ASISTENTE

ADMINISTRATIVO
JORGE LUIS MAYOR SANCHEZ
Abogado por la Pontificia Universidad Católica del Perú
Doctorando en Derecho del Trabajo por la Universidad de
Salamanca – España
Maestría con mención en Derecho Procesal por la Escuela de
Postgrado de la Pontificia Universidad Católica del Perú
Maestría con en Política Jurisdiccional por la Escuela de
Postgrado de la Pontificia Universidad Católica del Perú
Maestría en Derecho de la Empresa con mención en Gestión
Empresarial por la Escuela de Postgrado de la Pontificia
Universidad Católica del Perú

Ciudad de Ayacucho, lunes 05 de julio de 2021

  ¿Que es un Asistente Administrativo?

La profesión de Asistente Administrativo está

orientado a realizar actividades elementales en
centros privados y/o públicos del país, sus
funciones principales están relacionadas con el
trabajo de oficina.
 FUNCIONES DE UN ASISTENTE
ADMINSTRATIVO
 Entre las funciones básicas de un Asistente administrativo están:

- Recepción de documentos.
- Atender llamadas telefónicas.
- Atender visitas.
- Archivo de documentos.
- Cálculos elementales.
- Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
- Estar al día de la tramitación de expedientes.
- Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y
de reuniones.
- Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones
Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
- Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina,
desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores
personales y los programas informáticos que conllevan.
CARACTERISTICAS DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

- Discreto, maneja informaciones confidenciales e

importante
- Apoyo en el departamento de contabilidad,
ELABORACION de cheques, entrega de cheques y
otros.
- Tratar en forma cortes al personal de la Institución y
pública en general.
 HISTORIA.
Abre sus puertas al servicio público en el año de 1987 e instala la
primera línea telefónica privada en Pasacaballos bajo el número 6685393.
En 1988 Se da inicio a la época del dinero plástico a través de la
instalación y puesta en marcha de un Conavitel
En el 2001 Se incrementa la Sistematización a través de la empresa
Development System, y se construye el correo electrónico
[email protected] por medio del cual se reciben ordenes de compras
y solicitudes de oferta, por parte de industriales y proveedores.
En el año 2004 Amplía su gama de servicios con especial toque de
Proyección Social como punto de pago de Surtigás, Aguacar y
Electrocosta.
La FERRETERIA ALEMANA, logra ser reconocida en Cartagena por su
destacada organización y buen surtido.
2004 Recibe pagos por Data fono aunque con un poco de dificultad por
deficiencias de la línea telefónica.
Compra el espacio www.ferreteriaalemana.com.co como preparación
a la página Web.

En el año 2007 se celebra el Aniversario por sus veinte (20) años de

servicios.

Actualmente y con 27 años en el mercado trabajamos en unión con la

FUNDACION MADRE HERLINDA MOISES con diversos proyectos de
índole social para el beneficio de la comunidad de Pasacaballos y
varios pueblos de la Bahía.
 MISION
La Ferretería Alemana Pasacaballos, es una empresa comercial en el
campo de materiales para la construcción y ferretería en general, que
atiende necesidades de vecinos, contratistas e industriales,
generándoles bienestar y desarrollo.

La calidad del servicio que se presta, sumada a la amplia gama de

insumos en el área que se desempeña, le permite ampliar cada día su
cobertura de atención en forma eficiente, eficaz y oportuna,
satisfaciendo así, la población, la cercana industria y los contratistas
que laboran en la prestigiosa “Zona de Mamonal”.
VISION
FERRETERIA ALEMANA, es una empresa comercial, su proyección
futurista la muestra con excelente organización, disponibilidad y
accesibilidad mediata e inmediata a sus instalaciones, para responder
a las necesidades en el campo de: asesoría, atención y suministro de
materiales para la construcción y ferretería en general, según las
especificaciones técnicas y estándares de calidad, recientemente
registrados y dirigidos a la industria; con certificación reconocida y
requerida en los evidentes procesos de globalización
 ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y CONTABLE
TIEMPO DE SERVICIO
FUNCIONES
Contestar llamadas, llevar registro actualizado de los proveedores y
clientes tanto nacionales como internacionales. Llevar agenda al día
de los diversos proyectos socio-economicos que llevan a cabo la
ferretería y la fundación.
Es la encargada de las conciliaciones bancarias, elabora y realiza
seguimiento de flujos de caja, elaboración, análisis y control de
estados financieros, liquidación de nomina y es la encargada de
elaborar informes financieros de los proyectos ejecutado en la
ferretería y la fundación.
Inicio como practicante y al año de estar allí firmo contrato como
Asistente Administrativo y Contable, con el paso de los años después
de haberse ganado la confianza de sus superiores pasa a ser la
Administradora de los diversos proyectos alternando esta actividad
con su trabajo como Asistente Administrativo en la Ferretería.
 IDENTIFICACIÓN
 NOMBRE DEL PUESTO: Asistente Administrativo
 PERFIL DEL PUESTO: Lo que establece el profesiograma
vigente.
 CLAVE DE COBRO: A03803, A03804.
 UBICACIÓN
 FÍSICA: Jefatura de Sector, Supervisión Escolar o Plantel de
Educación Primaria, según corresponda.
 ADMINISTRATIVA: Jefatura de Sector, Supervisión Escolar o
Plantel de Educación Primaria, según corresponda.
 ÁMBITO DE OPERACIÓN: Oficinas de Jefatura de Sector,
Supervisión Escolar o Plantel de Educación Primaria, según
corresponda.
 RELACIÓN DE AUTORIDAD
 AUTORIDAD INMEDIATA: Jefe de Sector, Supervisor o Director
del
Plantel, según corresponda.
 PERSONAL A SU CARGO: Ninguno.
 PROPÓSITO DEL PUESTO
 Proporcionar los servicios de apoyo administrativo para el
funcionamiento de la instancia o plantel de su adscripción de
FUNCIONES:
 1. Participar al inicio del ciclo escolar, en la integración
del Consejo Técnico Escolar a efecto de fortalecer el
trabajo académico, la comunicación y el
funcionamiento integral de la comunidad educativa.
 2. Participar en las comisiones de trabajo que se le
confieran, conforme al Programa Anual de Trabajo de
su área de adscripción
 3. Conocer y cumplir con el Reglamento para el
Gobierno y Funcionamiento de las Escuelas de
Educación Básica del Gobierno Peruano.
 4. Promover los fundamentos filosóficos y educativos
que sustenta la Constitución Política del Perú.
 5. Cumplir la normatividad vigente en materia
educativa y administrativa.
 6. Participar en el establecimiento y desarrollo de la
comunidad de aprendizaje.
 7. Integrarse y participar en los organismos
colegiados escolares de acuerdo a la norma vigente.
 8. Cumplir con el calendario laboral.
 9. Cumplir con el horario de trabajo de acuerdo a las
horas laborales que se le hayan asignado en el área de
su adscripción, de acuerdo a su nombramiento.
 10. Participar en las acciones promovidas por el Consejo
de Participación Social de acuerdo a su adscripción y a la
normatividad vigente.
 11. Promover el reciclado de materiales en la realización
de sus actividades en beneficio del medio ambiente.
 12. Cumplir las disposiciones y procedimientos vigentes
que regulen la actividad administrativa.
 13. Recibir, sistematizar y distribuir la documentación
oficial de su área de adscripción.
 14. Preparar y entregar oportunamente la papelería y
documentos que le sean solicitados por su autoridad
inmediata superior.
 15. Redactar y digitar la documentación propia de su
competencia, de acuerdo a las indicaciones de su
autoridad inmediata superior.
 16. Organizar, archivar y dar seguimiento a los
documentos y expedientes, proporcionando los informes
solicitados por la autoridad inmediata superior.
 17. Resguardar el equipo y material de oficina que le sea asignado
para el desempeño de su labor y en su caso, reportar el deterioro
y faltante del mismo.
 18. Mantener su área de trabajo en condiciones higiénicas y buen
estado.
 19. Llevar el registro de citas y reuniones de su autoridad
inmediata superior
 20. Atender los dispositivos de comunicación disponibles para el
funcionamiento del área de su adscripción, entregando la
información recibida a su autoridad inmediata superior.
 21. Coadyuvar en la elaboración del Plan Escolar de Desarrollo
Educativo del plantel, así como en la ejecución de los Programas
Anuales de Trabajo en las acciones que se relacionen con su área
de competencia.
 22. Proporcionar la información solicitada por los integrantes de la
comunidad educativa siendo autorizada por la autoridad inmediata
superior.
 23. Apoyar la organización y realización de reuniones y eventos
institucionales, en el ámbito de su competencia.
 24. Registrar su asistencia en cada centro educativo de su
adscripción, de acuerdo al procedimiento establecido en el plantel.
 25. Desarrollar las demás funciones que le sean conferidas por su
autoridad inmediata superior con base en la normatividad vigente.
 RESPONSABILIDADES
1. Mantener y propiciar una comunicación permanente
con todos los integrantes de la comunidad escolar y
con las autoridades superiores.
2. Conservar y custodiar la documentación oficial que le
corresponda para evitar que sea objeto de usos
ilegales, manteniéndola actualizada y disponible.
3. Permanecer en el plantel en el horario previsto por
su nombramiento.
4. Informar a la autoridad inmediata superior de los
hechos irregulares y trascendentes acontecidos en la
escuela de su adscripción.
5. Cumplir con las demás funciones que le sean
conferidas por su autoridad inmediata superior con
base en la normatividad vigente.
 EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
La persona dentro de una organización encargada de realizar o ejecutar
tramites respectivos a la administración de la misma, cumpliendo con las
normas establecidas dentro y fuera de la organización como radicación de
cartas, facturas. Tiene la capacidad de organizar el medio laboral para
lograr mayor eficacia. Participa en la creación de proyectos y su ejecución.

PRESENTEMOS LAS FUNCIONES DE ESTOS ASISTENTES

ADMINISTRATIVOS
COORDINACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Ejecuta procesos tales como elaboración de presupuestos, realiza pagos a
proveedores, administración de contratos para su ejecución presentando
respectivo informe acerca de los resultados de su gestión.
Prepara reportes de rutina e informa a los trabajadores y publico de la
organización sobre las regulaciones y noticias en general generando una
comunicación organizacional.
 TRAMITE DE DOCUMENTOS
Se encarga de recopilar organizar y archivar documentos de tipo
administrativo como solicitudes, licencias, cartas, formularios,
requisiciones de manera puede ser manual o computarizada
cualquiera de las dos el tiene la capacidad.
Tiene la capacidad de expedir licencias incapacidades permisos
contratos y cualquier otro documento.
APOYO A RECURSOS HUMANOS
Tramitar verificar y solicitar información personal a los
trabajadores de la organización tales como selección referencias
entre otros.
Participar y apoyar procesos de tipo comercial organizacional,
selección y reclutamiento de personal, todos los eventos que
puedan ayudar de manera positiva a la empresa como hacerse
conocer, generar alianzas estratégicas con otras empresas.
 EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO PRESENTA LAS
SIGUIENTES CAPACIDADES
DIGITACION
El Asistente Administrativo como parte funcional de una
empresa debe saber como desenvolverse en diferentes sistemas
de información, debe saber como manejar estos sistemas sean
manuales o computarizados, de esa manera poder utilizarlos en
el momento pertinente para mayor eficacia.
ORDEN Y ESTRUCTURA
A través de la practica de sus funciones el asistente poco a poco
adquiere habilidad para poder organizar varios tipos de
documentos, sabiéndolos clasificar. La clasificación es un gran
ejercicio mental que ayudara al asistente no solo mientras
labore como asistente sino en el resto de su vida laboral y
personal.
 RELACIONES PUBLICAS
El asistente administrativo en relaciones públicas es su cotidianidad al
coordinar procesos administrativos tendrá trato con diferentes actores de
la relación empresarial como clientes, proveedores, trabajadores y
directivos. Con cada persona dependiendo del cargo que tenga sabrá
utilizar ciertas palabras y así podrá desenvolverse en cualquier ámbito que
se le pueda presentar en el futuro.
EL TIEMPO Y SU MANEJO
El asistente estará sujeto a varios oficios dentro de los cuales debe
optimizar su tiempo de la mejor manera para poder ser cada día mas
productivo y lograr eficiencia.
HABILIDADES INFORMATICAS
El asistente en su ambiente de trabajo va a tener que manejar varias
herramientas informáticas y electrónicas como PC’S, impresoras, tabletas
y demás elementos de la oficina, pro eso es necesario que el asistente siga
su propio proceso de contextualización en cuanto a estas herramientas
para estar siempre actualizado en cuanto a estas tecnologías.
 EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
1. Asistente Administrativo es una persona natural.
2. Un Asistente Administrativo, esta encargado de realizar
actividades ya sea en una agencia público o privado.
3. Funciones: a) Archivo de documentos. b) Recepción de
documentos. c) Atender llamadas. d) Atender Visitas. e)
Cálculos elementales. f) Informar sobre todo lo referente al
departamento del que depende Tramitar expedientes
pendientes. g) Actualizar agenda telefónicas. h) Actualizar
agendas de direcciones. i) Actualizar agendas de reuniones.
4. a) Realizar las actividades de asistencia que le sean
requeridas por el Director General de Industria. b)
Elaboración de informes y trámites de expedientes. c)
Mantener el archivo de la información al día.d) Buena
redacción de documentos. e) Excelente facilidad de
comunicación y trato cordial. f) Asegurar la confidencialidad
de las informaciones institucionales en todo nivel. g)
Capacidad para trabajar bajo presión.
5. Líder Emprendedor. Creativo. Responsable. Honesto. Libre.
Pensador. Tener sentido de pertenencia. Amor por si mismo y
por sus compañeros. Comprometido Innovador
6. Compromiso con nuestro trabajo. Responsabilidad a la hora
de cumplir con nuestras obligaciones. Disciplina y un buen
comportamiento con la empresa. Orden y buena organización.
Equidad y justicia en los convenios establecidos. Iniciativa ante
todas las cosas.
7. Responsabilidad. Puntualidad. Lealtad. Solidaridad.
Profesionalismo.
8. Profesionalismo: Es un término aceptado por muchos, pero
con toda honestidad demostrada por un número mucho menor
de personas.
9. Responsabilidad: Los empleados que recién ingresan al
trabajo tienen cierta responsabilidad hacia la empresa y
sociedad en general. Por lo tanto; los empleados aparte de los
requisitos requeridos por el puesto deben contar también con
integridad, compromiso, ética y trabajo en equipo.
Puntualidad: Todo el equipo debe llegar puntualmente a la Oficina y
desempeñar su trabajo en el tiempo que se le ha asignado. La
puntualidad en la Oficina es una de las cualidades que más se
toman en cuenta para evaluar la responsabilidad del Oficinista y
futuro Asistente Administrativo.
9. Lealtad: Siempre debe mostrarse leales entre sí, dentro de las
relaciones éticas en su labor, absteniéndose de decir o hacer algo
que pueda ser motivo de molestias o prejuicios. Estos no indican
que debemos permanecer inmutables antes situaciones que
consideremos incorrectas sin hacer al menos una crítica
constructiva.
Solidaridad: Siempre debe estar atento un trabajador ante las
necesidades de cualquier otro compañero, esto da fe que el trabajo
que se está haciendo sea en equipo. El trabajo de oficina no es una
tarea individual sino una actividad de equipo.
10. En el Sector Bancario, Empresas Publicas y Privadas. En el
comercio; y En el sector salud.
11. El Lenguaje y la Comunicación. La Gramática y la Ortografía. La
12. El lenguaje y la Comunicación: El comercio en general requiere
para su funcionamiento muchas comunicaciones escritas. La
Habilidad para comunicarse con los demás depende de la habilidad
que se tenga para leer, escribir, hablar y escuchar. Es muy importante
el hábito de la buena lectura en todas las personas, pues la persona
que lee por lo general sabe escribir. La Gramática y la Ortografía. El
conocimiento de las reglas elementales de la gramática castellana de
las palabras. Los errores y además, afectan la reputación de una
empresa y pueden llegar hasta poner en peligro un negocio. La
Caligrafía. Una letra legible es indispensable para el empleado de
oficina, especialmente para el que aspira a llegar a auxiliar de
contabilidad y quieras asegurarte de un futuro emprendedor. Además,
las anotaciones y bosquejos, los números y los formularios que hay
que llenar a menudo, son ejemplos de la caligrafiar en el comercio.
13. http://abell069.blogspot.com/2006/08/asistente-administrativo.htmlhttp://
tec.nologia.com/wp-content/uploads/2009/01/boligrafo-camara-espia.jpghttp://
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http://www.radiofeyalegriaeducom.net/pdf/MD-3er-S2-PracticasdeOficina.pdfhttp://
www.scribd.com/doc/6960980/Las-21-Cualidades-Indispensable-de-un-Lider-John-
Maxwell
 MUCHAS GRACIAS
Jorge Luis Mayor Sánchez
Abogado por la Pontificia Universidad
Católica del Perú
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