COMPRAS

UNIDAD
1
 DIFERENCIAS ENTRE APROVISIONAMIENTOS Y
COMPRAS
Aprovisionamiento Compras
Predecir las necesidades. Buscar proveedores
competitivos.
Minimizar la inversión en Adquirir los materiales con la
stocks. calidad
necesaria.
Gestionar los stocks al menor Conseguir la mejor relación
coste calidadprecio.
posible.
Establecer un sistema de Encontrar los suministros a
información tiempo,
eficiente del inventario. para que estén disponibles
cuando se
necesitan.
🞅 Las palabras clave del aprovisionamiento son <coste>,
<calidad> y <plazos>. Por eso, las compras se deben
programar en coordinación con los objetivos y estrategias
de otras áreas funcionales de la empresa; es decir, se
deben tener en cuenta:
🞅 Los presupuestos elaborados en el departamento financiero.

🞅 Las necesidades de materia prima y servicios del

departamento de
producción.

🞅 Los cálculos realizados por los responsables del

inventario, o las existencias del almacén.

🞅 Las ventas previstas por el responsable del departamento

comercial.
🞅 Como vimos , una de las funciones logísticas del
aprovisionamiento consiste en <adquirir los materiales necesarios
para la elaboración o comercialización de los productos >, pero estas
actividades las realiza el departamento de compras.

🞅 Para ello, dentro de la organización de la empresa se establece

una conexión para que fluya información eficiente entre
unas secciones o áreas y otras, pues todos los empleados tienen
que trabajar para alcanzar la meta establecida en la compañía.
EL departamento comercial (ventas y marketing) envía
información al departamento técnico (fabricación) sobre
los productos que más se venden, tendencias de la moda,
estrategias de la competencia, etc.; de esta forma el
departamento técnico fabrica según la previsión de
ventas.
🞅 Cuando el centro de fabricación necesita materias primas o
cualquier otro complemento, se envía una hoja de solicitud
al almacén y este suministra al centro de producción.

Pero, cuando el almacén de materias primas y otros

aprovisionamientos carece de existencias, manda la hoja de
solicitud al departamento de compras. Al mismo tiempo este debe
consultar al departamento financiero los recursos disponibles, para
negociar con el proveedor la forma y los plazos de pago.
🞅 Cuando el almacén de productos terminados carece de
existencias, solicita más productos al centro de fabricación.
El almacén tiene que gestionar el inventario de productos
fabricados para hacer frente a la demanda de los clientes o
las solicitudes de otros almacenes de distribución.
 DEPARTAMENTO DE
COMPRAS: FUNCIONES Y
OBJETIVOS

🞅 El departamento de compras se encarga de adquirir productos

y de contratar los servicios necesarios para el buen
funcionamiento de la empresa; también realiza las gestiones
necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los
inventarios.
Las principales funciones del
departamento de compras son:

🞅 Recibir las solicitudes de los artículos y materiales

que se deben adquirir, buscar a los proveedores y
gestionar las compras.

🞅 Analizar las tendencias del mercado,

anticipándose a los cambios de precios, modas, nuevos
productos o las técnicas utilizadas en las empresas de la
competencia.
🞅 Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo un seguimiento de los
pedidos y los métodos de almacenamiento utilizados en la
empresa.

🞅 Mantener con los proveedores relaciones eficientes para

obtener rápidamente el producto solicitado y aprovechar las
facilidades concedidas en el pago o en los gastos de
transporte.

🞅 Buscar soluciones para mejorar los costes y actuar en

coordinación
con los otros departamentos de la empresa.
 Objetivos del departamento de
compras

Los principales objetivos del departamento de compras son:

🞅 Buscar proveedores competitivos. Consiste en localizar

fuentes de suministro que ofrezcan ventajas para nuestros
productos. La característica principal es operar con el proveedor
apropiado, que nos facilite los materiales de mejor calidad y
asegure el plazo de entrega.
🞅 Adquirir materiales con la calidad adecuada. El departamento de
compras debe asegurar la satisfacción tanto del cliente interno
(fabricación) como del externo (empresa intermediaria o
consumidor final).

🞅 Conseguir la mejor relación calidad-precio. Cuando la calidad

es el criterio principal de elección, se ha de negociar con el
proveedor las facilidades de pago o el transporte, para intentar
disminuir el coste global de adquisición'
🞅 Obtener suministros a tiempo,JustinTime, es decir, que los
proveedores sirvan los pedidos en función de la demanda. Para
ello, el plazo de recepción ha de ser el oportuno para que los
materiales estén disponibles cuando se necesiten.
🞅 Encontrar materiales estándar. El departamento de compras debe
estudiar las tendencias del mercado; así, la empresa obtiene
información sobre los materiales estándar que existen y los
puede conseguir a un coste más bajo que si los compra
diseñados a medida.

🞅 Colaborar con otras áreas de la empresa. El departamento de

compras debe intercambiar información con otras áreas o
secciones para fabricar productos de calidad y competitivos.
 Recursos Humanos del
departamento de compras

🞅 Cuando la dirección de la empresa decide sobre el personal que se

necesita en el departamento de compras, lo realiza en función de
factores como el tamaño de la compañía y las actividades
asignadas a esta sección. Generalmente, el personal de compras
se encuentra formado por el jefe de compras y un equipo de
compradores que actúan bajo sus órdenes.
🞅 El jefe de compras se encarga de la organización, coordinación y
control de todas las actividades relacionadas con la gestión del
servicio a su cargo, cuyas funciones son:

🞅 Fijar los objetivos que se deben conseguir en cada período y

confeccionar el presupuesto con la información obtenida del
departamento financiero y las necesidades de producción y
otras secciones de la empresa.

🞅 Organizar las actividades de su departamento para que se

realicen de forma eficaz y eficiente, y controlar el grado de
consecución de los objetivos establecidos, aplicando las medidas
correctoras adecuadas.
🞅 Recibir los boletines de solicitud de material, buscar las fuentes de
suministros que mejor se adapten a las necesidades de la
empresa y evaluar las ofertas eligiendo a los proveedores y
suministradores más adecuados.

🞅 Comunicar las compras realizadas y transferir al

departamento de administración la documentación
(pedidos, albaranes, facturas, etc.) para su tramitación y
archivo.
🞅 Informar sobre los cambios que puedan afectar a la calidad, los precios o
la continuidad del servicio y controlar que los proveedores cumplan
las fechas de entrega.

Los compradores son los responsables de contratar los materiales y

servicios necesarios para la empresa, y dependen del jefe de
compras. Su función consiste en conseguir una buena operación,
ser eficaces a la hora de negociar con el proveedor y defender los
intereses de la empresa.
Proceso de compras

🞅 La compra es un proceso complejo que va más allá de la

negociación y del trabajo burocrático. El personal de este
departamento recibe las solicitudes de los materiales
que se necesitan, busca y selecciona a los proveedores
que los fabrican o venden, compara las ofertas
recibidas, negocia la compra y realiza las gestiones
necesarias (embalajes, transporte, rutas...) para que
los productos adquiridos lleguen a los inventarios
de la empresa.
 El proceso de compras consta de las
siguientes fases:

🞅 Planificar las compras. Consiste en estudiar las necesidades

de la empresa y buscar fuentes de suministro; es decir, tener
información de los productos que existen en el mercado y estar
preparados antes de que surja la necesidad.

🞅 Analizar las necesidades. El departamento de compras o

aprovisionamiento recibe los boletines de solicitud de
materiales emitidos por fabricación, almacén, ventas,
etcétera., y estudia la prioridad de las peticiones para
tramitar su gestión.
🞅 Solicitar ofertas y presupuesto. Cuando se trata de una compra de alto
coste o se adquiere por primera vez un producto, la solicitud de
ofertas y presupuesto es un requisito obligado para evitar tomar
decisiones que pueden afectar a la economía de la empresa.

🞅 Evaluar las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas,

hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
Para que la evaluación resulte más fiable, evitaremos solicitar un
número excesivo de ofertas o realizar una preselección,
descartando aquellas que incluyan condiciones inadmisibles para
los objetivos de la empresa.
🞅 Seleccionar al proveedor. Los factores que se comparan durante la
fase de selección son el de precio, calidad, plazo de entrega y
pago, además de otras condiciones y garantías de la empresa
que suministrará el producto.

🞅 Negociar las condiciones. Se trata de pactar algunos puntos

de la oferta que pueden ser negociables, como la cantidad
mínima y máxima de la venta establecida por el proveedor,
forma de pago, embalaje, plazo de entrega, servicios posventa,
reposiciones, etcétera.
🞅 Solicitar el pedido. Cuando el comprador y el vendedor han llegado a
un acuerdo, deben formalizar un documento que comprometa a
ambas partes. Este puede ser el contrato de compraventa o un
pedido en firme.

🞅 Realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos. El

seguimiento se hace para verificar que hemos recibido todo el
material solicitado, que se corresponde con las características
detalladas en el pedido y que se ha suministrado a tiempo.
También debemos comprobar que el proveedor mantiene las
condiciones pactadas o los acuerdos que figuran en el
documento, respecto a reposición de suministro o precios.
 Clasificación de las compras

Las compras tienen su origen en las necesidades y estas pueden

ser especiales, anticipadas, temporales, rutinarias o cíclicas. Según
las necesidades podemos establecer la siguiente clasificación:
Compras especiales

🞅 Se producen cuando se deben adquirir bienes de uso,

por ejemplo, máquina, vehículos, mobiliario, etc.; es
decir, no compramos materiales para transformar o
artículos para la venta. La característica general es que la
inversión es grande y la decisión de compra se consulta
con los usuarios del bien. Cuando la empresa necesita
adquirir una máquina para la sección de fabricación, las
decisiones las toman entre el director comercial, un
representante del departamento técnico y otro del
departamento financiero.
Compras anticipadas

🞅 Son las que se realizan antes de que surja la necesidad,

que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es
una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con
ciertas mercancías; el comprador se anticipa a la necesidad
cuando conoce que y cuánto necesitará adquirir en el futuro. Por
ejemplo, antes de iniciar la construcción de una finca de pisos,
podemos conocer aproximadamente los distintos materiales y
las cantidades que necesitaremos.
🞅 También podemos anticipar la compra cuando se
anuncia la subida del precio de un producto; en este
caso se consulta la cantidad máxima y mínima que pueden
estar almacenados y, en función de esta información, se
realiza la compra aunque la venta de dichos artículos no
tenga lugar hasta pasado un tiempo.
Compras estacionales

🞅 Son compras de productos de temporada; su finalidad

es atender la demanda estacionales ciertos artículos. La
previsión se realiza partiendo de las ventas realizadas en el
mismo período del año anterior; calculamos cuánto
necesitaremos y hacemos los pedidos con anticipación. Es
el caso de las librerías que solicitan con anticipación los
libros de textos que venderán a principio del curso escolar
o de los comerciantes que se dedican a productos, como
trajes y equipos de nieve o de playa, juguetes y artículos
navideños
Compras rutinarias

🞅 Son compras de pequeñas cantidades, con entrega

diaria o semanal de mercancía; son característica es
atender las necesidades del <día a día> con una inversión
de bajo riesgo.
EI comprador gestiona el aprovisionamiento estableciendo
unas existencias máximas y mínimas y, antes de llegar al
stock de seguridad, se realiza un pedido rutinario.
 Compras de oportunidad
🞅 Tienen lugar cuando encontramos artículos a precios de
<ganga>. La inversión supone un riesgo, pero, si el resultado es
positivo, dará un beneficio extra. Estas ocasiones se originan
cuando el fabricante se encuentra saturado de ciertas
mercancías, necesita dinero inmediatamente o tiene artículos de
fin de temporada o que dejará de fabricar‘ El comprador, cuando
recibe ofertas de este tipo, tiene que valorar si los productos
cumplen los requisitos que exige el departamento técnico, si son
similares a los que vende su empresa o si se ajustan a la calidad
exigida por los clientes.

🞅 Cuando las mercancías que nos ofrecen no cumplen estos

requisitos, es preferible dejar pasar la oportunidad antes que
arriesgarnos con artículos que no gozan de buena demanda y
que pueden ocasionar problemas Y pérdidas.
Compras de urgencia

🞅 Se realizan para cubrir necesidades urgentes, como la

falta de existencias de unos materiales concretos en el
departamento de fabricación. Otras veces, se recurre a la
compra de urgencia como una solución estratégica para
satisfacer la demanda cuando la empresa debe readaptarse a
cambios rápidos en la moda.

🞅 Generalmente, el proceso de estas compras se realiza de forma

rápida, dado que no se dispone de tiempo para comparar
presupuestos. suelen ser de pequeño volumen y presentan el
inconveniente de no poder obtener descuentos y otras ventajas
que se suelen conceder a los clientes que compran grandes
cantidades'
Búsqueda de proveedores

🞅 El departamento de compras se debe anticipar a las

necesidades de la empresa. Generalmente, el personal
encargado del aprovisionamiento debe planificar las
compras antes de recibir el encargo; es decir, ha de
mantener actualizado un fichero con las empresas cuyos
productos y servicios puedan ser de interés. Los
proveedores potenciales o fuentes de suministro se pueden
encontrar en:
🞅 Guías telefónicas, páginas
web.

🞅 Organismos oficiales.

🞅 Asociaciones empresariales y profesionales.

🞅 Prensa y revistas especializadas.

🞅 Ferias y exposiciones del sector.

🞅 Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en

estas
gestiones.
Para obtener información o
solicitar la compra, los métodos
que más se utilizan son:

🞅 Entrevista con representantes del proveedor. El

comprador se reúne con vendedores o representantes de la
empresa suministradora; de esta forma cuenta con abundantes
registros sobre ventas o existencias y, además, puede consultar
con el personal de producción, ventas o financiero antes de
decidir la compra de un determinado producto.
🞅 Visitar mercados centrales. Estos mercados se encuentran ubicados
en los polígonos industriales de grandes ciudades; son zonas
geográficas que concentran las fábricas de determinados
productos.

🞅 Visitar ferias y exposiciones. Estos eventos ofrecen la

oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se
fabrica o la tecnología más puntera. En los encuentros entre
fabricantes y comerciantes (mayoristas y detallistas) se pueden
adquirir los productos de varios fabricantes y localizar nuevas
fuentes suministradoras.
🞅 Acudir a oficinas de compra. Son centros de venta que
establece el fabricante en una ciudad, cuando la empresa está a
muchos kilómetros y quiere tener una representación en el
mercado central. Los servicios que ofrecen las oficinas de
compra son: información sobre precios y presupuestos,
información sobre cambios o actuaiizaciones en el diseño del
producto; gestión de pedidos y verificación de la entrega.
🞅 Reunirse con importadores mayoristas. Son empresas que,
dentro del país, ofrecen productos de una marca extranjera a
precios razonables. Estos proveedores, normalmente, se ubican
en las grandes ciudades o zonas costeras y venden a
comerciantes y consumidores los artículos que importan del
extranjero.
Solicitud de ofertas y
presupuesto

🞅 La petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso

de compras, es una práctica que realizan las empresas
en los casos siguientes:

🞅 Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo.

La primera vez que necesitamos un artículo debemos
buscar a los proveedores que lo fabrican o venden.
🞅 Cuando no está contenta con los proveedores habituales. La
empresa desea introducir determinados cambios, porque no se
encuentra conforme con los productos suministrados o las
relaciones comerciales.

🞅 Cuando quiere ampliar la cartera de proveedores. La empresa

trabaja con un número limitado de proveedores y quiere mejorar
la gestión comercial o anticiparse a situaciones de
desabastecimiento.
🞅 Cuando recibe publicidad de otra recién instalada. Una empresa
recién instalada suele enviar publicidad a las existentes; cuando
la oferta es de nuestro interés, respondemos y solicitamos más
información.

Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un

trabajo extra, para el personal encargado del mismo, y un coste
económico, debemos enviar solicitud a proveedores cuya respuesta
incluya una oferta de nuestro interés y evitar dirigirnos a los que
puedan denegar nuestra solicitud.
¿Qué información debemos
solicitar?

► 🞅 Una vez confeccionado el listado de los posibles

proveedores, debemos contactar por carta (email) o
personalmente para solicitarles la información que
necesitamos conocer, la cual gira en torno a tres aspectos:
condiciones económicas y técnicas y
servicios posventa.
 Condiciones económicas
🞅 Precio por unidad y por lotes.

🞅 Descuentos y su aplicación.

🞅 Gastos de envases y embalajes.

🞅 Costes de transporte y seguro.

🞅 Forma de pago.

🞅 Recargo por aplazamiento del

pago.
Bibliografía

🞅 Gestión Logística y Comercial

M. José
Escudero