Estándar PRINCE2

 Alcívar Marcos
 Campaña Ximena
 Chávez Mario
 Origen
• Viene de las palabras en inglés “PRojects IN Controlled Environments”, es
un método de gestión de proyectos que cubre la gestión, el control y la
organización de un proyecto.
• Dado que el uso de PRINCE se popularizó y empezó a aplicarse en otros
ámbitos externos a las tecnologías de la información, se publicó PRINCE2 en
1996, como un método de gestión de proyectos estándar.
 TEMÁTICAS

 PRINCE2 define las temáticas como los ámbitos o aspectos

del proyecto que necesitan ser continuamente gestionados
durante todo la vida del proyecto

 Recuerda que las temáticas son actividades que tienen lugar

al inicio del proyecto para configurarlo, y luego para
supervisarlo y mantenerlo a lo largo de toda su vida.

 Las temáticas también deben adaptarse para ajustarse al

proyecto en el que estés trabajando.
 Business Case
Responde preguntas como:

 ¿Por qué estamos realizando este proyecto?

 ¿Cuáles son las razones del negocio?
 ¿Cuáles son los beneficios para la organización?

También describe la forma de definir el Business Case. Además, permite comprobar si existe
un Business Case válido al inicio del proyecto y verificar su validez durante todo el
proyecto.

El propósito de establecer una metodología en la temática Business Case es la de

“establecer un mecanismo para juzgar si el proyecto es (y se mantiene) deseable, viable y
alcanzable” y vale la pena continuar con la inversión.
Organización
Responde las siguientes preguntas:

 ¿Quién es quién en el proyecto?

 ¿Quién patrocina el proyecto?
 ¿Quién es responsable del Business Case?
 ¿Quién representa a los usuarios y proveedores?
 ¿Cuáles son exactamente, los roles que intervienen y sus responsabilidades?
 ¿Quién es el Project Manager o Gerente del Proyecto?
Organización
La temática Organización proporciona información sobre el Equipo de Gestión
del Proyecto, su estructura y responsabilidad. Un proyecto PRINCE2 se basa en
un entorno cliente/proveedor.
De una parte está el cliente, quien especificará los resultados y probablemente
quien pague por el proyecto. Por la otra parte están los proveedores, quienes
proveerán los recursos, realizarán el trabajo y entregarán los resultados.
PRINCE2 afirma que un Equipo de Gestión de Proyectos exitoso debería:

 Contar con la representación de usuarios, proveedores y del negocio.

 Tener responsabilidades definidas para dirigir, supervisar y entregar el
proyecto.
 Tener una estrategia efectiva para gestionar los flujos de comunicación
hacia y desde las partes interesadas.
Calidad
Responde las preguntas:
 ¿Qué nivel de calidad deben tener los productos al final del proyecto para
ser usados correctamente como era la intención, o en otras palabras, ser
aptos para su uso?
 ¿Qué podemos hacer para verificar la calidad durante el proyecto y
asegurar que cumple con el nivel requerido?
Esta temática ayuda a hacer patente los requerimientos de calidad. El
enfoque de calidad de PRINCE2 se basa en los productos: pregunta por el nivel
de calidad esperado cada producto del proyecto, y luego lo documenta en
la Descripción de Producto.
El propósito de la temática Calidad es definir e implementar un sistema para
crear, y verificar que los productos son aptos para su uso. Por lo tanto, la
temática Calidad define el enfoque determinado por PRINCE2 para asegurar
que los productos creados durante el proyecto alcanzarán las expectativas y
que los productos finales podrán ser utilizar como se pretendía.
Planes
Esta temática responde preguntas del tipo:
 ¿Cómo confeccionamos los productos del proyecto?
 ¿Cuáles serán las etapas involucradas?
 ¿Cómo realizar la planificación basada en productos?
 ¿Qué nivel de calidad debe alcanzarse?
 ¿Cuánto costará?
 ¿Cuál es el nivel de detalle requerido para cada plan?
 ¿Quién de la organización se encuentra involucrado y cuál es su
responsabilidad?
 ¿Cuándo serán realizadas ciertas cosas?
 ¿Quién necesita recibir una copia de los planes?
Planes
 Un Plan PRINCE2 no es solo un diagrama de Gantt, sino que es mucho más
exhaustivo: es un documento que describe cómo, cuándo y quién logrará
un determinado objetivo o grupo de objetivos. Estos objetivos incluyen los
productos del proyecto, tiempos, costos, calidad y beneficios. Un plan
contiene una gran cantidad de texto que permite explicar qué sucederá.
 El Plan de Proyecto se actualiza al finalizar cada etapa para mostrar qué
se ha hecho, los productos realizados hasta aquí, y el plan para la
siguiente etapa. El Plan de Proyecto muestra una imagen actualizada del
estado del proyecto que puede ser comparado con el Plan de Proyecto
original para verificar cuán bien se desempeña respecto del original.
 PRINCE2 establece 3 niveles de planes: a) Plan de Proyecto, éste es un
plan de alto nivel y en la mayoría de los casos es utilizado por la Junta de
Proyecto, b) el Plan de Fase, éste es un plan utilizado por el Project
Manager de Proyecto para el día a día, y c) el Plan del Equipo, que es
utilizado por el Jefe de Equipo.
Riesgos
Esta temática ayuda a descubrir la siguiente información:
 ¿Cuáles son los riesgos?
 ¿Y si los riesgos ocurren, que sucede?
 ¿Cómo pueden identificarse, analizarse y documentarse los riesgos?
 ¿Cómo puede reducirse la posibilidad de que ocurran los riesgos?
 ¿Cómo gestionar y supervisar los riesgos durante el proyecto?
Tienes que considerar que Riesgo puede llegar a tener impacto en los
objetivos del proyecto, no en el proyecto en sí mismo. En otras palabras, el
riesgo puede afectar en aquello que el proyecto pretende alcanzar.
La Gestión del Riesgo hace referencia a la metodología que se utiliza para
identificar y evaluar los riesgos. Además, también hace referencia a la
planificación y la respuesta a éstos riesgos. El documento de Estrategia de
Gestión del Riesgo describe las técnicas específicas para la Gestión del Riesgo.
Cambios
Ésta temática trata con la pregunta:
 “¿Cuál es impacto de ésta cuestión?”
Por consiguiente, ésta temática describe:
1) Como se pueden evaluar estas cuestiones y solicitudes,
2) Como actuar sobre las mismas, y
3) Como gestionarlas. La clave está en comprender que todas estas
cuestiones y cambios pueden tener un impacto directo en el Plan de
Proyecto original, y por ello deben ser correctamente tratado. Todos los
proyectos necesitan un buen enfoque de la Gestión de Cambios y
Cuestiones para poder identificarlos, evaluarlos y controlarlos.
La temática de Cambios además cubre la Gestión de la Configuración.
Cada proyecto requiere de un Sistema de Gestión de la Configuración, que
se encarga de seguir a los productos, cuestiones y cambios.
Cambios
El documento de Estrategia de Gestión de la Configuración describe
cómo serán manejados los cambios y cuestiones en el proyecto.
Responde a preguntas como:
 ¿Cómo deberían ser planificados, identificados, controlados y
verificados los productos?
 ¿Cómo deberían ser manejados los cambios y las cuestiones?
 ¿Qué herramientas se utilizarán (ej.: SharePoint, Niku Clarity, Shared
Drive)?
 ¿Qué información debe mantenerse para cada proyecto? (ej.:
Descripción de Producto, Ficha de un Elemento de Configuración,
etc.)
 Progreso
Aborda las siguientes cuestiones:
 Como se controlará el proyecto.
 Cuando se realizará la presentación de informes.
 Donde estamos ahora en comparación con el plan, y
 ¿Es el proyecto aún viable?
El propósito de la temática de Progreso se puede explicar en tres partes:
 Establecer cómo monitorear y comparar los logros actuales respecto de
aquellos que han sido planificados.
 Proporcionar un pronóstico de los objetivos del proyecto y de la viabilidad
continua del proyecto.
 Ser capaces de controlar cualquier desviación inaceptable.
PROCESOS
Proceso es un conjunto estructurado de actividades diseñadas para lograr
un resultado específico. Se requiere de unas Actividades para transformar los
INPUTS en Productos con ayuda de unas Técnicas y unos Roles y
Responsabilidades definidos.
 Importancia de colores

Cada uno de los procesos de PRINCE2 tiene un objetivo específico.

1. Puesta en Marcha
2. Dirección de un Proyecto
3. Inicio de un Proyecto
4. Control de una Fase
5. Gestión de la Entrega de Productos
6. Gestión de los Límites de Fase
7. Cierre de un proyecto
Visión General de los 7 Procesos

1. Puesta en Marcha de un
Proyecto

Es responsabilidad del Project

Manager y el Ejecutivo. También se
conoce como proceso de pre-
proyecto, en referencia al hecho
de que se produce antes de que
comience el proyecto en sí mismo.
Se establecen las razones para
llevar a cabo el proyecto, se asigna
el Equipo del Proyecto y se crea un
Plan de Fase para la Fase de Inicio.
Visión General de los 7 Procesos

2. Dirección de un Proyecto

Es responsabilidad de la Junta de
Proyecto autoriza las etapas del
proyecto gestionándolo de
manera general por medio de la
Gestión por Excepción. Este
proceso comienza al terminar el
proceso de Puesta en Marcha y se
mantiene hasta que el proyecto
concluye.
Visión General de los 7 Procesos

3. Inicio de un Proyecto

Se definen el Producto del Proyecto y

la calidad, se establece la línea de
tiempo del proyecto, los costos y el
análisis de riesgos, se comprometen los
recursos necesarios, y se prepara la DIP
(Documentación de Inicio del
Proyecto). Se crea el Plan de
Proyecto y se perfecciona y finaliza
el Business Case.
Visión General de los 7 Procesos

4. Control de una Fase

En esta fase el Project
Manager realiza la mayor parte
de su trabajo. Se encarga de
asignar y controlar el trabajo,
tomar las acciones correctivas
necesarias, observar los cambios,
y comunicarse con las partes
interesadas, lo que incluye
presentar informes. Llevará a
cabo cada una de las
actividades tantas veces como
sea necesario hasta completar la
actual fase de entrega.
 Visión General de los 7 Procesos

5. Gestión de la Entrega de Productos

Se producen los productos planificados. Este proceso es responsabilidad del Team Manager.
En este punto se ejecutan los Paquetes de Trabajo, se crean los productos y el trabajo se
completa. El Team Manager recibe los Paquetes de Trabajo del Project Manager, y se le
devuelve un “producto” completo y “probados”.

 Aceptar un Paquete de Trabajo: el Team Manager acepta el paquete de trabajo del

Project Manager y luego confecciona el Plan del Equipo para gestionar la entrega de
productos.
 Ejecutar un Paquete de Trabajo: el equipo produce los productos, solicita las verificaciones
de calidad, obtiene las aprobaciones e informa al Project Manager utilizando el Informe
del Punto de Control.
 Entregar un Paquete de Trabajo: entregar las pruebas que demuestran que los productos
están completos. Esto incluye que el Registro de Calidad está actualizado, que las
aprobaciones están realizadas, que los productos se entregan como se describió en el
documento de Gestión de la Configuración y que se ha notificado al Project Manager.
Visión General de los 7 Procesos

6. Gestión de los Límites de Fase

Tiene dos funciones principales:
(1) informar sobre el desempeño
de la fase actual y (2), planificar
la fase siguiente. La Junta de
Proyecto puede comprobar
cómo fue la fase actual respecto
a lo planificado a través del Plan
de Fase. Se evalúa la fase actual
y se elabora el plan para la fase
siguiente. Tanto como el Informe
al Final de la Fase y el Plan de
Fase de la siguiente fase se
remiten a la Junta de Proyecto.
Visión General de los 7 Procesos

7. Cierre de un Proyecto
Abarca todo el trabajo de concluir el
proyecto, y es la última parte de la
última fase del proyecto. Existen
actividades para cerrar el proyecto:
Informe al Final de Proyecto, Archivo
sobre las Lecciones y el Testimonios
Documentales de Aceptación.
El producto de este proceso será la
base para que la Junta de
Proyecto confirme el cierre del
proyecto.
 Ciclo de Vida del Proyecto

 FASE: Pre-Proyecto
¿Qué sucede antes de que el proyecto empiece? En este punto el proyecto todavía
no ha comenzado.
 Ciclo de Vida del Proyecto

 FASE: Inicio
Esta es la primera fase de un proyecto y las actividades a desarrollar al inicio del
proyecto están determinadas en el proceso de Inicio de un Proyecto.
 Ciclo de Vida del Proyecto
 FASE: Próxima Fase o Fases siguientes a la Fase de Inicio
El Project Manager es responsable de la gestión diaria del proyecto en base a una
gestión de etapa a etapa (fase por fase), e informa a la Junta de Proyecto.
 Ciclo de Vida del Proyecto
 Fase de entrega Final
El Project Manager aceptará y recibirá la aprobación de los últimos productos que se
producirán, y se centrará en el desmantelamiento del proyecto.
Conclusiones

 PRINCE2 posee características similares a otros estándares de

Gestión de Proyectos, como PMBOK, al igual que este, se
caracteriza por la presencia de procesos y temáticas para una
mejor administración y gestión de proyectos.

 El alineamiento de PRINCE2 se acopla a la normativa ISO 21500,

en un mayor grado que su herramienta similar PMBOK; por ende,
el conocimiento en esta es base suficiente para la aplicación de
PRINCE2 y viceversa.

 Su aplicación se ha expandido de un estándar local, a un

estándar global debido a su gran popularidad y aplicaciones en
otros ámbitos externos a las tecnologías de información.
Referencias

 López. (20 de diciembre de 2014). eoi.s. Recuperado el 10 de

mayo de 2019, de
https://www.eoi.es/blogs/mcalidadon/2014/12/20/prince2-otra-
metodologia-para-la-gestion-de-proyectos/

 Netmind. (24 de marzo de 2014). Recuperado el 10 de mayo de

2019, de https://www.netmind.es/knowledge-center/principales-
beneficios-de-utilizar-prince2/

 Prince2 Wiki. (03 de noviembre de 2016). Recuperado el 10 de

mayo de 2019, de http://es.prince2.wiki/Procesos