22/07/2009 - Galle Enjalbert

Guide dutilisation dOrphe

SOMMAIRE Prts personnels...................................................................................................................................................... 1 Saisie du planning des tournes.............................................................................................................................. 1 Prts aux dpts...................................................................................................................................................... 2 Prt direct ................................................................................................................................................................ 3 Fiches dadhrents de prt direct ............................................................................................................................ 4 Rservations............................................................................................................................................................ 4 OPAC ...................................................................................................................................................................... 5 Recherches catalogue............................................................................................................................................. 5 Fiches exemplaires.................................................................................................................................................. 6 Catalogage .............................................................................................................................................................. 7 Cration dautorits ................................................................................................................................................. 8 Exemplarisation ....................................................................................................................................................... 9 Slections de notices............................................................................................................................................. 10 Gestion des valises et expositions......................................................................................................................... 10 Edition des tiquettes et cotes............................................................................................................................... 10 Edition de listes ..................................................................................................................................................... 11 Gestion des acquisitions : commandes ................................................................................................................. 12 Gestion des acquisitions : rception ...................................................................................................................... 14 Gestion des priodiques ........................................................................................................................................ 14

Prts personnels En tant quagent de la MD31, je douche mes prts dans le module Prts personnels. Cliquer sur le bouton Prts. Dans la fentre qui souvre, saisir son nom. Doucher les codes-barres des documents emprunts. La prolongation des prts peut se faire partir du menu Liste des prts . On accde la liste de ses rservations par le Menu Rsa .

Saisie du planning des tournes Le principe est de relier une fiche dpt une fiche tourne en indiquant une date de passage. Dans le module Prts BDP, menu Fiches : Prt direct : on cherche au nom de la commune desservie puisquil existe une fiche pour chaque lieu de stationnement. Bien renseigner le type PD mensuel ou PD hebdomadaire . Dpts : on cherche au nom de la commune desservie, il existe une fiche par dpt desservi. La recherche avec troncature gauche est possible en commenant la requte par le caractre %. Exemple : %Fousseret permet de trouver Le Fousseret. Lorsque vous modifiez une zone de la fiche dpt, rpondez NON au message qui apparat ( Voulez-vous remplacer toutes les dates de saisie par la date du jour ? ) afin que seul longlet modifi ait la date du jour. Laccs la rubrique Votre compte de lOPAC est possible en saisissant le nom le n de carte du

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dpt, tels quils sont inscrits dans la fiche dpt. Exemple : FENOUILLET.BM et 51006E0070. Tournes : la recherche se fait au nom de la tourne, savoir le nom du 1 point desservi lors de la tourne. Le libell des fiches tournes se prsente sous la forme : - Nom de la commune + CSP Impr. / CSP Son. / CSP Vid. / CSP Mult. : pour les choix sur place. e - Nom de la 1 commune desservie + PDB / PDMusibus / PDMediabus : pour les prts directs biblio, musi et mdiabus. e - Nom de la 1 commune desservie + N / S / E / O / SG : pour les tournes dpts. Rappel : Numros des localisations :
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0 99 pour les localisations de la MD 100 4999 pour les n de dpts 5000 9999 pour les n de lieux de prt direct

Le planning se rentre dans le Menu Fiches / Liens / Dpttourne-dates. Il faut veiller rentrer les dates de tous les changes prvus pour pouvoir les activer. En cas dannulation dun change, il faut aussi penser supprimer la date du planning. Ldition du planning se fait dans le module Editions : Dossier Dpts et PD / dition Calendrier.eta.

Prts aux dpts Lorsque lchange a t prvu, cocher Rel (on coche Complment sil ne sagit que dun complment de prt,). Lorsque vous faites un prt dpt partiel Adultes / Jeunesse tous les 3 mois, il faut se mettre en complment de prt une fois sur deux. Par exemple, prt rel en janvier pour les Adultes, prt complmentaire Jeunesse en mars, prt rel Adultes en juin, etc. sinon les Adultes de janvier passeraient en retard ds juin. Pour un prt de livres, on coche CSP Impr. Attention : on ne prte pas de documents sonores dans un CSP Impr. Par contre, pour les retours, on peut mlanger tous types de supports, de diffrentes provenances. A tout moment, il est possible de consulter le profil documentaire du dpt par rapport ses prts enregistrs : Bouton Profil ou Menu Profil doc. La liste des prts est accessible de ce module dans le menu Liste des prts . Il est possible deffectuer un 1 tri par cote (double-clic sur Cote) affin par un tri par nombre de e e passages (double-clic sur Nbr passages). Le 2 tri conserve le 1 tri. Comment exporter les notices pour le dpt ? Menu Exportation / Panier des documents prts : On coche 995+ pour les dpts qui nont pas Orphe, ou Orphe avec sous-notices pour ceux qui ont Orphe (Quint-Fonsegrives et SteFoy dAigrefeuille). On peut dcocher en interactif pour viter de valider chaque notice. Pour refaire lexportation plusieurs jours aprs, partir du Catalogue :
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Aller dans le Menu Echanges / Exportation / Exportation de notices et documents. Ou bien retourner dans Prts aux dpts en cochant Complment et suivre la mme procdure que celle dcrite plus haut. Comment faire le fichier des retours dun dpt plusieurs jours aprs lenregistrement de ces retours ? Ouvrir le module Editions, le dossier Dpts et PD, lancer en prparation (critres et traitement) ltat Disquette retour par date retour et adh ant.eta , saisir le jour o sest effectu le retour ainsi que le numro de dpt. Dans \\Hd-Med01\Orphee$\Fmp\txt vous trouverez dans le dossier Dpts et PD le fichier des retours envoyer au dpt. Comment exporter un panier de notices pour une bibliothque qui sinformatise ? Avec le bloc-notes, crer un fichier dISBN correspondant aux documents dont la bibliothque souhaite avoir les notices. Dans le Catalogue, menu Echanges / Exportation / Exportation de notices partir dISBN, slectionner le fichier dISBN. Il est possible deffectuer la mme opration en utilisant un fichier dISRC (champ 071 dune notice bibliographique) pour exporter des notices de CD. Comment exporter les notices correspondant un choix effectu sous Multilis ? Suivre la mme procdure que pour un export traditionnel dans le menu Exportation / Panier des documents prts, mais sans indiquer de dates. Gestion des documents perdus ou abms et rembourser : A partir de la liste des prts, cocher les titres rembourser, cliquer sur le bouton Facturer . Ces titres napparatront plus dans la liste des prts. Par contre, ils sont visibles dans la liste des prts perdus / facturer . Cette fonction rajoute une note dans la fiche exemplaire de ces documents indiquant la date de facturation. On peut dailleurs rajouter dans la zone Notes rembours par la BM de . Si le document est retrouv avant la facturation, le statut factur peut tre enlev : cocher le document dans la liste des prts perdus / facturer et cliquer sur Retrouver.

Prt direct A ne pas confondre avec le module Prts individuels rserv aux prts des agents de la MD. Saisir le nom de la tourne (nom de la commune e desservie en 1 sur la tourne) : choisir bibliobus ou musibus et cliquer sur Rel. Confirmer. Ensuite, doucher les codes-barres des lecteurs et des documents. Pour accder la liste des documents emprunts par ladhrent : menu Prts / tous les prts. Lorsquun adhrent nappartient pas cette desserte, on passe en complment de prt de la tourne laquelle il est rattach. Il faut ensuite fermer la fentre du Complment de prt pour revenir la tourne relle. Ne pas oublier de slectionner nouveau bibliobus dans la liste droulante. Comment passer rapidement de la fentre Prts la fentre Retours ? La touche Echap permet de fermer rapidement la fentre Retours pour retomber sur la fentre Prts. A utiliser galement pour changer de lecteur en Prts.

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Fiches dadhrents de prt direct Entrer le nom de lusager ou le n de carte dans la zone prvue cet effet. Sil nexiste pas encore dans la base, cliquer sur Crer pour remplir sa fiche. Pour faire plus vite, il est possible partir dun autre lecteur de cliquer sur Crer similaire et de modifier les champs dinformations personnelles. Pour modifier la fiche : Menu Adhrents / Modifier. Si ce nest pas dj fait, penser bien remplir la zone Loc. savoir le lieu de desserte de rattachement : communes en fin de liste car les n de points de prt direct sont suprieurs 5000. Dans la zone Catgorie (prt), saisir A bibliobus pour un adulte ne venant quau bibliobus, J mdiabus pour un jeune venant la fois au bibliobus et au musibus, etc. Pour laisser un message sur la fiche adhrent : Menu / Messages. Pour crer une fiche famille : A partir de la fiche du responsable de la famille, aller dans le Menu Adhrents / Famille et ajouter des membres (recherches dans le fichier des adhrents ou Crer Similaires pour rcuprer le nom et ladresse du premier lecteur). Lintrt de la fiche Famille consiste nenvoyer les courriers de relance qu une seule personne : pour cela, il faut cocher Reprsentant .

Rservations Accs du module Catalogue partir dune recherche (clic sur le bouton Rservation) ou du module Prt (Menu Rsa, recherche du dpt, puis du document, et Cration). Quand le document rserver est sorti, on fait une rservation en attente sur la notice. Ds quun exemplaire de cette notice est pass en retour, on choisit de l affecter : la rservation sera accepte jusqu une date donne. Si on souhaite rserver un exemplaire bien prcis, on clique sur Demander et on choisit le codebarres du document en question. Une fois affecte , la rservation sera demande , sans prcision de date. Si lexemplaire quon souhaite rserver est disponible, on vrifie dabord quil est en rayon, puis on l affecte en choisissant le code-barres de ce document. Orphe privilgie les documents de la bibliothque de rattachement (Toulouse ou St-Gaudens), mais lorsque tous les exemplaires sont dans lautre bibliothque, il permet la rservation sur un document qui nest pas rattach la bibliothque o lon se trouve. Par exemple, je suis Toulouse. Le document que je veux rserver est uniquement Saint-Gaudens. Cas 1 : il est en prt. Je fais une rservation en attente. Lorsquil rentre dun dpt et est pass en retour, un message propose laffectation. Cas 2 : il est disponible. Je tlphone Saint-Gaudens pour vrifier quil est bien en rayon et demander quil soit mis de ct. Dans Rservation, je slectionne le document et je laffecte. Il passe en situation En transit / Rserv , Bib actuelle = Saint-Gaudens, Bib destinataire = Toulouse. Une fois arriv Toulouse, je passe le document en Retour. Il passe en Situation Rserv . Puis il est prt au dpt rservataire. Une fois que celui-ci le rend Toulouse, un message apparat : A mettre en transit pour Saint-Gaudens. Il passe en Situation En transit . Je le mets de ct pour Saint-Gaudens. Arriv Saint-Gaudens, il doit tre douch en Retour pour rcuprer Saint-Gaudens en bib actuelle et bib destinataire et une Situation Disponible .

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Attention : tout document transitant entre Toulouse et Saint-Gaudens doit tre douch en Retour larrive pour rcuprer les bonnes Bib. Actuelle et Bib. Dest. . Comment rserver tous les exemplaires dun titre dans le but de les piger pour retraitement ? Pour faire une rservation sur une notice et donc sur tous les documents d'un titre, vous devez : - slectionner l'ensemble des exemplaires soit en cochant chaque titre ( partir du Catalogue / Localisation), soit en effectuant un clic droit sur l'en-tte de colonne juste au-dessus des cases cocher (ce qui permet de cocher toutes les cases d'un coup). - cliquer ensuite sur le bouton Rserver / Demander.

OPAC L'accs au catalogue en ligne de la MD31 se fait partir de lextranet. Pour pouvoir lancer une recherche, il faut d'abord s'identifier avec le nom et le n de carte tels qu' ils sont entrs dans la fiche dpt de la bibliothque. Si vous souhaitez y accder, vous devez saisir votre nom de famille, puis votre numro d'adhrent. Exemple pour une BM : "Nom" : VACQUIERS "N carte" : 51493

Recherches catalogue Par dfaut, la recherche est du type Commence par . Possibilit de faire une recherche de type Contient en intgrant % devant les termes de la requte. Exemple : dans longlet Editeurs, une recherche %sud permet de trouver lditeur Actes Sud. Le % peut galement se mettre au milieu dune requte (sans espace). Exemple : %potter%secrets Onglet Support : saisir support. le code du

Onglet Indices : 676 pour la Dewey, 686 pour la Massy. Onglet Autres n : n commercial des documents sonores doucher en 71a. Attention : les recherches Mots titre et Mots notice ne portent que sur le catalogue de la veille ; les notices cres dans la journe ne peuvent tre visualises via les recherches Mots quaprs la mise jour de nuit. Comment faire une recherche croise ? Taper sur F2 : recherche avec critres complmentaires. Une fois la recherche termine, penser Initialiser ou cliquer sur Raz Crit. Comment faire une recherche au numro commercial du document sonore ? Aller dans longlet de recherche accs dfinis . Comment interroger les titres uniformes pour les documents sonores ? Faire une recherche titre et lancer la recherche en tapant sur F5 : les TU apparaissent. Ou bien : taper sur F2 pour saisir un auteur.

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Dans la liste des rsultats : cliquer sur Autres bibs permet de voir les exemplaires de lautre antenne (Toulouse ou Saint-Gaudens).

Fiches exemplaires

Voir Document Fiche Exemplaire dans lintranet. Si le document a fait lobjet dun don, remplir la zone Fonds en choisissant Don dans la liste droulante. Le Menu permet daccder aux modifications des donnes dexemplaires. Valider + vers autres docs permet de rpercuter les modifications sur les autres exemplaires de la notice. Pour pilonner le document, aller dans Menu / Suppression. Cocher Pilon . Rgles dcriture des cotes dans Orphe : - crire sans espace [v1-1] - lindice Dewey est toujours construit avec le point et les espaces obligatoires. Mais il doit se limiter 5 lignes dimpression. - plus despace entre le point et le chiffre qui suit. Ex : E.194 (et non plus E. 194) - pour les tomaisons, plus de point aprs le v . Ex : v1 sans espace et sans . (et non plus v. 1)

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Comment localiser les documents partant la reliure ou au CAT ? Crer un fichier avec les codes-barres des documents partant la reliure dans le Bloc-Notes (Programmes / Accessoires / Bloc-Notes). Ouvrir le Catalogue Orphe. Aller dans Menu Documents / Modifications / Changement de situation : saisir 14 A la couverture ou 15 A la reliure Saint-Luc ou 16 A la reliure Aisne Comment pilonner un chariot de documents ? Ouvrir le Catalogue Orphe. Aller dans Menu Documents / Suppression : doucher les codes-barres des documents pilonner. Cocher Pilon, et non Suppression. Zones Loc. Actuelle et Situation : Quand le document est en prt mais quil est toujours localis la mdiathque, cest quil est prt un agent de la MD. Lors dun prt un dpt, la localisation actuelle indique le nom de ce dpt. Lors dun prt un adhrent du prt direct, la localisation actuelle indique le nom du lieu du prt direct (le nom du lecteur est visible dans Menu / Dernier emprunteur).

Catalogage En passant par une prtablie : Cration. grille

Par copie de notice : Recherche de la notice copier. Clic sur Duplication. Par rcupration de notice : Cliquer sur Rcupration , saisir MD31 dans Signature Cocher Cercle pour Electre, Divers pour Colaco, Moccam - Pour vrifier chaque notice rcupre, cocher mode interactif . Si cette rcupration risque de crer des doublons : Lutilisation du bouton Notice suivante permet de ne pas rcuprer la notice visualise. Remplacer lancienne par la nouvelle crase la notice dj prsente dans la base et rattache les exemplaires dj crs la nouvelle notice. Intgrer la nouvelle rcuprera la notice sans craser celle qui existe dj dans la base. - Pour intgrer toutes les notices dun coup, dcocher mode interactif : Cocher Remplacement automatique crasera une notice dj prsente dans la base. Dcocher Remplacement automatique crera un doublon sil existe dj une notice dans la base. Raccourcis claviers du module Catalogage : F4 pour insrer un champ. F5 pour insrer un sous-champ. F6 pour supprimer un sous-champ. F7 pour supprimer la notice. Toute la ponctuation est gnre par Orphe. Commencer par saisir les auteurs en 700 : ils se marqueront automatiquement en 200. Possibilit de crer des sous-notices pour les compilations et les anthologies : insertion dautant de champs 1200 (2200, 3200) et 1700 (2700, 3700) quil y a de titres dans le document. Une fois valide, la notice peut tre modifie en cliquant sur Modification . Attention : lorsquon insre un nouveau sous-champ, il faut penser repositionner le sous-champ dans le bon ordre. Pour rcuprer la grille de catalogage initiale afin de complter plus facilement la notice, faites Maj + F9 : les champs prdfinis rapparaissent.

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Cration dautorits Dans les notices bibliographiques, les autorits sont saisies dans les champs : 6XX pour les sujets (607 pour les noms gographiques, 606 pour les noms communs) 7XX pour les auteurs (700/701/702 pour les personnes physiques, 710/711/712 pour les collectivits) 5XX pour les titres uniformes. Le n de la notice dautorit correspondante se met en $3 dans la notice bibliographique. Par exemple : 606 $3987654$zGuerre mondiale Dans lUnimarc Autorits, on retrouve : en 250 les vedettes Rameau en 200 les auteurs personnes physiques ; en 210 les auteurs collectivits en 4XX les renvois Voir ; en 5XX les renvois Voir aussi. En recherche Catalogue, on accde la visualisation de la notice dautorit en tapant sur F7. La prsence dun bouton Voir indique quil sagit dune forme rejete. En catalogage, lors de la saisie dun auteur ou dun sujet, une liste apparat : A signifie quil sagit dune autorit ; C dune simple entre dindex ; a de la forme rejete ou associe dune autorit. Si lentre recherche nest pas dans la liste, on peut tendre la recherche en cochant extension autres champs pour pouvoir par exemple utiliser une autorit auteur en autorit sujet. Si on ne trouve toujours pas le terme recherch, Quitter cre une notice dindex, Crer Autorits cre une autorit. Editeurs et collections ne sont pas des autorits. Dans le menu Autorits / Gestion notices dautorits / Gestion des notices : La colonne EP est coche lorsquil sagit dune forme rejete ou associe. Ch. A indique le champ de la notice dautorit o est llment. Ch. C indique le champ de la notice bibliographique o est llment. TA : nombre de termes associs pour cet lment. TR : nombre de formes rejetes pour cet lment. aut : nombre de prsences de llment en tant quauteur dans les notices bibliographiques. Modif Autorit permet de visualiser la notice dautorit. Notices ISBD ou Notices Marc permettent de visualiser la notice bibliographique. Supprimer , uniquement prsent sur les notices dautorit, passe ces notices en lments C . Modif autorit ou Modif liste permettent de modifier llment (F4 pour ajouter un champ, F5 pour insrer une ligne, F6 pour supprimer une ligne). Pour passer un lment C en Autorit : cocher la colonne G et cliquer sur Gnrer Autorit . Le statut dautorit permet principalement de pouvoir rajouter des renvois dans la notice. Comment fusionner ou supprimer des doublons ? 1. Rattacher les notices la bonne autorit : cocher la colonne R de llment quon veut supprimer et cliquer sur Remplacer dans Catalogue , ceci afin de remplacer la forme sans

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renvoi par la forme avec renvoi. Chercher la bonne notice, slectionner, valider. Dcocher Interactif avant de cliquer sur Modifier . 2. Llment supprimer nayant ainsi plus de document rattach (mme si souvent le nombre de notices saffiche toujours), il peut tre supprim. En effet, ce moment-l, l'affichage d'Orphe ne se ractualise. Il faut donc supprimer la forme qu'on a souhait supprimer, mme si des notices bibliographiques semblent encore y tre rattaches, elles se rattacheront ainsi directement la notice d'autorit voulue. Ainsi, si une forme A sont rattachs les renvois et la mme forme A' les notices bibliographiques et que lon remplace A' par A, les notices restent APPAREMMENT lies A' car A' existe toujours dans la base. Il ne faut pas hsiter SUPPRIMER A' car les notices bibliographiques vont automatiquement se rattacher la bonne forme. Pour crer un renvoi, il faut dabord rattacher les notices la bonne autorit, comme indiqu au-dessus, puis crer un 400 dans la notice dautorit. Comment importer des notices dautorits de la BnF / Moccam ? Menu Notices dautorits / Importation notices B.n. Slectionner son fichier de notices rcupres de Moccam ou BN-Opale +. Intgrer.

Exemplarisation

Une fois la notice bibliographique catalogue et valide, le rattachement dun exemplaire cette notice seffectue en cliquant sur Documents . Penser dcocher Incrmentation automatique du numro . e En remplissant la 1 fiche exemplaire, les suivantes seront automatiquement pr-remplies avec les mmes donnes. La saisie de la CS1 et de la section est obligatoire pour pouvoir prter le document. Pour la cote : ne plus mettre de . aprs le v de volume (cela gnre un retour la ligne sur les tiquettes). Noter v 1-2 par exemple. Si le document cataloguer a fait lobjet dun don, remplir la zone Fonds de la fiche Exemplaire en choisissant Don dans la liste droulante. Le bouton Valider + vers autres docs permet de copier lensemble des donnes du 2 rectangle de la fiche dun exemplaire sur les autres exemplaires. Veillez donc ce que les diffrents exemplaires aient la mme destination. Par exemple, si vous souhaitez modifier la cote de lensemble des documents, mais si certains exemplaires de la liste sont en prt permanent, ils risquent de tous passer en prt normal. Comment dcrocher un exemplaire et le rattacher une autre notice bibliographique : Dans le Catalogue, menu Documents / Changement de notice : doucher le document et chercher la nouvelle notice laquelle on va rattacher lexemplaire.
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Slections de notices Pour crer une slection de documents : dans la fentre du catalogue, cliquer sur en bas droite.

Crer la slection. Dans la zone Etat ddition , slectionner, en cliquant sur le petit dossier jaune et en ouvrant le dossier Slection, ldition portant votre nom. Valider la slection et lactiver. A la suite dune recherche, cocher les notices slectionner. Cliquer sur F3 pour les insrer. Pour visualiser la slection, recliquer sur Pour imprimer le contenu du panier, le slectionner, cliquer sur Imprimer, ce qui ouvre le module Editions. Ouvrir ltat ddition portant votre nom et saisir le nom de votre slection dans le critre Nom.

Gestion des valises et expositions Dans le catalogue, commencer par crer une notice pour lexposition ou la valise, saisir : - un titre en 200, - ventuellement un descriptif en 300, - lindication Exposition ou Valise en 983. Dans le catalogue, on peut ensuite faire une recherche au titre indiqu. Le bouton Expo ou Valise qui apparat sur la ligne du rsultat est un raccourci vers la liste des documents rattachs. Comment rattacher cette notice : - des documents ? Chercher un document dans le catalogue : dans la notice dexemplaire, cliquer sur Expo ou Valise . Slectionner dans la liste lexposition ou la valise et Valider. - des objets (tapis) ? A partir du catalogue, positionn sur la notice de lexpo ou de la valise, cliquer sur Insertion doc . Attribuer un code-barres, ne pas tenir compte des section, CS Cocher Expo ou Valise . Slectionner dans la liste lexpo ou la valise et Valider. Noter dans Matriel la description de lobjet, cocher droite et Valider. - des documents par lot ? Dans le catalogue, Menu Documents / Expo-Valise-LS / Ajout dans exposition. Slectionner lexpo. Valider. Saisir en localisation dorigine et en localisation actuelle Expo / valise . Doucher tous les codes-barres des documents rattacher.

Edition des tiquettes et cotes Dans le module Editions, aller dans le menu Choix de ltat / Choix de ltat imprimer. Ouvrir la liste des dossiers en cliquant sur licne 1. Impression des cotes : Ouvrir le dossier Cote et tiquettes Choisir ldition Cote portant votre nom. Cliquer sur Prparation (Critres et traitement) Doucher les codes-barres des documents. Cliquer sur Sauvegarder : enregistrer le fichier de codebarres sur son poste. Cliquer sur Valider.

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A la fin du traitement, cliquer sur Aperu avant impression pour visualiser la planche de cotes et sur Suivante pour voir toutes les pages. Cliquer sur Imprimer. 2. Impression des tiquettes de fiches : Ouvrir le dossier Cote et tiquettes Choisir ldition Etiquette qui porte votre nom. Cliquer sur Prparation (Critres et traitement) Cliquer sur Charger : chercher et slectionner le fichier de codes-barres douchs prcdemment pour limpression des cotes. Cliquer sur Valider. A la fin du traitement, cliquer sur Aperu avant impression pour visualiser la planche de cotes et sur Suivante pour voir toutes les pages. Cliquer sur Imprimer. Pour les albums et les BD, lorsquon veut imprimer 2 cotes par document, dans la fentre Impression, indiquer 2 dans la zone Nombre de copies. Il est possible de ne doucher que le 1 et le dernier code-barres dun charriot si les codes-barres se e e e suivent. On douche alors le 1 CB dans la 1 colonne ( De ) et le dernier dans la 2 colonne ( A ). Pour utiliser des planches dtiquettes dj entames : On saisit dans la zone Numro de dpart le nombre dtiquettes dj utilises + 1. Dans lexemple : 5 est not car 4 tiquettes ont dj t utilises. Pour la disco : ldition dtiquettes des documents emprunts par un dpt non informatis peut se faire en rcuprant les n des codes-barres dans l dition CB.eta / Prparation pour exportation (saisir le dpt et la date du prt). La liste est alors rcuprable dans le Bloc-notes et peut tre recharge dans ldition Etiquette .
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Edition de listes Dans le module Editions, aller dans le menu Choix de ltat / Choix de ltat imprimer. Comment tirer la liste des documents partant la Reliure ? Ouvrir le dossier Bibliographies Slectionner la liste Doc_liste_simple . Cliquer sur Prparation (Critres et traitement) Dans la zone Situation, cocher A la couverture , A la reliure Saint-Luc ou A la reliure Aisne . Cliquer sur Valider. A la fin du traitement, cliquer sur Aperu avant impression pour visualiser la planche de cotes et sur Suivante pour voir toutes les pages. Cliquer sur Imprimer. Comment diter les lettres de rappel pour le prt direct ? Aller dans le module Editions, menu Choix de l'tat / Choix de l'tat imprimer. Ouvrir le dossier "Courriers" et slectionner l'dition "PD 1er rappel" correspondant votre service. Par exemple, "PD 1er rappel Aude" pour les tournes du bibliobus de Toulouse. Cliquer sur Prparation (critres et traitements). Slectionner sur la premire ligne le n de localis ation correspondant au lieu de prt direct (dans les 5000), sur la 2e ligne le type de lecteur (0), sur la 4e ligne le nombre de passage (par exemple, entre 3 et 0 pour les documents en retard trs en retard...). Cliquer sur Aperu avant impression pour voir le rsultat du traitement, ou sur Imprimer pour diter directement les lettres. Il faut joindre au courrier le planning des prts directs tel que celui qui est enregistr dans Q / Secteur livres / Desserte. Pour envoyer un courrier une famille sans crer autant de lettres que de membres de la famille, il faut dabord sassurer que dans les fiches adhrents, la case Reprsentant a bien t coche, puis il convient dajouter dans ltat ddition le filtre Reprsentant famille. Comment tablir une bibliographie partir dOrphe ? Aller dans le menu Editions / dossier Bibliographies

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BIB_Auteur est une bibliographie par auteur, BIB_Sujet une bibliographie thmatique. Faites attention ne pas utiliser la mme dition sur diffrents postes en mme temps, les recherches risquent de se mlanger ! Utilisez donc la bibliographie de votre secteur, par exemple BIB_Auteur_Disco. Il est possible de lancer ldition en cliquant sur Prparation (critres et traitement) : ldition obtenue peut tre enregistre en conservant la mise en page en cliquant sur Impression et en slectionnant PDFCreator dans la liste des imprimantes. Vous pouvez ainsi enregistrer ldition sur votre poste mais vous ne pourrez plus la modifier. Pour la rcuprer dans Word ou Excel et pouvoir ainsi modifier les rsultats (sachant que la mise en page sera alors perdue), suivez les indications ci-dessous. La bibliographie peut tre ralise en croisant diffrents critres : e Il faut dabord saisir le nom de lauteur (pour BIB_Auteur) ou du sujet (pour BIB_Sujet) dans la 1 zone, puis il est possible de filtrer par section, support, localisation, CS1 Comment exporter une dition dans Word ou Excel ? Il faut d'abord crer sur votre poste le raccourci vers le dossier o sont rcupres les ditions exportes. Pour cela, faites un clic droit sur le bureau. Cliquez sur Nouveau, puis Raccourci. Dans le champ vierge, faites un copier-coller du texte suivant : \\Hd-Med01\Orphee$\Fmp\txt . Cliquez sur Suivant. Saisissez un nom pour le raccourci. Cliquez sur Terminer. Cette procdure est dans le FAQ de l'intranet. Slectionner ensuite une dition. Cliquer sur Prparation pour exportation. Ldition est enregistre dans le dossier \\Hd-Med01\Orphee$\Fmp\txt, sous-dossier correspondant au type ddition qui a t lanc. Par exemple, pour une bibliographie, il faut aller chercher le fichier dans le sous-dossier Bibliographies, il porte le nom de l'dition et la date du jour. Vous pouvez alors la couper/coller dans vos dossiers personnels pour ne pas surcharger ces dossiers communs. Le fichier cr .txt peut tre ouvert avec Word ou Excel. Par contre, on ne peut exporter que des donnes brutes, sans mise en page. Les oprations : = implique de saisir une Valeur 1. entre implique de saisir une Valeur 1 et une Valeur 2. F6 permet de supprimer une valeur date.

Gestion des acquisitions : commandes

Comment crer la fiche de son fournisseur ? Les principaux fournisseurs ont t crs, ainsi que les lots et marchs. Vous pouvez les retrouver au nom mme du fournisseur. Par exemple, "Privat Librairie" et non "Librairie Privat". Pour crer une nouvelle fiche, dans le Module Catalogage, Menu Acquisitions / Fournisseurs, cliquer sur Crer. Saisir le nom et ladresse de la librairie. Ne pas saisir la Remise. Une fois la fiche valide, on y retourne pour indiquer le lot et le march associs ce fournisseur (onglet Lots, marchs , cliquer sur F5).

Comment crer une commande ? Les bons de commande sont toujours imprimer sur Electre. Mais lutilisation des commandes dans Orphe permet un meilleur suivi et une rception plus rapide des documents. Aller dans le Menu Acquisitions / Commandes / Cration. Saisir le nom du Fournisseur et le N Cmd qui s e prsente sous la forme suivante : code de la commande/n de la commande . Exemple : FP01 Dans longlet Description, saisir le lot, le march, la bibliothque. Ne pas saisir la remise, ni la TVA. Qt dfaut permet de saisir un nombre dexemplaires par dfaut pour le plus grand nombre de documents. Pour les autres, il faudra revenir sur chacun dentre eux pour modifier le nombre dexemplaires commands.

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Dans longlet Caractristiques, pr-saisir les donnes dexemplaires et cocher Copie des caractristiques de la commande sur lexemplaire . Dans longlet Commande, insrer les titres. Pour cela, 3 possibilits : - Menu Ligne / Cration / Recherche dans le catalogue : dans le catalogue, cocher les titres quon souhaite recommander sur la droite, cliquer sur Commander. - Menu Ligne / Cration / Intgration dun panier : slectionner son fichier de notices. Indiquer MD31 dans la zone Signature et cliquer sur Intgrer. - Menu Ligne / Cration / Catalogage : crer une notice. Elle pourra tre modifie depuis la commande en passant par le menu Notice / Modification notice. On peut toujours ensuite retourner sur le titre modifier en slectionnant sa ligne et en allant dans le menu Ligne / Modification : Onglet Contenu pour modifier le nombre dexemplaires, le prix Onglet Dtails pour modifier les CS Dans longlet Rpartition de la ligne, on peut indiquer le nombre dexemplaires destins Toulouse et Saint-Gaudens. Si lon passe par longlet Caractristiques de la commande pour modifier un CS1 par exemple, le message Voulez-vous appliquer cette modification toutes les lignes de la commande ? apparat : Si oui, lensemble des titres de la commande prend le nouveau CS1 ; si non, seules les nouvelles notices de la commande prendront le nouveau CS1. Cette dernire fonction permet de rcuprer certaines notices avec tel CS1 et dautres notices avec tel autre CS1, afin de rassembler sur une seule commande des acquisitions de divers fonds. De mme, elle permet de rcuprer les notices Electre aux nombres dexemplaires diffrents. Pour cela, dans la panier Electre, cliquer dabord sur la colonne Qt pour classer les documents selon le nombre dexemplaires commands. Puis cocher les notices commandes en un exemplaire. Cliquer sur Exporter et cocher Notices marques . Enregistrer le fichier Dans Orphe, onglet Description , saisir 1 dans la zone Qt dfaut . Importer le fichier Electre. Retourner dans le panier Electre, dselectionner les notices en cliquant sur Aucun , puis cocher les notices commandes en deux exemplaires. Cliquer sur Exporter . Dans Orphe, onglet Description , saisir 2 dans la zone Qt dfaut . Importer le nouveau fichier Electre. Et ainsi de suite jusquau nombre dexemplaires le plus lev. Une fois la commande passe en statut Envoye , il nest plus possible de rajouter de titres : Cocher Envoye et valider la fentre livraison prvue qui apparat. Une fois les titres rceptionns, sil reste des documents non reus et que vous souhaitez solder la commande, pensez transfrer ces titres sur une nouvelle commande avant de la fermer. Si vous fermez directement la commande, les titres seront annuls. Pensez alors avant de cocher Ferme noter les titres en question pour les annuler auprs du libraire. Pour cela, cochez Non recept : saffiche alors la liste des documents non reus que vous pouvez imprimer. En cochant Lignes rsa , ne saffichent que les documents rservs (aller dans le menu Notice / Rservataires pour connatre qui les a rservs). Comment transfrer des titres non reus sur une nouvelle commande ? Dans la commande, cocher les lignes des documents reporter. Aller dans le menu Ligne / Transfert. Crer une nouvelle commande.

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Une fois les titres transfrs et la commande compltement rceptionne, clturer la commande en cochant Ferme .

Comment importer une notice BnF pour craser une notice Electre tout en gardant un champ tel que le rsum ? Lors de la rcupration de Moccam, cliquer sur Fusionner, sans dcocher le mode interactif. Limportation se fait alors notice par notice. Dans la fentre qui souvre, cocher la zone du rsum gauche (notice existante, Electre) et tous les champs droite (nouvelle notice, Moccam).

Gestion des acquisitions : rception Ouvrir le Catalogue : Menu Acquisitions / Commandes / Modif/Emission/Rception/Suppression Rechercher la commande par n de commande. Exemple : FP01 e Vrifier quelle est bien envoye , cest--dire quelle est note E dans la 1 colonne. Cliquer sur Slectionner. Cocher En rception : elle prend le statut R . Rouvrir la commande en cliquant sur Slectionner. Comment rceptionner les documents ? - Menu Rception / par ISBN : Vrifier ltat des documents puis doucher les codes-barres (ISBN) de tous les exemplaires (mme sil y en a plusieurs pour un mme titre). - Autres possibilits ( utiliser lorsque le document na pas dISBN par exemple) : - Menu Rception / Manuelle : Indiquer le nombre dexemplaires reus dans la ligne Reu 1 / colonne Quantit (par dfaut, il se met au nombre dexemplaires commands). Valider. - Menu Rception / Automatique : Cocher les titres reus. Valider.

Comment exemplariser les documents rceptionns ? Cocher un document exemplariser. Taper sur F4 (raccourci de Menu Notice / Insertion doc.). Doucher le code-barres de la MD31. Quand un document a plusieurs exemplaires, on recommence lopration pour chaque exemplaire. Faire bien attention au titre indiqu sur la barre suprieure bleue de la fentre Exemplaire pour viter de rattacher un exemplaire la mauvaise notice. Si cest le cas, pour rattacher le code-barres la bonne notice, ouvrir un autre Catalogue, aller dans le menu Documents / Modifications / Changement de notice, doucher le code-barres et chercher la bonne notice. Une fois la commande compltement rceptionne, cocher Ferme .

Gestion des priodiques Comment crer une collection dans Orphe ? 1. Crer la notice du priodique ou bien la rcuprer dans catalogue de la BnF (Moccam-enligne ou BN-Opale Plus). Les zones remplir obligatoirement sont le 011 (ISSN), le 110 (donnes codes pour les priodiques), 200 (titre), le 210 (diteur, date de publication), le 801 (signature).

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2. Crer la collection : cliquer sur Collections, Cration : Saisir la bibliothque (Toulouse ou Saint-Gaudens), la section ( Imprims adultes ou Imprims jeunesse pour les revues partant dans les bibliobus et certains titres du fonds professionnel, Documents sonores pour les priodiques musicaux, Vido adultes , Multimdia adultes pour les revues dinformatique), la localisation (Imprims, Fonds sonores, Fonds professionnel). Ne pas toucher au Numro . Rajouter lutilisation (prt normal pour les revues prtes aux dpts, prt spcifique pour les revues du fonds professionnel). Indiquer Priodique en Support et le domaine correspondant en CS1, CS2 et CS3. Cocher Code-barres sauf pour les quotidiens qui ne pas bulletins sur Orphe, ainsi que pour certains titres gratuits. Entrer le nom du fournisseur afin de crer sa fiche (socit, adresse, tlphone, mail), et le prix de labonnement. Cliquer sur Abonnement pour saisir le nom de labonnement (titre) et les dates de labonnement en cours. Slectionner la priodicit. Archivage : cocher et indiquer la dure darchivage. Valider. 3. Grer les numros.

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