PRESUPUESTO DE VENTAS

Lic. Adm. Roger Robert Torres Reyes

 PRESUPUESTO DE VENTAS

Un presupuesto de ventas es un plan de ventas

financiero que describe la manera en que se deben
ubicar los recursos y esfuerzos de ventas para lograr el
pronóstico de ventas. Los pronósticos de ventas y los
presupuestos de ventas son herramientas de planeación
interrelacionadas e interdependientes que requieren
una coordinación muy cercana con otras actividades de
marketing.
 El presupuesto de ventas implica
estimar futuros niveles de ingresos y
Presupuesto gastos de ventas y , en
de ventas consecuencia, las contribuciones de
utilidades que hace la función de
ventas.
 El resultado de presupuestar las ventas se
ve en dos documentos :
 Presupuesto de ventas y el
 Presupuesto de gastos de ventas.
El resultado El primero de ellos comienza con el
de pronostico de ventas en el cual se
presupuestar proyectan los futuros volúmenes de
las ventas
ventas, luego se preparan los objetivos de
utilidades.
El Presupuesto de gastos de ventas
muestra los gastos necesarios para
alcanzar los objetivos de utilidades.
 El presupuesto es una tarea clave en
administración de ventas y exige el
compromiso del gerente de ventas,
su comprensión, del proceso de
TAREA CLAVE elaboración y de la razón de hacerlo.
El Gerente debe conocer los tipos de
gastos en que debe incurrirse antes
y después e la venta, al igual que las
utilidades que generan las ventas.
 Evaluar el impacto financiero
potencial en cambios de ventas y
Evaluar el marketing, involucra el proceso de
impacto
financiero
elaboración del presupuesto.
potencial La utilidades solo se pueden lograrse
sobre una base continua si se
orientan en forma planeada.
 TIPOS DE PRESUPUESTOS
Un Presupuesto es un documento formal en el cual se
detallan las actividades financieras que pretenden
realizar una firma y sus consecuencias en le flujo de caja
de efectivo. Es un programa autorizado y detallado para
la acción que convierte una decisión táctica en dinero
constante y sonante.
El presupuesto de ventas es un proceso que conduce a
varios presupuestos diferentes, los cuales pueden
clasificarse de varias maneras.
 Distribución de costos de ventas
Un prerrequisito esencial para elaborar un presupuesto
de ventas exitoso es contar con un Sistema de
contabilidad capaz de separar costos e ingresos , de
manera que puedan distribuirse hacia productos,
pedidos , clientes, territorios o periodos.
• Costos fijos : Incluido cambie o no las ventas
• Costos Variables : Cambian con el nivel de ventas
• Costos semivariables : Cambian proporcional de
acuerdo a las ventas.
 Principales Categorías de costos de ventas
1.- Ventas : D.- Garantía
A.- Compensación E.- Devoluciones
B.- Gastos de Representación 4.- Servicio
C.- Seminarios clientes potenciales A.- Entrenamiento Distribuidor y cliente
D.- Descuentos y concesiones B.- Asesoría técnica
2.- Promoción : 5.- Apoyo
A.- Concesiones de publicidad A.- Reclutamiento y selección
cooperativa B.- Entrenamiento y desarrollo
B.- Catálogos, folletos, lista de precios C.- Reuniones de ventas
C.- Ferias exhibiciones D.- Servicio al cliente
D.- Muestras,modelos,presentaciones E.- Suministro de piezas de repuesto
E.- Medios y materiales de ventas 6.- Administración
F.- Concursos y convenios A.- Gastos de oficina
3.- Cumplimiento B.- Gastos de teléfono y correo
A.- Empaque y despacho
B.- Facturación
C.- Credito
 Propósitos de un presupuesto de ventas

Los presupuestos de ventas sirven para tres

propósitos principales:
1. Planeación,
2. Coordinación y
3. Control de las actividades de ventas.
 Para lograr las metas y objetivos del departamento
de ventas, los gerentes de ventas deben delinear las
tareas esenciales de ventas y estimar sus costos. De
este modo, el fijar presupuestos es una clase de
PLANEACION planeación de utilidades debido a que es un plan
operacional expresado en términos financieros y
diseñado para proporcionar una guía de acción
tendiente al logro de los objetivos de la empresa. A
pesar de que el periodo típico de un presupuesto es
un año, el presupuesto de corto alcance puede
cubrir periodos de seis o incluso de tres meses.
 Para obtener resultados con sinergia de una mezcla de
marketing coordinada, los presupuestos de ventas
necesitan integrarse muy estrechamente con los
presupuestos de otras funciones de marketing. Ya que la
venta personal es sólo un elemento en la mezcla
COORDINACION
promocional, el presupuesto promocional debe ubicarse
de acuerdo con las tareas que se asignan a cada
elemento. El presupuesto de ventas debe reflejar una
asignación bien pensada de recursos y esfuerzos
destinados para satisfacer las metas y objetivos del
departamento de ventas. A menos que exista una mezcla
complementaria de herramientas en la mezcla
promocional, los fondos presupuestados no se utilizarán
de forma eficiente.
 Los presupuestos de ventas también proporcionan
estándares financieros para evaluar resultados reales
CONTROL contra cifras que se presupuestaron. Cualquier diferencia
es una desviación del presupuesto. Las desviaciones
favorables indican áreas en las que el gerente de ventas
podría reducir presupuestos futuros, en tanto que las
desviaciones desfavorables revelan costos no anticipados
que requieren análisis y acciones correctivas.
 Presupuestos flexibles de ventas
Para superar la rigidez de los presupuestos tradicionales de ventas, que limitan
a los gerentes de ventas al análisis del desempeño financiero después de los
hechos, se pueden desarrollar presupuestos flexibles. Los presupuestos
flexibles utilizan costos estándar (basados en registros pasados o en opiniones
gerenciales) para diferentes pronósticos de utilidades. Los presupuestos
flexibles permitan al gerente monitorear de forma continua el desempeño
financiero en términos de proporciones de costos estándar. Por ejemplo, el
costo estándar de materiales promocionales (folletos, material para
exhibiciones, cupones, promociones y otros), puede ser de 15 centavos de
dólar por cada dólar de venta, o una proporción de 0.15.
Después de seis meses se gastaron 63 000 dólares en materiales
promocionales mientras que se obtuvieron 360 000 dólares en utilidades y el
gerente de ventas nota que la proporción aumentó a 0.115.
 Presupuestos base cero
En muchas organizaciones es práctica común acolchonar la
solicitud de presupuesto al seguir dos reglas no escritas: pide más
de lo que necesitas y gasta todo lo que recibas. Los gerentes de
ventas subordinados temen que les puedan quitar los excedentes
de presupuesto en el futuro. A menudo se cae en muchos gastos
inútiles al final del periodo de presupuesto cuando los gerentes
bregan para gastar el resto del presupuesto que les asignaron.
Bajo ese pensamiento, el proceso de desarrollar un presupuesto
se convierte en algo superficial, pues las cantidades
correspondientes a la inflación se añaden rutinariamente al gasto
total del año anterior incluso antes de hacerse ajustes para
cambiar los esfuerzos de ventas generales.
 La preparación del presupuesto anual de ventas
El presupuesto de ventas debería verse desde un punto de vista favorable como una
oportunidad para planear utilidades en tanto que los recursos que se necesitan para
obtener ventas proyectadas se aseguran o al menos solicitan. El presupuesto ofrece
importantes ventajas al departamento de ventas ya que:
 Asegura un enfoque sistemático para distribuir recursos (humanos, materiales y
financieros).
 Desarrollar la sensibilidad de la gerencia de ventas hacia la utilización redituable de
recursos.
 Crear conciencia de la necesidad de coordinar los esfuerzos de venta con otros
segmentos de la empresa.
 Establecer estándares para medir el desempeño de la organización de ventas y sus
subdivisiones.
 Involucra a toda la empresa en el proceso de utilidades-planeación, ya que cada
subdivisión debe someter una propuesta de presupuesto.
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO DE VENTAS

1.- ANALISIS DE LA SITUACION

2.- IDENTIFICACION DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES
3.- ELABORACION DEL PRONOSTICO DE VENTAS
4.- FORMULACION DE LOS OBJETIVOS DE VENTAS
5.- DETERMINACION DE LAS TAREAS DE VENTAS
6.- ESPECIFICACION DE LOS RECURSOS NECESARIOS
7.- REALIZACION DE LAS PROYECCIONES
8.- PRESENTACION Y REVISION
9.- MODIFICACION Y CORRECCION
10. APROBACION DEL PRESUPUESTO
 Se tiene que conocer los hechos ,
un vistazo a la magnitud de las
Análisis de la Situación
diferencias presentadas en el
pasado entre las cifras
presupuestadas y las cifras reales
y establecer razones de estas
diferencias
 Los problemas y oportunidades
que se presentan en la
administración de ventas surgen
del análisis de la situación, estas
Identificación de
amenazas y desafíos potenciales
Problemas y
oportunidades y reales tienen que evaluarse y
dirigirse a determinar que
probabilidad tienen que ocurrir y
cual será la gravedad de su
impacto.
 El pronostico de ventas que surge
es una mezcla de la imagen
Elaboración del pronostico ampliada que ha suministrado el
de ventas sistema de información del
marketing y los estimativos
hechos por los vendedores.
 Una vez que se ha desarrollado el
pronostico de ventas , los
vendedores deben conocer
cuales metas buscar y cuales
Formulación de los
objetivos de ventas objetivos lograr. Estos objetivos
de ventas deben desarrollarse de
manera satisfactoria, que de a los
individuos afectados la
oportunidad de participar y ser
escuchados
 Los Gerentes y los vendedores
tienen que llevar a cabo una
Determinación de las amplia gama de actividades de
tareas ventas que va desde el
reclutamiento hasta la evaluación
y desde la consecución de
clientes potenciales hasta servicio
postventa.
 Es determinar los recursos
Especificación de los necesarios que se necesitaran
recursos necesarios para implementar las actividades
proyectadas y lograra los
objetivos deseados
 En este nivel pueden reunirse los
Realización de las objetivos , las tareas y los
proyecciones recursos de ventas en un todo
coherente. Las estradas y
peticiones de las diferentes
unidades de la función de ventas
se unen e integran en un paquete
completo.
 La gerencia de ventas tiene que
presentar y defender su
propuesta de presupuesto ante la
Presentación y revisión
gerencia general. Tiene que
justificar su solicitud basada en el
argumento de fondos
insuficientes , para competir con
otras partes de la organización.
 La gerencia de ventas puede
ajustar las metas y los
presupuestos de ventas como
Modificación y corrección
reflejo de su evaluación de las
necesidades de la corporación y
del verdadero potencial del
mercado.
 Permite que la administración de
ventas actué cuando entra en
vigor el nuevo periodo de
planeación.
Aprobación del La distribución de las cantidades
presupuesto aprobadas para tareas especificas
queda implícita en la
autorización.
La cifras del presupuesto se
comparan con las cifras reales a
intervalos regulares, de igual
manera las desviaciones.
 LA ÉTICA EN EL PRESUPUESTO DE VENTAS:
GANAR LA BATALLA PRESUPUESTAL
El fin del año presupuestal se acerca rápidamente y parece que por segundo año
consecutivo, se terminará su presupuesto. Para empeorar las cosas, su contraparte en
la región del oeste medio de nuevo acertó en su presupuesto. El gerente de ventas de
esa región siempre ha sido algo como un rival suyo. Su región no sólo es líder eterna en
la compañia, sino que también se encuentra en un punto muy bajo en gastos de ventas.
Un día, en una reunión de ventas de la compañia, usted accidentalmente lo escucha
hablar por teléfono con su secretaria. De acuerdo con esta conversación, parece que
una de las razones por las que la región oeste medio cumple cada año con su
presupuesto es porque el gerente de ventas con frecuencia pide "prestado" el tiempo
de otros departamentos para que le ayuden con sus clientes. En lugar de contratar
personal eventual, como usted generalmente lo hace, él simplemente consigue a
alguien que le ayude. Al usar ese personal que no se carga a su presupuesto, obtiene
esa cantidad extra de dinero que se queda en su cuenta.