MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION DE LA COMPTABILITE MATIERES VFF Def Def Def 3
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SOMMAIRE
ACRONYMES ....................................................................................................................................5
LE MOT DU MINISTRE ………………………………………………………………….........…6
PREFACE …………………………………………………………………………………..............8
INTRODUCTION ............................................................................................................................12
PREMIERE PARTIE : GENERALITES ET ETENDUE DE LA COMPTABILITE
MATIERES ET DU MATERIEL ...................................................................................................15
CHAPITRE I : GENERALITES SUR LA COMPTABILITE MATIERES..............................16
I.
La définition de la comptabilité matières ................................................................. 16
L’objet de la comptabilité matières .......................................................................... 16
II.
1. Objectif de planification et de programmation. ................................................... 16
2. Objectif de Gestion Budgétaire ............................................................................ 17
CHAPITRE II : ETENDUE ET ELEMENTS CONSTITUTIFS DE LA
COMPTABILITE MATIERES ......................................................................................................17
I.
Etendue de la comptabilité matières ......................................................................... 17
1. Les matières et matériels en stock ........................................................................ 17
2. Les matières et matériels en service ..................................................................... 17
3. Les matières et matériels de l’Etat en concession................................................ 17
II. Eléments constitutifs des immobilisations de l’Etat ................................................ 18
1. Les immobilisations corporelles de l’Etat ............................................................ 18
2. Les immobilisations incorporelles de l’Etat ......................................................... 18
III. Classification des matières et matériels de l’Etat ................................................. 18
Valeurs incorporelles immobilisées ............................................................................. 18
Valeurs corporelles ...................................................................................................... 18
DEUXIEME PARTIE : ORGANISATION DE LA COMPTABILITE MATIERES ..............20
CHAPITRE I : STRUCTURES DE GESTION DE LA COMPTABILITE MATIERES
ET DU MATERIEL .........................................................................................................................21
Définitions et Attributions des structures de gestion de la Comptabilité matières et du
matériel ............................................................................................................................. 21
1. Définition des structures de gestion ..................................................................... 21
2. Attributions des structures de gestion de la comptabilité matières ..................... 22
3. L’organisation matérielle d’un Bureau Comptable Matières .............................. 23
I- Au sein des Ministères et Institutions (Services centraux) ........................................... 23
II- Au niveau des Régions Administratives (Gouvernorats, Préfectures et sous-
préfectures) – Services Déconcentrés Intérieur ................................................................ 26
III- Au niveau des Collectivités locales, des projets et programmes et des EPA ....... 29
IV-Au niveau des Missions Diplomatiques et Consulaires – Services Déconcentrés
Extérieur ........................................................................................................................... 31
CHAPITRE II : LES ACTEURS DE LA COMPTABILTE MATIERES ....................... 32
I- Les catégories et fonctions des acteurs de la comptabilité matières ........................ 32
1. Les Ordonnateurs matières .................................................................................. 32
2 - Les Comptables Matières ........................................................................................ 33
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ACRONYMES
ACGPMP Administration Générale et Contrôle des Grands Projets et Marchés Publics
BAM Bordereau d’Affectation de Matières
BC Bureau Comptable
BCM Bureau Comptable Matières
BCMS Bureau Comptable Matières Secondaires
BMD Bordereau de Mouvements Divers de Matières
BMM Bordereau de Mutation de Matières
CENI Commission Electorale Nationale Indépendante
DAF Division des Affaires Financières
DEP Direction des Etudes et de la Planification
DNB Direction Nationale du Budget
DNCM Direction Nationale de la Comptabilité Matières et du Matériel
DRCM Direction Régionale de la Comptabilité Matières et du Matériel
DRH Division des Ressources Humaines
EPA Etablissement Public à caractère Administratif
EPIC Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial
HT Hors Taxe
OEM Ordre d’Entrée de Matières
OSM Ordre de Sortie de Matières
OTM Ordre de Transfert de Matières
PV Procès-verbal
SAF Service Administratif et Financier
TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée
LORF Loi Organique relative aux Lois de Finances
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LE MOT DU MINISTRE
En effet, nul n’est besoin de signaler l’importance de la création d’une telle structure
tant la spoliation de l’Etat de ses biens meubles, matériels, équipements, véhicules et
engins a atteint des niveaux intolérables.
Si sur le plan statistique on peut quantifier ces biens, dans la pratique, leur localisation,
leur existence et la tenue de leur comptabilité ne sont pas évidentes. Ce qui peut
faciliter tout naturellement leur déperdition.
C’est pour pallier cet état de fait et dans le souci de l’amélioration de la traçabilité de
la dépense publique que la Direction Nationale de la Comptabilité Matières et du
Matériel a été créée.
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Le manuel ainsi réalisé comprend trois parties assorties d’annexes qui comportent les
pièces et documents comptables matières à l’usage des professionnels.
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PREFACE
Dès lors, le Ministère en charge de l’Economie et des Finances a initié depuis 2000 une
réflexion pour définir un cadre global et cohérent de réformes du système de gestion
budgétaire.
A cet effet, le diagnostic dressé sur la gestion publique a fait ressortir des insuffisances dont
l’une des plus importantes est le manque de système cohérent de gestion et de suivi du
patrimoine mobilier de l’Etat.
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gestion et à assurer l’appropriation par les professionnels des concepts et innovations dans la
gestion du patrimoine mobilier de l’Etat.
Le document s’adresse en priorité aux acteurs intervenant dans la gestion des matériels et
matières à savoir :
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INTRODUCTION
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Pour y remédier, le Ministère Délégué au Budget a entrepris de se doter d’un système fiable
de comptabilité matières pour la gestion rationnelle des matières et matériels, propriétés de
l’Etat et de ses démembrements.
La mise en place d’un système de comptabilité matières renferme les avantages ci-après :
la disponibilité de statistiques fiables ;
la centralisation de toutes les données disponibles en matière de patrimoine de l’Etat
en vue de son exploitation au niveau du Ministère en charge du Budget (Direction
Nationale de la Comptabilité Matières et du Matériel). Ce qui lui permet d’établir un
fichier central de gestion des matières et matériels de l’Etat ;
la réalisation d’économies d’échelles ;
l’amélioration des prévisions budgétaires ;
la répartition judicieuse du matériel entre les différentes structures de
l’administration ;
la facilitation des contrôles, etc.
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Par contre, malgré leur appartenance à l’Etat, certains biens ne sont pas concernés tels que les
munitions et armements militaires.
Ce manuel définit le cadre conceptuel assorti de toutes les prérogatives liées à la tenue de la
comptabilité matières au sein de l’Administration publique Guinéenne. Toutefois, la
description des procédures relatives à la gestion de la comptabilité matières doit être opérée
uniquement dans le contexte de la gestion technique et administrative portant sur le suivi
extracomptable des biens meubles au sein du Ministère, de l’Institution républicaine et des
autres organismes publics.
une mise à jour périodique de la situation patrimoniale de l’Entité publique. Ce rôle est
d’autant plus important qu’il évite à l’Institution républicaine, au Ministère et au
service déconcentré de répertorier dans ses états comptables des matériels longtemps
disparus ou encore ne participant plus à l’exploitation ;
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C’est ainsi que la mise en place d’une bonne gestion des matières et matériels doit assurer au
Ministère, à l’Institution républicaine ou au service déconcentré un meilleur jugement de
l’opportunité des dépenses à effectuer et partant constituer une base fiable pour l’élaboration
du budget de l’Etat.
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Les administrations publiques établissent chaque année leur budget dont une partie sert à
l’acquisition des biens.
La comptabilité-matières est l’outil privilégié qui permet de justifier l’utilisation des crédits
budgétaires relatifs à l’achat des biens.
Elle permet également de suivre la vie des biens ainsi acquis et de justifier l’opportunité
d’avoir de nouvelles acquisitions, de leur rénovation, de leur cession et/ou leur
remplacement.
L’identification, la localisation, et la classification des articles utilisées par un service, ou un
ensemble de service est un préalable à la tenue de la comptabilité matières.
La complexité de ces tâches nécessite une nomenclature et une codification des articles.
N.B : Comme indiqué en introduction, certains biens malgré leur appartenance à l’Etat, ne
sont pas gérés par les procédures décrites dans le présent manuel.
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___II.
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Les biens de l’Etat et des autres organismes publics dont il est question dans ce manuel, sont
ceux qu’on peut classer dans les deux (2) catégories suivantes :
les immobilisations corporelles (biens matériels) ;
les immobilisations incorporelles (biens immatériels).
Il s’agit:
a. du coût de recherche, d’études et de développement
b. du coût de prospection
c. des brevets, licences ; logiciels, procédés, droits et valeurs similaires
d. autres immobilisations incorporelles
Valeurs corporelles
a. Matériels techniques et informatiques
Cette rubrique comprend les acquisitions de groupes électrogènes, les onduleurs, les
climatiseurs, les réfrigérateurs, les ordinateurs, les imprimantes, les photocopieuses, etc.
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- matériels de bureau
- Mobiliers de bureau
c. Matériels de transport
Il regroupe les véhicules, motos, tracteurs, engins, etc.
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Les structures de gestion des matières de l’Etat sont rattachées aux ministères et institutions
républicaines qui prennent spécifiquement le nom de Bureau Comptable (BC). Ainsi chaque
ministère ou chaque institution républicaine constitue un Bureau Comptable qui peut
renfermer plusieurs Bureaux Comptables Matières (BCM).
Les Bureaux Comptables Matières (BCM)sont créés auprès des Ministères et des Institutions
républicaines qui sont des structures administratives autonomes en termes d’exécution
budgétaire, mais aussi auprès des services déconcentrés des ministères et des institutions
républicaines bénéficiant de crédits délégués au niveau local (Gouvernorats, communes),
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- Les Bureaux Comptables Matières situés au sein des ministères, des institutions
républicaines, des collectivités locales et des établissements publics de l’Etat sont
appelés «Bureaux Comptables Matières Principaux ou Bureaux Comptables Matières
Centraux»;
- les BCM placés au niveau des Gouvernorats, Préfectures et Sous-préfectures,
Ambassades, Consulats, Organismes publics, Projets et Programmes, Directions
Générales et Nationales sont dénommés « Bureaux Comptables Matières
Secondaires »(BCMS)..
N.B : Les structures impliquées dans la gestion de la comptabilité matières et matériel, sont
toutes codifiées. Ces codes sont consignés dans un document appelé guide de codification.
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Ce bureau comptable matières régional se charge de la gestion des biens meubles du chef-lieu
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Les comptables matières des Ambassades tiennent leurs comptes et ceux des consulats de leur
ressort et consolident toutes les opérations comptables matières des pays de leur juridiction
diplomatique, puis les communiquent à la Division Extérieur au niveau de la DNCM et au
Bureau comptable matières central du Ministère des Affaires Etrangères.
Il est créé au niveau des EPA, des Projets et Programmes publics et des Collectivités locales,
un bureau comptable matières secondaire de rang d’une Section ou Division de
l’Administration centrale, qui est chargé de la gestion des matières et matériels de ces
entités.
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ou
matières) - Remplacement du comptable titulaire Siège de l’Institution.
en cas d’empêchement ou d’absence.
4- Magasinier Fichiste - Réception des matières et matériels Ministère (Cabinet et
(en transit) au magasin, Services centraux) ou
- Tenue des fiches de stocks de Siège de l’Institution.
matières et matériels,
- Livraison des matières et matériels
aux services publics de son ressort.
5- Détenteur - Responsabilité des matières et Chaque service public au
matériels mis à sa disposition, niveau central
-Tenue des fiches détenteurs
-Information des comptables matières
et du matériel des altérations subies
par les matières et matériels,
- Etablissement de la liste des
matériels à reformer en accord avec le
Responsable du Bureau Comptable
Matières de son ressort.
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matières et matériels.
2- Comptable Matières - Avis préalable sur la pertinence des Cabinet du Gouvernorat ou
et matériel Secondaire besoins exprimés par les services par Préfecture.
(Chef de Division signature sur le bon de commande
Régionale de avant approbation par
Comptabilité Matières l’Ordonnateur ;
et du Matériel) - Participation à l’ouverture des offres
lors des passations de marchés,
- Participation à la réception des
matières et matériels et signature du
PV de réception;
- Dépôt des spécimens de signatures
des Chefs comptables matières et
matériel à la Direction Nationale du
Trésor et de la Comptabilité
Publique ;
- Dépôt des spécimens de signatures
des Chefs comptables matières et
matériel auprès de sociétés
commerciales de produits pétroliers ;
- Collecte et suivi de toutes les
acquisitions de matières et matériels
après liquidation et avant
ordonnancement ;
- Validation des certificats de service
fait avant ordonnancement ;
- Visa de toutes les régularisations de
dépenses exécutées en procédures
sans ordonnancement préalable ;
- Tenue des documents relatifs aux
mouvements internes de biens
- Codification des matières et
matériels;
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III. Au niveau des Collectivités locales, des projets et programmes et des EPA
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Comptabilité Publique ;
- Dépôt des spécimens de signatures des
Chefs comptables matières et matériel
auprès de sociétés commerciales de
produits pétroliers ;
- Collecte et suivi de toutes les
acquisitions de matières et matériels
après liquidation et avant
ordonnancement ;
-Validation des certificats de service fait
avant ordonnancement ;
- Visa de toutes les régularisations de
dépenses exécutées en procédures sans
ordonnancement préalable ;
- Tenue des documents relatifs aux
mouvements internes de biens ;
- Codification des matières et matériels;
- Mise à la disposition des matières et
matériels des services publics de son
ressort ;
- Tenue de la comptabilité matières et du
matériel ;
- Réalisation des Inventaires tournant et
permanant des matières et matériel ;
- Réalisation de l’inventaire annuel ou
réglementaire en collaboration avec la
Division Inventaire de la DNCM ;
- Participation aux passations de service;
- Reddition du compte de gestion
matières pour transmission à la Division
de leur ressort à la DNCM ;
- Participation aux conférences
budgétaires.
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Les opérations de gestion des matières font intervenir deux catégories d’agents ayant des
fonctions bien distinctes:
- les ordonnateurs matières;
- et les comptables matières.
L’Ordonnateur matières est l’autorité qui approuve et supervise les activités des Bureaux
comptables matières.
L’Ordonnateur matières est responsable des mouvements des matières qu’il ordonne. Il
approuve les ordres d’entrée et de sortie de matières et matériels, ainsi que les documents
autorisant l’utilisation ou la mutation, ou encore l’affectation du matériel précédemment
stocké.
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Les ordonnateurs matières peuvent déléguer leur pouvoir à des hauts cadres de leurs
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Les Gouverneurs des régions, les Préfets, les Ambassadeurs et Consuls sont des
Ordonnateurs Secondaires matières et matériels.
Les Directeurs des EPA et les Coordonnateurs des projets et programmes sont également
des Ordonnateurs matières.
Les comptables matières et du matériel placés sous l’autorité de l’Ordonnateur matières sont
des personnes habilitées à enregistrer les opérations de gestion des matières et à en assurer la
tenue de la comptabilité des matières.
A ce titre, le comptable matières relève de l’ordre administratif de l’exécution de la dépense
publique. Son profil est défini dans le cadre organique de la DNCM joint en annexes.
Les différentes catégories de comptables matières sont :
- les comptables d’ordre des matières ou comptables centralisateurs des matières ;
- les comptables matières.
Les comptables principaux ou d’ordre et les comptables secondaires responsables des bureaux
comptables matières de l’Etat sont nommés par arrêté du Ministre en charge du Budget.
Les comptables d’ordre des matières ou comptables centralisateurs des matières sont
ceux qui centralisent et présentent dans leurs comptes les opérations de gestion des matières
effectuées par d’autres comptables matières.
Toutefois, les fonctions de comptables d’ordre des matières ne sont pas incompatibles avec
celles de comptable matières.
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Principal Centralisateur des matières de l’Etat. Il est le seul qui couvre les opérations sur
l’ensemble du pays. A ce titre, il produit le compte de gestion matières de la Nation.
La centralisation comptable se fait dans le temps, en cours d’année, en fonction des besoins
d'information de l'Etat et en fonction des moyens techniques (centralisation quotidienne,
hebdomadaire, ou mensuelle). La centralisation est obligatoire en fin d’année.
Les Comptables principaux des matières exercent au siège du Ministère ou des Institutions
républicaines. Leurs attributions se résument comme suit :
Avis préalable sur la pertinence des besoins exprimés par les services avant
approbation par l’Ordonnateur ;
Participation à la réception des matières et matériels;
Certification du service fait ;
Codification des biens ;
Tenue de la comptabilité (livres-journaux, registres etc.) ;
Mise des biens à la disposition des services publics de son ressort ;
Centralisation des opérations ;
Etablissement de la liste des biens à réformer ;
Participation à la passation de service.
Le comptable secondaire des matières est celui dont les opérations sont centralisées par un
comptable principal des matières auquel il rend compte.
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rattachement. Les structures déconcentrées seront dotées d’un comptable secondaire des
matières, celui-ci peut être assisté d’un ou de plusieurs comptables matières.
Les attributions des Comptables principaux des matières sont identiques à celles des
comptables secondaires des matières, à la seule différence que les premiers exercent au siège
du Ministère ou de l’Institution républicaine et les seconds exercent dans les structures
déconcentrées au niveau des régions ou préfectures.
Les autres acteurs intervenant dans le système de gestion de la comptabilité matières sont :
le magasinier fichiste matières, le détenteur des matières, et l’utilisateur final des matières.
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Le détenteur des matières transmet périodiquement une situation des matières détenues au
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Il est tenu d’informer sans délai le comptable matières des pertes, avaries, destructions et
autres altérations dont les biens ont été l’objet.
- L’utilisateur final
L’utilisateur final est l’agent public de l’Etat ou assimilé qui utilise les matières et fournitures
pour accomplir quotidiennement le service public. Il est l’utilisateur ou consommateur des
matières et fournitures (biens fongibles) prélevées du stock ou réceptionnées directement du
fournisseur.
L’utilisateur final est responsable des matières qui lui sont affectées. Il établit périodiquement
la « fiche de consommation » dûment approuvée par son chef hiérarchique à l’adresse du
comptable des matières et du matériel.
Le régime juridique applicable aux acteurs de la gestion des matières est déterminé par la
LORF et le RGGBCP et couvre notamment :
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Le comptable de fait est celui qui exerce les fonctions de comptable matières sans y être
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La protection physique des matières incombe au comptable matières. Pour ce faire, il doit être
prévu au niveau de chaque bureau comptable, des structures de protection et de conservation
des matières contre les intempéries et les vols.
En effet, la responsabilité de la garde physique des matières est à la charge des acteurs ci-
après, chacun en ce qui le concerne :
- le Comptable matières,
- le Magasinier-fichiste,
- le Détenteur,
- et l’Utilisateur final
III. Incompatibilités
Dans l’exercice des tâches liées à la gestion de la comptabilité des matières certaines
dispositions d’incompatibilité de fonction sont prévues :
3- Les parents directs de premier degré (ascendants et descendants) ainsi que les époux
des Ordonnateurs matières ne peuvent pas exercer le rôle de comptables des matières
dans les organismes auprès desquels leur époux ou parent est Ordonnateur.
Les incompatibilités telles que définies ne s’appliquent pas aux fichistes et aux détenteurs.
Ces incompatibilités de fonctions peuvent être étendues par le règlement général sur la gestion
budgétaire et la comptabilité publique.
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Il est interdit à toute personne non pourvue d’un titre légal, d’exercer les fonctions
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L’accréditation est l’obligation qui est faite à un agent intervenant dans les opérations de la
gestion des matières de notifier son acte de nomination et son spécimen de signature, sur sa
propre initiative à d’autres agents, désignés par la loi et les règlements et avec qui il réalisera
des opérations pour le compte de l’Etat.
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TROISIEME PARTIE :
1. Définition
Toutes les matières, à savoir, les fournitures, les consommables ainsi que les mobiliers,
matériels, équipements, véhicules et engins doivent faire l’objet de codification. Les
matériels, équipements, véhicules et engins doivent faire l’objet de d’immatriculation.
Il s’agit d’identifier chaque élément (bien) pour mieux le suivre dans son évolution au sein du
Ministère, de l’Institution ou de la structure concernée, à travers un numéro matricule appelé
communément « Code » pour les biens durables et « référence » pour les biens fongibles.
La codification consiste à affecter un code matricule à un bien déterminé dès son entrée dans
le patrimoine en vue de le distinguer par nature des autres biens et de le différencier des biens
de même nature.
2. Système et procédures
Pour qu’une codification soit satisfaisante, elle doit être :
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Le chiffre 01 qui suit le nombre 241, signifie que pour cette catégorie de biens, la
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classification successive est faite par dizaine. C’est ainsi que pour les biens suivants, on
pourrait avoir les sous - codes budgétaires suivants :
241.01 Photocopieuses
241.02 Téléphones, fax, télex
241.03 Machines à calculer
241.04 Duplicateurs Etc.
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- Etc.
II. Immatriculation
L’immatriculation consiste à inscrire ou à marquer physiquement un numéro ou un code sur
un mobilier, véhicule, équipement, engin ou matériel afin de faciliter son identification.
Le code matricule affecté à chaque bien de cette nature doit être mentionné de façon lisible et
indélébile sur une partie de la matière, par un système de marquage, d’estampillassions ou de
stickage.
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L’ensemble de ces codes listés par nature ou famille d’articles constitue la nomenclature des
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III. Nomenclature
La nomenclature doit être élaborée de sorte que les articles de même nature et de
caractéristiques semblables soient classés à proximité les uns des autres.
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5.
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La réception des commandes des matières et matériels d’un montant n’atteignant pas le seuil
minimum fixé par le Code des Marchés publics est faite par le comptable matières.
Ainsi, la réception est sanctionnée par le bordereau de livraison (Cf. modèle en annexe 1)
établi par le fournisseur ; la signature du bordereau par l’agent vaut acceptation et il en
assume l’entière responsabilité. Le bordereau de livraison signé tient lieu de bordereau de
réception. Il est établi en trois (3) exemplaires:
un (1) exemplaire (original) est remis au fournisseur qui le retournera avec la
facture définitive;
une (1) copie est conservée par le comptable matières pour l’établissement de l’ordre
d’entrée ;
une (1) copie est jointe à l’ordre d’entrée pour le fichiste.
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Toute livraison de matières et matériels effectuée par un fournisseur, dont le montant est au-
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delà du seuil fixé par le Code des Marchés Publics doit faire l’objet d’une réception par une
commission de réception de cinq (5) membres et composée comme suit :
Le représentant de l’ACGPMP (Président)
un représentant de la Direction Nationale de la Comptabilité Matières et du Matériel
(DNCM),
un représentant de la Direction Nationale des Marchés Publics (DNMP),
un représentant de la Direction Nationale des Investissements Publics (DNIP),
le Chef comptable matières du service bénéficiaire.
Les travaux de réception par une commission de réception sont sanctionnés par un procès-
verbal de réception.
La réception par une commission est également requise. En effet, la commission procède à la
réception des matériels et matières qui lui sont présentés par le donateur. La commission
consigne les constatations dans un procès-verbal (Cf. modèle en annexe 2) préalablement
préparé par le comptable matières intéressé à partir des bordereaux de livraison et toutes
autres pièces susceptibles de le renseigner.
Après les vérifications et les contrôles d’usage effectués par la commission de réception, le
procès-verbal est établi en quatre (4) exemplaires :
- un (1) exemplaire (original) conservé par le comptable matières,
- un (1) exemplaire (original) remis au donateur,
- un (1) exemplaire remis au bénéficiaire,
- un (1) exemplaire joint à l’ordre d’entrée pour le fichiste.
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-
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En cas d’admission sous réserve, le donateur en est informé par écrit. S’il satisfait aux
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réserves par la suite, les matières et matériels sont admis après constatation par la
commission;
- En cas de rejet d’office, les matières et matériels et le bordereau de livraison sont
retournés au donateur par écrit, suivant la procédure en vigueur en la matière.
A. DÉFINITION
La constatation du « service fait » est un acte par lequel l’agent comptable matières s’assure
de l’effectivité des acquisitions des biens ou des prestations effectuées pour le compte de
l’Etat à travers la certification du service fait.
Ce qui signifie que toute dépense publique ne doit rémunérer qu’une acquisition effective ou
une prestation réalisée. L’acquisition ou la prestation peut être effectuée soit pour le compte
d’un Département Ministériel, d’une Institution Républicaine, d’une Ambassade, d’un
Consulat un Etablissement Public ou d’un autre Organisme Public.
Le service fait intervient après l’engagement de la dépense et avant liquidation de celle-ci.
B. CONTENU
La certification du service fait indique la prise en charge matérielle des biens livrés et leur
enregistrement au livre-journal par le comptable matières.
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2. Les éléments nouveaux qui doivent être saisis par le comptable matières sont :
- Le Numéro d’Entrée du bien
- La date d’entrée du bien : La date indiquée de certification du service fait doit
toujours être la date effective de la réalisation de la prestation ou de la livraison du
bien.
- Les pièces justificatives notamment l’ordre d’entrée, et le bon de livraison.
- Le Numéro d’enregistrement : Après la saisie des informations et l’enregistrement
du bien, un Numéro d’enregistrement s’affiche automatiquement. Il indique l’ordre
chronologique des opérations ayant fait l’objet de certification de service fait.
Après avoir saisi ces informations sur le Certificat de service fait, le Comptable Matières
l’édite, y appose sa signature et le fait signer par l’Ordonnateur Matières.
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que la Direction Nationale de la Comptabilité Matières est chargée : « de valider les certificats
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de service fait…. ».
Une fois le certificat édité à la chaine dépenses par le comptable matières, il est joint au bon
d’engagement, la facture définitive, l’ordre d’entrée, le bon de commande ou le
contrat/marché, ou tout autre document utile pour la transmission à la Direction Nationale de
la Comptabilité Matières et du Matériel (Division du ressort).
Celle-ci doit s’assurer de la conformité en qualité et en quantité de la commande et de la
réception définitive (vérifications administrative et technique) avant validation par signature.
Cette pièce est indispensable pour produire le compte matières de la nation.
Le certificat de service fait vaut « bon à payer ».
Toute dépense relative à l’acquisition de biens meubles, équipements, véhicules et engin,
fourniture, prestations entretien, réparation et rénovation desdits biens non revêtue du sceau
de la Direction Nationale de la Comptabilité Matières ne saurait être payée.
Concernant les entretiens, réparation et rénovation des matières, la date d’entrée et le Numéro
d’entrée du bien restent inchangés.
Cette démarche est valable pour les dépenses de régularisation.
Les opérations d’entrée de matières et matériels ont lieu dans les cas suivants :
- acquisition de biens donnant lieu à l’établissement d’un bordereau de livraison ou d’un
procès-verbal de réception ;
- réception des dons et legs ;
- régularisation suite à un inventaire physique.
Toute nouvelle entrée de matériels selon sa nature devra faire l’objet d’un code à l’entrée ,
établi par le comptable matières qui reçoit effectivement le matériel au vu du procès-verbal de
réception, du bordereau de livraison et éventuellement de tous les documents de transport, de
transit, de note de frais, etc.
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Les entrées en magasin sont assurées par le magasinier à partir des documents tels que : le
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La valeur d’entrée dans le patrimoine de l’Etat des biens durables et des biens fongibles, est
faite au coût historique ou valeur d’origine constituée :
- de la valeur d’apport pour les biens reçus en dotation ;
- du coût réel d’acquisition pour les biens achetés ;
- de la valeur vénale ou valeur actuelle pour les biens acquis à titre gratuit ;
- du coût de production, pour les immobilisations créées par l’institution pour elle-
même.
En ce qui concerne la valeur d’entrée des biens dans le patrimoine de l’Etat, Trois (3) cas sont
à observer, à savoir :
Les biens durables acquis à titre onéreux entrent dans le patrimoine de l’Etat à leur coût réel
d’acquisition c’est-à-dire : le prix indiqué sur la facture du fournisseur augmenté des frais
accessoires tels que : les frais de transport, les droits de douane, les frais de transit, les charges
d’installation et de mise en route, et éventuellement une quote-part des charges financières.
Mais le coût d’acquisition d’un bien ne comprend pas les honoraires de notaire et les droits de
mutation ; ces frais sont considérés comme des charges.
Par ailleurs, il convient de préciser que le coût d’acquisition s’entend taxes comprises, les
entreprises n’étant pas habilitées à déduire la TVA.
Les articles, les matières, les fournitures et emballages achetés entrent en magasin au prix
d’achat majoré éventuellement des frais accessoires d’achat (coût d’achat direct), sous
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déduction des ristournes, rabais et remises obtenus des fournisseurs lorsque leur affectation
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- les frais d’achat postérieurs à l’entrée sur le territoire national, tels que : droits de
douane, frais de transport et d’assurance à la frontière au magasin, frais de transit,
commissions dues à des entreprises situées sur le territoire national
Tout mouvement d’entrée et de sortie de matières et matériels est effectué en exécution d'un
ordre émanant d'un ordonnateur matières et fait l'objet d'une transcription comptable à
laquelle doit correspondre une justification sur un support.
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Au niveau des services publics ou plus précisément au niveau d’un Bureau comptable
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matières, l’analyse des mouvements de matières doit être faite en tenant compte de deux
aspects, à savoir ;
- d’une part, le cas des mouvements ayant des incidences sur l’existant en magasin ou
en service (Détention) ;
- et d’autre part, les mouvements de matériels n’ayant pas d’incidences sur l’existant,
c’est-à-dire des mouvements qui sont effectués à l’intérieur d’un même bureau
comptable matières.
Toutefois, aucun mouvement de matériel ne peut être effectué, ni enregistré sans pièce
justificative. Tout mouvement doit au préalable être approuvé par l’Ordonnateur matières.
Dans le cas où il existe un magasin où sont provisoirement entreposés les matériels avant la
mise en service, après l’approbation de l’ordre d’entrée et comptabilisation, une copie de
l’ordre d’entrée est transmise au magasinier (fichiste-matières) pour établissement du Bon
d’entrée et la mise à jour en quantité seulement des fiches de stocks (Cf. modèle en annexe
10).
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L’ordre d’entrée (Cf. modèle en annexe 3) établi par le comptable matières en trois (3)
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Ces sorties sont constatées par un ordre de sortie définitif de matériels ou matières établi par
le comptable matières, puis soumis à l’approbation de l’ordonnateur matières.
L’ordre de sortie de matériel (OSM) modèle en annexe 4 est établi en trois (3) exemplaires et
ventilés comme suit :
un (1) exemplaire (original) est conservé par le comptable matières pour la saisie au
livre journal ;
un (1) exemplaire est transmis au détenteur pour la mise à jour de la fiche détenteur ;
un (1) exemplaire est conservé aux archives (Ordonnateurs).
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Le code matricule est porté sur le bien avant sa remise au détenteur par le comptable matières.
Le BAM est établi en quatre exemplaires conservés respectivement par l’ordonnateur matières
pour archivage, le magasinier fichiste qui est le cédant pour renseigner sa fiche de stock, le
détenteur qui est le bénéficiaire pour établir sa fiche détenteur et le comptable matières pour
établir le compte de gestion des matières en service et tenir sa fiche détenteur.
Il s’agit des mouvements de matériels effectués à l’intérieur d’un même bureau comptable,
entre deux détenteurs ou entre détenteur et fichiste, et n’ayant aucune incidence sur le niveau
global des existants. On peut distinguer deux(2) types de mouvements internes, à savoir :
- la sortie de matériels précédemment stockés chez le fichiste, vers un service utilisateur
(détenteur) ;
- la mutation de matériels d’un détenteur vers un autre détenteur à l’intérieur du même
bureau comptable.
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Les opérations de sortie temporaire de matières donnent lieu à l’établissement d’un Bordereau
de Mouvement Divers (BMD) établi par le comptable matières, approuvé par l’ordonnateur
matières et co-signé par le détenteur préteur, l’emprunteur et le comptable matières.
Le BMD est établi en quatre exemplaires répartis entre les cosignataires en cas de prêts de
biens.
En cas de réparation de biens à l’extérieur pour une longue durée, il est tenu par le comptable
matières une « fiche détenteur extérieur ».
Le magasin étant l’endroit où les matières et matériels ont réceptionnés, rangés, conservés et
prélevés pour la mise à disposition ou à consommation, il est donc nécessaire que le local qui
en tient lieu soit organisé de façon à faciliter toutes ces fonctions.
Toutefois, un bon suivi des stocks en magasin ne peut se concevoir sans une normalisation, un
référencement, un bon classement et rangement des articles.
Pour ce faire, on procédera aux opérations suivantes :
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L’ensemble de ces codes listés par nature ou famille d’articles constitue la nomenclature des
articles ou encore la référence des articles.
Un bon rangement des articles en magasin facilite les contrôles, ainsi que les opérations de
prélèvement et de manutention.
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Il existe trois types d’inventaires physiques qui sont : l’inventaire permanent, l’inventaire
tournant et l’inventaire réglementaire.
a. L’inventaire permanent
L’inventaire permanent fait obligation au comptable matières de tenir régulièrement les fiches
de stocks en approvisionnement dont l’ensemble constitue le grand livre.
En effet, l’inventaire permanent est une organisation comptable des stocks de matières qui,
par l’enregistrement continu des mouvements (entrées-sorties) sur des fiches, permet de
connaître de façon constante et permanente, en cours d’exercice, les existants chiffrés en
quantité et en valeur.
b. L’inventaire tournant
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changement de gestion lors des passations de service, l’Ordonnateur matières fait procéder à
chaque fin d’exercice budgétaire à un recensement global des existants en matériels (en
détention) et les matériels (en approvisionnement).
Cet inventaire général est en principe effectué par les agents du bureau comptable matières
intéressé. Compte tenu de l’importance des biens à recenser, la DNCM désignera d’autres
agents, appelés à participer à la prise d’inventaire.
En général, les travaux d’inventaire physique des matériels s’effectuent en trois (3)
opérations: les travaux de préparation des inventaires, le comptage physique des biens et le
récolement des résultats physiques avec les écritures du livre-journal et du Grand - livre.
1. Les travaux de préparation des inventaires consistent à informer les équipes sur les
instructions d’inventaire telles que :
- le but de l’inventaire, son importance, sa date ;
- la désignation du lieu de l’inventaire ;
- leurs responsabilités ;
- la nature des imprimés et leur utilisation ;
- l’information de tous les détenteurs du passage de l’équipe de prise d’inventaire.
L’inventaire annuel donne lieu à l’établissement d’un état d’inventaire (Cf. modèle en annexe
14) dans lequel la distinction est faite en ce qui concerne les biens d’équipements, entre le
matériel durable en stock et le matériel durable en service.
Immédiatement, après la prise d’inventaire, les excédents ou les manquants constatés sont
portés en entrée ou en sortie dans les écritures. Ensuite, le comptable matières détermine les
causes qui ont provoqué les manquants et les excédents et donne son avis sur les justifications
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fournies par les responsables des écarts, puis soumet cet avis pour décision à l’autorité
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Les sorties de stocks peuvent être valorisées selon l’une des méthodes suivantes :
- méthode du premier entré premier sorti (FI FO)
- méthode du dernier entré premier sorti (LI FO)
- méthode du coût moyen pondéré de la période
- méthode du coût moyen pondéré après chaque entrée
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Parmi les différentes méthodes de valorisation des stocks deux méthodes bien connues des
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Le coût de sortie déterminé n’est pas modifié aussi longtemps qu’une nouvelle entrée n’est
pas enregistrée. C’est ainsi que toutes les sorties ayant lieu dans la période suivant l’entrée
(avant une nouvelle entrée) seront valorisées à ce coût moyen pondéré. Par conséquent dans
un exercice donné, il y a autant de différents « Prix de sortie » qu’il y a d’entrées aux
différents « prix d’entrée ». Cette méthode, très aisément informatisable, se prête parfaitement
à une gestion continue en « inventaire permanent ».
VIII -L’amortissement
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Ainsi, pour y faire face l’administration choisit de constater à la fin de chaque année
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a. La méthode d’amortissement
En effet, le mode linéaire préconise que pour les biens en cours d’exercice, l’amortissement
de la première année soit calculé proportionnellement sur la période courue de la date
d’acquisition à la date de clôture de l’exercice. Les mois étant calculés pour trente (30) jours.
L’amortissement linéaire ou constant est déterminé par le rapport de la valeur d’acquisition du
bien sur sa durée probable d’utilisation.
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suivante :
31/12/N+1 500 000 100 000 125 000 375 000 Neuf
Etc. Bon
La proposition de mise en réforme des matières intervient chaque fois que les matériels ne
sont plus susceptibles d’emploi ou de réemploi, ou que leur degré d’altération ou d’usure le
justifie.
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Cependant, sont strictement interdits de vente, les matériels dont le caractère historique,
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La commission de Réforme délibère à la majorité simple des voix. En cas d’égalité, la voix du
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La cession de matières
Après délibération de la commission, les cessions sont effectuées aux enchères avec une
publicité préalable. Le montant des enchères est augmenté des droits d’enregistrement et de
timbre. Il est à la charge de l’adjudicataire.
Les produits de cession doivent être reversés au trésor public, au budget de l’Institution
républicaine ou de la structure (EPA, collectivités locales, projets ou programmes) ayant
supporté le prix d’acquisition des matières vendues.
La réception du Procès-Verbal de cession par la Direction Nationale du Trésor et de la
Comptabilité Publique et la Structure détentrice du matériel objet de la vente, tient lieu de
mise à disposition des matières.
Les biens réformés restent sous la garde des services détenteurs du matériel jusqu’à la date de
la cession, de la destruction ou de la démolition.
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programmes)
Chaque fois qu’il est présumé que les matières appartenant à ces structures ne sont plus
susceptibles d’emploi ou de réemploi, ou que leur degré d’altération ou d’usure le justifie, le
comptable matières intéressé, en dresse la liste visée par le chef de service responsable
(détenteur). Cette liste approuvée par l’ordonnateur matières est transmise au Gouverneur de
région qui convoque la commission régionale de réforme en vue de:
- S’assurer que ces matériels ne peuvent plus être utilisés par la structure concernée;
- proposer le cas échéant, leur réforme en indiquant la destination à donner au matériel
en réforme : vente, destruction ou démolition pure et simple ou démolition avec
récupération des pièces ;
- fixer le prix de cession en cas de vente.
Les propositions de réforme émises par les services déconcentrés, des projets, programmes et
les Etablissements Publics à caractère Administratif sont obligatoirement soumises aux
commissions régionales de réforme instituées au niveau régional.
La commission régionale de Réforme délibère à la majorité simple des voix. En cas d’égalité,
la voix du président est prépondérante. La délibération de la commission régionale de réforme
n’est exécutoire qu’après l’approbation du ministre de tutelle de la structure concernée.
La commission de Réforme dresse des Procès-verbaux (PV) dans lesquels sont consignés :
les résultats de leurs opérations ;
les lieux où sont entreposés les biens ;
la nature des biens ;
la valeur unitaire d’acquisition ;
la date d’acquisition ;
la valeur résiduelle indicative et les éventuelles observations.
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Les cessions doivent être effectuées aux enchères, avec publicité préalable, leurs produits
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doivent être reversés au trésor public ou au budget des structures ayant supporté le prix
d’acquisition des matériels vendus.
Pour les ambassades et consulats, les services financiers et les bureaux comptables matières
sont chargés de la mise en vente des biens réformés. Le Procès-Verbal de cession est transmis
à la DNCM et à la DNTCP pour prise en charge.
La commission régionale de Réforme délibère à la majorité simple des voix. En cas d’égalité,
la voix du président est prépondérante. La délibération de la commission de réforme n’est
exécutoire qu’après l’approbation du Gouverneur de région.
La commission de Réforme dresse des Procès-verbaux (PV) dans lesquels sont consignés :
les résultats de leurs opérations ;
les lieux où sont entreposés les biens ;
la nature des biens ;
la valeur unitaire d’acquisition ;
la date d’acquisition ;
la valeur résiduelle indicative et les éventuelles observations.
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XI - La passation de service
C’est ainsi qu’un inventaire des biens intervient lors des passations de service et constitue une
procédure de prise d’inventaire.
En cas de contestation par l’entrant, il procède à un inventaire général dont le résultat est
consigné dans un procès-verbal soumis à la signature des deux (02) agents (entrant et sortant).
Toute passation de service doit donner lieu à l’établissement d’un Procès-Verbal de passation
de service par le comptable matières de la structure de l’agent sortant.
Le transfert de matières est un mouvement de matières qui s’effectue entre deux (02) BCM
d’un même BC d’une part, entre un BCM d’un BC à un autre BC ou entre deux (02) BC
d’autre part.
Dans le premier cas le transfert se fait directement alors que dans le deuxième cas le transfert
est relayé par le centralisateur des matières (DNCM) qui procède au redéploiement des
matières.
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Dans le cas de transfert des matières, il y a incidence sur les biens du BC ou du BCM.
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De même tous les Comptables Matières centraux centralisent l’ensemble des opérations de
leur ministère ou institution et les remontent au niveau du Centralisateur des matières à la
DNCM. Celui-ci édite les états généraux et statistiques, puis établit le fichier cohérent de
gestion et de suivi des matières et matériels de l’Etat.
Les Ordonnateurs matières et les comptables principaux des matières doivent, chacun en ce
qui le concerne, exercer un contrôle hiérarchique sur l’ensemble des agents chargés de la
gestion des différents bureaux comptables des matières.
Les types de contrôle à effectuer à chaque niveau, sont en principe de la même nature et
portent essentiellement sur le contrôle de l’existant réel (physique) par rapport aux situations
théoriques dégagées par les comptables matières et autres acteurs.
Toutefois, certains recoupements paraissent nécessaires lors de ces contrôles, il s’agit par
exemple :
- du contrôle de la cohérence entre les chiffres dégagés au livre-journal et ceux du
compte de gestion à une date donnée ;
- du contrôle de la cohérence entre les états d’inventaire physique et les fiches
détenteurs à une date donnée ;
- du contrôle de la cohérence entre les Procès-Verbaux de réception, les bordereaux
de livraison et les écritures d’entrée de biens passées dans le livre-journal au cours
d’une période donnée ;
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en
approvisionnement avec les quantités théoriques indiquées sur les fiches tenues par
le fichiste-magasinier ; etc.
La gestion des matières est soumise au contrôle du service chargé de l’Inspection des
Finances et des autres organes de contrôle de l’Etat.
Pratiquement, ces contrôles sont effectués à tous les niveaux de la hiérarchie du système mis
en place pour la tenue de la comptabilité matières, à savoir :
- au niveau de l’ordonnateur matières,
- au niveau du comptable principal des matières,
- au niveau du comptable secondaire des matières,
- au niveau des assistants comptables matières,
- au niveau du fichiste-magasinier et,
- au niveau du détenteur matières.
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un livre-journal des entrées et un livre-journal des sorties tenus manuellement pour une
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1. La tenue du livre-journal
Les écritures sont passées dans le livre-journal (Cf. modèle en annexe 12) sur la base des
documents qui ordonnent et justifient les mouvements tels que :
• le procès-verbal de réception,
• les ordres d’entrées et de sorties,
• le procès-verbal de réforme.
N.B. : Il est à préciser que les bordereaux de mutation et d’affectation ne sont pas
comptabilisés au livre-journal.
Egalement, la référence de l’inscription de l’entrée du matériel au livre-journal doit être
mentionnée et certifiée par le comptable matières de l’institution sur les factures des
fournisseurs. Toute facture non revêtue de cette mention ne sera pas payée par le Trésor
public.
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Ce relevé accompagné de toutes les pièces justificatives des opérations est soumis à
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- Les pièces justificatives sont gardées par l’ordonnateur matières aux archives au moins
pendant dix (10) ans.
Après avoir enregistré les ordres d’entrée et de sortie dans le livre-journal, il est tenu un
Compte de Gestion pour les matières en stock et un autre pour les matières en service sur la
base des fiches des stocks et des fiches détenteurs par type d’articles en quantité et en valeur.
Toutefois, il est prévu une période complémentaire qui s’étend du 1er au 31 janvier de l’année
suivante.
L’ensemble de ces fiches constitue l’inventaire permanent, les fiches sont classées dans
l’ordre de la nomenclature des biens et à l’intérieur de chaque catégorie par ordre
alphabétique. Les enregistrements sur les fiches (compte de gestion) se font exclusivement sur
la base des pièces justificatives des mouvements et simultanément aux inscriptions au livre-
journal.
A la fin de chaque trimestre, le comptable matières établit une synthèse de toutes les entrées et
les sorties définitives du trimestre, sur une fiche appelée « Etat récapitulatif trimestriel » à
partir des mouvements constatés sur les comptes de gestion de la période. Cet état après son
approbation par l’Ordonnateur des matières est transmis à la Direction Nationale de la
Comptabilité Matières et du Matériel pour centralisation.
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Le Chef Comptable Matières répertorie les biens durables par détenteur sur un état par lieu
d’affectation ou sur une fiche détenteur tenue en quantité seulement. Cette fiche détenteur
tient lieu d’inventaire de bien durable par lieu d’affectation.
En ce qui concerne les enregistrements des entrées et sorties des matières, le comptable
secondaire des matières tient les mêmes documents et journaux comptables que le comptable
principal des matières à savoir :
- le livre-journal,
- le compte de gestion,
- les documents de mouvements (OEM, OSM, BMM etc.),
- les états récapitulatifs trimestriels (Cf. modèle en annexe 22 )
Le comptable secondaire des matières rend compte au comptable principal des matières,
responsable du Bureau comptable matières du Ministère ou de l’Institution. A cet effet, il
transmet chaque trimestre un récapitulatif des opérations au comptable principal des matières,
qui se charge de faire la synthèse générale avant la transmission à la Direction Nationale de la
Comptabilité Matières et du Matériel pour l’élaboration du fichier centralisateur.
Cet état récapitulatif établi à partir du compte de gestion, reprend par article et dans l’ordre
numérique de la nomenclature, l’existant en quantité et en valeur au début du trimestre
concerné ainsi que le total des entrées et des sorties effectuées au cours de la période.
La valeur des existants en fin de période est totalisée par catégorie.
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Après les formalités de réception effectuées par le comptable principal des matières ou le
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comptable secondaire des matières, les biens fongibles et durables réceptionnés et qui doivent
faire l’objet d’une utilisation différée, sont confiés au fichiste-matières qui les range ou les
entrepose dans un magasin sous sa responsabilité.
La période de l’exercice comptable ou budgétaire retenue pour la tenue et l’arrêt des comptes
de la comptabilité matières est annuelle et s’étend du 1er janvier au 31 décembre.
L’arrêt des comptes de la comptabilité matières coïncide avec l’année civile, c’est-à-dire que
l’exercice budgétaire couvre la période du 1er Janvier au 31 Décembre, avec une journée
complémentaire qui s’étend jusqu’au dernier jour du mois de janvier de l’année suivante.
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A la clôture de chaque exercice, il est procédé à la centralisation qui consiste à regrouper tous
les mouvements des matières relevant du ressort d’un comptable pour en faire un récapitulatif
global de l’ensemble des mouvements opérés au niveau de l’institution ou du ministère. La
centralisation s’opère à deux niveaux :
- D’une part, par les Comptables secondaires des matières exerçant dans les Bureaux
comptables secondaires à l’adresse des Comptables principaux des matières exerçant
au siège du Ministère ou de l’Institution;
- Et d’autre part, par les comptables Principaux des Ministères et Institutions à l’adresse
du comptable Centralisateur des matières exerçant au niveau de la Direction Nationale
de la Comptabilité Matières et du Matériel.
En tout état de cause, les comptes de gestion, déposés en état d’examen à la Cour des
Comptes, doivent être jugés dans un délai de cinq (5) ans. En l’absence de jugement de la
Cour des comptes dans ce délai, le comptable public est déchargé d’office de sa gestion.
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Les pièces justificatives des opérations et les supports d’ordre administratif et comptable liés à
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la tenue de la comptabilité matières devront être conservés pendant dix (10) ans après la
clôture de l’exercice auquel ils se rapportent.
Passé ce délai, leur conservation ou destruction partielle ou totale est décidée par le Ministre
en charge du Budget, après avis de la juridiction financière.
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Les ordres d’entrée matières et les ordres de sortie matières relatifs aux matières
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-
___________________________________________________________________________________
- gestion du magasin,
- enregistrement comptable des opérations,
- inventaire des matières,
- travaux de fin d’exercice.
b. Moment d’utilisation : Le P-V ou le bon de réception est établi chaque fois qu’il y a
acquisition de matières à titre onéreux, dons matières et legs.
- Le nom du fournisseur s’il s’agit d’un achat, ou de donateur s’il s’agit d’un don ou
d’un legs ;
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-
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éventuellement le cédant.
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Procès-verbal de reforme
a. Définition : Le procès -verbal de réforme est le document dans lequel les décisions
concernant les matières proposées à la réforme sont spécifiées.
b. Moment d’utilisation : Il est établi chaque fois que la commission de réforme se réunit
pour décider du sort de matières proposées à la réforme.
c. Responsable : Le procès -verbal de réforme est établi par le comptable-matières qui le
présente en même temps que les matières proposées à la réforme à la commission de réforme.
Après y avoir porté ses appréciations et signatures, la commission de réforme transmet le
procès -verbal de réforme à l’ordonnateur matières ou son délégué pour approbation.
d. Mode d’Emploi : le procès -verbal de réforme comporte les mentions suivantes:
- le nom du Ministère ;
- le nom du service ;
- le numéro du procès -verbal de réforme ;
- le jour, mois, et année de l’opération ;
- le numéro de compte matières ;
- la désignation de la matière ;
- le nombre d’unité de matière destinée à être conservée ou transformée ;
- le prix unitaire de matières destinées à être conservées ou transformées (valeur
d’entrée de la matière dans le service) ;
- le nombre d’unités de matières destinées à la vente ;
- le prix de vente par unité de matières destinées à la vente ;
- le nombre de matières destinées à être détruites ou mises en rebus ;
- le prix unitaire de matières destinées à être détruites ou mises en rebut (valeur
d’entrée de la matière dans le service);
- les noms, qualités et signatures des membres de la commission;
- Approbation du Ministre en charge du budget ou de l’autorité désignée à cet effet.
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- Fiche de stocks ;
- Fiche casier (Cf. annexe 10);
- Fiche de gestion journalière des matières.
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a. Définition : Le livre- journal est le document dans le lequel les opérations décrites par les
titres de mouvement (bon d’entrée, bon de sortie définitive et bon de sortie provisoire) sont
enregistrées dans l’ordre chronologique de leur réalisation.
b. Moment d’utilisation : Le livre-journal est servi chaque fois qu’un titre de mouvement est
établi.
c. Responsable : Le livre-journal est tenu par le comptable matières.
d. Mode d’emploi : Le livre journal doit comporter les mentions suivantes :
- La date de l’opération ;
- Le code de la matière ;
- Le nom de la matière ;
- Le numéro du bon d’entrée ;
- La nature de l’unité de la matière ;
- Le nombre d’unités ;
- Le prix unitaire de la matière.
Grand Livre
a. Définition : Le grand livre des comptes de matières est constitué par l’ensemble des
comptes de matières ouverts par un service qui retrace de manière chronologique et par
compte matières les mouvements de matières décrits sur les bons d’entrée et les bons de
sortie.
b. Moment d’utilisation : Le grand livre est établi périodiquement (semaine, mois, trimestre,
semestre, annuel) suivant la fréquence des opérations d’entrée et de sortie de matières.
c. Responsable : le grand livre est tenu par le comptable-matières
d. Mode d’emploi : le grand livre porte les mentions ci-après:
- le code matières
- la nature de l’unité (mètre, kilogramme, litre, nombre, etc.);
- l’intitulé du compte ou le nom de la matière ;
- l’origine de l’entrée (achats, dons et legs) ou la destination de la sortie (vente ou
destruction) ;
- la quantité entrée ou sortie
- le prix unitaire de la matière.
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Compte matières
a. Définition : Le compte matières est un tableau individualisé sur lequel les mouvements
concernant une matière sont suivis. Un compte est identifié par un numéro et un intitulé.
b. Moment d’utilisation : Le compte matières est servi chaque fois qu’il est établi un bon
d’entrée ou un bon de sortie définitive.
c. Responsable : le compte matières est tenu par le comptable-matières
d. Mode d’emploi : le compte matières porte les mentions ci-après:
- le code matières
- la nature de l’unité (mètre, kilogramme, litre, nombre, etc.) ;
- l’intitulé du compte ou le nom de la matière ;
- l’origine de l’entrée (achats, dons, legs) ou la destination de la sortie (vente ou
destruction) ;
- la quantité entrée ou sortie
- le prix unitaire de la matière.
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notamment la reddition des comptes à la Cour des Comptes par les comptables matières est
subordonnée au démarrage des activités de cette institution républicaine.
Toutefois, en attendant la mise en place de ladite Cour, la reddition des comptes sera assurée
près la Chambre des Comptes de la Cour Suprême.
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GLOSSAIRE
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10- Code : C’est le numéro matricule permettant d’identifier chaque bien durable pour
mieux le suivre dans son évolution au sein du service publique. Il est appelé référence pour
les biens fongibles.
11- Comptable matières (CM) : C’est un agent comptable habilité à enregistrer les
opérations de gestion des matières et matériels et à en assurer la tenue dans les documents
comptables ouverts à cet effet.
MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION LA COMPTABILITE MATIERES ET DU MATERIEL EN GUINEE VERSION NOVEMBRE 2014
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collectivité locale. En d’autres termes c’est un gestionnaire matériel susceptible de faire une
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13- Comptables secondaires matières : est un comptable matières placé au niveau d’une
direction nationale d’un département ministériel. Il ne peut pas faire de prise en charge
définitive parce qu’il agit pour le compte du comptable d’ordre ou centralisateur.
16- Inventaire permanent est une organisation comptable des stocks de matières qui, par
l’enregistrement continu des mouvements (entrées-sorties) sur des fiches, permet de connaître
de façon constante et permanente, en cours d’exercice, les existants chiffrés en quantité et en
valeur.
17- Inventaire tournant consiste en un comptage physique d’une partie des matières à
une date donnée. Il s’effectue à intervalles réguliers et par rotation de sorte que chaque
catégorie de matières soit recensée au moins une fois au cours de l’exercice comptable ou
budgétaire.
19- Magasinier fichiste (MF) : C’est le conservateur des matières et matériels entreposés
dans les magasins placés sous sa responsabilité.
20- Mutation de matières s’effectue à l’intérieur d’un même bureau comptable, entre
deux détenteurs ou entre détenteur et fichiste, et n’ayant aucune incidence sur le niveau global
des existants. La mutation de matières concerne uniquement les matières mises en service.
L’opération de mutation donne lieu à l’établissement d’un BMM par le comptable matières,
approuvé par l’ordonnateur matières et co-signé par les deux détenteurs (cédant et
bénéficiaire) et le comptable matières du ressort.
21- Nomenclature : L’ensemble des codes listés par nature ou famille d’articles constitue
la nomenclature des articles.
22- Ordre d’entrée ou fiche d’entrée de matières (OEM) : C’est un document tenu
par le magasinier pour attester toute nouvelle entrée de matières et matériels dans son
magasin.
24- Ordre de sortie de matières ou fiche de sortie (OSM) : C’est un document ouvert
par le magasinier pour consigner toutes les sorties de matières et de matériels de son magasin.
MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION LA COMPTABILITE MATIERES ET DU MATERIEL EN GUINEE VERSION NOVEMBRE 2014
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25- Ordre de transfert matières (OTM) : C’est un document établi par le comptable
matières pour justifier le déplacement d’un matériel placé en détention.
27- Réforme des matières : c’est un processus administratif qui consiste à déclasser un
matériel durable qui n’est plus susceptible d’emploi ou de réemploi à cause soit de son niveau
d’altération physique ou d’usure, soit de l’obsolescence technologique. Le matériel mis en
réforme est soit vendu ou cédé, soit détruit ou incinéré. Dans ces conditions le matériel sort
définitivement du patrimoine de l’état.
28- Transfert de matières est un mouvement de matières qui s’effectue entre deux (02)
BCM d’un même BC d’une part, entre un BCM d’un BC à un autre BC ou entre deux (02) BC
d’autre part.
29- Utilisateur final : C’est l’agent public de l’Etat ou assimilé qui utilise les matières et
fournitures pour accomplir quotidiennement le service public. Il est l’utilisateur ou
consommateur des matières et fournitures (biens fongibles) prélevées du stock ou
réceptionnées directement du fournisseur.
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ANNEXES
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MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION LA COMPTABILITE MATIERES ET DU MATERIEL EN GUINEE VERSION NOVEMBRE 2014
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Annexe 1
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Ministère ou Institution
Service
Date :
Reçu ce jour, les matériels ci-dessous détaillés et livrés par : Nom du fournisseur
Adresse du fournisseur :
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___________________________________________________________________________________ 93
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___________________________________________________________________________________ 95
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________________________________________________________________________________________________________________________________ 96
___
________________________________________________________________________________________________________________________________ 97
___ ___________________________________________________________________________________ 98
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Annexe 12
MODELE LIVRE-JOURNAL
Ministère ou Institution
Service
N° Page 01
TOTAL A REPORTER
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106
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___
________________________________________________________________________________________________________________________________
109
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___ ________________________________________________________________________________________________________________________________ 111
___________________________________________________________________________________________________________________________________
NB : La balance générale des comptes accompagnée des documents ci-dessus énumérés constitue le Compte de
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Gestion Matières.
Annexe 20
Ministère ou Institution
Service
Total
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________________________________________________________________________________________________________________________________ 113
A , le
A , le Le Service Centralisateur
Le Comptable matières
Signature
Signature
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___ ________________________________________________________________________________________________________________________________ 115
___
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___ ________________________________________________________________________________________________________________________________ 117
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MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION LA COMPTABILITE MATIERES ET DU MATERIEL EN GUINEE VERSION NOVEMBRE 2014
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MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION LA COMPTABILITE MATIERES ET DU MATERIEL EN GUINEE VERSION NOVEMBRE 2014
MTNISTERE DELEGUE REPUBLIQUE DE GUINDE
AU BUDGET Travail - Justice - Solidarité
2
ARRETE N" 20{ sr2 3 5 'rti DB/CAB/DRH
PORTANT ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION DE LA DIRECTION
NATIONALE DE LA COMPTABILITE MATIERE ET DU MATERIEL
Le Ministre Délégué,
u La Constitution ;
ARRETE
- d'exécuter toutes autres tâches spécifiques qui lui sont confiées par le
Directeur dans le cadre du service.
GHAPITRE ll : ORGANISATION
-F
Article 5 : Les Services d'Appui sont :
- le Secrétariat Central ;
- le Service Administratif et Financier ;
- le Service Réglementation, Réforme, Documentation et Archives ;
- le Service lnformatique.
- à
de participer l'élaboration du schéma directeur informatique du
Ministère;
- de participer à la maintenance et à I'entretien du parc informatique de la
Direction;
- de créer et mettre en æuvre le processus d'informatisation à la chaîne
dépenses les certificats de service fait ;
- de faire viser les certificats de service fait validés par les Chefs de
Section Préfectoraux, Sous-préfectoraux et Communaux de I'intérieur
après immatriculation des biens acquis;
- de recueillir, suivre et centraliser les comptes matière produits par les
Chefs de Section des Préfectures, Sous-préfectures et Communes de
l'lntérieur ;
Article 20 :
La Section des Etablissements Publics Administratifs,
Etablissements Publics lndustriels et Commerciaux, Programmes et Projets
est chargée :
valider et/ou centraliser les certificats de service fait des biens meubles,
équipements, matériels, véhicules et engins de l'Etat et autres
fournitures acquis par les Ambassades et les Représentations
Guinéennes situées en Afrique.
Article 36: Les Chefs de Division, les Chefs de Section et les Chargés
d'Etudes de la Direction Nationale de la Comptabilité Matière et du Matériel
sont nommés respectivement par Arrêté et Décision du Ministre en Charge du
Budget sur proposition du Directeur National de la Comptabilité Matière et du
Matériel.
VIJ Le Décret D/2011/l I8/PRG/SGG du 14 awil 2011, portant attributions et organisation du Ministère
Délégué au Budget auprès du Ministère de I'Economie et des Finances.
ARRETENT
Article lu" : Le cadre organique de la Direction Nationale de la Comptabilité Matière et du Matériel est
lixé comme suit :
I 1
1
I
3 Secrétaires 2 Secrétaire de Direcûon II/A 2 2 2
4 Chauffeurs 2 Contractuel Permanent 2 2 2
5 Plantons 2 Contractuel Permânent 2 2 2
Sous Total 8 8 I 8
SERVICES D'APPUI
Secrétariat Central
Sous Total 4 4 4 4
Le Sen{ce Administratif et
tr'inancier
Sous Total 3 3 3 3
fæ service Informatique
Sous Total il 13 13 13
Le Service Réglementation,
Reforme, Dæumentation et
Archives
L7 Le Chefde Service 1 Administrateur Cir.il, ISFC FVA I I 1
DrvrsroNs TECHNTQUES
Division Comptabilité Matière et
Matériel des Senices Centraux.
23 Chef de Division
I Administrateur Civil. ISFC IVA I I
24 Secrétaire 1
2 Secrétaire de Direction IVA 2 2 2
25 plantons
2 Contractuel Permanent 2 2 2
Sous Total 3 5 5 5
Sous Total 19 19 19 19
Sous Total 5 5 5 5
Section Ville Communes de
Conakry
Sous Total 3 4 4 4
Section Pr€fecture, Sou s
Préfecture et Communes de
I'Intérieur
Sous Total 7 7 1 7
Sous Total 7 7 7 7
Sous Total 5 5 5 f,
Section Afrique
49 Chef Section I Administrateu Civil, ISFC fVA I 1 I
51 Chargés d'Etudes Administrateur CiYil, ISFC IVA J J J
3
52 Représentarts dans les Administrateur Civil. ISFC IVA 5 5 5
5
Ambassades
Sous Total 9 9 9 9
Section Asie et Moyen Orient
Sous Total 9 9 9 9
Section Europe et Amérique
SERVICES DECONCtrNTRAS
Directions Régionales
Sous-total 40 40 40 4û
Sous-total 38 'tl 71 7t
Total Général 310 3il5 345 345