MATERIA: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

CARRERA: TECNICATURA SUPERIOR ANALISTA DE SERVICIOS

GASTRONÓMICOS.

La organización de un Acontecimiento Especial no tiene nada de “eventual”,

por lo que debe ser concebido y ejecutado de acuerdo a los más altos
estándares de calidad organizativa y estilo.

A través de un Evento se puede conseguir llamar la atención, despertar

interés y movilizar a toda o a una parte del público objetivo, sobre novedades
de empresas, productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los
procesos de fabricación, distribución, comercialización etc., sobre el reciente
o inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre algunos aspectos
de la institución menos promocionados o conocidos y que sean dignos de ser
puestos a la consideración del público.

Un Evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y

personalizado con una parte de la audiencia objetivo, para afianzar lazos y
vínculos y para transmitir determinados conceptos y valores, como ser
cordialidad, calidez en el trato, interés por nuestros públicos, organización y
profesionalismo y muchos otros. Asimismo, a través de un Evento se puede
trabajar para perfeccionar la imagen institucional que en la mente de los
públicos se va articulando. En ocasiones, representa la posibilidad de
interactuar con los públicos en un plano transversal al que lo se hace
habitualmente.

A partir de un Evento se puede, inclusive, incrementar la cartera de clientes o

se puede iniciar un proceso para lograrlo. A diferencia de otras herramientas
de Comunicación y Marketing, un Evento abre una puerta para contactar en
tiempo real a clientes potenciales muy difíciles de persuadir, a los que se ha
intentado abordar a través de múltiples acciones que no han conseguido el
resultado deseado: publicidad, marketing directo, email marketing, fuerza de
venta, etc. A su vez, un Evento puede resultar una unidad funcional a los
negocios existentes en una empresa, o puede representar una unidad de
negocios en sí misma. La organización de diferentes tipos de Eventos,
manejada profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable.

La decisión de realizar un Evento, entraña además una serie de amenazas,

pues toda vez que uno se expone, está sujeto a la crítica de los diferentes
públicos afectados por la acción, que evaluarán la calidad y profesionalismo
de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas que pudieron
alcanzarse a través de un Evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de
uno con serias deficiencias organizativas

Definición de Evento.

Si bien un "Evento" es -por definición de la Real Academia Española- un

acontecimiento, una eventualidad, un hecho imprevisto, también es un
"suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o
deportiva". Un Evento es, una herramienta de gestión táctica del área de
Marketing y de Relaciones Públicas. Es decir, importa beneficios tanto sea
para la prosecución de los objetivos comerciales o sociales como para los
comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas
con lo que trabaja –imagen, vinculación con los públicos, negocios, relaciones
interpersonales–, posee claras connotaciones estratégicas. Un evento suele
ser considerado una acción de bajo presupuesto, pero no por ello deja de
exigir una ejecución altamente profesionalizada

El concepto de eventualidad.

La eventualidad de un acontecimiento que ha sido programado, no reside en

la falta de previsión de lo que pudo y debió ser previsto, sino en, por
ejemplo: la inspiración, predisposición e impronta de los disertantes en una
conferencia o congreso; en la empatía de 5 actores y espectadores durante
un espectáculo teatral o artístico, en un contexto socio económico adverso
producto de variables no controlables que afectan la capacidad de compra de
los potenciales asistentes a una feria o exposición; en la apreciación,
percepción e impacto que las obras de arte expuestas generaren en el
público. Todo ello es parte inexorable del abanico de posibilidades con el que
definimos lo "eventual". Son justamente los imponderables mencionados los
que transforman cualquier acontecimiento especial en un evento. Y qué
bueno que así sea, qué poco atrayente sería un acontecimiento en el que
pudiera preverse lo que debiera surgir naturalmente.

Tipos de Eventos:

Clasificación.

En virtud de los objetivos que persiguen, los Eventos pueden ser

categorizados en: Académicos, Empresariales, Sociales Culturales,
Deportivos, etc.

Principales Eventos Académicos:

1- Congreso: Es una reunión periódica muy importante en la que los

miembros de una asociación u organismo se encuentran para tratar temas
predeterminados y tomar decisiones. Existen tres tipos de congresos:
Congresos abiertos: de libre acceso, se participa a todas las personas,
entidades, etc., relacionadas con el tema. Congresos cerrados: generalmente
relacionados con organismos oficiales, sólo son para invitados especialmente
participados. Congresos mixtos: en ellos, los invitados especiales no abonan
la inscripción pero el resto de los participantes sí. En la mayoría de los casos,
este término se aplica a reuniones internacionales de ciencias médicas o
profesionales, sin excluir otro tipo de organizaciones. Los congresos se
agrupan según diferentes áreas temáticas: social, cultural, científica. Es uno
de los eventos más complejos para organizar por su duración de entre dos y
cinco días, por la cantidad de participantes y disertantes, por la modalidad y
la diversidad de las reuniones. Se realiza en hoteles, centros de
convenciones, palacios o burós. Si bien los asistentes buscan la información y
la actualización de los profesionales, también la interrelación se toma muy en
cuenta. Generalmente, se desarrollan tres sesiones 6 plenarias: la inaugural,
que informa sobre la finalidad y anuncia los temas a tratar; la media, que es
para la consideración de los trabajos preliminares a las conclusiones; y la
final, que es donde se elaboran éstas y los documentos del congreso. Se inicia
con un acto de apertura; luego tienen lugar una reunión plenaria u otras
paralelas y un acto de cierre.

2- Simposio: Del griego, simposium. Eran los almuerzos que realizaban los
médicos para discutir una enfermedad, un diagnóstico o un tratamiento.
Actualmente designa la reunión de un grupo de entre 3 y 6 expertos o
técnicos que dominan una profesión o tratan un tema específico cuyo
propósito es exponerlo con ideas y puntos de vista divergentes ante un
auditorio que comparte ese interés. Cada uno de ellos expone en forma
individual, coherente y sucesiva, a veces coordinados por un moderador. Es
una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad,
posea una visión integrada de la materia tratada.

3- Seminario: Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un

profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con los profesionales
en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o
análisis sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La
duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días) El tema propuesto se
desarrolla íntegramente y con profundidad. Los disertantes no necesitan
estar de acuerdo ni divergir. Al finalizar puede entregarse un certificado que
acredita la participación. Igualmente, pueden desarrollarse ciclos. Se puede
integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.

4- Jornadas: Es una reunión informativa de trabajo, investigación o estudio,

en la que, bajo la modalidad de talleres, conferencias o encuentros que a
veces duran varios días, se resuelve un problema planteado ante un auditorio
interesado cuyas resoluciones y resultados se publican posteriormente. Esta
denominación se debe a que cada tema se desarrolla durante un solo día: se
expone, se debate y se obtienen conclusiones finalizando la propuesta en esa
misma jornada.

5- Foro: Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente

constituye la parte final de simposios o mesas redondas. Está dirigido por un
coordinador, que permite la libre 7 expresión de ideas y se supervisan
convenientemente las intervenciones y los tiempos.

6- Debate: Es una reunión informal que dura 50 o 60 minutos, en la que un

grupo de 10 a 20 personas intercambian ideas y suele ser guiada por un
moderador o conductor. Puede darse luego de una asamblea, coloquio,
simposio, etc. Portavoces de cada grupo expresan sus opiniones de acuerdo
con sus reglas de tiempo y temas de discusión. Puede ser presenciada por el
público y aun transmitida directamente por medios de difusión.

7- Panel: Desde el punto de vista de la dinámica grupal, es la reunión en la

que un grupo de hasta 8 personas conversan libremente entre sí, para dar su
opinión sobre un tema determinado; no disertan sino que debaten de una
manera informal. Actúa siempre un moderador que les va dando la palabra y
marcando los tiempos durante un período aproximado de una hora. Al
finalizar, los participantes pueden sintetizar sus ideas y se ofrece un espacio
al auditorio para las preguntas. Al establecerse la interrelación auditorio-
disertantes se convierte en foro; los panelistas pueden retirarse y continuar
la sesión sólo con el auditorio y el moderador.

Principales Eventos Empresariales:

1- Rueda de negocios: Concentración entre la mayor parte de personas con

intereses comunes, donde unas representan la oferta y las otras la demanda.
Un coordinador registra el interés de cada parte y les fija una cita. Es habitual
que se realicen en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones
paralelas.

2- Workshop: Del inglés, "reunión de trabajo". El término nace de las

reuniones de turismo pero se ha extendido a todo aquello que sea trabajo de
taller. Es para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Puede
hacerse en los salones de un hotel. Cada expositor ofrece un espacio de
diálogo y de información a los profesionales del rubro. Es una reunión
cerrada, por invitación. 8
 3- Desayuno de trabajo: Reunión, a primeras horas de la mañana, de un
grupo de personas para hablar sobre un tema predeterminado durante una
hora y media a dos horas. El servicio de desayuno es sencillo. Hay un
conductor pero no necesita demasiada formalidad. Si se invita a más
personas es conveniente la participación de más conductores o
coordinadores, pues ya que se trata de un intercambio de ideas, se hacen
preguntas y se plantean propuestas. Se puede realizar en el mismo ámbito de
la empresa, fábrica, institución o una cafetería, el restaurante de un hotel,
etc.

4- Asambleas: Son reuniones numerosas de personas con fines sociales,

culturales o económicos, reuniones que buscan consenso entre las partes
sobre la toma de decisiones. Asambleas ordinarias: aprobación de balances,
presupuestos, etc. Asambleas extraordinarias: aprobación especial del tema.
Cuando la resolución no está prevista en el estatuto.

5- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de

productos y servicios. 6- Cursos de capacitación y cursos motivacionales para
público interno o mixto.

7- Reuniones y acciones con representantes de los medios de Comunicación y

Prensa.

8- Participación en Ferias y Exposiciones, mediante compra de un stand o

área de exposición.

Eventos varios.

Aniversario De una persona, de un lugar específico o de una situación. Se

realiza una reunión para conmemorar un hecho anual, ya sea un nacimiento,
la creación o la fundación de algo. Puede tener un fundamento social o
motivación comercial, cultural, etc. También se designa con este nombre al
acto que se celebra al cumplirse la fecha del fallecimiento de una persona; en
este caso, la ceremonia tiene el cariz que corresponde al recuerdo,
reconocimiento, evocación, con la emoción y el recogimiento que la situación
merece. En ambos casos se dicen unas breves palabras, preferentemente
leídas; pueden hablar dos o tres personas cuidando su extensión, con mayor
razón si los invitados están de pie.

9 Carrefour Es una reunión informal (a veces abierta al público en general) y

multidisciplinaria de la que participan de 15 a 50 expertos o especialistas
para tratar un problema de actualidad convocado “ad hoc”. Su objetivo es
contribuir al estudio de un asunto mediante una nueva aproximación al
mismo y obtener conclusiones no necesariamente conformistas.

Coloquio A diferencia de las asambleas, es una reunión informal en la que

expertos o profesionales de diversas disciplinas exponen sus conocimientos,
se discute el tema propuesto y puede o no llegarse a un acuerdo. Es un
intercambio de ideas de difusión pública.

Conferencia Es una reunión en la que una o varias personas exponen en

torno a un tema determinado. Es necesario que el organizador conozca la
duración (que deberá ser acotada) de la disertación y si el orador utilizará
equipamiento técnico, como parlantes y micrófonos. También si requerirá
retroproyector, videos o PC para hacer más amena la charla o para visualizar
mejor los temas propuestos. Generalmente, las conferencias tienen lugar en
un recinto cerrado donde el público está sentado. La difusión previa se hace
a través de las secciones específicas de los diarios o en medios
especializados. Muchas son gratuitas. No es necesario ofrecer bebidas o
comida. Siempre hay un presentador que, con unas breves palabras, informa
el perfil del congresista.

Conferencia de prensa Es una reunión para difundir una información

determinada. Cuando es "cerrada", es exclusiva para los medios y cuando es
"mixta" es para público y prensa. La forma y el lugar en donde desarrollarla
pueden tener distintas características. Tradicional, en algún salón o cualquier
fantasía desde invitar a un crucero hasta pasar un día en el campo. Una vez
seleccionados los medios a los que se dirigirá, se cursan las invitaciones y se
hace la confirmación correspondiente. Deberá aclararse si asistirán
fotógrafos o camarógrafos. En la entrada, una recepcionista tomará nota de
las personas que asisten, a qué medios corresponden y cuáles son sus
necesidades (lugar privado para entrevistas, material gráfico, iluminación
especial). Luego, una persona de la institución o el convocante explicará el
motivo de la reunión. Como complemento de la información, podrá
mostrarse un video. De acuerdo a la hora se ofrecerá una comida, cocktail,
etcétera. Al retirarse los convocados, se les entregará material informativo y
algún obsequio. Es conveniente prever y destinar un espacio apartado para
las entrevistas privadas.

10 Convención Es una reunión formal y generalizada (que puede ser abierta o

no) de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sea
comerciales, industriales, profesionales, políticos, particulares, religiosos o de
otra índole y que convergen en una fecha y lugar determinados previamente
para convivir, tratar asuntos de interés común y tomar, en algunos casos,
decisiones al respecto. Es una reunión informativa. Puede ser institucional,
de asociaciones o empresarial. Las convenciones corporativas son las que
organizan las grandes empresas con el objetivo de motivar, capacitar y
entrenar a su personal. Se caracterizan por ser obligatorias, frecuentes y por
su mayor volumen de asistencia, ya que los gastos corren por cuenta de la
empresa.

Desfile de modas Es la reunión en donde se muestra la ropa que marca la

tendencia: sus formas, telas, colores y diseños se muestran a los medios, a
los mayoristas y al público en general. En el desfile tradicional o clásico, diez
o más modelos muestran las prendas con un orden preestablecido sobre una
pasarela. Puede realizarse en hoteles, salones, al aire libre, alrededor de una
piscina, en la calle, en una galería comercial o en escalinatas.

Exposición En sus orígenes, en las exposiciones sólo se exhibía. El hecho de

que haya incorporado aspectos propios de la feria, como la venta de
productos, conservando la antigua denominación es propio de este siglo. Si
bien suelen durar entre 3 y 15 días, algunas exposiciones internacionales
(como Expo Sevilla o América 92 o Lisboa 98) se extienden durante varios
meses. Se realizan en espacios creados expresamente, denominados predios
feriales. Grandes obras han persistido luego de las ferias o exposiciones
internacionales, como, por ejemplo, la Torre Eiffel (edificada con motivo de la
Exposición Universal de París, en 1889)

Feria La diferencia con las exposiciones es que, además de los stands de

venta, incluye atracciones (entretenimientos, juegos, espectáculos,
conferencias, debates, etc.).

11 Inauguración De acuerdo a las circunstancias, siempre es una reunión

festiva donde se comentan los pasos y logros que permitieron alcanzar ese
objetivo. Se invitará a conocer y recorrer el lugar y se ofrecerá un convite
adecuado a las instalaciones, al horario y al espíritu que desee darse. Se
puede ofrecer un audiovisual. En ocasiones se invita a autoridades. Los
creyentes suelen hacer bendecir el nuevo espacio por un sacerdote o pastor.

Homenaje Se hace en recuerdo de una o varias personas (en vida o ya

fallecidas) o también a distintas instituciones por su trayectoria o por una
acción que merece destacarse. De acuerdo al objetivo que se persiga se
llevarán a cabo la programación y el desarrollo. Se puede narrar o mostrar en
un video los aspectos de la situación vivida. Una persona hace la
presentación y comenta las razones que se evaluaron para tomar esa
decisión. Si asiste una señora o señorita allegada al homenajeado o a la
institución, se le podrá hacer entrega de un ramo de flores. Se puede honrar
con diferentes títulos, por ejemplo, honoris causa ("por causa del honor") o
cum laudae ("con alabanza"). Se realiza en una sala o auditorio, en el mismo
lugar donde se desarrolló la acción que merece distinguirse, etc. Al finalizar,
si resultare oportuno, se puede llegar a ofrecer un vino de honor o una cena.

Mesa redonda En dinámica de grupos, esta denominación es para reuniones

similares al simposio pero los exponentes tienen puntos de vista divergentes,
diferentes u opuestos, lo que los lleva a debatir. Tiene una duración entre 50
a 60 minutos. Participan entre 4 y 6 personas y siempre es conducida por un
coordinador, el cual hace las presentaciones de cada participante y le da 10
minutos a cada uno para su exposición. Al finalizar la misma se ofrece un
espacio para preguntas.
Presentación de libros Puede hacerse en una librería, un auditorio, una
biblioteca o en el salón de un hotel. Las Ferias del Libro también es un lugar
elegido para este fin, pues presta un marco adecuado: allí está el público
interesado directamente que desea estar en contacto con el autor.
Generalmente, una o dos personas presentan al autor y hablan sobre su
obra. Pueden leerse uno o varios párrafos; en el caso de libros de poemas,
algunas poesías o, si es un texto teatral, representarse una escena. Se
invitará a familiares y amigos del escritor, a críticos literarios, a alumnos de
talleres y a periodistas de las secciones especializadas de los medios. No es
obligatorio servir nada, pero según donde se 12 desarrolle el acto, podrá
ofrecerse un vino de honor. Generalmente se utiliza un sector para la venta
del libro que se presenta, aprovechando la posibilidad de que el autor firme
los ejemplares. A veces, conmemorando esta ocasión, se hacen tiradas
reducidas, numeradas y en papel especial. De acuerdo a la temática y al autor
podrán realizarse otro tipo de actos, ejecutar música, danza, proyección de
un video, etcétera.

Vernissage Del francés, vernis: "barniz". Es el acto de apertura de una

exposición. Antiguamente, cuando los pintores finalizaban su obra, le daban
una capa de vernis para protegerla e invitaban a los amigos a verla. En la
actualidad, las exposiciones generalmente se hacen en una galería de arte.
Igualmente, pueden realizarse en un museo, en el lobby de un hotel,
etcétera. Durante su desarrollo, habla un crítico o hace la presentación algún
artista y, al finalizar, se ofrece una copa de champagne o vino. La
convocatoria se hace a través del mailing del artista o de la misma galería de
arte. También se colocan pósters o carteles en casas de decoración o de
antigüedades. Un aspecto a tener en cuenta es la seguridad de las obras
expuestas: en general, las galerías de arte cuentan con ese seguro pero es
indispensable estar informado sobre si es necesario contratarlo aparte. Para
el lucimiento de las obras deberá cuidarse la iluminación, ya que incide en su
buena apreciación.
Bibliografía: Di Génova, Antonio. Ceremonial Empresarial. El Ceremonial de
Relaciones Públicas. Buenos Aires: Lectorum Ugerman, 2010.