Contrôle Du Cycle Trésorerie

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Institut Privé de Gestion (IPG) LP 3 ACG/FC 2018 / 2019 Magatte SALL


THEME : Audit & Contrôle de la Trésorerie (Caisse & Banque) Durée : 20h

OBJECTIF

Au terme de ce chapitre, les étudiants doivent être capable de :

 Comprendre les fondements du fonctionnement du cycle Trésorerie

 Avoir les connaissances de base nécessaires pour la mise en place d’un dispositif de contrôle
interne axé sur la Trésorerie

 Disposer des outils nécessaires pour effectuer le contrôle de la Trésorerie

SOMMAIRE DU COURS

- Cycle de trésorerie

- Démarche du contrôle du cycle Trésorerie

- Notion de Contrôle Interne

- Bonnes pratiques

- Contrôle du Cycle Trésorerie

BIBLIOGRAPHIE

Evariste AHOUANGANSI. Audit et révision des comptes. Mondexperts

IFACI/PriceWaterhouseCoopers. Coso - Référentiel intégré de contrôle interne. Eyrolles

Robert Obert/Marie-Pierre Mairesse. Comptabilité Audit. Dunod

Frédéric Bernard/Rémi Gayraud/Laurent Rousseau. Contrôle Interne. MAXIMA

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A. LE CYCLE TRESORERIE

La trésorerie d'une entreprise est définie comme étant l’ensemble des liquidités disponibles en caisse ou en
banque. Elle est calculée sur la base du solde de la caisse, des comptes bancaires.

Exemples d’encaissements : paiements en argent liquide par un client, remises de chèques de clients,
règlements de la part de clients… Les encaissements découlent souvent des ventes qui sont réalisées par
l’entreprise et payées par les clients.

Exemples de décaissements : paiements de charges et frais divers, achat d’actifs, versements. Les
décaissements correspondent typiquement à des règlements que l’entreprise a dû effectuer.

Les valeurs des encaissements et décaissements doivent être inscrites en TTC.

La trésorerie varie au rythme des entrées et des sorties d’argent. Le solde de trésorerie donc peut être :
 Excédentaire : si encaissements > décaissements
 Déficitaire : si encaissements < décaissements
Afin d’optimiser la gestion de l’entreprise, il peut être opportun de placer les excédents éventuels de
trésorerie.

Quelques définitions

Chèque : est un moyen de paiement scriptural utilisant le circuit bancaire. Il est généralement utilisé pour
faire transiter de la monnaie d'un compte bancaire à un autre. Il est émis par une banque et tiré sur une
autre banque. Il contient l’ordre de payer un montant déterminé à la personne dont le nom figure sur le
chèque. Il a une durée de validité de 3 ans et 8 jours.

Chèque barré : C’est un chèque qui comporte deux barres parallèles apposées au recto. Ces barres
peuvent être effectuées par le tireur ou le porteur ou encore la banque peut fournir directement un carnet
de chèques barrés. Il offre une certaine sécurité en cas de perte ou de vol car il est non endossable : seul le
bénéficiaire peut le déposer sur son compte.

Chèque certifié : Un chèque certifié est un chèque sur lequel un banquier à apposer un visa informant que
la provision est disponible. Si elle permet de prévenir l'émission d'un chèque sans provision, cette formalité
offre néanmoins une garantie limitée puisque le blocage de la provision est limitee dans le temps.

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B. DEMARCHE DU CONTRÔLE DU CYCLE TRESORERIE

La démarche de contrôle du cycle trésorerie se calquera sur la démarche de l’audit et se fera en à savoir 4
étapes :

- 1ère étape - Prise de connaissance générale de l’entité : la prise de connaissance permet d’identifier
les risques liés au secteur d’activité de l’entité (banques, grandes distribution…).

- 2ième étape - Appréciation du contrôle interne : le contrôleur du cycle Trésorerie pourra


s’appuyer sur le contrôle interne existant mais il doit auparavant en prendre connaissance et le
vérifier : description du système en place, de ses points forts et de ses points faibles. Les points
forts devront être testés pour vérifier que les procédures décrites sont réellement appliquées.

Cette phase permet de mieux élaborer l’approche du contrôle. L’étendue du programme de travail
est également influencée par l’appréciation du système de contrôle interne de l‘entité.

- 3ième étape - Contrôle de la Trésorerie : Dans phase cette phase, il s’agira de procéder au
contrôle de substance (caisse, banque…). Ce contrôle se fait en mettant en œuvre des techniques
spécifiques. (NB : Voir application pour les techniques)

C. RAPPEL GENERAL SUR LE CONTRÔLE INTERNE

(Confère cours de Contrôle Interne)

D. CONTROLE INTERNE DU CYCLE TRESORERIE

Les flux monétaires bouclent le circuit des valeurs. Les achats ont généré des dettes et les ventes des
créances ; les uns et les autres débouchent sur des flux financiers, respectivement les paiements et les
encaissements. Les flux financiers étant étroitement liés aux cycles des achats et des ventes, les doubles
emplois avec l'examen de ces cycles ne pourront pas toujours être évités.

Le traitement des flux monétaires présente les mêmes caractéristiques que le traitement du mouvement
de marchandises : réception, conservation et émission. Pour les besoins d'un bon contrôle interne, la
fonction caisse devra en toutes circonstances être distincte des fonctions de validation et d'enregistrement.

La différence avec les marchandises réside dans le caractère facilement « transportable » de l'argent (ou
des documents représentatifs de valeur) très souvent anonyme et utilisable par tout un chacun. Des
mesures de contrôle interne particulières sont nécessaires pour éviter des paiements non autorisés, le
transfert tardif ou le détournement des montants reçus.

En raison des risques spécifiques inhérents aux manipulations d'argent liquide ou de documents
représentatifs de valeur, nous distinguerons les flux financiers en espèces et les flux en virements.

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1. Les flux financiers en espèces

a. La fonction de caissier

La fonction de caissier implique la conservation de moyens financiers liés aux recettes et paiements en
liquide. Tant pour l'encaissement que pour tout décaissement, le caissier aura besoin d'une instruction
écrite émanant d'un agent ayant une fonction d’autorisation (validation).

Afin de garantir la tenue soigneuse de la caisse, le caissier devra se conformer à des instructions strictes
concernant l'organisation de sa fonction. Ces directives prévoiront notamment que le caissier :

- ne pourra jamais recevoir de l'argent ni faire des paiements sans instruction écrite d'un agent
dument habilité à cet effet ;

- ne pourra jamais donner personnellement quittance des montants qu'il aura reçus ;

- devra en recevant des chèques vérifier la légitimité/le numéro de la carte bancaire ;

- devra veiller à ce qu'en cas de dépassement du solde maximum de l'encaisse, les montants
excédentaires soient immédiatement versés en compte ;

- enregistrera directement les justificatifs de caisse dans son journal de caisse auxiliaire et apposera
sur les justificatifs la mention « payé » ainsi que la date du paiement ;

- procédera régulièrement et personnellement au relevé de sa caisse.

b. La conservation des moyens financiers

Les mesures de contrôle interne qu'il y a lieu de prévoir en matière de conservation des moyens financiers
portent sur la conservation en lieu sûr de l'argent et la communication d'instructions contraignantes au
gardien (le caissier).

Le caissier est responsable des moyens financiers qui lui ont été confiés ; par principe, on ne lui pardonnera
pas la moindre erreur. La conservation de l'argent se fera dans un coffret ou dans un coffre-fort. Quand
l'encaisse constitue un montant important, on prévoira de préférence un régime d'accès avec deux clefs
distinctes, dont une sera détenue par le caissier et l'autre par un membre de la direction. Les instructions
de caisse portant sur le maximum du solde de caisse sont destinées à limiter les risques de perte,
d'incendie ou de vol. Dès que le plafond ainsi arrêté est dépassé, le caissier versera sans tarder les
excédents à la banque.

Certaines organisations peuvent avoir plus d'un caissier : par exemple, un ou plusieurs caissiers seraient
charges de la fonction de réception (par exemple, dans des magasins), un autre caissier aurait la charge des
paiements (par exemple, la tenue d'une « petite caisse »). Il est important que le caissier reçoive des
instructions à propos des moyens financiers qui sont susceptibles de former son solde de caisse.

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c. La disposition des moyens de caisse

Comme nous l'avons rappelé ci-dessus, le caissier ne peut percevoir ou payer de l'argent que sur la base
d'ordres écrits émanant de personnes autorisées. Cette remarque ne vaut pas seulement à l'égard des
recettes provenant des ventes ou des paiements à des créanciers, elle s'applique également aux
transactions internes, comme par exemple le paiement d'avances au personnel. Ces paiements ne peuvent
en principe s'effectuer que sur la base d'une instruction écrite du service du personnel.

L'ordre écrit de paiements sera le plus souvent la facture signée pour accord, mais on peut aussi avoir un
ordre de paiement spécifique. Ces documents devront être paraphés au moment du paiement, afin d'éviter
les doubles paiements.

En ce qui concerne les recettes, l'accord écrit pour la réception de sommes coïncidera le plus souvent dans
la pratique avec la signature apposée sur la quittance. Pour renforcer le contrôle interne, il est toutefois
recommandé que la fonction de disposition (Autorisation) (qui donne l'accord pour la réception et qui
signe ensuite la réception pour quittance) et la fonction de caissier restent bien distinctes et que la
procédure « accord/réception/quittance » se déroule en trois phases successives.

Par exemple, si l'entreprise a réalisé des ventes au comptant, l'ordre de percevoir tel ou tel montant
devrait émaner du service des ventes. Celui-ci mentionnera cette instruction sur une feuille « ventes de la
journée au comptant », dont une copie sera transmise au service administratif. Ce dernier enregistrera sur
cette base le solde de caisse. Le client se rendra avec son bon de réception chez le caissier et paiera le
montant. Le caissier remettra au client un reçu que celui-ci présentera à son tour au service de vente.
Celui-ci signe alors la quittance ou la facture pour acquit. Sur la base de ce document, le client pourra aller
chercher les marchandises chez le magasinier.

On remarquera que les effets (lettres de change, chèques, chèques-repas, etc) devront être traités, du
point de vue de la technique du contrôle interne, comme de l'argent en espèces. Si de tels effets sont
envoyés également par courrier, la personne chargée d'ouvrir le courrier les enregistrera.

d. La justification de la caisse

En tant que conservateur du « stock » en argent, le caissier est tenu de rendre compte de ses actes. Il doit
veiller à ce que le solde présume présent dans la caisse existe réellement et il devra pouvoir vérifier à tout
instant l'historique du solde de caisse. A cet effet, il tient un brouillard de caisse dans lequel il porte les
mouvements dans l'ordre chronologique. Ce document n'a aucune valeur comptable car les mouvements
de caisse sont enregistrés par le service administratif sur la base des documents de paiement et
d'encaissement qui lui sont transmis par la fonction de validation. Il servira seulement de référence pour la
réconciliation entre le solde réellement présent et le montant tel qu'enregistre dans le brouillard.

Le contrôle sur les sommes effectivement présentes s'effectue au moyen d'un relevé (arrêté ou inventaire)
de caisse effectué par une personne n'intervenant pas dans la gestion de la caisse. Lors du relevé de caisse,
le caissier comptera l'argent présent ainsi que les autres effets et établira un PV. Ce dernier sera signé par
la personne effectuant le contrôle et par le caissier. L'original sera utilisé par le contrôleur (le releveur)
pour la mise en concordance avec le brouillard. Lorsqu'il y a plusieurs caisses, il faut en principe procéder à

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des relevés simultanés pour éviter que des fonds ne puissent être transférés d'une caisse à l'autre entre les
relevés.

2. La circulation de monnaie scripturale

La circulation de la monnaie scripturale se distingue de la circulation d'espèces, d'une part parce qu'il n'y a
pas de conservation physique, et, d'autre part, parce que les recettes/prélèvements sont enregistrés par la
banque, indépendamment de l'entreprise. L'entreprise reçoit régulièrement des extraits de comptes. Pour
chaque extrait, le service financier vérifie la continuité avec l'extrait précédent (numéro et solde). Il vérifie
également si le solde figurant sur l'extrait est en concordance avec le grand-livre.

Le grand-livre est tenu à jour au moyen des extraits de comptes, alors que les comptes individuels clients
et fournisseurs sont tenus à jour au moyen des annexes des extraits (avis de crédit ou de débit détaillés).
La réconciliation régulière des comptes individuels clients et fournisseurs et du solde figurant sur l'extrait
bancaire avec le grand-livre doit garantir l'exactitude et le caractère complet des enregistrements. Dans le
cas où les comptes individuels constituent un seul système intégré avec le grand-livre, les enregistrements
sur des comptes anonymes (autres que les comptes individuels clients ou fournisseurs) devront faire l'objet
de contrôles suffisants.

En ce qui concerne les paiements, nous signalons encore que les ordres de paiement ne peuvent être
signés que sur la base de la facture originale revêtue de la mention du contrôle effectué par le service
financier (concordance avec le bon de commande et de réception). Apres signature de l'ordre de paiement,
le trésorier apposera sur la facture le cachet « payé » pour éviter les doubles paiements. Les paiements
dépassant un certain montant seront signés de préférence par deux personnes. Une instruction écrite
désignera les personnes qui ont pouvoir de disposer des soldes bancaires ainsi que les plafonds autorisés.

E. REFERENTIELS DE RISQUES ET BONNES PRATIQUES

Un référentiel de Contrôle Interne est l'ensemble des informations qui va permettre d'encadrer la
démarche de Contrôle Interne. Ce référentiel est généralement alimenté par :

- L’ensemble des procédures et notes relative à une organisation ;


- La définition des objectifs de I‘organisation, les risques y affèrent, les conséquences associées et les
points de contrôle destinés à prévenir et/ou circonscrire ces risques.

Théoriquement, le référentiel est tenu à jour par les « opérationnels ».

Afin de vous assister dans la rédaction d'un référentiel de Contrôle Interne, plusieurs exemples sont
présentés ci-dessous pour le processus Trésorerie.

1. Organisation

QCI.1 Des délégations de pouvoirs spécifiques ont-elles été formalisées pour les personnes impliquées dans les
opérations de trésorerie ?
QCI.2 Toutes les transactions de trésorerie réalisées sont-elles systématiquement recensées et formellement
encadrées par des délégations de pouvoirs ?

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Risques :
- Pas de processus d'approbation et/ou de contrôle mis en place au sein de la société ;
- Réalisation des transactions de trésorerie de la société par des personnes non autorisées ;
- Cadre de fonctionnement de la Trésorerie mal défini ;
- Contrôle des engagements de la société vis-à-vis de tiers mal défini et/ou pas encadré par des
autorisations formelles.

Bonnes pratiques suggérées : Toutes les personnes impliquées dans la conduite des opérations
financières quotidiennes engageant la société vis-à-vis de tiers doivent être identifiées et recensées au sein
de délégations de pouvoirs internes et externes. Des délégations de pouvoirs organisées et formalisées
permettent de renforcer la sensibilisation et la responsabilisation des personnes habilitées à opérer pour la
société.
Le processus de règlements doit, par exemple, être encadré par des délégations de pouvoirs externes
autorisant un/des délégué/s à procéder aux règlements fournisseurs pour le compte de la société, et ainsi à
signer des moyens de paiement.
Toute délégation de pouvoirs consentie, qu'elle soit interne ou externe, doit tenir compte de limites
financières impliquant une hiérarchie supérieure autorisée en cas de dépassement et doit être organisée en
respectant le principe de séparation des fonctions.
Les délégations de pouvoirs internes et externes doivent faire l'objet de revues, de confirmations et de
mises ajour validées régulièrement, spécifiquement lors de nouvelles nominations impliquant la mise en
place d'un niveau approprié de délégations.

2. Banque

QCI.3 Les transactions réalisées suite aux montants mis en rapprochement sont-elles individualisées, datées et
analysées ?

Risques :
- Impossibilité/difficulté de justifier les soldes en comptabilité et les soldes en banque.

Bonnes pratiques suggérées : Plusieurs principes régissent le suivi des rapprochements bancaires :
- Ne jamais laisser en suspens et non documentés des écarts inexpliqués, notamment s'il s'agit de
faibles montants résultant d'écarts de décimales ;
- Les décaissements non comptabilisés en rapprochement doivent être saisis sur la base de
documents support obtenus de la banque ou du département trésorerie ;
- Aucune prévision de décaissement et/ou d'encaissement ne doit figurer dans les comptes
comptables de banque.

QCI.4 Les réconciliations bancaires sont-elles contrôlées ?


QCI.5 Les réconciliations bancaires sont-elles formellement approuvées ?
QCI.6 Le principe de séparation des fonctions est-il pris en compte dans l'organisation du processus de
réconciliation bancaire : réalisation, contrôle et approbation ?

Risques :

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- Risque de fraude et/ou de détournement pas suffisamment circonscrit.

Bonnes pratiques suggérées : Afin d'assurer un contrôle effectif des flux financiers et de respecter une
séparation appropriée des fonctions, au moins deux personnes doivent être impliquées dans le processus
de réconciliation bancaire :
- Au mieux, les réconciliations bancaires ne doivent pas être effectuées par une personne impliquée
dans les processus de suivi/enregistrement des encaissements et des décaissements ;
- Les réconciliations bancaires doivent être systématiquement contrôlées par une personne
différente de celle qui les effectue. Les contrôles effectués sur les réconciliations bancaires doivent
être formalises ;
- Au mieux, les réconciliations bancaires doivent être approuvées par le Directeur Financier.

3. Moyens de règlement

QCI.7 Dans le cas où la société utilise les transferts bancaires comme moyen de règlement des fournisseurs,
existe-t-il une procédure encadrant ce mode de fonctionnement ?
QCI.8 Existe-t-il une procédure permettant de tracer, d'identifier et de gérer les virements bancaires électroniques
rejetés par le système ou logiciel utilisé ?
QCI.9 Une solution/application logicielle spécifique a-t-elle été mise en place pour procéder aux virements
bancaires électroniques ?
QCI.10 Si une telle solution a été implémentée, est-elle installée sur un poste informatique spécifique ?
QCI.11 Le poste informatique utilisé pour procéder aux virements bancaires électroniques est-il gardé éteint
quand il n'est pas utilisé ?
QCI.12 L'accès de ce poste informatique est-il restreint aux seules personnes dûment autorisées à procéder aux
règlements fournisseurs par virements bancaires électroniques ?
QCI.13 L'accès à ce poste informatique est-il sécurisé par des mots de passe individuels et changés régulièrement
?
QCI.14 Les personnes habilitées à procéder aux règlements fournisseurs par virements bancaires électroniques,
sont-elles sensibilisées à l'importance de garder ce mot de passe confidentiel et de manière sécurisée ?

Risques :
- Politique de règlements électroniques encadrée par une procédure peu sécurisante et des principes
de sécurité mal établis ;
- Risques de fraude et de détournements (accès, données, ... non sécurises).

Bonnes pratiques suggérées : Si les règlements fournisseurs par virements électroniques sont autorisés
en pratique, un contrat doit formellement être passé avec la banque afin d'autoriser de telles pratiques.
Un tel contrat doit nécessairement prévoir des clauses sur la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des
informations échangées et des transactions réalisées.
Afin de s'assurer du correct encadrement des transactions réalisées et des données transmises par
virement bancaire électronique, une procédure sur les contrôles à effectuer doit être formalisée,
communiquée et appliquées.
Cette procédure doit notamment prévoir :

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- Nomination de personnes autorisées à saisir des coordonnées bancaires fournisseurs, à réaliser des
transactions par virement bancaire électronique et dédiées au contrôle des transactions et données
transmises, en tenant compte du principe de séparation des fonctions ;
- Accès à la solution logicielle utilisée limite aux profils préalablement définis et gestion de mots de
passe sécurisés ;
- Typologie des transactions autorisées par virement bancaire électronique ;
- Description du mode opératoire ;
- Liste des contrôles permettant de s'assurer que les transmissions de données sont sécurisées et
conformes aux factures approuvées pour paiement et programmées ;
- Liste des documents support requis permettant de s'assurer que les transactions sont
correctement réalisées et en toute sécurité ; ces documents doivent être gardés avec les factures
originales au Département Fournisseurs ;
- Afin de prévenir tout risque d'erreur et de perte d'information, une procédure doit permettre de
recenser la liste des erreurs possibles d’opérations, des rapports d'incident existants et doit décrire
le mode opératoire à suivre pour la récupération des données éventuellement égarées.

F. CONTRÔLE DU CYCLE TRESORERIE

Un cycle trésorerie doit pouvoir répondre aux objectifs généraux de contrôle interne ci-dessous :

- Les paiements sont faits à des fins autorisées et par un nombre limité de personnes (contrôle des
paiements) ;
- Les encaissements font l'objet d'un suivi (contrôle des encaissements) ;
- Les opérations de trésorerie sont correctement enregistrées ;
- Les actifs liquides sont correctement protégés ;
- La gestion de la trésorerie est optimisée sans faire courir de risques indus à l'entreprise ;
- Les décaissements sont justifiés en valeur et en date de règlement ;
- Les encaissements reçus par l'entreprise sont comptabilisés et à bonne date ;
- Les comptes de trésorerie et comptes rattachés (compte de liaison) sont régulièrement analysés et
justifiés ;
- Les placements (en cas de liquidités) sont dûment autorisés et les produits correctement
enregistrés.

Remarque : Un lien étroit est à opérer lors du travail sur la trésorerie avec l'examen des cycles achats-
fournisseurs (décaissements) et ventes-clients (encaissements). Ainsi, il ne sera traité dans cette partie que
les points de contrôle interne spécifiques à la fonction trésorerie dans le cadre de ces opérations.
Par ailleurs, il y a lieu de signaler que le cycle ventes-clients se situe au "carrefour" de tous les autres cycles
puisque la quasi-totalité des opérations de l'entreprise aboutissent à un dénouement monétaire. La notion
de liquidité rattachée à l'examen de ce cycle constitue de toute évidence un danger de détournement et de
mauvaise utilisation de fonds renforcé par l'importance du nombre des opérations à enregistrer.

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Les valeurs en banque et en caisse ne représentent le plus souvent qu'une faible part des actifs de la
société, l'évaluation et le contrôle du fonctionnement du contrôle interne constituant l'axe d'audit majeur.

Lorsque l'on aborde l'examen du cycle, il convient de distinguer :

- Les opérations de trésorerie transitant par la caisse (cas de remboursements de frais, paiement des
salaires dans certaines activités, encaissements dans la distribution...) ;
- Les opérations de trésorerie transitant par la banque.

Il faut donc au préalable recenser l'importance et la nature de ces deux types de mouvements.

1. Exemple de programme de travail : Banque (Voir application pour approfondissement)

 Objectifs

o Evaluation
o Existence
o Exhaustivité
o Rattachement

 Travaux à effectuer

o Contrôle des rapprochements bancaire

 Obtenir les rapprochements bancaires à la clôture de l’exercice


 Vérifier les soldes avec le relevé bancaire, les confirmations directes et le grand-livre
 Vérifier par sondages les éléments en rapprochement notamment les plus anciens
 Vérifier l’apurement des suspens sur la période subséquente

o Contrôles des écritures

 Vérifier l’existence d’un brouillard


 Sélectionner par sondages des montants de recettes et de dépenses figurant sur les
relevés bancaires
 Les rapprocher avec les pièces justificatives correspondantes et les opérations
comptables

o Virements interne

 S’assurer que tous les comptes de virement interne sont bien soldés à la fin de l’exercice

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2. Exemple de programme de travail : Caisse (Voir application pour approfondissement)

 Objectifs

o Existence
o Exhaustivité

 Travail à effectuer

o Procéder à l’inventaire physique de la caisse


o Partir du solde de la caisse au jour de la mission et effectuer un rollback à la date du dernier
arrêté de caisse
o S’assurer que le montant inventorié au 31/12 est bien celui qui figure en comptabilité
o Suivre la traçabilité du cahier de caisse et s’assurer qu’il n’y a pas d’opérations anormales. Tous
les encaissements importants doivent être suivis d’un dépôt à la banque et tout transfert
important de la banque vers la caisse doit être justifié
o Demander des justificatifs pour les sorties importantes

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