Sesion 2 - Planificacion Integracion y Alcance
Sesion 2 - Planificacion Integracion y Alcance
Sesion 2 - Planificacion Integracion y Alcance
MANAGEMENT
Procesos de la
Dirección de proyectos I
Semana 02
Grupo de Procesos de
Planificación
Gestión de la Integración y del Alcance
Agenda
– Grupo de Procesos de Planificación
– 4. Gestión de la Integración del Proyecto
– 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
– 5. Gestión del Alcance del Proyecto
– 5.1 Planificar la Gestión del Alcance
– 5.2 Recopilar Requisitos
– 5.3 Definir el Alcance
– 5.4 Crear la EDT
4
Grupo de procesos - Interrelación
5
Grupo de procesos de planificación
• Actividades del grupo Planificación
– Se establece el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la
línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos.
– Desarrolla el Plan de Dirección del Proyecto (PDP) y los documentos del proyecto que se
utilizarán para llevarlo a cabo.
– La naturaleza de los proyectos generan ciclos de retroalimentación repetidos que
permiten un análisis adicional.
– Incorporación progresiva de detalles al PDP es llamado “planificación gradual”, para
indicar que la planificación y documentación son procesos repetitivos y continuos.
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Áreas de Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
Conocimiento
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre
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Agenda
– Grupo de Procesos de Planificación
– 4. Gestión de la Integración del Proyecto
– 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
– 5. Gestión del Alcance del Proyecto
– 5.1 Planificar la Gestión del Alcance
– 5.2 Recopilar Requisitos
– 5.3 Definir el Alcance
– 5.4 Crear la EDT
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4. Gestión de la Integración
• Área de conocimiento que incluye los procesos y actividades para identificar,
definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de
gestión de proyectos dentro de los Grupos de Procesos del Proyecto.
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4. Gestión de la Integración
Cualquiera sea el motivo
por el cual la organización
decide llevar a cabo un
proyecto, para que el
mismo sea exitoso, será
muy importante tener un
Director de Proyecto
(Project Manager) con
una buena visión de
conjunto de todas las
partes del mismo.
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Agenda
– Grupo de Procesos de Planificación
– 4. Gestión de la Integración del Proyecto
– 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
– 5. Gestión del Alcance del Proyecto
– 5.1 Planificar la Gestión del Alcance
– 5.2 Recopilar Requisitos
– 5.3 Definir el Alcance
– 5.4 Crear la EDT
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4.2 Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto
• Es el proceso que consiste en documentar las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar los
planes subsidiarios.
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4.2 Mapa del proceso
Juicio de Técnicas de
Acta de expertos Facilitación
Constitución del
Proyecto
Factores
Plan de Dirección
Ambientales de la
del Proyecto
Empresa
Activos de los
Procesos de la
Organización
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13
• 4.2 Herramientas y Técnicas
– Juicio de Expertos
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• 4.2 Salidas
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¿Qué obtengo al final del proceso?
Plan para la dirección del proyecto: Este plan del proyecto integra todos los planes del resto de las áreas
del conocimiento y suele incluir lo siguiente:
Ciclo de vida del proyecto
Procesos a utilizar en cada fase del proyecto
Herramientas y técnicas a utilizar
Cómo se ejecutará y controlará el trabajo
Plan de gestión de cambios
Cómo se realizará la gestión de la configuración
Líneas base: alcance, tiempo y costo.
Registro de riesgos
TODOS LOS PLANES: alcance, requisitos, tiempo, costo, calidad, mejora de procesos, recursos
humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, e interesados.
El plan para la dirección del proyecto es el motivo por el cual existen los
¡Recordar! DP y este solo se modifica mediante los procesos de control de cambios
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• Pregunta tipo examen PMP
El acta de constitución del proyecto para la elaboración de un vino súper
premium acaba de ser firmado por un prestigioso productor de vinos. Este
documento ha sido formalmente aceptado por el director del proyecto y
su equipo de trabajo, quiénes también han firmado el documento. En el
acta de constitución hay una descripción del lugar donde va a
desarrollarse el proyecto como así también limitaciones de costo y
tiempo. Estas descripciones del acta de constitución son:
a) Supuestos
b) Plan estratégico
c) Compromiso formal de los interesados
d) Restricciones
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Agenda
– Grupo de Procesos de Planificación
– 4. Gestión de la Integración del Proyecto
– 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
– 5. Gestión del Alcance del Proyecto
– 5.1 Planificar la Gestión del Alcance
– 5.2 Recopilar Requisitos
– 5.3 Definir el Alcance
– 5.4 Crear la EDT
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El alcance
Alcance del Proyecto vs. Alcance del producto
Ciclo de Plan de
Operación
vida del negocio
IDEA
Retiro
producto Producto
Ciclo de vida
del proyecto INICIO INTERMEDIO FIN
Acta
Acta Plan
Plan Aceptación
Aceptación
Entregables Aprobación
Requerimientos
de la gestión Requerimientos Baseline
Progreso
del proyecto
Entrega
Especificaciones
Especificaciones
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Procesos de gestión del alcance
5. Gestión del Alcance
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5. Gestión del Alcance
Expectativas
Cliente
Requisitos
El equipo de proyecto define los
entregables necesarios para cumplir
con los requisitos
Entregables
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Agenda
– Grupo de Procesos de Planificación
– 4. Gestión de la Integración del Proyecto
– 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
– 5. Gestión del Alcance del Proyecto
– 5.1 Planificar la Gestión del Alcance
– 5.2 Recopilar Requisitos
– 5.3 Definir el Alcance
– 5.4 Crear la EDT
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5.1 Planificar la Gestión del Alcance
• Es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documenta
cómo se definirá el alcance del proyecto, validado y controlado.
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5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Para iniciar el plan de Gestión del Alcance, el Plan para la
Dirección del Proyecto debe contener:
– Fases o ciclo de vida del proyecto
– Qué procesos y herramientas se van a utilizar en el proyecto
– Cómo se realizará la gestión de la configuración
Planificar la Gestión del Alcance: Mapa del proceso
Juicio de
Reuniones
expertos
Plan de Dirección
del Proyecto
Acta de
Constitución del
Proyecto
Plan de Gestión del
Factores Alcance
Ambientales de la
Empresa
Plan de Gestión de
Activos de los
Requerimientos
Procesos de la
Organización
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• 5.1 Herramientas
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• 5.1 Salidas
– Plan de gestión del alcance del proyecto:
• El plan de gestión del alcance es un documento donde se
definen los procedimientos que se llevarán a cabo para:
– Preparar el enunciado o declaración del alcance
– Crear y aprobar la EDT
– Realizar la validación del alcance
– Procesar y aprobar los cambios en el alcance
32
• 5.1 Salidas
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Ejemplo de formato
– Plan de Gestión de Alcance
Ejemplo de formato
– Plan de Gestión de Requisitos
• Pregunta tipo examen PMP
Durante una reunión del equipo del proyecto, un miembro del equipo
sugiere una mejora para el alcance que va más allá del alcance del acta de
constitución del proyecto. El director del proyecto señala que el equipo
necesita concentrarse en finalizar todo el trabajo y sólo el trabajo
solicitado. Este es un ejemplo de:
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Agenda
– Grupo de Procesos de Planificación
– 4. Gestión de la Integración del Proyecto
– 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
– 5. Gestión del Alcance del Proyecto
– 5.1 Planificar la Gestión del Alcance
– 5.2 Recopilar Requisitos
– 5.3 Definir el Alcance
– 5.4 Crear la EDT
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5.2 Recopilar Requisitos
• Para poder cumplir con los objetivos del proyecto, es necesario definir y
documentar todas las necesidades y expectativas de los interesados
(patrocinador, cliente, etc.).
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5.2 Mapa del proceso
Cuestionarios y
encuestas Observaciones
Plan de Gestión de Prototipos Diagramas de
Benchmarking
Interesados contexto
Análisis de
Documentos
Acta de
Constitución del Documentación de
Proyecto Requisitos
Registro de
Matriz de
Interesados
Rastreabilidad de
Requisitos
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5.2 Recopilar Requisitos
• 5.2 Entradas
– Plan de Gestión de Interesados
• Se utiliza para comprender las necesidades de comunicación y
el nivel de participación de los interesados, a fin de evaluar y
adaptar su participación en las actividades de los requisitos.
– Registro de Interesados
• El registro de interesados se utiliza para identificar a los
interesados que pueden proporcionar información sobre los
requisitos.
• El registro de interesados también captura las principales
necesidades y expectativas de los principales grupos de
interés puede tener para el proyecto.
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5.2 Recopilar Requisitos
• 5.2 Herramientas y Técnicas
– Entrevistas
• Se obtiene información de los interesados a través de un
diálogo directo
• Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontáneas y
registrando las respuestas
• Puede ayudar a identificar y definir las características y
funciones de los entregables esperados del proyecto
– Grupos de Opinión
• Reúnen a los interesados y expertos para conocer su
expectativas con respecto al producto o resultado propuesto
• Un moderador guía al grupo a través de un discusión
interactiva diseñada para ser más conversacional que una
entrevista individual
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5.2 Recopilar Requisitos
• 5.2 Herramientas y Técnicas
– Talleres Facilitados
• Sesiones donde se reúne a los interesados interfuncionales
clave, para definir los requisitos del producto
• Técnica primordial para definir rápidamente los requisitos de
funcionalidad compartida y conciliar las diferencias entre los
interesados
• Permite desarrollar la confianza, fomentar las relaciones y
mejorar las comunicaciones entre los interesados
• Dependiendo de la industria se denominan:
– Software: Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (Joint
Application Development)
– Manufactura: Despliegue de Funciones de Calidad (Quality Function
Deployment)
– Cliente: Opinión del cliente (Voice of Client VOC)
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5.2 Recopilar Requisitos
• 5.2 Herramientas y Técnicas
– Técnicas grupales de creatividad
• Lluvia de ideas
• Técnicas de grupo nominal Proceso de votación Jerarquizar
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5.2 Recopilar Requisitos
• 5.2 Herramientas y Técnicas
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5.2 Recopilar Requisitos
• 5.2 Herramientas y Técnicas
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5.2 Recopilar Requisitos
• 5.2 Herramientas y Técnicas
– Prototipos
• Método para obtener retroalimentación rápida de los requisitos,
generando un modelo operativo del producto esperado antes de
construirlo realmente.
• Permiten a los interesados experimentar con un modelo de su
producto final
• Sustentan el concepto de elaboración gradual debido a que se
usan en ciclos iterativos para construir maquetas modelos.
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5.2 Recopilar Requisitos
• 5.2 Herramientas y Técnicas
– Diagramas de contexto: gráfico que representa los interesados
fuera del sistema y su interrelación con el mismo.
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5.2 Recopilar Requisitos
• 5.2 Salidas
– Documentación de Requisitos
• Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y ser
progresivamente más detallada información sobre los requisitos
que se conoce.
• Antes de formar la línea base, los requisitos deben ser claros
(medibles y comprobables), rastreables, completos, coherentes y
aceptables para los interesados clave.
Lo más dificultoso del proceso recopilar requisitos suele ser entender las
necesidades imprecisas del cliente durante las fases iniciales. Para
mitigar este inconveniente se recomienda:
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Agenda
– Grupo de Procesos de Planificación
– 4. Gestión de la Integración del Proyecto
– 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
– 5. Gestión del Alcance del Proyecto
– 5.1 Planificar la Gestión del Alcance
– 5.2 Recopilar Requisitos
– 5.3 Definir el Alcance
– 5.4 Crear la EDT
52
5.3 Definir el Alcance
• Proceso que consiste en desarrollar una
descripción detallada del proyecto y del
producto.
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5.3 Definir el Alcance
• El enunciado del alcance del proyecto se elabora a partir
de:
Entregables principales
Enunciado del
Supuestos Alcance del
Proyecto
Restricciones
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5.3 Mapa del proceso
Acta de
Constitución del Enunciado
Proyecto (Declaración) del
alcance del
proyecto
Documentación de
Requisitos
ACTUALIZACIONES
Activos de los
Procesos de la
Organización
55
5.3 Definir el Alcance
• 5.3 Herramientas y Técnicas
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5.3 Definir el Alcance
• 5.3 Herramientas y Técnicas
57
5.3 Definir el Alcance
• 5.3 Salidas
PROYECTO
Enunciado del alcance Supuestos del
del proyecto proyecto
Entregables del
PRODUCTO proyecto
Restricciones
Descripción del del proyecto
alcance del
producto
Criterios de Exclusiones del
aceptación del proyecto
producto
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5.3 Definir el Alcance
5.3 Definir el Alcance
Definir el alcance
• Ejemplos:
1. El enunciado del alcance del proyecto es importante porque éste:
a) Proporciona las bases para hacer futuras decisiones del proyecto.
b) Proporciona un breve resumen del proyecto.
c) Aprueba el proyecto para los interesados.
d) Proporciona criterios para medir el costo del proyecto.
• Ejemplos:
• Ejemplos:
5. Las características y funciones de un producto o servicio son
consideradas como ____________, y el trabajo que tiene que
estar hecho para entregar un producto/servicio como la salida del
proyecto es considerada__________
a) Desarrollo del producto, desarrollo del proyecto.
b) Orientadas al Marketing, Orientadas a la Gerencia.
c) Alcance del producto, Alcance del proyecto.
d) Diferenciaciones, un sistema de gerencia.
Agenda
– Grupo de Procesos de Planificación
– 4. Gestión de la Integración del Proyecto
– 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
– 5. Gestión del Alcance del Proyecto
– 5.1 Planificar la Gestión del Alcance
– 5.2 Recopilar Requisitos
– 5.3 Definir el Alcance
– 5.4 Crear la EDT
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5.4 Crear la EDT
• Proceso que consiste en subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y manejables.
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El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT,
denominados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo (Work package) puede ser programado, monitoreado,
controlado y su costo puede ser estimado
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Crear la EDT : Mapa del proceso
Juicio de Descomposición
Enunciado del
expertos
alcance del
proyecto
Documentación de
Línea Base del
Requisitos
Alcance
ACTUALIZACIONES
Factores
Ambientales de la
Empresa
Activos de los
Procesos de la Documentos del Proyecto
Organización
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5.4 Crear la EDT
• 5.4 Herramientas y Técnicas
– Descomposición
• Es la subdivisión del proyecto en componentes más pequeños y
manejables.
• Se divide hasta que el trabajo y entregables definidos a nivel de
Paquetes de Trabajo
• El nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo de la EDT y aquí
el costo y duración de las actividades puede estimarse
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La EDT
Descomposición
jerárquica Está orientado hacia los
entregables
Es una representación del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos
del mismo y crear los productos entregables requeridos. En la EDT no se incluyen tareas, sólo entregables,
sub-entregables y paquetes de trabajo.
Diccionario de la EDT
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5.4 Crear la EDT
• 5.4 Salidas
Personal
Cronograma
Control del Proyecto
EDT
Presupuesto
Diagrama de red
Gestión de Riesgos
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5.4 Crear la EDT
¡La EDT es un elemento clave que conecta al proyecto!
GERENCIA DE PROYECTOS
EDT
COSTO ALCANCE
CRONOGRAMA
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Ejemplo de EDT
Ejemplo de EDT
EDT - Sistema de aeronave militar
Ejemplo de EDT
Ejemplo de EDT
EDT – Desarrollo de Software
5.4 Crear la EDT
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5.4 Crear la EDT
Preguntas tipo examen PMP
1. El proceso de descomposición es una técnica usada para construir un (a).
a) Red de procedencia.
b) Diagrama de método de camino crítico.
c) Análisis de varianza.
d) Estructura de desglose del trabajo (EDT).