Diplomado en PROJECT MANAGEMENT

2.2 Restricciones del Proyecto

Docente Sergio Guevara

 Certificaciones
Certificaciones
Sergio Guevara Maestría Gestión Profesional en Profesional
Proyectos Dirección Proyectos en Riesgos
Colaboro con Líderes y Gerentes para
desarrollar equipos, proyectos y
organizaciones de alto impacto,
rentables y sostenibles
Solucionador de Disciplina Agil Scrum Scrum Master
Problemas Complejos Master Senior Certificado

Experto en Proyectos, Transformación y

Agilidad
Coaching Educación Superior
en Competencias

Organizaciones
linkedin.com/in/sergioguevara

[email protected]

Conectemos
 Objetivos de Aprendizaje

Al finalizar esta unidad, serás capaz de:

● Comprender la relación entre la satisfacción y necesidades del cliente con

los requerimientos del Proyecto
● Describir una organización centrada en el cliente
● Describir las 7 restricciones de todo proyecto
● Completar las restricciones de Alcance, Cronograma y Costo de tu Proyecto
2. Restricciones

1. Satisfacción del Cliente e Involucrados

2. Alcance y EDT
3. Cronograma
4. Costo

Resumen
¿Quiénes son los 3 principales
personajes en un Proyecto?
Cliente
El Cl iente en
El Cliente enelel Centro
Centro
Se invierte el modelo tradicional
donde las organizaciones
desarrollan productos y los
envían a los clientes.

Hoy, las organizaciones necesitan

comprender mejor, servir y
mantener la lealtad del cliente.

La tecnología actual tiene que

capturar una gama de datos y
requisitos de los clientes que
tienen que ser analizados y
usados por las organizaciones
para posibles mejoras de
productos, oportunidades de venta
cruzada, ideas de nuevos
productos, etc.

Ej: en vez de sólo enfocarse en # de

ventas, descuentos, campanas de
marketing in-your-face el enfoque es en
la experiencia, generando emociones.
Para el cliente y la organización Enfoque en personas y en el lado
humano, psicológico

Ahora y en el futuro 8
Chárter del Proyecto
Capture la siguiente info de su proyecto. Asegúrese de involucrar a su
1 Detalles del proyecto patrocinador para ayudar a articular cada parte del proyecto.

● Necesidades ● No incluye
● Requerimientos ● Recursos pre-asignados
● Descripción Pyto/Entregables

Documente a todos los involucrados para que todos tengan claras sus
2 Involucrados responsabilidades en el Pyto.

Nombre | Título | Rol

Documente a todos los involucrados para que todos tengan claras sus
3 Cronograma de Hitos responsabilidades en el Pyto.

Hito 1 | Hito 2 | Hito 3

Capture la info relevante sobre su proyecto. Asegúrese de involucrar a su

4 Consideraciones patrocinador para ayudar a articular cada parte del proyectos

● Riesgos ● Suposiciones
● Criterios de Aceptación ● Restricciones
Chárter del Proyecto
Capture la siguiente info de su proyecto. Asegúrese de involucrar a su
1 Detalles del proyecto patrocinador para ayudar a articular cada parte del proyecto.
¿Por qué los
● Necesidades involucrados están ● No incluye
● Requerimientos en 2do lugar? ● Recursos pre-asignados
● Descripción Pyto/Entregables

Documente a todos los involucrados para que todos tengan claras sus
2 Involucrados responsabilidades en el Pyto.

Nombre | Título | Rol

Documente a todos los involucrados para que todos tengan claras sus
3 Cronograma de Hitos responsabilidades en el Pyto.

Hito 1 | Hito 2 | Hito 3

Capture la info relevante sobre su proyecto. Asegúrese de involucrar a su

4 Consideraciones patrocinador para ayudar a articular cada parte del proyectos

● Riesgos ● Suposiciones
● Criterios de Aceptación ● Restricciones
EJERCICIO GRUPO
<<10:00->>

Completa la
sección de
Involucrados en tu Acta
de Constitución de Kick-Off
 Restricciones de Proyectos
Restricciones
Satisfacción del Cliente. Indicador de un Proyecto
clave del éxito del proyecto
Satisfacción
Alcance. Lo que se quiere crear, del Cliente
completar o entregar a los clientes
Cronograma Alcance
Cronograma. Secuencia y tiempo
estimado para completar el proyecto

Costo. Recursos financieros y el

presupuesto

Calidad. Nivel de satisfacción a

Costo Riesgos
requerimientos del proyecto, producto
y cliente. Incluye el grado del producto
/ servicio

Riesgos. Posibles eventos y

oportunidades que favorecer / Recursos Calidad
perjudicar 2022 ©
S. Guevara Guitián

Recursos. Materiales y Personal

necesario para llevar a cabo el
proyecto
 Todo está Integrado
Sin importar el enfoque (predictivo,
adaptativo) todo tiene que estar
integrándose constantemente.
Los responsables aseguran que la
información fluya, se usen
correctamente las herramientas y las
expectativas se alineen.
De la planificación salen docs e info
que son entrada para la ejecución,
que a su vez tiene salidas que
permiten el control y monitoreo. Al
comparar el trabajo actual con lo
esperado / estimado / planificado,
salen solicitudes de cambios que son
aceptados / rechazados / ajustados
Todo bajo un esquema de
aprendizaje sistémico que permite
incrementar el conocimiento colectivo
y adelantarse a próximos eventos y
problemas. hasta llegar a la
conclusión del proyecto.
 Net Promoter Score
El NPS es un indicador que busca
entender el impacto en los clientes
respondiendo a una simple pregunta:
“recomendarías el producto o
servicio recibido a tus amigos y
familiares?”

Lo que se desea es que el producto /

servicio sea tan bueno, que
proactivam/ se recomiende (el
“boca a boca”). El NPS permite medir
ese nivel de satisfacción.

Usualm/ tiene una 2da pregunta

abierta (qué mejorarías, que te gustó
más, que te gustó menos) para
capturar info más específica con el
objetivo de ajustar mejorar tu
producto o servicio.

Se calcula entonces restando el %

de detractores del % de promotores.
Ejemplo, si de cada 100 encuestados, tienes
40 promotores, 25 pasivos y 35 detractores,
el NPS será (40 % – 35 %) = +5 %. El NPS
puede variar de –100 % a +100 %
EJERCICIO
<<2:00->>
1. Completa las preguntas
de la encuesta de satisfacción
conocida como NPS
(Net Promoter Score)
Patrocinador
EJERCICIO
<<2:00->>

1. En Menti.com
(mentimeter.com)
¿Qué palabras asocias al
Patrocinador?
 PRINCIPIOS Y DOMINIOS
Patrocinadores

Es el principal defensor del proyecto

dentro y fuera de la organización.
Suele ser quien proporciona los ¿Qué pasa cuando el
recursos y es el portavoz frente a los Patrocinador está ausente?
altos ejecutivos para obtener el apoyo
de la organización.

Responsabilidades
● Guiar con la visión
● Visión
● Facilitar Recursos
● Recursos
● Alinear y adaptar estructuras
● Alineación
● Influenciar
● Influencia
● Comunicar
● Comunicación externa
● Asociarse con el equipo

● Verificar a alto nivel

 Influencia y Alcance del
Director de Proyectos

Patrocinador
persona o grupo provee recursos y apoyo para el PPP.
Responsable de facilitar su éxito
Steer Committee
Facilita y asegura la priorización a alto nivel de las
iniciativas
PMO
estructura de Gestión, estandariza procesos
gobernanza relacionados con Pyto.
Facilita intercambio recursos, metodologías,
herramientas y técnicas.

Fuente: Elaboración propia en base

Fuente: PMI (2017) a PMBOK 6ta y 7ma versión
 “

Los proyectos no se mueven solos;

se mueven por las personas e interacciones.
Alcance
 Propósito vs Alcance
El propósito de un proyecto es el
beneficio general que proporcionará a
la organización.

El alcance son todos los elementos o

atributos que el equipo de proyecto
controla y acuerda entregar.

Ejemplo: El propósito de un proyecto

puede ser desarrollar un nuevo juguete
que permita incrementar las ventas
navideñas en 40%. Pero el equipo de
proyecto debe saber qué
características o funcionalidades debe
tener el juguete y con qué presupuesto
contará. Esto es la declaración del
alcance.
 Fuera de Alcance
Es tan importante definir lo que Alcance del Proyecto Alcance del Proyecto
estpa dentro como lo que estpa
fuera del alcance. Incluye Excluye Incluye Excluye

Mientras menos suposiciones y Qué Certificaciones,

Accesibilidad
mensajes implícitos haya, mejor. FTE adicionales

Dónde
Oficinas en Sta Cruz Resto del País

Cuándo
Llamadas entrantes Llamadas Salientes

Quién 2das y 3ras líneas

Agentes del call Center
de soporte

Tiempo Posterior a 4
1-4 semanas
semanas
 Requerimientos
Posiblemente no se conocen todos los
requerimientos al inicio. Identifique lo
que pueda y priorice efectivamente.

No apure ni minimice la recopilación y

análisis de requerim.

Entienda a clientes, interesados y su

nivel de influencia para priorizar
requerimientos.

Investigue. Ningún involucrado dará el

conjunto completo de requerim. Tiene
que buscar, insistir, iterar.

Desglose. Hasta que pueda asignar

un dueño y hacer pruebas.

Pruebas y Validación. Planee cómo

va a verificar el cumplimiento de
requerim.

Cambios. Planee cómo manejará los

cambios en los requerimientos a lo
largo del tiempo
EJERCICIO GRUPO
<<10:00->>
1. Eres el nuevo
Director de Proyecto,
¿qué harías diferente en
una sigte reunión de
recopilación de requerimientos?
Chárter del Proyecto
Capture la siguiente info de su proyecto. Asegúrese de involucrar a su
1 Detalles del proyecto patrocinador para ayudar a articular cada parte del proyecto.

● Necesidades ● No incluye
● Requerimientos ● Recursos pre-asignados
● Descripción Pyto/Entregables

Documente a todos los involucrados para que todos tengan claras sus
2 Involucrados responsabilidades en el Pyto.

Nombre | Título | Rol

Documente a todos los involucrados para que todos tengan claras sus
3 Cronograma de Hitos responsabilidades en el Pyto.

Hito 1 | Hito 2 | Hito 3

Capture la info relevante sobre su proyecto. Asegúrese de involucrar a su

4 Consideraciones patrocinador para ayudar a articular cada parte del proyectos

● Riesgos ● Suposiciones
● Criterios de Aceptación ● Restricciones
Chárter del Proyecto
Capture la siguiente info de su proyecto. Asegúrese de involucrar a su
1 Detalles del proyecto patrocinador para ayudar a articular cada parte del proyecto.

● Necesidades ● No incluye
● Requerimientos ● Recursos pre-asignados
● Descripción Pyto/Entregables

Documente a todos los involucrados para que todos tengan claras sus
2 Involucrados responsabilidades en el Pyto.

Nombre | Título | Rol

Documente a todos los involucrados para que todos tengan claras sus
3 Cronograma de Hitos responsabilidades en el Pyto.

Hito 1 | Hito 2 | Hito 3

Capture la info relevante sobre su proyecto. Asegúrese de involucrar a su

4 Consideraciones patrocinador para ayudar a articular cada parte del proyectos

● Riesgos ● Suposiciones
● Criterios de Aceptación ● Restricciones
 Desglose del Trabajo EDT
Compostador para
Desglose. Hasta que pueda asignar
un dueño y hacer pruebas.
departamentos
Ensamb
Diseno Diseno del
Validacion de Construccion integrac
Campaña & Mecanico Software
las opciones Hardwa
Mercadeo
SW
Arquitectura
Mapeo del
Prueba 1 de SW
Proceso

Datos de ___
de Reciclaje Tiempos
volumenes

___
EJERCICIO GRUPO
<<10:00->>
1. Completa el
ejercicio de
Recopilar
requerimientos
en Kick-off
EJERCICIO GRUPO
<<20:00->>

1. Completa
la EDT de tu
Trabajo Final
Cronograma
¿Qué es más grande, un perro o
un gato?
 Incertidumbre

Es esperado tener grados de

incertidumbre en la planificación ágil
por lo que los pronósticos, planes y
roadmaps se deben ir actualizando a
medida que se va reduciendo ambas
variables.

Por más “realistas” que sean los

estimados y pronósticos, la
incertidumbre llega a duplicar
estimados iniciales, algunos indican que
hasta 4 veces más.

Lo importante es ir reduciendo esa

incertidumbre e ir actualizando el plan,
roadmap y pronósticos y alinear
expectativas de los interesados.

El triángulo se vuelca y el alcance es el

más flexible. No se entrega menos,
quiere decir que se entrega antes y se
prefiere trabajo completo e incremental.
 Estimaciones
Es esperado tener grados de
incertidumbre en la planificación ágil
por lo que los pronósticos, planes y
roadmaps se deben ir actualizando a
medida que se va reduciendo ambas
variables.

Por más “realistas” que sean los

estimados y pronósticos, la
incertidumbre llega a duplicar
estimados iniciales, algunos indican que
hasta 4 veces más.

Lo importante es ir reduciendo esa

incertidumbre e ir actualizando el plan,
roadmap y pronósticos y alinear
expectativas de los interesados.

El triángulo se vuelca y el alcance es el

más flexible. No se entrega menos,
quiere decir que se entrega antes y se
prefiere trabajo completo e incremental.
EJERCICIO GRUPAL
<<15:00->>
Todo se puede medir.

1. En tu siguiente proyecto, uno de los

requerimientos es amor.
¿Cómo medirías el amor
que una persona siente por otra?
EJERCICIO GRUPAL
<<15:00->>
Medir cuando
los atributos son diferentes:

1. Compara una
manzana con una pera.
¿Cuál deciden comer? ¿Por qué?
EJERCICIO GRUPO
<<12:00->>
1. Completa el
Cronograma del
ejemplo de Kick-off

(no es necesario del Trabajo Final)

Costo
¿Cuál es la diferencia entre un
gasto y un costo?
 Costos de un proyecto

Costos variables: dependen

del volumen
Costos fijos: no cambian con Ahorrar costos $ en etapas tempranas del proyecto podría
el volumen
incrementar el costo $$$ más adelante
Costos directos: directamente
al proyecto EJERCICIO
A. El viaje para presentar el plan de
Costos indirectos: benefician proyecto a un Ejecutivo
a varios proyectos
B. Horas pagadas a consultores externos
Costo de oportunidad: mejor
C. Sueldos mensuales a personal de
alternativa dejada de lado
planta
Costos hundidos: costos ya
D. La contabilidad general, luz, teléfono
realizados indep de aprobacion
E. Un depto de PMO
F. Comprar o hacer?
G. Gastos por estudios de factibilidad
H. Posponer proyecto B
 Presupuesto
¿Qué se necesita para estimar las actividades?
¿Cómo determinar el presupuesto?
Las entradas para estimar las actividades son
(Simplificado) _____________________________________

1. Estimar las actividades

2. Incluir la contingencia

3. Línea base costo = Nro 1 + Nro 2

4. Reserva de la Gerencia = % sobre

Línea Base

5. Presupuesto = Nro 3 + Nro 4

EJERCICIO GRUPO
<<10:00->>

1. En base a tu EDT,
estima el costo de c/u y
determina el presupuesto
de tu proyecto
Bajo algunas circunstancias la
línea base del costo puede
modificarse…

● ¿Cuándo?
● ¿Con qué frecuencia?
● ¿Quién aprueba?
Resumen
2. Restricciones 1/3
❏ Todo proyecto tiene restricciones, limitaciones, factores, condiciones,
que deben ser considerados para que el proyecto en su totalidad tenga
éxito. La principal restricción es la satisfacción del cliente.

❏ La triple restricción evoluciona a incluir de manera más completa y

continua al cliente y a los involucrados. El compromiso y los beneficios son
tomados en cuenta en el éxito.

❏ Las 7 restricciones de un proyecto son:

❏ Satisfacción del Cliente, Alcance, Cronograma, Costo, Calidad, Riesgo, Recursos
❏ Esta satisfacción debe cuantificarse y convertirse en requisitos. Mientras
más cercano está el cliente y más retroalimentación se tiene durante la
ejecución, más adaptativo es el proyecto.
2. Restricciones 2/3
❏ El Cliente puede ser interno o externo. El valor se materializa cuando el
cliente consume nuestro producto / servicio. Antes de esto, no se completa
un flujo de valor. Si el cliente es interno, el valor es un beneficio, que
igualmente se materializa cuando es consumido por el beneficiario.

❏ Todas las restricciones de un proyecto pueden y deben medirse. La

satisfacción del cliente se convierte en requerimientos, se entiende al
cliente mediante herramientas como las jornadas (customer journeys) y se
mide con encuesta de NPS.

❏ Alcance es lo que se quiere crear, completar o entregar a los clientes. Se

puede desglosar el trabajo con una estructura rígida (EDT para predictivo)
o con historias de usuario (adaptativo).

❏ Se pueden estimar con varias técnicas que permiten tener un cronograma

para comunicar y establecer/ajustar expectativas.
2. Restricciones 3/3
❏ El presupuesto es una restricción que muchas veces depende del
Patrocinador. Se prefiere tener costos fijos como mantener un equipo de
trabajo e ir generando iniciativas y proyectos (en vez de desbandar al
personal al finalizar. Costos son una restricción que

❏
 2.2 RESTRICCIONES

Lecturas EJERCICIOS
1 Completar el Trabajo Final

1. Detalles del Proyecto 10 puntos

2. Involucrados 10 puntos
2
3. Cronograma de Hitos 10 puntos
3
4. Consideraciones 10 puntos
4

5
6
7

Videos
1. Diseño Centrado en el Cliente Google
2. Recopilar Requerimientos: The Expert