
HP:AYMS F: 09/02/2011
Departamento de Auditoría Interna
Coordinación Bancaria RP: LCSP F: 14/02/2011
Alcance
Para determinar el alcance de las pruebas de auditoría, se tomó como base el 2% sobre
el total de los activos fijos netos al 31 de diciembre de 2010. El alcance de auditoría para
efectuar ajustes será sobre los saldos que representen el 1% sobre el total de activos fijos
al 31 de diciembre de 2010, es decir por montos iguales o mayores a Q250,000.00.
Período a revisar
Se revisarán las operaciones registradas durante el período del 01 de enero al 31 de
diciembre de 2010.
Angee Martínez
Coord. Bancaria
Auditor Interno
Josué Morales
Miguel López
Lucila Flores
Total Horas
Auditor
Auditor
Actividad
Familiarización 8 8 16
Realización de Procedimientos
Preliminares 4 4 8
Evaluación de la Estructura de
Control Interno 4 4 8
Evaluación de Riesgos de Auditoría 8 8 16
Planeación y Programa de Auditoría 1 6 8 8 23
Ejecución del trabajo de campo 80 80 160
Conclusión de la cédula de resumen de
riesgos identificados 4 4 8
Conclusión y Revisión de los papeles
de trabajo (referencias y cruces) 8 8 16
Elaboración del borrador del
Memorándum de Auditoría Interna 16 16 32
Revisión y Autorización de Memorándum 4 7 11
Discusión de Memorándum 2 2 2 2 8
Supervisión 16 16
Tiempo administrativo 0
Otros 0
Total 7 31 142 142 322
Procedimientos
Los procedimientos que se realizarán para la evaluación al sistema de control interno del
área de la Propiedad, Planta y Equipo son los siguientes:
F.______________________
Auditor
127
F.______________________
Auditor
129
RESPUESTAS
No. PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
¿Las revaluaciones realizadas a Para el efecto la Junta
9 los activos fijos, son aprobadas por X Directiva, solicita a la Gerencia
la administración? General, el informe del
valuador autorizado
¿Existe aprobación de la Existen niveles de autorización
10 administración para la venta, retiro X debido al tipo y valor del activo
o destrucción de los activos fijos? a vender
¿Se usan formas pre-numeradas El requerimiento se realiza a
11 para solicitar las compras de X través de un oficio de la
activos fijos? dependencia solicitante
12 ¿Se realiza más de una cotización X
para la adquisición de activos fijos?
Todas las compras son
cotizadas y efectuadas por el
Departamento de Compras de
¿Las compras de activos fijos son
13 X la Gerencia Administrativa; solo
realizadas específicamente por
en el caso del Equipo de
una dependencia asignada?
Computación, las compras se
realizan directamente por la
Gerencia de Tecnología.
¿Los registros contables de los
14 activos fijos están soportados por X
las facturas de compra o venta de
los mismos?
¿Existe registros auxiliares del
15 rubro de Propiedad, Planta y X
Equipo?
¿Existe algún encargado de Esta actividad está a cargo del
comparar los registros auxiliares Encargado de Activos Fijos del
16 contra las cuentas de mayor X Departamento de Contabilidad;
correspondientes? sin embargo indicó no realizar
la misma debido a la
cargabilidad de trabajo.
¿Existe supervisión sobre el No se observó documentación
17 registro y control contable de los X que soporte la realización de
Activos Fijos? algún tipo de supervisión.
¿El encargado del control y Al ser entrevistado indicó que
registro contable de los activos al ingresar en la institución no
18 fijos, conoce las políticas X ha recibido inducción al
administrativas, respecto a la respecto, únicamente orientado
adquisición, capitalización, control verbalmente de lo general del
y depreciación de los activos fijos? puesto.
¿Se realizan por parte del
Departamento de Contabilidad,
19 verificaciones de recálcalo de las X
depreciaciones mensuales,
efectuadas por el software y otros
medios?
131
RESPUESTAS
No. PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
¿Existe control e integración de los De acuerdo a los registros
activos fijos totalmente contables el último traslado de
20 depreciados? X activos fijos totalmente
depreciados a cuentas de
orden fue en el año 2005.
¿Se informa al Departamento de Esta actividad no se realiza
Contabilidad, de los activos fijos debido a que muchos de los
21 que fueron dados de baja X activos fijos carecen de su
físicamente? identificación de número de
inventario.
¿Los activos fijos son registrados El requerimiento se realiza a
en cuentas que representen través de un oficio de la
22 grupos homogéneos, en atención a X dependencia solicitante.
su naturaleza y tasa de
depreciación?
¿Es restringido el acceso al Existen niveles de accesos
23 software en el cual se lleva el X restringidos al Software.
control de los activos fijos?
¿Se realizan backups de la base En el caso de los Inmuebles,
24 de datos de los activos fijos X las hojas electrónicas son
llevados por medio de software? impresas de forma mensual.
CUSTODIA
RESPUESTAS
No. PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
¿Existe algún mecanismo de Para efectuar el pago al
control para verificar que se hayan proveedor por la compra de un
recibido y registrado activo fijo, la factura original
29 adecuadamente los activos fijos X debe llevar el sello de la
adquiridos? dependencia, nombre y firma
de la persona responsable de
la recepción.
Aun cuando el software solicita
dicha información, se omite, así
¿Los activos fijos son identificados mismo a pesar que este
30 con el número de inventario y X designa un número, el activo
asignados a un responsable fijo no es identificado,
específico? aduciendo falta de recurso
humano para la realización de
esta actividad.
¿Se encuentran debidamente
asegurados los activos fijos de la
31 institución cubriendo riesgos X
mínimos como: incendio, robo,
inundación, etcétera, según el
valor de los mismos?
RESPONSABILIDADES
Esta actividad está a cargo del
¿Se toman periódicamente Departamento de Contabilidad,
32 inventarios físicos de los bienes X sin embargo el último
muebles e inmuebles, así como de inventario físico comprobable,
sus condiciones físicas? fue realizado en diciembre
2008.
Se realizó una prueba selectiva
de varias dependencia a las
cuales se les solicitó la tarjeta
33 ¿Existen tarjetas de X de responsabilidad,
responsabilidad?
observando que algunas no las
realizan y otras las realizan
pero no son actualizadas.
F.______________________________ F.___________________________________
Nombre del Auditado: Maco Blanco Carrillo Nombre del Auditado: Julio Bracamontes Flores
Puesto: Encargado de Inventarios Puesto: Encargado de Proveeduría
F._________________________________
Nombre del Auditado: Luis Orozco Sánchez F. _____________________
Puesto: Jefe de la Sección de Compras Auditor
133
Personal entrevistado:
Luis Angel Orozco Sánchez Jefe de la Sección de Compras
Héctor Obdulio Juárez Aquino Jefe del Departamento de Mantenimiento
135
Recibe Expediente
Cotizaciones
4 Expediente
Recibe el expediente,
revisa, califica, y
adjudica elabora 7
planilla de Revisa y
adjudicación autoriza la Recibe
compra fotocopias de
Requerimiento
3 Cotizaciones requerimiento,
Planilla de adjudicación y
adjudicación cotización
6 Fotocopias
Recibe expediente,
verifica
autorizaciones y Fin
traslada fotocopias
136
Personal entrevistado:
Inicio
1
Factura
Recibe el bien, lo
2 revisa contra
requisición y recibe
Verifica el bien que nota de traslado
se le entrega vrs
requisición, planilla
Traslado
y cotización
Requisición
3 Si
Si Coincide
Coinciden
6
Lo recibe y
registra en el 8
Se entrega al
Kardex empleado usuario
4
Traslado
Elabora nota de Recibe factura
traslado y traslada original y copia de
el bien nota de traslado con
las firmas de la
Traslado
dependencia destino
7
Factura y Nota de
Da la baja del
Kardex al activo
entregado y envía
traslado a compras
Traslado
Fin
139
Personal entrevistado:
Inicio
Recibe
1 expediente para
firma
Recibe 9
contraseña
7 Recibe y traslada
Contraseña Orden de Compra y
Autoriza expediente al
encargado de cheques
2 de caja
Cheque de caja y
3 Póliza contable
11
Emite
Contraseña
Procede a
Contraseña ingresar los
Traslada cheque de datos del
caja a la Secretaria y activo al
4 software
copia de póliza al
Encargado de activos
Elabora Orden fijos
de Compra 8
Expediente
Almacena
información del
5 activo y asigna
numero de
Traslada inventario
expediente para
firma de jefatura
Fin
6
Revisa
y firma
BANCO LA CONFIANZA, S. A. PT: C-7
Departamento de Auditoría Interna HP:AYMS F: 22/02/2011
Coordinación Bancaria RP: LCSP F: 28/02/2011
PRUEBA: Evaluación del cumplimiento de la política de autorización para la compra de activos fijos
MARCAS
š = Si cumple con autorización
ŋ = Carece de autorización
Ω = No es necesaria la autorización por el monto de la compra
Conclusión:
De acuerdo a los resultados de la evaluación realizada se observó la existencia de compras de activos fijos que carecen de la
autorización de distintos niveles administrativos, lo cual denota un incumplimiento a la politica administrativa de niveles de autorización
establecida; así mismo se tuvieron a la vista los expedientes de algunas de esas compras, especificamente del equipo de computación y
se observo la adjudicación de las ofertas más caras aun cuando el activo a comprar referia las mismas especificaciones técnicas
F.____________
Auditor
BANCO LA CONFIANZA, S. A. PT: C-8
Departamento de Auditoría Interna HP:AYMS F: 22/02/2011
Coordinación Bancaria RP: LCSP F: 28/02/2011
PRUEBA: Evaluación del cumplimiento de la política de autorización para la venta y/o baja de activos fijos, así como su
respectiva baja de los registros contables
Se registró la
Se registró la pérdida o
Baja por Baja por Autorizado Junta Se dio aviso a la
Grupo baja de los Reg. ganancia por
deterioro venta Directiva contabilidad
Contables la baja del
activo
143
Equipo de Computación X Š Ŋ Ŋ Ŋ
Mobiliario y Equipo X Š Š Š Š
Equipo de oficina X Š Š Š Š
Vehículos X Š Ŋ Ŋ Ŋ
MARCAS
š = Si cumple con autorización
ŋ = No cumple
Conclusión:
De acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación realizada, se determino que durante el período evaluado, se han realizado bajas
por deterioro y ventas de activos fijos; especificamente de equipo de computación y vehículos, las cuales no fueron reportados al
Departamento de Contabilidad y por consecuencia no han sido rebajados de los registros contables, así mismo tampoco se ha
registrado la pérdidas y ganancias generadas en dichas ventas. Al ser consultadas las personas responsables de realizar los avisos a la
contabilidad respecto a la omisión cometida, indicaron desconocer la realización de dicho proceso.
F.____________
Auditor
BANCO LA CONFIANZA, S. A. PT: C-9
Departamento de Auditoría Interna HP:AYMS F: 22/02/2011
Coordinación Bancaria RP: LCSP F: 28/02/2011
PRUEBA: Evaluación del cumplimiento de recepción, registro, identificación y traslado de los activos fijos a las
dependencias destino
F.____________
Auditor
BANCO LA CONFIANZA, S. A. PT: C-10
Departamento de Auditoría Interna HP:AYMS F: 22/02/2011
Coordinación Bancaria RP: LCSP F: 28/02/2011
PRUEBA: Evaluación de la propiedad y cumplimiento a los procedimientos de control de los inmuebles propiedad de
la entidad
El
Escritura de A sido Activo y expediente
Se tiene Inscrito en el
Descripción del propiedad revaluado e Revaluación es Posee algún
expediente Registro de la
Inmueble inscrita la registrados resguardado gravamen
administrativo Propiedad
revaluación contablemente en la bóveda
145
Conclusión:
Se tuvieron a la vista los expedientes administrativos de los imnuebles seleccionados en base a un muestreo de acuerdo a
su significancia en el rubro de la propiedad, planta y equipo, los cuales evidencian la propiedad de los mismos, así mismo
se verificó su resgistro contables y fueron evaluados los procedimientos de control implementados por la administración,
como resultado se observó que dichos expedientes son resguardados por la Secretaria de la Gerencia Administrativa, en un
archivo sin llave.
F.____________
Auditor
BANCO LA CONFIANZA, S. A. PT: C-11
Departamento de Auditoría Interna HP:AYMS F: 22/02/2011
Coordinación Bancaria RP: LCSP F: 28/02/2011
Unidad de Riesgos ¶ ¶ ¶ ¶ ¶
146
Depto. de Cobros ¶ ¶
Gerencia de Mercadeo ¶ ¶ ¶ ¶
Agencia Roosevelt ¶ ¶ ¶
Agencia Florida ¶ ¶ ¶
Departamento de ¶ ¶ ¶
Contabilidad ¶
MARCAS
= Si cumple con el atributo
¶ = No cumple con el atributo
Conclusión:
Se solicitaron selectivamente a distintas dependencias, las tarjetas de responsabilidad de los activos fijos a cargo de los
empleados, a efecto de validar la calidad de la información de las mismas, asi tambien se realizó una verificación fisica
selectiva con base a la información de dicha tarjetas, observando lo siguiente: a) Registro de activos obsoletos, b) En los
apartados de responsable “el nombre del puesto”, c) Registro de activos que fueron trasladados a otras dependencias; así
mismo se observó que muchas dependencias carecen de este tipo de control.
F.____________
Auditor
BANCO LA CONFIANZA, S. A. PT: C-12
Departamento de Auditoría Interna HP:AYMS F: 22/02/2011
Coordinación Bancaria RP: LCSP F: 28/02/2011
PRUEBA: Verificación cruzada de activos descritos en las tarjetas de responsabilidad de varias dependencias vrs registros
auxiliares de la contabilidad
Ubicado Totalmente
Numero Reg. Auxiliares Depreciado
Descripción Grupo
de Inventario
SI NO SI NO
Escritorio Secretarial 3003042000022010 MOB x X
Silla Ejecutiva 3003042007044060 MOB x x
Monitor 2007-015-31056-2013 EDC x x
Impresora Multifuncional 2008-019-56310-1523 EDC x x
Librera 3003042003036330 MOB X X
CPU 2008-015-21615-1530 EDC x x
147
F.____________
Auditor
BANCO LA CONFIANZA, S. A. PT: C-13
Departamento de Auditoría Interna HP:AYMS F: 22/02/2011
Coordinación Bancaria RP: LCSP F: 28/02/2011
Pulidora Thoro-Matic ¶ ¶ ¶
Librera ¶ ¶ ¶
Silla plegable portátil ¶ ¶ ¶
Camioneta tipo agrícola ¶ ¶ ¶
Servidor de desarrollo ¶ ¶ ¶
MARCAS
= Si cumple con el atributo
¶= No cumple con el atributo
Conclusión:
Para la realización de esta prueba se tomo una muestra selectiva, observando que la totalidad de las fichas de control emitidas por el
software de los activos tomado como muestra carecen de información respecto al Modelo, Dependencia Usuaria y Responsables del
activo, lo anterior debido a que esta información es omitida por el encargado de activos fijos, al momento que el activos es grabado el
software.
F.____________
Auditor
149
Valor % de % de
Descripción del
Grupo del Depreciación Depreciación
Activo
activo S/Política S/Fisco
15 Mouse Pad c/gel 10% 33.33%
a Q40.00 c/u * Equi.de Comp. 600.00
Quemadora de DVD Equi.de Comp. 480.00 10% 33.33%
Memoria USB 2GB Equi.de Comp. 425.00 10% 33.33%
Teclado Equi.de Comp. 350.00 10% 33.33%
Estufa Eléctrica Mob. y Equipo 380.00 20% 20%
Bases para CPU Mob. y Equipo 25.00 20% 20%
Gradas de madera Mob. y Equipo 175.00 20% 20%
5 Cubetas de Sikalatex Mob. y Equipo 1,670.00 20%
50 Botes de Basura Mob. y Equipo 1,250.00 20% ---
Teléfono sencillo Equi de Comun. 90.00 20% 20%
Micro-hondas Mob. y Equipo 390.00 20% 20%
2 Escalera de 3 gradas * Herramienta 350.00 25% 20%
Material Eléctrico Herramienta 1,800.00 25% ---
Conclusión:
Se realizó una verificación selectiva de algunos bienes que se encuentran formando parte integral
de la Propiedad, Planta y Equipo, observando lo siguiente:
1. Capitalizaciones de activos cuyos montos son inferiores a los establecidos en la política
administrativa (Q1,000.00) y en algunos casos fueron registrados como un solo activo, siendo
varios (*).
2. Se observó la capitalización como activos fijos de artículos como por ejemplo cubetas de
Sikalatex, Botes de Basura, Chapas y Materiales Eléctricos, los cuales debieron registrarse
directamente al gasto ya que su naturaleza no es la de un activo fijo.
3. En cuanto a la verificación del cumplimiento de la política del porcentaje de depreciación, se
obtuvieron resultados satisfactorios, sin embargo se observó una discrepancia significativa en
cuanto al porcentaje de depreciación que actualmente aplica la entidad al equipo de
computación versus el establecido por el fisco, alargando la vida útil del este tipo de activos.
F.____________
Auditor
150
PRUEBA: Evaluación de los resultado de los últimos 3 inventarios físicos de activos fijos
realizados en la institución
MARCAS
= Verificado a satisfacción
X = No se ubicó documentación que demuestre la realización
Conclusión:
Se solicitó al Encargado de Activos Fijos, el informe de los resultados de los inventarios
físicos de activos fijos, efectuados durante los años 2008, 2009 y 2010, indicando que
durante los años 2009 y 2010, no se realizó ninguna toma física.
F.____________
Auditor
151
Conclusión:
De los activos fijos que se encuentran integrando físicamente el rubro de la Propiedad,
Planta y Equipo se tomaron selectivamente 382, de los cuales un 50% no fue posible
ubicar, debido a que existe limitante porque muchos de los activos que se encuentran
ubicados en las distintas dependencias de la institución carecen de la identificación del
numero de inventario y los registros auxiliares y fichas de activos del sistema
“CONACTIV2000” carece de información respecto a las marca, color, registro, serie y
ubicación física del activo.
Así mismo se observó dentro de una bóveda de la institución una cantidad excesiva de
activos fijos obsoletos; se tomaron los números de inventario de los que si lo tenían y
fueron confrontados contra los registros auxiliares, determinando que a la fecha dichos
activos aun muestran valor en libros en el estado financiero.
F.____________
Auditor
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PROBABILIDAD
ACEPTABLE TOLERABLE MODERADO
LEVE MODERADO ELEVADO
152
5 10 20
IMPACTO
Zona de Riesgo Significa que su probabilidad es alta e impacto elevado, y la deberá ser la primera en evaluar la
1
Inaceptable: Auditoría Interna.
2
Zona de Riesgo Significa que su probabilidad es alta e impacto moderado, o su probabilidad media e impacto
Importante: elevado, y será la segunda en evaluar la Auditoría Interna.
Zona de Riesgo Significa que su probabilidad es alta e impacto leve, o su probabilidad es media e impacto
3
Moderado: moderado o su probabilidad es baja e impacto elevado, será la tercera en la evaluación.
Zona de Riesgo Significa que su probabilidad es media e impacto leve, o su probabilidad es baja e impacto
4
Tolerable: moderado, con prioridad de evaluación número cuatro.
Zona de Riesgo
5 Significa que su probabilidad es baja e impacto leve y será la última en ser evaluada.
Aceptable:
Fuente: Este esquema y criterios fueron tomados del Sistema de Monitoreo para Instituciones Bancarias “MONITOR PLUS”.
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Externa, SAT
y/o
Superintende
ncia de
Bancos
Aplicación de El equipo de Establecimiento Existencia de
porcentajes de computación está de políticas equipo de
depreciación siendo depreciado contables, no computación
menores a los a un 10% con una acordes con el obsoleto en la
establecidos en vida útil de 10 desgaste físico Propiedad,
la ley del ISR años, lo cual no de los activos Planta y
refleja el fijos y Equipo con un
verdadero disposiciones valor contable
desgaste del legales del que no refleja
activo; La ley del fisco. su verdadero 1 10 10
ISR establece un estado físico. Operativo
33.33% de -Posibles BAJA MODERADO TOLERABLE
depreciación y reparos por
una vida útil de 3 Auditoría
años Externa, SAT
y/o
Superintende
ncia de
Bancos
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3 10 30
compra, son realizadas Deficiencia robos
Operativo
custodia y exclusivamente administrativa
ALTA MODERADO IMPORTANTE
control de por la Gerencia de
algunos activos Tecnología
fijos Equipo de
Computación
Compras de Se observó que la Incumplimiento Pérdidas
Equipo de documentación de políticas y económicas
Computación que soporta la procedimientos derivadas de
sin compra de Equipo administrativos. fraudes y 3 10 30
autorizaciones de Computación Deficiencia robos Operativo
administrativas carecen de las administrativa ALTA MODERADO IMPORTANTE
autorizaciones
administrativas
necesarias
Tarjetas de Los activos Incumplimiento Pérdidas
responsabilidad adquiridos y de políticas y económicas
desactualizadas trasladados entre procedimientos derivadas de
e inexistencia dependencias no administrativos. robos debido
Operativo MEDIA MODERADO MODERADO
de éstas en son registrados en Deficiencia a la falta del
algunas las tarjetas de administrativa y control físico
dependencias responsabilidad operativas de los activos
fijos
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Fuente: Este esquema fue tomados del Sistema de Monitoreo para Instituciones Bancarias “MONITOR PLUS”.
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fijos.
1. Realizara una evaluación respecto
a los % de depreciación y vida útil.
2. Solicitar a la SAT autorización para
Aplicación de porcentajes de
la aplicación de estos % de
TOLERABLE BAJA MODERADO depreciación menores a los
depreciación.
establecidos en la ley del ISR
3. Crear una reserva por cualquier
contingencia fiscal derivada de
este riesgo.
1. Implementar controles de
prevención para reducir la
probabilidad del riesgo.
2. Implementar controles de
protección para disminuir el
impacto.
Los activos fijos carecen de
3. En caso de un impacto significativo
IMPORTANTE MEDIA ELEVADO identificación del número de
hacer uso del seguro con el que
inventario
actualmente cuentan los activos
fijos.
4. Diseñaran planes de contingencia,
proteger la entidad en caso de
ocurrencia.
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1. Implementar controles de
protección para disminuir el
158
impacto.
2. Implementar controles de
Los registros individuales de los
prevención para reducir la
TOLERABLE MEDIA LEVE activos fijos carecen de información
probabilidad del riesgo.
respecto a la ubicación física
3. Realizar un análisis de costo-
beneficio para decidir si prevenir,
asumir o compartir el riesgo.
1. Implementar controles de
prevención para reducir la
probabilidad del riesgo.
2. Implementar controles de
No se notifica al Departamento de
protección para disminuir el
IMPORTANTE ALTA MODERADO Contabilidad al realizan bajas de
impacto.
activos fijos físicamente
3. En caso de un impacto significativo
hacer uso del seguro con el que
actualmente cuentan los activos
fijos.
Fuente: Este esquema fue tomados del Sistema de Monitoreo para Instituciones Bancarias “MONITOR PLUS”.
159
CÉDULA DE MARCAS
MARCA DESCRIPCIÓN
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I. Antecedentes
Con base en nuestro programa anual de Auditoría Interna, hemos concluido con la
evaluación al Sistema de Control Interno del Área de Propiedad, Planta y Equipo de la
institución, correspondiente al período del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010.
II. Alcance
La revisión cubrió lo siguiente:
• Evaluación y determinación de la funcionalidad del sistema de control interno en el
área de Propiedad, Planta y Equipo.
• Verificación física de los activos fijos.
• Verificación de la propiedad de los activos fijos.
• Evaluación de procedimientos de control, salvaguarda y aseguramiento y
asignación de bienes.
161
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Coordinación Bancaria
III. Procedimientos
Se emplearon técnicas y procedimientos de Auditoría Interna para evaluar la efectividad y
eficiencia del Sistema de Control Interno del Área de Propiedad, Planta y Equipo al 31 de
diciembre de 2010.
Hallazgo No. 1
Se observó como parte integral del rubro de la Propiedad, Planta y Equipo, bienes cuya
naturaleza contable es la de un “gasto”. Esta deficiencia puede observarse a detalle en la
en el papel de trabajo C-14.
Comentarios del Auditado:
Los errores son producto de la falta de capacitación respecto a las políticas contables
aplicables a los activos fijos.
Causas:
• Desconocimiento de las políticas contables y administrativas, para el registro, control y
administración de los activos fijos.
• Falta de Supervisión
• Deficiencia Administrativa
Efectos:
• Información financiera incorrecta
• Riesgo de pérdidas por depreciaciones incorrectas
• Posibles reparos por Auditoría Externa y/o Superintendencia de Bancos
Recomendaciones:
1. Realizar depuración al rubro de propiedad, planta y equipo a efecto sean
eliminados de dicho rubro todos aquellos bienes que por su naturaleza no
debieron ser capitalizados como activos fijos.
2. Instruir la realización de una supervisión periódica de los registros contables que
afecten el rubro de la propiedad, planta y equipo y velar por el cumplimiento de las
políticas contables y administrativas establecidas.
162
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Hallazgo No. 2
La entidad está utilizando porcentajes de depreciación menores a los establecidos en la
Ley del Impuesto Sobre la Renta. Esta deficiencia puede observarse a detalle en el papel
de trabajo C-14.
Comentarios del Auditado:
La Gerencia Financiera indicó que ya fue solicitado a la SAT la aprobación de los
porcentajes de depreciación utilizados, pero aún no se tiene resolución al respecto.
Causa:
Establecimiento de políticas contables, incorrectas no acordes con el desgaste físico de
los activos fijos y disposiciones legales del fisco.
Efectos:
• Existencia de activos fijos obsoletos o en desuso como parte del inventario de la
Propiedad, Planta y Equipo con un valor contable que no refleja su verdadero estado
físico.
• Riesgo de pérdidas económicas
• Posibles reparos por Auditoría Externa, SAT y/o Superintendencia de Bancos
Recomendación:
Cambiar la política contable referente a los porcentajes de depreciación, a efecto se
establezcan porcentajes de depreciación acordes al desgaste físico de los activos fijos de
la entidad y a los establecidos por el fisco.
Hallazgo No. 3
La entidad no ha tomado inventario físico de los activos fijos por periodos de tiempo
prolongado, el último fue realizado en el año 2008, así mismo se estableció y observó que
los activos fijos de la entidad, no son identificados con el número de inventario
correspondiente. Esta deficiencia puede observarse a detalle en el papel de trabajo C-15.
Comentarios del Auditado:
El inventario y la identificación no se han realizado debido a la falta de recurso humano y
económico.
Causas:
• Incumplimiento de políticas y procedimientos administrativos
• Deficiencia administrativa
163
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• Falta de supervisión
Efectos:
• Falta de la integridad de la propiedad, planta y equipo.
• Cifras financieras no sustentadas.
• Desconocimiento de la existencia, estado físico, condiciones de utilización y
seguridad.
• Posibles pérdidas económicas por robo de los activos fijos.
• Posibles reparos por Auditoría Externa y/o Superintendencia de Bancos
Recomendación:
Integrar una comisión para inventariar, identificar e integrar los activos fijos de la entidad,
proporcionándole para el efecto los recursos necesarios para el desarrollo de esta
actividad.
Hallazgo No. 4
No existe segregación de funciones en los procesos de compra, custodia y control del
Equipo de Computación. Esta deficiencia puede observarse a detalle en los papeles de
trabajo C-1 y C-7.
Comentarios del Auditado:
Ninguno
Causas:
• Incumplimiento de normas y procedimientos administrativos
• Falta de supervisión
• Deficiencia Administrativa
• Incumplimiento de niveles de autorización
Efectos:
• Posible fraude en las compras de activos fijos
• Posibles pérdidas por el robo de activos fijos.
Recomendaciones:
1. Realizar el debido cumplimiento de la normativa y política administrativas existente.
2. Ejercer una adecuada supervisión de los procesos de compra de activos fijos que se
realizan, incluido el cumplimiento de la segregación de funciones.
164
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Hallazgo No. 5
Los controles de asignación y traslado de los activos fijos por medio de las Tarjetas de
Responsabilidad no están actualizados. De acuerdo a las pruebas de auditoría y
aseveraciones de las dependencias aproximado del 60% de éstas, están desactualizadas.
Esta deficiencia puede observarse a detalle en el papel de trabajo C-11.
Comentarios del Auditado:
Se tiene previsto emitir las tarjetas de responsabilidad por el sistema electrónico de datos
en el cual se lleva el control de los activos fijos, después que el mismo sea alimentado de
la información necesaria (marca, modelo, descripción de los activos).
Causas:
• Incumplimiento de normas y procedimientos administrativos
• Deficiencia administrativa y operativa
• Indiferencia del personal a cargo de los activos respecto al control interno.
Efecto:
Posibles pérdidas económicas debido al robo de activos fijos.
Recomendación:
Realizar revisión y actualización de las asignaciones de activos fijos en las tarjetas de
responsabilidad.
Hallazgo No. 6
Los mecanismos de seguridad implementados para contrarrestar los robos de los activos
fijos de la entidad, no son efectivos. Esta deficiencia puede observarse a detalle en el
papel de trabajo C.
Comentarios del Auditado:
Ninguno
Causas:
• Incumplimiento de procedimientos de verificación de ingreso y egreso de personal a la
bodega y en el egreso de activos de la institución.
• Deficiencia e indiferencia del personal a cargo de velar por la seguridad física de los
activos fijos respecto al control interno.
• Falta de supervisión de la labor de los guardias de seguridad.
165
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Coordinación Bancaria
Hallazgo No. 7
Los registros individuales de los activos fijos carecen de información respecto a la
ubicación física. Esta deficiencia puede observarse a detalle en los papeles de trabajo C,
C-11 y C-13.
Comentarios del Auditado:
Esta es una deficiencia ya que el software en el cual se lleva el control de los activos fijos,
solicita dicha información, sin embargo esta es omitida.
Causas:
• Incumplimiento de políticas y procedimientos administrativos
• Falta de Supervisión.
• Deficiencia e indiferencia del personal a cargo de velar por la seguridad física de los
activos fijos respecto al control interno.
Efecto:
Pérdidas económicas para la entidad debido al robo de los activos fijos, debido a la falta
de control de la ubicación física del activo.
166
BANCO LA CONFIANZA, S. A.
Departamento de Auditoría Interna
Coordinación Bancaria
Recomendaciones:
1. Instruir al Encargado de Activos Fijos, proceder a ingresar la información de la
dependencia destino, así como la del responsable del activo y otra información
necesaria para una mejor identificación y ubicación de los mismos.
2. En caso de recurrencia en este tipo de desavenencias, proceder a imponer las
sanciones administrativas correspondientes.
Hallazgo No. 8
Cuando se realizan bajas de activos fijos físicamente no se notifica al Departamento de
Contabilidad. Esta deficiencia puede observarse a detalle en el papel de trabajo C-8.
Comentarios del Auditado:
Ninguno
Causas:
Incumplimiento de políticas y procedimientos administrativos.
Deficiencia administrativa y operativas
Falta de control físico de los activos
Efecto:
Pérdidas económicas derivadas de robos debido a la falta del control físico de los
activos fijos.
Información financiera incorrecta
Recomendación:
Instruir a las dependencias encargadas de la venta o destrucción de los activos fijos, para
que previo a realizar estas actividades se notifique al Departamento de Contabilidad, de
las bajas a realizar.
Recomendación General
Con base en lo anterior sugerimos que a través de la Gerencia Financiera se de
seguimiento a cada uno de los casos comentados, para aplicar las acciones necesarias
que permitan su corrección.
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Departamento de Auditoría Interna
Coordinación Bancaria
Nombre Puesto
Josué Alejandro Fonseca Estrada Gerente General
Cristina Monrroy Guamuche Gerente Financiero
Allan Estuardo Castillo Santiago Gerente Administrativo
Sergio Eduardo Morales Estrada Contador General
Agradecemos todo el apoyo que nos brindó el personal de los departamentos evaluados
para realizar esta auditoría en el plazo establecido. Sin su apoyo no hubiéramos
presentado las conclusiones y recomendaciones que están descritas en este informe.
Atentamente,
CONCLUSIONES
1. Con base a todo lo observado, evaluado, verificado y analizado, se puede decir que se
ha confirmado la hipótesis descrita en el plan de investigación, debido a los siguientes
aspectos:
• La falta de control, respecto a la existencia física, ubicación y responsabilidad
de los activos fijos, implica para la entidad bancaria, pérdidas económicas
producto de robos y fraudes, debido a que el sistema de control interno no
cumple con el objetivo de salvaguardar los activos, por lo que se pone en
riesgo el rendimiento y rentabilidad de la entidad.
• Cuando una entidad bancaria carece de controles auxiliares que le permitan
conocer como está integrado el rubro de Propiedad, Planta y Equipo, pone en
riesgo la confiabilidad e integridad de la información financiera.
• El incumplimiento a las leyes, políticas, normas y procedimientos que la
administración ha creado y establecido, para que sean aplicadas en el registro
y control de los activos fijos, rompe por completo la estructura del sistema de
control interno, el cual aunado a la inexistencia de una supervisión, conlleva a
que la entidad bancaria sea presa de errores y fraudes.
2. El control de los activos fijos en una institución bancaria, no debe basarse únicamente
en el registro contable, hoy en día debido al avance de los negocios del sistema
financiero y por ende a la expansión a la que se ven obligadas dichas entidades, se
hace necesario crear e implementar un sistema de control interno en el área de
Propiedad, Planta y Equipo que garantice la administración, el control y el registro
contable de los activos fijos y brinde una seguridad razonable a la administración que
sus activos están siendo salvaguardados y correctamente utilizados en beneficio de la
entidad.
3. La adecuada identificación de los riesgos a los cuales están expuestos los Activos
Fijos de una entidad bancaria, le permite al Auditor Interno seleccionar
adecuadamente las técnicas y procedimientos de auditoría que utilizará para la
evaluación al sistema de control interno que ha sido implementado por la
169
RECOMENDACIONES
4. Que la administración de una entidad bancaria, este consciente que todo Sistema de
Control Interno, implica la difusión de la responsabilidad a todos los individuos de una
organización para la prevención de riesgos y para evitar el fracaso en la actuación
administrativa. Por lo que debe existir una alta y clara comunicación entre los
miembros y el aseguramiento de una adecuada coordinación; y lo más importante, la
responsabilidad y el compromiso de todos, para el adecuado funcionamiento del
mismo. Así mismo que la actividad de la Auditoría Interna, debe asistir y apoyar a la
administración en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de
la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua
171
5. Instar a los profesionales y estudiantes de las ciencias económicas, para que amplíen
sus conocimientos respecto a los procedimientos y técnicas de auditoría que se
pueden utilizar en la evaluación del Sistema de Control Interno del Área de Propiedad,
Planta y Equipo, las cuales le permitirán determinar su funcionalidad y efectividad y de
ser necesario asesorar a la administración respecto a los cambios que deben
realizarse para así garantizar la salvaguarda de los activos.
172
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS