2311520-In-006 Instructivo Pautas Foliación - Copia - Controlada
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DOCUMENTOS DE ARCHIVO
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Los expedientes que van a ser objeto de foliación deben estar reflejados en el Cuadro de
Clasificación Documental, en coherencia con la Tabla de Retención Documental de la
Dependencia.
Todo el contenido de las carpetas debe estar previamente ordenado, lo cual hace
referencia a que reúna la totalidad de los documentos gestionados durante la etapa o
fase activa de tramitación, reflejando fielmente la secuencia y el orden como fueron
gestionados y tramitados los documentos o el expediente mismo.
El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en
consecuencia, corresponde a la fecha más antigua.
Las carpetas deben estar depuradas, esta actividad, consiste en el retiro de duplicados
idénticos, folios en blanco, documentos de apoyo y el reemplazo por fotocopias de los
documentos que se encuentren en papel químico o fax.
En caso de que los documentos estén agrupados con algún tipo de material metálico,
esté, debe ser retirado.
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FOLIACIÓN
Debe realizarse durante la etapa o fase de trámite y antes del cierre por los responsables
de gestionar el expediente.
Debe efectuarse en estricto orden, en forma ascendente, donde el primer documento que
aparece al abrir la carpeta es el que dio inicio al trámite. En consecuencia, tiene la fecha
más antigua, y le corresponde el folio número uno (1).
Antes de foliar, las unidades documentales deben haber pasado por procesos de
ordenación.
La foliación debe realizarse en números arábigos, sin utilizar como complemento letras,
cifras o signos como ' (prima), Bis, B, etc., y a lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
Se debe realizar en el ángulo superior derecho en la cara recta de cada folio, en el mismo
sentido de la lectura del documento.
CRITERIOS RECTORES
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido de la lectura del texto del documento.
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No se debe escribir con trazo fuerte, porque se puede causar daño irreversible al soporte
papel.
No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco, ni las hojas de control de
ingreso de documentos.
Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia
mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es
lo que se denomina referencia cruzada.
Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina
negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el
área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se
consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a
ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas
del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la
hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos
que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada.
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Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará
esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en
caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de
conservación, con excepción de aquellos que se encuentren ya transferidos al archivo
central los cuales se intervendrían con el conocimiento y autorización del Comité Interno
de Archivo.
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones.
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una
función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico,
protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por
contacto.
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Bibliografía:
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